ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA KANTOR KECAMATAN

WANADADI BANJARNEGARA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Arindra Rian Anjar Prasetya

08.11.1919

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

ANALYSIS AND DESIGN OF PROCESSING DATA EMPLOYMENT INFORMATION SYSTEM AT KANTOR KECAMATAN

WANADADI BANJARNEGARA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN PADA KANTOR KECAMATAN

WANADADI BANJARNEGARA

Arindra Rian Anjar Prasetya Erik Hadi Saputra

Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Currently very rapid technological developments. It is very necessary to support a smooth performance, presentation of information and decision-making in an agency or company. The application of information technology as a means for data processing, data storage, and disseminate information quickly and accurately.

One technology that is useful to facilitate and help load activity in everyday life. Computer-based technology is one of the technologies that facilitate the passing over of information and readily accepted by society. With the support of a computerized system, the workings of a system that can change the way the previous manual labor more efficient, effective and efficient, and guaranteed quality of work procedures. With the development of modern technology means better, the system will create a more productive work.

The method performed starting from data collection, after data collected do-making system that starts from system analysis, system design, system testing and implementation of the system. By making the design of this application, it will help the admin of Kantor Kecamatan Wanadadi to perform the processing of data relating to the officialdom. Keywords: technology, systems, analysis, information, officialdom

1

1. Pendahuluan

Kantor Kecamatan merupakan tempat pelayanan pemerintah tingkat

kecamatan. Pemerintahan kecamatan berkedudukan sebagai perangkat

pemerintahan kecamatan yang berada di wilayah kabupaten tersebut dan

bertanggungjawab kepada bupati melalui sekretaris daerah. Kantor Kecamatan

merupakan tempat kerja kepala kecamatan dan pegawai-pegawai kecamatan

lainnya. Mereka bertugas melayani masyarakan khususnya yang berdomisili di

kecamatan tersebut.

Kantor Kecamatan Wanadadi adalah salah satu tempat pelayanan

pemerintah tingkat kecamatan yang berada di wilayah Kabupaten Banjarnegara

Provinsi Jawa Tengah. Kantor Kecamatan Wanadadi memberikan pelayanan kepada

masyarakat di Kecamatan Wanadadi. Pelayanan pada Kantor Kecamatan Wanadadi

antara lain pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP), pembuatan Kartu Keluarga

(KK), pembuatan surat keterangan domisili, pengantar pembuatan akte kelahiran,

penerbitan surat pindah antarkecamatan, dan pengantar pembuatan Surat

Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK). Pada Kantor Kecamatan Wanadadi setiap

tahunnya terjadi penambahan dan pengurangan karyawan, serta pergeseran jabatan.

Proses pemasukkan data kepegawaian serta proses pengambilan dokumen laporan

untuk kepentingan rekap data Kantor Kecamatan Wanadadi masih dilakukan secara

manual, sehingga memerlukan waktu dan tenaga yang lebih serta kemungkinan

terjadi kesalahan menjadi lebih besar. Untuk itu diperlukan suatu system yang efektif

pada proses pembuatan laporan yang berkaitan dengan data kepegawaian pada

Kantor Kecamatan Wanadadi Kabupaten Banjarnegara. Dengan sistem

komputerisasi suatu perusahaan atau indtansi dapat meningkatkan efektifitas kerja

para karyawan dalam pembuatan laporan yang dibutuhkan terutama laporan data

yang berkaitan dengan kepegawaian pada Kantor Kecamatan Wanadadi Kabupaten

Banjarnegara.

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu

2.1.2 Karakteristik Sistem

Berikut adalah karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem

dengan sistem lainnya:

1. Komponen

2

2. Batasan

3. Lingkungan

4. Masukan

5. Keluaran

6. Penghubung

7. Penyimpanan

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang telah diletakkan dalam konteks yang lebih berarti

dan lebih berguna yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan dalam

pembuatan keputusan

2.2.2 Definisi Data

Sumber dari informasi adalah data, data merupakan bentuk jamak dari

bentuk data item.

2.2.3 Kualitas Informasi

Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tuga hal,

yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness) dan relevan

(relevance).

2.2.4 Mutu Informasi

Mutu dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya

mendapatkannya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, bersifat manajerial dan

kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan–laporan yang diperlukan.

2.3.2 Komponen Sistem Informasi

John Burch dan Gary Grundnitski mengemukakan bahwa sistem informasi

terdiri dari komponen–komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan

(building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok

keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database

block) dan blok kendali (controls block).

2.3.3 Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sistem sebuah sistem informasi

pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian,

3

dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan

tertentu.

2.4 Konsep Pemodelan Sistem

2.4.1 Konsep Dasar Kepegawaian

Kepegawaian merupakan tenaga kerja berkaitan dengan sumber daya

manusia baik jasmani maupun rohani yang senatiasa di butuhkan dalam suatu

organisasi.

2.4.2 Sistem Informasi Kepegawaian

Sistem informasi kepegawaian merupakan suatu kumpulan informasi yang

mendukung proses pemenuhan kebutuhan suatu organisasi yang bertanggtmg jawab

untuk menyediakan informasi data pegawai.

2.5 Teori Analisis

Pada penulisan skipsi ini penulis menggunakan analisis Software

Development Life Cyrcle (SDLC)

2.6 Pengertian Flowchart

Flowchart adalah suatu bagan yang menggambarkan atau

mempresentasikan suatu algoritma atau prosedur untuk menyelesaikan masalah.

2.7 Data Flow Diagram (DFD)

DFD menggambarkan arus data dari suatu sistem infonnasi, baik sistem

lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik

dimana data tersebut berada.

2.8 Normalisasi

Normalisasi merupakan proses pengelompokan elemen data menjadi tabel

yang menunjukan entity sekaligus relasinya.

2.8.1 Defenisi Formal Bentuk-Bentuk Normalisasi

1. Bentuk Normal Pertama (1NF)

Pada tahap ini, dibentuk tabel-tabel yang menampung data yang ada

dan dikelompokkan berdasarkan suatu karakteristik tertentu.

2. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Pada tahap ini, dilakukan penentuan field kunci dari masing-masing

tabel. Kunci tersebut harus unik dan dapat mewakili tabel.

3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Pada tahap ini, dilakukan penentuan relasi antar tabel, sehingga akan

ditemukanya field kunci sekunder pada tabel-tabel tertentu.

4

2.9 Perangkat Lunak Yang Digunakan

2.9.1 Sistem Operasi

Sistem operasi yang digunakan adalah sistem operasi Microsoft Windows 7

Ultimate.

2.9.2 Microsoft Visual Studio 2008

Microsoft Visual Studio merupakan sebuah perangkat lunak lengkap yang

dapat digunakan untuk melakukan pengembangan aplikasi, baik aplikasi bisnis,

aplikasi personal, ataupun komponen aplikasinya dalam bentuk aplikasi console,

aplikasi Windows, ataupun aplikasi web.

2.9.3 Microsoft Office Access 2007

Microsoft Access merupakan sebuah program aplikasi yang menggunakan

mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan menggunakan tampilan grafis

yang intuitif sehingga memudahkan pengguna.

2.9.4 Crystal Report

Crystal Reports dirancang untuk membuat laporan yang dapat digunakan

dengan bahasa pemrograman berbasis Windows, seperti Borland Delphi, Visual

Basic, Visual C/C++, dan Visual lnterdev.

3. Analisis Dan Perancangan Sistem

3.1 Tinjauan Umum

3.1.1 Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Kebijakan, dan Program

3.1.1.1 Visi

Visi dari Rencana Stratejik Kecamatan Wanadadi adalah Mewujudkan

Lembaga Pemerintah Kecamatan Wanadadi yang berkualitas melalui pelaksanaan

program Pelayanan, Peningkatan, Penataan Administrasi Perkantoran Sarana dan

Prasarana Aparatur dan Administrasi Kependudukan.

3.1.1.2 Misi

1. Menyelenggarakan tugas tugas pemerintahan dan pelayanan administrasi

perkantoran yang prosedural, responsif ramah dan santu

2. Meningkatkan kualitas sarana dan prasaran Aparatur Kecamatan dalamrangka

mendukung dan meningkatkan produktifitas pelaksanaan tugas dan fungsi.

3. Meningkatkan penataan adminstrasi kependudukan di tingkat Kecamatanyang

didukung dengan sistem pencatatan , pendataan dan pelaporan yang akurat.

3.1.1.3 Tujuan

1. Memberikan pelayanan administrasi perkantoran yang procedural responsit

ramah dan santun .

2. Menghasilkan sarana dan prasarana Aparatur yang lebih baik dan berkualitas

dalam rangka menunjang kelancaran tugas kedinasan .

5

3. Menghasilkan system penataan adminstrasi kependudukan yang valid dan

akurat serta dalam rangka mewujudkan penataan administrasi kependudukan

yang benar, tertib dan teratur.

3.1.1.4 Sasaran

1. Meningkatnya pelayanan administrasi perkantoran yang didukung dengan

meningkatnya kualitas pelayanan oleh Aparatur Kecamatan .

2. Meningkatnya kinerja dan kenyamanan aparatur Kecamatan dalam menjalankan

tugas .

3. Meningkatnya penataan adminstrasi kependudukan yang didukung dengan

sistem pencatatan, pendataan dan pelaporan yang akurat

3.1.1.5 Kebijakan

1. Meningkatnya kualitas kebijakan administrasi perkantoran yang responsif, ramah

dan santun.

2. Meningkatnya pemeliharaan sarana dan prasarana aparatur .

3. Meningkatnya pelayanan administrasi kependudukan yang tertib dan benar.

3.1.1.6 Program

1. Pelayanan administrasi perkantoran.

2. Peningkatan sarana dan prasarana Aparatur.

3. Penataan Administrasi Kependudukan

3.2 Tahap Analisis

3.2.1 Analisis Sistem

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke

dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan

mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapakan, sehingga dapat

diusulkan perbaikan-perbaikannya.

3.2.2 Mengidentifikasi Masalah

Adapun masalah-masalah yang timbul dalam sistem pengolahan data yaitu

kesulitan dan ketidaktepatan dalam pembuatan dan pencarian laporan.

3.2.3 Analisis Kelemahan Sistem

Untuk mengembangkan sistem informasi ini diperlukan analisis kelemahan

agar bisa memetakan masalah yang ada dan mendapatkan hasil yang maksimal.

Pada penulisan skipsi ini penulis menggunakan analisis Software Development Life

Cyrcle (SDLC) atau yang biasa disebut siklus hidup pengembangan sisitem.

3.2.4 Analisis Kebutuhan Sistem

Analisis kebutuhan sistem terdiri dari :

1. Kebutuhan Perangkat Keras

6

2. Kebutuhan Perangkat Lunak

3. Kebutuhan Informasi

4. Kebutuhan Pengguna

3.2.5 Analisis Kelayakan Sistem

3.2.5.1 Analisis Kelayakan Teknologi

Untuk itu pembaharuan dan pengembangan sistem harus terus dilakukan

agar tidak tertinggal oleh kompetitor lain. Sistem ini layak digunakan melalui tahap-

tahap pengujian.

3.2.5.2 Analisis Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum pada perancangan sistem ini merupakan kelayakan

peraturan penggunaan perangkat lunak pendukung sistem

3.2.5.3 Analisis Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional pengembangan sistem informasi yang baru adalah

layak untuk dilakukan dengan melihat kemampuan personil atau sumber daya yang

ada untuk menjalankan sistem baru tersebut secara optimal

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Perancangan Proses

Menurut Jhon Burch dan Gary Grundnitski design atau perancangan sistem

dapat didefinisikan sebagai “Penggambaran, Perencanaan, dan pembuatan sketsa

atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang

utuh dan berfungsi”.

3.3.2 Tujuan Perancanganya Sistem

Tujuan utama dari tahap rancangan sistem adalah:

1. Mengumpulkan data

2. Melakukan evaluasi

3. Menyusun kriteria tampilan informasi

4. Berguna

3.3.3 Rancangan Model

3.3.3.1 Flowchart

Flowchart adalah salah satu model logika yang digunakan untuk

mengganbarkan sistem secara fisik, menunjukkan arus dari suatu proses dalam

program.

3.3.3.2 DFD Sistem Yang Diusulkan

Penggambaran Data Flow Diagram dilakukan secara terstruktur sehingga

dimulai dari yang paling luas.

7

3.4 Perancangan Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling

berhubungan satu dengan yang lainnya

3.4.1 Normalisasi

Proses normalisasi merupakan proses yang berkaitan dengan model data

relational untuk mengorganisasi himpunan data dengan ketergantungan dan

keterkaitan yang tinggi atau erat.

3.4.2 Hubungan Antar Tabel

Merupakan hubungan antar tabel yang satu dengan yang lain

3.4.2 Rancangan Struktut Tabel

Rancangan struktur tabel bertujuan menentukan tipe data dan ukuran dari masing-

masing tabel.

3.5 Rancangan Antarmuka (Interface)

Merupakan rancangan tampilan dari desain yang akan dibuat sesuai form

halaman yang diinginkan.

4. Implementasi Dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Implementasi adalah tahap pemasangan instalasi sistem yang baru

dirancang supaya nantinya sistem tersebut siap untuk dioperasikan sesuai dengan

yang diharapkan.

4.1.1 Implementasi Basis Data

Kumpulan fle-file atau tabel-tabel yang saling berelasi antara satu dengan

yang lain.

4.1.1.1 Implementasi Struktur Tabel

Merupakan gambaran keseluruhan tabel yang telah dibuat yang memiliki

relasi atau hubungan antara tabel satu dengan yang lain.

4.1.1.2 Implementasi Tabel

Berisikan tabel-tabel yang telah dibuat

4.1.2 Implementasi Interface

Berisikan tampilan-tampilan dari aplikasi yang telah dibuat.

4.2 Pembahasan

4.2.1 Pembahasan Program

Membahas salah satu daru form yang ada pada aplikasi.

4.3 Pengujian Program

4.3.1 Black Box Testing

Black Box Testing merupakan tahap pengujian yang berfokus pada

persyaratan fungsional perangkat lunak.

8

Tabel 4.1 Pengujian Black Box pada Form Pegawai

Nama Black Box Tujuan Pengujian Skenario Hasil

Form Pegawai –

NIP

Mencegah agar NIM

tidak sama

Klik pada tombol

Simpan

Sukses

Form Pegawai –

Tanggal Lahir

(Usia)

Mencegah agar usia

minimal pegawai adalah

18 tahun

Klik pada tombol

Simpan

Sukses

Form Pegawai –

Jabatan

Mencegah agar tidak

ada jabatan yang sama

kecuali untuk Staf

Umum

Klik pada tombol

Simpan

Sukses

4.3.2 White Box Testing

White Box Testing adalah test case yang menggunakan struktur control

desain procedural untuk memperoleh test case.

White Box Testing yang penulis lakukan adalah pengujian pada form login

member, jika username atau password salah satu password tidak diisikan maka akan

muncul pesan error. Pengujian white box dapat dilihat pada tampilan berikut :

Gambar 4.1 White Box Testing Pada Form Login

5. Penutup

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian dan penjelasan pada Analisis Dan Perancangan Sistem

Informasi Kepegawaian Pada Kantor Kecamatan Wanadadi Banjarnegara, maka

dapat ditarik kesimpulan :

1. Dengan adanya sistem informasi baru yang berbasis komputer, kinerja

dari Kantor Kecamatan Wanadadi menjadi lebih efektif karenadalam

proses pencatatan pegawai, kesalahan yang timbul dalamproses

9

tersebut menjadi lebih kecil karena pada sistem informasi kepegawaian

baru yang berbasis komputer terdapat petunjuk dan peringatan jika

terjadi salah input data. Selain itu juga menjadi lebih efisien karena

proses pencatatan data pegawai menjadi lebih cepat. Misal pada

pendataan pegawai baru, dengan menggunakan sistem informasi

kepegawaian baru yang berbasis komputer tersebut data tinggal

dimasukkan ke dalam sistem yang kemudian akan tersimpan ke dalam

data base sistem.

2. Dengan adanya sistem informasi kepegawaian yang baru yang berbasis

komputer kinerja dari Kantor Kecamatan Wanadadi, proses pembuatan

laporan menjadi lebih cepat karena dalam sistem yang baru tersebut

terdapat format laporan data tentang kepegawaian pada Kantor

Kecamatan Wanadadi yang telah dimasukkan sebelumnya dan tinggal

dicetak..

5.2 Saran

Berdasarkan analisis dari kesimpulan diatas, maka sebagai pertimbangan

bagi Kantor Kecamatan Wanadadi dalam meningkatkan pelayanan dan kinerja

sistem. Saran yang ingin disampaikan penulis adalah :

1. Melakukan pertimbangan terhadap sistem yang diusulkan, dan

diharapkan untuk digunakan dalam proses pengolahan data

kepegawaian.

2. Rancangan sistem yang diusulkan layak untuk digunakan dan

diharapkan sistem ini mampu mengatasi permasalahan yang muncul

pada sistem sebelumnya, walaupun penulis menyadari bahwa sistem ini

masih belum benar – benar sempurna dan pada dasarnya tidak ada

sistem yang sempurna.

10

DAFTAR PUSTAKA

Akbari, Ali. 2005. Visual Basic .net Belajar Praktis Melalui Berbagai Tutor dan Tips.

Yogyakarta: Informatika. Al-Fatta, H. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. Analisis dan Desain System Informasi : Pendekatan Terstuktur Teori Dan

Praktek Aplikasi Bisnis. Siberio, A.F.K. 2010. Dasar-Dasar Visual Basic .net. Yogyakarta: MediaKom Sismoro, H. 2005. Pengantar Logika Informatika, Algoritma, dan Pemrograman

Komputer. Yogyakarta: Andi. Addraeni, D.T. 2013. Pengujian White Box dengan Metode Basis Path.

http:’’dessytri.com’?p=250. Diakses pada tanggal 27Juni 2013. Anonim. 2012. Pengertian Sistem Development Life.

http://www.pustakaonline.web.id/2012/11/pengertian-system-development-life.html. Diakses pada tanggal 27 Juni 2013.

Hikmayanti, Hanny. 2011. Pengembangan Sistem Informasi (SDLC).

http://www.slideshare.net/hannyhikmayanti/4-pengembangan-sistem-informasi-sdlc-9832605. Diakses pada tanggal 27 Juni 2013.