6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Arsip Elektronik

2.1.1. Pengertian Arsip Elektronik

Adapun Pengertian arsip menurut para ahli sebagai berikut:

Menurut Hendi Haryadi dalam (Priansa 2017) menyatakan bahwa “arsip elektronik

adalah kumpulan data yang disimpan dalam bentuk data pindaian yang dipindahkan

secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi,

kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk.”

Menurut Haryadi dalam (Asriel 2018) ”adalah arsip elektronik kumpulan data

yang disimpan dalam bentuk data scan yang dipindahkan secara elektronik atau

dilakukan dengan digital copy menggunakan rosulusi tinggi, kemudian arsip tersebut

disimpan kedalam hard drive atau optical disk”.

Menurut ( Suryani, Afifah 2018) arsip mempunyai banyak jenis misalnya: arsip

surat, kuintasi, Arsip mempunyai banyak fungsi diantaranya: sebagai bukti rekaman

kegiatan, sumber data pengambilan keputusan, alat bukti peradilan dan sebagainya.

Menurut ( Rifauddin, 2016) Pada dasarnya ”arsip elektronik merupakan catatan

yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog atau digital. Arsip-

arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format dimana hanya mesin komputer

yang dapat memprosesnya.”

7

2.1.2. Komponen Sistem Kearsipan

Menurut Haryadi dalam (priansa 2017:209) terhadap komponen sistem

kearsipan yaitu sebagai berikut :

1. Kecepatan memindahkan dokumen

Metode utama dalam memindahkan data kedalam sistem komputerisasi dokumen,

diantaranya:

a. scaning

2. kemampuan menyimpan dokumen

Sistem penyimpanan harus mampu mendukung perubahan teknologi, peningkatan

jumlah dokumen, dan mampu bertahan dalam bentuk waktu lama.

3. kemampuan mengindeks dokumen

Kemampuan ini memerlukan beberapa metode untuk mengelolanya agar mudah

dipahami oleh pengguna pada saat ini atau pada masa yang akan datang. Ada tiga

metode dalam mengelola pengindeksan arsip elektronik, yaitu:

a. indeks fields

b. full text indexing

c. folder atau file structur

4. kemampuan mengontrol akses

Hal ini merupakan aspek terpenting dari sistem pengarsipan dokumen secara

elektronis karena hampir setiap orang di dalam organisasi mambaca dokumen

disetiap komputer yang terhubung dengan LAN diseluruh kantor. Untuk itu, perlu

ada tingkatan yang berbeda antar pengguna dengan mempertimbangkan faktor

kerahasiaan dan keamanan arsip, yaitu:

a. ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel

b. keamanan yang komprehensif .

8

2.1.3. Manfaat Arsip Elektronik

Menurut (Saputro 2016:427) manfaat pengelolaan arsip elektronik, yaitu :

1. Memenuhi tuntutan top management terhadap kecepatan dan ketepatan;

2. Memudahkan aksesibilitas dan menjamin akuntabilitas;

3. Menghemat ruangan atau sarana prasarana (dari gedung ke server);

4. Manajemen pengawasan akan lebih mudah, cepat, dan lebih accountable menuju

good governance;

5. Meningkatkan pelayanan umum/public service.

Sedangkan menurut Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono dalam (Priansa

2017:212) menyatakan bahwa penggunaan media elektronik diharapkan membantu

pihak pengelola arsip untuk mengelola dokumen dengan lebih baik sehingga lebih

efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengelolaan, pendistribusian,

maupun perawatan dokumen. Penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip

dikenal dalam sebutan sistem pengarsipan elektronik ( elektronik filing system/e-

filing), maksudnya arsip didokumentasikan dengan memanfaatkan komputer.

Menurut (Rosalin 2017:228) dengan adanya arsip elektronik dalam kegiatan

perkantoran, maka dapat memudahkan para pegawai maupun karyawan dalam

mengelola arsip, baik arsip yang bersifat aktif maupun arsip yang sudah inaktif.

Berikut merupakan beberapa manfaat dari pengguna arsip secara elektronik, yaitu :

1. Dapat meningkatkan pelayanan terhadap rekan kerja baik yang intern maupun

ekstern dan penanganan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis dengan cepat

tanpa perlu meninggalkan meja kerja

2. Dapat mendistribusikan arsip dengan cepat dan dapat digunakan oleh khalayak

banyak dalam waktu yang sama

9

3. Dapat menjamin keakuratan data serta memudahkan dalam menyimpan arsip yang

disimpan secara terpusat untuk menghindari duplikasi informasi

4. Dapat menghemat kertas, tempat penyimpanan dan sarana prasarana serta

berorientasi menjadi paperless society

5. Dapat memudahkan pengindeksan dan memodifikasi indeks sesuai prosedur yang

telah ditetapkan organisasi serta menghemat waktu, tenaga dan biaya.

2.1.4. Proses Pengelolaan Arsip Elektronik

Menurut (Pratiwi 2016:431), Proses pengelolaan arsip elektronik, meliputi:

1. Penciptaan (make receive), penyimpanan, pengirimin, dan temu balik (retrieve);

2. Kaptur (capture) dan registrasi

3. Klasifikasi arsip

4. Klasifikasi keamanan dan akses

5. Identifikasi penyusutan arsip

6. Penyimpanan, penggunaan, dan penelusuran arsip aktif dan inaktif:

7. Penyusutan arsip

8. Penyimpanan dan preservasi arsip statis oleh lembaga kearsipan

9. Kontrol pengelolaan khazanah arsip statis oleh lembaga kearsipan

10. Penggunaan arsip statis

2.1.5. Pemeliharaan Arsip Elektronik

Menurut Irwanto Eko Saputro dalam (Muhidin dan Winata 2016:432)

menyatakan bahwa pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan sebagai berikut:

10

1. pemeliharaan arsip elektronik tidak hanya pada perangkat penyimpanan nya,

tetapi pada fasilitas ruangan penyimpanan dan sistem komputer yang di gunakan

untuk membuat arsip

2. Arsip elektronik lebih ”rapuh” dari pada arsip kertas sehingga lembaga harus

pengarahkan waktu dan sumber daya yang lebih banyak untuk menangani nya

3. Kondisi penyimpanan arsip elektronik harus mampu melindungi arsip, membuat

arsip lebih mudah diakses, dan hemat biaya

Menurut Irwanto Eko saputro dalam (Sattar, 2019:129) menyatakan bahwa

pemeliharaan arsip elektronik dapat dilakukan:

1. Perlu dilakukan pengecekan secara priodik untuk mengetahui apakah kondisi

penyimpanan memandai untuk perangkat penyimpanan elektronik

2. Teknologi penyimpanan eletronik selalu berkembang, teknologi baru

menggantikan teknologi sebelum nya.

2.1.6. Permasalahan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik

Menurut Desi Pratiwi dalam (Muhidin, Winata 2016), beberapa permasalahan

yang dapat muncul dalam pengelolaan arsip elektronik, antara lain sebagai berikut;

1. Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan auntentisitas arsip elektronik. Hal ini

dikarenakan arsip elektronik mudah dimanipulasi dan rusak, serta pengaksesan

dan pengopian yang cenderung tidak bisa sepenuhnya dikontrol.

2. Keberadaan arsip elektronik sangat bergantung pada lingkungan elektroniknya.

Keusangan teknologi, baik perangkat lunak maupun keras, sangat cepat terjadi.

Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi juga

berkembang sangat cepat.

3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.

11

4. Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektronik. Kegagalan ini

disebabkan oleh dua faktor yaitu berkaitan dengan manajemen dan teknologi, di

antaranya;

a. Kurang koordinasi manajemen antara manajemen arsip kertas dan arsip

elektronik

b. Ketidak mampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar khusus

c. Kehilangan akses terhadap arsip dinamis

d. Kehilangan arsip

e. Cepatnya penyebaran kontrol dokumen kepada pengguna (user)

f. Peningkatan penggunaan sarana komunikasi baru, dan

g. Peningkatan munculnya media campuran.

Berkaitan dengan fungsi staff, di antaranya

a. Arsiparis atau staf yang bekerja dikearsipan dinamis dan statis sering tidak

memiliki keahlian dalam teknologi informasi modern

b. Staf teknologi informasi tidak memiliki keahlian dalam teknologi informasi

berbasis teks, manajemen arsip dinamis dan statis

c. Staf teknologi informasi tidak sensitif terhadap kebutuhan arsip lembaga

d. Berkurangnya kontrol sekretariat terhadap arsip kertas dan sistem arsip

kertas, dan

e. Penggunaan tidak menyadari terhadap perubahan perannya

5. Masalah yang dihadapi secara umum, di antaranya pengaturan hukum, perlindungan

hukum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data pribadi, dan pengakuan

keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian.

6. Masalah yang dihadapi dalam bidang kearsipan, di antaranya bermacam media yang

akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan, sistem

12

penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi lama ke

generasi baru.

Menurut Budi (Santoso dkk 2016) pengelolaan arsip digital membutuhkan

kehati-hatian dan ketelitian yang lebih, karena dalam pratik pengelolaan arsip digital

(elektronik), sering ditemukan banyak masalah yang dihadapi diantaranya:

1. Sangat sulit untuk menjaga reliabilitas dan autentisitas arsip elektronik.

2. Keberadaan arsip elektronik sangat tergantung pada lingkungan elektroniknya.

Keusangan teknologi, baik perangkat lunak dan keras, sangat cepat terjadi.

3. Kontroversi aspek legal dari arsip elektronik.

4. Kegagalan organisasi dalam menjalankan arsip elektroik. Kegagalan ini

disebabkan oleh dua faktor yaitu:

a. Berkaitan dengan manajemen dan teknologi, diantaranya : kurang

koordinasi antara manajemen arsip kertas dan arsip elektronik, ketidak

mampuan atau tidak praktis dalam memelihara standar khusus, kehilangan

akses terhadap arsip dinas, kehilangan arsip, cepatnya penyebaran kontrol

dokumen kepada pengguna (user), peningkatkan penggunaan sarana

komunikasi baru, peningkatkan munculnya media campuran.

b. Berkaitan dengan fungsi staf diantaranya : arsip aris atau staf yang bekerja

dikearsipan dinamis dan statis sering tidak memiliki keahlian dalam

teknologi informasi modern, staf teknologi informasi tidak memiliki

keahlian dalam tekologi informasi berbasis teks, manajemen arsip dinamis

dan statis, staf teknologi informasi tidak sensitive terhadap kebutuhan arsip

lembaga.

13

5. Problem yang dihadapi secara umum, diantaranya: pengaturan hukum,

perlindungan hukum bagi konsumen dalam transaksi, perlindungan data pribadi,

dan pengakuan keabsahan dalam perspektif hukum pembuktian.

6. Problem yang dihadapi dalam bidang kearsipan, diantaranya bermacam media

yang akan disimpan, teknologi mesin yang akan dipakai, sistem pengolahan,

sistem penyimpanan, sistem penemuan kembali, dan migrasi dari media generasi

lama ke generasi baru.

2.1.7. Fungsi dan Tujuan Arsip Elektronik

Menurut (Priansa, 2017:196) Kearsipan bagi organisasi meupakan salah satu

unsur penunjang yang paling penting bagi kegiatan operasional. Melalui kearsipan,

informasi dan data autentik dapat di peroleh dengan cepat dan tepat. Selain itu,

perkembangan organisasi dapat dilihat dari arsip yang tersimpan. Lebih lanjut lagi,

kearsipan berfungsi sebagai berikut :

1. Alat penyimpanan warkat;

2. Alat bantu perpustakaan, khususnya pada organisasi besar yang menyelenggarakan

sistem sentralisasi;

3. Alat bantu bagi pimpinan manajemen dalam mengambil keputusan:

4. Alat perekam perjalanan organisasi;

5. Alat untuk mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan;

6. Alat untuk memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi;

7. Alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan bagi yang membutuhkan data;