bab ii kajian pustaka a. penelitian terdahulueprints.umm.ac.id/38153/3/bab ii.pdf · daftar upah...
TRANSCRIPT
8
BAB II
KAJIAN PUSTAKA
A. Penelitian Terdahulu
Elfreda, dkk. (2016) melakukan sebuah penelitian di PT Panca Mitra Multi
Perdana Situbondo. Dalam penelitian ini, peneliti menggunakan metode
deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Hasil penelitian tersebut menyatakan
bahwa belum terdapat bukti tanda terima upah dan bukti tanda terima gaji,
adanya perangkapan fungsi, kurangnya pengawasan terhadap proses absensi, dan
tidak adanya kartu hasil produksi sebagai dasar pemberian upah pada setiap
karyawan. Dengan demikian maka peneliti menyarankan pihak perusahaan untuk
membuat kartu hasil produksi untuk setiap karyawan borongan dengan tujuan
penghindaran salah catat oleh bagi pihak pencatat hasil produksi, membuat bukti
tanda terima gaji dan upah untuk karyawan, pembuatan dan pengotorisasian surat
perintah lembur oleh kepala divisi, serta pemisahan tugas yang jelas antara
bagian Personal and General Affair dengan bagian akuntansi dan keuangan.
Wulandari (2013) telah melakukan sebuah penelitian di CV Telung Abad
Furniture Banjaran Bangsri menggunakan metode analisis deskriptif kualiatatif.
Berdasarkan penelitian tersebut peneliti menyimpulkan bahwa terdapat suatu
masalah pada prosedur serta pencatatan gaji dan upah yaitu prosedur dan
pencatatn gaji dan upah hanya dilakukan oleh satu fungsi dalam perusahaan yaitu
9
oleh staf kantor atau administrasi kantor saja. Permasalahan tersebut disebabkan
oleh keterbatasan jumlah staf yang ada di perusahaan tersebut karena semua
kendali perusahaan berada pada pemilik perusahaan. Karena adanya
permasalahan itu maka peneliti menyarakan pihak perusahaan untuk menambah
karyawan dibidang tersebut, sehingga dapat dilakukan pemisahan fungsi/tugas.
Aquarisma dan Nurhayati (2017) telah melakukan sebuah penelitian di PT
Bumi Beliti Abadi Kabupaten Musi Rawas menggunakan metode deskriptif
kualitataif untuk menguraikan hasil penelitiannya. Hasil dari penelitian tersebut
menyatakan bahwa sistem dan prosedur penggajian dan pengupahan belum
efektif karena masih terjadi kesalahan dalam perhitungan gaji dan upah,
pembayaran gaji dan upah masih dilakukan secara manual (pemberian uang
secara cash) sehingga mengakibatkan antrian panjang saat proses
pendistribusiannya, terjadi rangkap fungsi pada bagian pembuat daftar gaji
dengan pembayaran gaji, pengwasan proses absensi masih kurang, tidak ada
otorisasi daftar upah oleh bagian personalia, proses perhitungan pajak karyawan
yang kurang trnsparan. Berdasarkan permasalahan tersebut maka peneliti
menyarankan untuk memisahkan fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi
pembayaran gaji akan kedua fungsi tersebut dapat saling mengontrol, otorisasi
daftar upah oleh personalia,meningkatkan pengawasan pada proses absensi, dan
melkukan perhitungan pajak karyawan secara transparan.
Putra (2015) dalam penelitiannya yang dilakukan di PT Bara Dinamika Muda
Sukses di Malina menyatakan bahwa sistem penggajian dan pengupahan yang
10
diterapkan belum sepenuhnya memenuhi unsur-unsur pengendalian internal.
Pada sistem dan prosedur penggajiannya perusahaan tersebut terdapat beberapa
kekurangan yaitu belum ada pemisahan antara fungsi pembuat gaji dan upah
dengan fungsi pembayaran, pembayaran gaji dan upah masih dilakukaan dengan
cara memberikan uang secara langsung, fungsi pembuat daftar gaji dan upah
karyawan sekaligus sebagai fungsi pembayaran gaji, mengisi slip pengambilan di
bank untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.
Damayanti dkk.(2015) melakukan penelitian di PT Karyamitra Budisentosa
Pandaan, Pasuruan.Metode penelitian yang digunakan adalah deskriptif.Adapun
hasil dari penelitian tersebut yaitu pengendalian internal dalam pelaksanaan
sistem penggajian dan pengupahan sudah memenuhi unsur-unsur pengendalian
internal dan sudah cukup efektif.Hal tersebut dapat dibuktikan dengan adanya
pemisahan fungsi penggajian dengan fungsi akuntansi, fungsi pencatat waktu
dengan fungs operasi, serta adanya inspeksi secara mendadak. Meskipun dapat
dikatakan efektif, masih terdapat kelemahan yaitu adanya overlap pada fungsi
HRD.
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan oleh beberapa peneliti
tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang sering terjadi terkait
sistem pengendalian internal atas penggajian dan pengupahan yang ada di
perusahaan antara lain perangkapan fungsi yaitu pencatat waktu sekaligus
pembuat daftar gaji dan upah, membuat bukti kas keluar, serta perhitungan gaji
dan upah; belum ada tanda terima gaji dan upah; kurangnya pengawasan absensi;
11
tidak adanya kartu hasil produksi untuk karyawan (Elfreda dkk., 2016).
Sedangkan permasalahan yang ditemukan oleh Wulandari (2013) adalah
perangkapan fungsi serta kurangnya pengawasan absensi. Menurut penelitian
yang dilakukan Aquarisma dan Nurhayati (2017) permasalahan yang ditemui
yaitu adanya perangkapan fungsi, kesalahan perhitungan gaji, pemberian gaji
secara cash, kurangnya pengawasan absensi, tidak ada otorisasi daftar upah oleh
personalia, serta perhitungan pajak karyawan yang kurang transparan. Penelitian
yang dilakukan Putra (2015) menyatakan bahwa tidak ada pemisahan tugas
antara pembuat daftar gaji dan upah dengan fungsi pembayaran serta pemberian
gaji dan upah masih manual.Akan tetapi penelitian yang dilakukan Damayanti
dkk., (2015) sudah cukup baik, namun masih terjadi overlap pada fungsi HRD.
B. Tinjauan Pustaka
1. Gaji dan Upah
Menurut Mulyadi (2016:309) Gaji merupakan pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang
jabatan tetap yang biasanya dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah
umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh
karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan,
sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah
satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan.
2. jaringan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
12
Menurut Mulyadi (2016:13), sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan
pembayarannya. Sistem ini terdiri dari prosedur pencatatan waktu hadir dan
waktu kerja, pembuatan daftar gaji dan upah, pembayaran gaji dan upah, serta
distribusi gaji dan upah.Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk
melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan
yang dibayar tetap bulanan. Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk
melaksanakan perhitungan, pembayaran, dan pencatatan upah bagi karyawan
yang dibayar berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk
yang dihasilkan (Mulyadi, 2016 : 309).
Menurut Mulyadi (2016:310) dokumen-dokumen yang digunakan dalam
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
2. Kartu jam hadir
3. Kartu jam kerja
4. Daftar gaji dan daftar upah
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah
6. Surat pernyataan gaji dan upah
7. Amplop gaji dan upah
8. Bukti kas keluar
Menurut James A. Hall (2001: 331) catatan akuntansi yang digunakan
dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah :
1. Kartu jam kerja, job ticket, dan voucher pengeluaran kas.
13
2. Jurnal, yang berasal dari ringkasan distribusi tenaga kerja, serta daftar gaji
dan upah.
3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan dan berbagainakun biaya
pegawai.
4. Akun buku besar umum: control pembayaran gaji, kas, akun dana gaji
(imprest ccount.)
Adapun fungsi-fungsi yang terkait dalam pelaksanaan sistem penggajian
danpengupahan menurut Mulyadi (2016:317) adalah sebagai berikut :
1. Fungsi kepegawaian
2. Fungsi pencatat waktu
3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah
4. Fungsi akuntansi
5. Fungsi keuangan
Menurut Widjajanto (2001: 397) terdapat 10 pihak atau unit organisasi
yang terlibat dalam proses penggajian dan pengupahan, yaitu:
1. Unit produksi atau pabrik
2. Bagian pencatat waktu kerja
3. Bagian akuntansi biaya
4. Bagian gaji dan upah
5. Bagian utang
6. Petugas buku besar
7. Bagian personalia
14
8. Kasir
9. Satuan pengawas intern
10. Bank
Menurut James A. Hall (2001: 320) titik kunci dari proses penggajian
yaitu :
1. Otorisasi gaji dan rincian transaksi (jam kerja) dimasukkan ke proses
penggajian dan pengupahan dari dua sumber yang berbeda yaitu,
personalia dan produksi.
2. Proses gaji dan upah merekonsiliasi informasi, menghitung, serta
mendistribusikan pembayaran atas gaji dan upah ke karywan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi berkaitan dengan waktu yang
digunakan setiap pekerjaan dari produksi. Informasi ini digunakan
untuk menjurnal akun persediaan dalam proses.
4. Departemen utang dagang menerima informasi rangkuman
pembayaran gaji dan upah dari departemen penggajian dan
mengotoisasi departemen pengeluaran kas untuk mendepositokan cek
tanggal, jumlah total gaji.
3. Sistem Pengendalian Internal
Sistem akuntansi dan pengendalian internal merupakan dua unsur yang
saling berkaitan, karena suatu bagian akan terkontrol oleh bagian lain melalui
laporan yang sampai kepada pihak manajemen, sedangkan pengendalian
15
internal berperan dalam menjaga kekayaan perusahaan dan mengandalikan
keakuratan dan keandalan data akuntansi yang digunakan.
Menurut Rama dan Jones (2008: 8) pengendalian internal (internal
control) mencakup kebijakan-kebjakan, prosedur-prosedur, dan sitem
informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari
kerugian maupun korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.
Definisi pengendalian internal tersebut menekankan pada tujuan yang ingin
dicapai oleh perusahaan. Dengan demikian, definisi pengendalian tersebut
berlaku untuk semua perusahaan, baik perusahaan yang yang mengolah
informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan
komputer.
Tujuan sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2016:130)
adalah :
a. Menjaga kekayaan organisasi.
b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
c. Mendorong efisiensi.
d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Menurut Mulyadi (2016:129) sistem pengendalian internal dapat
dibagi menjadi pengendalian internal akuntansi dan pengendalian
administratif.
a. Pengendalian internal akuntansi
16
Pengendalian ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga aset perusahaan
dan mengecek ketelitian dan keandalan data kauntansi. Pengendalian
internal yang baik akan menjamin keamanan aset investor dan kreditur
yang ditananmkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan
keuangan yang dapat dipercaya.
b. Pengendalian internal administratif
Pengendalian ini meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan
dipatuhinya kebijakan manajemen.
Adapun rincian tujuan pengendalian internal akuntansi adalah
sebagai berikut :
1) Menjaga aset perusahaan
a) Penggunaan aset perusahaan hanya melalui sistem otorisasi
yang telah ditetapkan.
i. Pembatasan akses langsung terhadap aset.
ii. Pembatasan akses tidak langsung terhadap aset.
b) Pertanggungjawaban aset perusahaanyang dicatat
dibandingkan dengan aset sesungguhnya.
i. Pembandingan secara periodic antara catatan akuntansi
dengan aset yang sesungguhnya ada.
17
ii. Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang
diselenggarakan.
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
a) Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah
ditetapkan.
i. Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwewenang.
ii. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang
diberikan oleh pejabat yang berwewenang.
b) Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi.
i. Pencatatan semua transaksi yang terjadi.
ii. Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi.
iii. Transaksi dicatat dalam jumlah yang benar.
iv. Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang
seharusnya.
v. Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya.
vi. Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti.
Widjajanto (2001:18) mengemukakan bahwa pengendalian internal
bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva
perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan, dan pencurian yang dilakukan
oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan.Selain itu
pengendalian internal juga dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang
disengaja maupun tidak, sehingga memudahkan dalam prosedur audit.
18
COSO (Committee of Sponsoring Organization) membagi komponen
sistem pengendalian internal menjadi 5 komponen yaitu (Romney dan
Steinbart, 2016: 231):
a. Lingkungan internal (internal environment)
b. Penetapan tujuan
c. Identifikasi kejadian
d. Penilaian risiko dan respons risiko
e. Aktivitas pengendalian
f. Informasi dan komunikasi
g. Pengawasan
Unsur-unsur pokok sistem pengendalian menurut Mulyadi (2016:130)
adalah :
1) Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas.
a) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggungjawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap aset, utang, pendapatan, dan beban.
a) Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang
berwewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.
19
b) Media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang untuk
memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi berupa
formulir.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwewenang.
b) Pemeriksaan mendadak.
c) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh
satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari
orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang
atau unit organisasi lain.
d) Perputaran jabatan.
e) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
f) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya.
g) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek efektifitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya.
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut oleh
pekerjaannya.
20
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan pengembangan pekarjaannya.
4. Sistem Pengendalian Internal atas Penggajian dan Pengupahan
Pengendalian internal penting dilakukan dalam menjaga aktivitas
perusahaan agar tetap berjalan dengan baik. Salah satu aktivitas perusahaan
yang membutuhkan pengendalian internal adalah sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan.
Arens dkk. (2014: 253) menyatakan bahwa pengendalian kunci atas siklus
penggajian dan personalia dibagi menjadi 11 yaitu:
a. Pemisahan tugas yang memadai.
b. Otorisasi yang tepat.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
d. Pengendalian fisik terhadap aset dan catatan
e. Pengecekan yang independen atas kinerja
f. Penyiapan formulir pajak penggajian
g. Pembayaran potongan pajak penggajian dan pemotongan lainnya secara
tepat waktu
h. Hubungan antara penggajian dan penilaian persediaa
i. Pengujian atas karyawan yang tidak ada
j. Pengujian atas kecurangan waktu
k. Laporan beban yang curang
21
Menurut Mulyadi (2016:321) sistem pengendalian internal dalam sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut :
a. Struktur Organisasi
1) Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi
keuangan.
2) Fungsi pencatat waktu harus terpisah dari fungsi operasi.
b. Sistem Otorisasi
1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah
harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan
perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.
2) Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan
pada surat keputusan Direktur Keuangan.
3) Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak
penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan
upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.
4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan
yang bersangkutan.
6) Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi
oleh fungsi akuntansi,
22
c. Prosedur Pencatatan
1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji dan upah karyawan.
2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.
d. Praktik yang Sehat
1) Kartu jam hadir harus dibandingakan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung.
2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
3) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan
ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan
pembayaran.
4) Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.
5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.