1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dalam era terdahulu administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis

menulis yang dianggap tidak memerlukan keahlian khusus. Pandangan tersebut

tidaklah salah karena administrasi memang hanya sebatas kegiatan tulis menulis, baik

menggunakan alat tulis, mesin ketik ataupun komputer. Namun dalam era sekarang

ini, administrasi memegang peranan penting yang sama dengan keahlian lainnya

dalam perusahaan atau organisasi. Administrasi yang baik dari sebuah perusahaan atau

organisasi merupakan penggerak penting dari lancarnya kegiatan perusahaan atau

organisasi, dalam segala bidang termasuk administrasi untuk kegiatan perjalanan

dinas.

Perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk

mewakili sebuah lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang

dibiayai oleh lembaga atau perusahaan. Perjalanan dinas perlu dilakukan untuk

berbagai keperluan yang mengatas namakan perusahaan.

Perjalanan dinas dapat dibedakan berdasarkan klasifikasi tujuan, sarana

transportasi yang digunakan, lama waktunya, dan wilayah negara tujuan. Perjalanan

dinas berdasarkan sarana transportasi yang digunakan dapat dibedakan menjadi

perjalanan dinas lewat darat, laut, dan udara.

2

Perjalanan dinas berdasarkan lamanya waktu dapat dibedakan menjadi perjalanan

dinas dalam satu hari dan perjalanan dinas lebih dari satu hari, sedangkan

perjalanan dinas berdasarkan lokasi nya dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas

dalam negeri dan perjalanan dinas luar negeri.

Mengatur dan menyiapkan perjalanan dinas meliputi segala sesuatu, mulai dari

dokumen yang diperlukan untuk keperluan administrasi internal dan eksternal,

akomodasi hotel dan transportasi, beserta segala sesuatu yang dapat menunjang dalam

keberhasilan perjalanan dinas tersebut . Sehubungan dengan perjalanan dinas tersebut,

karyawan atau pimpinan yang berangkat tidak perlu mempersiapkan sendiri segala

sesuatunya lagi karena adanya administrasi kantor atau sekretaris, yang memiliki

pengetahuan dan keterampilan yang tugas salah satunya adalah mengatur mengenai

administrasi yang diperlukan dalam perjalanan dinas tersebut.

Pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada PT Trans Rekreasindo sudah

berjalan sejak berdirinya perusahaan. Perjalanan dinas karyawan ataupun pimpinan

selain disiapkan sendiri oleh karyawan atau pimpinan, juga dibantu oleh sekretaris atau

administrasi , bagian Human Resources Development ( HRD ) dan bagian keuangan.

Segala persiapan administrasi dalam rangka perjalanan dinas tersebut dibuat 7 (tujuh)

hari sebelum perjalanan dinas dilakukan . Karena persiapan perjalanan dinas yang baik

akan memberi banyak manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas pada PT Trans

Rekreasindo. Berdasarkan penjelasan di atas, penulis mengambil judul, “Pelaksanaan

Administrasi Perjalanan Dinas pada PT Trans Rekreasindo Jakarta Selatan”.

3

1.2. Perumusan Masalah

Dari latar belakang yang diuraikan sebelumnya, maka yang menjadi rumusan

masalah penulisan pada tugas akhir ini, adalah:

1. Bagaimana prosedur pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada PT Trans

Rekreasindo Jakarta Selatan ?

2. Bagaimana pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada PT Trans Rekreasindo

Jakarta Selatan ?

3. Apa saja kendala dalam pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada PT Trans

Rekreasindo Jakarta Selatan ?

4. Bagaimana mengatasi kendala dalam pelaksanaan administrasi perjalanan dinas

pada PT Trans Rekreasindo Jakarta Selatan ?

1.3. Tujuan dan Manfaat

Tujuan penulis dalam menyusun dan melaksanakan penulisan Tugas Akhir ini,

adalah:

1. Untuk mengetahui prosedur pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada PT

Trans Rekreasindo Jakarta Selatan.

2. Untuk mengetahui pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada PT Trans

Rekreasindo Jakarta Selatan.

3. Untuk mengetahui kendala dalam pelaksanaan administrasi perjalanan dinas pada

PT Trans Rekreasindo Jakarta Selatan.

4

4. Untuk mengetahui solusi mengatasi kendala dalam pelaksanaan administrasi

perjalanan dinas pada PT Trans Rekreasindo Jakarta Selatan.

Sedangkan manfaat yang didapatkan dari penulisan tugas akhir ini, terdiri dari:

1. Bagi penulis

Sebagai sarana pembelajaran dan penambahan pengetahuan atau wawasan untuk

menganalisis, memahami permasalahan dalam pelaksanaan perjalanan dinas.

2. Bagi perusahaan

Sebagai bahan informasi dan bahan evaluasi dalam mempersiapkan sebuah

perjalanan dinas.

3. Bagi pembaca

Tugas akhir ini diharapkan dapat dipergunakan sebagai sumber informasi

mengenai pelaksanaan administrasi perjalanan dinas.

1.4. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan penulis untuk mendapatkan data

dalam penulisan tugas akhir ini yaitu:

1. Wawancara

Kegiatan wawancara dilakukan dengan karyawan yang membantu dalam proses

pelaksanaan administrasi perjalanan dinas untuk memperoleh data pada PT Trans

Rekreasindo Jakarta Selatan.

5

2. Observasi

Penulis memperoleh data dengan mengadakan pengamatan secara langsung

terhadap kegiatan administrasi yang terdapat pada PT Trans Rekreasindo Jakarta

Selatan.

3. Dokumentasi

Dengan cara mencari data melalui dokumen-dokumen yang digunakan pada

kegiatan administrasi perjalanan dinas.

1.5. Ruang Lingkup

Penulis dalam hal ini hanya akan membatasi permasalahan pada kegiatan yang

berhubungan dengan prosedur, pelaksanaan administrasi, kendala dan cara mengatasi

nya dalam pelaksanaan administrasi perjalanan dinas karyawan di PT Trans

Rekreasindo Jakarta Selatan. Prosedur pelaksanaan nya hanya dibatasi sampai dengan

karyawan melakukan perjalanan dinas saja. Batasan ini dimaksudkan agar penulisan

tugas akhir ini dapat lebih terarah dan lebih jelas. Data yang akan digunakan dalam

penelitian ini adalah periode Januari sampai dengan Maret 2019.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penyusunan tugas akhir ini, terdiri dari 4 bab, yang masing-masing

bab diuraikan sebagai berikut:

6

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini, penulis menguraikan tentang gambaran umum,

perumusan masalah, tujuan dan manfaat penulis, metode yang

digunakan dalam pengumpulan data, ruang lingkup pembahasan, serta

sistematika penulisan yang menggambarkan garis besar atau pokok-

pokok penulisan secara menyeluruh.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini, penulis membahas tentang teori-teori yang digunakan

sebagai penunjang atau landasan dalam penyusunan tugas akhir ini.

Diantaranya tentang pengertian administrasi, fungsi administrasi,

unsur-unsur administrasi, karakteristik administrasi, pengertian

perjalanan dinas, macam-macam perjalanan dinas dan pembahasan

yang berkaitan dengan perjalanan dinas.

BAB III PEMBAHASAN

Pada bab ini, penulis membahas tentang sejarah perusahaan, struktur

dan tata kerja organisasi, serta kegiatan organisasi. Penulis juga

membahas kegiatan apa saja yang dilakukan oleh karyawan dalam

melakukan kegiatan administrasi perjalanan dinas serta kendala yang

dihadapi dalam menjalankan kegiatan administrasi perjalanan dinas.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini, penulis memberikan kesimpulan yang diambil dari isi

pembahasan data penelitian dan memberikan saran-saran dari hasil

permasalahan yang telah disimpulkan.