BABVI

KNOWLEDGE AREAMANAJEMEN PROYEK

Lingkup pengetahuan manajemen proyek (project management knowledge area) sering pula disebut dengan elemen manajemen proyek (the element of project management) adalah cakupan bahasan atau bidang pengetahuan yang terdapat di dalam manajemen proyek. Tentunya bidang pengetahuan yang berkaitan dengan manajemen. Elemen atau knowledge area yang dimaksud terdiri atas 9 macam, yaitu :1. Manajemen Ruang Lingkup (Project Scope

Management)2. Manajemen Waktu (Project Time Management)3. Manajemen Biaya (Project Cost Management)4. Manajemen Sumber Daya Manusia (Project

Human Resource Management)5. Manajemen Resiko (Project Risk Management)

6. Manajemen Komunikasi (Project Communication Management)

7. Manajemen Kualitas (Project Quality Management)

8. Manajemen Pengadaan (Project Procurement Management)

9. Manajemen Integrasi (Project Integration Management)

6.1 Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management) Project Scope Management mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan (scope) yang harus

dilakukan untuk menghasilkan deliverable sesuai dengan spesifikasi dan jangka waktu yang telah ditetapkan. Deliverable yang dimaksud bisa berupa : produk, jasa, prosedur, sistem, maupun keluaran dalam bentuk lain.

Pembahasan Project Scope Management meliputi : Scope planning : menjelaskan bagaimana ruang lingkup proyek didefinisikan, diverifikasi dan

dikontrol, serta bagaimana WBS didefinisikan. Scope definition : membuat scope statement yang menjabarkan justifikasi proyek, penjelasan produk,

deliverable dan tujuan proyek yang meliputi aspek biaya, mutu dan jadwal sebagaimna acuan untuk membuat WBS

Work Breakdown Structure : menjabarkan scope statement menjadi susunan deliverable yang mudah diatur, serta dikelompokkan berdasarkan deliverable utama.

Scope verification : mendapatkan persetujuan deliverable proyek secara formal. Scope control : mengontrol perubahan ruang lingkup proyek.

6.2 Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management)Meliputi proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditetapkan.

Permasalahan waktu atau batas waktu pengerjaan proyek ini sangatlah penting, malah terkadang menjadi hal yang sangat krusial tatkala ada suatu kejadian yang memang mengharuskan suatu proyek selesai. Mengingat urgensi dari permasalahan atau faktor waktu inilah, maka sangatlah diperlukan adanya manajemen waktu (project time management) yang baik.

Pembahasan project time management meliputi : Penyusunan jadwal proyek Monitoring jadwal proyek Pengontrolan perubahan jadwal proyek.

6.3 Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management)Meliputi proses membuat perencanaan, estimasi budget dan mengontrol biaya agar biaya tidak

melebihi anggaran yang ditetapkan. Pembahasan project cost managemen meliputi : Cost estimating : membuat prakiraan biaya atas sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan

suatu aktifitas. Cost budgeting : menyusun total prakiraan biaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek dan

menetapkan cost baseline. Cost control : mengontrol faktor-faktor penyebab varian biaya dan menjalankan prosedur control

perubahan.

Proyek Sistem Informasi – Knowledge Area Manajemen Proyek

6.4 Manajemen Sumber Daya Manusia Proyek (Project Human Resource Management)Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan, mengorganisir dan mengatur

project team. Pembahasan project human resource management meliputi : Human resource planning : mengidentifikasi kualifikasi dan jumlah personil yang dibutuhkan serta

mendokumentasi peran dan tanggung jawab masing-masing. Menunjuk atau mendapatkan personel team yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan

proyek. Membentuk project team dengan meningkatkan kompetensi dan kerja sama team untuk

meningkatkan kinerja proyek. Mengelola project team dengan mengoordinasi dan memonitor kinerja team, memberikan umpan

balik dan membantu memecahkan masalah proyek.

6.5 Manajemen Resiko Proyek (Project Risk Management)Meliputi proses yang diperlukan untuk meminimalkan dampak negative resiko terhadap

keberhasilan proyek. Pembahasan project risk management meliputi : Risk management planning : menentukan metode pendekatan, perencanaan dan pelaksanaan

manajemen resiko yang akan ditetapkan. Risk identification : mengidentifikasi potensi resiko, membuat kategori resiko berdasarkan

karakteristiknya serta mendokumentasikannya. Qualitative risk analysis : memperkirakan dan menganalisa kemungkinan dan besarnya dampak yang

akan ditimbulkan resiko. Quantitative risk analysis : membuat penilaian hasil analisis dan menentukan prioritas resiko. Risk response planning : menentukan tindak lanjut untuk mengantisipasi dampak. Risk monitoring control : memonitor resiko yang sudah teridentifikasi dan mengidentifikasi munculnya

resiko baru, mengevaluasi pelaksanaan risk response plan dan mengontrol dampak yang ditinggalkan.

Kategori resiko terdiri dari : Manajemen resiko : resiko yang terkait dengan manajemen proyek, misalnya kurang dukungan dari

pihak manajemen, proses manajemen proyek tidak memadai, ruang lingkup dan deliverable proyek tidak jelas dan sebagainya.

Teknologi : resiko yang terkait dengan desain dan implementasi proyek yang bersifat teknis, misalnya adopsi teknologi baru yang tidak sesuai dengan platform lama sehingga memunculkan bugs.

Sumber daya : resiko yang terkait dengan sumber daya proyek, misalnya pendanaan, ketersediaan personel yang memenuhi kualifikasi, ketersediaan sarana dan prasarana, alokasi sumber daya dan sebagainya.

Organisasi : resiko yang terkait dengan isu internal organisasi, misalnya konflik kepemilikan proyek, perubahan kebijakan perusahaan dan sebagainya.

Eksternal : resiko yang terkait dengan faktor eksterna di luar proyek dan organisasi, misalnya faktor alam, perubahan regulasi pemerintah, isu ketenagakerjaan, krisis moneter dan sebagainya.

6.6 Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management)

Bertujuan agar komunikasi dan aliran informasi proyek berjalan efektif dan efisien. Pembahasan project communication management meliputi :

Communication planning : menentukan perencanaan komunikasi proyek yang sesuai dengan kebutuhan dan harapan stakeholder.

Information distribution : menyediakan informasi proyek dan mendistribsikannya sesuai perencanaan.

Performance reporting : melaporkan status dan kemajuan proyek secara obyektif dan tepat waktu.

Manage stakeholders : membina dan mengelola komunikasi yang efektif dan efisien dengan stakeholder untuk memenuhi kebutuhan serta melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan proyek sesuai mekanisme yang ditetapkan.

Proyek Sistem Informasi – Knowledge Area Manajemen Proyek

6.7 Manajemen Kualitas Proyek (Project Quality Management)Untuk memastikan kesesuaian kinerja dan hasil proyek dengan standar mutu yang ditetapkan.

Pembahasan project quality management meliputi : Quality planning : menentukan standar mutu dan standar konfigurasi yang sesuai untuk proyek dan

cara pemenuhannya. Quality assurance : melaksanakan aktifitas mutu untuk memastikan pelaksanaan proyek telah

memenuhi standar proyek yang telah ditetapkan. Quality control : memonitor kesesuaian hasil proyek terhadap standar konfigurasi yang ditetapkan

dan mengidentifikasi cara mengeliminasi penyebab kegagalan mutu.

6.8 Manajemen Pengadaan Material Proyek (Project Procurement Management)Meliputi proses yang diperlukan untuk memenuhi pengadaan barang dan atau jasa yang

disediakan oleh vendor atau kontraktor sesuai jadwal. Pembahasan mengenai project procurement management meliputi : Procurement planning : menentukan kebutuhan pengadaan barang dan atau jasa oleh vendor atau

kontraktor, membuat jadwal pelaksanaan pengadaan. Solicitation planning : menyusun dokumen dan kriteria penilaian. Conduct solicitation : mengadakan penjelasan lelang, melaksanakan lelang dan menerima proposal

atau penawaran yang diajukan vendor atau kontraktor. Source selection : memilih dan menunjuk vendor atau kontraktor pemenang. Contract administration : menyiapkan dokumen kontrak kemudian bersama-sama vendor atau

kontraktor pemenang mengevaluasi dan menyempurnakannya isi kontrak. Contract closure : penandatanganan kontrak oleh kedua belah pihak (pembeli dan pelaksana)

6.9 Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management)Meliputi proses dan aktifitas yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi,

menyatukan dan mengordinasikan berbagai proses dan aktifitas manajemen proyek dalam suatu proses yang bersinergi dan berkesinambungan.

Pembahasan project integration management meliputi : Membuat project definition sebagai gambaran awal proyek. Membuat project management plan. Mengarahkan dan mengelola pelaksanaan proyek. Memonitor dan mengontrol aktifitas-aktifitas proyek, mulai dari initiation, planning, execution sampai

dengan closing proyek. Mengintegrasikan pelaksanaan prosedur control perubahan atau changes control procedure. Menyelesaikan dan menutup proyek secara formal.

Proyek Sistem Informasi – Knowledge Area Manajemen Proyek