bab 4 rekomendasi perencanaan strategi sistem …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-2-00802-si bab...

126

BAB 4

REKOMENDASI PERENCANAAN STRATEGI SISTEM DAN TEKNOLOGI

INFORMASI

4.1. Strategi Sistem Informasi

Adapun strategi-strategi SI yang diusulkan pada masa mendatang akan

dijabarkan sebagai berikut :

1. Sistem Online Berbasis Web

Sistem ORICO yang ada di PT. Orindo Alam Ayu saat ini belum

terintegrasi secara online dan tidak terpusat, sehingga data-datanya tidak

terintegrasi, oleh karena itu menyulitkan para anggotanya untuk

memantau jumlah poin mereka dan downline nya. Selama ini, proses

penghitungan poin masih menggunakan sistem eksport import data

dengan FTP (File Transfer Protocol), dimana tiap kantor cabang

mengeksport datanya ke kantor pusat dan kantor-kantor cabang lain,

sementara itu, kantor yang dikirimi data harus mengimport data yang

telah dikirim. Hal ini harus dilakukan sesering mungkin agar data yang

dimiliki tiap kantor selalu terbaru. Salah satu masalah yang paling sering

dihadapi adalah pada saat penutupan poin, dimana kantor pusat harus

menunggu kiriman data dari tiap kantor cabang untuk membuat

rekapitulasi poin konsultan. Oleh karena itu, dengan adanya sistem online

berbasis web, diharapkan dapat membantu anggota untuk memantau

127

poinnya secara real time dan memudahkan proses rekonsiliasi data di

kantor pusat.

Dengan masalah yang ada ini, maka kami memberi usulan kepada

PT. Orindo Alam Ayu untuk mengaplikasikan sistem online berbasis

web. Sistem online berbasis web adalah aplikasi atau layanan yang

terletak dalam satu server dan dapat diakses melalui web browser dan

dapat diakses kapanpun dan dimanapun selama tersedia koneksi internet.

Dengan sistem online berbasis web ini, semua data penjualan dan

poin menjadi tersentralisasi hanya pada satu server ORICO yang terletak

di kantor pusat sehingga data yang didapat oleh anggota PT. Orindo Alam

Ayu selalu update.

Modul-modul yang didukung oleh sistem online berbasis web ini

antara lain:

- Inventory Management System, yang menyimpan dan mengelola

semua data-data mengenai operasi, seperti stok produk dan pengadaan

yang ada di semua kantor cabang. Pada modul ini, terdapat fitur-fitur

tambahan seperti :

- Stock Alert, merupakan peringatan jika stok produk

mencapai angka minimal, hal ini dimaksudkan agar stok

produk dapat terjaga.

- Analytic & Forecasting adalah fitur yang dapat membantu

karyawan dalam menganalisa informasi mengenai barang,.

128

Seperti kebutuhan barang (forecast product), dan tingkat

penjualan produk.

- POS System, adalah modul yang menangani transaksi pemesanan dan

pembayaran. Modul ini akan terintegrasi di server pusat dengan

Inventory & Procurement Management System dan Cash and

Financial System agar data – data penjualan dan poin anggota dari

seluruh cabang dapat segera ter-update.

- Consultant Information System, adalah modul yang menyimpan dan

mengolah data-data mengenai anggota, baik poin, jaringan konsultan,

level Anggota, hingga keuangan. Dengan sistem online ini, para

anggota dapat mengetahui jumlah poinnya kapan saja, tanpa harus

menunggu update dari kantor cabang. Serta untuk manager penjualan,

modul ini dapat menjadi strategic tools dalam menganalisa Anggota

secara lebih mendalam seperti analisa tingkat pembelian dan kenaikan

level Anggota ke dalam bentuk laporan yang lebih inforrmatif.

- Cash and Financial System, adalah modul yang mencatat semua

transaksi yang berhubungan dengan keuangan yang terjadi di semua

kantor cabang. Selain itu, modul ini juga dapat membuat laporan dari

semua transaksi tersebut dan dapat menyajikanya ke dalam berbagai

komponen analisa (bentuk chart, table, metric, gauge) sehingga

memudahkan bagi kepala divisi untuk mengambil keputusan.

129

- Partner System, , adalah modul mengenai hal-hal yang berkaitan

dengan proses pengadaan pada PT. Orindo Alam Ayu, adapun fitur-

fitur yang terdapat pada modul ini adalah sebagai berikut :

- Partner Recruiting, merupakan fitur untuk melakukan

perekrutan vendor. Didalam fitur ini terdapat menu

Registrasi, Kualifikasi (menentukan persyaratan vendor),

track partner progress (mengikuti perkembangan mengenai

vendor yang bersangkutan).

- Partner Management, menampilkan informasi-informasi

mengenai data vendor atau pemasok, seperti profil, kinerja,

serta porfolio vendor.

- Partner Sales, pada fitur ini terdapat menu deal registration

(melakukan kontrak pembelian barang), memantau proses

pengiriman barang dari vendor, dan pricing (memantau

harga-harga yang ditawarkan oleh beberapa vendor dari

produk yang sejenis sehingga perusahaan bisa menentukan

vendor yang terbaik).

Keuntungan menggunakan aplikasi web ini antara lain adalah :

a. Biaya untuk instalasi aplikasi di sisi klien dapat dikurangi.

b. Lebih mudah untuk diupgrade. Biaya perawatan dan upgrade

lebih murah karena hanya mengubah di sisi server.

130

c. Tidak perlu memikirkan masalah sistem operasi karena secara

default sebuah sistem operasi sudah dilengkapi web browser.

d. Aplikasi berbasis web dapat di kolaborasikan dengan aplikasi

lain seperti, Microsoft Office, Lotus Notes, Microsoft

Outlook, dan lain-lain.

Untuk mendukung kinerja dari sistem online berbasis web, maka

PT. Orindo Alam Ayu harus meningkatkan kualitas dari jaringan internet

yang sudah ada sebelumnya, yaitu dengan cara meningkatkan kapasitas

bandwidth di kantor pusat maupun di kantor cabang. Kami mengusulkan

peningkatan bandwidth di kantor pusat sebesar 5Mbps, dan peningkatan

bandwidth di kantor cabang sebesar 1Mbps. Selain itu, juga diperlukan

adanya IP statis pada aplikasi web terintegrasi, yang nantinya IP statis

tersebut akan dipublish ke seluruh komputer yang terdapat di kantor pusat

maupun kantor cabang, sehingga dapat diakses oleh seluruh karyawan

yang berwenang.

Dengan adanya peningkatan seperti diatas, maka diharapkan dapat

mengoptimalkan kinerja proses bisnis perusahaan.

2. Human Capital Management System

Pada saat ini, bagian HRD pada PT. Orindo Alam Ayu berada di

bawah divisi finance karena mereka hanya memiliki satu fungsi yaitu

yang bertanggungjawab mengenai payroll atau penggajian karyawan.

131

Untuk itu, usulan yang kami tawarkan kepada PT. Orindo Alam Ayu

antara lain adalah mengimplementasikan Human Capital Management

System (HCMS) yang dapat mengelola data-data, penggajian dan

pengembangan personal karyawan serta perekrutan. Fitur-fitur pada

HCMS antara lain :

Gambar 4.1 Elemen-Elemen dari Human Capital Management

- Recruitment

Komponen Recruitment ini dapat membantu dalam proses

perekrutan karena menyediakan bantuan untuk melakukan Profile

Matchup antara lamaran yang masuk dengan persyaratan yang

ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, terdapat juga fitur Applicant

132

Correspondence yang dapat membantu bagian HRD dalam urusan

surat menyurat dengan para calon karyawan.

- Personnel Management

Komponen ini menyediakan bantuan untuk mengelola data-data

mengenai karyawan antara lain data jabatan, gaji, personal dan waktu

kerja. Integrasi antara fitur Recruitment dan Personnel Management

memungkinkan data calon karyawan yang telah diterima bekerja di

perusahaan dapat langsung ditransfer menjadi data karyawan.

- Personnel Development

Dalam komponen Personnel Development, maka staf HRD dapat

merencakanan dan merealisasikan pengembangan pelatihan untuk para

karyawan dan dapat berintegrasi dengan Training Management dan

data yang telah didapat dari hasil training dapat disimpan dalam data

karyawan sebagai kualifikasinya sekarang.

Kebutuhan Personnel Development adalah hasil dari

perbandingan antara kebutuhan pekerjaan dan kualifikasi yang dimiliki

karyawan saat ini.

- Training Management

Training Management adalah komponen yang dapat mendukung

staff HRD untuk merencanakan, mengekse kusi dan mengelola

pelatihan-pelatihan untuk karyawan. Komponen ini terintegrasi dengan

banyak komponen antara lain komponen Personnel Development yang

dapat membantu mengidentifikasi kebutuhan keterampilan karyawan.

133

- Time Management

Komponen ini berfungsi untuk merencanakan, mencatat, dan

menilai kehadiran dan absensi karyawan yang nantinya akan

berpengaruh pada payroll dan appraisal.

- Appraisals

Komponen Appraisals ini mendukung untuk proses penilaian

dengan standar objektivitas yang tinggi karena data yang didapat tidak

hanya dari komponen Time Management namun juga dari Personnel

Development dan memungkinkan juga penilaian dari atasan, bawahan,

maupun rekan sekerja. Hasil dari data ini akan dimasukkan ke dalam

data karyawan sebagai penilaian.

- Payroll

Komponen Payroll ini berintegrasi dengan banyak komponen

antara lain data karyawan untuk mengetahui kualifikasinya, dan data

dari Time Management mengenai absensi. Selain itu, komponen ini

juga dapat berintegrasi dengan sistem akuntansi yang ada sebagai

pencatatan keuangan.

- Personnel Cost Planning

Komponen ini digunakan untuk merencanakan pembiayaan untuk

pengembangan karyawan dalam komponen Training Management.

Setelah perencanaan pembiayaan dibuat, maka data dapat ditransfer ke

bagian akuntansi untuk dimasukkan ke dalam perencanaan keuangan

perusahaan.

134

4.2. Strategi Teknologi Informasi

Strategi ini akan menjelaskan bagaimana teknologi informasi dapat

dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis perusahaan berkaitan

dengan visi dan misi perusahaan serta disesuaikan dengan strategi bisnis yang

dimiliki perusahaan.

4.2.1. Rekomendasi Hardware

Berdasarkan analisis lingkungan internal SI/TI pada PT. Orindo

Alam Ayu., maka perusahaan disarankan untuk menambah beberapa

perangkat keras dari sistem yang sudah berjalan saat ini. Hal ini

dimaksudkan untuk mendukung kinerja perusahaan baik dari segi level

strategis, taktis maupun operasional, agar dapat sejalan dengan

perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi yang

direkomendasikan adalah :

JENIS SPESIFIKASI FUNGSI

SERVER Motherboard Ultra SLI™, FSB 1600/1333/1066/800MHz, Dual Channel DDR3, USB 2.0, FireWire, Audio

Network Controller 2 x NC382i Dual Port

Storage Controller P410i/256MB Controller

Server RAID SCSI Controller

Power Supply 460 Watt Hot Plug Power Supply Processor

2.53 GHz, QPI 5.86, 8 MB Cache, Quad Core, Socket LGA1366 (No HSF)

Web Server dan Back-up Server

135

Memory DDR3 2x 2GB DDR3 1600 PC3-12800, XMS3 - Xtreme Performance Hard Drive ATA / SATA

320GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache

Graphic Card 512MB DDR3, 256-bit, DVI, TV-Out, HDMI HDTV, PCI-e x16 2.0 Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps DVD-RW, Keyboard, Mouse,Monitor

WORKSTATION Processor - Clock Speed 2.7GHz, Dual Core, L2 Cache

1MB, HyperTransport FSB up to 16Gb/s, Socket AM2+

Memory DDR2

- 1024MB DDR2 667 PC-5300, 16 IC

Hard disk

- 160GB, 7200RPM, SATA II, 8MB Cache

Graphic Card 256MB DDR2, 64-bit, DVI, TV-Out, HDTV, PCI-e x16 Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

Software Microsoft Windows Vista

DVD-RW, Keyboard, Mouse, Monitor

Client

ROUTER - W.A.P 54/300 Mbps + Router 4 port 10//100/1000 Mbps

Penghubung antar dua atau lebih jaringan

136

SWITCH 24 Port; 10/100/1000 Mbps Penghubung beberapa alat untuk membuat satu LAN

FIREWALL Firewall version 6.6.0 with McAfee Antivirus

Penghambat serangan

Tabel 4.1 Rekomendasi Hardware

4.2.2. Arsitektur Jaringan

Gambar 4.2 Arsitektur Jaringan

137

4.2.3. Rekomendasi Pendukung Infrastruktur TI

Di dalam sebuah jaringan perusahaan, harus diperhatikan juga

aspek-aspek pendukung untuk jaringan tersebut khususnya pada

keamanan data yang tersimpan di dalamnya. Pembatasan pengaksesan

dengan cara pemberian otorisasi terhadap siapa-siapa saja yang berhak

mengakses data tertentu yang disesuaikan dengan keperluan dan tingkatan

mereka, sangat direkomendasikan untuk diterapkan guna menjamin

keamanan dan kerahasiaan data perusahaan.

Salah satu hal yang diusulkan untuk menjaga data perusahaan

yang ada adalah dengan cara melakukan backup data. Backup adalah

proses membuat duplikasi file atau database dan informasi di tempat yang

terpisah. Ada 3 jenis backup data yang bisa dipertimbangkan perusahaan,

yaitu :

- Backup penuh (Full Backup)

Full backup adalah menyalin semua data termasuk folder ke media lain.

Oleh karena itu, hasil full backup lebih cepat dan mudah saat operasi

restore. Namun pada saat pembuatannya membutuhkan waktu dan ruang

yang sangat besar.

- Backup peningkatan (Incremental Backup)

138

Incremental backup adalah menyalin semua data yang berubah sejak

terakhir kali melakukan full backup atau differential backup. Incremental

backup disebut juga differential backup.

Kelebihan: Membutuhkan waktu yang lebih singkat.

Jika banyak melakukan incremental backup, maka data yang di-backup

semakin kecil ukurannya. Backup ini lebih cepat daripada full backup dan

membutuhkan tempat sementara yang lebih kecil daripada yang

dibutuhkan oleh full backup.

Kekurangan: Waktu untuk restore sangat lama

- Backup Cermin (Mirror Backup)

Mirror backup sama dengan full backup, tetapi data tidak di padatkan

atau dimampatkan (dengan format .tar, .zip, atau yang lain) dan tidak bisa

di lindungi dengan password. Dapat juga diakses dengan menggunakan

tools seperti Windows Explorer. Mirror backup adalah metode backup

yang paling cepat bila dibandingkan dengan metode yang lain karena

menyalin data dan folder ke media tujuan tanpa melakukan pemadatan.

Tapi hal itu menyebabkan media penyimpanannya harus cukup besar.

4.2.4. Perencanaan Biaya

Perencanaan biaya adalah perencanaan strategi sistem dan

teknologi informasi berdasarkan kebutuhan biaya di dalam pengadaan

139

serta penambahan infrastruktur maupun asset teknologi dan juga

kebutuhan biaya di dalam pengembangan SI/TI yang dibuat secara jangka

panjang oleh divisi IT untuk PT. Orindo Alam Ayu. Berikut rincian

perencanaan biaya untuk upgrade spesifikasi notebook/desktop dan server

dan juga biaya usulan aplikasi yang diusulkan.

140

1. Usulan Hardware

Tabel 4.2 Perkiraaan Biaya Hardware (Workstation)

(sumber : http://www.bhinneka.com)

Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga (Rp)

Processor Clock Speed 2.7GHz, Dual Core, L2 Cache 1MB, HyperTransport FSB up to 16Gb/s, Socket AM2+

30 680.000 20.400.000

Memory DDR2

1024MB DDR2 667 PC-5300, 16 IC

30 170.000 5.100.000

Hard disk


30 400.000 12.000.000

Graphic Card 256MB DDR2, 64-bit, DVI, TV-Out, HDTV, PCI-e x16

30 270.000 8.100.000

Network Interface Card (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

30 329.000 9.870.000

Software Microsoft Windows Vista 30 1.000.000 30.000.000

DVD-RW, Keyboard, Mouse, Monitor

30 1.700.000 51.000.000

TOTAL 136.470.000

141

Tabel 4.3 Perkiraan Biaya Hardware (Server)

(sumber : http://www.bhinneka.com)

Spesifikasi Jumlah Harga/Unit Harga (Rp)

Motherboard Ultra SLI™, FSB 1600/1333/1066/800MHz, Dual Channel DDR3, USB 2.0, FireWire, Audio

Network Controller 2 x NC382i Dual Port

Storage Controller P410i/256MB Controller

Server RAID SCSI Controller

Power Supply 460 Watt Hot Plug Power Supply

2 4.650.000 9.300.000

Processor

2.53 GHz, QPI 5.86, 8 MB Cache, Quad Core, Socket LGA1366 (No HSF)

2 8.008.000 16.016.000

Memory DDR3 2x 2GB DDR3 1600 PC3-12800, XMS3 - Xtreme Performance

2 1.200.000 2.400.000

Hard Drive ATA / SATA


4 630.000 2.520.000

Graphic Card 512MB DDR3, 256-bit, DVI, TV-Out, HDMI HDTV, PCI-e x16 2.0

2 1.200.000 2.400.000

Network Interface (NIC) kecepatan 10 / 100 Mbps

2 329.000 658.000

DVD-RW, Keyboard, Mouse,Monitor 2 1.700.000 3.400.000TOTAL 36.694.000

142

Tabel 4.4 Perkiraan Biaya Jaringan

2. Usulan Aplikasi

Tabel 4.5 Perkiraan Biaya Aplikasi

Spesifikasi Upgrade jaringan Jumlah Harga/unit Harga (Rp)

Router 5 2.000.000 10.000.000

Switch 15 1.400.000 21.000.000

Firewall 15 5.000.000 75.000.000

Bandwidth

Upgrade Bandwidth kantor pusat 5Mbps

1 3.000.000 3.000.000

Bandwidth

Upgrade Bandwidth kantor cabang 1,5Mbps

13 800.000 10.400.000

TOTAL 119.400.000

Aplikasi BIAYA (Rp)

Integrated Web-Based Application 150.000.000

HCMS 15.000.000

TOTAL 165.000.000

143

Total Keseluruhan Biaya Pengembangan

Rincian Pengembangan Total Biaya (Rp)

Upgrade PC desktop 136.470.000

Upgrade server 36.694.000

Upgrade jaringan 119.400.000

Usulan Aplikasi 165.000.000

TOTAL 457.564.000

Tabel 4.6 Total Perkiraan Biaya keseluruhan

4.2.5. Jadwal Implementasi

ACTIVITY PLANNING Tahun ke-1 Tahun ke-2 Tahun ke-3

Strategi Bisnis SI: Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

- Persiapan Sistem Online

- Implementasi Sistem Online

- Implementasi HCMS

- Pemantauan Kinerja Sistem Online

Strategi Manajemen SI/TI:

- Pembenahan struktur organisasi

- Pelatihan

144

Strategi TI:

- Pembelian PC desktop/notebook

- Relokasi PC desktop/notebook

- Upgrade server

- Pembenahan jaringan

- Maitenance SI/TI

Tabel 4.7 Jadwal Implementasi

4.3. Strategi Bisnis SI

Strategi bisnis SI adalah salah satu bentuk hasil/output dari proses

perencanaan strategi SI/TI, strategi ini akan menjelaskan bagaimana sistem dan

teknologi informasi dapat dimanfaatkan dalam mendukung setiap kegiatan bisnis

perusahaan yang berkaitan dengan pencapaian visi dan misi perusahaan serta

disesuaikan dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan.

Berikut dibawah ini adalah rekomendasi usulan kami dalam

mengembangkan strategi bisnis SI pada PT. Orindo Alam Ayu.

145

4.3.1. Rekomendasi Dekomposisi Area, Fungsi, dan Proses Bisnis.

Berdasarkan analisis pada area, fungsi dan proses bisnis pada bab

sebelumnya, dapat dilihat bahwa perlu adanya penambahan beberapa

fungsi dan proses bisnis baru pada beberapa area fungsional perusahaan.

Berikut ini adalah rekomendasi area, fungsi dan proses bisnis yang baru

pada PT. Orindo Alam Ayu:

Area Fungsional Fungsi Bisnis Proses Bisnis

Finance • Perencanaan Keuangan

• Pembelian Barang

• Akuntansi

• Membuat Perencanaan keuangan perusahaan.

• Menyusun budget perusahaan.

• Mengecek hasil forecast order dari sub-divisi forecasting.

• Melakukan pembelian barang ke pemasok.

• Melakukan pembayaran ke pemasok

• Membuat laporan pembelian barang.

• Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran uang kas.

• Membuat laporan neraca keuangan secara periodik.

• Melakukan penghitungan pajak.

• Melakukan rekapitulasi point Anggota

• Audit keuangan.

146

• Perbendaharaan

• Pemantauan piutang

• Pengelolaan Inventory kantor

• Menyiapkan, mengelola, dan mempertanggungjawabkan kas.

• Mengawasi semua jenis kegiatan yang berkaitan dengan keuangan.

• Memberikan piutang kepada Anggota berdasarkan level Anggota.

• Mengawasi piutang-piutang Anggota.

• Membuat laporan piutang.

• Pemeliharaan gedung

• Pengadaan peralatan kantor

• Memelihara peralatan kanto

HRD* • Perekrutan karyawan

• Absensi karyawan

• Penggajian Karyawan

• Pelatihan Karyawan*

• Mengadakan tes untuk calon karyawan

• Melakukan seleksi.

• Penempatan Karyawan

• Mencatat jumlah jam kerja karyawan.

• Membuat penilaian kinerja karyawan.

• Menilai kinerja karyawan

• Mengatur gaji karyawan.

• Membuat laporan gaji karyawan.

• Menganalisa absensi karyawan.

• Membuat jadwal pelatihan karyawan.

• Menyeleksi karyawan yang akan

147

diberi pelatihan.

• Membuat laporan hasil pelatihan karyawan.

Marketing • Penentuan data produk

• Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer

• Mengadakan event dan Beauty Training

• Pengelolaan Website

• Menganalisa harga berdasarkan tingkat permintaan produk, kurs valuta asing, manfaat serta mutu dan kualitas produk yang di tawarkan.

• Merancang dan membuat konsep katalog, newsletter, dan flyer

• Mendistribusikan hasil katalog, newsletter, dan flyer

• Merancang konsep event dan Beauty training

• Melaksanakan konsep tersebut.

• Evaluasi dan pelaporan hasil event dan Beauty training.

• Mengelola website (update isi website)

Operation • Pengiriman barang

• Pengelolaan persediaan

• Forecasting

• Pendaftaran Constultant

• Pembuatan DO

• Pemantauan alur distribusi barang ke kantor cabang.

• Pemantauan jumlah stok barang di gudang.

• Penerimaan barang

• Mengestimasi jumlah barang yang akan di beli.

• Memberikan pelayanan kepada anggota antara lain dalam proses pendaftaran dan pembelian

148

• Pengelolaan IT

• Pusat Pelayanan

• Network Operation Management*

• Pemeliharaan SI/TI*

produk.

• Menjaga sistem tetap berjalan.

• Memantau dan mengelola database.

• Membuat laporan mengenai masalah dan solusi yang terjadi di SI/TI perusahaan.

• Menerima keluhan dan saran dari Anggota

• Menjawab keluhan dan memproses saran Consultan.

• Memantau seluruh jaringan di perusahaan.

• Melakukan perbaikan apabila koneksi jaringan bermasalah.

• Membuat jadwal pemeliharaan SI/TI secara periodik.

• Menentukan budget dalam pemeliharaan SI/TI

• Membuat laporan mengenai hasil pemeliharaan.

Sales • Penjualan produk.

• Pemantauan Anggota

• Membuat perencanaan penjualan produk.

• Menganalisa hasil penjualan.

• Membuat laporan penjualan

• Update Informasi Anggota

• Analisa Pembelian Anggo

Tabel 4.8 Area, fungsi, dan proses bisnis

149

Entitas-entitas kunci atau subjek data baru yang dihasilkan dari

dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis yang baru adalah sebagai

berikut :

- Pelatihan*

- Network Operation Management*

- Pemeliharaan SI/TI*

Keterangan :

Tanda * : Usulan

Penjelasan mengenai usulan fungsi bisnis baru adalah sebagai berikut :

Rekomendasi penambahan fungsi bisnis pada HRD:

• Pelatihan

Tujuan dari penambahan fungsi baru ini berkenaan dengan

peningkatan kualitas sumber daya manusia guna menambah nilai dari

perusahaan itu sendiri, dan di perusahaan PT. Orindo Alam Ayu,

fungsi bisnis mengenai pelatihan dan pengembangan karyawan dirasa

masih kurang, dan belum berorientasi secara maksimal dalam

mendukung perusahaan mencapai tujuan strategisnya. Untuk itu kami

memberikan usulan agar fungsi pelatihan ini lebih difokuskan oleh

bagian HRD dalam rangka menambah competitive advantage bagi

perusahaan.

150

Rekomendasi penambahan fungsi bisnis pada Operation :

• Network Operation Management.

Fungsi bisnis yang kami usulkan ini berdasarkan hasil strategi

TI yaitu mengintegrasikan proses bisnis kantor cabang dengan pusat

dengan menggunakan aplikasi web-based sistem. Fungsi bisnis ini

berperan penting dalam pemeriksaan data jaringan, menjaga

keamanan jaringan perusahaan dari kemungkinan kerusakan maupun

pencurian pemantauan proses pengiriman data, serta mengantisipasi

adanya kendala teknis khususnya pada area jaringan.

• Pemeliharaan SI/TI

Fungsi bisnis yang baru ini berperanan penting dalam

pemeriksaan harian kesiapan dari seluruh sistem, pemeliharaan

jaringan komputer di dalam perusahaan, menjaga integritas dari

sistem/aplikasi yang ada di dalam perusahaan serta melakukan

perawatan dan perbaikan komponen SI/TI perusahaan.

Pada akhirnya, fungsi-fungsi baru dalam divisi HRD dan

Operation yang direkomendasikan ini nantinya akan saling

berkolaborasi dengan fungsi-fungsi lainnya untuk membangun suatu

perencanaan strategis yang baik, handal dan tentu saja sebagai salah

satu kunci utama yang dapat memberikan suatu keunggulan bersaing

bagi perusahaan dalam menghadapi persaingan bisnis.

151

Tabel 4.9 Subjek Data

Selain rekomendasi fungsi baru dalam divisi HRD dan Operation ini,

diperlukan juga penambahan beberapa subjek data yaitu :

• Data Pelatihan

Data yang di handle oleh bagian HRD dan mempunyai beberapa

identitas seperti jadwal pelatihan, nama pelatihan, karyawan yang

mengikuti pelatihan.

No. Divisi Subyek Data 1. Finance Pembelian

Keuangan Budget Pajak Piutang Bonus Anggota Perlatan Kantor

2. HRD* Karyawan Absensi Penggajian, tunjangan, dan bonus Kinerja Pelatihan*

3. Marketing Produk, Flyer Event Katalog Beauty Training Content Web

4. Operation Pemasok Persediaan DO Forecast product Hardware Software Jaringan Keluhan dan saran Pemeliharaan SI/TI* Problem and Solution SI/TI*

5. Sales Penjualan Consultant Laporan Consultant

152

• Jadwal Maintenance SI/TI

Data mengenai jadwal-jadwal yang telah ditentukan untuk

melakukan pemeliharaan terhadap aset SI/TI yang dimiliki

perusahaan.

• Problem and Solution IT

Data mengenai masalah-masalah yang berkaitan dengan

Teknologi Informasi (hardware, software, jaringan, keamanan)

serta penyelesaian dari masalah tersebut dan disimpan sebagai

informasi dalam pencegahan masalah yang serupa pada masa

yang akan datang.

4.3.2. Clustering Matriks Fungsi Bisnis vs Subjek Data

153

Tabel 4.10 Clustering Matriks tahap ke-1

Subyek Data

Fungsi Bisnis

Pembelian

Keuangan

Budget

Pajak

Piutang

Point Consultant

Feedback Report

Karyaw

an

Absensi

Penggajian, tunjangan, bonus

Kinerja

Pelatihan*

Produk

Event

Katalog, Flyer

Beauty Training

Pemasok

Persediaan

Delivery order

Forecast Product

Peralatan Kantor

Hardw

are

Softw

are

Jaringan

Jadw

al Maintenance SI/TI*

Problem & Solution TI*

Penjualan

Consultant

Laporan Consultant

Keluhan dan Saran

Perencanaan Keuangan

R C C R R

Pembelian Barang C R R

Akuntansi R R C R R R R R R R

Perbendaharaan R R R R C

Pemantauan Piutang C R

Pengelola keluhan keuangan

C R R

Perekrutan Karyawan C

Absensi Karyawan R C C

Penggajian Karyawan R R R C R

Pelatihan Karyawan* R C

Penentuan Harga Produk

R C

Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer

R R C

Mengadakan event dan Beauty Training

R R C C

Pengiriman Barang R C R R

Pengelolaan Persediaan

R R C R R R R R

Forecasting R R R C

Pendaftaran Consultant

C

Inventory Kantor R C C C C

Network Operation Management*

C

IT Administrator* R R R C

Pemeliharaan SI/TI* R R R C

Penjualan Produk R R C R

Pemantauan Counstultant

R C

Pusat Pelayanan R C

154


Subyek Data

Fungsi Bisnis Keuangan

Budget

Pembelian

Pajak

Point Consultant

Piutang

Feedback Report

Karyaw

an

Absensi

Kinerja


Pelatihan*

Produk

Katalog, Flyer

Event

Beauty Training

Delivery order

Persediaan

Forecast Product

Consultant

Pemasok

Peralatan Kantor

Hardw

are

Softw

are

Jaringan


Jadw


Penjualan

Laporan Consultant

Keluhan dan Saran


C C R R R



Perbendaharaan R R R C R



C R R



Penggajian Karyawan R R R R C



R C


R R C


R R C C

Pengiriman Barang R C


R R C R R R R R

Forecasting R R R C


C



C



Penjualan Produk R R R C


R C

Pusat Pelayanan R C

155


Subyek Data

Fungsi Bisnis Keuangan

Budget

Pembelian

Pajak

Point Consultant

Piutang

Feedback Report

Karyaw

an

Absensi

Kinerja


Pelatihan*

Produk

Katalog, Flyer

Event

Beauty Training

Delivery order

Persediaan

Forecast Product

Consultant

Pemasok

Peralatan Kantor

Hardw

are

Softw

are

Jaringan


Jadw


Penjualan

Laporan Consultant

Keluhan dan Saran


C C R R R






C R R






R C


R R C


R R C C



R R C R R R R R

Forecasting R R R C


C



C





R C

Pusat Pelayanan R C

156


Subyek Data

Fungsi Bisnis

Keuangan

Budget

Pembelian

Pajak

Point Consultant

Piutang

Feedback Report

Karyaw

an

Absensi

Kinerja


Pelatihan*

Produk

Katalog, Flyer

Event

Beauty Training

Delivery order

Persediaan

Forecast Product

Consultant

Pemasok

Peralatan Kantor

Hardw

are

Softw

are

Jaringan


Jadw


Penjualan

Laporan Consultant

Keluhan dan Saran


C C R R R


Akuntansi R R C R R KEUANGAN R R R R R




C R R


Absensi Karyawan R C C HRD




R C


R R C MARKETING


R R C C



R C R R R R R

Forecasting R R R C


C

Inventory Kantor R OPERATION C C C C


C





R C

Pusat Pelayanan R SALES C

157

4.3.3 Rekomendasi Entity Relationship Diagram

Dengan dihasilkannya entitas-entitas kunci atau entitas

kelompok/subjek data baru, maka diperlukan untuk menggambarkan

kembali entity relationship diagram (ERD). Hal ini dimaksudkan untuk

menjelaskan hubungan yang relevan dari entitas- entitas kunci atau entitas

kelompok/subjek data perusahaan. Berikut ini adalah entity relationship

diagram (ERD) yang diusulkan.

Gambar 4.3 Rekomendasi ERD pada PT. Orindo Alam Ayu

158

4.3.4 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Rekomendasi dekomposisi area, fungsi dan proses bisnis serta

proses pengelompokan/clustering matriks memperlihatkan adanya

penambahan dan perubahan beberapa area dan beberapa fungsi bisnis

dalam perusahaan. Untuk itu perlu dilakukan pemetaan kembali matriks

fungsi bisnis vs unit organisasi. Hal ini dimaksudkan untuk menjelaskan

hubungan tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh suatu unit

organisasi terhadap fungsi- fungsi bisnis dalam perusahaan berdasarkan

hasil pengelompokan/clustering matriks dan dekomposisi area, fungsi dan

proses bisnis yang diusulkan. Berikut ini adalah matriks fungsi bisnis vs

unit organisasi yang diusulkan.

159

Tabel 4.14 Rekomendasi Matriks Fungsi Bisnis vs Unit Organisasi

Unit Organisasi

Fungsi Bisnis

Fin

ance

HR

D*

Mar

ketin

g

Ope

ratio

n

Sale

s

Perencanaan Keuangan *

Pembelian Barang *

Akuntansi *

Perbendaharaan *

Pemantauan Piutang *

Pengelola keluhan keuangan *

Perekrutan Karyawan *

Absensi Karyawan *

Penggajian Karyawan *

Pelatihan Karyawan* *

Penentuan Harga Produk *

Pembuatan katalog, newsletter, dan flyer *

Mengadakan event dan Beauty Training *

Pengiriman barang *

Pengelolaan Persediaan *

Forecasting *

Pendaftaran Consultant *

Inventory Kantor *

Network Operation Management* *

IT Administrator* *

Pemeliharaan SI/TI* *

Penjualan Produk *

Pemantauan Counstultant *

Pusat Pelayanan *

160

4.4 Strategi Manajemen SI/TI

Strategi Manajemen SI/TI adalah strategi yang mencakup keseluruhan

elemen strategi yang diterapkan pada perusahaan, strategi yang menjamin

konsistensi kebijakan yang diambil oleh pihak manajemen yang berkaitan

dengan sistem dan teknologi informasi yang digunakan oleh perusahaan.

Kebijakan tersebut dapat berupa struktur organisasi yang dapat mendukung

sistem informasi perusahaan, kebijakan investasi perusahaan, kebijakan yang

berhubungan dengan pemasok, kebijakan yang berkaitan dengan sumber daya

manusia, dan kebijakan akuntansi yang berkaitan dengan sistem informasi

perusahaan.

4.4.1 Rekomendasi Kebijakan dengan Pemasok/ Penyedia Layanan.

Selama ini PT. Orindo Alam Ayu berlangganan teknologi ISDN

(Integrated Services Digital Network) kepada salah satu penyedia

layanan telekomunikasi di Indonesia Namun, masalah yang sering terjadi

adalah mengenai line telepon berlangganan yang digunakan untuk

layanan pesan antar ini. Para anggota seringkali sulit menghubungi line

telepon ini, padahal PT. Orindo Alam Ayu telah menyewa 60 line telepon

untuk memenuhi kebutuhan layanan pesan antar ini. Pada kenyataannya

seringkali 50% dari line itu down dan tidak bisa dihubungi.

Usulan dari kami adalah melakukan perjanjian tertulis dengan penyedia

layanan telekomunikasi yang digunakan oleh PT. Orindo Alam Ayu

untuk mengawasi line yang disewa oleh PT. Orindo Alam Ayu agar line

161

yang telah disewa dapat digunakan secara maksimal dalam rangka

meningkatkan pelayanan kepada para anggotanya.

4.4.2 Rekomendasi Struktur Organisasi

Oleh karena adanya penambahan beberapa fungsi baru dan

pemisahan divisi berdasarkan rekomendasi Area, fungsi, dan proses

bisnis, PT. Orindo Alam Ayu harus melakukan perubahan pada struktur

organisasinya yang mempunyai tujuan untuk memperbaiki, serta

mengoptimalkan fungsi dan proses bisnis serta kinerja dalam mencapai

tujuan perusahaan. Berikut ini adalah gambar rekomendasi struktur

organisasi pada PT. Orindo Alam Ayu.

162

Gambar 4.4 Rekomendasi Struktur Organisasi Kantor Pusat PT. Orindo Alam Ayu

163

Berdasarkan analisa struktur organisasi pada bab sebelumnya,

maka diusulkan struktur organisasi baru, dimana terdapat perubahan pada

struktur organisasi dengan menaikkan HRD yang sebelumnya adalah sub-

divisi dari Finance menjadi sebuah divisi agar dalam melakukan

pengembangan dan peningkatan kualitas sumber daya manusia khususnya

karyawan di PT. Orindo Alam Ayu lebih baik dan terfokus. Adapula

penambahan sub sub-divisi dari TI, yaitu Network Operation dan

Maintenance berdasarkan usulan penggunaan jaringan data terpusat yang

membutuhkan kedua fungsi tersebut agar proses aliran data dan informasi

interal perusahaan berjalan baik.

4.4.3 Rekomendasi Kualifikasi Personil/Karyawan

Keberhasilan pengembangan sistem dan teknologi informasi di

perusahaan tergantung dari kualitas personil divisi TI yang dimiliki oleh

perusahaan. Oleh karena adanya penambahan fungsi baru pada divisi IT

maka diperlukan penambahan staf pada divisi IT. Berikut ini

direkomendasikan untuk kualifikasi staf baru yang harus dimiliki oleh

divisi IT, yaitu :

1. Network Administrator

- Pria/Wanita

- Lulusan S1 Ilmu Komputer

- IPK ≥ 3.00

164

- Memiliki sertifikat CCNA/CCNP

- Memiliki pengalaman sebagai Nerwork Administrator minimal 2 tahun

- Menguasai bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan

2. Teknisi SI/TI

- Pria/Wanita

- Berlatar belakang pendidikan ilmu komputer

- IPK ≥ 3.00

- Mempunyai pengetahuan / keahlian hardware&software

- Pengalaman minimal 2 tahun

3. Pelatihan dan pengembangan karyawan

- Pria

- Pendidikan S1 dari jurusan Psikologi, Hukum, Ekonomi, atau Sosial.

- IPK ≥ 3.00

- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun di posisi yang sama

165

4.5 Portfolio Aplikasi Masa Depan

Untuk mengetahui letak aplikasi yang sudah ada dan untuk mengetahui aplikasi

mana direncanakan dan potensial untuk perusahaan maka dibuat aplikasi portfolio

Mc.Farlan. Melalui aplikasi portfolio Mc.Farlan ini akan membawa bersama sistem

informasi yang telah ada, yang direncanakan dan potensial, kemudian menilai

kontribusi bisnisnya. Aplikasi portfolio Mc.Farlan future PT. Orindo Alam Ayu

adalah sebagai berikut :

Gambar 4.5 Portfolio Aplikasi Masa Depan

166

Keterangan:

(*) aplikasi yang sedang berjalan

( ) aplikasi yang sedang berjalan dan perlu ditingkatkan

(**) aplikasi yang direkomendasikan untuk menunjang strategi bisnis.

bab 4 rekomendasi perencanaan strategi sistem …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2009-2-00802-si bab...

Documents