bab 4 perancangan sistem informasi sumber daya …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-2-01146-mnsi...

BAB 4

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

BERBASIS WEB PADA PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

4.1 Analysis Document

4.1.1 The Task

4.1.1.1 Purpose

Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT

SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dirancang dengan tujuan untuk

mendukung pekerjaan bagian – bagian yang bertanggung jawab dalam

kegiatan personalia, yang dimulai dari perekrutan, penyeleksian,

penerimaan, pelatihan, penilaian, perpindahan jabatan, kompensasi, dan

pemutusan hubungan kerja dan laporan - laporan yang mendukung

manajemen dalam mengambil keputusan.

4.1.1.2 System Definition

Berikut ini adalah kriteria FACTOR dari definisi sistem informasi

sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL

UTAMA:

• Functionality

Sistem ini mendukung pencatatan dan pelaporan aktivitas

SDM yang terkomputerisasi untuk menghasilkan informasi yang

reliable dan up to date dengan membuat sistem perekrutan,

penyeleksian, penerimaan, pelatihan, penilaian kinerja,

perpindahan jabatan, dan PHK karyawan serta memberikan

kemudahan dalam kegiatan pesonalia, seperti absensi, permohonan

cuti, menghitung kompensasi karyawan, dan tunjangan kesehatan

untuk karyawan.

78

• Application Domain

Sistem digunakan oleh bagian – bagian yang bertanggung

jawab dalam aktivitas yang berkaitan dengan sistem, yaitu yang

berkaitan dengan perekrutan, penyeleksian, penerimaan, pelatihan,

penilaian kinerja, perpindahan jabatan, absensi, kompensasi, dan

PHK karyawan. Pengguna dari sistem ini adalah Manager SDM &

Umum, Staf SDM & Umum, Manager Akuntansi & Keuangan,

Direktur Operasional, masing-masing Manager Divisi dan seluruh

karyawan.

• Conditions

Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web ini

dikembangkan berdasarkan usulan / saran untuk mengatasi

kelemahan dalam pelaporan, pencatatan yang ditemukan dalam

aktivitas SDM perusahaan PT SUCOFINDO APPRAISAL

UTAMA. Sistem ini harus terintegrasi dengan semua bagian yang

berhubungan dengan kegiatan sumber daya manusia perusahaan.

Sistem ini dapat dijalankan oleh seluruh karyawan dan pihak-pihak

yang memiliki hak otorisasi di PT SUCOFINDO APPRAISAL

UTAMA.

• Technology

Untuk mengimplementasikan sistem ini diperlukan beberapa

PC (personal computer) dengan sistem operasi windows dan

dengan penambahan device seperti printer, aplikasi PHP dan

sistem informasi SDM. Selain itu, diperlukan PC yang terhubung

pada server dengan menggunakan jaringan komputer lokal ( LAN

).

• Objects

Pelamar, Karyawan, Perekrutan, Penyeleksian, Penerimaan,

Pelatihan, Penilaian kinerja, Pelanggaran, Perpindahan Jabatan

79

meliputi Mutasi, Demosi, Promosi dan PHK karyawan, Absensi,

Cuti, dan Kompensasi.

• Responsibility

Sistem menyediakan informasi sumber daya manusia yang up

to date kepada pihak yang membutuhkan untuk memperlancar

kegiatan operasional perusahaan dan sebagai media komunikasi

antara Manager SDM & Umum dengan karyawan, Manager Divisi,

Manager Akuntansi & Keuangan, Direktur Operasional, dan

Kepala Cabang Representatif. Selain itu, sistem ini juga merupakan

alat yang efisien, efektif dan dapat diandalkan untuk pencatatan

pekerjaan yang dilakukan seluruh karyawan, baik yang berada di

kantor pusat maupun kantor - kantor cabang.

4.1.1.3 Context

Gambar 4.1 Rancangan Rich Picture Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web

Perekrutan, Seleksi, Penerimaan Karyawan Baru yang diusulkan

4.1.2 Problem Domain

Rancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web yang

diusulkan pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dimulai pada saat

80

suatu divisi membutuhkan karyawan karena adanya posisi kosong dalam

perusahaan. Manager Divisi bersangkutan yang membutuhkan karyawan

mengisi surat permintaan karyawan dan sistem secara otomatis akan

menampilkan informasi kebutuhan karyawan pada Manager SDM & Umum.

Dari sinilah diketahui posisi yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan, jenis

tenaga kerja yang dibutuhkan, jumlah tenaga kerja, usia, jenis kelamin,

pendidikan terakhir, pengalaman kerja, keahlian khusus. Setelah itu Manager

SDM & Umum membuat perencanaan SDM dengan merencanakan

perekrutan karyawan untuk posisi yang kosong tersebut, baik dengan cara

internal dan eksternal.

Untuk perekrutan internal, Manager Divisi melihat ada atau tidak

karyawan lain yang mampu untuk mengisi posisi kosong tersebut dengan

cara mengevaluasi form evaluasi kinerja karyawan lama yang ada. Apabila

dari karyawan internal memenuhi persyaratan untuk mengisi jabatan yang

kosong tersebut, Manager Divisi akan memberitahu bagian SDM.

Selanjutnya Manager SDM & Umum melakukan wawancara internal dengan

karyawan tersebut dan jika perlu dilakukan juga tes psikologi, tes medis

untuk mengetahui apakah karyawan ini layak untuk dipromosikan ataupun

dimutasi baik secara fisik maupun mental. Manager SDM & Umum akan

mengeluarkan surat keputusan promosi atau mutasi pada karyawan yang

telah dinyatakan layak atau lulus.

Mutasi terdapat 2 jenis, yaitu mutasi horizontal dan mutasi vertikal.

Dimana mutasi horizontal adalah perpindahan jabatan yang tidak mengubah

posisi kedudukan semula. Sedangkan mutasi vertikal dibagi 2, yaitu promosi

dan demosi.

Tetapi jika pada perekrutan internal tidak ada karyawan lama yang

memenuhi spesifikasi jabatan untuk mengisi posisi kosong tersebut, maka

perekrutan eksternal akan dilakukan oleh SDM dengan cara membuat

lowongan pekerjaan di media massa. Surat lamaran yang masuk, diseleksi

oleh bagian SDM dan tentu saja diseleksi sesuai dengan kebutuhan

81

perusahaan, bagi yang memenuhi syarat dipanggil untuk mengikuti seleksi

berikutnya.

Setelah itu pelamar akan mengikuti tes psikologi dan tes medis. Tes

Psikologi untuk menguji kecerdasan, bakat, prestasi, minat, dan kepribadian

dari pelamar. Setelah itu pelamar yang lulus tes akan mengikuti wawancara

yang dilakukan oleh Manager Divisi yang bersangkutan. Dengan wawancara

akan diperoleh informasi dari setiap pelamar, kemudian dievaluasi satu -

persatu siapa yang paling tinggi kemampuannya untuk pekerjaan itu. Divisi

bersangkutan memberikan hasil wawancara dan tes dari pelamar – pelamar

yang memenuhi kriteria perusahaan kepada SDM. Setelah itu Staf SDM &

Umum akan memasukkan seluruh data mengenai karyawan baru ke dalam

sistem. Sistem akan menyimpan data tersebut dan membuat Surat Kontrak

Kerja yang harus ditandatangani oleh Direktur Operasional dan diberikan

kepada karyawan dan tembusannya diberikan kepada Manager Akuntansi &

Keuangan yang bertanggung jawab dalam pembayaran gaji dan upah

karyawan. Setelah dinilai kinerjanya baik, maka karyawan dapat diangkat

menjadi karyawan tetap. Manager SDM & Umum akan mengubah status

karyawan kontrak menjadi karyawan tetap dan mencetak Surat

Pengangkatan Karyawan.

Setiap hari pada saat masuk kerja dan pulang kerja, Manager SDM &

Umum akan mewajibkan karyawan untuk mengisi absensi dengan cara

memasukkan kartu absensi pada mesin absen. Ketika kartu absen

dimasukkan pada mesin absen tersebut, mesin akan mencatat waktu di kartu

absensi tersebut. Mesin ini akan mencatat jam masuk dan jam keluar

karyawan. Tiap akhir bulan, sistem akan membuat rekap absensi tiap

karyawan dengan menghitung jumlah keterlambatan karyawan, jumlah tidak

masuk kerja dengan berbagai alasan. Dari absensi ini, sistem akan

menghitung secara otomatis jumlah kehadiran karyawan. Selain itu,

karyawan juga berhak mengajukan permohonan cuti dengan mengisi Form

Pengajuan Cuti pada sistem, sistem akan meminta persetujuan dari Manager

82

SDM & Umum atas pengajuan cuti ini. Jika pengajuan cuti ini diterima

maka sistem akan mengurangi jumlah hak cuti karyawan.

Setiap akhir bulan, Manager SDM & Umum memeriksa informasi

karyawan dalam sistem agar dapat diketahui kehadiran karyawan maupun

ketidakhadiran karyawan dalam periode tertentu, sehingga Manager SDM &

Umum dapat mengambil tindakan lebih lanjut kepada karyawan yang absen

tanpa keterangan. Dalam sebulan, karyawan yang absen lebih dari 3 kali dan

tanpa keterangan jelas, maka Manager SDM & Umum akan memberikan

surat peringatan. Manager SDM & Umum mewajibkan divisi bersangkutan

untuk membuat laporan-laporan tentang pelanggaran yang telah dilakukan

karyawannya, apabila terdapat karyawan yang melakukan pelanggaran,

maka akan diberikan surat peringatan. Seandainya karyawan bersangkutan

masih tetap melakukan pelanggaran, maka Manager SDM & Umum akan

mengambil tindakan lebih tegas, misalnya : mendemosikan karyawan

tersebut. Demosi adalah perpindahan jabatan ke jabatan yang lebih rendah

dan memperkecil tanggung jawab, wewenang, dan penghasilan.

Pelanggaran-pelanggaran yang dinilai meliputi ketidakhadiran karyawan

tanpa surat keterangan, keterlambatan yang terlalu sering dilakukan

karyawan, pulang lebih awal dari waktu yang telah ditentukan perusahaan,

dan pelanggaran lainnya.

Untuk pelatihan, divisi yang bersangkutan mengusulkan kepada

Manager SDM & Umum untuk mengadakan pelatihan tertentu sesuai dengan

kebutuhan karyawan. Lalu divisi yang bersangkutan akan memilih karyawan

untuk mengikuti pelatihan sesuai dengan latar belakang dan pekerjaannya.

Penjadwalan untuk pelatihan akan disusun oleh Manager SDM & Umum

dan diberitahukan kepada karyawan beserta Manager Divisi yang

bersangkutan.

Proses penilaian kinerja setiap karyawan dilakukan setiap bulan

dengan kriteria yang telah ditetapkan yaitu dengan cara mengisi lembar

kinerja karyawan yang dilakukan oleh masing- masing Manager Divisi.

Sesudah itu lembar penilaian kinerja karyawan diserahkan kepada Manager

83

SDM & Umum kemudian disimpan dalam suatu database untuk dievaluasi

sebagai pertimbangan kenaikan gaji, besarnya tunjangan, pendidikan dan

pelatihan. Dari penilaian kinerja karyawan, dapat ditentukan karyawan mana

yang layak dimutasikan atau dipromosikan untuk menduduki jabatan yang

lebih tinggi atau jika penilaian kinerja kurang baik, maka karyawan tersebut

didemosi.

Jika terjadi perpindahan jabatan, maka Staf SDM & Umum akan

memasukkan data mengenai mutasi karyawan ke dalam sistem dan sistem

akan mengupdate data divisi atau posisi karyawan dan juga mengupdate gaji

pokok serta membuat surat Mutasi Karyawan yang harus diserahkan kepada

karyawan yang bersangkutan.

Apabila ada divisi lain yang membutuhkan karyawan, maka Manager

SDM & Umum akan memberikan informasi tentang hasil penilaian kinerja

karyawan yang telah dilakukan, sehingga divisi lain mempunyai bahan

pertimbangan untuk memilih siapa yang cocok menduduki jabatan itu.

Perusahaan juga akan memberikan bonus ataupun kenaikan gaji bagi

karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Manager SDM & Umum

bertanggung jawab untuk mengisi data penyesuaian gaji pada sistem.

Jika karyawan melakukan pelanggaran terhadap tata tertib perusahaan

maka perusahaan berhak memberikan surat peringatan (SP). Manager SDM

& Umum akan memasukkan data pelanggaran karyawan kedalam sistem

dan akan membuat Surat Peringatan.

Proses Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) antara perusahaan dan

karyawan dapat terjadi karena tiga hal yaitu :

1. Karyawan di berhentikan dari perusahaan bila karyawan tersebut

mendapat surat peringatan sebanyak tiga kali atas pelanggaran yang telah

dilakukannya terhadap peraturan perusahaan.

2. Karyawan mengundurkan diri dan telah mendapatkan keputusan dari

pihak Manager SDM & Umum.

3. Pensiun.

84

Karyawan berhak mendapat uang penghargaan masa kerja, uang

pesangon, uang pensiun, dan uang pisah jika memenuhi syarat- syarat dalam

peraturan kerja bersama. Sistem akan menghitung secara otomatis untuk

pembayaran PHK ini. Jika ada karyawan yang berhenti bekerja maka

Manager SDM & Umum akan memasukkan data kedalam sistem dan

membuat dan mencetak surat Pemberhentian karyawan dan surat referensi

kerja bagi karyawan yang dinilai baik kinerjanya. Surat – surat ini akan

ditandatangani oleh Direktur Operasional dan tembusannya diberikan kepada

Manager Akuntansi & Keuangan untuk membayarkan gaji atau upah

karyawan tersebut beserta pembayaran PHK yang berhak diterima karyawan.

Dalam perhitungan kompensasi, sistem akan menghitung secara

otomatis gaji pokok karyawan ditambah dengan berbagai tunjangan maupun

tambahan pembayaran yang berhak diterima karyawan dan dikurangi dengan

potongan untuk Jamsostek.

Tiap akhir bulan, Manager SDM & Umum akan membuat transaksi

pembayaran gaji untuk tiap karyawan. Sistem akan meminta persetujuan dari

Direktur Operasional atas daftar gaji yang sudah dibuat. Jika daftar gaji

tersebut disetujui, maka Manager Akuntansi & Keuangan dapat mencetak

slip gaji untuk masing-masing karyawan dan juga membuat daftar nomor

rekening dan jumlah gaji karyawan beserta cek yang diserahkan kepada bank

untuk mentransfer gaji ke rekening karyawan.

Application Domain

Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA yang dibuat bertujuan untuk mendukung tugas-tugas

Manager SDM & Umum, Manager Akuntansi & Keuangan, dan Manager

Divisi terutama dalam menangani masalah perekrutan, seleksi, penerimaan,

pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan jabatan, pemutusan hubungan kerja

dan pengkompensasian. Selain itu, sistem yang dibuat harus dapat

mempermudah dalam pengendalian terhadap kegiatan-kegiatan yang

berhubungan dengan kepegawaian.

85

Berikut ini adalah fungsi utama dari application domain sistem

informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA, antara lain sebagai berikut:

1. Membuat permintaan karyawan

2. Membuat pendataan pelamar

3. Membuat surat panggilan tes

4. Evaluasi hasil tes

5. Membuat surat panggilan wawancara

6. Evaluasi hasil wawancara

7. Menyeleksi pelamar

8. Membuat pendataan karyawan baru

9. Membuat pendataan pelatihan

10. Membuat pendataan penilaian karyawan yang terdiri dari kinerja

karyawan, absensi, pelanggaran

11. Membuat pendataan perpindahan jabatan (promosi, mutasi, demosi)

12. Membuat pendataan karyawan yang di PHK

13. Membuat surat peringatan

14. Transaksi cuti

15. Absensi

16. Transaksi Tunjangan Kesehatan Karyawan

17. Transaksi penyesuaian gaji karyawan

18. Membuat transaksi pembayaran gaji karyawan

19. Membuat laporan daftar gaji

20. Mencetak slip gaji

4.1.2.1 Cluster

Model sistem informasi sumber daya manusia pada PT SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster,

yaitu Perekrutan, Jabatan, Penilaian, Mutasi, PHK, Pembayaran. Cluster-

cluster tersebut dapat dilihat pada gambar berikut ini.

86

Gambar 4.2 Cluster Model Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web

4.1.2.2 Structure

a. Perekrutan

Gambar 4.4 dibawah ini menunjukkan structure dari “Perekrutan“,

dimana “panggilan” memiliki hubungan agregasi dengan “hasil tes“ dan

“hasil wawancara“ sedangkan “Spesifikasi Pekerjaan”, “panggilan”,

memiliki hubungan asosiasi dengan “pelamar”.

Gambar 4.4 Structure dari “Perekrutan”

Kompensasi Pelatihan PHK Cuti

Perpindahan Jabatan

Penilaian Jabatan Perekrutan

87

b. Jabatan

Gambar 4.5 dibawah ini menunjukkan structure dari “Jabatan“,

dimana karyawan memiliki hubungan generalisasi dengan “Keuangan”,

“Pemasaran” dan “Umum“. Bentuk generalisasi ini menunjukkan

perbedaan perlakuan penghitungan gaji dan upah atas karyawan –

karyawan tersebut. Sedangkan divisi memiliki hubungan agregasi dengan

“jabatan”.

Gambar 4.5 Structure dari “Jabatan”

c. Penilaian Kinerja

Gambar 4.6 menggambarkan asosiasi hubungan antara “penilaian

kinerja” dengan “karyawan”.

Gambar 4.6 Structure dari “Penilaian Kinerja”

d. Perpindahan Jabatan

Gambar 4.7 dibawah ini memperlihatkan structure dari

perpindahan jabatan, dan menggambarkan asosiasi hubungan antara

“karyawan” dengan “perpindahan jabatan”. Perpindahan Jabatan

88

memiliki hubungan generalisasi dengan “Promosi”, “Mutasi” dan

“Demosi“. Bentuk generalisasi ini menunjukkan perbedaan perlakuan

penghitungan gaji dan upah atas karyawan – karyawan tersebut.

Gambar 4.7 Structure dari “Mutasi”

e. Pemutusan Hubungan Kerja

Pada gambar 4.8 dibawah ini memperlihatkan structure dari

“PHK“ dimana class “Karyawan“ memiliki hubungan asosiasi dengan

“PHK” dan “Surat Peringatan“.

Gambar 4.8 Structure dari “PHK”

f. Pelatihan

Gambar 4.9 dibawah ini menunjukkan structure dari “Pelatihan“,

dimana “Data Pelatihan” memiliki hubungan agregasi dengan

“Pelatihan” yang menunjukkan bahwa data pelatihan karyawan yang ada

tergantung dari pelaksanaan pelatihan yang dilakukan.

89

Gambar 4.9 Structure dari “Pelatihan”

g. Cuti

Gambar 4.10 dibawah ini menunjukkan structure dari “Cuti“, yang

digunakan untuk mencatat setiap pengajuan permohonan cuti dari

karyawan.

Gambar 4.10 Structure dari “Cuti”

h. Kompensasi

Gambar 4.11 menggambarkan asosiasi hubungan antara

“kompensasi” dengan “karyawan”.

Karyawan Kompensasi

1 1

Gambar 4.11 Structure dari “Kompensasi”

Gambar 4.12 dibawah ini menggambarkan struktur lengkap dari

keseluruhan class yang ada dalam sistem informasi sumber daya manusia

berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

90

Hubungan antara “divisi” dengan “spesifikasi pekerjaan“ terjadi

ketika bagian divisi tertentu membutuhkan karyawan, maka Manager

Divisi menganalisis dan memasukkan spesifikasi pekerjaan yang

dibutuhkan.

Hubungan antara “pelamar”, “panggilan“, “hasil wawancara”,

“hasil tes” dan “karyawan” terjadi ketika Manager SDM & Umum

mengiklankan jabatan yang kosong, maka pelamar akan datang ke

perusahaan untuk menyerahkan lamaran atau dengan mengirimkan

lamaran melalui pos. Setelah Manager SDM & Umum menyeleksi

lamaran yang masuk, maka akan dilakukan panggilan terhadap pelamar

untuk dilakukan wawancara dan tes. Setelah itu, hasil tes dan hasil

wawancara akan keluar dan akan digunakan sebagai acuan untuk

menerima pelamar tersebut sebagai karyawan.

Hubungan antara “karyawan”, “pelatihan ” dan “data pelatihan“

terjadi ketika Manager Divisi mengajukan kebutuhan pelatihan ke

Manager SDM & Umum. Setelah kebutuhan pelatihan disetujui oleh

Manager SDM & Umum, maka pelatihan terhadap karyawan

dilaksanakan. Setelah itu, Manager SDM & Umum akan memasukkan

data pelatihan seperti membuat copy sertifikat, sebagai bukti untuk

diperbaharuinya catatan pelatihan, serta catatan kualifikasi karyawan

seperti jenis pelatihan yang telah diikuti karyawan yang akan disimpan

ke dalam file.

Hubungan antara “karyawan”, “absensi” dan “penilaian kinerja“

terjadi pada saat karyawan melakukan absensi, dimana absensi karyawan

berpengaruh terhadap penilaian kinerja. Kinerja karyawan yang dinilai

antara lain berdasarkan absensi karyawan, kualitas kerja, kuantitas kerja,

inisiatif kerja, hubungan kerja dan disiplin kerja.

Hubungan antara “karyawan”, “jabatan”, “divisi”, “perpindahan

jabatan“, terjadi ketika karyawan ditempatkan dalam divisi pada jabatan

tertentu dan demosi, mutasi serta promosi karyawan juga menyebabkan

berubahnya jabatan atau divisi yang ditempati karyawan.

91

Hubungan antara “karyawan”, “surat peringatan”, dan “PHK”

terjadi ketika Manager SDM & Umum membuat surat peringatan kepada

karyawan. Jika jumlah surat peringatan = 3 maka karyawan harus

dipecat. Selain itu, hubungan ini juga terjadi ketika ada karyawan yang

ingin mengundurkan diri atau sudah memasuki masa pensiun.

Hubungan antara “karyawan” dan “Transaksi Cuti” terjadi pada

saat karyawan mengajukan permohonan cuti dan sistem akan

mengurangi jatah cuti karyawan.

Hubungan antara “karyawan” dan “Kompensasi” terjadi pada saat

Manager SDM & Umum membuat transaksi kompensasi karyawan yang

akan mendata data gaji pokok dan besar tunjangan karyawan.

Gambar 4.12 Class Diagram Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

92

4.1.2.3 Classes and Behaviour

Pelamar

Class “Pelamar” menggambarkan event dimana pelamar melamar dan

akan dipanggil untuk diwawancara dan di tes. Class ini merupakan

kumpulan dari objek-objek yang berisikan dokumen para pelamar yang

belum diterima menjadi karyawan dan akan tidak aktif pada saat pelamar

diterima atau ditolak.

Gambar 4.13 Class “Pelamar”

Gambar 4.14 Statechart Diagram Class “Pelamar”

93

Spesifikasi Pekerjaan

Class “Spesifikasi Pekerjaan“ merupakan kumpulan dari objek - objek

yang berisi dokumen mengenai daftar dari Spesifikasi Pekerjaan dari

masing-masing jabatan yang akan diisi oleh pelamar.

Manager Divisi meminta Spesifikasi Pekerjaan yang dibutuhkan untuk

mengisi jabatan yang kosong. Dari Spesifikasi Pekerjaan yang ada, akan

dianalisis sesuai dengan kriteria pelamar yang akan direkrut untuk mengisi

jabatan yang kosong tersebut.

Gambar 4.15 Class “Spesifikasi Pekerjaan”

Gambar 4.16 Statechart Diagram Class “Spesifikasi Pekerjaan”

Panggilan

Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisikan

dokumen mengenai para pelamar yang akan dipanggil untuk di wawancara

dan di tes sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Panggilan wawancara dan tes aktif setelah Manager SDM & Umum

membuat jadwal wawancara dan tes yang akan dicetak lalu pelamar akan

dipanggil untuk dilaksanakannya wawancara dan tes sesuai dengan jadwal

yang telah ditentukan.

94

Gambar 4.17 Class “Panggilan”

Gambar 4.18 Statechart Diagram Class “Panggilan”

Hasil Wawancara

Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek berupa dokumen dari

hasil wawancara para pelamar yang telah dinilai.

Hasil wawancara ada setelah dicatat oleh Manager SDM & Umum dan

dievaluasi lebih lanjut. Jika sudah tidak diperlukan lagi maka dokumentasi

hasil wawancara tersebut akan dihapus.

Hasil Wawancara

+ dicatat ()

+ dievaluasi ()

+ dikeluarkan ()

- kode_pelamar : varchar()

- nama_pelamar : varchar()

- periode : varchar(3)

- nama_divisi : varchar(50)

- nama_jabatan : varchar(50)

- hasil_wawancara : string()

Gambar 4.19 Class “Hasil Wawancara”

95

Gambar 4.20 Statechart Diagram Class “Hasil Wawancara”

Hasil Tes

Class ini merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisikan

dokumen mengenai para pelamar yang akan dipanggil untuk tes dan

melakukan tes setelah lulus wawancara.

Hasil tes aktif setelah pelamar melakukan tes dan hasilnya dicatat oleh

Manager SDM & Umum. Hasil tersebut akan dievaluasi untuk menyeleksi

pelamar. Setelah tidak diperlukan lagi, maka data tersebut akan dihapus.

Hasil Tes

+ dicatat ()

+ dievaluasi ()

+ dikeluarkan ()

- kode_pelamar : varchar()

- nama_pelamar : varchar()

- periode : varchar(3)

- nama_divisi : varchar(50)

- nama_jabatan : varchar(50)

- hasil_wawancara : string()

Gambar 4.21 Class “Hasil Tes”

Gambar 4.22 Statechart Diagram Class “Hasil Tes”

Karyawan

Class “Karyawan” menggambarkan event dimana akan mulai aktif

pada saat karyawan direkrut, dan selama aktif, akan ada kegiatan mengubah

data karyawan, karyawan akan bekerja, dilatih, dinilai, absensi, menghitung

96

jumlah keterlambatan dalam sebulan, menghitung sisa cuti, menghitung

surat peringatan, mengubah status karyawan, dan mencetak Surat Kontrak

Kerja dan Surat Pengangkatan Karyawan. Pada saat kondisi ternilai, dari

penilaian tersebut akan menentukan karyawan tersebut akan dimutasi dan

dipromosi dan akan aktif untuk bekerja sesuai dengan hasil penilaian.

Karyawan akan menjadi tidak aktif saat berhenti.

- npp : varchar(12)

- id_golongan : int(2)

- id_jabatan : varchar(3)

- id_negara : varchar(1)

- nomor_kartu_identitas : varchar(30)

- nama_karyawan : varchar(100)

- gender : enum('','Laki-laki','Perempuan')

- tgl_lahir : date

- tempat_lahir : varchar(50)

- agama : enum('','Budha','Hindu','Islam','Katolik','Protestan')

- suku : varchar(10)

- status_perkawinan : enum('','Kawin','Belum kawin')

- tinggi_badan : float

- berat_badan : float

- bentuk_rambut : varchar(20)

- warna_rambut : varchar(20)

- bentuk_muka : varchar(20)

- warna_kulit : varchar(20)

- ciri_khas : varchar(200)

- cacat_tubuh : varchar(200)

- tgl_mulai_kerja_karyawan : date

- telepon : varchar(25)

- handphone : varchar(25)

- alamat : varchar(125)

- foto : varchar(100)

Karyawan

+ absensi()

+ bekerja()

+ berhenti()

+ dilatih()

+ dimutasikan()

+ dinilai()

+ dipromosikan()

+ direkrut()

+ mencetak()

+ menghitung()

+ mengubah()

Gambar 4.23 Class “Karyawan”

97

Aktifdirekrut mencetak surat pengangkatan karyawan

dilatihbekerja

menghitung

absensi

mengubah

PHK

mengubah status aktif karyawan

Ternilai

bekerja

didemosi

dimutasidipromosi

dinilaiberhenti bekerja

Gambar 4.24 Statechart Diagram Class “Karyawan”

Divisi

Class “Divisi” menggambarkan event dimana dapat menambah divisi,

mengubah Manager Divisi, dan menghapus divisi yang ada. Berikut ini

adalah gambar class ”Divisi” dan pola behaviournya.

Gambar 4.25 Class “Divisi”

Gambar 4.26 Statechart Diagram Class “Divisi”

Jabatan

Class “Jabatan” menggambarkan event dimana dapat menambah jabatan,

menghapus jabatan yang ada, mengubah deskripsi pekerjaan dan golongan

gaji serta dapat mengubah status karyawan. Berikut ini adalah gambar class

”Jabatan” dan pola behaviournya.

98

Gambar 4.27 Class “Jabatan”

Gambar 4.28 Statechart Diagram Class “Jabatan”

Absensi

Class “Absensi” menggambarkan event dimana dapat mengisi absen,

mengecek keterlambatan, mencetak laporan absensi, dan mengisi alasan

ketidakhadiran karyawan. Berikut ini adalah gambar class ”Absensi” dan

pola behaviournya.

Gambar 4.29 Class “Absensi”

99

Gambar 4.30 Statechart Diagram Class “Absensi”

Transaksi Cuti

Class “Transaksi Cuti” menggambarkan event dimana dapat membuat

transaksi cuti, mengecek hak cuti karyawan, mengecek sisa cuti karyawan,

meminta persetujuan dari Manager Divisi, mengurangi hak cuti, diterima,

dan ditolak. Berikut ini adalah gambar class ”Transaksi Cuti” dan pola

behaviournya.

Gambar 4.31 Class “Transaksi Cuti”

Aktifmembuat transaksi cuti

mengecek hak cuti

mengecek sisa cuti

Waiting

Tersetujui

Release

meminta persetujuan

diterima

ditolak

mengurangi hak cuti

Gambar 4.32 Statechart Diagram Class “Transaksi Cuti”

100

Perpindahan Jabatan

Class “Perpindahan Jabatan” menggambarkan event dimana dapat

mengubah jabatan atau divisi karyawan, dapat dipromosikan, dapat

didemosikan dan dimutasikan, menyesuaikan gaji, dan mencetak surat

mutasi. Berikut ini adalah gambar class ” Perpindahan Jabatan” dan pola

behaviournya.

Gambar 4.33 Class “Perpindahan Jabatan”

Gambar 4.34 Statechart Diagram Class “Perpindahan Jabatan”

Surat Peringatan

Class “Surat Peringatan” menggambarkan event dimana dapat

membuat peringatan untuk karyawan dan mencetak surat peringatan. Berikut

ini adalah gambar class ”Surat Peringatan” dan pola behaviournya.

101

Gambar 4.35 Class “Surat Peringatan”

Gambar 4.36 Statechart Diagram Class “Surat Peringatan”

PHK

Class “PHK” menggambarkan event dimana dapat membuat transaksi

PHK, mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK, menghitung tunjangan

khusus, menghitung tunjangan pensiun, menghitung tunjangan PHK dan

mencetak Surat Pemberhentian Karyawan dan Surat Referensi Kerja. Berikut

ini adalah gambar class ”PHK” dan pola behaviournya.

Gambar 4.37 Class “PHK”

Aktif

membuat transaksi

PHKmencetak surat PHK surat referensi

mengecek hak mendapatkan tunjangan PHK

menghitung pembayaran

PHK Gambar 4.38 Statechart Diagram Class “PHK”

102

Pelatihan

Class “Pelatihan” menggambarkan event dimana akan mulai aktif pada

saat diminta oleh Manager Divisi. Pada saat kondisi pelatihannya ada maka

pelatihan akan dicocokkan terlebih dahulu untuk menentukan karyawan

yang akan ikut pelatihan. Setelah itu pelatihan akan dilaksanakan oleh

karyawan, dan hasilnya akan dicatat ke dalam Class “Data Pelatihan” yang

merupakan kumpulan dari objek-objek yang berisi mengenai data karyawan

yang mengikuti pelatihan beserta kode pelatihan yang diikuti oleh karyawan

yang bersangkutan Kemudian pelatihan akan dicatat dan dicetak dan akan

tidak aktif setelah pelatihan selesai.

Gambar 4.39 Class “Pelatihan”

Gambar 4.40 Statechart Diagram Class “Pelatihan”

Penilaian Kinerja

Class “Penilaian kinerja” menggambarkan event yang akan mulai aktif

pada saat karyawan dinilai oleh Manager Divisi yang bersangkutan, melalui

form penilaian dan dievaluasi sebagai bahan pertimbangan apakah karyawan

tersebut dapat dipromosikan atau dimutasikan, dan laporan penilaian kinerja

103

akan dicetak. Class ini berakhir apabila karyawan bersangkutan berhenti

atau tidak lagi bekerja di perusahaan.

Penilaian Kinerja

- npp : varchar(12)

- id_pertanyaan : int(2)

- keterangan_pertanyaan : varchar(100)

- nilai_pertanyaan : varchar(5)

- tgl_penilaian_kinerja : date

+ dinilai ()

+ dievaluasi ()

+ dicetak () Gambar 4.41 Class “Penilaian Kinerja”

Gambar 4.42 Statechart Diagram Class “Penilaian Kinerja”

Kompensasi

Class “Kompensasi” menggambarkan event dimana dapat membuat

transaksi kompensasi, mengecek batas minimal dan batas maksimal gaji,

mengupdate gaji pokok dan mencetak pemberitahuan kompensasi.

Gambar 4.43 Class “Kompensasi”

104

Aktifmembuat transaksi kompensasi

mengecek batas minimal dan batas maksimal gaji

Update

mengupdate gaji pokok

mencetak

Gambar 4.44 Statechart Diagram Class “Kompensasi”

4.1.2.4 Event

Sebelum membuat event table, maka harus terlebih dahulu ditentukan

class dan event. Berikut ini adalah class dan event dari sistem informasi

sumber daya manusia.

Class:

• Pelamar

• Spesifikasi Pekerjaan

• Panggilan

• Hasil Wawancara

• Hasil Tes

• Karyawan

• Divisi

• Jabatan

• Absensi

• Transaksi Cuti

• Perpindahan Jabatan

• Surat Peringatan

• PHK

• Pelatihan

105

• Data Pelatihan

• Penilaian Kinerja

• Kompensasi

Event:

• Absensi

• Bekerja

• Berhenti

• Dibuat

• Dicatat

• Dicocokkan

• Didemosikan

• Dievaluasi

• Dihapus

• Dikeluarkan

• Dilaksanakan

• Dilaporkan

• Dilatih

• Diminta

• Dimutasikan

• Dinilai

• Dipanggil

• Dipromosikan

• Direkrut

• Diterima

• Dites

• Ditolak

• Diwawancara

• Melamar

• Membuat transaksi

106

• Meminta

• Meminta persetujuan

• Menambah

• Mencetak

• Menganalisa

• Mengecek

• Menghapus

• Menghitung

• Mengisi

• Mengubah

• Mengupdate

• Mengurangi hak cuti

• Selesai

Berikut ini adalah tabel 4.1 yaitu event table dari sistem informasi

sumber daya manusia PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA. Tanda

asterisk (*) menunjukkan bahwa event tersebut dijalankan berulang-ulang

(iteration) oleh class yang bersangkutan. Sedangkan tanda plus (+)

menunjukkan event yang dijalankan secara sequential (selection).

K

ompensasi

Penilaian K

inerja

Pelatihan

PH

K

Surat P

eringatan

Mutasi

Transaksi C

uti

Absensi

Jabatan

Divisi

Karya

wan

Hasil T

es

Hasil W

awan

cara

Panggilan

Spesifikasi P

ekerjaan

Pelam

ar

Classes

Events

* + Absensi * Bekerja + + Berhenti + + + + Dibuat

107

+ + + Dicatat * Dicocokkan * Didemosikan * + + Dievaluasi + + Dikeluarkan + Dilaksanakan * Dilaporkan * Dilatih * Diminta * * Dimutasikan * * Dinilai + + Dipanggil * * Dipromosikan + Direkrut + * + Diterima * + Dites + + Ditolak + Diwawancara Melamar

+ + + Membuat transaksi

* Meminta

+ Meminta persetujuan

+ + Menambah + + + + + + + + + Mencetak * Menganalisis * * * Mengecek + + Menghapus * * * * * Menghitung + Mengisi + * * * Mengubah * * Mengupdate

+ Mengurangi hak cuti

+ Selesai

108

4.1.3 Application Domain

4.1.3.1 Usage

4.1.3.1.1 Overview

Dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT

SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA terdapat 3 aktor yang menggunakan

sistem ini, antara lain: Manager SDM & Umum, Manager Akuntansi &

Keuangan, Direktur Operasional, Manager Divisi dan Karyawan.

Berikut adalah tabel 4.2 yaitu actor table sistem informasi sumber

daya manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

ACTOR

Kar

yaw

an

Man

ager

SD

M &

Um

um

Man

ager

Div

isi

Man

ager

Aku

ntan

si &

Keu

anga

n

Dire

ktur

Ope

rasi

onal

USE CASE

Analisis kebutuhan karyawan X

Membuat permintaan karyawan X

Pendataan pelamar X

Membuat laporan pendataan pelamar X

Pendataan seleksi pelamar X

Membuat laporan data seleksi X

Membuat pendataan karyawan baru X

Pendataan pelatihan X

Membuat laporan pelatihan X

Mengevaluasi kinerja karyawan X

Membuat laporan penilaian kinerja X

Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan X

Membuat laporan Mutasi X

Membuat pendataan karyawan yang dipromosikan X

Membuat laporan Promosi X

109

Membuat pendataan karyawan yang di PHK X

Membuat laporan PHK X

Transaksi cuti X X X

Absensi X X

Membuat laporan absensi X

Membuat surat peringatan X

Membuat transaksi pembayaran gaji karyawan X

Mencetak slip gaji X

Membuat laporan daftar gaji X X

Tabel 4.2 Actor Table Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL

UTAMA

4.1.3.1.2 Actors

Berikut ini adalah actor descriptions sistem informasi sumber daya

manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

Tabel 4.3 Definisi Aktor Karyawan

Karyawan

Tujuan

Karyawan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana karyawan dapat melakukan absensi dengan cara manual dan data absensi tersebut didata ulang supaya bisa masuk kedalam sistem. Karyawan juga dapat mengajukan permohonan cuti secara langsung dengan cara mengisi transaksi cuti pada sistem. Selain itu, karyawan dapat melihat data pribadi mereka dalam master karyawan tetapi tidak mempunyai hak untuk mengubah data yang ada.

Karakteristik Karyawan yang dapat mengakses sistem hanyalah karyawan yang berstatus aktif bekerja di perusahaan.

Tabel 4.4 Definisi Aktor Staf SDM & Umum

Staf SDM & Umum

Tujuan

Staf SDM & Umum bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab dalam pendataan pelamar, membuat laporan pendataan pelamar, mendata pelamar yang diseleksi, membuat laporan pelamar yang diseleksi, menginput data karyawan, mendata jadwal pelatihan, mendata karyawan yang pindah jabatan, mendata karyawan yang di PHK, dan mendata absensi seluruh karyawan kedalam sistem.

Karakteristik Staf SDM & Umum haruslah orang yang mempunyai kemampuan administratif.

110

Tabel 4.4a Definisi Aktor Manager SDM & Umum

Manager SDM & Umum

Tujuan

Manager SDM & Umum bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang bertanggung jawab dalam menganalisis kebutuhan karyawan, penyeleksian, membuat laporan karyawan yang ikut pelatihan, karyawan yang dimutasikan, promosi, demosi serta karyawan yang di PHK, membuat surat peringatan, dan menyetujui cuti karyawan.

Karakteristik

Manager SDM & Umum haruslah orang yang cukup teliti karena dia yang menangani seluruh kegiatan sumber daya manusia di perusahaan, antara lain merekrut, melakukan penilaian kinerja, mengatur pelatihan, dan melakukan PHK terhadap karyawan.

Tabel 4.5 Definisi Aktor Manager Divisi

Manager Divisi

Tujuan

Manager Divisi bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia yang membuat permintaan karyawan dan bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan terhadap permohonan cuti karyawan dan melakukan penilaian kinerja karyawan yang berada di divisinya.

Karakteristik

Manager Divisi adalah orang yang bertanggung jawab atas seluruh kegiatan dan karyawan dalam divisinya masing-masing. Selain itu, dia bertanggung jawab untuk membantu Manager SDM & Umum menilai kinerja karyawan yang berada di divisinya.

Tabel 4.6 Definisi Aktor Manager Akuntansi & Keuangan

Manager Akuntansi & Keuangan

Tujuan

Manager Akuntansi & Keuangan bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk mencetak slip gaji untuk pembayaran gaji karyawan melalui bank.

Karakteristik

Manager Akuntansi & Keuangan adalah orang yang bertanggung jawab atas keuangan perusahaan termasuk pembayaran gaji karyawan. Oleh karena itu, Manager Akuntansi & Keuangan haruslah orang yang teliti dalam melakukan berbagai transaksi pembayaran agar tidak merugikan perusahaan.

111

Tabel 4.7 Definisi Aktor Direktur Operasional

Direktur Operasional

Tujuan

Direktur Operasional bertindak sebagai actor dalam sistem ini dimana ia bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan terhadap daftar pembayaran gaji. Direktur Operasional berhak menolak daftar tersebut jika dianggap tidak sesuai.

Karakteristik

Direktur Operasional adalah orang yang bertanggung jawab dalam keseluruhan kegiatan operasi perusahaan. Oleh karena itu,Direktur Operasional haruslah orang yang teliti dan peka agar dapat membuat keputusan-keputusan yang tepat dan tidak mudah dibohongi oleh bawahannya.

4.1.3.1.3 Use Case

Berikut ini adalah use case spesification dari use case yang terdapat

dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT

SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

Gambar 4.45 Use Case Diagram Perekrutan

112

Gambar 4.46 Use Case Diagram Pelatihan

Gambar 4.47 Use Case Diagram Penilaian Kinerja

Gambar 4.48 Use Case Diagram Perpindahan Jabatan

113

Top Package::Manager SDM & Umum

PHK

Membuat Pendataan

Karyawan Yang Di PHK

Membuat Laporan PHKTop Package::Staf SDM & Umum

Gambar 4.49 Use Case Diagram PHK

Gambar 4.50 Use Case Diagram Transaksi SDM

114

Tabel 4.8 Spesifikasi use case “Analisis kebutuhan karyawan“

Analisis kebutuhan karyawan

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Manager SDM & Umum memilih

Analisis Kebutuhan dari menu Perekrutan pada menu bar, untuk

melihat data kebutuhan jumlah karyawan masing-masing divisi

dan melihat apakah jumlah kebutuhan sudah terpenuhi.

2. Sistem akan menampilkan form Analisis Kebutuhan Karyawan.

3. Manager SDM & Umum mengisi Periode.

4. Sistem akan menampilkan secara otomatis data kebutuhan

jumlah karyawan masing-masing divisi dan jumlah kebutuhan

sudah terpenuhi serta Persentase terpenuhinya jumlah karyawan.

5. Setelah dianalisis, Manager SDM & Umum memilih tombol

“Cetak“ maka laporan Analisis kebutuhan karyawan akan

dicetak.

Objects Divisi, Analisis Kebutuhan Karyawan

Function Create, Edit, Compute, Print

Tabel 4.9 Spesifikasi use case “Membuat permintaan karyawan“

Membuat permintaan karyawan

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Manager Divisi memilih Permintaan

Karyawan dari menu Perekrutan pada menu bar.

2. Sistem akan menampilkan form Permintaan Karyawan.

3. Manager Divisi mengisi data seperti Bulan, Tahun, Divisi,

Jabatan, Jumlah Permintaan serta Spesifikasi Pekerjaan.

4. Jika semua data permintaan karyawan sudah selesai dibuat maka

Manager Divisi memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan

semua data permintaan karyawan ke dalam database.

Objects Divisi, Jabatan

Function Create, Edit, Save

115

Tabel 4.10 Spesifikasi use case “Pendataan pelamar“

Pendataan pelamar

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Data

Pelamar dari menu Perekrutan pada menu bar, untuk melakukan

pendataan pelamar.

2. Sistem akan menampilkan form Data Pelamar.

3. Staf SDM & Umum mengisi Tanggal Proses dan mendata data

pelamar.

4. Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan” untuk

menyimpan data pelamar ke dalam database.

Objects Pelamar


Tabel 4.11 Spesifikasi use case “Membuat laporan pendataan pelamar“

Membuat laporan pendataan pelamar

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih

Laporan Data Pelamar dari menu Perekrutan, untuk melihat

data-data pelamar.

2. Sistem akan menampilkan form Laporan Data Pelamar.

3. Staf SDM & Umum dapat mencari data pelamar yang telah

melamar dengan cara memilih divisi dan dapat dicari dengan

memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama pelamar yang telah

melamar di divisi tersebut.

4. Staf SDM & Umum memilih tombol “Cetak Laporan Data

Pelamar“ maka laporan Data Pelamar akan dicetak.

5. Selanjutnya Staf SDM & Umum dapat memilih tombol

“Panggilan Tes“ untuk menampilkan form Panggilan Tes dan

memilih tombol “Panggilan Wawancara“ untuk menampilkan

form Panggilan Wawancara.

Objects Pelamar, Laporan Pendataan Pelamar

Function Edit, Print

116

Tabel 4.12 Spesifikasi use case “Membuat pendataan seleksi pelamar“

Membuat pendataan seleksi pelamar


Seleksi Pelamar dari menu bar, untuk melihat dan menyeleksi

pelamar.

2. Sistem akan menampilkan data pelamar.

3. Staf SDM & Umum akan memilih pelamar yang akan diisi hasil

tesnya dengan cara memilih kode pelamar.

4. Sistem akan menampilkan form Data Seleksi Pelamar dan akan

menampilkan secara otomatis data pelamar

5. Staf SDM & Umum mengisi data tes seperti Tanggal Tes, Jam,

Nilai Tes Psikologi, Hasil Tes Wawancara, Hasil Tes Medikal.

6. Jika semua pendataan seleksi karyawan sudah selesai dibuat

maka Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk

menyimpan semua pendataan seleksi karyawan ke dalam

database.

Objects Pelamar


Tabel 4.13 Spesifikasi use case “Membuat laporan data seleksi“

Membuat laporan data seleksi


Laporan Data Seleksi Pelamar dari menu Perekrutan pada menu

bar, untuk melihat data-data Seleksi pelamar yang telah

dilakukan.

2. Sistem akan menampilkan form Laporan Data Seleksi Pelamar.

3. Staf SDM & Umum dapat mencari data pelamar yang telah

diseleksi yang telah mengikuti Tes dengan cara memilih divisi

dan dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari

nama pelamar yang telah diseleksi.

4. Selanjutnya Staf SDM & Umum akan mengisi periode dari

117

laporan yang akan dicetak.

5. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan Data Seleksi

Pelamar akan dicetak dan memilih tombol “Buat Laporan

Penerimaan” maka Laporan Penerimaan akan dicetak.

6. Selanjutnya Staf SDM & Umum memilih tombol “Cetak Surat

Kontrak Kerja” dan “Cetak Surat Pengangkatan Karyawan”.

Objects Pelamar, Laporan Data Seleksi

Function Edit, Print

Tabel 4.14 Spesifikasi use case “Membuat Pendataan Karyawan baru“

Membuat Pendataan Karyawan baru


Karyawan dari menu Master pada menu bar, untuk melakukan

pendataan karyawan baru.

2. Sistem akan menampilkan form Informasi Karyawan.

3. Untuk mengisi data karyawan yang baru, maka Staf SDM &

Umum memilih tombol “Baru“ dan sistem akan menampilkan

form utama yang sudah otomatis terisi ID karyawan.

4. Staf SDM & Umum mengisi data karyawan baru seperti nama

dan foto.

5. Setelah nama dan foto diisi, Staf SDM & Umum memilih

tombol “Simpan“ untuk menyimpan data karyawan baru ke

dalam database.

6. Sistem secara otomatis akan menampilkan form Informasi

karyawan secara rinci untuk diisi.

7. Staf SDM & Umum mengisi data karyawan baru secara rinci

seperti data pribadi, kontak, kontak darurat, hubungan keluarga,

imigrasi, pekerjaan, gaji/upah, melapor, pengalaman kerja,

pendidikan, kemampuan, bahasa, sertifikasi, keanggotaan ,

lampiran.

8. Setelah semua data terisi, Staf SDM & Umum memilih tombol

118

“Simpan“ untuk menyimpan data karyawan baru ke dalam

database.

Objects Karyawan


Tabel 4.15 Spesifikasi use case “Pendataan Pelatihan“

Pendataan Pelatihan


Pelatihan dari menu Pelatihan pada menu bar, untuk melakukan

pendataan pelatihan karyawan.

2. Sistem akan menampilkan form Data Pelatihan.

3. Staf SDM & Umum mengisi data pelatihan seperti Kode

Pelatihan, Nama Pelatihan, Jenis Pelatihan, Tanggal Mulai,

Lama pelatihan, Hari ke, Nama Pembicara, Lembaga Pelatihan,

Keterangan, Jam Mulai, Durasi, Tempat Pelatihan.

4. Selanjutnya Staf SDM & Umum mengisi data seperti ID

Karyawan, yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“

untuk mencari nama karyawan yang mengikuti pelatihan untuk

didata atau dengan mengetikkan ID Karyawan yang

bersangkutan, mengisi Divisi dan Jabatan.

5. Staf SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk

menyimpan data Pelatihan karyawan ke dalam database.

Objects Karyawan, Pelatihan, Data Pelatihan


Tabel 4.16 Spesifikasi use case “Membuat laporan pelatihan“

Membuat laporan pelatihan


Laporan Data Pelatihan dari menu Pelatihan pada menu bar,

untuk melihat data-data pelatihan karyawan yang telah

dilakukan.

119

2. Sistem akan menampilkan form Laporan Data Pelatihan.

3. Manager SDM & Umum dapat mencari data karyawan yang

telah mengikuti pelatihan dengan cara mengetikkan Nama

Karyawan yang bersangkutan dapat dicari dengan memilih

tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang telah

mengikuti pelatihan atau data pelatihan dapat dicari dengan

mengetikkan Periode pelatihan yang dapat dicari dengan

memilih tombol “Cari“.

4. Sistem akan menampilkan data pelatihan

5. Manager SDM & Umum memilih tombol “Cetak“ maka laporan

Pelatihan akan dicetak.

Objects Data Pelatihan, Laporan Data Pelatihan

Function Print

Tabel 4.17 Spesifikasi use case “Mengevaluasi kinerja karyawan“

Mengevaluasi kinerja karyawan

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Manager Divisi memilih Penilaian

Kinerja dari menu Penilaian Kinerja pada menu bar, untuk

melakukan penilaian kinerja karyawan.

2. Sistem akan menampilkan form Penilaian Kinerja.

3. Manager Divisi mengisi data seperti ID Karyawan yang dapat

dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari nama

karyawan yang akan dinilai kinerjanya, mengisi Tanggal Proses,

Divisi, Jabatan, Penilai.

4. Manager Divisi mendata data penilaian kinerja baik secara

internal dan eksternal. Setelah semua data telah terisi, maka

Manager Divisi dapat memilih tombol “Rata-rata”.

5. Sistem akan secara otomatis menghitung “Nilai Rata-rata” dan

“Grade“.

6. Manager Divisi dapat mengisi data penilaian tambahan di

“Keterangan Tambahan”.

120

7. Manager Divisi memilih tombol “Simpan“ untuk menyimpan

data penilaian kinerja karyawan ke dalam database.

Objects Karyawan, Penilaian Kinerja

Function Create, Edit, Compute, Save

Tabel 4.18 Spesifikasi use case “Membuat laporan penilaian kinerja“

Membuat laporan penilaian kinerja


Laporan Penilaian Kinerja dari menu Penilaian Kinerja pada

menu bar, untuk melihat data-data penilaian karyawan yang

telah dilakukan.

2. Sistem akan menampilkan form yang berisi data Laporan

Penilaian Kinerja.


telah dinilai dengan cara memilih tombol “Cari“ untuk mencari

nama karyawan yang telah dinilai kinerjanya. Atau data

penilaian kinerja dapat dicari dengan mengetikkan Periode

penilaian kinerja yang dapat dicari dengan memilih tombol

“Cari“.

4. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan Penilaian

Kinerja akan dicetak.

Objects Penilaian Kinerja, Laporan Penilaian Kinerja

Function Print

Tabel 4.19 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan yang pindah jabatan“

Membuat pendataan karyawan yang dimutasikan

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih Mutasi

Karyawan dari menu Mutasi pada menu bar, untuk membuat

transaksi perpindahan jabatan.

2. Sistem akan menampilkan Data karyawan yang berisi ID

121

Karyawan, nama Karyawan, Divisi dan Jabatan.

3. Staf SDM & Umum dapat memilih divisi karyawan lalu

menekan tombol “Cari“ untuk mencari data karyawan yang akan

dimutasikan, maka ID Karyawan, nama Karyawan, Divisi dan

Jabatan akan muncul.

4. Staf SDM & Umum mengklik “ID Karyawan“ untuk membuat

Surat Mutasi yang baru untuk karyawan yang bersangkutan.

5. Sistem akan menampilkan No. Surat Mutasi yang baru secara

otomatis.

6. Staf SDM & Umum mengisi data seperti Tanggal Proses, Tipe

Mutasi.

7. Staf SDM & Umum mengisi Data Lama seperti Divisi, Jabatan,

Gaji Pokok di Group Box “Divisi Lama” dan mengisi Data Baru

seperti Tanggal, Divisi, Jabatan, Laporan ke, Gaji Pokok, di

Group Box “Divisi Baru”.


menyimpan data perpindahan jabatan karyawan ke dalam

database.

9. Selanjutnya Staf SDM & Umum akan mencetak Surat Mutasi

dengan memilih tombol “Cetak Surat Mutasi”.

Objects Karyawan, Mutasi, Surat Mutasi

Function Create, Edit, Print, Save

Tabel 4.20 Spesifikasi use case “Membuat laporan perpindahan jabatan“

Membuat laporan mutasi


Laporan Mutasi dari menu Mutasi pada menu bar, untuk

membuat laporan mutasi.

2. Sistem akan menampilkan data promosi, mutasi, dan demosi

karyawan.

122


pernah di promosi, mutasi dan demosi dengan cara memilih

tombol “Cari“ untuk mencari nama karyawan yang telah

mengalami mutasi atau data mutasi dapat dicari dengan

mengetikkan Periode mutasi yang dapat dicari dengan memilih

tombol “Cari“.

4. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan mutasi akan

dicetak.

Objects Mutasi, Laporan Mutasi

Function Print

Tabel 4.21 Spesifikasi use case “Membuat pendataan karyawan yang di PHK“

Membuat pendataan karyawan yang di PHK

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Staf SDM & Umum memilih PHK

dari menu PHK pada menu bar, untuk menginput data karyawan

yang di PHK atau mengundurkan diri.

2. Sistem akan menampilkan form PHK.

3. Sistem akan menampilkan No. Surat PHK yang baru secara

otomatis.

4. Staf SDM & Umum mengisi ID karyawan, maka nama

karyawan, Divisi dan Jabatannya akan otomatis muncul.

5. Staf SDM & Umum mengisi data seperti Tanggal, Tipe PHK,

Alasan PHK.

6. Sistem akan menampilkan Periode Kerja, Tunjangan Khusus,

Tunjangan Pensiun, dan Tunjangan PHK secara otomatis sesuai

dengan hak karyawan yang dilihat dari masa kerja karyawan

tersebut.


menyimpan data karyawan yang berhenti ke dalam database.

8. Selanjutnya Staf SDM & Umum akan mencetak Surat

Pemberhentian Karyawan dengan memilih tombol “Cetak Surat

123

PHK”.

9. Untuk mencetak Surat Referensi Kerja, Staf SDM & Umum

memilih tombol “Cetak Surat Referensi Kerja”.

Objects Karyawan, PHK, Surat Referensi Kerja, Surat PHK

Function Create, Edit, Save, Print, Compute

Tabel 4.22 Spesifikasi use case “Membuat laporan PHK“

Membuat laporan PHK


Laporan PHK dari menu PHK pada menu bar, untuk membuat

laporan PHK.

2. Sistem akan menampilkan data PHK karyawan.


pernah di PHK dengan cara mengetikkan Nama karyawan yang

bersangkutan dan dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk

mencari nama karyawan yang mengalami PHK atau data PHK

dapat dicari dengan memasukkan periode PHK.

4. Selanjutnya Manager SDM & Umum memilih tombol “ Cetak“

maka laporan PHK akan dicetak.

Objects PHK, Laporan PHK

Function Print

Tabel 4.23 Spesifikasi use case “Transaksi cuti“

Transaksi cuti

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Karyawan memilih Catatan

Ketidakhadiran dari menu Transaksi SDM pada menu bar, untuk

melihat jatah cuti yang tersedia.

2. Sistem akan menampilkan catatan ketidakhadiran yang berisi

data jatah yang telah diambil dan jatah yang tersedia oleh

karyawan yang bersangkutan.

124

3. Setelah karyawan melihat masih ada jatah yang tersedia, maka

karyawan dapat melakukan pengajuan cuti dengan memilih

Pengajuan Cuti.

4. Sistem akan menampilkan form Pengajuan Ketidakhadiran.

5. Karyawan mengisi semua data Pengajuan Ketidakhadiran antara

lain Tanggal, Tipe, Durasi dan komentar.

6. Setelah semua data terisi, Karyawan memilih tombol “Ajukan“

untuk mengajukan permohonan tersebut ke Manager SDM &

Umum.

7. Sistem akan memberi peringatan kepada Manager SDM &

Umum bahwa ada permohonan cuti yang menunggu

persetujuan.

8. Jika permohonan cuti disetujui oleh Manager SDM & Umum

maka sistem secara otomatis akan mengurangi jatah cuti

karyawan setelah lewat dari tanggal cuti.

Objects Cuti

Function Create, Edit, Save, Signal

Tabel 4.24 Spesifikasi use case “Absensi“

Absensi

Use Case 1. Use case dimulai pada saat Karyawan melakukan absen pada

mesin Absensi dengan menggunakan kartu absen karyawan pada

saat masuk kerja.

2. Sistem secara otomatis akan menampilkan ID Karyawan dan

Nama Karyawan, Tanggal Masuk, Hari, Jam Kerja, Jam Masuk.

3. Jika karyawan terlambat dari jam yang telah di tetapkan maka

sistem secara otomatis akan mencatat keterlambatan karyawan

pada ”Terlambat masuk” yang akan berpengaruh pada insentif

kehadiran karyawan.

4. Ketika pulang dari kantor maka karyawan kembali melakukan

125

absen pada mesin Absensi dengan menggunakan kartu absen

karyawan.

5. Jika karyawan melakukan absen pulang lebih cepat dari jam

yang telah ditetapkan maka sistem akan mencatat bahwa

karyawan tersebut pulang lebih awal pada “Waktu Pulang Lebih

Awal”.

6. Jika karyawan lembur, maka sistem akan secara otomatis

mencatat waktu lembur berdasarkan jam absen pulang karyawan

yang bekerja lembur tersebut.

7. Staf SDM & Umum akan mengisi keterangan berbagai alasan

yang berhubungan dengan absensi seperti sakit, izin, tanpa

keterangan, pulang lebih awal, terlambat dan cuti.

Objects Absensi

Function Create, Update, Compute, Edit

Tabel 4.25 Spesifikasi use case “Membuat laporan absensi“

Membuat laporan absensi


Laporan Absensi Harian dari menu Transaksi SDM pada menu

bar, untuk membuat laporan Absensi.

2. Sistem akan menampilkan form Laporan Absensi yang berisi

data absensi.

3. Manager SDM & Umum dapat mencari data Absensi karyawan

perdivisi dengan cara dengan memasukkan periode absensi dan

nama divisi.

4. Sistem akan menampilkan Laporan Absensi yang berisi data

absensi perdivisi sesuai dengan yang dicari.

5. Dengan memilih tombol “Cetak“ maka laporan Absensi

Perdivisi akan dicetak.

Objects Absensi, Laporan Absensi

126

Function Create, Compute, Print

Tabel 4.26 Spesifikasi use case “Membuat surat peringatan“

Membuat surat peringatan


surat peringatan dari menu Transaksi SDM pada menu bar,

untuk membuat surat peringatan.

2. Sistem akan menampilkan form Surat Peringatan & No

Dokumen yang baru secara otomatis.

3. Manager SDM & Umum mengisi data untuk membuat surat

peringatan seperti tanggal, tanggal pelanggaran dan keterangan

pelanggaran serta status pelanggaran.

4. Manager SDM & Umum mengisi data seperti ID Karyawan

yang dapat dicari dengan memilih tombol “Cari“ untuk mencari

nama karyawan yang akan diberikan surat peringatan. Nama,

divisi, jabatan akan secara otomatis terisi oleh sistem.

5. Manager SDM & Umum memilih tombol “Simpan“ untuk

menyimpan data surat peringatan ke dalam database.

6. Selanjutnya Manager SDM & Umum akan mencetak dengan

memilih tombol “Cetak Surat Peringatan”.

Objects Karyawan, Surat Peringatan

Function Create, Edit, Print, Save

127

Berikut ini adalah sequence diagram dari masing-masing use case yang

terdapat dalam sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT

SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

Gambar 4.52 Sequence Diagram “Analisis kebutuhan karywan”

Gambar 4.53 Sequence Diagram “Membuat permintaan karywan”

128

Top Package::Staf SDM & Umum

Window Data Pelamar Pelamar

Create

Entry Tanggal Proses

Get ID Pelamar

Result

Update

Close

Save

Gambar 4.54 Sequence Diagram “Pendataan pelamar”


Window Laporan Data Pelamar Pelamar

Create

Print

Get Data

Result Laporan Pendataan Pelamar

Create

Print

Close

Pilih Nama Divisi

Gambar 4.55 Sequence Diagram “Membuat laporan pendataan pelamar”

129


Window Data Seleksi Pelamar Pelamar

Create


Get Data Pelamar

Result

Close

Save

Entry Kode Pelamar

Entry Data Tes

Gambar 4.56 Sequence Diagram “Data Seleksi Pelamar”


Window Laporan Seleksi

PelamarPelamar

Create

Print

Get Data Pelamar

Result Laporan Data Seleksi

Create

Print

Close

Pilih Nama Pelamar

Gambar 4.57 Sequence Diagram “Membuat Laporan Data Seleksi”

130


Window Pendataan Karyawan

BaruKaryawan

Create

Save

Update

Close

Entry Data Karyawan Baru

Gambar 4.58 Sequence Diagram “Membuat pendataan karyawan baru”


Window Data Pelatihan Karyawan

Create

Entry Data Pelatihan

Get Data Karyawan

Result

Update

Pelatihan

Pilih ID Karyawan

Save

Close

Gambar 4.59 Sequence Diagram “Pendataan pelatihan”

131

Gambar 4.60 Sequence Diagram “Membuat Laporan Pelatihan”

Top Package::Manager Divisi

Window Penilaian Kinerja Karyawan

Create

Entry ID Penilaian

Get Data Karyawan

Result

Entry Data Penilaian Kinerja

Penilaian Kinerja

Entry Data Penilaian Tambahan

Pilih ID Karyawan

Get Data Penilaian

Result

Hitung Rata - Rata

Save

Update

Close

Gambar 4.61 Sequence Diagram “Mengevaluasi kinerja karyawan”

132


Window Laporan Penilaian

KinerjaPenilaian Kinerja

Create

Pilih Nama Karyawan

Get Data Penilaian

Result

Create

Laporan Penilaian Kinerja

Pilih Periode Penilaian

Print

Close

Print

Gambar 4.62 Sequence Diagram “Membuat Laporan Penilaian Kinerja”

133

Gambar 4.63 Sequence Diagram “Membuat Laporan Perpindahan Jabatan”

134


Window Laporan PHK PHK

Create

Pilih Nama Karyawan

Get Data PHK

Result

Create

Laporan PHK

Pilih Periode PHK

Print

Close

Print

Gambar 4.64 Sequence Diagram “Membuat Laporan PHK”

135


Window Karyawan Karyawan

Create

Pilih Divisi

Get Data Karyawan

Result

Create

Pilih ID Karyawan

Window Perpindahan Jabatan

Karyawan

Perpindahan Jabatan


Surat Mutasi

Entry Data Perpindahan Jabatan

UpdateSave

Create

Print

Print

Close

Pilih Tipe Mutasi

Gambar 4.65 Sequence Diagram “Membuat pendataan karyawan yang pindah jabatan”

136


Window Absensi Harian Absensi

Create

Pilih Nama Karyawan

Get Data

Result

Update

Close

Entry Alasan Absen

Gambar 4.66 Sequence Diagram “Absensi”


Window Laporan Absensi Absensi

Create

Pilih Periode Absensi

Get Data

Result

Create

Close

Print

Window Laporan Absensi

Plih Divisi

Print

Gambar 4.67 Sequence Diagram “Laporan Absensi”

137

Gambar 4.68 Sequence Diagram “Transaksi Cuti”

138


Window Surat Peringatan Karyawan

Create

Pilih Nama Karyawan

Get Data Karyawan

Result

Close

Print

Surat Peringatan

Update

Printed Surat Peringatan

Entry Data Surat Peringatan

Save

Create

Print

Gambar 4.69 Sequence Diagram “Membuat Surat Peringatan”

139

4.1.3.2 Daftar Fungsi (Function List)

Berikut ini adalah tabel function list dari sistem informasi sumber daya

manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA:

Tabel 4.27 Function List lengkap sistem informasi sumber daya manusia

Functionality Complexity Type

Analisis Kebutuhan Karyawan M edium Read, Update, Compute

- Search Periode Analisis Simple Read

- Entry Kebutuhan Terpenuhi Simple Update

- Hitung Persentase Terpenuhi M edium Compute

- Cetak Form Analisis Kebutuhan

Karyawan

Simple Read

Membuat Permintaan Karyawan Simple Update

- Entry Data Permintaan Karyawan Simple Update

- Simpan Data Permintaan Simple Update

Pendataan Pelamar Simple Update

- Entry Data Pelamar Simple Update

- Simpan Simple Update

Membuat Laporan Pendataan Pelamar Simple Read, Update

- Search Divisi Simple Read

- Cetak Laporan Data Pelamar Simple Read

- Entry Pilih Karyawan Simple Update

140

Pendataan Seleksi Pelamar

Simple Read, Update


- Search Data Pelamar Simple Read

- Entry Data Seleksi Pelamar Simple Update


Membuat Laporan Seleksi Pelamar Simple Read, Update

- Search Status Simple Read

- Entry Pilih Karyawan Simple Update

- Cetak Laporan Seleksi Pelamar Simple Read

- Cetak Surat Kontrak Kerja Simple Read

- Cetak Surat Pengangkatan Karyawan Simple Read

Membuat Pendataan Karyawan baru Simple Read, Update

- Entry Data Karyawan Baru Simple Update


Pendataan Pelatihan Simple Read, Update

- Entry Data Pelatihan Simple Update

- Search Data Karyawan Simple Read


Membuat Laporan Pelatihan Simple Read


- Search Periode Pelatihan Simple Read

- Cetak Laporan Pelatihan Simple Read

Membuat Laporan Pelatihan Simple Read

141


- Search Periode Pelatihan Simple Update

- Cetak Laporan Pelatihan Simple Read

Mengevaluasi Kinerja Karyawan Simple Read, Update, Compute

- Search Data Karyawan Simple Update

- Entry Tanggal Proses Simple Update

- Entry Data Penilai Simple Update

- Entry Data Penilaian Kinerja Simple Update

- Menghitung Rata-rata Medium Compute


Membuat Laporan Penilaian Kinerja Simple Read


- Search Periode Pelatihan Simple Read

- Cetak Laporan Penilaian Kinerja Simple Read

Membuat pendataan Karyawan yang

dimutasikan

Simple Read, Update


- Entry Data Mutasi Simple Update

- Ubah Data Karyawan Simple Update


- Cetak Surat Mutasi Simple Read

Membuat Laporan Mutasi Simple Read


142

- Search Periode Mutasi Simple Read

- Cetak Laporan Mutasi Simple Read

Membuat Pendataan Karyawan yang

di PHK Medium Read, Update, Compute


- Entry Data PHK Simple Update


- Cetak Surat PHK Simple Read

- Cetak Surat Referensi Kerja Simple Read

Membuat Laporan PHK Simple Read


- Search Periode PHK Simple Read

- Cetak Laporan PHK Simple Read

Absensi Simple Read, Update, Compute


- Get Jam Masuk Simple Update

- Get Jam Keluar Simple Update

- Hitung Terlambat Masuk Medium Compute

- Hitung Waktu Pulang Lebih Awal Medium Compute

- Entry Keterangan Absensi Simple Update

- Hitung Total Medium Compute

Membuat Laporan Absensi Simple Read, Compute

- Search Periode Absensi Simple Read

143


- Hitung Total Hari Kerja Medium Compute

- Cetak Laporan Absensi Perdivisi Simple Read

Membuat Surat Peringatan Simple Read, Update

- Entry Data Surat Peringatan Simple Update



- Cetak Surat Peringatan Simple Read

Transaksi Cuti Medium Read, Update, Signal

- Entry Data Cuti Simple Update

- Cek Data Cuti Simple Read


- Get Approval Medium Signal

4.1.3.3 Rancangan Antar Muka Pemakai (User Interface)


SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dirancang menggunakan Personal

Computer (PC). Bahasa yang digunakan dalam rancangan user interface

adalah bahasa indonesia.Gambaran desain user interface sistem informasi

sumber daya manusia berbasis web pada PT SUCOFINDO APPRAISAL

UTAMA dapat dilihat pada lampiran.

4.1.3.3.1 Dialogue Style

User interface dibuat untuk memudahkan user dalam menggunakan

sistem yang ada sesuai dengan kebutuhannya. User interface ini memiliki

tampilan masing-masing untuk setiap fungsi yang terkait agar dapat

144

mendukung user dalam mendapatkan informasi dengan cepat dan tepat.

Sistem yang dibuat juga menyediakan fasilitas mencetak yang dapat

digunakan untuk memberikan informasi secara cepat dan tepat. Untuk lebih

jelasnya daftar windows interface dan hasil pencetakannya dapat dilihat pada

tabel dibawah ini:

Tabel 4.28 Daftar windows user interface dan print out

Window Print Out

Login

Master

� Informasi Perusahaan

• Informasi Umum

• Struktur Organisasi

• Alamat Perusahaan

� Jabatan

• Nama Jabatan

• Golongan

• Status Karyawan

• Kategori Jabatan

� Kualifikasi

• Riwayat Pendidikan

• Sertifikasi Profesional

� Kemampuan

• Kemampuan

• Penguasaan Bahasa

� Tunjangan

Data Karyawan

Perekrutan

� Analisis Kebutuhan Laporan Analisis kebutuhan karyawan

145

� Permintaan Karyawan

� Data Pelamar

� Laporan Data Pelamar Laporan Data Pelamar

Surat PanggilanTes

Surat Panggilan Wawancara

� Data Seleksi Pelamar

� Laporan Seleksi Pelamar Laporan Seleksi Pelamar

Laporan Penerimaan

Surat Kontrak Kerja

Surat Pengangkatan Karyawan

Pelatihan

� Data Pelatihan

� Laporan Data Pelatihan Laporan Data Pelatihan

Penilaian Kinerja

� Penilaian Kinerja

� Laporan Penilaian Kinerja Laporan Penilaian Kinerja

Mutasi

� Mutasi Karyawan Surat Mutasi

� Laporan Mutasi Laporan Mutasi

PHK

� Data PHK Surat Referensi

Surat PHK

� Laporan PHK Laporan PHK

Transaksi SDM

� Catatan Ketidakhadiran

� Daftar Ketidakhadiran

� Tipe Cuti

� Pengajuan Cuti

146

� Persetujuan Cuti

� Absensi Harian Absensi Harian

� Laporan Absensi Harian Laporan Absensi Harian

� Surat Peringatan Surat Peringatan

4.1.3.3.2 Overview

Gambar berikut adalah navigation diagram yang menyediakan window-

window user interface dan hubungan antar window-window user interface

tersebut.

Gambar 4.70 Navigation Diagram

147

PT. SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA GRAHA SUCOFINDO, ANNEX B - Jl. Raya Pasar Minggu, Kav 34,

Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 – 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY

SURAT PANGGILAN TES

No : XXX/99-999/YYYY

Kode Pelamar : 999999

Nama Pelamar : xxxxxxxxxxxxxxxx

Diminta kehadiran saudara/i untuk mengikuti tes kemampuan pada :

Tanggal : dd/mm/yyyy

Jam : hh:mm

Tempat : xxxxxxxxxxxxx

Ruang : xx999

Harap hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, dan apabila saudara/i

tidak hadir, maka kami anggap mengundurkan diri.

Hormat kami

Manager SDM & Umum

Gambar 4.71 Surat panggilan tes

148


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY

SURAT PANGGILAN WAWANCARA




Diminta kehadiran saudara/i untuk mengikuti tes wawancara pada :


Jam : hh:mm


Ruang : xx999

Harap hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan, dan apabila saudara/i

tidak hadir, maka kami anggap mengundurkan diri.

Hormat kami

Manager SDM & Umum

Gambar 4.72 Surat panggilan wawancara

149


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY

SURAT PELATIHAN


Kode Karyawan : 99x99xXXX999 Nama Karyawan : xxxxxxxxxxxxxxxx Divisi : xxxxxxxxxxxxxxxx Jabatan : xxxxxxxxxxxxxxxx Diminta kehadiran saudara/i untuk mengikuti pelatihan : Nama Pelatihan : xxxxxxxxxxxxxxxx Nama Lembaga : xxxxxxxxxxxxxxxx Alamat : xxxxxxxxxxxxxxxx Trainer : xxxxxxxxxxxxxxxx Tanggal Mulai : dd/mm/yyyy Tanggal Selesai : dd/mm/yyyy

Hari Jam mulai Jam Selesai xxxxxx hh:mm hh:mm xxxxxx hh:mm hh:mm xxxxxx hh:mm hh:mm xxxxxx hh:mm hh:mm

Harap hadir tepat pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.

Hormat kami

Manager SDM & Umum

Gambar 4.73 Surat pelatihan

150


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY

FORM USULAN PELATIHAN


1. Divisi yang meminta : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. Nama Pelatihan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. Alasan Pelatihan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3. Kriteria : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 4. Tanggal dibutuhkan : dd/mm/yyyy 5. Karyawan yang diusulkan :

Kode Karyawan Nama Karyawan 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Diminta oleh, Manager ybs. Nama: xxxxx Tgl:dd/mm/yyyy

Diperiksa Personnel Mgr. Nama:xxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Disetujui/Ditolak*) Direktur Nama: xxxxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Disetujui/Ditolak*) Presiden Direktur Nama: xxxxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Terpenuhi Manager ybs Nama: xxxxx Tgl:dd/mm/yyyy

Catatan direktur :

Gambar 4.74 Form usulan pelatihan

151


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY

FORM PENAMABAHAN KARYAWAN


1. Divisi yang meminta : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2. Nama Pekerjaan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 3. Jumlah Karyawan : 999 4. Kualifikasi

• Pendidikan Formal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

• Pendidikan Non Formal : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • Bidang Keahlian : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx • Pengalaman Kerja : 99 xxxxx • Batas Umur : 99 – 99 xxxxx • Jenis Kelamin : xxxxxxxxx

5. Status Karyawan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 6. Alasan Permohonan : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 7. Untuk ditempatkan di Divisi : xxxxxxxxxxxxxxx 8. Tanggal dibutuhkan : dd/mm/yyyy

Diminta oleh, Manager ybs. Nama: xxxxx Tgl:dd/mm/yyyy

Diperiksa Mgr. SDM & Umum

Nama:xxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Disetujui/Ditolak*) Direktur Nama: xxxxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Disetujui/Ditolak*) Presiden Direktur Nama: xxxxxxxxxx Tgl: dd/mm/yyyy

Terpenuhi Manager ybs Nama: xxxxx Tgl:dd/mm/yyyy

Catatan direktur :

Gambar 4.75 Form penambahan karyawan

152


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

DD/MM/YYYY HH:MM Page 1 of 1

LAPORAN KINERJA KARYAWAN

Divisi : xxxxxxxxxxxxxx Periode : YYYY/9 Kode Karyawan Nama Karyawan P1 P2 P3 P4 P5 P6 PT 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxxxxxx 9 9 9 9 9 9 9.9

Gambar 4.76 Laporan kinerja karyawan

152

153


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324


LAPORAN PELATIHAN KARYAWAN

Periode : DD/MM/YYYY sampai DD/MM/YYYY Pelatihan Tgl Mulai Tgl Selesai Kode Kary Nama Kary Divisi xxxxxxxxx dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx

Dibuat oleh,

Staf Personnel

Diperiksa oleh,

Manager SDM & Umum

Gambar 4.77 Laporan pelatihan karyawan

154


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324


LAPORAN PENAMBAHAN KARYAWAN

Periode : DD/MM/YYYY sampai DD/MM/YYYY Divisi Tgl gabung Kode Kary Nama Kary Status xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx dd/mm/yyyy 99x99xXXX999 xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx

Dibuat oleh,

Staf Personnel

Diperiksa oleh,

Manager SDM & Umum

Gambar 4.78 Laporan penambahan karyawan

155


Jakarta - 12780

T : 021 - 7983666 Ext. 2321 - 2324

Jakarta, DD/MM/YYYY

SURAT PANGGILAN KERJA




Melalui surat ini, saudara/i dinyatakan DITERIMA bekerja pada PT. SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA, dan saudara/i dapat mulai bekerja pada :


Jam : hh:mm


Harap membawa surat panggilan kerja ini untuk diserahkan ke bagian personalia. Atas

perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami

Manager SDM & Umum

Gambar 4.79 Surat panggilan kerja

156


Jakarta - 12780

DAFTAR ABSENSI

NPP: 99x99xXXX999

Nama: xxxxxxxx

NO NPP ALASAN ABSEN KETERANGAN JAM MASUK JAM KELUAR

99 99x99xXXX999 xxxxxxxx xxxxxxxxxxxx yyyy-mm-dd hh:mm:ss yyyy-mm-dd hh:mm:ss





Gambar 4.80 Laporan Absen

156

157


Jakarta - 12780

DAFTAR PENGAJUAN CUTI

NPP: 99x99xXXX999

Nama: xxxxxxxx

Tahun: yyyy

NO No Form Cuti Tanggal Awal Cuti Tanggal Akhir Cuti Tanggal Acc Cuti Keterangan

99 xxxxxxxxx yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd yyyy-mm-dd xxxxxxxxxx







Gambar 4.81 Laporan Pengajuan Cuti

157

158


Jakarta - 12780

DAFTAR RAWAT JALAN

NPP: 99x99xXXX999

Nama: xxxxxxxx

Tahun: yyyy

NO No Transaksi Tanggal Rawat Jalan Jumlah Biaya Tanggal Acc Keterangan

9 xxxxxxxxx yyyy-mm-dd 99999999 yyyy-mm-dd xxxxxxxxxx






Gambar 4.82 Laporan Rawat Jalan

158

159

4.1.3.4 The Technical Platform

Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA dikembangkan untuk personal computer (PC)

dengan menggunakan bahasa pemrograman yaitu PHP

dengan menggunakan MySQL sebagai database engine. User Interface yang

digunakan sesuai dengan standard windows. Sistem akan dioperasikan

dengan menggunakan keyboard dan mouse sebagai alat input data.

4.1.4 Recommendations

4.1.4.1 The system’s usefulness and Feasibility

Sistem dirancang agar user dapat lebih mudah berinteraksi secara

langsung dengan sistem. Sistem dapat mempermudah user dalam pencatatan

kegiatan personalia. Sistem ini juga dapat menghasilkan berbagai dokumen

dan laporan yang digunakan dalam kegiatan personalia selama periode

tertentu dengan tujuan agar semua transaksi yang dibuat dapat dikontrol oleh

sistem. Selain itu, sistem ini dapat membuat perusahaan lebih efisien dalam

hal penggunaan kertas karena hasilnya dapat langsung disimpan di

komputer.

4.1.4.2 Strategy

Sistem yang dirancang dibuat sesederhana mungkin agar user dapat

menggunakannya dengan mudah, tanpa mengalami kesulitan. Apabila

mereka dapat menggunakan dan menjalankan sistem yang dibuat, maka

sistem tersebut berarti sesuai dengan kebutuhan user.

4.1.4.3 Development Economy

Perancangan dan pengembangan sistem informasi SDM pada PT

SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA ini menggunakan sumber daya dan

waktu seminimal mungkin dengan menghasilkan tampilan yang dapat

mendukung manajemen dalam pengambilan keputusan. Sistem ini

dikerjakan oleh satu orang business analyst, dua orang programmer, dan

160

satu orang database specialist dengan memakan waktu pembangunan selama

kurang lebih 6 bulan.

4.2 Design document

4.2.1 The Task

4.2.1.1 Purpose

Sistem yang dirancang diharapkan dapat mempermudah tugas Manager

SDM & Umum dan Manager Divisi dengan mempermudah pendataan

karyawan, dari kegiatan perekrutan karyawan, seleksi, pelatihan, penilaian

kinerja, perpindahan jabatan, absensi, pelanggaran sampai karyawan di

PHK. Sistem ini juga menghasilkan informasi yang up to date berupa

laporan-laporan untuk pengontrolan kegiatan karyawan.

4.2.1.2 Quality Goals

Proritas utama kriteria sistem informasi sumber daya manusia berbasis

web PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA ditekankan pada kriteria

usable, reliable, secure, correct dan flexible. Sistem informasi sumber daya

manusia berbasis web ini dirancang untuk dapat beradaptasi dengan

organisasi, tugas, dan hal- hal teknis, jadi sistem ini harus usable untuk

digunakan pada sistem sumber daya manusia PT SUCOFINDO

APPRAISAL UTAMA. Sistem harus bersifat reliable atau dapat diandalkan,

dimana semua fungsi dapat berjalan dengan baik dan sempurna sehingga

data yang dihasilkan dapat diandalkan.Sistem juga harus mendukung

security karena informasi data karyawan bersifat rahasia dan tidak boleh

diakses oleh sembarang orang. Sistem ini harus memiliki kriteria correct

karena harus diutamakan ketepatan dan keakuratan dalam menghitung

berbagai komponen transaksi medis karyawan sehingga tidak merugikan

perusahaan maupun karyawan. Selain itu, sistem juga harus bersifat flexible

karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai hak karyawan baik dari

pihak perusahaan maupun dari pemerintah.

161

Kriteria lainnya yang juga penting untuk diperhatikan adalah efficient,

comprehensible, reusable, interoperable. Sistem yang efficient dalam hal

waktu maupun penggunaan sumber daya diperlukan karena sistem

digunakan untuk mencatat berbagai transaksi personalia yang digunakan

rutin setiap hari dan setiap bulan. Kriteria comprehensible dibutuhkan agar

sistem dapat mudah dipahami oleh pengguna. Kriteria reusable dan

interoperable mendapatkan prioritas yang rendah untuk sistem informasi

sumber daya manusia berbasis web PT SUCOFINDO APPRAISAL

UTAMA karena sistem ini sudah mencakup semua kegiatan sumber daya

manusia perusahaan.

Kriteria maintainable dan testable juga penting tetapi mendapatkan

prioritas yang rendah, sementara kriteria portable tidak memiliki hubungan

dengan sistem ini karena sistem sumber daya manusia tidak perlu dipindah-

pindahkan ke technical platform yang lain.

Tabel 4.29 Quality Goals

Criteria Very

important Important

Less Important

Irrelevant Easily

Fulfilled Useable X

Secure X

Efficient X

Correct X

Reliable X

Maintainable X

Testable X

Flexible X

Comprehensible X

Reuseable X

Portable X

Interoperable X

162

4.2.2 Technical Platform

4.2.2.1 Equipment

Sistem didesain dan dikembangkan untuk Personal computer (PC) dengan

LAN, dimana antara client dan server akan terhubung dengan menggunakan

switch 16 port. Disamping itu juga dilengkapi dengan UPS agar sistem tidak

kehilangan data di saat mati lampu secara tidak sengaja. Untuk lebih

jelasnya spesifikasi hardware yang akan digunakan untuk PC dapat dilihat

pada tabel berikut ini:

Tabel 4.30 Spesifikasi Peralatan untuk Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

Spesification Client Server

Processor Intel Pentium 4 1.8 GHz Intel Pentium 4 3.0 GHz

Mother Board Asus P4 PV-MX Asus P4 PV-MX

Memory 512 MB DDR 2 1 GB DDR 2

Hard Disk Drive 40 GB, 7200 RPM 200 GB, 7200 RPM

Floppy Disk 1.44 MB 1.44 MB

Monitor 15” HP

Keyboard dan Mouse Logitech

NIC 100 Mbps

Graphic Card Max. 32 MB on board (shared memory)

Printer Printer dot matrix 132 kolom

Operating System Microsoft Windows XP Home

Microsoft Windows 2000 Advanced Server

Browser Internet Explorer 6.0 Internet Explorer 6.0

4.2.2.2 System Software

Desain sistem informasi sumber daya manusia berbasis web pada PT

SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA dikembangkan dengan menggunakan

bahasa pemograman PHP menggunakan MySQL sebagai database engine.

163

4.2.2.3 Systems Interface

Hasil dari sistem ini berupa berbagai dokumen dan laporan yang

dibutuhkan oleh Manager SDM & Umum dan Manager Divisi. Dokumen

dan laporan tersebut dicetak dengan menggunakan Printer dot matrix 132

kolom diatas kertas continious form, kuarto, HVS, dan berbagai jenis kertas

lainnya. Sistem juga menggunakan finger scanner untuk mencatat kehadiran

karyawan.

4.2.2.4 Design Language

Perancangan dokumen menggunakan notasi UML (Unified Modelling

Language) yang berorientasi objek dengan menggunakan Microsoft Visio

2003 Professional.

4.2.3 Architecture

4.2.3.1 Component Architecture


SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA menggunakan arsitektur client-server

dengan bentuk distributed functionality dimana pada client terdapat

komponen user interface dan function sedangkan pada server terdapat

komponen function, model. Untuk lebih jelasnya, Gambar 4.83 berikut

menunjukan arsitektur sistem informasi sumber daya manusia berbasis web

PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

164

U_Karyawan

Client Karyawan

F_Karyawan

SI_Karyawan

Server

F_Server

M_Server

SI_Server

U_Manager_HRD_dan_Umum

F_Manager_HRD_dan_Umum

SI_Manager_HRD_dan_Umum

Client Manager HRD dan Umum

Gambar 4.83 Component Diagram Sistem informasi sumber daya manusia berbasis web

pada PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA

165

4.2.3.2 Process Architecture

Deployment diagram dirancang dengan menggunakan distributed

functionality dimana pada client terdapat komponen user interface dan

function sedangkan pada server terdapat komponen function, model. Semua

data yang diinput melalui komponen user interface client akan diproses oleh

client itu sendiri melalui komponen function pada klien, kemudian server

akan menampung segala input dari client untuk dibaca dan diproses melalui

komponen function dan model yang ada pada server.

Gambar 4.84 “Deployment Diagram”

166

4.2.3.3 Standards

Desain sistem dibuat dengan desain standar window yang dapat

menampilkan suatu pesan pada window yang dapat menampilkan suatu

pesan pada window jika terjadi kesalahan pada waktu menjalankan sistem.

Gambar 4.85 Window konfirmasi

Gambar 4.86 Window informasi

Gambar 4.87 Operation

Gambar 4.88 Navigation

167

4.2.4 Component

4.2.4.1 User Interface Component

<< Component >>

User Interface

Control

<< Component >>

Print

<< Component >>

Window

Fasilitas Pelatihan

Fasilitas Daftar

Absen

Fasilitas Catatan Medis

Fasilitas

Pengajuan Cuti

Laporan

Pengajuan Cuti

Karyawan

Laporan

Absensi

Karyawan

Laporan Medis

Karyawan

Laporan

Pelatihan

Karyawan

<< Component >>

User Interface Library

Window Internet

Explorer Print

Gambar 4.89 Component user interface

4.2.4.2 Model Component

Dalam menganalisa class diagram, diperlukan beberapa perubahan.

Perubahan tersebut tidak menambah class baru, tetapi merubah hubungan

antara class yang satu dengan class yang lain. Hal tersebut dapat dilihat dari

private event dan common event yang ada di event table. Berikut ini gambar

4.76 merupakan class diagram hasil revise.

168

Gambar 4.90 Revise class diagram 168

169

4.2.4.3 Function Component

Gambar 4.91 Component Function

169

170

4.2.4.4 Operation Specification

Tabel 4.31 Operation Spesifications “Laporan kinerja” Name operation Mencetak laporan kinerja Category Pasive

Read

Purpose Mencetak laporan kinerja

Input data Kode karyawan, nama karyawan, pengetahuan tentang pekerjaan, produktifitas kerja, kualitas kerja, kepatuhan, inisiatif, tanggung jawab, penilaian keseluruhan.

Conditions Setiap karyawan harus memiliki kinerja masing-masing, sehingga dapat menghasilkan laporan kinerja karyawan

Effect Mengetahui kinerja karyawan perusahaan selama periode tertentu Algorithm Open KinerjaKaryawan

Read Kode_karyawan, Kode_Departemen Find Kode_karyawan yang dinilai Then View Kode_karyawan, Nama_karyawan, Departemen, Periode, P1,P2,P3,P4,P5,P6,PT. Close

Data Structures String Placement Printed laporan kinerja Involved objects Karyawan, kinerja

Tabel 4.32 Operation Spesifications “Laporan pelatihan” Name operation Mencetak laporan pelatihan Category Pasive

Read

Purpose Mencetak laporan pelatihan

Input data Pelatihan, tanggal mulai, tanggal selesai, kode karyawan, nama karyawan, departemen

Conditions Terdapat objek pelatihan dengan kode pelatihan tertentu, objek karyawan tertentu tersebut mempunyai objek surat pelatihan sebagai tanda pernah mengikuti pelatihan

Effect Mengetahui pelatihan yang pernah dilakukan dalam perusahaan,

serta mengetahui karyawan mana yang ikut pelatihan tersebut.

Algorithm Open Pelatihan Read Kode_karyawan,Kode_Departemen Find Kode_karyawan yang dilatih Then

171

View Nama_pelatihan, Tgl_mulai, Tgl_selesai, Kode_karyawan, Nama_karyawan, Departemen Close

Data Structures String Placement Printed laporan pelatihan Involved objects Karyawan, usulan pelatihan, surat pelatihan

Tabel 4.33 Operation Spesifications “Mencetak surat panggilan kerja” Name operation Mencetak surat panggilan kerja Category Pasive

Read

Purpose Mencetak surat panggilan kerja Input data Kode pelamar, nama pelamar, tanggal, jam, tempat Conditions Membuat surat panggilan kerja berdasarkan pelamar yang telah

lulus tes dan lulus wawancara. Effect Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data

Algorithm Open SPK Read Kode_Pelamar Find Kode_Pelamar yang mau dipekerjakan Then View Kode_Pelamar, Nama_Pelamar, Tempat, Tanggal, jam, Ruang Close

Data Structures String Placement Printed surat panggilan kerja Involved objects Pelamar, surat panggilan kerja

Tabel 4.34 Operation Spesifications “Mencetak surat panggilan tes” Name operation Mencetak surat panggilan tes Category Pasive

Read

Purpose Mencetak surat panggilan tes Input data Kode pelamar, nama pelamar, tanggal, jam, tempat, ruang Conditions Membuat surat panggilan tes berdasarkan pelamar yang telah

disaring terlebih dahulu oleh staf personnel Effect Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data

Algorithm Open Hasil tes dan wawancara Read Kode_Pelamar, Kode_Departemen, Kode_Jabatan

172

Find Kode_Pelamar yang mau dites Then View Kode_Pelamar, Nama_Pelamar, Departemen, Jabatan, Status, Tempat_tes, Tanggal_tes, jam_tes, Close

Data Structures String Placement Printed surat panggilan tes Involved objects Pelamar, surat panggilan tes

Tabel 4.35 Operation Spesifications “Mencetak surat panggilan wawancara”

Name operation Mencetak surat panggilan wawancara Category Pasive

Read

Purpose Mencetak surat panggilan wawancara Input data Kode pelamar, nama pelamar, tanggal, jam, tempat, ruang Conditions Membuat surat panggilan wawancara berdasarkan pelamar yang

telah lulus tes. Effect Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data

Algorithm Open Hasil tes dan wawancara Read Kode_Pelamar, Kode_Departemen, Kode_Jabatan Find Kode_pelamar yang mau diwawancara Then View Kode_pelamar, Nama_pelamar, Departemen, Jabatan, Status, Tempat_wawancara, Tanggal_wawancara, jam_wawancara, Keterangan Close

Data Structures String Placement Printed surat panggilan wawancara Involved objects Pelamar, surat panggilan wawancara

Tabel 4.36 Operation Spesifications “Mencetak surat pelatihan”

Name operation Mencetak surat pelatihan Category Pasive

Read

Purpose Mencetak surat pelatihan

Input data Kode karyawan, nama karyawan, departemen, jabatan, nama pelatihan, nama lembaga, alamat, trainer, tanggal mulai, tanggal selesai, hari, jam mulai, jam selesai.

Conditions Membuat surat pelatihan berdasarkan hasil seleksi karyawan yang butuh terhadap pelatihan yang akan dilaksanakan.

173

Effect Diperoleh hasil dari pengambilan data dan input data

Algorithm Open PelatihanHeader Read Kode_Pelatihan,Kode_Karyawan,Kode_Departemen, Kode_Jabatan Find Kode_karyawan yang mau dilatih Then View Kode_karyawan, Nama_karyawan, Departemen, Jabatan, Pelatihan, nama_lembaga, alamat, trainer, tgl_mulai,tgl_selesai,hari, jam_mulai, jam_selesai. Close

Data Structures String Placement Printed surat pelatihan Involved objects Karyawan, usulan pelatihan, surat pelatihan

Tabel 4.37 Operation Spesifications “Laporan penambahan karyawan” Name operation Mencetak laporan penambahan karyawan Category Pasive

Read

Purpose Mencetak laporan penambahan karyawan

Input data Departemen, tanggal gabung, kode karyawan, nama karyawan, status

Conditions Membuat laporan penambahan karyawan, berdasarkan pelamar yang ditransfer menjadi karyawan

Effect Mengetahui karyawan yang pernah di terima oleh perusahaan berdasarkan periode tertentu

Algorithm Open Penambahankaryawan Read Kode_karyawan, Kode_Departemen Find Kode_karyawan yang baru bekerja Then View Departemen, Tgl_gabung, Kode_karyawan, Nama_karyawan, Status Close

Data Structures String Placement Printed laporan penambahan karyawan Involved objects Karyawan, usulan penambahan karyawan

174

4.2.5 Recommendations

4.2.5.1 The System Usefulness

Perancangan sistem informasi sumber daya manusia berbasis web akan

memenuhi kriteria yang paling utama dengan catatan sebagai berikut:

• Usable: sistem yang dirancang dapat memenuhi kebutuhan terutama

dalam kegiatan pendataan aktivitas sumber daya manusia mulai dari

perekrutan, penyeleksian, pelatihan, penilaian kinerja, perpindahan

jabatan, dan phk.

• Secure: sistem dapat menjamin keamanan dari data yang disimpan untuk

mencegah terjadinya pengambilan data dan fasilitas oleh pihak-pihak

yang tidak memiliki hak otorisasi.

• Efficient: dengan adanya sistem ini, transaksi SDM menjadi lebih efisien

dalam pendataan dan pengendalian kegiatan sumber daya manusia.

• Correct: sistem digunakan untuk mendukung kebutuhan dari pengguna

sehingga operasi dapat berjalan dengan lancar.

• Reliable: sistem yang dirancang harus dapat menghasilkan informasi yang

handal dan akurat bagi PT SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA.

• Flexible: sistem bersifat fleksibel untuk mendukung kegiatan sumber

daya manusia karena sering terjadi perubahan peraturan mengenai hak

karyawan baik dari pihak perusahaan maupun dari pemerintah.

• Comprehensible: sistem harus mudah dipahami oleh user yang akan

menggunakan sistem.

• Reusable: sistem dirancang harus memungkinkan subsistem dari sistem

yang dirancang bisa digunakan pada sistem yang lainnya.

4.2.5.2 Plan for Initiating User

User yang akan menggunakan sistem ini diharapkan untuk mengikuti

pelatihan dalam menggunakan sistem, karena dengan adanya pelatihan

tersebut, memudahkan user dalam beradaptasi dengan sistem, sehingga

sistem informasi sumber daya manusia tersebut dapat lebih mudah

digunakan.

175

4.2.5.3 Implementation Plan


SUCOFINDO APPRAISAL UTAMA direncanakan akan dikonversi dengan

menggunakan metode parallel. Dimana pada masa transisi tersebut sistem

lama masih diberlakukan bersamaan dengan sistem baru. Dan apabila

implementasi sudah selesai, maka sistem lama akan diganti dengan sistem

baru. Hal ini untuk mengurangi resiko terhadap kegagalan pada sistem baru

yang dibuat. Pada table dibawah disajikan jadwal rencana implementasi

yang diperkirakan membutuhkan waktu 1 (satu) bulan.

Tabel 4.38 Implementation Plan

Kegiatan Minggu

1 2 3 4 Pengadaan Hardware, Software, dan Jaringan

Instalasi Software

Testing

Pelatihan

Implementasi

bab 4 perancangan sistem informasi sumber daya …thesis.binus.ac.id/doc/bab4/2011-2-01146-mnsi...

Documents