Pengguna dan Pengembang Sistem

BAB 4

Nama Kelompok :

•Muhamad Fachmi Rachman 0211 11 065

•Rulih Nugraha 0211 11 077

•Dede Royani 0211 11 082

Tujuan BelajarSetelah mempelajari bab ini anda di harapkan

1. Mengetahui adanya perubahan konteks organisasional bagi pengembang dfan penggunaan sistem dari struktur fisik ke struktur maya.

2. Mengetahui siapa saja specialis informasi itu dan bagaimana mereka dapat diintegrasikan kedalam suatu organisasi layanan informasi (infomation service).

3. Mewaspadai arah-arah baru yang mungkin diambil oleh organisasi layanan informasi.

4. Memahami apa yang di maksud dengan “komputasi pengguna akhir” (“end-user computing”).

5. Memberikan apresiasi bahwa pengguna, khususnya yang memiliki kemampuan komputasi pengguna akhir, merupakan sumber daya informasi yang berharga.

6. Mengetahui manfaat dan resiko dari komputasi pengguna akhir.

7. Mengetahui jenis-jenis pengetahuan dan keahlian yang penting bagi pengembangan sistem.

8. Memberikan apresiasi atas nilai dari pengelolaan pengetahuan yang di miliki oleh spesialis dan pengguna informasi.

9. Mengerti manfaat dan resiko dari kantor maya dan organisasi maya.

Pendahuluan

Spesialis-spesialis informasi sebuah perusahaan terdiri dari atas analis sistem, administratorbasis data, Webmaster, spesialis jaringan, programer dan operator. Para spesialis ini pada awalnya berada dalam unit layanan informasi, namun belakangan mereka mulai dialokasikan ke area-area bisnis-bisnis. Seiring dengan perusahaan melakukan evaluasi atas keuntungan dan kelemahan organisasi IS, maka diidentifikasi pula sekutu, platfrom, dan mlodel-model yang dapat di tentukan skalanya, dengan jaringan-jaringan khusus yang di tambahkan untuk memastikan tercapainya sasaran.

Perusahaan hendaknya mengelola pengetahuan yang diwakili oleh sumber-sumber daya informasinya. Pengetahuan ini terdapat dalam sistem, peranti lunak, data base, dan dalam pengetahuan khusus yang dimiliki oleh pengguna komputer dan spesialis informasi.

Ketika sistem informasi yang pertama dikembangkan oleh spesialis informasi, pengguna tidak diharapkan (atau diizinkan) untuk melakukan hal-hal selain menyebutkan kebutuhan informasi mereka. Ketika tuntuan pengguna untuk mendapat dukungan komputer yang lebih besar mengalami lonjakan, para spesialis tidak mampu untuk mengikutinya.

Akibatnya, pengguna akhirnya mengembangkan sistem mereka sendiri suatu fenomena yang disebut komputasi pengguna akhir. Dewasa ini, banyak pengguna melakukan sebagian besar pengembangan saistemnya sendiri, namun beberapa masih sepenuhnya mengandalkan diri pada spesialis-spesialis informasi. Pengguna-pengguna lainnyamampu melakukan sendiri kebanyakan pekerjaaan pengembangannya dan mengandalkan spesialis hanya untuk jasa konsultasi.

Sebuah perusahaan yang para penggunanya mampu berpartisipasi dalam komputasi pengguna akhir akan menikmati keunggulan diatas perusahaan yang penggunanya tidak mampu. Komputasi pengguna akhir dapat menghasilkan manfaat nyata, namun bukan tanpa resiko.

Tanpa melihat apakah sistem dikembangkan oleh spesialis informasi atau pengguna, beberapa pengetahuan dan keahlian tentu masih tetap dibutuhkan. Pengetahuan mencerminkan bahan-bahan yang dapat dipelajari, dan keahlian meliputi kemampuan-kemampuan alamiah, yang ditingkatkan oleh pendidikan dan pengalaman.

Aplikasi-aplikasi otomatisasi kantor yang pertama pada awal terutama dirancang untuk digunakan oleh para pegawai sekretariat dan juru tulis. Namun aplikasi tersebut tak bertahan lama menyebar ke tingkat manajerial dan profesional. Aplikasi ini dimungkinkan oleh suatu konsep yang disebut sebagai kantor maya, dimana pekerja tidak harus secara fisik bertempat dilokasi kantor agar dapat melaksanakan pekerjaannya. Gerakan kantor maya, yang dipicu oleh telecommuting dan hotteling, menjadi begitu populer hingga ia memperluas konsep dari organisasi maya.

Pengembangan sistem adalah suatu aktivitas yang selalu berevolusi. Bentuk organisasional dan peranan yang dimainkan oleh para pengguna dan spesialis informasi terus – menerus mengalami perubahan.

ORGANISASI BISNIS

Dukungan Sistem Informasi Bagi Organisasi

Sistem informasi dikembangkan untuk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif, dan area bisnis.

ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung tingkatan-tingkatan dan area-area organisasional.

Sistem informasi

pemasaran

Sistem informasi produksi

Sistem informasi keuangan

Sistem informasi sumber

daya manusia

Sistem informasi

sumberdaya informasi

Sistem informa

si eksekuti

f

Informasi dan data lingkungan

Sumber Daya Informasi

Sumber daya informasi yang terdapat di area-area pengguna adalah tanggung jawab dari para manajer area pengguna.

Spesialis Informasi Spesialis informasi ini meliputi : 1. Analis sistem2. Programmer3. Operator4. Administrator basis data 5. Spesialis jaringan6. Webmaster

ANALIS SISTEM

Analis sistem adalah orang yang ahli dalam mendefinisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah tersebut.

ADMINISTRATOR BASIS DATA

Tugas DBA terbagi dalam empat area utama: 1. Perencanaan2. Implementasi3. Operasi dan 4. Keamanan

WEBMASTER

Webmaster bertanggung jawab atas isi dan penyajian situs Web perusahaan. Webmaster harus bekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan bahwa jaringan komunikasi antara perusahaan dan pelanggan dan atau sekutu bisnisnya selalu terbuka. Situs Web sangat mengandalkan gambar dan webmaster biasanya memiliki keahlian dalam manipulasi atau perancang grafik.

Salah satu tugas webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan.

SPESIALIS JARINGAN

Memelihara jaringan yang memenuhi persyaratan untuk aplikasi-aplikasi berbasis web adalah hal yang sangat sulit untuk dilakukan, karena sebagian besar komunikasi terjadi di luar batasan perusahaan.

PROGRAMER

Beberapa perusahaan menggabungkan fungsi sistem analis dan programmer, menciptakan suatu posisi analis programmer.

OPERATOR

Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer mainframe dan server, yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan.

STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN INFORMASI

Spesialis informasi dalam layanan informasi dapat diorganisasikan menurut berbagai macam cara. Unit-unit organisasional yang pertama disentralisasikan di dalam perusahaan, dengan hampir seluruh sumber daya informasi berlokasi di unit IT.

Tren dari Struktur Tersentralisasi ke Desantralisasi

CIO

Programmer

Analisis sistem

Programmer

Analisis sistem

Manajer pemeliharaan sistem

Manajer operasi

komputer

Manajer administrasi basis data

Manajer jaringan

Manajer pengemban

g sistem

Spesialis jaringan

Administrator basis

data

Pegawai operator

Struktur Organisasi bagi Unit Layanan Informasi Perusahaan yang Tersentralisasi

Stuktur Organisasi Inovatif

Struktur ini memiliki kesulitan karena dua alasan yaitu :

1. IT kini memainkan peranan yang lebih besar di perusahaan daripada masa lalu.

2. Perubahan teknologi yang pesat menuntut agar struktur memberika perhatian khusus untuk mengembangkan pengetahuan dan keahlian informasi bagi pengguna sistem maupun pengembang, sekaligus memanfaatkan segala jenis sumber daya informasi yang tersedia dari vendor dan konsultan.

Sebagai rerspons atas kebutuhan ini, para peneliti SIM mengidentifikasikan tiga struktur inovatif yaitu :

1. Model sekutu (partner model)

2. Model platfrom (platfrom model) dan

3. Model berskala (scalable model)

Manajemen puncak

Jaringan penentuan

visi

CIOJaringan inovasi

Jaringan pencarian sumber

Perencanaan strategis

Area-area

bisnisVendor

Perencanaan strategis

Perencanaan

strategis

Perencanaan

strategis

Perencanaan

strategis

Perencanaan

strategis

Model Jaringan Organisasi Sistem

Cara pandang inovatif terhadap struktur organisasi menyadari bahwa fungsi IT bukanlah suatu unit berdiri sendiri yang menyimpan seluruh sumber daya informasi dan memberikan semua sistem informasi kepada para pengguna.

KOMPUTASI PENGGUNA AKHIR

Pengguna akhir merupakan kata yang sinonim dengan pengguna, yang berarti menggunakan produk akhir dari sustu sistem berbasis komputer.

Empat pengaruh utama komputasi pengguna akhir :1. dampak pendidikan komputer 2. antrian layanan informasi 3. murahnya peranti keras 4. peranti lunak siap pakai

Komputer Pengguna

Spesialis jaringan

Sistem analis

Programmer

Operator

Basis data administrat

or

Webmaster

Rantai komunikasi tradisional

Spesialis informas

i

Pengguna

Komputer

Dukungan

Komunikasi

Rantai komunikasi pengguna akhir

PENGGUNA SEBAGAI SUATU SUMBER DAYA INFORMASI

Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi pentting yang dapat memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran starategis dan meraih keunggulan kompetitif.

Keuntungan dan risiko Komputasi Pengguna Akhir

Keuntungan Risiko

Menyamakan kemampuan dan tantangan

Sasaran sistem yang buruk

Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk

Pengguna sumber daya informasi yang tidak efisien

Mempersempit jarak komunikasiHilangnya integritas data

Hilangnya keamanan

Hilangnya kendali

KRITERIA PENDIDIDKAN, PENGETAHUAN, DAN KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN UNTUK KARIER DI BIDANG LAYANAN INFORMASI

Pengetahuan Pengembangan Sistem

Pengetahuan adalah sesuatu yang dapat dipelajari, baik itu melalui mata kuliah formal ataupun melalui upaya sendiri seperti membaca dan mengamati.

Pengetahuan komputer (computer literacy)adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemprosesan yang dibutuhkan.

Teori sitem (systems theory) menjelaskan bagaimana cara menggambarkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif.

Keahlian Pengembangan Sistem

PENGETAHUAN

MANAJEMEN UMUM

STAFPROFESIONAL

STAFADMINISTRAS

I

SPESIALISINFORMASI

Pengetahuan Komputer

Kecil Menengah Menengah Utama

Pengetahuan Informasi

Utama Utama Menengah Utama

Dasar-dasar Bisnis Utama Utama Kecil Menengah

Teori Sistem Kecil Menengah Kecil Utama

Pengembangan Sistem

Menengah Kecil Kecil Utama

Model Sistem Kecil Utama Kecil Utama

KEAHLIAN MANAJEMEN UMUM

STAFPROFESIONAL

STAFADMINISTRAS

I

SPESIALISINFORMASI

Komunikasi Utama Utama Menengah Utama

Kemampuan Analitis Menengah Utama Menengah Utama

Kreativitas Menengah Utama Menengah Menengah

Kepemimpinan Utama Kecil Kecil Menengah

Persyaratan Pengetahuan

Persyaratan Keahlian

MENGELOLA PENGETAHUAN YANG DITUNJUKAN OLEH SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN

Sumber daya yang mencerminkan gudang-gudang penyimpanan antara lain :

1. Peranti keras2. Peranti lunak3. Spesialis informasi4. Pengguna 5. Fasilitas6. Basis data7. Informasi

OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi kantor adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer, pada pekerjaan kantor.

Beberapa sistem otomatisasi kantor melibatkan komputer penggunaan dan beberapa lainnya tidak. Salah satu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sambungan informasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk saling berkomunikasi satu sama lain.

Komunikasi interpersonal Data dan informasi

Lingkungan

SistemOtomatisasi kantor

Aplikasi OA berbasis

nonkomputer

Aplikasi OA berbasis komputer

Basis data

Mengubah

Pemecahan

masalah

Perusahaan

Pemecahan

masalah lain

Sumber daya input listrik

Model OA

Sumber daya

output listrikLingkungan

Pergeseran dari Pemecahan Masalah Administratif ke Manajerial

Contoh-contoh aplikasi OA antara lain :1. Pengolah kata2. e-mail3. faks dan4. Penanggalan elektronik

KANTOR MAYA

Konsep kantor maya (virtual office) mengakui bahwa pekerjaan kantor dapat dilakukan hampir di semua lokasi geografis selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan elektronik.

Konsep kantor maya dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling.

Telecommuting

Keuntungan dan kerugian telecommuting

Keuntungan Kerugian

Fleksibel Sifanya yang terisolasi

Kekhawatiran akan PHK

Komunikasi menjadi mudah Meningkatnya ketegangan keluarga

Hoteling

Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya dan ruangan yang lebih efektif dan fokus yang lebih baik pada apa yang dibutuhkan untuk mendukung personel kantor.

Risiko hoteling adalah meliputi anggapan akan hilangnya “bonus” oleh para karyawan yang tidak lagi memiliki ruangan kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam suatu komunitas, dan potensi dampak negatif pada budaya korporat.

Keuntungan dan Kerugian Kantor Maya

Telecommuting dan hoteling memungkinkan adanya kantor maya. Kantor maya mampu mengatasi kendala-kendala fisik dari suatu tempat kerja dengan peranti elektronik sehingga memungkinkan diperolehnya beberapa potensi keuntungan nyata

Keuntungan Kerugian

Biaya fasilitas yang lebih rendah Moral yang rendah

Biaya peralatan yang lebih rendah Kekhawatiran akan risiko keamanan

Berkurangnya penghentian pekerjaan

Kontribusi sosial

ORGANISASI MAYA

Dampak Sosial Organisasi Maya

Industri yang paling tertarik pada konsep kantor maya dan organisasi maya adalah yang memberikan nilai tambah dalam bentuk informasi, ide, dan kecerdasan (intelligence) yang dikenal dengan istilah Ekonomi 3 I (Three I Economy).

Istilah ini diberiakan untuk menjabarkan industri-industri:1. Bidang pendidikan 3. Hiburan 5. Olahraga2. Perawatan kesehatan 4. Perjalanan 6. Konsultasi

MENEMPATKAN PENGGUNA SISTEM DAN SPESIALIS INFORMASI PADA PERSEKTIF

Unsur yang menjadi salah satu bahan paling penting dalam pengembangan dan penggunaan sistem informasi adalah manusia. Para pemain utama adalah pengguna dan spesialis informasi. Kedua adalah kelompok tersebut membentuk tim pengembangan.

TERIMA KASIH