BAB IV

KEGIATAN PKL DAN PEMBAHASAN

A. Administrasi Farmasi Rumah Sakit

Administrasi merupakan kegiatan pencatatan data, surat menyurat,

informasi secara tertulis, penyimpanan arsip, serta pengumpulan data yang

diperlukan pimpinan untuk pengambilan keputusan. Sehingga administrasi

merupakan bagian dari instalasi farmasi yang memegang peranan penting dalam

menunjang terlaksananya kegiatan di instalasi farmasi.

Pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan di RSUD Ulin dilakukan

oleh Instalasi Farmasi RSUD Ulin. Untuk menjalankan tugasnya sebagai

pengelola perbekalan farmasi dan alat kesehatan, Kepala Instalasi Farmasi Rumah

Sakit dibantu oleh Wakil Instalasi Farmasi Rumah Sakit dan Koordinator

Administrasi. Selain itu, pengelolaan perbekalan farmasi juga dibantu oleh bagian

koordinator logistik atau kepala gudang, koordinator distribusi dan farmasi klinik.

Pendistribusian perbekalan farmasi dan alat kesehatan didistribusikan melalui 7

depo obat yang ada di RSUD Ulin, yaitu Depo Obat Umum, Depo Obat Askes,

Depo Obat IGD, Depo IBS, Depo Obat Gakin, Depo Aster, Depo Geriatri dan

Depo Anggrek. Setiap depo dikelola oleh subkoordinator dan kepala depo serta

dibantu oleh beberapa orang Asisten Apoteker.

Semua kegiatan yang berkaitan dengan administrasi Rumah Sakit dilakukan

dengan sistem komputerisasi untuk mempermudah dalam melaksanakan

pelayanan untuk pasien. Pengadministrasian resep dilakukan berdasarkan atas

rekapan harian dan bulanan resep. Pasien baru yang bukan merupakan pasien

umum jika pasien telah memenuhi persyaratan pengambilan obat maka akan

dibuatkan kartu pengambilan obat yang akan diisi jumlah obat yang setiap ada

resep yang disertai dengan SJP (Surat Jaminan Perawatan). Administrasi

pembelian pada gudang dilakukan dengan pengisian buku surat pesanan atau

buku amprahan yang kemudian dikirim pada gudang dan datanya akan langsung

dimasukkan pada komputer, kemudian akan dibuatkan kwitansi rangkap dua.

33

34

Rangkap pertama diserahkan pada instalasi yang bersangkutan dan lembar kedua

disimpan sebagai arsip gudang. Administrasi untuk pelaporan narkotik dan

psikotropik di buat sebanyak 4 rangkap, tujuannya ke Dinas Kesehatan Kota,

tembusannya Dinas Kesehatan Provinsi, Badan Pengawas Obat dan Makanan

(BPOM), dan arsip.

B. Manajemen Perbekalan Farmasi

Pelayanan Instalasi Farmasi meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan,

penyimpanan, produksi, distribusi, dan pelayanan farmasi klinik (KIE, konseling,

skrining resep).

1. Seleksi

Seleksi adalah proses memilih dengan rasional dengan sejumlah obat di

rumah sakit dengan tujuan untuk menghasilkan penyediaan atau pengadaan

yang lebih baik, penggunaan obat yang rasional, dan harga yang lebih rendah.

Seleksi didasarkan pada pengalaman aktual terhadap kebutuhan untuk

melakukan pelayanan kesehtan dan obat yang digunakan.

Perencanaan pengadaan didasarkan atas usulan kebutuhan perbekalan

farmasi tiap bulan yang ditujukan kepada Direktur Rumah Sakit Umum

Daerah Ulin, yang kemudian diperinci per instalasi, yaitu kebutuhan bahan alat

kesehatan habis pakai (BAKHP) Laboratorium, Radiologi, Hemodialisa,

Bedah Sentral, Bank Darah, ICU/ICCU, ruangan, poliklinik dan lain-lain.

Rumah Sakit Umum Daerah Ulin Banjarmasin dalam sistem perencanaannya

menggunakan metode gabungan, pola konsumsi dan epidermiologi.

2. Pengadaan dan Produksi

Pengadaan adalah kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang akan

direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan pembuatan

sediaan farmasi, sumbangan, droping atau hibah.

Pembelian dilakukan oleh panitia pengadaan rumah sakit, dimana staf

IFRS sebagai anggota panitia. Pembelian dilakukan secara langsung kepada

PBF, ataupun berasal dari hibah atau droping dari dinas kesehatan provinsi

atau dinas kesehatan kota, sedangkan untuk produksi hanya mencakup

pengemasan kembali untuk alkohol dan gliserin.

35

Sistem pengadaan obat perbekalan farmasi RSUD Ulin dilakukam

dengan metode penunjukan langsung dengan menunjuk langsung ke satu

penyedia barang atau jasa yang biasanya telah di lakukan negosiasi teknik dan

harga.

3. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi

menurut persyaratan yang ditetapkan. Disertai sistem informasi yang selalu

menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.

Penyimpanan perbekalan farmasi disesuaikan dengan persyaratan

kondisi yang diminta untuk masing-masing barang dengan tujuan untuk

menghindari kerusakan dan menjaga stabilitas obat. Informasi dan edukasi.

Informasi obat dilayani untuk tenaga kesehatan rumah sakit baik lisan maupun

tertulis, sedangkan edukasi melalui informasi langsung yang ditujukan kepada

pasien, mahasiswa praktek lapangan, dan tenaga kesehatan lainnya. Sistem

penyimpanan yang digunakan di gudang antara lain adalah :

a. Berdasarkan bentuk sedian obat, nama generik, dan nama paten

Penyimpanan obat di gudang farmasi diletakkan berdasarkan

bentuk sediaan obatnya seperti misalnya obat dalam (tablet dan sirup)

dan obat luar (salep, suppositoria, dan injeksi), kemudian dikelompokkan

lagi berdasarkan obat generik dan obat paten yang disusun berdasarkan

urutan abjad. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dalam

pengambilannya.

b. Berdasarkan obat Umum atau Askes

Obat-obatan pasien umum dan pasien Askes tempat

penyimpanannya berbeda. Hal ini bertujuan agar lebih mudah dalam

mengontrol jumlah persediaan obatnya.

c. Sistem kombinasi FIFO dan FEFO

Sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi RSUD Ulin

menggunakan kombinasi system FIFO dan FEFO. Sistem FIFO (First In

First Out) yaitu obat yang lebih dahulu datang, obst itu pula yang lebih

dahulu keluar. Sedangkan system FEFO (First Expire First Out) yaitu

36

obat yang paling mendekati waktu kadaluarsa yang lebih dahulu

dikeluarkan.

4. Distribusi

Distribusi obat adalah suatu proses penyerahan obat mulai dari sediaan

disiapkan oleh IFRS sampai obat diserahkan kepada perawat, dokter, depo-

depo obat atau pelayanan kesehatan lain untuk dierikan kepada pasien.

Distribusi yang dilakukan adalah dari PBF ke gudang, yang kemudian

dari gudang menyerahkan barang-barang ke depo-depo yang ada sesuai

dengan pesanan depo tersebut. Dan penyerahan obat untuk pasien rawat inap

maupun rawat jalan. IFRS di RSUD Ulin Banjarmasin melayani pasien

umum, askes, jamkesmas, dan pasien tagihan yang telah bekerjasama dengan

RSUD Ulin Banjarmasin.

a. Pelayanan pasien Askes

Pelayanan untuk pasien askes berpedoman pada daftar plafon harga

obat (DPHO) askes, BAKHP terbatas paket, dengan menyertakan surat

jaminan perawatan (SJP) rawat jalan / rawat inap / IGD / ICU dari askes

center, yang ditulis pada resep blanko askes dan tanda tangan terima obat,

untuk pasien rawat jalan, obat maksimum R/ untuk tiga hari, kecuali

antibiotik lima hari dan dan obat kronis 30 hari, sedangkan untuk pasien

rawat inap, IGD, ICU obat oral maksimal untuk 2 hari, infus dan injeksi

untuk satu hari, di IGD prinsip obat simptomatik. Untuk obat yang masuk

daftar II pasien harus menyertakan protokol terapi tim onkologi dan

legalisasi PT. Askes, begitu pula untuk obat daftar III (obat mahal),

pasien harus menyertakan keterangan medis dokter dan legalisasi PT

askes.

5. Penggunaan

Pengunaan meliputi kegiatan dispending dan evaluasi penggunaan obat.

Dispending merupakan kegiatan yang dimulai dari tahap validasi,

interprestasi, menyiapkan obat untuk penggunaan selama 2 hari dan alat

kesehatan untuk sekali pakai, pemberian etiket, atau cara pakai obat,

37

penyerahan obat di sertai dengan pemberian informasi tentang obat kepada

pasien.

C. Depo I Askes

Depo ini melayani pasien Askes rawat jalan dan rawat inap yang

berpedoman pada DPHO. Depo I askes melayani mulai pukul 08.00-16.00

wita, terbagi menjadi 2 shift; pagi, pukul 08.00-14.00; siang, 11.00-16.00.

Depo I askes memiliki seorang kepala depo yaitu ibu Eka Trisna P.,S.Si,Apt,

2 orang Apoteker yaitu Ibu Eka Trisna P, S.Si., Apt dan Devieta

Purnamasari,S,Farm.,Apt ,di bantu dengan 7 orang AA dan 4 orang tenaga

administrasi.

Untuk menunjang kelancaran kegiatan pelayanan, depo Askes

melakukan pengelolaan perbekalan farmasi meliputi perencanaan, pengadaan,

penyimpanan, pendistribusian, pencatatan dan pelaporan.

a. Perencanaan

Perencanaan sediaan farmasi di depo I Askes menggunakan metode

gabungan yaitu metode konsumsi dan metode epidemiologi. Metode

konsumsi dibuat berdasarkan pada jumlah pemakaian sebelumnya,

keuntungan dari metode komsumsi yaitu lebih praktis dan mudah dalam

proses perencanaanya. Sedangkan metode epidemiologi dibuat

berdasarkan pada pola penyakit.

b. Pengadaan

Pengadaan barang di depo Askes dilakukan dengan menulis obat

atau alat kesehatan yang diperlukan pada buku amprahan yang kemudian

diserahkan ke gudang farmasi. Depo Askes melakukan pengadaan obat

fast moving 1 kali sebulan. Pada setiap minggu dilakukan pemeriksaan /

kontrol barang, jika terjadi kekosongan bisa melakukan pemesanan ke

gudang farmasi atau melakukan mutasi ke depo lain jika perbekalan

farmasi yang di gudang megalami kekosongan dan masih terdapat pada

depo lain.

38

Barang yang sampai ke depo akan dicek kesesuaian barang dengan

pesanan oleh petugas depo meliputi nama obat, jumlah sediaan, jenis

sediaan, tanggal kadaluwarsa. Setelah dicek, bukti penyerahan obat yang

terdiri dari 2 rangkap yang ditandatangani oleh petugas penerima barang.

Satu lembar yang asli untuk arsip depo, sedangkan lembar satunya untuk

arsip gudang.

c. Penyimpanan

Penyimpanan sediaan farmasi di depo I Askes bedasarkan bentuk

sediaan yang disusun secara alfabetis. Obat fast moving diletakkan diatas

meja terdekat untuk memudahkan pengambilan. Penyimpanan obat di

Depo I Askes menggunakan kombinasi sistem FIFO dan FEFO. Sistem

FIFO (First In First Out) yaitu obat yang lebih dahulu datang, obat itu

pula yang lebih dahulu keluar. Sedangkan system FEFO (First Expire

First Out) yaitu obat yang paling mendekati waktu kadaluarsalah yang

lebih dahulu dikeluarkan.

Obat juga ada yang disusun secara farmakologi misalnya obat-obat

diabetes dan obat-obat jantung. Obat yang harus disimpan dalam suhu

dingin, disimpan dalam lemari pendingin. Obat kemoterapi juga

disimpan di lemari pendingin sesuai suhu yang ditentukan oleh pabrik.

Obat narkotika dan psikotropika disimpan dalam tempat khusus dan

terkunci serta terpisah dengan obat-obat yang lain.

d. Distribusi

Distribusi di depo ini menggunakan system distribusi individual

prescription. individual prescription atau Sistem resep individu adalah

resep yang ditulis dokter untuk tiap penderita. Sistem ini biasanya

digunakan oleh rumah sakit kecil dan atau rumah sakit pribadi, karena

memudahkan cara untuk menarik pembayaran atas obat yang digunakan

pasien dan memberikan pelayanan kepada pasien secara perorangan.

Keuntungan sistem Individual Prescription :

1) Semua pesanan obat langsung diperiksa oleh farmasis.

39

2) Memungkinkan interaksi antara farmasis, dokter, perawat, dan

pasien.

3) Meningkatkan pengawasan obat-obatan dengan lebih teliti.

4) Memberikan cara yang cocok melaksanakan pembayaran obat-

obatan yang digunakan pasien (Ray, 1983).

e. Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan dilakukan pada kartu stok pada setiap barang. Selain

pada kartu stok pencatatan juga dilakukan dengan sistem komputerisasi

sehingga dapat mengontrol jumlah barang masuk dan keluar.

Pelaporannya meliputi:

1) Laporan stok obat

2) Laporan mutasi barang

3) Laporan narkotika dan psikotropika

4) Obat kada luarsa

5) Laporan Omset

f. Pelayanan resep

1) Pasien rawat jalan

Alur pelayanan resep pada depo ini yaitu, pasien datang

menyerahkan resep, kemudian resep diperiksa kelengkapan.

Kelengkapan seperti untuk obat sitostatika dilengkapi protokol

terapi, obat khusus paket III DPHO dilengkapi dengan surat

keterangan medis dari dokter penulis resep. Pasien yang telah

memenuhi persyaratan akan diberi nomor antrian dan dimintakan

nomor telepon pasien. Resep yang diterima juga diberi nomor sesuai

nomor antrian pasien dan dientry oleh petugas administrasi untuk

klaim ke PT. Askes. Resep dientry terlebih dahulu untuk mencek

obat yang telah diberikan sebelumnya, karena obat yang sesuai

DPHO mempunyai retriksi / pemberian maksimal untuk setiap obat.

Resep yang telah dientry selanjutnya disiapkan dan dilakukan

pengntrolan sebelum diserahkan kepada pasien. Obat diserahkan

disertai pemberian informasi obat kepada pasien.

40

2) Pasien rawat inap

Alur pelayanan resep pada depo ini yaitu, pasien datang

menyerahkan resep, kemudian resep diperiksa kelengkapan. Untuk

pasien baru harus melaporkan diri ke Askes Center dan mendapatkan

legalisasi berupa Surat Jaminan Pelayanan (SJP) rangkap 3 (asli).

SJP dilampirkan dengan resep. Untuk pengambilan obat berikutnya

harus menyerahkan fotokopi SJP dan kartu pemakaian obat. Untuk

obat sitostatika dilengkapi protokol terapi, obat khusus paket III

DPHO dilengkapi dengan surat keterangan medis dari dokter penulis

resep. Jika tidak melengkapi karena sebab lain, misalnya pelayanan

Askes Center tutup, maka pasien harus memberikan uang jaminan.

Uang jaminan tersebut dapat diambil setelah melengkapi persyaratan

yang ditentukan. Pasien yang telah memenuhi persyaratan akan

diberi nomor antrian. Resep selanjutnya dikerjakan dengan

menyiapkan obat, pemberian etiket dan penulisan obat pada kartu

pemakaian obat. Kemudian dilakukan pengontrolan sebelum

diserahkan kepada pasien. Selanjutnya resep dientry untuk

pengurangan stok. Entry resep dapat dilakukan diakhir untuk

klaimke PT. Askes karena pengambilan obat dilakukan tiap hari dan

terdapat kartu pengambilan obat sebagai kontrolnya.

Pasien datang membawa resep

Diperiksa keabsahan & kelengkapan resep

Memenuhi persyaratan Resep tidak memenuhi persyaratan

Pasien diminta untuk memenuhi persyaratan terlebih dahulu

Verifikasi ke Askes Center

Pasien diberi nomor antrian

Penyiapan obat dan pemberian etiket

Pengecekan kembali

Pemanggilan pasien & penyerahan obat oleh Apoteker/

AA disertai PemberianInformasi Obat

Uang jaminan

Resep di entry untuk mengurangi stok barang

Resep di entry oleh petugas administrasi untuk klaim ke

PT. Askes

41

Gambar 5 : Alur Pelayanan Resep Pasien Rawat Inap

Pasien datang membawa resep

Diperiksa keabsahan & kelengkapan resep

Memenuhi persyaratan Resep tidak memenuhi persyaratan

Pasien diminta untuk memenuhi persyaratan terlebih dahulu

Verifikasi ke Askes Center

Pasien diberi nomor antrian & diminta nomor telpon pasien

Resep di entry oleh petugas administrasi untuk klaim ke

PT. Askes

Penyiapan obat dan pemberian etiket

Pengecekan kembali

Pemanggilan pasien & penyerahan obat oleh Apoteker/

AA disertai pemberian Informasi obat

Resep di entry untuk mengurangi stok barang

42

Gambar 6 : AlurPelayanan Resep Pasien Rawat Jalan