63

BAB 3

SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum dan Sejarah PT. Volensa Indonesia

PT. Volensa Indonesia didirikan pada tahun 1997 yang beralamat di Jl.

Mesjid Al-Anwar (Berdikari) No.27A, Jakarta 11540, Indonesia. PT. Volensa

Indonesia didirikan oleh Bapak Frans Darmadi yang sekaligus menduduki

jabatan sebagai Direksi dalam PT. Volensa Indonesia.

PT. Volensa Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam

bidang perdagangan, dimana produk-produk yang dipasarkan adalah cetakan

bakery dari bahan aluminum, barang-barang keramik sebagai barang/media

promosi dan tas. Dalam penyuplaian barang dagangannya, PT. Volensa

Indonesia berkerja sama dengan PT. Hanmax, yang juga merupakan perusahaan

milik Bapak Frans Darmadi. Saat ini PT. Volensa Indonesia memiliki kurang

lebih 30 karyawan.

PT. Volensa Indonesia menggunakan sistem informasi sebagai penunjang

proses bisnis yang ada, mulai tahun 2002. Disesuaikan dengan kebutuhan

perusahaan maka PT. Volensa Indonesia menggunakan sistem informasi hanya

pada kegiatan akuntansinya saja. Pertama kali PT. Volensa Indonesia

menggunakan Aplikasi General Ledger program DOS Clipper. Namun seiring

dengan perkembangan bisnis, program tersebut tidak lagi memenuhi kebutuhan

perusahaan maka pada tahun 2003, pemakaian Aplikasi General Ledger DOS

64

Clipper diganti dengan Aplikasi General Ledger program Visual Basic yang

dikembangkan oleh PT. DAIS Software (yang lebih dikenal dengan sebutan

DAIS). Awalnya aplikasi dari DAIS ini dirasa kurang mendukung kegiatan

akuntansi yang ada dalam PT. Volensa Indonesia, hal ini dikarenakan dalam

Aplikasi General Ledger belum terintegrasi dengan bagian penjualan dan

pembelian, sehingga menghambat kinerja perusahaan. Akhirnya pada tahun

2004 pimpinan PT. Volensa Indonesia memutuskan untuk membeli aplikasi

tambahan dari DAIS, dimana dengan adanya tambahan aplikasi tersebut,

Aplikasi General Ledger dapat berintegrasi dengan bagian penjualan dan bagian

pembelian. Sehingga sistem informasi yang ada sekarang ini mampu mendukung

seluruh kegiatan akuntansi dalam PT. Volensa Indonesia.

3.2 Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia

Struktur organisasi merupakan kerangka dasar dari manajemen yang

terdiri dari kegiatan-kegiatan untuk memperinci tugas dan wewenang. Struktur

organisasi dimaksudkan agar terjalin kerjasama antara pimpinan dan staf serta

memungkin adanya koordinasi usaha antara pimpinan dan memungkinkan

adanya koordinasi usaha antara semua fungsi untuk mengambil tindakan dalam

pencapaian tujuan perusahaan. Secara garis besar struktur organisasi pada PT.

Volensa Indonesia dapat dilihat pada gambar 3.1.

65

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Volensa Indonesia

Sumber: PT. Volensa Indonesia dikembangkan oleh penulis

3.3 Tugas dan Wewenang

Melalui wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi

mengenai tugas dan wewenang setiap bagian yang terdapat pada struktur

organisasi PT. Volensa Indoensia. Secara garis besar, tugas dan wewenang

masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut:

1. Direksi

a. Bertanggung jawab memilih dan mengangkat Manajer Penjualan

dan Manajer operasional.

b. Menilai kinerja Manajer penjualan dan Manajer operasional

66

c. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

2. Manajer Penjualan

a. Bertanggung jawab langsung kepada Direksi.

b. Bertanggung jawab akan perkembangan perusahaan.

c. Menetapkan strategi-strategi pemasaran, membuat target

penjualan untuk periode berikutnya.

d. Mengawasi pelaksanaan kebijakan dan keputusan yang telah

ditetapkan.

e. Membawahi dan menerima setiap laporan dari divisi dan bagian-

bagian di bawahnya.

3. Manajer Operasional

a. Bertanggung jawab langsung kepada Direksi.

b. Bersama Manajer Penjualan merumuskan strategi-strategi untuk

memajukan perusahaan.

c. Mengawasi kegiatan-kegiatan operasional dalam perusahaan.

d. Membawahi dan menerima setiap laporan dari divisi dan bagian-

bagian di bawahnya.

4. Kepala Divisi Hanmax Pack

a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Penjualan dan

Manajer Operasional.

67

b. Mengelola divisi Hanmax Pack., mengembangkan divisi, serta

meminimalisasi biaya-biaya.

c. Membawahi dan menerima setiap laporan dari bagian-bagian di

bawahnya.

5. Supervisor

a. Bertanggung jawab kepada divisi di atasnya.

b. Mengawasi dan mengkoordinasi bagian-bagian di bawahnya.

6. Sales Executive

a. Bertanggung jawab langsung kepada Supervisor.

b. Melakukan penawaran ke pelanggan.

7. Kepala Divisi Promotion product

a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Penjualan dan

Manajer Operasional.

b. Mengelola divisi Promotion Product, mengembangkan divisi,

serta meminimalisasi biaya-biaya.

c. Membawahi dan menerima laporan dari bagian-bagian di

bawahnya.

8. Akuntansi dan Keuangan

a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional

b. Sebagai Pimpinan Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan.

68

c. Bertanggung jawab atas perencanaan serta pengawasan terhadap

seluruh kegiatan yang menyangkut bidang Akuntansi dan

Keuangan.

d. Membawahi dan menerima laporan dari Bagian Akuntansi dan

Bagian Keuangan.

9. Akuntansi

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Akuntansi dan

Keuangan.

b. Menyajikan laporan keuangan perusahaan.

10. Keuangan

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Akuntansi dan

Keuangan.

b. Mengelola dan mengawasi penerimaan dan pengeluaran kas

perusahaan.

11. Kolektor

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Keuangan.

b. Menagih piutang berdasarkan faktur yang telah jatuh tempo

kepada pelanggan

12. Logistik

a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.

69

b. Mengkoordinasi serta mengawasi pengiriman dan persediaan

produk yang ada di Gudang Hanmax dan Gudang Promotion

Product.

c. Menyajikan Laporan Persediaan per periode.

13. Gudang Hanmax Pack

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik.

b. Mengawasi keluar masuknya barang dagangan cetakan bakery

dari bahan alumunium.

c. Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang

dagang yang masih tersedia.

14. Pengiriman

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik.

b. Melakukan packing dan mengirimkan barang ke pelanggan.

15. Gudang Promotion product

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Logistik.

b. Mengawasi keluar masuknya barang-barang promosi.

c. Melakukan stock opname untuk memastikan jumlah barang

dagang yang masih tersedia.

16. Umum

a. Bertanggung jawab langsung kepada Manajer Operasional.

70

b. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian dibawahnya.

c. Membawahi dan menerima laporan dari bagian-bagian di

bawahnya.

17. Grafis

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Umum.

b. Mendesain model produk dan brosur untuk promosi.

18. Resepsionis

a. Bertanggung jawab langsung kepada Bagian Umum.

b. Menerima telepon dari pelanggan atau tamu.

19. Keamanan

a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.

b. Menjaga dan menertibkan pihak yang mengganggu keamanan

perusahaan.

20. Admin Penjualan

a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.

b. Menerima pesanan pelanggan, mencetak faktur penjualan, dan

membuat jurnal sementara.

21. Admin Pembelian

a. Bertanggung jawab langsung kepada bagian Umum.

71

b. Melakukan pesanan ke supplier dan membuat jurnal sementara.

c. Merangkap sebagai bagian HRD (Human Resources Department)

untuk merekrut karyawan, memberikan training, dan mengelolah

data-data karyawan guna menyajikan informasi penggajian.

3.4 Sistem yang sedang berjalan

3.4.1 Dokumen-dokumen yang terkait

Ada pun beberapa dokumen yang digunakan dalam sistem

informasi aplikasi general ledger sebagai berikut:

1. Sales Order

Dokumen yang digunakan untuk mencatat pesanan dari pelanggan

setelah menerima pesanan baik melalui telepon maupun Purchase

Order. Berdasarkan dokumen ini admin penjualan akan

melakukan pengecekan, apakah barang-barang yang dipesan

pelanggan tersedia atau tidak.

2. Sales Invoice

Setelah dilakukan pengecekan bahwa barang-barang yang dipesan

tersedia maka bagian akuntansi akan membuat Sales Invoice yang

berisikan rincian penjualan (Quantity, Unit, Description, Unit

Price, Disc, dan Net Amount), Delevery Order, dan Faktur Pajak

Standar (jika pelanggan adalah badan/usaha perseorangan kena

pajak) untuk digunakan sebagai dasar pencatatan dan dikirim ke

pelanggan.

72

3. Faktur Pajak Standar

Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian akuntansi yang berisikan

item-item yang dijual ke pelanggan dan disertai dengan

pengenaan pajak (PPN) sebesar 10% atas jumlah penjualan.

4. Delivery Order

Dokumen ini dikeluarkan oleh bagian akuntansi yang berisikan

rincian barang-barang yang akan dikirim ke pelanggan.

5. Purchase Order

Dokumen ini dikeluarkan oleh admin pembelian untuk melakukan

pemesanan kepada supplier.

6. Faktur

Dokumen yang diterima dari supplier atas timbulnya transaksi

pembelian dan sebagai dasar untuk melakukan pencatatan

pembelian.

7. Surat Pengantar Barang

Dokumen ini diterima seiring dengan penerimaan barang yang

dikirim oleh supplier. Berisikan rincian barang-barang yang

dikirim.

8. Laporan Penerimaan Barang

Laporan ini dibuat bagian gudang yang berisikan pernyataan

bahwa barang-barang yang diterima dari supplier telah sesuai

dengan yang dipesan baik jenis, jumlah, harga, maupun kondisi

barang tersebut.

73

9. Payment Voucher

Dokumen yang dikeluarkan oleh bagian keuangan atas

pembayaran tunai dan kredit.

10. Summary of Salary

Dokumen yang berisikan rincian pembayaran gaji karyawan yang

dikeluarkan oleh Bagian HRD (Human Resources Development).

3.4.2 Fungsi-fungsi Yang Terkait

Fungsi-fungsi bisnis yang terkait dalam sistem informasi aplikasi

general ledger adalah sebagai berikut:

1. Akuntansi

2. Keuangan

3. Admin Penjualan

4. Admin Pembelian

3.4.3 Uraian Proses

3.4.3.1 Uraian Proses Bisnis

Pencatatan transaksi-transaksi bisnis yang terjadi berawal

dari bagian akuntansi menerima dokumen-dokumen input tersebut

diatas, mengentri data transaksi, melakukan posting, dan sampai

penyajian laporan keuangan.

1. Admin penjualan, menerima order dari pelanggan

kemudian menginputnya ke dalam SO (Sales Order),

74

dicetak, dan sekaligus mencatat order tersebut ke dalam

Batch Transaksi (jurnal sementara).

2. Apabila barang yang dipesan pelanggan tersedia maka

dicetaklah Sales Invoice, Delevery Order, dan Faktur

Pajak Standar oleh bagian akuntansi. Dengan dicetaknya

dokumen-dokumen tersebut berarti telah terjadi transaksi

penjualan yang kemudian akan dilakukan posting (update)

ke dalam General Ledger.

3. Admin pembelian, melakukan pencatatan setelah

menerima Faktur dari supplier yang biasanya disertai

dengan penerimaan barang. Transaksi pembelian juga

dicatat kedalam Batch Transaksi (jurnal sementara).

4. Keuangan, bertindak sebagai kasir yang menerima dan

melakukan pembayaran kas. Bagian ini kemudian

melakukan posting (update) kedalam General Ledger dan

mencetak Payment Voucher untuk pengeluaran kas. Sesuai

dengan Summary of Salary yang dikeluarkan Direksi

dibuat juga jurnal atas pembayaran gaji.

5. Akuntansi, melakukan pengecekan terhadap Batch

Transaksi (jurnal sementara) atas pembelian. Apabila

Batch Transaksi (jurnal sementara) sesuai dengan

dokumen-dokumen yang ada, maka bagian ini akan

melakukan posting (update) ke General Ledger. Akhir

bulan dibuatlah Jurnal Penyesuaian berdasarkan Memo.

75

6. Dari database General Ledger dihasilkanlah Neraca Saldo,

berdasarkan ini apabila terdapat Jurnal Penyesuaian maka

Bagian Akuntansi melakukan penyesuaian saldo kembali

yang kemudian menghasilkan Neraca Saldo Disesuaikan.

Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan

yang nantinya akan diberikan kepada Manajer Penjualan,

Manajer Operasional, dan Direksi.

3.4.3.2 Uraian Aplikasi

Gambar 3.2 Flow Chart Sistem Informasi General Ledger pada PT. Volensa Indonesia

76

Gambar 3.3 Tampilan Layar Sales Order

Gambar 3.4 Tampilan Layar Batch Sales Transaction

77

Gambar 3.5 Tampilan Layar Sales Transaction

Gambar 3.6 Tampilan Layar A/R Receipt Transaction

78

Gambar 3.7 Tampilan Layar Purchase Order

Gambar 3.8 Tampilan Layar Bacth Purchase Transaction