64

BAB 3

SISTEM INFORMASI PERSEDIAAN YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Dalam sub bab ini membahas mengenai sejarah dari Perusahaan Multiplus

cabang Kebon Jeruk, yang meliputi sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur

organisasi serta tugas dan wewenang dari masing – masing bagian yang ada didalam

perusahaan tersebut.

3.1.1 Sejarah perusahaan

Multiplus didirikan pada tahun 1999 dan menjadi yang pertama

memperkenalkan konsep pusat layanan bisnis di Indonesia. Alamat : Jl. Kebon

Jeruk Raya No. 76, Jakarta 11480 – Indonesia. Telp. (62-21) 536.4039 /

536.4040, Fax. (62-21) 530.1477. E-mail: jkt_kebon_jeruk@multiplus.co.id.

Multiplus telah dikenal sebagai penyedia terbaik layanan bisnis terintegrasi

yang berkualitas seperti pos dan pengiriman barang, layanan cetak, layanan

fotokopi, biro iklan, tour & travel, dll. dan langsung mendapatkan respons

positif dari penduduk di Lippo Karawaci.

Multiplus telah mengembangkan konsep waralaba yang sangat efisien

yang memungkinkan para pengusaha berkompetisi dengan baik dan

mendapatkan respons dari pasar dalam waktu relatif singkat. Sejak

memperkenalkan konsep waralaba pada pertengahan 2003, Multiplus meraih

pertumbuhan yang fenomenal menjadi >100 gerai dan berencana akan

membuka lebih banyak lagi dan hadir di setiap provinsi di seluruh Indonesia

65

dalam waktu 2 tahun ke depan. Sebagai pemenang penghargaan Indonesia

Franchise Gold 2006 dan kandidat Indonesia satu-satunya untuk penghargaan

International Franchisor of the Year 2006 yang berkompetisi dengan franchisor

dari 36 negara, Multiplus siap untuk mengembangkan jaringannya ke Asia

Tenggara dan negara-negara lainnya pada tahun 2007.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Multiplus

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada Multiplus Cabang Kebon Jeruk

3.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Multiplus

3.1.3.1 Visi Perusahaan Multiplus

Staff Gudang

Kasir Staff Eskpedisi

Operator Warnet dan

Wartel

Bagian Operasional Teknis

Bagian Operasional

Admin

Manager

Supervisor Admin dan

Teknis

66

Visi Multiplus adalah untuk menjadi pemimpin pasar dalam bidan g

Pusat Layanan Bisnis yang dikenal bukan saja karena memiliki jaringan

yang luas di Indonesia dan internasional, tetapi juga karena selalu

menyediakan produk-produk berkualitas dengan layanan yang prima.

3.1.3.2 Misi Perusahaan Multiplus

Multiplus hadir dengan misi untuk dapat memberikan pelayanan

bisnis terpadu dengan kualitas prima & harga yang terjangkau, sehingga

dapat memfasilitasi para pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya

dengan lebih efektif & efisien.

3.1.4 Uraian tugas dan tanggung jawab

Berikut ini uraian tugas dan tanggung jawab dari tiap bagian pada

Multiplus :

1. Manager :

Membuat action plan, marketing strategic, maintainance operasional,

mengatur jadwal kerja (schedule), mengecek Laporan Rekap Kartu

Srock per periode.

2. Supervisor Admin dan Teknis :

Bertugas untuk membuat Laporan Rekap Kartu Stock, dan

mengkoordinasi Bagian Operasional Admin dan Bagian Operasional

Teknis.

67

3. Bagian Operasional Admin:

Bagian operasional yang bertugas untuk mengkoordinasi kasir dan

staff gudang, dan juga bertanggung jawab terhadap Manajer dan

Supervisor Admin dan Teknis.

Contohnya : Membuat Purchase Order (PO).

4. Bagian Operasional Teknis :

Bagian operasional yang bertugas untuk mengkoordinasi staff yang

berkaitan dengan penyedia jasa.

Contohnya : warnet (mengecek apakah ada komputer yang hang atau

bermasalah), wartel, printing, fotocopy.

5. Kasir :

Melayani transaksi dengan customer, menginput data transaksi harian.

6. Staff Gudang :

Mengecek persediaan barang dan menerima barang masuk.

7. Operator Warnet dan Wartel :

Mengontrol dan mengecek kondisi dan billing warnet dan wartel.

8. Staff Ekspedisi :

Mengurus proses transaksi dalam bidang eskpedisi di Multiplus.

3.1.5 Produk

Multiplus sebagai perusahaan jasa yang mengembangkan produk dan

layanan. lengkap, mampu bersaing dan menjadi yang terdepan. Ditunjang divisi

pengembangan produk dan layanan yang handal, Multiplus siap memenuhi

kebutuhan Anda. Berikut produk dan layanan utama:

68

1. Alat Tulis Kantor

Multiplus menyediakan beragam keperluan alat tulis dan kantor bagi

Anda dengan pilihan yang lengkap dan harga kompetitif. Multiplus

juga menyediakan ratusan kartu ucapan dan kartu pos yang menarik

bagi keperluan Anda.

2. Kartu Telepon

Tingginya aktivitas masyarakat membuat mobilitas komunikasi pun

semakin padat. Multiplus sebagai business service center paham akan

kebutuhan ini. Untuk itu, layanan kartu telepon disiapkan untuk

Anda.

Multiplus menyediakan kartu telepon domestik dan internasional,

baik dengan saluran digital maupun VOIP. Menggunakan in-house

proprietary software dan sistem jaringan data yang aman, Multiplus

menawarkan produk voucher ponsel terlengkap, termurah, dan

bergaransi dari seluruh operator yang ada.

3. Saveprint

Sebagai franschisor tinta refill terbesar di Indonesia, Saveprint

menyediakan teknologi terbaru dan terkini untuk refill tinta dan

compatible cartridge. Saveprint memang menyiapkan semua

kebutuhan Anda akan printing,baik untuk kebutuhan sehari-hari

maupun kebutuhan bisnis seperti, Compatible cartridge tinta, Toner,

OEM inkjet cartridge, OEM laser cartridge. Saveprint siap mengisi

ulang semua tipe printer.

69

Didukung lebih dari 100 gerai di 15 kota besar diseluruh Indonesia.

Saveprint berkomitmen menjamin kepuasan pelanggan untuk semua

produk dan layanannya.

4. Majalah

Dukungan besar dari sejumlah media cukup berperan dalam

memajukan nama besar Multiplus sebagai perusahaan pertama yang

memperkenalkan konsep pusat layanan bisnis. Sampai akhirnya

tercatat sebagai Business Services Center nomor satu di Indonesia.

Sebagai bentuk apresiasi terhadap mitra, Multiplus telah menyiapkan

tempat-tempat khusus untuk perusahaan penerbitan yang ingin

meletakkan majalah dan tabloid dibeberapa gerai Multiplus.

3.2 Sistem Yang Sedang Berjalan

3.2.1 Uraian Proses Sistem Informasi Persediaan pada Perusahaan Multiplus

Cabang Kebon Jeruk

1. Prosedur Pencatatan Penerimaan Barang dan retur pembelian

Pada setiap akhir periode, Supervisor Admin dan Teknis melihat Laporan

Rekap Kartu Stock. Apabila stok barang sudah mencapai minimum maka

Supervisor Admin dan Teknis akan meminta Bagian Operasional Admin

untuk memesan barang dan membuat Purchase Order (PO) sebanyak 2

rangkap. Rangkap 1 dapat ditujukan kepada supplier melalui e-mail,

kemudian rangkap 2 diarsip oleh Bagian Operasional Admin. Setelah

menerima PO, supplier menyiapkan barang yang dipesan. Setelah barang

siap, maka supplier membuat Surat Jalan (SJ) sebanyak 3 rangkap. SJ

70

rangkap 1 diberikan kepada Staff Gudang, SJ rangkap 2 dan 3 diarsip oleh

supplier.

Kemudian staff gudang akan menerima barang dari supplier tersebut, lalu

akan mengecek apakah barang sesuai dengan PO atau tidak. Jika barang

sesuai dengan PO, maka Staff Gudang akan menginput penerimaan barang

ke dalam sistem. Jika barang tidak sesuai, maka staff gudang akan

melakukan retur kepada supplier dengan mengisi Delivery Claim Advise

(DCA). Setelah supplier menerima DCA tersebut, supplier akan mengirim

barang yang sesuai dan ditujukan kepada Staff Gudang. Jika barang sudah

sesuai dengan PO, maka supplier akan memberikan barang pesanan dan

membuat Bukti Transfer Barang (BTB) yang diserahkan kepada Staff

Gudang.

2. Prosedur Pencatatan Pengeluaran Barang

Prosedur Pencatatan Pengeluaran Barang pada perusahaan Multiplus

memakai sistem retail, yakni :

Pelanggan datang untuk memilih barang yang diinginkan. Setelah

mendapatkan barang yang diinginkan, barang tersebut dibawa ke kasir untuk

dibayar. Kemudian di akhir shift pada saat sebelum Multiplus tutup, kasir

menghitung jumlah barang yang sudah terjual, lalu kasir akan menginput

data tersebut ke dalam aplikasi Back Office 2.3.

Setiap akhir periode dengan jangka waktu 2 minggu, Supervisor Admin dan

Teknis membuat Laporan Rekap Kartu Stock yang ditujukan kepada

Manager.

71

3.2.2 Overview Acti vity Diagram (OAD)

Gambar 3.2 Overview Activity Diagram Sistem Informasi Persediaan

Keterangan :

PO : Purchase Order

SJ : Surat Jalan

72

3.2.3 Detail Activity Diagram (DAD)

3.2.3.1 DAD Memesan Barang

Gambar 3.3 Detail Activity Diagram Memesan Barang

Keterangan :

PO : Purchase Order

73

3.2.3.2 DAD Mengirim Barang

Gambar 3.4 Detail Activity Diagram Mengirim Barang

Keterangan :

PO : Purchase Order

SJ : Surat Jalan

74

3.2.3.3 DAD Menerima Barang

Supplier KomputerStaff gudang

M enerima barang dan SJ rangkap 1

M engecek barang sesuai atau t idak

Menginput penerimaanbarang

SJ1

Tr_Pemesanan

Ms_Barang

M engirim barang besertaSJ rangkap 1

Gambar 3.5 Detail Activity Diagram Menerima Barang

Keterangan :

SJ : Surat Jalan

75

3.2.3.4 DAD Melakukan Retur

Gambar 3.6 Detail Activity Diagram Melakukan Retur

Keterangan :

DCA : Delivery Claim Advise

BTB : Bukti Transfer Barang

76

3.2.3.5 DAD Melakukan Penjualan

KomputerKasir

MelayaniTransaksiDengan

Customer

MenghitungJumlah Barang Keluar

Tr_Penjualan

Ms_Barang

MenginputJumlah Barang Keluar

Gambar 3.7 Detail Activity Diagram Melakukan Penjualan

77

3.2.3.6 DAD Membuat Laporan

Gambar 3.8 Detail Activity Diagram Membuat Laporan

78

3.2.4 Dokumen yang Digunakan

3.2.4.1 Delivery Claim Advise

Delivery Claim Advise (DCA) merupakan surat yang ditujukan

kepada pihak supplier jika barang yang diterima tidak sesuai dengan

pesanan yang telah dilakukan sebelumnya. Proses dikeluarkannya DCA

adalah sebagai berikut, setelah perusahaan menerima barang yang dipesan

beserta tanda terima dari supplier, perusahaan akan mencocokkan tanda

terima barang dengan Purchase Order (PO) yang telah dibuat sebelumnya,

setelah itu perusahaan akan memeriksa kondisi barang yang diterima. Jika

ternyata barang yang diterima tidak sesuai dengan PO atau ada yang rusak

atau kualitasnya kurang baik, maka perusahaan dapat mengajukan DCA.

3.2.4.2 Bukti Transfer Barang

Bukti Transfer Barang (BTB) merupakan dokumen yang dibuat

oleh supplier sebagai bukti bahwa barang yang dipesan oleh Multiplus

telah dikirim. Proses dikeluarkannya BTB adalah sebagai berikut, setelah

supplier menerima retur pembelian dari Multiplus, maka supplier akan

menyiapkan barang yang akan dikirim kembali kepada Multiplus sesuai

dengan pesanan yang telah dilakukan, apabila barang yang akan dikirim

telah siap maka supplier akan mengeluarkan BTB yang akan dberikan

kepada staff gudang selaku menerima dan mengecek barang yang dikirim

tersebut.

79

3.2.4.3 Purchase Order

Purchase Order (PO) merupakan surat yang digunakan untuk

memesan barang kepada supplier yang berisikan kode barang, nama

barang, jumlah barang yang dipesan, total. PO ini juga dapat dikirimkan

melalui E-mail. PO dibuat oleh Bagian Operasional Admin sebanyak 2

rangkap yang ditujukan kepada supplier. PO yang telah dikeluarkan juga

merupakan pedoman dalam penerimaan barang, agar tidak terjadi

penerimaan barang yang melebihi pemesanan yang sudah disepakati.

3.2.4.4 Surat Jalan

Surat Jalan (SJ) merupakan surat pengantar untuk mengirimkan

barang yang ditujukan dari pihak supplier ke pihak Multiplus. Pada

sistem yang berjalan di Multiplus, supplier membuat SJ sebanyak 3

rangkap dimana rangkap 1 SJ tersebut diberikan kepada staff gudang,

sedangkan rangkap 2 dan 3 diarsip oleh supplier.

3.2.5 Laporan yang Dihasilkan

3.2.5.1 Laporan Rekap Kartu Stock

Laporan Rekap Kartu Stock merupakan hasil pertanggungjawaban

atas transaksi yang terjadi pada periode tertentu yang ditujuukan kepada

pihak yang mempunyai jabatan lebih tinggi untuk memberikan gambaran

mengenai transaksi yang terjadi dalam periode tertentu.

Laporan Rekap Kartu Stock berpengaruh pada sistem persediaan

dalam suatu perusahaan yang pada umumnya meliputi rangkaian dari

80

sistem pembelian dan penjualan barang. Pencatatan Kartu Stock

dilakukan pada akhir bulan dimana dilakukan penyesuaian stok fisik

dengan stok pada sistem, tujuannya adalah untuk menyesuaikan atau

menyamakan stok barang pada sistem dengan stok fisik barang.

3.3 Struktur Aplikasi yang Digunakan

3.3.1 Software/Aplikasi dan Hardware

Operating system: Windows XP.

Server :

• Memori 2 GB.

• Hard disk 320 GB.

Software :

• Visual Basic 6.0

• Back Office ( sudah termasuk

semua laporan harian, input, output ).

• Microsoft Excel

• Microsoft Word

Hardware :

• PC 6pcs :

1. Ticketing.

2. Konsumen.

3. Pengiriman barang.

4. Data operasional dan internal.

81

5. Data kasir.

6. Data wartel.

• Memori 512 MB.

• Hard disk 40-80 GB.

• Printer Laser Jet.

3.3.2 User dari Aplikasi

• Kasir

• Supervisor Admin

• Manager

3.3.3 Database

Database yang dipakai oleh perusahaan Multiplus menggunakan SQL.

Field Name Field Size Data Type Desciption

PK Kode_barang 6 AutoNumber

Nama_barang 30 Text

Harga_satuan 7 Number Harga per barang

Quantity 3 Number Jumlah barang

tersedia

Satuan 6 Text

Tabel 3.1 Field Ms_Barang

82

Field Name Field Size Data Type Desciption

PK No_PO 6 AutoNumber

Nama_barang 30 Text

Quantity 3 Number Jumlah barang

tersedia

Satuan 6 Text

Tabel 3.2 Field Tr_Pemesanan

Field Name Field Size Data Type Desciption

PK Kode_transaksi 6 AutoNumber

Kode_barang 6 Text

Nama_barang 30 Text

Tanggal 10 AutoNumber

Quantity 3 Number Jumlah barang

tersedia

Satuan 6 Text

Harga_satuan 7 Number Harga per barang

Total 12 Number Total per transaksi

Tabel 3.3 Field Tr_Penjualan

Field Name Field Size Data Type Desciption

PK Kode_karyawan 6 AutoNumber

Nama_karyawan 25 Text

83

Jenis_kelamin 6 Text

Tempat/tanggal_

lahir

30 Text

Alamat 30 Text

Contact_number 15 Number Nomor HP atau

telepon karyawan

Agama 10 Text

Tabel 3.4 Field Ms_Karyawan

Field Name Field Size Data Type Desciption

PK Kode_supplier 6 AutoNumber

Nama_supplier 25 Text

Alamat_supplier 30 Text

Kota 20 Text Lokasi kota

supplier

Contact Number 15 Number Nomor HP atau

telepon supplier

Tabel 3.5 Field Ms_Supplier

Field Name Field Size Data Type Desciption

PK Kode_retur 6 AutoNumber

Kode_supplier 6 Number

Nama_barang 30 Text

84

Quantity 3 Number Jumlah barang

yang diretur

Satuan 6 Text

Tabel 3.6 Field Ms_Retur

3.3.4 Network (topologi)

Topologi jaringan LAN yang dipakai di perusahaan Multiplus, yaitu

Topologi Bintang atau biasa disebut dengan Topologi Star.

Gambar 3.9 Topologi Bintang

Dalam konfigurasi bintang, beberapa peralatan yang ada akan

dihubungkan ke dalam satu pusat komputer. Kontrol yang ada akan dipusatkan

pada satu titik, seperti misalnya mengatur beban kerja serta pengaturan sumber

daya yang ada. Semua link harus berhubungan dengan pusat apabila ingin

menyalurkan data ke simpul lainnya yang dituju.

85

Topologi ini sudah menggunakan bantuan alat lain untuk

mengkoneksikan jaringan komputer. Contoh alat yang dipakai di sini adalah hub,

switch, dll.

Model jaringan bintang ini relative sangat sederhana, sehingga banyak

digunakan oleh pihak yang biasanya mempunyai banyak kantor cabang yang

tersebar di pelbagai lokasi, seperti perusahaan Multiplus. Dengan adanya

konfigurasi bintang ini, maka segala macam kegiatan yang ada di kantor cabang

dapat dikontrol dan dikoordinasikan dengan baik. Disamping itu, dunia

pendidikan juga banyak memanfaatkan jaringan bintang ini guna mengontrol

kegiatan anak didik mereka.

Pada gambar jelas terlihat satu hub berfungsi sebagai pusat penghubung

komputer-komputer yang saling berhubungan. Keuntungan dari topologi ini

sangat banyak, diantaranya memudahkan admin dalam mengelola jaringan,

memudahkan dalam penambahan komputer atau terminal, kemudahan

mendeteksi kerusakan dan kesalahan pada jaringan. Tetapi dengan banyaknya

kelebihan bukan berarti topologi ini tanpa kekurangan. Kekurangannya

diantaranya pemborosan terhadap kabel, kontol yang terpusat pada hub

terkadang jadi permasalahan kritis kalau seandainya terjadi kerusakan pada hub

maka semua jaringan tidak akan bisa di gunakan.

86 3.4 Uraian Penggunaan Aplikasi

Aplikasi Back Office 2.3

Tampilan Login Back Office 2.3

Gambar 3.10 Tampilan Login

Pada saat pertama kali membuka aplikasi Back Office 2.3 user diminta memasukan

username dan password untuk mengakses aplikasi Back Office 2.3. Setiap user

memiliki tugas dan fungsi yang berbeda-beda.

87

Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 melalui Username Manager

Gambar 3.11 Tampilan Aplikasi melalui Username Manager

Tampilan layar setelah manager berhasil memasukan username dan password yang

benar. Tampilan ini merupakan menu utama aplikasi Back Office 2.3 dimana

manager dapat memilih menu-menu yang terdapat di aplikasi tersebut untuk melihat

laporan. Seperti Menu Cashier branch Report, Cashier HQ Report, Iklan Report,

Mailbox Report.

88

Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 melalui Username Manager

Gambar 3.12 Tampilan Aplikasi melalui Username Manager

Tampilan layar pada saat manager ingin membuka Laporan Rekap Kartu Stock By

Period dengan menggunakan Aplikasi Back Office 2.3.

89

Tampilan Aplikasi Back Office 2.3 Melalui Username Kasir

Gambar 3.13 Tampilan Aplikasi Back Office Melalui Username Kasir

Tampilan layar pada saat kasir ingin menginput barang yang dijual dengan

menggunakan Aplikasi Back Office 2.3. Kasir memasukkan data barang tersebut ke

dalam tabel detail yang di bawah, seperti Item Code(Kode Barang), Quantity yang

terjual,dll.

90

Laporan Rekap Kartu Stock Page Awal

Gambar 3.14 Tampilan Laporan Rekap Kartu Stock Page Awal

91

Laporan Rekap Kartu Stock Page Akhir

Gambar 3.15 Tampilan Laporan Rekap Kartu Stock Page Akhir

Tampilan Menu Laporan Rekap Kartu Stock ketika Manager telah memilih periode

Laporan yang diinginkannya.