bab 3 project profile - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2012-1-00594-si bab 3.pdf ·...

64

BAB 3

PROJECT PROFILE

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.3.1 Sejarah Perusahaan

PT. J didirikan pada 1 agustus 1992 dimana mereka memulai operasinya pada

tahun 1993 dimana bisnis utama mereka yang bergerak dalam bidang manufaktur botol

kemasan dan berbagai komponen plastik. PT. J meraih ISO 9002 Quality System pada

tahun 1996 dan pada tahun 2001 menjadi pabrik plastik pertama di Indonesia yang

memiliki fasilitas ruangan yang bersih untuk peralatan medis.

Sasaran dari PT. J adalah memproduksi produk dengan standar kualitas tinggi

dan terus berinovasi dan memajukan teknologi dalam mengantisipasi kebutuhan dari

para pelanggannya.

Kemudian pada tahun 2002, PT. J mendapat the ISO 9000 : 2000 Quality System

dari TUV. Dan juga masih pada tahun 2002 PT. J mendirikan plant kedua yang

beroperasi pada januari 2002, Serta menjadi perusahaan kemasan plastik pertama di

daerah asia yang memproduksi botol blow moulding 6 lapis pada tahun 2005.

3.3.2 Visi dan Misi Perusahaan

• Visi

Menjadi perusahaan kemasan terkemuka di Asia-Pasifik.

• Misi

1. Menjadi yang pertama dalam mengantisipasi perubahan dari pelanggan dengan

bereaksi secara kreatif dan kompetitif melalui solusi, pelayanan produk

65

berkualitas dan secara berkelanjutan mengikuti perkembangan dengan inovasi

dan kemajuan teknologi.

2. Merekrut orang-orang yang memiliki motivasi diri, menyediakan pelatihan dan

mengembangkan tenaga kerja dengan melibatkan mereka dalam bisnis,

memberikan penghargaan, dan mempromosikan mereka berdasarkan pencapaian,

inisiatif, integritas dan profesionalisme.

3. Untuk memastikan keberhasilan melalui komitmen total untuk standar kinerja

yang tinggi dan bekerja sama secara efektif, menghindari birokrasi yang

berlebihan dan kesediaan untuk menerima ide-ide baru dan belajar terus menerus.

4. Untuk pertumbuhan keuntungan yang berkelanjutan untuk bisnis dan

memaksimalkan penciptaan nilai jangka panjang bagi pemegang saham dan

karyawan.

5. Untuk merawat lingkungan dan komunitas dimana kita tinggal.

• Jenis Bisnis

PT. J beroperasi pada bidang bisnis yang melingkupi kemasan dan komponen

berbahan plastik. Sebagai contoh membuat botol, helm, tube, sikat gigi dan lain lain

dari berbagai merek.

66

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. J

67

Gambar 3.2 Strktur organisasi blow moulding department

Tabel 3.1 Identitas posisi blow moulding section head I, II, III

Identitas posisi Posisi/jabatan Blow moulding section head I, II, III Divisi Manufacturing I Department Blow moulding Section Blow moulding, decoration Group - Atasan langsung Plant manager Sejawat MPC proces section head, trial & setting section head

Bawahan langsung Operator MC, operator packing, operator administrasi, operator transfer, operator cleaning

Lokasi Plant I

68

Tujuan posisi/jabatan

• Melakukan pengawasan atas proses produksi blow moulding & decoration pada shift

I / II / III yang menjadi tanggung jawabnya agar berjalan sesuai dengan rencana,

mengikuti prosedur yang telah ditentukan, dan menjamin mutu produk sesuai dengan

persyaratan yang telah ditentukan quality assurance (QA) ataupun customer.

Tanggung jawab dan tugas

• Mengawasi proses produksi dan trial produksi pada unit kerja agar berjalan sesuai

dengan prosedur yang telah ditentukan untuk menjamin mutu produk sesuai dengan

persyaratan yang telah ditentukan quality assurance dan customer.

• Menganalisis permasalahan teknis yang terjadi pada proses produksi unit kerjanya,

dan mengambil keputusan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

• Memberikan usulan kepada kepalanya dalam hal modifikasi mesin, peralatan

penunjang, sistem kerja untuk meningkatkan produktivitas.

• Melakukan stop mesin jika jumlah kumulatif production order (PO) telah selesai agar

tidak terjadi kelebihan PO yang berakibat dead stock.

• Menjalankan transaksi untuk technically completed production order jika terjadi

kerusakan besar pada mesin yang mengganggu jalannya proses produksi agar cepat

teratasi.

• Melaksanakan improvement guna menunjang bagian, dan melaksanakan pengawasan

project yang berkaitan di divisi BM dan DEC.

69

Tabel 3.2 Identitas posisi MPC process section head

Identitas posisi Posisi/jabatan MPC process section head Divisi Manufacturing I Department Blow moulding Section MPC process Group - Atasan langsung Plant 1 manager Sejawat BM section head shift, trial setting section head Bawahan langsung Operator MC, operator material, operator packing Lokasi Plant I


• Melakukan pengawasan atas proses pemakaian material yang menjadi tanggung

jawabnya agar berjalan sesuai dengan rencana, mengikuti prosedur yang telah

ditentukan, dan menjamin mutu produk sesuai dengan persyaratan yang telah

ditentukan quality assurance (QA) ataupun customer.





• Menganalisis permasalahan teknis yang terjadi pada proses produksi unit kerja, dan

mengambil keputusan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

• Memberikan usulan kepada atasan langsung dalam hal modifikasi mesin, peralatan


70

Tabel 3.3 Identitas posisi trial & setting section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Trial & setting section head Divisi Manufacturing I Department Blow moulding Section Trial & setting Group - Atasan langsung Plant 1 manager

Sejawat MPC process section head, blow moulding shift section head, admin staff

Bawahan langsung Machine operator, packing operator, operator trial & setting Lokasi Plant I


• Melakukan pengawasan atas proses produksi blow moulding yang menjadi tanggung








• Menganalisis permasalahan teknis yang terjadi pada proses produksi unit kerjanya,

dan mengambil keputusan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

• Memberikan usulan kepada kepala departemen dalam hal modifikasi mesin, peralatan


71

Gambar 3.3 Struktur organisasi decoration department

Tabel 3.4 Identitas posisi decoration department head/manager/assistant manager

Identitas Posisi Posisi/jabatan Decoration department head /manager/assistant manager Divisi Manufacturing I Department Decoration Section - Group - Atasan langsung Plant I manager/manufacturing I division head Sejawat Blow department head, engineering department head.

Bawahan langsung Decoration section head, product engineering section head, tube I section head, tube II section head

Lokasi Plant I

72


• Bertanggung jawab atas pengaturan produksi decoration meliputi persiapan,

pelaksanaan, dan pemantauan proses akhir produksi sesuai jadwal yang telah

ditentukan logistik, serta pencapaian kualitas dan kuantitas hasil akhir produk sesuai

dengan persyaratan yang telah ditentukan quality assurance (QA) ataupun customer.


• Membuat analisa atas problem yang terjadi dalam aktivitas persiapan dan perbaikan

tool dan mesin serta mengambil tindakan perbaikan atas problem tersebut sesuai

standar ISO yang berlaku.

• Menjamin proses produksi pada departemen decoration agar berjalan sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan untuk menjamin mutu produk sesuai dengan

persyaratan yang telah ditentukan quality assurance (QA) atau Customer.

• Menganalisis permasalahan teknis yang terjadi di proses produksi departemen

decoration, dan mengambil keputusan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

• Melakukan koordinasi dengan departemen terkait, blow, injection, die shop,

engineering apabila terdapat permasalahan di proses produksi departemen

decoration yang mempengaruhi jadwal produksi yang disusun oleh logistik.

• Melakukan pemeriksaan atau perawatan mesin-mesin dan tooling agar setiap saat dalam

kondisi siap pakai.

73

Tabel 3.5 Identitas posisi process decoration section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Process decoration section head Divisi Manufacturing I Department Decoration Section Decoration process Group - Atasan langsung Decoration department head Sejawat Trial & setting section head Bawahan langsung Admin, process operator, packing operator Lokasi Plant I


• Melakukan pengawasan atas proses produksi decoration yang menjadi tanggung








• Menganalisis permasalahan teknis dan non teknis yang terjadi ada proses produksi

unit kerja, dan mengambil keputusan untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.

• Memberikan usulan kepada departement head dalam hal modifikasi mesin,

peralatan penunjang, sistem kerja untuk meningkatkan produktivitas.

• Melakukan pergantian produksi jika jumlah yang diproduksi telah terpenuhi sesuai

manufaturing order (MO).

74

Gambar 3.4 Struktur Organisasi departemen engineering plant I

Tabel 3.6 Identitas posisi engineering department head/manager/associate manager

Identitas posisi Posisi/jabatan Engineering department head/manager/associate manager Divisi Manufacturing I Department Engineering Section - Group - Atasan langsung Plant I manager/manufacturing I division head Sejawat Blow moulding department head, decoration department head

Bawahan langsung Maintenance & utility section head, engineering development section head dan workshop section head

Lokasi Plant I

75


• Bertanggung jawab atas pelaksanaan preventive & corrective maintenance untuk

mesin utility dan melakukan koordinasi terhadap pelaksanaan persiapan mould baru

dan tooling baru serta perbaikan atau modifikasi mould & tooling existing sesuai

dengan standar yang berlaku di BM, decoration dan tube.


• Mengontrol aktivitas pemeliharaan mould dan tooling serta utility untuk mendukung

proses produksi sesuai dengan standar ISO untuk memastikan mould dan tooling atau

sarana utility sesuai dengan kebutuhan produksi.

• Membuat analisa data atas problem mould dan tooling atau sarana utility untuk

mengambil tindakan perbaikan atas problem tersebut sesuai Standar ISO.

• Bertanggung jawab atas pertimbangan teknis dan pengadaan spare parts/Mould-

tooling untuk menjaga kwalitas dan ketepatan waktu pengerjaan.

• Memutuskan produksi atau perbaikan dan perawatan mould dan tooling/maintenance

utility untuk in house atau sub-contractor.

• Melakukan pemeriksaan/perawatan mesin-mesin utility, mould dan tooling agar setiap

saat dalam kondisi siap pakai.

76

Tabel 3.7 Identitas posisi maintenance utility section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Maintenance utility sction head Divisi Manufacturing Department Engineering Section Maintenance utility Group - Atasan langsung Engineering departement head

Sejawat Workshop section head, engineering development section head, maintenance BM & PET section head, maintenance decoration section head

Bawahan langsung Maintenance utility operator Lokasi Plant I


• Memberikan arahan, pembagian tugas kepada bawahan serta mengontrol persiapan

perbaikan dan perawatan mesin baik teknis maupun non teknis yang berhubungan

dengan mesin produksi dan utilitas pabrik sesuai dengan SOP dan WI yang telah

ditentukan agar kelancaran produksi tercapai.


• Memastikan bahwa spare part yang akan dipakai dan belum dipakai disimpan pada

tempatnya dengan rapi dan aman untuk pengaturan ketersediaan kebutuhan spare

part.

• Mengontrol dan mengatur persiapan, perbaikan dan perawatan mesin produksi dan

mesin utility untuk memastikan selalu siap untuk dipakai.

• Memeriksa jadwal produksi/production order dan jadwal preventive maintenance

machine utility untuk mengetahui bahwa produksi tetap lancar.

• Memimpin persiapan kelengkapan, kebutuhan serta komunikasi dengan supplier dan

77

contractor untuk melaksanakan instalasi berupa mesin-mesin produksi dan utilitas

pabrik untuk menunjang kebutuhan produksi dalam mencapai target.

• Mengatur dan mengoptimalkan pelaksanaan perbaikan dan perawatan pada mesin

produksi dan utilitas pabrik untuk menunjang tercapainya target produksi.

Tabel 3.8 Identitas posisi engineering development section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Engineering development section head Divisi Manufacturing Department Engineering Section Engineering development Group - Atasan langsung Engineering departement head Sejawat Maintenance utility section head, workshop section head, maintenance

BM & PET section head, maintenance decoration section head Bawahan langsung Engineering development operator, engineering development, design

operator Lokasi Plant I


• Bertanggung jawab atas perencanaan penyelesaian proyek moulds/tools baru serta

penunjangnya sampai bisa dipakai produksi dan menghasilkan produk sesuai product

spec dan schedule serta prosedur yang telah ditetapkan.


• Mengontrol pelaksanaan penyediaan spare parts untuk new project agar spare parts

selalu cukup dan tidak berlebihan.

• Mengontrol pembuatan/perbaikan project mould/tool untuk memastikan selesai sesuai

target.

78

• Melakukan perencanaan/pembuatan sarana dan prasarana produksi serta bertanggung

jawab atas pelaksanaannya agar dapat meningkatan efisiensi produksi.

• Bertanggung jawab atas tercapainya QO yang telah ditetapkan dengan pemberdayaan

SDM yang dimiliki.

Tabel 3.9 Identitas posisi workshop section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Workshop section head Divisi Manufacturing Department Engineering Section Workshop Group - Atasan langsung Engineering departement head

Sejawat Maintenance utility section head, engineering development section head, maintenance BM & PET section head, maintenance decoration, section head

Bawahan langsung Workshop operator, welding operator, mould and tools preparation operator

Lokasi Plant I


• Bertanggung jawab dan selalu mengontrol persiapan moulds & tools yang akan

dipakai produksi (BM dan DEC) dan pemeliharaannya, perbaikan mould setelah

produksi dan penyelesaian moulds, equipment dan tools sampai berproduksi dengan

lancar sesuai prosedur yang telah ditetapkan.


• Mengontrol pelaksanaan penyediaan spare parts agar spare parts selalu cukup dan

tidak berlebihan.

79

• Mengontrol dan mengatur persiapan, perbaikan dan perawatan mould dan tools untuk

memastikan selalu siap untuk dipakai.

• Mengontrol pembuatan/perbaikan tools dan equipment untuk memastikan

selesai sesuai target.


SDM yang dimiliki.

Gambar 3.3 Struktur organisasi departemen engineering plant II

Tabel 3.10 Identitas posisi maintenance section head plant II

Identitas posisi Posisi/jabatan Maintenance section head Divisi Manufacturing II Department - Section Maintenance utility Group - Atasan langsung Plant II manager

Sejawat Workshop section head, injection section head, tooth brushsection head.

Bawahan langsung Maintenance machine operator, maintenance utility operator Lokasi Plant II

80


• Memberikan arahan, pembagian tugas kepada bawahan serta mengontrol persiapan

perbaikan dan perawatan mesin baik teknis maupun non teknis yang berhubungan

dengan mesin produksi dan utilitas pabrik sesuai dengan SOP dan WI yang telah

ditentukan agar kelancaran produksi tercapai.


• Memastikan bahwa spare part yang akan dipakai dan belum dipakai disimpan pada

tempatnya dengan rapi dan aman untuk pengaturan ketersediaan kebutuhan spare

part.

• Mengontrol dan mengatur persiapan, perbaikan dan perawatan mesin produksi dan

mesin utility untuk memastikan selalu siap untuk dipakai.

• Memeriksa jadwal produksi/production order dan jadwal preventive maintenance

untuk mengetahui bahwa produksi tersebut telah selesai.

• Memimpin persiapan kelengkapan, kebutuhan serta komunikasi dengan supplier dan

contractor untuk melaksanakan instalasi baru pada mesin-mesin produksi dan utilitas

pabrik untuk menunjang kebutuhan produksi dalam mencapai target.

• Mengatur dan mengoptimalkan atas pelaksanaan perbaikan dan perawatan pada

mesin produksi dan utilitas pabrik untuk menunjang tercapainya target produksi.

81

Tabel 3.11 Identitas posisi workshop section head Plant II

Identitas posisi Posisi/jabatan Workshop section head Divisi Manufacturing II Department - Section Workshop Group - Atasan langsung Plant II manager Sejawat Maintenance section head Bawahan langsung Workshop operator, mould & tools preparation operator Lokasi Plant II


• Mengontrol persiapan moulds & tools yang akan dipakai produksi (IM & TB) dan

pemeliharaannya, perbaikan mould yang sedang produksi dan penyelesaian moulds

dan tools baru sampai berproduksi dengan lancar sesuai prosedur yang telah

ditetapkan.


• Mengontrol pelaksanaan penyediaan spare parts agar spare parts selalu cukup dan

tidak berlebihan.

• Mengontrol dan mengatur persiapan, perbaikan dan perawatan mould dan tools untuk

memastikan selalu siap untuk dipakai.

• Mengontrol pembuatan atau perbaikan mould/tools untuk memastikan selesai sesuai

target.


SDM yang dimiliki.

82

Gambar 3.4 Struktur organisasi departemen injection moulding

Tabel 3.12 Identitas posisi injection moulding section head

Identitas Posisi Posisi/jabatan Injection moulding section head Divisi Manufacturing II - Section Injection moulding Group - Atasan langsung Plant II manager

Sejawat MPC section head, QC section head, workshop section, maintenance section head, engineering development section head, toothbrush section head

Bawahan langsung Injection moulding operator , injection moulding setter Lokasi Plant II


• Melakukan pengawasan atas proses produksi injection moulding yang menjadi

tanggung jawabnya agar berjalan sesuai dengan rencana, mengikuti prosedur yang

telah ditentukan, dan menjamin mutu produk sesuai dengan persyaratan yang telah


83


• Mengawasi dan mengontrol proses produksi dan trial produksi pada unit kerja agar

berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk menjamin mutu produk

sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan quality assurance dan customer.



• Memberikan usulan kepada departement head dalam hal modifikasi mesin, peralatan


• Melakukan koordinasi dengan bagian–bagian yang terkait jika terjadi kerusakan besar

pada mesin yang mengganggu jalannya proses produksi agar cepat teratasi.

• Melakukan stop mesin jika jumlah kumulatif production order (PO) telah selesai

untuk menghindari produksi yang berlebih.

Tabel 3.13 Identitas posisi MPC section head

Identitas posisi Posisi/jabatan MPC section head Divisi Manufacturing II Department - Section MPC Group - Atasan langsung Plant II manager Sejawat Injection moulding I, II, III section head, QC section head Bawahan langsung Material preparation operator, colouring operator Lokasi Plant II

Tujaun posisi/jabatan

• Bertanggung jawab atas persiapan peralatan dan fasilitas untuk proses produksi,

pelaksanaan penyusunan/perencanaan, penerapan serta pengawasan sistem kontrol

84

kualitas pada material dan persiapan material yang akan dipakai untuk produksi

sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan, serta keakuratan data-data material

yang digunakan agar mendapatkan hasil yang lebih baik.


• Mengawasi dan mengevaluasi efisiensi penggunaan material, agar tidak terjadi

penggunaan material yang berlebihan.

• Pembuatan material sesuai dengan material request (MR) dan persiapan material

untuk 4 shift, serta melakukan pemantauan atas kualitas hasil produksi untuk

memastikan penyelesaian order produksi dengan tepat.

• Memastikan bahwa penyimpanan material, pigment, additive serta afval yang akan

dipakai produksi benar-benar bersih, bebas dari kontaminasi, serta tertata rapi dan

aman untuk menghindari kerusakan material.

• Melakukan pengecekan komposisi material dan adjustment warna bila diperlukan

untuk mengurangi problem material.

• Mengontrol kebersihan, perawatan dan pemakaian alat-alat di MPC dan ruangannya,

serta alat penunjang MPC yang berkaitan dengan penyediaan material agar peralatan

penunjang rapi dan terawat.

• Mengajukan afval produksi yang kotor untuk dijual sesuai item dan grade-nya.

• Menilai prestasi atas kinerja bawahannya secara objective untuk merancang

pengembangan SDM.

85

Gambar 3.5 Struktur organisasi departemen toothbrush

Tabel 3.14 Identitas posisi Toothbrush Section Head

Identitas posisi Posisi/jabatan Toothbrush section head Divisi Manufacturing II Department - Section Toothbrush Group Section head Atasan langsung Plant II manager

Sejawat Injection section head, QA toothbrush section head, workshop section head, maintenance section head, engineering development section head, MPC section head

Bawahan langsung Injection moulding toothbrush operator, tufting operator Lokasi Plant II


• Melakukan pengarahan dan pengawasan atas proses produksi injection moulding

toothbrush dan tufting yang menjadi tanggung jawabnya agar berjalan sesuai dengan

rencana, mengikuti prosedur yang telah ditentukan, dan menjamin mutu produk sesuai

dengan persyaratan yang telah ditentukan quality assurance (QA) ataupun customer.

86


• Mengawasi proses produksi injection dan trial produksi pada unit kerja agar berjalan

sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan untuk menjamin mutu produk sesuai

dengan persyaratan yang telah ditentukan quality assurance dan customer.



• Memberikan usulan kepada plant II manager dalam hal modifikasi mesin, peralatan


• Melakukan pemberhentian mesin jika jumlah kumulatif production order (PO) telah

selesai.

• Menjalankan transaksi untuk technically completed production order jika terjadi

kerusakan besar pada mesin dan mengganggu jalannya proses produksi.

Gambar 3.6 Struktur organisasi departemen logistik

87

Tabel 3.15 Identitas posisi PPIC section head

Identitas posisi Posisi/jabatan PPIC section head Divisi Marketing Department Logistik Section Planner produksi Group - Atasan langsung Logistic officer Sejawat Store keeper Bawahan langsung PPIC administration Lokasi Plant I, II, III


• Mengkoordinasikan perencanaan produksi (blow moulding, decoration, injection

moulding, toothbrush, filling sealing, dan tube), penyediaan material (bahan baku,

bahan pembantu, dan pembungkus) dan mengontrol hasil produksi sesuai jadwal yang

telah ditetapkan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan sehingga dapat

memenuhi permintaan pelanggan secara tepat waktu dan jumlah.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan ISO 9001:2008 (SOP, WI, job description

dan form).

• Merencanakan jadwal produksi maupun trial serta bekerja sama dengan bagian terkait

sesuai order yang diterima dalam bentuk production schedule plan.

• Menganalisa dan mengontrol kebutuhan material sesuai dengan rencana produksi.

• Memonitor jalannya dan hasil produksi sesuai dengan jadwal yang telah dibuat baik di

internal maupun sub kontrak.

• Memeriksa prioritas rencana produksi sesuai dengan permintaan pelanggan.

88

• Melakukan koordinasi dengan sales dalam menyelesaikan masalah prioritas

permintaan pelanggan.

• Melakukan koordinasi dengan bagian produksi dalam menyelesaikan masalah

produksi (misalnya masalah output produksi, keterlambatan jadwal produksi, masalah

mould dan lain-lain).

• Membuat konfirmasi pengiriman sesuai order yang diterima dan memonitor realisasi

pengiriman tersebut bila ada claim.

• Membuat delivery list sesuai konfirmasi pengiriman dan kesiapan finished good yang

akan dikirim.

• Review sales order, forecast terhadap stok, rencana produksi, kapasitas mould dan

mesin, serta mengisi rencana pengirimannya.

• Mengontrol stok FG-WIP, material, dan supporting semininal mungkin.

• Supervisi tugas dan tanggung jawab tim.

• Melaksanakan stock opname secara periodik sebagai pemeriksa.

Tabel 3.16 Identitas posisi store keeper

Identitas posisi Posisi/jabatan Store keeper Divisi Marketing Department Logistik Section Warehouse Group - Atasan langsung Logistic officer Sejawat PPIC Bawahan langsung Warehouse operator Lokasi Plant I, II, III

89


• Memimpin dan bertanggung jawab atas pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi

operasional, administrasi di warehouse, pengendalian dan perlindungan barang,

menjamin berjalannya sistem FIFO sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan ISO 9001:2008 (SOP, WI, Job Description

dan Form).

• Mengawasi penerapan sistem FIFO serta pengontrolan penerimaan, penyimpanan dan

pengeluaran barang dari dan ke warehouse.

• Mengontrol pengiriman sesuai dengan weekly delivery plan/delivery list.

• Mengatur identifikasi dan penempatan barang di warehouse sesuai dengan

kelompoknya.

• Menyetujui dan menandatangani dokumen yang beredar di warehouse.

• Melaksanakan stock opname secara periodik sebagai pemeriksa serta memantau

pelaksanaannya.

90

Gambar 3.7 Struktur organisasi departemen finance & accouting

Tabel 3.17 Identitas posisi finance & administration manager

Identitas posisi Posisi/jabatan Finance & administration manager Divisi Finance & administration Department - Section - Group - Atasan langsung BOD

Sejawat Plant 1 manager, plant 2 manager, plant 3 manager, marketing manager, business development manager, HR manager, QA Manager, P&D manager

Bawahan langsung Finance section head, general accounting section head, tax section head, management accounting section head, costing section head

Lokasi Plant I


• Bertanggung jawab atas kebenaran laporan keuangan perusahaan untuk dilaporkan

kepada direktur secara periodik.

• Mengatur dan merencanakan jalannya arus keuangan perusahaan atas penerimaan dan

91

pengeluaran kas agar operasional perusahaan lancar.

• Menyiapkan perhitungan dan pembayaran gaji bulanan, untuk memastikan

Perusahaan memenuhi kewajibannya dalam membayar gaji karyawan dengan benar

dan tepat waktu.

Tannggung jawab dan tugas

• Memonitor laporan-laporan analisa account payable dan account receivable dan

mengambil tindakan yang diperlukan untuk melakukan perbaikan.

• Memeriksa atas usulan penghapusan atau pencadangan bad debt untuk dilaporkan ke

BOD.

• Memeriksa budget tahunan serta memonitor realisasi budget, untuk memastikan

pencapaian profit.

• Memonitor realisasi cash flow projection dan koordinasi untuk perbaikan.

• Memeriksa laporan keuangan dari general accounting & tax section head untuk

memastikan keakuratan laporan yang disajikan kepada BOD dan pemegang saham.

• Menyiapkan daftar gaji bulanan karyawan seluruh departemen serta perhitungan

pajak penghasilan dan jumlah gaji yang diminta, dan melakukan perintah transfer

dana atas gaji karyawan, untuk memastikan Perusahaan memenuhi kewajibannya

dalam membayar gaji karyawan.

• Menganalisis dan menyetujui investasi jangka pendek, contoh time deposit dan SBI,

untuk menambah likuiditas perusahaan.

• Menandatangani dan menyiapkan giro/cheque/transfer untuk pembayaran yang

telah jatuh tempo.

92

• Memvalidasi product cost accounting balance untuk memastikan keakuratan

precosting yang telah dibuat oleh sales & marketing dan untuk mengevaluasi

efisiensi produksi.

• Memvalidasi transaksi FOREX, untuk memastikan ketepatan pencatatan transaksi

pada saat dilakukan pembayaran dalam FOREX, dan untuk memantau hutang

perusahaan dalam bentuk FOREX, agar dapat mengambil langkah-langkah

antisipatif dalam upaya menghindarkan perusahaan dari kerugian akibat selisih

kurs.

• Menyetujui pengembalian uang ke pelanggan untuk perihal kelebihan bayar pada

penjualan.

• Menyetujui pembayaran, pembayaran dimuka, permohonan pinjaman karyawan,

voiding cheque dan kesalahan penulisan cheque.

• Melakukan korespondensi dengan bank dan instansi terkait yang berkaitan dengan

keuangan.

Tabel 3.18 Identitas posisi finance section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Finance section head Divisi Finance & administration Department Finance Section - Group - Atasan langsung F & A manager

Sejawat General accounting section head, tax section head, management accounting Section head, costing section head.

Bawahan langsung Account receivable staff, account payable staff, finance staff, finance cikarang staff

Lokasi Plant I

93


• Mengarahkan dan memimpin kelangsungan aktivitas yang meliputi pengambilan,

pembayaran, dan aktivitas penempatan pada waktu yang singkat, untuk me-manage

arus kas (cashflow) perusahaan dengan baik dan berimbang.


• Menyusun proyek si arus kas (cashflow) setiap 2 minggu untuk bulan yang akan

datang dan dilaporkan kepada financial controller.

• Melakukan koordinasi dengan departmen lain untuk mencegah kekurangan

finansial dalam pendanaan aktivitas harian capital expenditures.

• Memvalidasi pembayaran dengan cheque/giro atau cash, untuk memastikan

kelancaran pembayaran atas biaya-biaya perusahaan.

• Bekerja sama dengan departemen Account Payable dan Account Receivable untuk

menyusun dan memvalidasi valuasi FOREX.

• Mengajukan dan mengelola investasi jangka pendek, seperti time deposit dan SBI,

untuk memastikan adanya pendapatan dari interest.

• Mengontrol pencatatan ke dalam sistem atas pengembalian hutang karyawan, baik

melalui uang tunai maupun pemotongan gaji.

• Melakukan korespondensi dengan bank untuk administrasi.

• Melakukan analisis untuk memberikan rekomendasi kepada financial controller

dalam hal alternatif sumber pendanaan.

94

Tabel 3.19 Identitas posisi general accounting section head

Identitas posisi Posisi/jabatan General accounting section head Divisi Finance & administration Department General accounting Section - Group - Atasan langsung F & A manager Sejawat Finance S.H., management accounting S.H., costing S.H., tax S.H. Bawahan langsung Fixed sssets staff, invoicing staff, general accounting staff Lokasi Plant I


• Memimpin dan mengarahkan pemeriksaan laporan keuangan secara

keseluruhan, untuk dilaporkan kepada financial controller.

• Mengatur aktiva tetap baik dari segi pengontrolan serta pencatatannya yang

menjadi tanggung jawabnya, untuk memastikan ketersediaan dan penempatan

aktiva tetap tersebut.


• Membantu financial controller untuk menyusun dan menetapkan strategi serta

kebijakan pokok yang menyangkut kegiatan general accounting.

• Memberi persetujuan dan memantau atas pembuatan perubahan G/L account.

• Melakukan koreksi/reversal untuk memperbaiki kesalahan journal di general

accounting atau jika terdapat kasus-kasus tertentu yang memerlukan koreksi dari

general accounting department head.

• Menjalankan clearing account (GR/IR) untuk transaksi yang telah diselesaikan.

• Melakukan proses tutup buku/close the book pada setiap akhir periode untuk

95

memastikan penyelesaian seluruh transaksi pada setiap akhir periode.

• Menyusun laporan keuangan konsolidasi untuk dilaporkan kepada financial

controller.

Tabel 3.20 Identitas posisi tax section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Tax section head Divisi Finance & administration Department Tax Section - Group - Atasan langsung F & A manager Sejawat Finance S.H., management accounting S.H., costing S.H. Bawahan langsung Tax staff Lokasi Plant I


• Memimpin dan mengarahkan pembuatan laporan pajak untuk pabrik maupun kantor

pusat, agar pelaporan pajak perusahaan ke kantor pajak tepat waktu dan benar.


• Melakukan review dan mengkonsolidasi laporan pajak dan PPN yang disusun oleh

stafnya, untuk memastikan kebenaran dan ketepatan laporan sesuai peraturan

perpajakan yang berlaku.

• Menyusun kebijakan-kebijakan yang berhubungan dengan tax planning dan tax

saving, untuk diintegrasikan dengan rencana kerja dan anggaran tahunan

perusahaan.

96

• Memastikan dan mengkonsolidasikan langkah perusahaan dalam menghadapi tax

audit, agar semua pelaporan pajak dilakukan secara benar, tanpa penyimpangan dan

sesuai dengan peraturan yang berlaku.

• Bersama department head yang lain di divisi finance & Accounting menyusun

laporan keuangan konsolidasi triwulan sesuai dengan peraturan BAPEPAM dan

BEJ untuk dilaporkan kepada financial controller.

Tabel 3.21 Identitas posisi costing section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Costing section head Divisi Finance & administration Department Product cost accounting Section - Group - Atasan langsung F & A manager

Sejawat Finance S.H., general accounting S.H., Tax S.H., management accounting SH

Bawahan langsung Costing staff Lokasi Plant I


• Mengarahkan dan mengkonsolidasi Laporan Perhitungan Harga Pokok Produk/

standar harga tahunan dan membuat analisis variance perbulan, agar diketahui

perbedaan antara actual cost dan standard cost.

• Membuat precosting sebelum investasi, untuk mendapatkan perhitungan ROI (Return

of Investment), laba dan rugi yang digunakan dalam menyusun rencana bisnis

tahunan.

97


• Membantu financial controller dalam menyusun dan menetapkan kebijakan yang

menyangkut perhitungan harga pokok produk untuk bahan pertimbangan bagi sales

dalam menentukan harga jual.

• Memeriksa laporan hasil kalkulasi harga pokok produk.

• Membuat standard cost tahunan berdasarkan budget tahunan.

• Menghitung dan menganalisa variance yang timbul, untuk mengetahui

perbandingan antara standard cost dengan actual cost setiap bulannya.

• Melakukan pengecekan atas data-data yang diterima dari departemen- departemen

terkait posting.

• Memeriksa assessment/distribution dan kalkulasi variance untuk business planning

dan performance measurement.

• Membandingkan standar, realisasi dan target dari product costing untuk

menganalisis laporan product costing.

Tabel 3.22 Identitas posisi management accounting section head

Identitas posisi Posisi/Jabatan Management accounting section head Divisi Finance & administration Department Management accounting Section - Group - Atasan Langsung F & A manager Sejawat Finance S.H., general accounting S.H., Tax S.H. Bawahan Langsung Management accounting staff Lokasi Plant I

98


• Mempersiapkan management report dan menganalisis berdasarkan financial reports,

financial statements, operational data dan data yang berhubungan lainnya.

• Mempersiapkan anggaran OPEX untuk semua departemen dan memonitor realisasi

anggaran yang sesuai dengan rencana bisnis.

• Mengelola sistem performance management, evaluasi dan analisis penghargaan

tujuan strategi dan program perbaikan untuk pencapaian target

• Mengembangkan dan menentukan key performance indicators untuk perusahaan dan

semua departemen.


• Mengkaji dan mempersiapkan bentuk-bentuk pelaporan yang standar dan non-standar

yang dapat diberikan kepada management, agar dapat secara terus-menerus

mengevaluasi kemungkinan bentuk pelaporan yang lebih menyeluruh, akurat dan

deskriptif.

• Menentukan asumsi budget perusahaan untuk masing-masing pemegang anggaran

berdasarkan strategi perusahaan dan rencana bisnis.

• Menganalisis realisasi budget dengan aktual untuk masing-masing pemegang

anggaran dan meng-update informasi ke dalam sistem.

• Memimpin pembuatan management report (termasuk rekomendasi dan peringatan

awal), penyusunan performance report dan internal accounting report untuk

dilaporkan kepada atasan.

99

• Menganalisis financial report, data operasional dan data yang berhubungan lainnya

untuk memberikan interpretasi data yang deskriptif dan akurat.

• Memberikan masukan kepada F & A manager untuk penyusunan kebijakan-kebijakan

yang berhubungan dengan accounting.

• Memberikan masukan kepada tax accounting untuk penyusunan tax planning dan tax

audit.

Gambar 3.8 Struktur organisasi departemen Information Technology

Tabel 3.23 Identitas posisi information technology officer

Identitas posisi Posisi/jabatan Information technology officer Divisi Finance & administration division Department Information technology department Atasan langsung Finance & administration manager

Sejawat Finance officer, general accounting & tax officer, management accounting & product cost accounting officer

Bawahan langsung Application system section head, software application system section head, support system section head

Lokasi Plant I

100


• Melakukan perencanaan, pengawasan, dan evaluasi implementasi ACCPAC dan atau

sistem lain yang digunakan, serta melakukan pengembangan sistem dan penyelesaian

permasalahan yang terkait dengan perancangan, integrasi, maupun implementasi

untuk memastikan sistem yang digunakan sesuai dengan bisnis proses yang

disepakati.


• Memahami dan menganalisa proses bisnis perusahaan dan fungsi sistem ACCPAC

dan atau sistem lainnya yang digunakan, untuk memastikan integrasi dan penggunaan

sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis proses perusahaan.

• Menganalisa dan menentukan perancangan infrastruktur teknologi informasi dan

perangkat pendukung lainnya untuk memastikan penggunaan infrastruktur yang

sesuai dengan biaya yang efisien.

• Menganalisa, merencanakan, dan melaksanakan optimasi software dan hardware atas

sistem ACCPAC dan atau sistem lain yang digunakan, untuk memastikan penggunaan

yang sesuai dengan bisnis proses perusahaan.

• Menetapkan rancangan formulir, laporan, dan program yang dirancang/dibangun

untuk memenuhi kebutuhan para pemakai/user.

• Mengkoordinasikan modul-modul yang digunakan agar tercipta suatu sinergi yang

mendukung terlaksananya bisnis proses yang disepakati.

101

• Menyelesaikan permasalahan yang timbul sehubungan dengan perancangan, integrasi,

maupun implementasi sistem yang digunakan, dengan melakukan konsultasi kepada

pihak terkait baik intern maupun ekstern perusahaan.

• Melakukan pengawasan verifikasi dan testing system, termasuk user-role dan

authorization profile untuk menguji kestabilan sistem dan kesesuaian dengan bisnis

proses dan kebijakan perusahaan.

• Menganalisa perubahan parameter sistem dan atau output sistem dari setiap modul

untuk menyesuaikan dengan perubahan bisnis proses dan kebijakan perusahaan.

• Melakukan perencanaan pelatihan dan komunikasi yang efektif kepada para pemakai

sistem untuk memastikan kesiapan dan kemampuan para pemakai dalam penggunaan

sistem.

• Melakukan komunikasi aktif dengan konsultan, atasan langsung, bawahan langsung,

maupun sesama rekan dari setiap divisi/departemen dalam melakukan perancangan

bisnis proses, integrasi, maupun penyelesaian masalah yang dihadapi.

Gambar 3.9 Struktur Organisasi departemen quality assurance (QA)

102

Tabel 3.24 Identitas posisi QA manager

Identitas posisi Posisi/jabatan QA manager Divisi Quality assurance Department Quality assurance Section Quality assurance Group - Atasan langsung Director

Sejawat Plant 1 manager, Plant 2 manager, finance & accounting manager, marketing manager, tube-Cikarang general manager, business development manager, HR manager, P&D manager, purchasing officer, internal audit officer

Bawahan langsung QA section head Lokasi Plant I


• Merencanakan dan menyusun QA system, untuk memastikan terpenuhinya

kepuasan pelanggan.

• Mengevaluasi dan memonitor pelaksanaan QA system, untuk memastikan

konsistensinya guna meningkatkan kualitas hasil produksi.

• Menjelaskan masalah claim/complaint kepada pelanggan, untuk mendukung

tercapainya loyalitas pelanggan.

• Menyusun kesepakatan kualitas (quality agreement) dengan pelanggan, untuk

mencapai win-win solution.


• Mengarahkan cara kerja dan menyiapkan sarana untuk memperlancar pelaksanaan

pemeriksaan kualitas bahan baku, bahan pembantu, maupun hasil produksi, untuk

memastikan terpenuhinya kepuasan pelanggan.

103

• Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan QA system, sesuai dengan perkembangan

kebutuhan pelanggan.

• Mengarahkan QA section head dalam melakukan komunikasi dengan pemasok, untuk

mendapatkan win-win solution.

• Melakukan audit supplier/pemasok/subcontract, untuk memastikan kesanggupannya

dalam memenuhi kualitas yang diinginkan perusahaan.

• Melakukan koordinasi dengan marketing, product development dan produksi, untuk

menyusun kesepakatan kualitas (quality agreement) dengan pelanggan.

• Menjelaskan kesepakatan kualitas (quality agreement) dengan pelanggan kepada QA

section head, untuk mencapai persamaan persepsi tentang kualitas produk yang

diharapkan.

• Mengotorisasi terjadinya emergency released, sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

• Menjelaskan masalah kualitas dan mengajukan batasan cacat hasil produksi kepada

pelanggan, untuk mendapatkan persetujuan.

• Menjelaskan masalah kualitas berserta tindakan perbaikannya berkaitan dengan

claim/complaint kepada pelanggan, untuk mencapai loyalitas pelanggan.

Tabel 3.25 Identitas posisi QA section head

Identitas posisi Posisi/jabatan QA section head Divisi Quality Assurance Department Quality Assurance Section Quality Assurance Group - Atasan langsung QA Manager Sejawat - Bawahan langsung Senior QA, QA non shift, QC In-line Lokasi Plant I dan Plant II

104


• Melakukan pengawasan atas kualitas bahan baku dan bahan pembantu, untuk

memastikan konsistensi produk dan kondisi produksi yang optimal.

• Melakukan pengawasan atas konsistensi kualitas produk hasil produksi, untuk

memastikan terpenuhinya kepuasan pelanggan.

• Melakukan pengawasan atas lingkungan dan prosedur kerja sesuai dengan sistem

management perusahaan dan persyaratan pelanggan.

• Melakukan pemantauan terhadap alat ukur (termasuk kalibrasi/verifikasi), untuk

memastikan tersedianya alat kerja yang layak pakai.

• Memonitor penanganan atas customer claim/complaint dan mengevaluasi

penyebab penyimpangan tersebut, untuk memastikan tidak terjadi masalah serupa.


• Melakukan koordinasi dengan sales, product development dan produksi, untuk

menetapkan standard kualitas barang dari supplier/subcontract produk sesuai dengan

persyaratan pelanggan.

• Menentukan cara kerja dan sarana untuk memperlancar pelaksanaan pemeriksaan

kualitas produk hasil produksi dan barang dari supplier/subcontract, sesuai dengan

ISO 9000:2008 Elemen 8.2.4 pemantauan dan pengukuran produk.

• Menjelaskan claim/complaint bahan baku dan bahan pembantu yang tidak standar

kepada supplier/subcontract, untuk memastikan konsistensi bahan baku dan bahan

pembantu produksi.

105

• Memberikan training masalah kualitas kepada tim Produksi, untuk mencapai

persamaan persepsi tentang persyaratan pelanggan.

• Memonitor aktivitas pada saat pergantian produksi melalui start up checklist, untuk

memastikan kondisi produksi berjalan sesuai dengan prosedur dan persyaratan

pelanggan.

• Menganalisa potensi/resiko/hazard produk trial dengan produksi dan product

development, untuk mendukung kelancaran proses produksi.

• Melakukan cek terhadap semua aktivitas hygiene dan GMP, untuk memastikan kondisi

produk dengan persyaratan khusus dapat mencapai targetnya.

• Menyarankan perbaikan sistem maupun peralatan, untuk meningkatkan kepuasan

pelanggan.

• Memonitor kalibrasi/verifikasi alat ukur yang digunakan, untuk memastikan bahwa

alat tersebut layak pakai.

• Melakukan training pemeliharaan dan pemakaian alat ukur yang efektif, untuk

meminimalkan biaya perbaikan alat.

• Memproses disposal alat ukur yang tidak layak pakai, untuk memastikan alat ukur

tersebut tidak digunakan lagi.

• Menangani keluhan dari pelanggan internal/external dan melakukan analisa untuk

mengetahui faktor-faktor penyebab penyimpangan yang terjadi sesuai dengan standar

ISO 9001:2008 Elemen 8.3 pengendalian produk tidak sesuai dan Elemen 8.4 analisa

data.

• Memeriksa tindak lanjut dari keluhan pelanggan internal/external untuk memastikan

efektifitas tindakan perbaikan yang sudah/akan dilakukan.

106

Gambar 3.10 Struktur organisasi product & development

Tabel 3.26 Identitas posisi product & development department head

Identitas posisi Posisi/Jabatan Product & development departemen head Divisi Product & development Department Product & development Section - Group - Atasan Langsung Product & development manager Sejawat - Bawahan Langsung

New project & material development section head, product engineering section head

Lokasi Plant I


• Mengkoordinasikan dan memonitor persiapan dan realisasi project-project baru di

product & development Departemen dan pelaksanaan pengembangan/modifikasi

project existing, agar project dapat terlaksana sesuai dengan waktu yang

direncanakan untuk memenuhi permintaan customer.

107


• Mengikuti perkembangan teknologi secara terus menerus untuk mengantisipasi

terjadinya perubahan yang berkaitan dengan pelaksanaan project baru.

• Melakukan evaluasi awal terhadap rencana project baru sesuai dengan permintaan

sales dan kebutuhan customer berdasarkan waktu, jumlah dan kualitas yang telah

disepakati.

• Memberikan technical support kepada sales dari awal permulaan project sampai

dengan proses commisioning untuk merealisasikan target penjualan.

• Mempersiapkan standard spesifikasi usulan dari internal dan eksternal untuk

produksi dan project baru serta melakukan pengawasan aktivitas persiapan dan

tindakan perbaikan atas problem terhadap project baru, agar segera dapat terealisasi

sesuai dengan kebutuhan customer.

Tabel 3.27 Identitas posisi product engineering section head/supervisor

Identitas posisi Posisi/jabatan Product engineering section head / supervisor Divisi Product & development Department Product & development Section Product engineering Group - Atasan langsung Product & development manager

Sejawat New project & material development section head, artwork staff, secretary

Bawahan langsung art work processor, trial analyst, product designer Lokasi Plant I

108


• Mengkoordinasikan dan memonitor persiapan dan realisasi project-project baru di

departemen product & development dan pelaksanaan pengembangan/modifikasi

project existing, agar project dapat terlaksana sesuai dengan waktu yang

direncanakan untuk memenuhi permintaan customer.


• Menerima permintaan gambar dari marketing dan menyusun jadwal dan rencana

penyelesaian gambar untuk memenuhi permintaan customer.

• Menganalisa produk dan konsep design produk untuk mengarahkan secara teknis

aspek-aspek yang harus dipenuhi dalam pembuatan gambar kepada anak buahnya.

• Memeriksa dan melakukan otorisasi atas spesifikasi product, product drawing,

product description, product composistion list, approval sample, layout decoration

dan standard packing yang dibuat oleh product designer sebelum diserahkan kepada

sales, customer dan division head untuk memastikan dokumen penunjang tersebut sesuai

dengan kondisi aktual dan memenuhi persyaratan yang diberikan oleh customer

• Memeriksa dan memberikan pertimbangan dalam design packaging (box) beserta dengan

susunannya bersama dengan product designer untuk memastikan design packaging

tersebut dapat diterima dan sesuai dengan persyaratan customer.

• Melakukan pengecekan terhadap artwork yang sudah dibuat oleh artwork processor

untuk memastikan artwork yang benar sebagai acuan produksi.

• Menyampaikan defect-defect yang diajukan oleh QA kepada customer untuk

dimintakan approval maupun comment yang akan dipakai oleh produksi.

109

• Melakukan pengecekan terhadap evaluasi dari trial analyst yang dipakai sebagai

evaluasi terhadap perubahan-perubahan dimensi, penentuan dimensi new project dan

metode pengujian sesuai dengan permintaan customer.

• Mengikuti progress dari new artwork yang sedang dilakukan bersama-sama dengan

artwork processor agar dapat memenuhi target penyelesaian artwork yang sudah

ditentukan.

• Melakukan validasi mould dan printing bersama-sama dengan trial analyst yang

bertujuan untuk evaluasi capability proses produksi dalam memenuhi permintaan

customer.

• Membuat standard test method yang sesuai untuk memenuhi permintaan customer dan

mensosialisasikannya kepada trial analyst, QA dan produksi sebagai acuan dalam

pengujian produk sesuai dengan permintaan customer.

• Memonitor pemakaian jam trial yang dilakukan oleh trial analyst dan artwork

processor sebagai tolak ukur pencapaian pemakaian jam trial yang sudah

ditentukan.

• Mengkoordinasi pelaporan rekonsiliasi material trial yang dilakukan oleh trial

analyst bersama dengan material development staff sebagai pertanggungjawaban

terhadap penggunaan material yang dipakai dalam trial-trial yang telah dilakukan.

• Bersama dengan trial analyst dan artwork processor mempersiapkan sample

pengajuan defect/standar yang diajukan oleh QA untuk disampaikan kepada customer

yang akan dipakai sebagai acuan produksi.

110

Gambar 3.11 Struktur organisasi departemen purchasing

Tabel 3.28 Identitas purchasing officer

Identitas posisi Posisi/Jabatan Purchasing officer Divisi General management Department Purchasing Section - Group - Atasan Langsung General manager Sejawat QA officer, IA officer

Bawahan Langsung Technical purchasing S.H., non-technical S.H., raw material purchasing S.H., purchasing administration

Lokasi Plant I


• Memastikan tercapainya tujuan bisnis perusahaan sesuai strategi yang ditetapkan

direksi dalam hal pembelian barang kebutuhan perusahaan agar kelancaran produksi

di pabrik dapat dicapai dan upaya penghematan pembelian barang dapat berjalan terus.

111


• Melakukan pemeriksaan dan menyetujui purchase requisition dan purchase order

untuk barang/material yang menjadi tanggung jawabnya dengan batas kewenangan

yang telah ditetapkan di business unit policy ataupun prosedur ISO untuk mengetahui

setiap proses pembelian yang dilakukan bawahannya.

• Melakukan negosiasi penawaran dan konfirmasi harga dengan supplier, untuk

mendapatkan penawaran dan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan.

• Memonitor program perbaikan atas quality objective yang tidak tercapai atau masalah

lainnya dengan Standar ISO yang berlaku untuk melakukan perbaikan-perbaikan yang

diperlukan.

• Memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang yang telah ditentukan dapat

berjalan dengan baik sesuai struktur organisasi dan standar ISO yang berlaku untuk

mengatur pendelegasian tugas-tugas dalam departemen.

• Melakukan koordinasi atas pembelian barang untuk kebutuhan organisasi dan

mengarahkan karyawan dibawahnya untuk pelaksaanan.

• Melakukan evaluasi untuk memastikan pelaksanaan sistem manajemen mutu dalam

selang waktu terencana sesuai dengan standar ISO yang berlaku.

• Mengevaluasi perencanaan program perbaikan yang diambil atas quality objective

(Sasaran Mutu) yang tidak tercapai dalam monthly review meeting, serta annual

operating plan sesuai standar ISO yang berlaku untuk dilakukan perbaikan-perbaikan.

• Melakukan pemeriksaan dan menyetujui untuk pembuatan letter of credit,

pemberitahuan impor barang (PIB), invoice dan packing list untuk melengkapi

pesyaratan dokumen impor maupun ekspor.

112

• Melakukan follow up dan pemantauan kedatangan barang impor dan pengiriman

barang/material ke pabrik, untuk memastikan barang diterima oleh user.

Tabel 3.29 Identitas posisi technical purchasing section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Technical purchasing section head Divisi General management Department Purchasing Section Technical purchasing Group - Atasan langsung Purchasing Officer

Sejawat Non-technical purchasing section head, raw material purchasing section head

Bawahan langsung Technical purchasing assistant, local purchaser Lokasi Plant I


• Melakukan aktivitas pembelian secara kredit dan tunai untuk barang dan jasa

tertentu yang termasuk dalam golongan teknik sesuai prosedur yang telah ditetapkan

agar kebutuhan akan barang-barang tersebut dapat terpenuhi dan memperlancar

operasional perusahaan.


• Menerima, meminta dan melakukan update ke dalam sistem penawaran harga dari

supplier, untuk membandingkan dan memonitor harga.

• Membuat purchase order, untuk memastikan pengadaan barang dilakukan secara

benar dan lengkap.

• Melakukan pembelian barang secara kredit (seperti spare parts, building, dsb.) ke

supplier baik dalam maupun luar negeri sesuai dengan kebutuhan pabrik, agar kebutuhan

113

akan barang-barang tersebut dapat terpenuhi dan memperlancar operasional

perusahaan.

• Melakukan follow-up pada supplier atas pembelian barang agar pengiriman sesuai

dengan permintaan.

• Menerima barang dari supplier untuk diserahkan kepada peminta.

• Memeriksa dan menandatangani RFP dan purchase order untuk mengetahui setiap

proses pembelian barang.

Tabel 3.30 Identitas posisi non technical purchasing section head

Identitas posisi Posisi/jabatan Non technical purchasing section head Divisi General management Department Purchasing Section Non technical purchasing Group - Atasan langsung Purchasing officer

Sejawat Technical purchasing section head, raw material purchasing section head

Bawahan langsung Non technical purchasing assistant, local purchaser Lokasi Plant I


• Melakukan aktivitas pembelian secara kredit dan tunai untuk barang dan jasa

tertentu yang termasuk dalam golongan non teknik sesuai prosedur yang telah

ditetapkan agar kebutuhan akan barang-barang tersebut dapat terpenuhi dan

memperlancar operasional perusahaan.

114


• Menerima, meminta dan melakukan update ke dalam sistem penawaran harga dari

supplier, untuk membandingkan dan memonitor harga.

• Membuat purchase order, untuk memastikan pengadaan barang dilakukan secara

benar dan lengkap.

• Melakukan pembelian barang secara kredit dan tunai (seperti office dan general

equipment, dan sebagainya) ke supplier sesuai dengan kebutuhan pabrik, agar

kebutuhan akan barang-barang tersebut dapat terpenuhi dan memperlancar

operasional perusahaan.

• Melakukan follow-up pada supplier atas pembelian barang agar pengiriman sesuai

dengan permintaan.

• Menerima barang dari supplier untuk diserahkan kepada peminta.

• Memeriksa dan menandatangani RFP dan purchase order untuk mengetahui setiap

proses pembelian barang.

Tabel 3.31 Identitas posisi purchasing administration

Identitas posisi Posisi/jabatan Purchasing administration Divisi General management Department Purchasing Section - Group - Atasan langsung Purchasing Officer

Sejawat Raw material purchasing assistant, technical purchasing, assistant, non technical purchasig assistant, local purchaser

Bawahan langsung - Lokasi Plant I

115


• Melakukan fungsi kesekretariatan divisi purchasing untuk mendukung pekerjaan

administrasi yang berkaitan dengan divisi.


• Mengkoordinir surat/memo keluar dan masuk ke divisi purchasing untuk

didistribusikan ke orang yang bersangkutan.

• Menerima RFP/C, menandatangani buku ekspedisi RFP/C untuk didistribusikan ke

officer di bagiannya masing-masing sesuai jadwal hari yang sudah ditentukan.

• Menginput RFP/C ke dalam program ACCPAC untuk data link dengan divisi

accounting.

• Menindaklanjuti scrap selling request (SSR) untuk melakukan penjualan bersama

divisi accounting.

116

3.2 Proses Binis PT . J

3.2.1 Proses Produksi

• Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Gambar 3.12 Proses perencanaan dan pengendalian produksi (bagian 1)

Sumber: Dokumen SOP/09-LOG/06 PT. J

117



118



Perencanaan produksi dipicu dengan adanya sales order maupun sales forecast

yang diberikan oleh bagian sales admin kepada bagian production planning and

inventory control (PPIC). Berdasarkan permintaan dari order tersebut, PPIC akan

melakukan pengecekan ketersediaan barang di gudang melalui kartu stok. Jika stok

finished goods tersedia, maka PPIC akan memberikan konfirmasi waktu pengiriman ke

bagian sales admin. Tetapi bila stok tidak tersedia, PPIC akan melakukan perencanaan

119

produksi dan melakukan evaluasi kapasitas mesin dan ketersediaan bahan baku untuk

proses produksi. Apabila kapasitas dari mesin atau bahan baku tidak cukup, maka PPIC

akan membuat RFP (Request For Purchase) untuk raw material, supporting material

maupun material subcontract yang akan dilanjutkan ke proses pembelian. Bagian PPIC

akan melakukan follow-up untuk ketersediaan material yang dikirim oleh supplier.

Apabila kapasitas mesin dan bahan baku telah tersedia untuk proses produksi,

bagian PPIC akan memberikan informasi pergantian produksi ke bagian produksi terkait.

Bagian produksi akan mengecek ketersediaan tool/mould yang akan digunakan untuk

produksi, jika tool/mould siap digunakan, maka bagian PPIC akan membuat MO

(manufacture order) sebagai dokumen bagi bagian produksi dalam melaksanakan

produksi dan MR (material request) yang nantinya akan digunakan oleh bagian material

preparation dan gudang untuk transfer stok bahan baku sesuai jatah ke area produksi.

Setelah itu akan dilanjutkan ke proses pelaksanaan produksi dan raw material

preparation. apabila hasil produksi telah sesuai target order dari PPIC, maka PPIC akan

memberikan informasi jadwal material tersebut siap untuk dikirim ke customer. namun

jika tidak sesuai dengan target awal, maka akan dilakukan revisi rencana pengiriman,

dan akan dilakukan penambahan order atau pembuatan MO baru untuk mengejar target

produksi.

120

• Pelaksanaan Produksi

Gambar 3.15 Proses pelaksanaan produksi (bagian 1)

Sumber: Dokumen SOP/13-PROD/17 PT. J

121

Gambar 3.16 Proses pelaksanaan produksi (bagian 2)


Proses pelaksanaan produksi dimulai ketika admin produksi dan material

preparation control (MPC) menerima manufature order (MO) dan material request

(MR) dari bagian PPIC. Berdasarkan MO dan MR tersebut, maka admin produksi dan

MPC akan mempersiapkan raw material untuk proses produksi. Lalu section head

122

produksi akan memberikan informasi tentang pergantian produksi kepada operator

mesin dan mandor terkait. Bagian quality control akan menerima sample produk yang

akan diproduksi dan mengecek line clearance untuk memastikan area produksi telah

bersih dari supply maupun hasil produksi dari proses produksi sebelumnya.

Apabila line clearance sudah baik, operator akan melakukan set up dan start up

produksi, apabila hasil dari start up sesuai dengan standard sample dari bagian product

& development maka QA akan melakukan verifikasi hasil produksi. Dalam proses

produksi, operator produksi akan mengontrol hasil dari proses produksi dan setiap akhir

shift akan membuat laporan kondisi dan hasil produksi.

Setelah hasil produksi telah memenuhi order maka proses pelaksanaan produksi

telah selesai dan manufacture order dianggap telah selesai. Namun apabila output yang

dihasilkan banyak yang dibawah standar, maka operator akan mengambil tindak lanjut

untuk maintenance mesin atau pemberhentian proses produksi.

123

• Raw material preparation

Gambar 3.17 Proses raw material preparation (bagian 1)


124

Gambar 3.18 Proses raw material preparation (bagian 2)


125

Supply material untuk proses produksi disiapkan oleh bagian admin produksi dan

material preparation control berdasarkan material request (MR). material request

tersebut akan dicocokkan dengan total order yang terdapat pada manufacture order

(MO), apabila jatah yang terdapat pada MR tidak sesuai, maka bagian admin produksi

dan MPC akan berdiskusi dengan PPIC untuk dilakukan revisi jatah dari supply

material.

Apabila jatah supply material telah sesuai, bagian admin produksi dan MPC akan

melakukan pengebonan material ke warehouse. Warehouse akan mentransfer material

ke bagian produksi dan mengupdate jumlah jatah yang terdapat dalam MR dan mencatat

pengeluaran material dalam kartu stok. material yang ditransfer oleh warehouse akan

diperiksa oleh admin produksi dan MPC untuk disesuaikan dengan jumlah pengebonan,

apabila tidak sesuai maka MPC akan mendisusikan ketidaksesuaian jumlah dengan

operator warehouse.

Jika material supply berupa resin dan masterbatch, maka operator material akan

melakukan mixing sesuai komposisi produk yang akan diproduksi. setelah itu, bagian

admin produksi dan MPC akan mempersiapkan material ke area dekat mesin. selesai

proses produksi, pemakaian material akan dicatat oleh bagian admin produksi dan MPC

ke dalam laporan rekonsiliasai material.

126

• Inline and outgoing inspection

Gambar 3.19 Proses inline and outgoing inspection (bagian 1)

Sumber : Dokumen SOP/12-QA/12 PT. J

127

Gambar 3.20 Proses inline and outgoing inspection (bagian 2)

Sumber: Dokumen SOP/12-QA/12 PT. J

Pada proses inline and outgoing inspection, Hasil output dari proses produksi

akan diambil oleh bagian quality control secara periodik sebagai sample dari line

128

produksi untuk dilakukan inspkesi dan pencatatan hasil output. apabila hasil output yang

telah di-packing dan dinyatakan pass on oleh bagian quality control dan memberi label

pada box dari produk. bagian operator akan menerima bukri pengeluaran barang dari

operator yang akan digunakan bagian QC untuk melakukan pengecekan dengan barang

aktual yang telah di pass on. apabila sesuai maka bagian QC akan menandatangani dan

menginput data ke catatan hasil inspeksi. dan dilanjutkan dengan pembuatan certificate

of analysis (COA) kepada customer.

Jika ditemukan banyak hasil output produksi dibawah standar, bagian QC akan

memberikan informasi ke operator produksi untuk melakukan perbaikan mesin dan akan

dicek kembali oleh bagian QC hasil output setelah perbaikan atau dilakukan

pemeriksaan ulang terhadap hasil produksi yang sedang jalan tersebut, apabila

ditemukan banyak defect/scrap maka akan dilakukan tindak lanjut oleh operator ataupun

bagian maintenance.

129

3.2.2 Proses Pembelian (Purchasing)

Gambar 3.21 Proses pembelian (bagian 1)

Sumber: Dokumen SOP/10-PURCH/07 PT. J

130

Gambar 3.22 Proses pembelian (bagian 2)

Sumber: Dokumen SOP/10-PURCH/07 PT. J

131

Proses pembelian dimulai ketika bagian purchasing admin menerima RFP dari

planner. Setelah itu, bagian purchasing admin akan melakukan kontak ke vendor yang

terdapat pada daftar vendor yang dimiliki oleh PT. J untuk mencari material tersebut.

Apabila vendor telah ditemukan, maka bagian purchasing admin akan memastikan

delivery date yang diusulkan akan dapat disanggupi oleh vendor. Setelah itu akan

berlangsung proses negosiasi harga antara PT. J dengan vendor. Apabila telah terjadi

kesepakatan antara vendor dengan PT. J, maka pembuatan purchase order pun dapat

dimulai.

Setelah purchase order telah selesai dibuat, maka purchase order tersebut akan

dicek oleh plant manager. Setelah Plant Manager menyetujui PO tersebut, maka pihak

Purchase Admin akan mengirimkan PO tersebut ke Supplier terkait. Selain itu PO juga

akan di copy ke bagian Purchasing SH agar dapat mem-follow up Supplier untuk dapat

mengirimkan barang yang dipesan tepat waktu. Setelah barang datang maka barang akan

disimpang (barang stok) lalu barang tersebut akan dicocokkan dengan spesifikasi sesuai

dengan barang yang dipesan. Apabila tidak cocok, maka bagian Purchase Admin yang

menerima Surat Tanda Penerimaan Barang (STPB) akan mengirimkan STPB tersebut ke

bagian Purchasing SH untuk mengembalikan barang tersebut ke supplier, setelah itu

bagian purchase admin akan melakukan input data pengembalian barang ke program

Accpac.

Di sisi lain, apabila barang yang diterima telah sesuai dengan spesifikasi barang

yang diinginkan, maka bagian Purchase Admin yang menerima STPB akan memantau

status PO Outstanding melalui program Accpac setelah itu barulah pihak Purchase

admin melakukan input STPB ke program Accpac. Setelah komplit maka proses selesai.

132

Apabila masih ada pemesanan yang belum komplit, maka Purchasing SH akan kembali

mem-follow up supplier.

3.2.3 Proses Pembayaran (Payment)

Gambar 3.23 Proses pembayaran (bagian 1)

133

PROSES DOKUMEN KETERANGAN

A

Cek Vendor Line Item

Account Payable Staff

Clearing account vendor

Account Payable Staff

Account PayableStaff

Dokumen OK

Ya

TidakReverse Doc.

Account Payable Dept. Head

Selesai

Gambar 3.24 Proses Pembayaran (bagian 2)

Proses dimulai saat bagian purchasing menerima STPB dari bagian gudang

untuk diinput ke dalam sIstem, pada proses ini nilai dari setiap barang tersebut terinput

ke dalam G/L Accountnya masing-masing.

Invoice yang datang diterima oleh resepsionis bersama dengan faktur pajak yang

kemudian akan membuat surat tanda terima dokumen yang akan dibuat 2 rangkap, yang

asli akan diberikan ke vendor, yang 1 lagi dilampirkan yang selanjutnya akan diberikan

ke bagian Account Payable. Oleh bagian Account Payable akan diperiksa kelengkapan

dokumennya, apabila sudah lengkap maka akan dibuatkan supporting bank, yaitu

dokumen pengantar untuk membuat bukti pembayaran bank / cash payment (jika

pembayaran cash). Dokumen-dokumen tersebut akan digabung menjadi 1 yang

selanjutnya akan diberikan ke Account Payable / Account Receiveable Head untuk

134

diperiksa. Kemudian dokumen-dokumen tersebut akan diberikan ke bagian General

Accounting untuk dibuatkan jurnal sementara, contoh:

Db Inventory

Cr A/P

Cr VAT

Akun-akun yang dijurnal akan dituliskan juga ke dalam supporting bank untuk

pemeriksaan pada proses pembuatan bukti pembayaran bank. Dari hasil inputan akun-

akun ke dalam supporting bank akan tercipta sebuah nomor dokumen yang akan tertera

pada supporting bank tersebut.

Setelah supporting bank selesai dibuat maka akan diberikan ke bagian finance

bersama dengan dokumen pendukungnya (invoice, faktur pajak, STPB) untuk dibuatkan

bukti pembayaran bank bersama dengan cek / giro nya. Pada proses ini bagian finance

memasukkan nomor yang tertera pada supporting bank tersebut dan otomatis bukti

pembayaran bank akan dicetak sesuai dengan jumlah yang tercantum di dalam

supporting bank tersebut.

Setelah cek / giro dikeluarkan oleh bagian finance, cek / giro bersama dengan

dokumen pendukung (invoice, STPB, bukti pembayaran bank, faktur pajak) akan

diberikan kepada Account Payable / Account Receiveable Head untuk dilakukan

pemeriksaan, kemudian setelah semua dokumen benar dan lengkap akan diberikan ke

pada direktur dan finance accounting manager untuk diminta tanda tangannya sebagai

bukti persetujuan. Dan setelah cek / giro tersebut diambil oleh vendor maka jurnal

sementara yang dibuat oleh bagian General Accounting sebelumnya akan di post ke

dalam sistem.

135

3.3 Project SAP pada PT. J

3.3.1 Struktur Project Team

3.3.1.1 Nama Tim

Nama tim pada proyek implementasi kali ini adalah “TEAM”.

3.3.1.2 Slogan Tim

Slogan yang dipakai oleh tim kali ini merupakan kepanjangan dari nama tim itu

sendiri yakni: TEAM (Together Everyone Achieve More).

3.3.1.3 Logo Tim

Adapun logo yang digunakan oleh tim kali ini yakni:

Gambar 3.25 Logo “TEAM”

136

3.3.1.4 Struktur Organisasi “TEAM”

Gambar 3.26 Struktur organisasi “TEAM”

137

3.3.1.5 Tanggung Jawab dan Wewenang

Masing-masing tingkatan pada organisasi team project SAP pada PT. J ini

memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :

1. Steering Comittee

• Memberikan dukungan management kepada project dan mengkomunikasikan

dukungan kepada seluruh organisasi perusahaan.

• Mementukan tujuan jangka panjang proyek.

• Menyetujui cakupan (scope) proyek.

• Menyetujui anggaran proyek.

• Menentukan prioritas proyek.

• Menyetujui struktur proyek, uraian tanggung jawab, personil tim project dan

tambahan anggota tim apabila diperlukan.

• Menyelesaikan masalah yang timbul yang membutuhkan keputusan strategis

• Mempromosikan implementasi proyek ke seluruh organisasi.

• Menyetujui perubahan strategi implementasi.

• Memantau kemajuan proyek.

• Memberikan bimbingan dan pengawasan.

• Menyelesaikan masalah yang meningkat secara tepat waktu.

• Mengkomunikasikan kemajuan dan status proyek secara teratur kepada dewan

direksi.

2. Project Manager/Co. Project Manager

• Membuat kebijakan dan proses implementasi yang efisien dan efektif.

• Mengembangkan dan menjaga jadwal sesuai prioritas proyek.

138

• Mengembangkan dan mengelola cakupan, biaya dan jadwal sesuai rencana yang

telah disetujui.

• Memastikan kegiatan proyek apakah memadai, tepat waktu, dan dialokasikan

secara optimal.

• Memantau kemajuan, memberikan bimbingan dan pengawasan dan pelaksanaan

proyek secara mingguan.

• Melakukan review terhadap setiap tahap penyelesaian untuk menentukan apakah

kemajuan dan kualitas dari semua usaha yang dilakukan sudah mencukupi

sebagai bahan rekomendasi kepada Steering Comitee.

• Menyelesaikan masalah yang meningkat tepat waktu.

• Membantu memastikan semua lini operasi pada posisi siap untuk

mengimplementasikan SAP secara sukses.

• Mengkomunikasikan kemajuan kepada kepada seluruh internal perusahaan.

3. Business process owner (BPO) / Key user

• Department Head atau Section Head dari organisasi di perusahaan yang

menjalankan business process.

• Mengetahui alur proses dan menguasai rincian proses di organisasi masing-

masing.

• Memahami persyaratan business process dan dampak apabila penyimpangan

terjadi.

• Berfungsi sebagai arsitek business prosess.

• Memberikan masukan mengenai design dan isi dari form dan custom report.

139

• Berpartisipasi aktif dalam diskusi business process baik sesuai departmennya dan

juga diskusi departemen lain yang terkait dengan bidangnya.

• Bertanggung-jawab jawab untuk memantau kesamaan Business Process yang

ditawarkan konsultan.

• Bekerja sama dengan Project Manager untuk menentukan dan mengembangkan

rincian cakupan (scope detail).

• Mengikuti Integration Testing dan memberikan masukan sesuai yang diperlukan.

• Menghadiri training end user dan memberikan dukungan kepada peserta training

lainnya.

• Bersama dengan tim konsultan memberikan training kepada semua lini di

departemen yang bersangkutan.

4. Master Data Collector

• Menguasai seluk beluk dari Master Data.

• Mengetahui aturan penamaan.

• Bila perlu, bersama Business process owner menentukan aturan penamaan yang

baru.

• Mengumpulkan master data.

• Verifikasi master data.

• Input hasil bersih ke dalam Master Data template yang disediakan.

5. Organizational Change Management

• Kampanye proyek.

• Survey kesiapan calon pengguna.

• Sosialisasi tujuan proyek dan manfaat bagi perusahaan dan semua lini pengguna.

140

• Sosialisai kemajuan proyek kepada seluruh calaon pengguna.

• Sosialisasi perubahan setelah menggunakan sistem baru.

• Berinisiatif memantau keluhan di semua ini pengguna dan mendiskusikannya

dengan Project Manager untuk menentukan langkah selanjutnya.

• Survey tingkat kepuasan semua lini pengguna terhadap proyek dan sistem baru.

3.3.2 Objectives

• Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat digunakan oleh

Board of Director untuk pengambilan keputusan.

• Dengan data yang terintegrasi dan dapat diperoleh kapan saja, diharapkan dapat

membantu para pembuat keputusan dalam melaksanakan tanggung jawabnya untuk

performa operasional yang terbaik.

• Dengan data product costing dan kinerja yang lebih mudah dipahami, diharapkan

bahwa informasi ini dapat digunakan oleh pembuat keputusan dalam meningkatkan

portfolio perusahaan dari waktu ke waktu.

• Sebagai pusat dari informasi yang dapat digunakan untuk pengukuran kinerja

karyawan yang berguna untuk pengambilan keputusan untuk pemberian penghargaan

kepada karyawan (terkait pada salah satu misi dari perusahaan).

• Menyediakan pengetahuan kepada karyawan untuk mengimplementasi sebuah sebuah

program komputer terintegrasi yang telah diterapkan oleh perusahaan - perusahaan

terkenal di dunia.

• Mendapatkan data akurat yang terintegrasi sehingga dapat mengurangi proses kerja

manual yang dapat menghemat waktu yang diperlukan.

141

• Membawa image positif selama external audit dimana data dapat dilacak melalui

sistem yang telah dikenal dalam taraf internasional.

3.3.3 Jadwal Implementasi

Tabel 3.32 Jadwal Implementasi

No. Project Implementation Roadmap Periode 1 Project Preparation 19/06/2011 - 04/07/20111.2 Initial Project Planning 19/06/2011 - 25/06/20111.3 Infrastructure & Project Facilities 19/06/2011 - 25/06/20111.4 As-is Documents Collection 19/06/2011 - 02/07/20111.5 Strategy Meeting 31/06/2011 1.6 Briefing for project team 01/07/2011 1.7 Project Kick Off 04/07/2011 2 Business Blueprint 03/07/2011 - 13/08/20112.1 As-is interview and analysis 03/07/2011 - 09/07/20112.2 Identify 'to be' Master Data 10/07/2011 - 16/07/20112.3 Identify 'to be' Form & Report 10/07/2011 - 16/07/20112.4 Prepare Business Blueprint 10/07/2011 - 30/07/20112.5 Business Blueprint presentation 31/07/2011 - 13/08/20112.6 Business Blueprint acceptance 12/08/2011 3 Realization 14/08/2011 - 12/11/20113.1 Configuration and confirmation 14/08/2011 - 10/09/20113.2 ABAP Development & Conversion Program 21/08/2011- 22/10/20113.3 user & Authorization 28/08/2011 - 24/09/20113.4 Baseline Testing 18/09/2011- 24/09/20113.5 Integration testing 25/09/2011 - 08/10/20113.6 Software Installation 28/08/2011 - 03/09/20113.7 Master Data Collection 26/06/2011 - 3/09/20113.8 user Training 09/10/2011 - 27/10/20113.9 user Acceptance Test 24/10/2011 - 27/10/20113.10 UAT Sign-off 27/10/2011 3.11 Stock taking 28/10/2011 3.12 Open transaction Collection 30/10/2011 - 05/11/20113.13 Open transaction upload to QAS 30/10/2011 - 05/11/20113.14 Upload opening balance for go-live simulation 30/10/2011 - 05/11/2011

142

No. Project Implementation Roadmap Periode 3.15 Go-live simulation 04/11/2011 3.16 Case Base Training 30/10/2011 - 12/11/2011 4 Final Preparation 06/11/2011 - 31/12/20114.1 Cut over strategy & preparation meeting 04/12/2011 - 10/12/20114.2 Finalize user & Authorization 06/11/2011 - 12/11/20114.3 SAP Quality Check 13/11/2011 - 19/11/20114.4 Stock taking 18/12/2011 - 31/12/20114.5 Transfer Configuration to PRD 13/11/2011 - 19/11/2011

4.6 Master Data upload20/11/2011 - 03/12/2011, 25/11/2011 - 31/12/2011

4.7 Open Transaction upload to Production Client 30/12/2011 4.8 Upload opening balance 31/12/2011 4.9 Opening balance review and acceptence 31/12/2011 5 Go-Live and Support 03/01/2012 - 03/03/20125.1 Go-Live 03/01/2012 5.2 Post Going-Live Support 03/01/2012 - 02/03/2012

3.3.4 Project Scope

Berikut merupakan scope dari TEAM di dalam proyek implementasi:

1. Membantu koneksi PT. J ke Server pusat

2. Menyiapkan dokumentasi Business Scenario, Business Process dan Pedoman Sistem

SAP

3. Menyiapkan training dan dokumentasinya

4. Menyiapkan SAP ERP siap pakai. Module: FI, CO, PP, MM. termasuk Report yang

terkait SAP dan Form yang dikeluarkan dari SAP

5. Support satu bulan setelah go live, termasuk month end closing bulan pertama

6. Support masalah sistem selama masa maintenance

7. Support kebutuhan tambahan custom report & form selama masa maintenance (max

12 program per tahun)

143

8. Implementasi optimalisasi di perusahaan Head quarter yang relevan di PT. J

Rincian scope per modul

Adapun rincian scope untuk Modul Material Management adalah sebagai

berikut:

• Master Data: Material Master.

• Purchasing: Purchase Requisition, PR approval, Purchase Order, PO approval.

• Logistic Invoice Verification.

• Inventory Management: Inbound Logistic, Goods Receipt, Goods Issue.

Adapun rincian scope untuk Modul Production Planning adalah sebagai berikut:

• Master Data: Bill of Material, Routing, Work Center, Production Version

• Materials Requirement Planning

• Capacity Requirement Planning

• Production Planning

• Production Execution

Adapun rincian scope untuk Modul Financial adalah sebagai berikut:

• Account Payable (per Plant)

• Payment to Vendor

144

3.3.5 User Role

Tabel 3.33 user role

Role Job Description Warehouse Admin Bertanggung jawab atas proses keluar masuknya material di gudang. Purchasing Staff Bertanggung jawab atas proses pembelian material yang diperlukan

oleh perusahaan (kebutuhan produksi, material stock dan non-stock). Purchasing Dept-Head Bertanggung jawab atas proses approval. Production Admin Bertanggung jawab atas proses konfirmasi hasil produksi (baik yang

pass on maupun reject), mencatat hasil produksi, mencatat jam kerja mesin, mencatat pemakaian material serta keluar masuk material semi finished goods dan finished goods dari gudang untuk kebutuhan supply produksi.

MPC Admin Bertanggung jawab atas pencatatan pemakaian material, menerima raw material dari gudang untuk kebutuhan produksi.

PPIC Bertanggung jawab atas perencanaan produksi, membuat purchase requisition, perhitungan kebutuhan material serta menganalisa kapasitas mesin.

QA Admin Bertanggung jawab atas pencatatan hasil inspeksi material yang pass on maupun yang reject.

A/P Staff Bertanggung jawab atas penginputan hutang dagang perusahaan berdasarkan invoice dari vendor serta melakukan proses reverse hutang dagang.

Finance Staff Bertanggung jawab atas penginputan pembayaran hutang dagang atau yang biasa disebut dengan rekonsiliasi bank.

Finance Dept. Head Bertanggung jawab atas aktivitas reverse dokumen pembayaran apabila terjadi kesalahan penginputan pembayaran.

3.4 Masalah Yang Ditemukan

• Dibutuhkan TIM untuk melakukan implementasi sistem ERP dengan tool SAP pada

PT. J.

• Terdapat gap antara proses bisnis yang lama pada PT. J dengan proses bisnis yang

ada pada sistem standar SAP.

• Terdapat cukup banyak requirement tambahan dari para business process owner

maupun pihak managemen yang tidak ter-cover oleh sistem standar SAP. Business

process owner memiliki kebutuhan yang tinggi dalam mengefesiensikan proses bisnis

145

SAP yang akan diimplementasi dalam bentuk program. Sedangkan pihak managemen

memiliki kebutuhan yang tinggi dalam meminta berbagai macam jenis laporan untuk

kebutuhan pengambilan keputusan.

3.5 Rencana Penyelesaian Masalah

• Dibentuk TIM dari headquarter dalam rangka melakukan implementasi sistem ERP

pada PT. J.

• Untuk menyinkronisasikan proses bisnis yang lama dengan proses bisnis yang baru

maka diperlukan business blueprint untuk menjawab gap dari proses binsis yang

lama dan yang baru. Business Blueprint ini dirancang berdasarkan hasil wawancara

tim dengan business process owner yang proses bisnisnya dipetakan dengan proses

bisnis pada SAP.

• Dalam rangka memenuhi requirement tambahan dari para business process owner

dan pihak management tentang program-program tambahan serta laporan-laporan

tambahan, maka dirancanglah Functional specification sebagai dasar pengembangan

program maupun laporan yang diinginkan.

3.6 Peran

Peran dari tim penulis adalah sebagai project member dari project team yang

dibentuk dalam melakukan implementasi pada PT.J. Sebagai anggota dari project team,

tim penulis dibawahi langsung oleh project manager yang menjadi pimpinan di dalam

project team tersebut.

146

Sebagai project member, penulis bekerja bersama untuk menangani aktivitas-

aktivitas dan tugas sebagai berikut:

1. Menganalisa proses bisnis yang ada pada PT. J ke dalam fungsi bisnis yang terdapat

di dalam SAP, untuk kemudian digunakan dalam merancang business blue print.

2. Pembuatan functional specification berdasarkan requirement dari business process

owner.

3. Melakukan pengembangan program dan laporan berdasarkan functional specification.

4. Melakukan kustomisasi sesuai modul masing-masing.

3.7 Solusi yang Ditawarkan

Melihat dari kebutuhan implementasi sistem ERP berbasis SAP pada PT. J, maka

tim proyek memberikan sebuah solusi, yaitu konfigurasi sistem SAP yang akan

diimplementasikan, sehingga sistem SAP yang ada sama dengan fungsi-fungsi bisnis

yang ada di PT. J.

Konfigurasi sistem SAP yang ada di PT. J ini nantinya terdiri dari beberapa

bagian, di antaranya:

1. Konfigurasi pada modul Production Planning

2. Konfigurasi pada modul Material Managemen,

3. Konfigurasi pada modul Financial Accounting

Tim penulis sendiri terlibat secara langsung di dalam melakukan konfigurasi

sistem ERP berbasis SAP pada PT. J, sehingga laporan yang diberikan sesuai dengan

kenyataan yang terjadi di lapangan.

147

Tim penulis juga akan merancang Business Blueprint serta Functional

specification untuk mendukung jalannya implementasi pada PT. J.

148

3.8 Length of Effort

Tanggal Waktu Kegiatan

Jumlah Jam

Kegiatan Peserta Materi Hasil Kegiatan

03-Jun-11 08.00 - 17.00 9 ABAP raining Tim Proyek Pengenalan ABAP Mengenal apa itu ABAP 10-Jun-11 08.00 - 17.00 9 ABAP Training Tim Proyek Pengenalan konsep-konsep

internal table serta sintaks-sintaks ABAP

Mengerti konsep internal table serta mengetahui beberapa sintaks penting dalam bahasa pemograman ABAP

24-Jun-11 08.00 - 17.00 9 ABAP Training Tim Proyek Pembelajaran Koding ABAP Menambah skill dalam bahasa pemograman ABAP

01-Jul-11 08.00 - 17.00 9 ABAP Training Tim Proyek Pembelajaran Koding ABAP Menambah skill dalam bahasa pemograman ABAP

05-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Pengenalan konsep FICO, MM dan PP part 1

Tim Proyek Modul FICO, MM dan PP Mengerti dan memahami konsep dari modul FICO, MM dan PP

06-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Pengenalan konsep FICO, MM dan PP part 2

Tim Proyek Modul FICO, MM dan PP Mengerti dan memahami konsep dari modul FICO, MM dan PP

07-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan pengembangan terhadap aplikasi Material master requisition

Tim Proyek Konsep material master SAP, referensi konsep serta sintaks ABAP

Progress dari aplikasi Material master requisition




149


Jumlah Jam























20-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan pengembangan terhadap

Tim Proyek Konsep material master SAP, referensi konsep serta sintaks


150


Jumlah Jam


aplikasi Material master requisition

ABAP




22-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan presentasi prototype aplikasi Material master requisition

Tim Proyek Prototype aplikasi Material master requisition

Pihak-pihak yang berkepentingan memberikan tanggapan dan perbaikkan terhadap tim proyek

25-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan perbaikkan terhadap aplikasi Material master requisition









28-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan presentasi terhadap aplikasi Material master requisition yang telah diperbaiki

Tim Proyek Prototype aplikasi Material master requisition

Pihak-pihak yang berkepentingan memberikan tanggapan kepada tim proyek

151


Jumlah Jam


29-Jul-11 08.00 - 17.00 9 Mempelajari proses bisnis PT. J secara terperinci

Tim Proyek Proses bisnis berjalan pada PT. J

Mengerti dan memahami proses bisnis yang berjalan pada PT. J

01-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Mempelajari proses bisnis PT. J secara terperinci



02-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Mempelajari proses bisnis PT. J secara terperinci



03-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Membuat analisa Business Blueprint sesuai dengan proses bisnis yang telah di analisa

Tim Proyek Proses bisnis berjalan pada PT. J serta konsep best practice SAP

Progress dari pembuatan Business Blueprint pada PT. J










09-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Merekapitulasi dan merapikan data Business Blueprint yang akan dipresentasikan ke PT. J

Tim Proyek Hasil keseluruhan Business Blueprint sementara

Business Blueprint yang telah siap dipresentasikan

152


Jumlah Jam


10-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Mempresentasikan hasil overall Business Blueprint sementara

Tim Proyek Business Blueprint yang telah di persiapkan

User pada PT. J mengerti dan memahami Business Blueprint sementara yang dibuat serta memberikan tanggapan yang sesuai dengan proses bisnis berjalan PT. J

11-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Interview user dan Pembelajaran Proses Bisnis serta Analisa Requirement terhadap PT. J secara langsung

Tim Proyek Hasil interview dan user requirement dari masing-masing Business process owner

Mengerti dan memahami serta membuat gambaran dari Business Blueprint pada PT. J













153


Jumlah Jam











24-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Presentasi Business Blueprint PT. J kepada berbagai pihak yang berkepentingan

Tim Proyek Business Blueprint PT. J yang telah disesuaikan dengan user requirement

Pihak-pihak yang berkepentingan memahami Business Blueprint yang baru

25-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Presentasi Business Blueprint PT. J kepada berbagai pihak yang berkepentingan

Tim Proyek Business Blueprint PT. J yang telah disesuaikan dengan user requirement

Pihak-pihak yang berkepentingan memahami Business Blueprint yang baru

26-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Pembuatan Functional dan Programming Specification yang mendukung customizing pada PT. J

Tim Proyek Business Blueprint PT. J serta konsep Functional dan programming specification SAP

Mengerti dan memahami tata cara pembuatan Functional dan programming specification

29-Agust-11 08.00 - 17.00 9 Pembuatan Functional dan Programming Specification yang mendukung customizing pada PT. J



154


Jumlah Jam


01-Sep-11 08.00 - 17.00 9 Pembuatan Functional dan Programming Specification yang mendukung customizing pada PT. J















08-Sep-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan customizing konfigurasi SAP untuk PT. J

Tim Proyek Funcitional dan Programming Specification serta konsep customizing SAP

Mengerti dan memahami tata cara customizing dalam SAP




155


Jumlah Jam

















21-Sep-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan Data Mapping dari PT. J ke template SAP

Tim Proyek Master data PT. J dan template SAP

Mengerti proses data mapping dari format perusahaan PT. J ke format SAP yang akan diimplementasi ke depannya







156


Jumlah Jam





29-Sep-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan testing data upload ke server

Tim Proyek Hasil Data Mapping Status keberhasilan data uploader

30-Sep-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan testing data upload ke server


05-Okt-11 08.00 - 17.00 9 Melakukan testing data upload ke server
