bab 3 analisis strategi bisnis dan teknologi informasi...

47

BAB 3

ANALISIS STRATEGI BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI

3.1 Menentukan Konteks dan Ruang Lingkup Rencana Strategi Sistem

Informasi

Pada bagian ini merupakan tahap awal untuk melakukan kegiatan analisis

perusahaan dengan mencari cakupan dan jangkauan perusahaan tentang kondisi

perusahaan, prasyarat, dan jangkauan yang berhubungan dengan proyek strategi sistem

informasi.

Strategi bisnis pada PT. Pos Indonesia adalah memberikan yang terbaik untuk

pelanggan dan berusaha memiliki integritas yang terbaik. PT. Pos Indonesia sebagai

perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pengiriman surat dan barang,. Sebagai suatu

perusahaan yang mempunyai keinginan untuk terus berkembang, sasaran yang ingin

dicapai oleh perusahaan yaitu menjadi badan usaha yang lebih fleksibel dan dinamis agar

mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik terhadap para pelanggan.

3.1.1 Sejarah Perusahaan

Sejarah dan perkembangan berdirinya kantor pos, pada awalnya dari

kegiatan surat menyurrat yang dilakukan oleh orang Belanda ke Indonesia di

bawah pimpinan ” CORNELIS DE HOTMAN ” pada tahun 1756, dan telah

diwujudkan oleh ” G.W BARON ” dengan mendirikan kantor pos pertama kali di

Batavia pada tanggal 26 agustus 1946 agar diperoleh kebebasan bergerak yang

lebih luas agar dalan mengembangkan usaha perusahaan , PN. POSTEL di pecah

48

menjadi dua badan usaha yang berbeda masaing-masing PN. POS dan GIRO

berdasarkan PP. NO 29 tahun 1965 dan PN. Telekomunikasi berdasarkan PP.

NO. 9 tahun 1978. menghadapi pertumbahan dunia yang semakin semarak dan

penuh persaingan, diperlukan penyesuaian status badan usaha yang lebih fleksibel

dan dinamis agar mampu mengembangkan pelayanan yang lebih baik .

PT Pos Indonesia ( persero ) dilaksanakan berdasarkan PP No. 5 tahun

1995, tanggal 20 Juni 1995 sebagai badan usaha milik Negara Kredo ” untuk anda

kami ada ” merupakan wujud nyata dari persepsi bahwa customer merupakan inti

dari pasar adalah prioritas utama dalam memilih sikap dan tanggung jawab sesuai

dengan peraturan yang berlaku dalam negara ini. Maka ditentukan Visi, Misi dan

strategi pokok.

3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan

VISI

Pos Indonesia senantiasa berupaya untuk menjadi penyedia sarana

komunikasi kelas dunia, yang peduli terhadap lingkungan yang dikelola

oleh sumber daya manusia yang profesional sehingga mampu memberikan

layanan terbaik bagi masyarakat serta tumbuh berkembang sesuai dengan

konsep bisnis yang sehat.

49

MISI

1) Menyediakan sarana komunikasi yang handal dan terpercaya bagi

masyarakat dan pemerintah guna meunjang pembangunan nasional serta

memperkuat kesatuan dan keutuhan bangsa dan negara

2) Mengembangkan usaha yang bertumpu pada peningkatan mutu pelayana

melalui penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna untuk

mencapai kepuasan pelayanan serta memberikan penilaian tambah yang

optimal bagi karyawan, pemegang saham, masyarakat, dan mitra kerja.

3.1.3 Tujuan dan Strategi Perusahaan

Sebagai strategi pokok perusahaan telah disusun dengan mengacu

pada potensi dan sumber daya yang dimiliki serta diarahkan untuk

memberi hasil yang terbaik kepada tanah air Indonesia. Strategi pokok ini

dikenal dengan nama Catur Sukses Sapta Pedoman ( CSPP ) terdiri dari :

1) Dua unsur mobilitas dasar yaitu kerjasama dan kesisteman

2) Dua unsur strategi perusahaan yaitu pembinaan SDM dan

peningkatan mutu layanan

3) Tiga unsur sasaran pokok yaitu kepuasan pelanggan, komitmen

terhadap pelayanan umum dan hasil yang baik

Selanjutnya ketiga hal tersebut menjadi pedoman sekaligus

inspirasi bagi seluruh jajaran perusahaan dalam melaksanakan program

kerjanya, dengan tujuan untuk memperoleh 4 tujuan yaitu sukses

manajemen, sukses pelayanan, sukses peningkatan dan sukses kaderisasi.

50

Program reformasi yang dilaksanakan untuk menghadapi abad

mendatang yang lebih baik maka dibutuhkan langkah-langkah strategis

menuju perusahaan kelas dunia dengan menempuh tahap :

1) Tahun 1995-1997 sebagai periode konsolidasi dan modernisasi

2) Tahun 1998-2000 sebagai periode solusi total bagi pelanggan

3) Tahun 2000-2009 sebagai perusahaan kelas dunia

4) Tahun 2009-2010 mempunyai pelayanan surat, logistik dan

finansial yang terintegrasi dengan baik

5) Tahun 2011-2013 menjadi pemimpin dan market leader dalam

layanan logistik surat dan finansial di Indonesia

6) Tahun 2014-2018 menjadi ASEAN Champion dalam industri

jasa pengiriman

3.1.4 Lokasi

PT. Pos Indonesia mempunyai kantor di :

Jalan Daan Mogot No.20 Jakarta Barat 11460 - Indonesia

Telp : (021) 5601205

Fax : (021) 5601203

Email : [email protected]

Website: http://www.posindonesia.co.id

51

3.1.5 Produk

Produk jasa dan layanan yang tersedia dalam PT. Pos Indonesia

adalah :

• Kiriman Internasional

1) Express Pos

2) Express Mail Service

3) Paket Pos Internasional

4) Wesel Pos Internasional

• Paket Pos

1) System Online Payment Point

2) Wesel Pos Prima

3) Wesel Pos Standard

4) Wesel Pos Instant

5) Wesel Pos Berlangganan

6) Wesel Pos Luar Negeri

• Hybrid Mail

1) Surat Elektronik

2) Layanan Pengiriman dan Pemberitaan

3) SMS Pos

52

3.1.6 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan susunan fungsional tugas dan

wewenang dalam suatu perusahaan, yang berupa pola atau struktur tentang

bagaimana dan apa tugas masing-masing bagian. Struktur organisasi

biasanya dibuat dalam bentuk bagan dan disertai dengan uraian tugas atau

job description. Uraian tugas merupakan gambaran mengenai batasan

kewajiban dan kewenangan dari masing-masing bagian yang disusun oleh

perusahaan. Tujuan dibentuknya struktur organisasi adalah untuk

membentuk spesialisasi setiap fungsi dalam organisasi dan mencegah

terjadinya tugas ganda. Setiap organisasi memiliki struktur oraganisasi

yang berbeda satu sama lain, tergantung tujuan, operasi atau kegiatan,

serta ukuran perusahaan yang bersangkutan.

Struktur organisasi yang baik harus memenuhi syarat-syarat

sebagai berikut :

1) Sederhana

Struktur organisasi yang ada harus mudah dipahami dan jelas. Struktur

organisasi dapat mengefisienkan biaya perusahaan.

2) Fleksibel

Struktur organisasi dapat dilakukan perubahan di masa yang akan datang

akibat dari perubahan tuntutan persaingan dan teknologi.

3) Terdapat garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas dalam

perusahaan

53

Dengan adanya garis wewenang dan tanggung jawab yang pasti dan jelas

dapat membuat anggota dari organisasi mengetahui kedudukan dan tugas

sehingga dapat bekerja sesuai wewenang dan tanggung jawab tersebut.

PT. Pos Indonesia menggunakan sistem organisasi berbentuk garis

dimana setiap bawahan hanya menerima perintah dari seorang atasan saja

dan bertanggung jawab kepada atasan yang secara langsung berada di

atasnya sehingga tidak terjadi satu orang bawahan memperoleh

pendelegasian wewenang yang berbeda dari dua atasan. Selain itu, setiap

jenis pekerjaan juga dikelompokkan dalam satu departemen.

Keuntungan dari struktur ini adalah kesatuan dalam pimpinan dan

perintah, pembuatan keputusan dapat dilakukan dengan cepat sehingga

tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian menjadi lebih jelas

dan tidak mudah terjadi penyimpangan dalam perusahaan serta

menghemat biaya karena pengawasan dari berbagai kegiatan dilakukan

oleh satu orang.

Gambar ini menggambarkan struktur organisasi pada PT. Pos

Indonesia pada saat ini :

54

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

3.1.7 Tugas dan Tanggung Jawab

1. Kepala Wilayah Usaha Pos Bertugas memberi izin dalam suatu

kegiatan

2. Sekretariat Bertugas mencatat hal-hal yang penting

3. Deputi Operasi Mengatur jalan keluar masuknya barang di

perusahaan

4. Deputi Umum Bertugas melayani masyarakat dalam

keluar masuknya surat

55

5. Reff Office Bertugas melayani suatu pelanggan

membayar rekening

6. Bagian jaringan Bertugas mengatur bagian pembayaran

rekening

7. Bagian promosi Bertugas mempromosikan pelayanan baru

yang ada di kantor pos

8. Bagian produk regular Bertugas menetapkan biaya dalam suatu

kantor pos

9. Kantor Pos Berfungsi melayani masyarakat dalam

pembayaran rekening.

10. SPP Berfungsi mengelola pusat pengelolaan

setiap kantor pos yang ada

11. Bagian keuangan Berfungsi untuk memproses transaksi

keuangan keluar masuknya uang dalam

kantor pos.

12. SDM Menerima orang yang sedang PKL,

karyawan baru

13. Bagian teknologi dan sarana Berfungsi untuk menyediakan sarana dan

fasilitas yang ada di PT. Pos Indonesia

56

Tabel 3.1 Tugas dan Tanggung Jawab Divisi pada PT. Pos Indonesia

3.2 Analisis Kondisi Lingkungan Internal dan External Perusahaan

Analisis terhadap kondisi lingkungan internal dan external perusahaan akan

mengacu dan berdasar pada model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi

dari Jhon Ward, sebagaimana telah dijabarkan pada Landasan Teori sub bab 2.2. dimana

dari model tersebut dapat dipahami bahwa dalam sebuah proses perencanaan strategi

sistem dan teknologi informasi dibutuhkan suatu masukan atau input yang akan diproses

untuk menghasilkan suatu output produk perencanaan strategi sistem dan teknologi

informasi. Adapun masukan atau input yang digunakan dalam proses perencanaan

tersebut didapatkan melalui analisis terhadap beberapa faktor lingkungan internal dan

external perusahaan, baik itu lingkungan bisnis maupun lingkungan external SI/TI

perusahaan, analisis ini dilakukan dengan maksud untuk mendapatkan pemahaman dan

pengetahuan yang menyeluruh dan mendasar tentang kondisi lingkungan perusahaan saat

ini. Berikut adalah model perencanaan strategi sistem dan teknologi informasi pada PT

Pos Indonesia :

57

Gambar 3.2

Model Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi PT Pos Indonesia

3.2.1 Analisis Lingkungan External Bisnis Perusahaan

Analisis terhadap lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah merupakan

analisis terhadap faktor-faktor eksternal yang mempengaruhi kegiatan bisnis

perusahaan, baik yang dapat memperbesar peluang perusahaan, maupun yang

dapat menjadi ancaman bagi perusahaan. Analisis yang dilakukan mencakup

Lingkungan External Bisnis PT PT. Pos Indonesia

Lingkungan External SI/TI PT Pos Indonesia

Lingkungan Internal Bisnis PT Pos Indonesia

Lingkungan Internal SI/TI PT. Pos Indonesia

Proses Perencanaan

Strategi

Portfolio Aplikasi saat ini

Strategi Sistem

Informasi

Strategi Teknologi Informasi

Strategi Manajemen

SI/TI

Portfolio Aplikasi Masa Depan

Proses

Input

Output

58

analisis terhadap persaingan bisnis perusahaan dengan menggunakan teknik

analisis persaingan Porter dan analisis PEST.

3.2.1.1 Lima (5) Faktor Persaingan Porter

Persaingan sangat penting bagi keberhasilan atau kegagalan perusahaan.

Persaingan menentukan kegiatan yang perlu bagi perusahan untuk berprestasi,

seperti inovasi, budaya, yang kohesif, atau implementasi yang baik. Dalam

industri manapun, baik industri domestik atau international, yang menghasilkan

barang atau jasa, aturan persaingan tercakup dalam lima faktor persaingan, yakni

ancaman pesaing baru, ancaman produk pengganti, kekuatan penawaran pembeli,

kekuatan penawaran pemasok dan persaingan industri diantara para peserta yang

ada.

Adanya pemberian nilai terhadap 5 faktor persaingan, maka akan dapat

memberikan gambaran nilai kekuatan yang mempengaruhi 5 faktor tersebut.

Diberikan rentang nilai, yaitu 1 - 10, dimana 1 adalah nilai terendah dan 10 adalah

nilai tertinggi. Yang artinya 1 adalah nilai persaingan tidak memberi dampak

besar pada persaingan yang ada, 10 adalah nilai persaingan yang memiliki

dampak yang besar terhadap persaingan yang ada.

59

Berikut adalah analisis lima (5) faktor persaingan Porter pada PT. Pos Indonesia :

Gambar 3.3 Analisis Porter PT. Pos Indonesia

1. Ancaman Pendatang Baru

Pendatang baru yang menjadi ancaman bagi perusahaan adalah TIKI,

FEDEX, Ancaman daya saing pendatang baru kami beri nilai 4, nilai yang

cukup tinggi karena pangsa pasar atau target pasar dari TIKI, FEDEX

yang sebelumnya hanya berada di kota-kota besar kini sudah mulai

mengembangkan jaringannya hingga ke daerah. Selain itu, mereka juga

memiliki kualitas SDM dan kegiatan promosi yang secara kualitas lebih

Pemasok Harco Mas

Mangga Dua

Pesaing Industri Bank

Pembeli Customer

Pendatang Baru TIKI, FEDEX

Produk Pengganti

SMS, E-Mail

60

baik ketimbang kantor pos. Adapun langkah-langkah strategi yang perlu

dilakukan PT. Pos Indonesia, yaitu meningkatkan kepuasan dan

kepercayaan konsumen dan juga meningkatkan daya saing dengan

melakukan banyak promosi.

2. Persaingan Industri

Bank dapat menjadi ancaman yang besar bagi PT. Pos Indonesia,

karena mereka baru-baru ini mulai merambah ke dunia PT. Pos Indonesia

yaitu adanya layanan pembayaran tagihan listrik, air, dan telepon serta

wesel. Selain itu mereka sudah mulai disukai oleh masyarakat karena

prosesnya yang lebih efisien dan lebih mudah dalam transaksi

pembayarannya (misalnya dapat dilakukan melalui ATM) Sebagai

penilaian kekuatan ancaman persaingan antara industri, mereka mendapat

nilai 8.

3. Daya Tawar Menawar Pemasok

Yang dimaksud sebagai pemasok adalah perusahaan yang dapat

mendukung PT. Pos Indonesia dalam hal pengadaan sarana, mendukung

perawatan dan perbaikan peralatan yang ada. Para pemasok yang telah

menjadi rekanan kerja PT. Pos Indonesia diantaranya adalah: toko Toshiba

sebagai pemasok peralatan komputer. Sebagai penilaian kekuatan untuk

penawaran pemasok, kami memberi nilai 3. Nilai yang cukup rendah ini

dikarenakan mereka mempunyai kriteria yang sangat ketat untuk dapat

masuk menjadi pemasok PT. Pos Indonesia yaitu harus diadakannya

tender untuk dapat menjadi supplier PT Pos Indonesia.

61

4. Daya Tawar Menawar Pembeli

Pembeli yang dimaksud disini adalah pelanggan ( customer ) yang

membutuhkan jasa layanan kiriman dan layanan pembayaran tagihan. Para

pelanggan tentunya akan menuntut kualitas dalam pelayanan PT. Pos

Indonesia itu sendiri antara lain dalam hal kecepatan dan efektifitas

pelayanan yang diberikan oleh staff PT. Pos Indonesia. Ancaman daya

tawar pembeli ini kami beri nilai 7, nilai yang cukup besar karena

walaupun perusahaan mempunyai brand image yang baik namun banyak

pesaing-pesaing yang memiliki daya saing yang tinggi seiring dengan

kemajuan teknologi dan informasi. Untuk itu PT. Pos Indonesia harus

dapat menentukan langkah yang tepat dalam peningkatan produktivitas

kerja, sehingga tuntutan pelanggan dapat terpenuhi dan keuntungan dapat

diraih secara optimal, meningkatkan kepuasan dan kepercayaan

pelanggan.

5. Ancaman Produk Pengganti

Ancaman produk pengganti datang dari penyedia jasa

telekomunikasi misalnya layanan yang terdapat di dalam handphone

seperti SMS ( Short Message Service ) dan layanan E-Mail dalam internet.

Kami memberikan nilai 7, nilai yang cukup tinggi karena dari segi waktu,

produk pengganti ini lebih cepat, lebih murah, dan lebih efisien ketimbang

layanan kantor pos.

62

Tabel Ringkasan Hasil Analisis Daya Persaingan Porter

Jenis Ancaman Penyelesaian Support Sistem TI Pendatang Baru PT. Pos harus meningkatkan

promosi, meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan agar kualitas jasa yang ditawarkan PT. Pos semakin baik.

PT. Pos Indonesia dapat mengguankan aplikasi CRM (customer relationship management)

Pesaing Industri PT. Pos meningkatkan pelayanan pembayaran tagihan dengan menyediakan mobil-mobil pos yang masuk ke daerah-daerah yang tidak terjangkau bagi masyarakat

Aplikasi SOPPPOS (layanan telepon, listrik, cicilan motor)

Pemasok Menjalin hubungan yang baik dengan pemasok dalam tawar-menawar pembelian peralatan komputer.

Tidak ada.

Pembeli Menjalin hubungan dengan pembeli dengan cara memberikan pelayanan terbaik terhadap pelanggan yang loyal dan memberikan bonus ahir tahun. Seperti berupa hadiah

CRM

Produk Pengganti PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.

Tidak ada

Tabel 3.2 Analisis Daya Persaingan Porter

3.2.1.2 Analisis PEST Perusahaan

Faktor-faktor politik, ekonomi, sosial, dan teknologi yang dapat

mempengaruhi perusahaan diantaranya adalah:

a. Politik

63

• Dengan diadakannya pengiriman BLT kepada masyarakat melalui

PT Pos Indonesia, pembagian BLT tersebut lebih teratur dan

langsung diterima oleh orang yang sudah terdaftar sebagai

penerima BLT.

• Peraturan Pemerintah Nomor 37 Tahun 1985 tentang

Penyelenggaraan Pos (Lembaran Negara Republik Indonesia

Tahun 1985 Nomor 53, Tambahan Negara Nomor 3303);

• Keputusan Presiden Nomor 109 Tahun 2001 tentang Kedudukan,

Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja

Departemen sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Presiden

Nomor 47 Tahun 2002;

• Undang-undang Nomor 6 Tahun 1984 tentang Pos (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 1984 Nomor 28, Tambahan

Lembaran Negara Nomor 3276);

• Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM. 32 Tahun 2002

tentang Tarif Jasa Pos Dasar Dalam dan Luar Negeri.

b. Ekonomi

• Inflasi yang tinggi mengakibatkan banyaknya karyawan setiap

perusahaan yang diPHK, oleh karena itu dalam pengiriman uang

lewat wesel semakin berkurang dan PT. Pos juga melayani

pembayaran cicilan motor yang semakin berkurang.

64

• Membaiknya keadaan ekonomi Indonesia secara perlahan-lahan

telah membuat suatu peluang bisnis yang besar kepada pihak-pihak

swasta sehingga di harapkan perusahaan dapat memanfaatkan

keadaan yang tercipta sebaik mungkin.

c. Sosial

• Berubahnya pandangan masyarakat dan gaya hidup yang mengirim

surat kepada saudara atau teman yang di daerah ataupun yang di

luar negeri mereka lebih cenderung menggunakan teknologi seperti

handphone dan email daripada menggunakan jasa PT. Pos

Indonesia yang pengirimannya membutuhkan waktu yang lama

dan tidak efisien.

d. Teknologi

• Perkembangan teknologi yang begitu cepat sangat mempengaruhi

kinerja PT. Pos Indonesia, saat ini telah banyak perusahaan yang

memanfaatkan perkembangan sistem dan teknologi informasi

sebagai suatu keunggulan perusahaan dalam persaingan.

• Internet merupakan sebuah alat penghubung yang sangat cepat

kepada masyarakat. Sehingga perkembangan internet saat ini telah

diakui sangat membantu perusahaan dalam menjalankan proses

bisnisnya dan untuk mengenalkan perusahaan itu sendiri kepada

dunia. Internet telah menjadi hal yang tidak terpisahkan dari

perusahaan ataupun individu untuk membuka peluang bisnis baik

sekarang maupun yang akan datang. Oleh karena itu, PT. Pos

65

Indonesia akan mengembangkan teknologi berbasis online untuk

melakukan kegiatan pembayaran gaji dan absensi karyawan.

Dari analisa PEST ini, dapat disimpulkan bahwa faktor-faktor

diatas membawa dampak bagi PT. Pos Indonesia, antara lain :

• Dampak dari bidang Politik

Dengan digunakannya PT Pos. Indonesia dalam pengiriman surat

suara untuk Pemilu 2009, PT Pos Indonesia mendapatkan keuntungan

yang signifikan dari bulan Januari 2009 hingga April 2009.

Dengan adanya pembagian BLT tersebut, pemerintah sekarang

sangat membantu rakyat miskin dalam memenuhi kebutuhannya sehari-

hari.

Dengan berlakunya undang-undang tentang PT Pos Indonesia oleh

pemerintah, PT Pos Indonseia merupakan bagian dari lembaga pemerintah

yang mempunyai kekuatan hukum yang tetap dan kuat.

• Dampak dari bidang Ekonomi

Semakin berkurangnya para pelanggan pos misalnya dalam

pengiriman surat, pengiriman barang dan wesel.

• Dampak dari bidang Sosial

Dengan berubahnya gaya hidup dan pandangan masyarakat saat

ini, membuat PT Pos Indonesia lebih memfokuskan pada inovasi dan

pelayanan yang prima seiring dengan perkembangan jaman dan tuntutan

dari masyarakat luas.

66

• Dampak dari bidang Teknologi

Dengan perkembangan teknologi yang begitu cepat saat ini, maka

PT Pos Indonesia juga harus ikut mengikuti perkembangan teknologi

tersebut. Baik itu dari perangkat piranti keras maupun dari piranti lunak itu

sendiri.

Hal ini dibuktikan dengan diterapkannya sistem terintegrasi ERP (

Enterprise Resource Planning ) didalam perusahaan. Namun,

perkembangannya belum maksimal, karena tidak didukung dengan

perangkat keras ( hardware ) yang memadai.

Tabel Ringkasan Hasil Analisis PEST

Faktor Masalah Penyelesaian Support dalam TI

Politik Seringnya terjadi masalah pembagian BLT yang kurang tepat sasaran

Penggunaan Smart Card untuk ke depannya agar masalah tidak terdatanya warga miskin dapat terselesaikan

Aplikasi Smart Card

67

Ekonomi Banyaknya karyawan di setiap perusahaan yang di-PHK karena terjadinya inflasi menyebabkan berkurangnya pelanggan

Kebijakan ekonomi pemerintah yang harus mendukung pembuatan lapangan kerja yang baru

Tidak ada

Sosial Kurang nya sosilaisai mengirim surat kepada relasi sehingga banyak orang lebih menggunakan handphone dan email.

Perusahaan akan lebih melakukan promosi kepada pelanggan

PT. Pos Indonesia dapat mengguankan aplikasi CRM (customer relationship management)

Teknologi Perkembangan teknologi internet yang semakin pesat membuat komunikasi secara tradisional seperti surat mulai ditinggalkan

PT. Pos akan meningkatkan pelayanan bagi penduduk desa yang masih belum mengikuti perkembangan teknologi sekarang ini.

Tidak ada

Tabel 3.3 Ringkasan Hasil Analisis PEST

3.2.2 Analisis Lingkungan Internal Bisnis Perusahaan

Analisis terhadap lingkungan internal bisnis perusahaan merupakan

analisis terhadap faktor-faktor internal yang mempengaruhi kegiatan bisnis

perusahaan, baik yang berupa kekuatan internal yang dimiliki perusahaan yang

harus digali potensinya sehingga peluang yang ada dapat dimanfaatkan sebaik

mungkin, atau bisa berupa kelemahan yang harus diperbaiki oleh perusahaan agar

tidak menjadi ancaman bagi perusahaan di kemudian hari. Analisis yang

68

dilakukan mencakup analisis terhadap rantai nilai perusahaan (value chain),

analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), analisis CSF

(Critical Succsess Factor) dan analisis area, fungsi, dan proses bisnis

3.2.2.1 Analisis Value Chain Service Business (Value shop)

Berdasarkan Analisis Value Chain Service Business menurut Porter, Value shop PT. Pos

Indonesia terbagi atas 2 jenis aktivitas yaitu :

Support Activities Infrastructure, Technology, Human Resources, Purchasing, Business Partner External resources

Resource value Relationship value Clientvaluechain Management Management

Gambar 3.4 Value Chain Service Business (Value shop)

Aktivitas Primer :

1. Business Acquisition

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan kebutuhan dan keinginan dari

pelanggan dengan data dan informasi yang diperoleh dari pelanggan.

69

Misalnya :

- Permintaan layanan jasa pengiriman kartu ucapan, undangan pernikahan..

- Pengiriman surat dan barang

- Kerjasama dengan perusahaan jasa lain seperti Fedex untuk meningkatkan

pelayanan

2. Problem Specification

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang bisa

terjadi dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Dan melihat apakah masalah-

masalah dapat diatasi atau tidak

- Penentuan tarif jasa-jasa yang ditawarkan

- Masalah SDM dan tenaga kerja yang telah lama bekerja

- Skill SDM dan para tenaga kerja lama yang sudah tidak sesuai lagi dengan

tuntutan kerja sekarang

3. Knowledge Application

Dalam kegiatan ini perusahaan merumuskan masalah-masalah apa saja yang

dihadapi perusahaan yang belum dapat diselesaikan kemudian mencari solusinya

dengan memperbaharui sistem knowledge application yang sedang berjalan dan

mengembangkan pemasaran dengan menggunakan teknologi internet seperti

website. Jika perusahaan tidak mampu membuat website maka perusahaan dapat

meminta bantuan dari pihak luar.

Contoh data yang dipakai selain internet untuk knowledge application :

- Brosur

- Email, Fax

70

- Profil Pelanggan

- Profil Support

- Daftar Pemasok

- Daftar Produk

4. Allocation of Resources

Dalam kegiatan ini perusahaan melakukan analisis 5M(Man, Money, Material,

Machin, Method) dan informasi. Analisis ini dilakukan untuk mengetahui

kemampuan perusahaan dalam menerapkan strategi yang baru. Perusahaan dapat

menggunakan dana dari kas perusahaan untuk pengembangan sistem. Jika

perusahaan kekurangan dana maka perusahaan dapat menggunakan solusi

eksternal dengan meminjam dana ke bank ataupun meminta bantuan dari pihak

luar seperti software house.

Man

PT. Pos Indonesia memiliki banyak SDM dan cenderung kelebihan namun

banyak diantaranya merupakan tenaga kerja lama sehingga banyak diantaranya

yang sudah kurang kompeten dalam bidangnya masing-masing.

Money

Selama ini sumber dana yang diperoleh PT. Pos Indonesia berasal dari dana

anggaran pemerintah, serta investasi dan dana dari kemitraan/partnership.

Material

Material yang dimaksud adalah produk-produk yang dijual PT. Pos seperti kertas,

perangko serta layanan jasa–jasa yang ditawarkan yang digunakan dalam

memenuhi kebutuhan pelanggan

71

Machine

Machine yang dimaksudkan berupa komputer, printer dan lainnya yang digunakan

oleh PT. Pos dalam menjalankan proses bisnisnya

Method

PT. Pos masih menggunakan metode tradisional dalam pengambilan keputusan.

Informasi pendukung keputusan PT. Pos diperoleh dari pengalaman kerja serta

informasi-informasi eksternal, belum ada metode yang khusus dan terencana

dalam pengambilan keputusan

5. Marketing the Capability

Kegiatan Perusahaan dalam memperkenalkan produk-produk baru dari

perusahaan kepada pelanggannya atau pada masyarakat. Perusahaan harus

mensosialisasikan kelebihan dan keunggulan yang dimilikinya dalam rangka

memenuhi kebutuhan pelangggannya sehingga pelanggan akan semakin loyal

terhadap perusahaan. Dan masyarakat akan mengetahui kelebihan yang dimiliki

oleh perusahaan sehingga kemungkinan masyarakat untuk bekerjasama dengan

perusahaan menjadi lebih besar. Sebagai contoh pemasaran melalui brosur,

website, dan lain-lain.

6. Configure Solution

Membuat perencanaan dalam mengimplementasikan solusi yang dihasilkan,

menentukan prioritas yang akan dilakukan, siapa yang akan bertanggung jawab

dan waktu pengimplementasian.

- Pengadaan kerjasama dengan perusahaan lain untuk meningkatkan layanan

dan kinerja perusahaan

72

- Perencanaan arsitektur jaringan yang baru

- Penempatan staff pengembangan SI/IT yang baru

- Pengawasan terhadap kinerja karyawan yang sudah ada

7. Execute Solution

Pada tahap ini perusahaan mulai mengaplikasikan solusi kepada para

pelanggannya tetapi kegiatan rantai analisis tidak berhenti sampai disini.

Perusahaan harus tetap mencari tahu apakah solusi yang dihasilkan sudah cukup

memuaskan kebutuhan pelanggan dan memenuhi standar yang

diinginkan pelanggan.

- Mengirimkan Staff pengembangan SI/TI untuk meningkatkan aplikasi yang

baru

- Pemasangan Hardware & Software

- Integrasi komputer

- Evaluasi

- Training

Aktivitas Pendukung :

1) Pembelian

Aktivitas pembelian yang dilakukan perusahaan untuk mendukung

aktivitas primer mencakup penerimaan alat-alat kantor yang telah dibeli

yaitu komputer, printer, scanner, mesin fotokopi, dan kertas.

2) Pengembangan Teknologi

73

Aktivitas pengembangan teknologi yang dilakukan perusahaan saat

ini adalah pengadaan jaringan LAN, dan teknologi Internet untuk

mendukung kolaborasi kerja, serta pengadaan website perusahaan untuk

kepentingan pemasaran.

3) Manajemen Sumber Daya Manusia

Aktivitas manajemen sumber daya manusia yang dilakukan

perusahaan meliputi aktivitas penyortiran surat, perekrutan, dan pelatihan

karyawan.

4) Infrastruktur Perusahaan

Infrastruktur perusahaan terdiri atas sejumlah aktivitas yang

meliputi perencanaan strategi, manajemen perusahaan, kepala wilayah

kantor pos, deputi operasi, bagian keuangan

5) Mitra Bisnis

Mitra bisnis yang bekerja sama dengan PT. Pos Indonesia adalah

DHL. DHL memiliki andil dalam membantu PT. Pos Indonesia untuk jasa

pengiriman barang ke luar negeri

3.2.3 Analisis SWOT Perusahaan

Kinerja sebuah perusahan dapat ditentukan oleh kombinasi faktor internal

dan faktor eksternal. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor strategi

internal (kekuatan dan kelemahan) dan eksternal (peluang dan ancaman)

perusahan untuk merumuskan strategi perusahaan yang didasarkan pada logika

yang dapat memaksimalkan kekuatan (Strength) dan peluang (Opportunitues),

74

namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (Weakness) dan

ancaman (Threats).

Berdasarkan survei yang telah dilakukan, berikut ini adalah identifikasi

SWOT pada PT. Pos Indonesia :

1) Kekuatan (Strength)

• Sudah dikenal masyarakat

• Memiliki kantor yang tersebar luas di seluruh pelosok desa.

• Memiliki keamanan yang baik

• Di dukung oleh pemerintah

• Mempunyai layanan Warmasif yaitu layanan internet di

lingkungan kantor pos

• Biaya yang cukup murah di bandingkan dengan para pesaingnya

seperti Tiki, Fedex, DHL.

2) Kelemahan (Weakness)

• Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi

perusahaan.

• SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu

untuk menggaji para karyawan sesuai dengan standar UMR.

• Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman

barang menjadi berkurang.

3) Peluang (Opportunities)

• Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu

warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos.

75

• Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para

karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri

4) Ancaman (Threats)

• Masuknya barang-barang elektronik seperti handphone dan email,

yang membuat masyarakat mulai meninggalkan kantor pos sebagai

kegiatan utama dalam berkomunikasi dan surat menyurat.

• Promosi dari kompetitor lebih banyak dan beragam.

• Masuknya teknologi seperti handphone dan E-mail

Berikut ini adalah tabel IFAS dan tabel EFAS PT.Pos Indonesia :

IFAS (Internal Strategic Factors Analysis Summary) :

Faktor-Faktor Strategi Internal

Bobot Rating Bobot x Rating

Kekuatan : • Sudah di kenal masyarakat. • Memiliki kantor yang luas

yang tersebar sampai ke pelosok

• Memiliki keamanan yang baik • Di dukung oleh pemerintah • Mempunyai layanan

Warmasif yaitu layanan internet di lingkungan kantor pos

• Menyediakan layanan pembayaran ai r, listrik, dan telpon.

0,21 0,10

0,12 0,06 0,11

0,11

3 4 3 2 3 2

0,63 0,40 0,36 0,12 0,33 0,22

Total Kekuatan 0,71 2,06

76

Kelemahan : • Kurangnya maksimalnya

pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan.

• SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu menggaji karyawan sesuai dengan standar umr

• Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menjadi berkurang.

0,06

0,11

0,12

4 2 4

0,24

0,22

0,48

Total Kelemahan 0,29 -0,94 Total IFAS 1,0 1,12

Tabel 3.4 Matriks Faktor Internal

EFAS (External Strategic Factors Analysis Summary) :

Faktor-Faktor Strategi External

Bobot Rating Bobot x Rating

Peluang : • Adanya kebijakan dari

pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos

• Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri

0,31

0,10

4 3

1,24

0,30

Total Peluang 0,41 2,34 Ancaman : • Masuknya pendatang baru

seperti Tiki, Fedex, dan DHL • Promosi dari kompetitor lebih

banyak dan beragam. • Masuknya teknologi

handpone dan e-mail

0,20

0,10 0,09

3 2 3

0,60

0,20 0,27

Total Ancaman 0,39 -1,07 Total EFAS 1,0 1,27

77

Tabel 3.5 Matriks Faktor External

Keterangan Rating 1 : Tidak Penting Rating 2 : Cukup Rating 3 : Cukup Penting Rating 4 : Penting

3.2.3.1 Matrik SWOT

Berikut ini digambarkan matriks SWOT pada PT. Pos Indonesia :

IFAS EFAS

KEKUATAN (S) • Sudah di kenal masyarakat. • Memiliki kantor yang luas yang

tersebar sampai ke pelosok desa • Memiliki keamanan yang baik • Di dukung oleh pemerintah • Mempunyai layanan Warmasi f yaitu

layanan internet di lingkungan kantor pos

• Menyediakan layanan pembayaran air, listrik, dan telepon.

KELEMAHAN (W)

• Kurangnya maksimalnya pemanfaatan web site sebagai promosi perusahaan.

• SDM yang terlalu banyak membuat perusahaan tidak mampu menggajih karyawan sesuai dengan standar UMR.

• Kurang promosi dan iklan untuk pengiriman surat dan pengiriman barang menjadi berkurang.

PELUANG (O)

• Adanya kebijakan dari pemerintah seperti BLT yang dapat memicu warga untuk semakin sering berkunjung ke kantor pos

• Adanya usaha koperasi di dekat kantor pos untuk membantu para karyawan kantor pos dan usaha kantor pos itu sendiri

•

STRATEGI SO

• Mempertahankan kualitas jasa pengiriman surat-surat dan pembayaran air, listrik dan air

• Memperbanyak mobil-mobil pos keliling yang bertujuan mempercepat proses pengiriman surat-surat dan barang kiriman

STRATEGI WO

• Pengembangan hardware untuk meningkatkan teknologi dan sistem informasi dalam kantor pos

• Perekrutan dan menyeleksi karyawan yang handal dan berkualitas

• Pengembangan website untuk meningkatkan promosi

78

ANCAMAN (T) • Masuknya pendatang baru seperti

Tiki, Fedex, dan DHL. • Promosi dari kompetitor lebih

banyak dan beragam. • Masuknya teknologi handphone

dan e-mail.

STRATEGI ST

• Mengembangkan hubungan kerja sama untuk memperluas j aringan pemasaran

• Peningkatan kualitas teknologi untuk mendukung strategi bisnis

STRATEGI WT

• Mengoptimalkan SDM melalui pelatihan

• Pengembangan sistem Smart Card untuk mendukung efisiensi karyawan

Tabel 3.7 Matrik SWOT

3.2.3.2 Diagram Analisis SWOT

Dari kedua matriks tersebut, maka diperoleh total Eksternal

Strategy Factor Analysis Summary (EFAS) dan Internal Strategy

Factor Analysis Summary (IFAS) yang akan digunakan dalam

pembuatan diagram analisis SWOT. Berikut ini adalah cara

menyusun diagram analisis SWOT:

1. Jumlah dari hasil perkalian (B) x (R) pada kekuatan dan

kelemahan diselisihkan untuk mendapat titik X

Kekuatan : 2,06

Kelemahan : -0,94

Titik X : kekuatan + kelemahan

: 2,06-0,94

: 1,12

2. Jumlah dari hasil perkalian (B) x (R) pada peluang dan

ancaman diselisihkan untuk mendapat titik Y

79

Peluang : 2,3

Ancaman : -1,07

Titik Y : peluang + ancaman

: 2,34-1,07

: 1,27

3. Jadi posisi perusahaan terletak pada titik ( 1,12, 1,27 )

Berdasarkan diagram analisis SWOT dibawah, dapat disimpulkan

bahwa strategi yang dipilih untuk mengoptimalkan bisnis perusahaan

adalah pada kuadran 1. PT. Pos Indonesia memiliki peluang dan kekuatan

yang besar pada bidang jasa pengiriman karena pasar ini semakin

berkembang. PT. Pos Indonesia memanfaatkan peluang yang ada pada

bisnis ini dan terus mengembangkan perusahaannya dengan cara

meningkatkan pelayanan pada konsumen.

S

( 1,12 ; 1,27 )

W O

T

80

Gambar 3.5 Diagram Analisis SWOT PT. Pos Indonesia

Berdasarkan dari titik koordinat diatas maka PT. Pos Indonesia menggunakan strategi

kekuatan dan peluang. Perusahaan menggunakan semua kekuatan dengan memanfaatkan

peluang yang ada. Strategi yang digunakan :

1. Meningkatkan kualitas SDM untuk peningkatan layanan.

Dengan adanya peningkatan kualitas SDM, maka PT. Pos Indonesia

mampu membangun citra yang baik dan mampu bersaing dengan

perusahaan-perusahaan lain untuk mencapai produktivitas kerja yang lebih

baik dan efisien.

2. Meningkatkan jaringan informasi antara karyawan, divisi, customer.

Penyebaran informasi dalam perusahaan akan sangat mendukung proses

bisnis yang berjalan dan akan memberikan kemudahan bagi para

karyawan dalam perusahaan untuk melakukan tugas sehari-hari. Dan

peningkatan jaringan antara perusahaan dan customer akan meningkatkan

tingkat kepercayaan masyarakat terhadap perusahaan.

3. Penyebaran knowledge pada divisi - divisi yang ada untuk kemudahan

SDM.

Dengan meningkatkan knowledge management dalam perusahaan untuk

membantu proses bisnis yang berjalan dan memberikan kemudahan

terutama kepada karyawan baru ataupun memberikan pengetahuan tanpa

harus dilakukannya training.

81

4. Memperbesar jaringan kerjasama dengan mitra bisnis ( perusahaan,

universitas, dan perusahaan lainnya )

Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk meningkatkan jangkauan bisnis

serta memperbanyak partnership dengan perusahaan-perusahaan yang ada

dengan PT. Pos Indonesia.

3.2.4 Analisa CSF Perusahaan

CSF ( Critical Success Factor ) adalah faktor-faktor yang menjadi

penentu keberhasilan sebuah perusahaan dalam pencapaian tujuannya. CSF

adalah faktor yang memerlukan perhatian khusus dari perusahaan, untuk itu di

perlukan suatu ukuran atau indikator ( KPI – Key Performance Indicator ) yang

memberitahukan perusahaan sudah sejauh mana kinerja mereka didalam

mencapai faktor – faktor penentu keberhasilan tersebut.

Faktor – faktor yang merupakan kunci keberhasilan pada PT. Pos

Indonesia serta indikator yang dijadikan sebagai alat ukurnya adalah sebagai

berikut :

Critical Success Factor Key Performance Indikator

Support Sistem

Peralatan komputer di

kantor yang berteknologi

tinggi sesuai dengan yang

• Biaya Maintanence

• Spesifikasi Software &

Hardware

• Aplikasi IT

82

Tabel 3.7 Critical Success Factor

3.2.5 Analisa Area, Fungsi dan Proses Bisnis Perusahaan

Fungsi bisnis adalah sekumpulan aktivitas didalam perusahaan yang dapat

mendukung pencapaian misi perusahaan. Fungsi bisnis biasanya dikelompokan

kedalam area-area fungsional perusahaan, yakni area-area utama dimana

sekumpulan aktivitas perusahaan berjalan. Fungsi bisnis dapat di pecah menjadi

proses bisnis, yakni tindakan – tindakan spesifik yang memiliki titik awal dan

akhir atau dapat dia artikan memiliki input dan menghasilkan output. Analisis ini

menggunakan diagram seperti diagram dekomposisi fungsi bisnis, diagram

hubungan entitas dan matrik untuk memodelkan dan merekam data dari semua

kegiatan yang ada dalam perusahaan. Analisis ini di lakukan bertujuan untuk

diperlukan sistem

Pelayanan yang baik dan

berkualitas

• Jumlah komplain, kritik

dan saran

• Peningkatan pelanggan

• Aplikasi Customer

Service

Sumber daya manusia yang

berkualitas

• Jumlah komplain

• Produktivitas kerja

• Aplikasi Karyawan

Pengadaan fasilitas yang

dibutuhkan karyawan oleh

perusahaan

• Bertambahnya jumlah

sarana yang mendukung

kinerja perusahaan,

seperti komputer, printer,

dan lain-lain.

• Aplikasi fasilitas

83

memberikan pemahaman yang jelas tentang hubungan dan interaksi antara aspek

– aspek informasi dalam perusahaan.

Gambar berikut ini akan menjelaskan secara rinci dekomposisi area ,

fungsi dan proses bisnis pada PT. Pos Indonesia :

Dekomposisi Area , Fungsi dan Proses Bisnis :

Area Fungsional Fungsi Bisinis Proses Bisnis

Promosi

Marketing

• Melakukan penawaran jasa

• Melakukan periklanan jasa

• Menentukan strategi pemasaran

• Mempersiapkan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran tahunan untuk Departemen Pemasaran

• Menjalin kerjasama dengan perusahaan lain (contoh: Badan Pendidikan)

• Menyusun dan mengembangkan strategi pemasaran

Deputi Operasi

Perencanaan Operasional

• Membuat jadwal operasional

• Mengarahkan dan mengkoordinasikan proses kerja karyawan

• Memperhitungkan waktu pengoperasian

Proses Operasional

• Penyortiran surat • Pengiriman surat

84

Pelayanan Pelanggan

• Memberikan informasi tentang perusahaan dan jasa

• Menanggapi kritik dan saran pelanggan

• Menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan Penjualan

• Menetapkan harga jasa • Membuat laporan

penjualan

Pembelian mesin

• Membuat laporan pembelian

• Membuat pesanan pembelian

• Melakukan kerjasama dengan pemasok

Teknologi & Sarana

Perawatan mesin

• Melaksanakan perawatan komputer dan mesin fotokopi

• Permintaan material (suku cadang mesin)

Pemeliharaan SI/TI

• Melakukan perbaikan jaringan SI/TI

• Melakukan Pengembangan jaringan SI/TI

• Melakukan troubleshooting SI/TI

• Menjadwal Pemeliharaan SI/TI

85

Keuangan

Pengelolaan keuangan

• Menerima pendapatan penjualan perangko

• Mengeluarkan kas untuk pembelian dan biaya operasional

• Membuat laporan penerimaan kas

• Membuat laporan pengeluaran kas

Perencanaan Keuangan

• Menganalisa laporan-laporan keuangan

• Mengalokasikan dan mencari sumber-sumber dana yang lebih efektif dan efisien

• Mengendalikan arus dana untuk menghindarkan kelebihan dan kekurangan dana

Penggajian karyawan

• Memproses penggajian karyawan

• Membuat laporan penggajian karyawan

SDM

Perekrutan SDM

• Proses penyeleksian calon karyawan

Pelatihan SDM

• Pemberian training kepada karyawan

86

Gambar 3.6 Area, Fungsi dan Proses Bisnis PT Pos Indonesia

Entitas – entitas kunci atau entitas kelompok / subjek data yang dapat di

identifikasi dari dekomposisi area fungsi dan proses bisnis adalah sebagai berikut :

Tabel Subjek Data :

Subjek DataPerencanaan OperasionalOperasionalPerawatanData PenjualanData PelangganData PemasokData PembelianData KaryawanData AbsensiData PenggajianData KeuanganJadwal Pemeliharaan SI/TIJadwal Pelatihan KaryawanPelatihan KaryawanLaporan Keuangan

Tabel 3.8 Subjek Data PT. Pos Indonesia

3.2.5.3 Matrik Fungsi Bisnis vs Subjek Data

Matrik ini merupakan hubungan antara fungsi bisnis dengan subjek data

yang terkait dengan aktivitas perusahaan . Suatu fungsi bisnis dapat membaca (

read ) satu atau beberapa subjek data , selain itu suatu objek data juga dapat di

buat ( create ) , di ubah ( update ) dan di hapus ( delete ) oleh suatu fungsi bisnis

87

dalam perusahaan . Berikut adalah gambar 3.10 yang merupakan matrik fungsi

bisnis vs subjek data PT. Pos Indonesia :

Subjek data

Fungsi Bisn is Pe

renc

anaa

n op

eras

iona

l

Ope

rasio

nal

Pera

wata

n

Dat

a Pe

njua

lan

Dat

a Pe

lang

gan

Dat

a Pe

mas

ok

Dat

a Pe

mbe

lian

Dat

a Ka

ryaw

an

Dat

a Abs

ensi

Dat

a Pe

ngga

jian

Dat

a Ke

uang

an

Jadw

al P

emel

ihar

aan

SI/T

I

Jadw

al P

elat

ihan

Kar

yaw

an

Pela

tihan

Kar

yaw

an

Lapo

ran K

euna

gan

Perencanaan Operasional R C R R R

Proses Operasional C R R R R

Marketing R R R

Pelayanan Pelanggan R R R R

Penjualan C R

Perawatan Mesin C R

Pembelian Mesin R C

Pemeliharaan SI/TI R C

Perencanaan Keuangan C R

Pengelolaan Keuangan R R C R

Penggajian Karyawan R R C

Perekrutan SDM R R

Pelatihan SDM R C

Tabel 3.9 Matrik fungsi Bisnis vs Subjek Data PT. Pos Indonesia

Keterangan : ( * ) = C R U D (Create , Read, Update, Delete)

88

3.2.5.2 Entity Relation Diagram ( ERD ) Perusahaan

ERD di gunakan untuk menggambarkan hubungan yang

relevan dari entitas –entitas kunci atau kelompok entitas data dalam

sebuah perusahaan. Berikut adalah gambar 3.7 yang merupakan ERD pada

PT. Pos Indonesia :

Gambar 3.7 Entity Relation Diagram ( ERD ) PT. Pos Indonesia

3.2.6 Analisa Lingkungan Eksternal SI/TI Perngusahaan

89

Di dalam perusahaan yang sudah berdiri lebih dari 62 tahun,

perkembangan teknologi dalam bidang pengiriman surat dan barang

sampai saat ini dirasakan berkembang dengan sangat cepat. Oleh karena

itu kondisi persaingan yang ada saat ini sangat ketat disebabkan

perusahaan – perusahaan yang menyediakan jasa pengiriman barang dan

surat yang lain telah menerapkan sistem dan teknologi informasi yang

cukup dan memadai dalam mendukung kegiatan proses bisnis mereka.

Perkembangan teknologi informasi secara langsung dapat mempengaruhi

kemajuan suatu bisnis, terutama pada bidang usaha yang memerlukan

kinerja yang cepat dalam pengolahan data dan informasi.

Aplikasi – aplikasi khusus seperti CRM (Customer Relationship

Management), ERP ( Entreprise Resource Planning ), SCM ( Supply

Chain Management ), juga sangat dibutuhkan dan telah banyak digunakan

untuk mendukung, memperlancar serta mempercepat proses bisnis

perusahaan dalam rangka mencapai visi, misi perusahaan dan

memenangkan persaingan bisnis. Dan bagi para eksekutif, dengan adanya

suatu sistem perencanaan dan analisa seperti DSS (Decision Support

System) dan EIS (Executive Information System), tentu dapat

meningkatkan performa perusahaan di dalam merespon pasar dan juga di

dalam menetapkan suatu rangkaian keputusan strategis bagi perusahaan.

Untuk saat ini kegiatan bisnis di PT.Pos Indonesia mulai

diterapkan kedalam dunia maya dan menggunakan teknologi internet.

Kemajuan teknologi ini telah menciptakan suatu peluang pasar baru bagi

90

PT.Pos Indonesia, yakni pasar digital atau e-Commerce, yang

memungkinkan sebuah perusahaan untuk melakukan perdagangan

elektronik bisnis ke bisnis (B2B) dan bisnis ke pelanggan (B2C).

Transaksi eCommerce melibatkan pelanggan, pemasok, vendor,

distributor, dan sebagainya. Pola transaksi terjadi antara dua sistem, dari

satu perusahaan ke perusahaan yang lainnya. Peran e-Commerce, dalam

hal ini adalah mengotomasikan keseluruhan rantai pasokan (Supply Chain

Management), yakni suatu proses yang memadukan berbagai macam

pemasok barang untuk menciptakan produk akhir. Keuntungan e-

Commerce, jika dilakukan dengan benar, akan membantu perusahaan

dalam upaya penghematan biaya pembelian, peningkatan penjualan,

peningkatan revenue, meningkatkan market intelligence, informasi yang

lebih akurat, pengurangan biaya administrasi, peningkatan pelayanan

terhadap pelanggan, serta meningkatkan waktu respon dan mengurangi

kesalahan. Akan tetapi dengan berbagai kemudahan dan keuntungan yang

ditawarkan, e-Commerce juga menimbulkan beberapa kekhawatiran pasar,

khususnya dalam hal keamanan transaksi melalui internet dan keterbatasan

fasilitas dan sumber daya. Untuk mengatasinya, ada beberapa hal yang

mempengaruhi dan perlu untuk di perhatikan dalam mendukung

keberhasilan, antara lain, teknologi yang relevan, administrasi dan

database yang baik, sistem yang efisien dan aman dalam melakukan

transaksi serta dukungan sumber daya manusia yang handal. Yang tak

kalah pentingnya adalah dukungan pemerintah melalui berbagai kebijakan

91

yang kondusif, dan masalah-masalah yang terkait dengan aspek legal atau

hukum yang melindungi hak dan kewajiban masing-masing pihak yang

melakukan transaksi.

Yang terpenting dari semua kemajuan dan perkembangan

teknologi seperti yang telah dijelaskan di atas adalah bahwa peluang yang

terbuka bagi bisnis di bidang jasa pengiriman surat dan barang sudah tak

diragukan dan peluang tersebut akan semakin besar di waktu-waktu

mendatang, Untuk itu bisnis di bidang ini sudah seharusnya

mempersiapkan diri sejak sekarang untuk dapat menangkap dan

memanfaatkan peluang dan kesempatan tersebut.

3.2.7 Analisa Lingkungan Internal SI/TI Perusahaan

Pada saat ini PT. Pos Indonesia mempunyai aplikasi yang terbagi

menjadi 3 modul, yaitu bagian finance yang mencakup bagian keuangan

perusahaan, bagian marketing dan promosi yang mencakup data – data

pemasaran dan bagian operasional yang mencakup mulai dari kegiatan

operasional perusahaan. Aplikasi yang telah dimiliki perusahaan saat ini

telah terintegrasi satu dengan yang lainnya. Penerapan ERP dilakukan

karena memiliki berbagai macam keuntungan, antara lain adalah

terintegrasinya sistem satu dengan yang lainnya sehingga dapat

meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja serta dapat memperlancar

proses bisnis dan menghemat waktu. Aplikasi yang digunakan perusahaan

adalah aplikasi menggunakan visual basic. Penerapan ERP menggunakan

92

software orlandsoft, aplikasi bagian finance, marketing dan promosi

maupun operasional menggunakan aplikasi ERP tersebut. Di dalam

perusahaan juga masih menggunakan aplikasi yang menggunakan

microsoft excel untuk pembuatan laporan.

3.2.7.1 Spesifikasi Hardware dan Software Perusahaan

Berikut ini adalah daftar spesifikasi hardware yang dimiliki PT. Pos

Indonesia, berdasarkan hasil survei dan observasi langsung

Divisi Hardware Jumlah Teknologi dan Sarana • Processor Intel Pentium

IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card

3

Keuangan • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card

3

SDM • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card

3

Promosi • Processor Intel Pentium IV 1,6 GHz • Memory 128 MB DDR • Hard disk 40 GB • Monitor Flat 15" • LAN card

3

Kepala wilayah •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15"

1

93

•LAN card Sekretariat Wilayah •Processor Intel Pentium IV

2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card

1

Deputi Operasi •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card

1

Deputi Umum •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 256MB DDR •Hard disk 40 GB •Monitor Flat 15" •LAN card

1

Mail Server •Processor Intel Pentium IV 3,2 GHz •Memory 1 GB DDR •Hard disk 60GB •Monitor Flat 15" •LAN card

1

Database Server •Processor Intel Pentium IV 2,66 GHz •Memory 1 GB DDR •Hard disk 60 GB •LAN card

1

UPS 500Wat 1 Printer Canon S200 4 Swicth 8port,16port,24port. 4

Tabel 3.10 Spesifikasi Hardware PT. Pos Indonesia

Berikut ini adalah daftar spesifikasi Software yang dimiliki PT. Pos Indonesia,

berdasarkan hasil survei dan observasi langsung

94

Divisi Aplikasi Support Sistem Teknologi dan Sarana •laporan barang masuk dan

barang keluar Aplikasi Excel

Microsoft Word 2003 Keuangan • Laporan keuangan

• Penggajian Karyawan

Aplikasi Excel Microsoft Word 2003

SDM •Laporan penerimaan dan pengeluaran karyawan


Promosi • Laporan penjualan barang


Kepala wilayah • laporan database kary wan dan keuangan


Sekretariat Wilayah • Laporan keuangan


Deputi Operasi • Laporan keuangan


Deputi Umum • Laporan keuangan


Tabel 3.11 Spesifikasi Software PT. Pos Indonesia

95

3.2.7.2 Arsitektur Jaringan Perusahaan

Berikut adalah gambar dari Arsitektur jaringan pada PT. Pos Indonesia :

Gambar 3.8 Arsitektur Jaringan PT. Pos Indonesia

96

3.2.7.3 Portfolio Aplikasi saat ini

Portfolio Aplikasi saat ini adalah analisa yang digunakan untuk menilai

aplikasi yang digunakan saat ini, apakah masuk kategori high potensial, strategic,

key operational atau support, sesuai dengan konstribusi yang diberikan masing-

masing aplikasi pada bisnis perusahaan.

Berikut adalah portfolio aplikasi pada PT. Pos Indonesia :

H

Kontribusi potensial dari aplikasi IS / IT untuk pencapaian sasaran tujuan bisnis dimasa depan

L

H L

STRATEGIC

( ) Aplikasi ERP (* )Website

HIGH POTENTIAL

( )Aplikasi Finance

(*) Aplikasi Marketing dan promosi

(*) Aplikasi Operasional KEY OPERASIONAL

(*)Microsoft Office 2003, Windows 2000 (*) Aplikasi Visual basic (*) SOPPPOS (layanan tagihan telpon listrik cicilan motor dll) (*) RSPOS (aplikasi wesel) (*) IPOS (Aplikasi kiriman surat/barang)

SUPPORT

97

Tingkat ketergantungan bisnis pada aplikasi IS / IT dalam mencapai penyelenggaraan bisnis secara keseluruhan

Gambar 3.9 Portfolio Aplikasi saat ini

Keterangan:

(*) = Aplikasi yang sedang berjalan dan cukup memuaskan

( )= Aplikasi yang sedang berjalan,namun butuh pengembangan lebih lanjut.

Dari analisis portfolio aplikasi yang sedang berjalan biasa dilihat

bahwa PT. Pos Indonesia belum memiliki aplikasi yang bersifat High

Potential. Selama ini fungsi SI/TI memang gunanya terbatas pada kegiatan

operasional sehari-hari saja. Ini dipengaruhi oleh sikap perusahaan yang

belum melihat peluang pemanfaatan SI/TI untuk menghasilkan

keunggulan kompetitif yang tidak dimiliki oleh perusahaan lain.

Untuk lebih mendayagunakan SI/TI dalam perusahaan sebaiknya

perusahaan mempunyai aplikasi yang bersifat Strategic. Kalaupun

resikonya dianggap terlalu besar, minimal bisa dikategorikan ke dalam

kuadran High Potential terlebih dahulu, dan jika manfaatnya bagi

perusahaan sudah jelas, baru bisa dikategorikan ke dalam kuadran

Strategic dan kemudian diimplementasikan.

98

3.2.7.4 Aplikasi

1. Sistem Informasi Pembelian

Sistem informasi ini digunakan oleh bagianTeknologi dan sarana untuk

mencatat barang apa saja yang dibeli seperti kertas, lem, alat tulis, amplop, dan

komputer. Sistem informasi ini sudah terintegrasi dengan bagian keuangan.

2. Sistem Informasi SDM

Sistem informasi ini digunakan pada bagian personalia untuk pengaturan

sumber daya manusia seperti pendataan karyawan, absensi, pelatihan karwan,

pemberian Sistem informasi ini belum terintegrasi dengan bagian lain.

3. Website

PT. Pos Indonesia sudah memiliki website sendiri. Pada website ini

menyediakan informasi seputar fasilitas yang disediakan kantor pos seperti paket

pos, wesel, hybrid mail, serta layanan-layanan lain yang disediakan juga

informasi seputar tarif-tarif yang diperlukan.

3.3 Masalah yang dihadapi oleh PT. Pos Indonesia

Berdasarkan hasil analisis-analisis di atas yang berkaitan dengan lingkungan

internal dan eksternal bisnis perusahaan, serta lingkungan internal dan eksternal SI/TI

99

perusahaan, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang dihadapi oleh PT. Pos

Indonesia baik di masa sekarang maupun yang akan menjadi masalah di masa

mendatang, diantaranya adalah sebagi berikut:

• Karena perusahaan sendiri masih dalam tahap pengembangan terhadap sistem

SI/TI-nya, maka masih terjadi beberapa kesulitan dalam pengoperasian dan

pemeliharaan sistem SI/TI perusahaan.

Contoh : Karyawan banyak yang masih memiliki kesulitan dalam pengoperasian

aplikasi ERP yang masih baru ini baik dalam aplikasi finance, marketing dan

promosi, maupun operasional.

• Keterbatasan pada kualitas sumber daya manusia, dapat menghambat aktivitas

bisnis yang dilaksanakan oleh perusahaan, terutama yang berhubungan dengan

pengoperasian sistem.

Contoh : Karyawan yang berpendidikan D3 yang masih memiliki kesulitan dalam

pengoperasian ERP yang sudah canggih ini, sehingga tidak bisa memanfaatkan

aplikasi ERP ini dengan maksimal dan efisien.

• Website perusahaan yang kurang memiliki fungsi yang baik dan masih kurang

bisa dimanfaatkan oleh perusahaan dan belum memiliki website sendiri.

Contoh : Website perusahaan hanya menampilkan profile perusahaan saja.

• Pemanfaatan SI/TI yang masih terbatas menempatkan perusahaan dalam posisi

yang lebih sulit dalam menghadapi setiap ancaman yang timbul, khususnya

ancaman yang datang dari pesaing dengan teknologi informasi yang lebih unggul.

Contoh : Pemanfaatan website yang kurang maksimal dalam kegiatan bisnisnya.

100

• Beberapa karyawan merasa aplikasi sistem yang digunakan sekarang ini kurang

user friendly.

Contoh : Karyawan memiliki kesulitan dalam pengoperasian aplikasi distribusi

yang rumit.

• Komputer yang digunakan karyawan sekarang ini kurang mendukung dalam

pengoperasian sistem.

Contoh : Masih adanya komputer yang menggunakan pentium 4 dengan

processor yang rendah sehingga kurang mendukung dalam pengoperasian

sistemnya.

bab 3 analisis strategi bisnis dan teknologi informasi...

Documents