bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00551-aksi bab...

54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Alexindo (Aluminium Extrusion Indonesia) adalah perusahaan lokal yang

bergerak pada industri pembuatan aluminium ekstrusi. Produk yang dihasilkan adalah

profil aluminium solid berbagai bentuk yang digunakan sebagai komponen berbagai

peralatan rumah tangga, elektronik, transportasi, bahkan proyek arsitektur. Ekstrusi

adalah proses dimana aluminium billet (aluminium yang berbentuk pipa silinder) akan

didorong dengan tekanan tertentu, kemudian dipanaskan namun tidak sampai mencair

dan dicetak sesuai dengan bentuk profil yang diinginkan. Bentuk profil beragam, dari

bentuk flat hingga bentuk kotak. Aluminium yang memiliki sifat ringan, kuat, tahan

korosi, dan penghantar panas dan listrik yang sangat baik menjadi alasan PT. Alexindo

untuk memulai bisnis di industri ini.

Berdiri sejak tanggal 4 Februari 1972, PT. Alexindo dikenal sebagai salah satu

pemain utama di industri aluminium ekstrusi karena kualitas produk yang dimilikinya.

Perusahaan ini berlokasi di Jl. Raya Bekasi Km. 28.7 Bekasi Utara 17124, Jawa Barat,

Indonesia. Perusahaan ini sudah sepenuhnya terpadu dengan fasilitas dan sarana

pendukung, termasuk mesin-mesin remelting, pembuat dies, ekstrusi, anodising,

fluorocarbon, dan powder coating. Total kapasitas produksi yang mampu dihasilkan

adalah 15.000 ton per tahun. Perusahaan ini dilengkapi dengan mesin-mesin yang

mampu memproduksi 6 rangkaian produk aluminium alloy untuk memenuhi kebutuhan

industri, perumahan dan pembangunan gedung-gedung bertingkat. Jumlah karyawan PT.

55 Alexindo saat ini adalah 623 orang. Produk perusahaan ini banyak digunakan untuk

bangunan tinggi di Indonesia dan negara-negara tetangga seperti Singapura, Malaysia,

Vietnam, Kamboja dan Myanmar bahkan Australia, Hong Kong, Jepang dan sebagainya.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan manufaktur aluminium ekstrusi dengan mutu produk

tertinggi dan pelayanan terbaik.

Misi Perusahaan

Memenuhi kepuasan pelanggan dengan menyediakan produk yang tepat,

kualitas yang baik, harga yang sesuai, dan waktu pengiriman yang tepat

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan hal yang penting untuk dimiliki suatu

perusahaan, supaya dapat diketahui seberapa jauh pembagian tugas (job

description) setiap divisi dalam perusahaan. Berikut ini adalah struktur

organisasi dari PT. Alexindo yang dapat dilihat pada gambar 3.1.

52

Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. Alexindo)

57

3.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab

Berikut ini merupakan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab

setiap fungsi yang berkaitan dengan aktivitas penjualan dan piutang dagang pada PT.

Alexindo.

1. Kepala Bagian PPC

• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi

• Membuat rencana produksi dan laporan bulanan kepada Direksi

• Memantau persediaan dies dan b illet

• Memantau balance p roduksi dan memonitor hasil p roduksi

• Melakukan perbaikan berkesinambungan

• Counter check sales order

• Memberikan umpan balik ke Sales tentang dies yang bermasalah

• Membuat order dies ke Work Shop

• Memerintahkan ke bagian Rimelt untuk membuat billet khusus

• Menentukan pembagian warna ke Anodizing

• Memerintahkan kerja lembur

• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil

2. Kepala Bagian Work Shop


• Membuat dies sesuai dengan gambar design dan menginformasikan

kepada Bagian Design apabila terjadi kesalahan design

• Menjaga & memelihara mesin-mesin dan sistem komputer agar tetap

berjalan dengan baik

58

• Menjaga ketersediaan bahan baku dies (baja hot work tool steel)

• Membimbing, melatih, dan member ikan pengarahan kepada bawahan

tentang safety

• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi dan melaksanakan

pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh Direksi

• Melaksanakan perbaikan berkesinambungan

• Mengambil tindakan menghentikan mesin apabila terjadi

penyimpangan

• Memesan spare part mesin

• Menyatakan status dies OK atau NO


3. Kepala Bagian Quality Control


• Membuat standar mutu

• Memberikan jaminan mutu bahwa semua profile yang dikirim sesuai

standar

• Memberi pengarahan dan membimbing karyawan tentang mutu

• Melakukan evaluasi antara hasil dan rencana


• Memberikan keputusan terhadap material yang meragukan

• Melakukan inspeksi pada semua bagian yang berhubungan dengan

masalah mutu

• Melakukan kalibrasi alat secara internal


59

• Melakukan pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh Direksi

4. Kepala Bagian Die Design


• Membuat gambar profile & gambar d ies

• Memeriksa kebenaran ukuran gambar

• Membuat design sesuai dengan spesifikasi pelanggan dan menjaga

kerahasiaan gambar design dies

• Menurunkan order dies ke Work Shop


• Menentukan penempatan dan ukuran diameter dies

• Melakukan revisi design dies apabila ada hambatan dalam produksi


5. Kepala Bagian Pengiriman


• Memeriksa persediaan armada/truk pengiriman

• Membuat balance pengiriman

• Melaksanakan pengiriman sesuai permintaan Sa les

• Mengirim profile sampai ke tujuan dalam kondisi baik

• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi dan pekerjaan lain yang

diinstruksikan oleh Direksi


• Menentukan armada/truk yang akan digunakan untuk pengiriman

• Memerintahkan/menugaskan sopir untuk mengirim profile ke

customer

60

• Menentukan jenis profile yang akan dikir im

• Memberhentikan sop ir


6. Kepala Bagian Gudang Barang Jadi


• Menerima profile-profile yang sudah dikemas

• Menyusun profile-profile didalam gudang dengan rapih

• Menyiapkan profile-profile yang akan dik irim

• Membuat data stok profile

• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi dan melaksanakan

pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh Direksi

• Menahan armada/truk untuk memer iksa ulang profile

• Melakukan stock opname


7. Kepala Bagian Gudang M aterial


• Memberikan bahan baku ke Rimelt

• Menerima ingot (lokal & import)

• Melaporkan kondisi stok billet, Mg dan S i ke Direksi

• Mengambil keputusan untuk tidak membongkar/menurunkan b illet

atau ingot dari kontainer apabila ada kejanggalan


61

8. Kepala Bagian Gudang Umum


• Memberikan spare part/barang-barang ke semua bagian

• Memeriksa persediaan barang-barang/sub material secara rutin

• Memberikan laporan bulanan kepada Accoun ting

• Melakukan penolakan terhadap permintaan liar (tanpa surat

permintaan)

• Melakukan penolakan terhadap sub material/barang yang tidak sesuai

spesifikasi

• Memesan barang-barang sub material untuk persediaan

• Menerima sub material/barang-barang yang datang d iluar jam kerja


9. Kepala Bagian Accounting

• Bertanggung jawab kepada Direktur

• Mengkoordinasikan tugas dari Staf General Accoun ting, Staf Cost

Accounting, dan Staf Tax

• Mengadakan kerjasama dengan d ivisi lain

• Menyajikan laporan keuangan bu lanan & tahunan kepada Direksi

• Melakukan analisa atas laporan keuangan

• Memberikan masukan atas perubahan yang sign ifikan terhadap posisi

keuangan perusahaan

• Turut menyeleksi penerimaan karyawan di Bagian Accounting

• Melakukan mutasi karyawan di Bagian Accounting

62

10. Sales Manager Export


• Melaksanakan penjualan eksport & domestik (untuk perusahaan-

perusahaan EPTE)

• Melakukan kunjungan berkala ke pelanggan

• Melakukan survey pasar

• Meningkatkan penjualan dan menjamin tercapainya target penjualan

• Menentukan harga jual produk

• Menentukan jadwal pengiriman

• Melakukan penolakan terhadap order-order sulit

11. Sales Manager Lokal


• Melaksanakan penjualan lokal/domestik

• Melakukan kunjungan ke Stokis (berkala)

• Memberikan tanggapan terhadap keluhan pelanggan

• Memeriksa faktur penjualan

• Melakukan survey pasar

• Meningkatkan penjualan dan menjamin tercapainya target penjualan

• Memeriksa kebenaran harga jual

• Menentukan harga jual produk

• Menentukan limit pengiriman ke Stokis


63

12. Sales Executive

• Bertanggung jawab kepada Sales Manager Lokal

• Melaksanakan penjualan lokal/domestik

• Melakukan kunjungan berkala ke pelanggan

• Memastikan agar target penjualan tercapai

• Mencari informasi mengenai keadaan pasar

• Membantu masalah penagihan pelanggan

• Memberikan informasi mengenai kondisi harga pasar

13. Kepala Bagian Finance


• Membuat laporan penerimaan & pengeluaran giro

• Mencocokkan saldo perusahaan dengan saldo bank & membuat

rekonsiliasi bank

• Memberitahukan kepada Sales & Staf Piutang apabila ada tolakan

giro dari pelanggan

• Melakukan pembayaran kepada supplier

• Membuat laporan dan pembayaran gaji karyawan

• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi

• Memeriksa laporan kas dan bank

• Melakukan audit internal

• Menolak pembayaran tagihan apabila data tidak lengkap


64

14. Supervisor Quality Control

• Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Quality Control (Q.C)

• Bersama dengan Kepala Bagian Q.C membuat standar mutu

• Menerapkan standar mutu yang telah ditetapkan

• Memberikan standar mutu terhadap p roduk jadi/material

• Melakukan evaluasi secara berkala terhadap hasil & rencana

penerapan mutu

• Menjaga semua alat & peralatan ukur dengan baik

• Mengambil keputusan terhadap material sesuai standar mutu yang

ditetapkan

• Menindaklanjuti setiap temuan masalah

• Mengadakan rapat (meeting) dengan Inspector

15. Q.C Bagian (Inspector)

• Bertanggung jawab kepada Supervisor Quality Control

• Melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap semua produk

material/p roduk jadi

• Mencatat semua hasil pengukuran & pemantauan secara sistematis

• Mengidentifikasi setiap hasil pengukuran dan pemantauan dengan

persyaratan mutu yang telah ditetapkan

• Menyimpan dan menjaga setiap alat ukur terhadap kerusakan dan

keberadaannya

• Menggunakan alat ukur sesuai persyaratan mutu yang telah ditetapkan

• Melakukan koordinasi dengan bagian terkait terhadap p roduk/material

/produk jadi yang telah dilakukan pengukuran dan pemantauan

65

16. Administrasi Sales

• Bertanggung jawab kepada Sales Manager Lokal

• Membuat kalkulasi harga sesuai dengan yang telah digariskan

perusahaan

• Mengirim surat-surat/fax sales export

• Menerima dan memproses surat-surat yang masuk berhubungan

dengan sales export

• Menyimpan surat-surat atau dokumen sales export

3.5 Produk Perusahaan

Produk yang ditawarkan oleh PT. Alexindo terbagi menjad i 3 (tiga) ap likasi,

diantaranya :

1. Produk yang dipakai untuk arsitek / konstruksi

Produk-produk di bawah ini termasuk kategori pemakaian dalam bidang

arsitek/ konstruksi, yaitu:

• Kusen/shopfront;

• Kaca untuk gedung/curtainwal;

• Pintu/door; dan

• Jendela/casement.

2. Produk yang dipakai untuk umum

Produk-produk di bawah ini dapat dipakai di mana saja, d isesuaikan

dengan kebutuhan pelanggan, dan bentuk yang diinginkan, yaitu:

• Alumunium yang berbentuk datar dan panjang/flat bar;

• Alumunium yang berbentuk siku/angle;

• Alumunium yang berbentuk huruf ‘u’/u channel; dan

66

• Alumunium yang berbentuk kotak/square.

3. Produk yang dipakai untuk industry , yaitu:

• Alat pendingin mesin mobil/heatsink;

• Box untuk mobil bak terbuka/car box; dan

• Perabot rumah tangga/furniture.

3.6 Gambaran Sistem Penjualan dan Piutang Dagang yang Berjalan

3.6.1 Dokumen Terkait

Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PT.

Alexindo adalah :

• Purchase Order

Berisi permintaan p roduk yang diinginkan o leh pelanggan;

• Formulir Informasi Pen jualan

Berisi jenis p roduk yang diinginkan, waktu penyerahan p roduk,

harga per p roduk, sistem pembayaran, minimum order, dan cara

pengemasan ;

• Sales Order 5 (lima) Rangkap

Berisi pemesanan produk yang sudah disetujui dan d itandatangani

oleh pelanggan, terdiri dari spesifikasi setiap produk yang

diinginkan (jenis, panjang dan berat produk), harga per p roduk,

kuantitas, dan jumlah keseluruhan (dalam rup iah). Warna putih

untuk Bagian Piutang, warna biru untuk Accounting, warna

kuning untuk Pengiriman (1 lembar) dan untuk PPC (1 lembar);

• Formulir Informasi Keterlambatan Pengir iman

Berisi pemberitahuan keterlambatan pengiriman barang dan

rencana pengiriman yang d itargetkan;

67

• Formulir M asukan Desain

Berisi gambar desain dan deskripsi profil yang diinginkan o leh

pelanggan ;

• Verifikasi Produk Hasil Trial

Berisi deskripsi p roduk yang diuji kelayakannya dan standar

kelayakan yang ditetapkan;

• Formulir Pembuatan Dies

Berisi gambar, ukuran dan proses untuk dies yang akan dibuat;

• Formulir Master Schedule

Berisi jadwal/skedul p roduksi harian yang akan dijalankan o leh

masing-masing bagian dalam divisi produksi sesuai dengan sales

order yang sudah disetujui;

• Formulir Permintaan Pengiriman

Berisi permintaan produk yang akan dikirim kepada pelanggan,

berserta nomor sales order, kuantitas, armada yang dipakai, dan

keterangannya;

• Surat Jalan 4 (empat) Rangkap

Berisi kuantitas barang, jenis barang, dan alamat pelanggan yang

dituju. Rangkap kesatu disimpan sebagai arsip oleh Bagian

Pengir iman, rangkap kedua diberikan kepada Pelanggan, rangkap

ketiga diber ikan kepada B agian Akuntansi, dan rangkap keempat

diberikan kepada Bagian Gudang;

• Formulir Tindakan Perbaikan dan Berita Acara

Berisi informasi mengenai masalah p roduk yang perlu dilakukan

perbaikan atau penggantian kepada pelanggan;

68

• Invoice

Berisi jumlah pembayaran sesuai dengan kuantitas barang yang

dipesan oleh pelanggan;

• Bukti Setor

Berisi jumlah pembayaran yang telah disetorkan oleh Bagian

Piutang kepada Bank;

• Laporan Penjualan

Berisi data penjualan per jenis barang sesuai dengan harga setiap

spesifikasi barang;

• Laporan Piutang

Berisi spesifikasi, kuantitas, harga barang, dan jumlah p iutang per

pelanggan ; dan

• Laporan Retur

Berisi data mengenai spesifikasi, jenis, dan harga barang untuk

setiap retur penjualan per pelanggan

3.6.2 Unit Fungsi yang Terkait

Berikut ini adalah beberapa fungsi yang terkait dalam sistem

informasi penjualan dan p iutang dagang yang ber jalan pada PT. Alexindo :

• Bagian Penjualan;

• Bagian Piutang;

• Bagian Penerimaan Kas;

• Bagian Gudang;

• Bagian Pengir iman ;

• Bagian Akuntansi;

69

• Bagian PPC;

• Bagian Workshop;

• Bagian Desain ; dan

• Bagian Quality Control;

3.6.3 Rich Picture Sistem Berjalan

Gambaran sistem informasi penjualan dan p iutang dagang yang

berjalan pada PT. Alexindo, dapat dilihat pada rich picture sistem berjalan.

Berikut ini adalah penjelasan dari dokumen pada rich p icture sistem berjalan

yang terdapat pada gambar 3.2 untuk penjualan tunai dan gambar 3.3 untuk

penjualan kredit :

• PO : Purchase Order

• FIP : Formulir Informasi Penjualan

• SO : Sales Order

• FM D : Formulir Masukan Desain

• FPD : Formulir Pembuatan Dies

• VPHT : Formulir Verif ikasi Produk Hasil Trial

• FPP : Formulir Permintaan Produk

• FTPBA : Formulir Tindakan Perbaikan dan Berita Acara

• FM S : Formulir Master Schedule

• FIKP : Formulir Informasi Keterlambatan Pengiriman

• SJ : Surat Jalan

• FP : Faktur Penjualan

• SR : Surat Retur

• BP : Bukti Pembayaran

70

• LPK : Laporan Penerimaan Kas

• LP : Laporan Penjualan

• LPT : Laporan Piutang

• LPR : Laporan Retur

71

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Tunai yang Ber jalan pada PT. Alexindo

72

Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang Berjalan pada PT. Alexindo

73

3.6.4 Prosedur Berjalan

Sistem penjualan PT. Alexindo dimulai dengan melakukan transaksi

penjualan barang kepada pelanggan secara tunai dan kredit. Setiap pelanggan

yang baru pertama kali melakukan pembelian d i PT. Alexindo, harus

melakukan pembelian secara tunai terlebih dahulu, dengan sistem

pembayaran 30% DP (Down Payment) dan 70% CBD (Cash Before

Delivery). Apabila pelanggan ingin melakukan pembelian kredit, maka akan

dilihat terlebih dahulu bagaimana performance pelanggan dalam pembayaran

piutangnya selama jangka waktu 6 bulan sebelumnya. Pelanggan pada PT.

Alexindo terdiri dar i 70% distributor, 20% industri, dan 10% proyek.

3.6.4.1 Prosedur Penjualan Tunai

Proses transaksi penjualan tunai pada PT. Alexindo dapat

dirinci untuk setiap bagian dalam perusahaan sebagai ber ikut :

• Bagian Penjualan

1. Menerima purchase order dari pelanggan melalui

telepon, fax atau email; dan menawarkan produk

kepada pelanggan dengan memberikan formulir

informasi penjualan sebagai umpan balik dari purchase

order yang diberikan pelanggan;

2. Menyerahkan sales order tersebut :

Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Pen jualan;

Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Akuntansi;

Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Pengiriman ; dan

Rangkap 4 diserahkan ke Bagian PPC

74

3. Pelanggan melakukan pembayaran Down Payment

(DP) sebesar 30% ke Bagian Penjualan. Pembayaran

dapat dilakukan dengan transfer ke rekening bank PT.

Alexindo.

4. M enyerahkan Formulir Masukan Desain ke Bagian

Desain.

5. M enerima Formulir Informasi Keterlambatan

Pengir iman dari Bagian PPC apabila terdapat masalah

selama p roses produksi, sehingga p roduk tidak selesai

tepat pada waktunya.

6. M enginformasikan jadwal pengir iman baru kepada

pelanggan.

7. Menerima Surat Jalan rangkap 4 dari Bagian

Pengir iman untuk membuat Faktur Penjualan.

8. M embuat Faktur Penjualan rangkap 4 dan

menyerahkannya kepada :

Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penjualan

Rangkap 2 diserahkan ke Pelanggan

Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Akuntansi

9. M enerima Bukti Pembayaran rangkap 2 dari Bagian

Penerimaan Kas.

10. Menerima keluhan dari pelanggan mengenai produk

yang harus diretur.

11. Menyerahkan p roduk ke Bagian Quality Control

untuk diverifikasi ulang.

75

12. M embuat Surat Retur rangkap 4 dan menyerahkannya

kepada :


Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pelanggan

Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Gudang


13. M embuat dan menyerahkan Formulir Tindakan

Perbaikan dan Berita Acara ke Kepala Bagian

Pemasaran.

14. M embuat dan menyerahkan Laporan Penjualan ke

Kepala Bagian Pemasaran.

15. M embuat dan menyerahkan Laporan Retur ke Kepala

Bagian Akuntansi dan Keuangan.

• Bagian Pener imaan Kas

1. Pelanggan melakukan pembayaran Down Payment

(DP) sebesar 30% ke Bagian Penjualan. Pembayaran

dapat dilakukan dengan transfer ke rekening bank PT.

Alexindo.

2. M enerima bank advice dari bank sebagai bukti

pembayaran DP pelanggan sebesar 30%.

3. M embuat Bukti Pembayaran rangkap 3 dan


Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penerimaan Kas

Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Penjualan


76

4. Pelanggan melakukan sisa pembayaran Cash Before

Delivery (CBD) sebesar 70% sebagai pelunasan

pembayaran sebelum barang dikirimkan.

5. M enerima bank advice dari bank sebagai bukti

pembayaran CBD pelanggan sebesar 70%. Bagian

Penerimaan Kas akan membuat Bukti Kas Masuk

rangkap 3 dan didistribusikan sama seperti proses

pembayaran DP sebelumnya.

6. M embuat Laporan Penerimaan Kas dan

menyerahkannya ke Kepala Bagian Akuntansi dan

Keuangan.

• Bagian Gudang

1. M enerima produk jadi dari Bagian Workshop.

2. M enerima Formulir Permintaan Produk dari Bagian

Pengir iman sebagai tanda bahwa p roduk harus segera

diserahkan. Menyiapkan p roduk yang akan dik irim

sesuai dengan Formulir Permintaan Produk.

3. M emberikan p roduk kepada Bagian Pengiriman

beserta lampiran Formulir Permintaan Produk.

4. M enerima Surat Retur rangkap 3 dari Bagian

Penjualan sebagai persiapan untuk menerima barang-

barang yang akan diretur.

77

• Bagian Pengir iman

1. M enerima Sales Order rangkap 3 dari Bagian

Penjualan sebagai pemberitahuan mengenai tanggal

pengiriman p roduk kepada pelanggan.

2. M eminta produk kepada Bagian Gudang dengan

menyerahkan Formulir Permintaan Produk.

3. M enerima produk dari Bagian Gudang sesuai dengan

jumlah dan spesifikasi p roduk yang diinginkan,

beserta Formulir Permintaan Produk yang sudah

ditandatangan i oleh B agian Gudang.

4. M enyerahkan produk kepada pelanggan.

5. M embuat Surat Jalan rangkap 3 dan

mendistribusikannya kepada :

Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Pengiriman



• Bagian Akuntansi


Penjualan sebagai informasi awal adanya kesepakatan

penjualan.

2. M enerima Faktur Penjualan rangkap 3 dari Bagian

Penjualan untuk membukukan penjualan. Melakukan

pencatatan pada jurnal penjualan dari informasi yang

terdapat pada faktur penjualan.

78


Penjualan untuk membukukan retur dan melakukan

pencatatan pada jurnal retur penjualan dar i informasi

yang terdapat pada surat retur. Kemudian melakukan

pencatatan pada jurnal penerimaan kas berdasarkan

dokumen-dokumen yang telah disebutkan.

• Bagian PPC


Penjualan untuk persiapan p roduksi.

2. M enerima Formulir Pembuatan Dies dari Bagian

Workshop.

3. M embuat Formulir Master Schedule dan

menyerahkannya ke Bagian Workshop.

4. M embuat Formulir Informasi Keterlambatan

Pengir iman dan menyerahkannya ke Bagian

Penjualan.

• Bagian Workshop

1. M enerima desain produk baru dari Bagian Desain.

2. M engirimkan produk jadi ke Bagian Quality Control

untuk diperiksa kesesuaian standar p roduknya.

3. M embuat Formulir Pembuatan Dies dan

menyerahkannya ke Bagian PPC.

79

4. M embuat dies sesuai dengan gambar desain dan

menginformasikan kepada Bagian Desain apabila

terjadi kesalahan desain.

5. M enerima Formulir Master Schedule dar i Bagian PPC

agar p roses p roduksi dapat segera dilakukan.

6. M enyerahkan produk jadi ke Bagian Gudang.

• Bagian Desain

1. M enerima Formulir Masukan Desain dari Bagian

Penjualan dan membuat desain sesuai dengan

keinginan pelanggan.

2. M emberikan desain p roduk baru ke Bagian Workshop

untuk segera dip roduksi.

3. M enerima Formulir Ver ifikasi Produk Hasil Trial dari

Bagian Quality Control.

4. M emberikan konfirmasi Verifikasi Produk Hasil

Trial.

• Bagian Quality Control

1. M enerima p roduk jadi dari Bagian Workshop untuk

diperiksa dan memberikan jaminan mutu bahwa

semua p roduk yang sudah diperiksa sesuai dengan

standar mutu yang ditetapkan oleh Bagian Quality

Control.

2. M embuat Formulir Verifikasi Produk Hasil Trial dan

menyerahkannya ke Bagian Desain. Jika p roduk tidak

80

sesuai dengan standar mutu yang ada, maka

dikembalikan ke B agian Workshop untuk diteliti

kembali.

3. Apabila ada masalah sewaktu p roduk sampai ke

tangan pelanggan, maka pada saat p roses retur, barang

dikembalikan ke Bagian Quality Control.

3.6.4.2 Prosedur Penjualan Kredit

Proses transaksi penjualan kredit pada PT. Alexindo dapat

dirinci untuk setiap bagian dalam perusahaan sebagai ber ikut :

• Bagian Penjualan

1. M enerima purchase order dari pelanggan melalui

telepon, fax atau email dan menawarkan produk

kepada pelanggan dengan member ikan formulir

informasi penjualan sebagai umpan balik dari

purchase order yang diberikan pelanggan.

2. M emeriksa status kredit berdasarkan keadaan p iutang

pelanggan.

3. Jika kredit tidak disetujui, maka bagian penjualan

menolak purchase order dari pelanggan dan

menginformasikan kepada pelanggan.

4. Jika kredit disetujui, maka bagian penjualan akan

membuat sales order sebanyak 4 rangkap dan

memberikannya kepada pelanggan untuk

ditandatangan i.

81

5. M enyerahkan sales order tersebut :



Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Pengir iman

Rangkap 4 diserahkan ke Bagian PPC

6. M enyerahkan Formulir Masukan Desain ke Bagian

Desain.

7. M enerima Formulir Informasi Keterlambatan

Pengir iman dari Bagian PPC apabila terdapat masalah

selama p roses produksi, sehingga p roduk tidak selesai

tepat pada waktunya.

8. M enerima Surat Jalan rangkap 4 dari Bagian

Pengir iman untuk membuat Faktur Penjualan.

9. M enginformasikan jadwal pengir iman baru kepada

pelanggan.

10. M embuat Faktur Penjualan rangkap 4 dan





Rangkap 4 diserahkan ke Bagian Piutang


Penerimaan Kas.

12. M enerima keluhan dari pelanggan mengenai produk

yang harus diretur.

82

13. M enyerahkan p roduk ke Bagian Quality Control

untuk diverifikasi ulang.

14. Membuat Surat Retur rangkap 4 dan menyerahkannya

kepada :


Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pelanggan

Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Gudang


15. M embuat dan menyerahkan Formulir Tindakan

Perbaikan dan Berita Acara ke Kepala Bagian

Pemasaran.

16. M embuat dan menyerahkan Laporan Penjualan ke

Kepala Bagian Pemasaran.

17. M embuat dan menyerahkan Laporan Retur ke Kepala

Bagian Akuntansi dan Keuangan.

• Bagian Piutang

1. M enerima Surat Jalan rangkap 3 dari Bagian

Pengir iman untuk melengkap i file pelanggan.


Penjualan untuk kelengkapan informasi pelanggan.


Penjualan untuk melengkapi informasi mengenai

pelanggan.


Penerimaan Kas sebagai bukti pembayaran pelanggan.

83

5. M embuat dan menyerahkan Laporan Piutang ke

Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan.

• Bagian Pener imaan Kas

1. Apabila pelanggan membayar dengan cara

mentransfer sejumlah uang ke bank, maka bagian

penerimaan kas akan menerima bank advice dari

bank.

2. Apabila pelanggan membayar dengan bilyet giro,

maka bagian penerimaan kas akan mener ima bukti

setor dari bank.

3. M embuat Bukti Pembayaran dan menyerahkannya

kepada :

Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penerimaan Kas




4. M embuat Laporan Penerimaan Kas dan

menyerahkannya ke Kepala Bagian Akuntansi dan

Keuangan.

• Bagian Gudang

1. M enerima produk jadi dari Bagian Workshop.

2. M enerima Formulir Permintaan Produk dari Bagian

Pengir iman sebagai tanda bahwa p roduk harus segera

84

diserahkan dan meny iapkan produk yang akan dik irim

sesuai dengan Formulir Permintaan Produk.

3. M emberikan p roduk kepada Bagian Pengiriman

beserta lampiran Formulir Permintaan Produk.


Penjualan sebagai persiapan untuk menerima barang-

barang yang akan diretur.

• Bagian Pengir iman


Penjualan sebagai pemberitahuan mengenai tanggal

pengiriman p roduk kepada pelanggan.

2. M eminta produk kepada Bagian Gudang dengan

menyerahkan Formulir Permintaan Produk.

3. M enerima produk dari Bagian Gudang sesuai dengan

jumlah dan spesifikasi p roduk yang diinginkan,

beserta Formulir Permintaan Produk yang sudah

ditandatangan i oleh B agian Gudang.

4. M enyerahkan produk kepada pelanggan.

5. M embuat Surat Jalan rangkap 4 dan

mendistribusikannya kepada :

Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Pengiriman




85

• Bagian Akuntansi


Penjualan sebagai informasi awal adanya kesepakatan

penjualan.


Penjualan untuk membukukan penjualan dan

melakukan pencatatan pada jurnal penjualan dari

informasi yang terdapat pada faktur penjualan.


Penjualan untuk membukukan retur dan melakukan

pencatatan pada jurnal retur penjualan dar i informasi

yang terdapat pada surat retur. Kemudian melakukan

pencatatan pada jurnal penerimaan kas berdasarkan

dokumen-dokumen yang telah disebutkan.

• Bagian PPC


Penjualan untuk persiapan p roduksi.

2. M enerima Formulir Pembuatan Dies dari Bagian

Workshop.

3. M embuat Formulir Master Schedule dan

menyerahkannya ke Bagian Workshop.

4. M embuat Formulir Informasi Keterlambatan

Pengir iman dan menyerahkannya ke Bagian

Penjualan.

86

• Bagian Workshop

1. M enerima desain produk baru dari Bagian Desain.

2. M engirimkan produk jadi ke Bagian Quality Control

untuk diperiksa kesesuaian standar p roduknya.

3. M embuat Formulir Pembuatan Dies dan

menyerahkannya ke Bagian PPC.

4. M embuat dies sesuai dengan gambar desain dan

menginformasikan kepada Bagian Desain apabila

terjadi kesalahan desain.

4. M enerima Formulir Master Schedule dar i Bagian PPC

agar p roses p roduksi dapat segera dilakukan.

5. M enyerahkan produk jadi ke Bagian Gudang.

• Bagian Desain

1. M enerima Formulir Masukan Desain dari Bagian

Penjualan dan membuat desain sesuai dengan

keinginan pelanggan.

2. M emberikan desain p roduk baru ke Bagian Workshop

untuk segera dip roduksi.

3. M enerima Formulir Ver ifikasi Produk Hasil Trial dari

Bagian Quality Control.

4. Memberikan konfirmasi Verifikasi Produk Hasil Trial.

• Bagian Quality Control

1. M enerima p roduk jadi dari Bagian Workshop untuk

diperiksa dan memberikan jaminan mutu bahwa

87

semua p roduk yang sudah diperiksa sesuai dengan

standar mutu yang ditetapkan oleh Bagian Quality

Control.

2. M embuat Formulir Verifikasi Produk Hasil Trial dan

menyerahkannya ke Bagian Desain. Jika p roduk tidak

sesuai dengan standar mutu yang ada, maka

dikembalikan ke B agian Workshop untuk diteliti

kembali.

3. Apabila ada masalah sewaktu p roduk sampai ke

tangan pelanggan, maka pada saat p roses retur, barang

dikembalikan ke Bagian Quality Control.

3.6.5 Analisis Temuan dan Usulan Rekomendasi

1. Tidak adanya ketersediaan informasi p iutang pelanggan secara

cepat dan akurat.

Informasi mengenai p iutang pelanggan dibutuhkan untuk

mengevaluasi performance pembayaran pelanggan. Akan tetapi,

informasi mengenai piutang pelanggan yang terdapat pada

perusahaan hanya menjelaskan jumlah piutang per pelanggan tanpa

adanya detail umur p iutang. Perusahaan membutuhkan informasi

mengenai umur piutang untuk mengetahui kapan harus

mengirimkan reminder letter kepada pelanggan. Pada saat ini,

frekuensi pengiriman reminder letter tidak terjadwal secara

periodik, seperti bulanan atau sesuai dengan kategori aging. Selain

itu, untuk mendapatkan jumlah piutang yang akan ditagihkan

88

kepada pelanggan harus ditelusuri satu per satu dari faktur

penjualan yang belum dibayar.

Sistem Informasi Akuntansi yang baik harus memilik i

pengendalian p iutang pelanggan yang terorganisasi dengan baik.

Pengendalian yang harus dimilik i adalah pengendalian terhadap

p roses edit dan entri data (Romney dan Steinbart, 2006, p .31).

Selain itu menurut Romney dan Steinbart (2006, p.11), persetujuan

kredit yang dilakukan harus memperhatikan limit kredit untuk

setiap pelanggan berdasarkan histori catatan kredit pelanggan dan

kemampuannya untuk melunasi hutang tepat waktu. Pengendalian

tersebut dapat dicapai dengan adanya sistem informasi yang

terkomputerisasi, dimana semua data yang dientri dan died it dapat

dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang pada saat

p roses login.

Penyebab atas timbulnya masalah ini adalah pengelolaan

data piutang saat ini masih dilakukan secara manual, sehingga

manajemen kesulitan untuk membuat analisis umur p iutang, karena

pengolahan data tersebut membutuhkan waktu yang lama dan

pembuatan aging tidak dapat dilakukan secara manual. Selain itu

data mengenai piutang pelanggan tidak dapat diekstrak dengan

cepat karena tidak memiliki sistem yang terintegrasi untuk

mengumpulkan informasi yang diinginkan dari setiap bagian.

Masalah ini dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan,

yaitu kontrol p iutang menjadi lemah karena dapat menimbulkan

bertambahnya p iutang tak tertagih (kredit macet) pada perusahaan.

89

Hal itu akan berdampak pada lambatnya turnover dari p iutang,

sehingga arus kas (cashflow) perusahaan terganggu dan kehilangan

opportunity cost karena seharusnya pembayaran p iutang tersebut

dapat diinvestasikan lebih awal.

Rekomendasi atas masalah ini adalah perusahaan membuat

analisis umur p iutang yang terkomputerisasi, sehingga kebutuhan

informasi p iutang yang berkaitan dengan analisis umur p iutang

pelanggan dapat dibuat. Pembuatan analisis umur piutang untuk

setiap pelanggan dianjurkan supaya informasi tanggal jatuh tempo

p iutang setiap pelanggan dapat dilihat dari sistem yang baru. Hal

ini dapat membantu perusahaan untuk mengetahui piutang mana

yang sudah lewat tanggal jatuh tempo, sehingga dapat dilakukan

peringatan untuk pelanggan yang kurang tertib. Per ingatan tersebut

dilakukan dengan membuat satu penambahan dokumen, yaitu

Reminder Letter. Selain itu perlu dibuat database p iutang

pelanggan yang up to date dan terhubung dengan sistem penjualan

dan piutang yang dibuat, sehingga dapat mengetahui informasi

p iutang pelanggan yang sudah lewat jatuh tempo dan dapat

mengetahui dengan cepat kapan reminder letter harus dikirimkan

ke pelanggan. Dengan adanya sistem informasi penjualan dan

p iutang dagang yang terkomputerisasi dapat membuat kegiatan

operasi perusahaan berjalan lebih ef isien dan pencarian informasi

yang dibutuhkan oleh perusahaan menjad i leb ih cepat karena segala

sesuatunya sudah tersimpan dalam database. Selain itu, proses

administrasi penjualan sejak diterimanya order hingga penagihan

90

p iutang menjadi lebih pendek dan singkat. Pembuatan sistem

terkomputerisasi juga dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan

penjualan di masa depan, sehingga dapat mengurangi waktu yang

dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi penjualan yang terjadi.

2. Penjualan kred it kepada pelanggan yang memiliki catatan kredit

buruk oleh fungsi penjualan

Otorisasi pemberian kredit saat ini digabungkan pada fungsi

penjualan. Tugas fungsi penjualan saat ini antara lain

melaksanakan penjualan, melakukan survey pasar, melakukan

kunjungan berkala ke pelanggan, menganalisa permohonan kredit

setiap pelanggan, men ingkatkan penjualan dan menjamin

tercapainya target penjualan.

Penjualan kred it kepada pelanggan merupakan salah satu

aktivitas yang terdapat dalam proses entri pesanan penjualan.

Menurut Romney dan Steinbart (2006, p .31), pengendalian dalam

persetujuan kredit seharusnya dilakukan oleh manajer kredit, bukan

oleh bagian penjualan dan diperlukan catatan yang akurat atas

saldo rekening pelanggan. Selain itu, salah satu unsur pokok

pengendalian internal adalah sebuah struktur organisasi harus

memiliki pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas (Hall,

2008, p .150).

Pengendalian internal dalam persetujuan kredit pelanggan

kurang berjalan dengan baik saat in i. Hal ini disebabkan karena

perusahaan merasa penambahan fungsi kredit akan menambah

91

biaya yang harus dikeluarkan karena adanya penambahan sumber

daya manusia dan pelatihan (training) yang harus dilakukan,

sehingga dirasa tidak efektif untuk dilakukan. Selain itu perusahaan

tidak mempunyai p rosedur kredit yang tertulis.

Hal ini dapat menimbulkan terjad inya kecurangan, seperti

pemberian persetujuan kredit yang melampaui batas limit kredit

atau pelanggan yang limit kreditnya sudah habis, ataupun

member ikan fasilitas kredit kepada pelanggan yang kredibilitasnya

diragukan. Hal itu dilakukan semata-mata hanya untuk menaikkan

dan memenuhi target penjualan, padahal kondisi piutang dan arus

kas perusahaan terancam.

Rekomendasi yang diberikan untuk menghindari terjadinya

kerugian dan memperbaik i internal kontrol pada perusahaan adalah

dengan melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi

penjualan dan fungsi kredit. Seharusnya yang menangani otorisasi

kredit adalah fungsi kredit, yang merupakan fungsi terpisah dari

fungsi penjualan. Hal ini d imaksudkan agar pengendalian internal

dalam perusahaan lebih baik dan perusahaan terhindar dari resiko

kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan. Fungsi penjualan

bertanggung jawab dalam melayani pesanan pelanggan, sedangkan

untuk otorisasi pemberian kredit pelanggan ditangani o leh fungsi

kredit. Tentunya otorisasi pemberian kredit oleh fungsi kredit

dilakukan sesuai dengan kriteria penilaian yang d itetapkan dan

perlu diadakan kunjungan lokasi (survey) ke lokasi pelanggan.

92

3. Tidak terdapat kriteria pemberian kredit untuk pelanggan dan limit

kredit yang diberikan seringkali melewati batas yang ditentukan

perusahaan.

Limit kred it yang diberikan kepada pelanggan d i

perusahaan saat ini bersifat fluktuatif. Limit kredit untuk setiap

pelanggan yang diberikan persetujuan kred it berbeda-beda.

Terdapat pelanggan yang diberikan limit kredit tinggi hanya karena

pelanggan tersebut merupakan kerabat atau rekomendasi dari rekan

bisnis perusahaan, sedangkan hal tersebut sangat tidak adil

mengingat banyak pelanggan yang melakukan transaksi besar

tetap i pemberian limit kreditnya dapat berbeda-beda.

Menurut Romney dan Steinbart (2006, p .11), penjualan

secara kred it harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu

sebelum d iproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan

pembayaran yang baik (tidak melewati tanggal jatuh tempo),

pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak

dibutuhkan. Batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan)

dibutuhkan untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit

pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar.

Penetapan limit kredit pada sistem yang berjalan d i

perusahaan saat ini belum memadai karena tidak memiliki kriteria /

batasan yang dapat menentukan apakah suatu permohonan kredit

dapat diterima atau ditolak.

Tidak adanya kriteria pemberian kredit pada perusahaan

dapat mengakibatkan pemberian limit kredit yang melampaui batas

93

yang sudah ditetapkan sebelumnya, sehingga resiko p iutang tak

tertagih atau keterlambatan pelunasan p iutang dapat terjadi.

Dengan adanya hal tersebut, arus kas perusahaan terganggu karena

banyak pelanggan yang sebenarnya kurang memenuhi kualif ikasi

untuk mendapatkan kredit dan tidak memiliki kas yang cukup

untuk membayar hutangnya.

Rekomendasi yang diberikan untuk permasalahan ini adalah

dengan membuat kriteria penetapan limit kredit yang sesuai dengan

setiap tipe pelanggan yang ada pada perusahaan, sehingga semua

pelanggan yang mendapatkan persetujuan kredit merupakan

pelanggan yang memang memenuhi kualifikasi penilaian yang

ditetapkan perusahaan. Batasan waktu penagihan dan jumlah kredit

untuk setiap pelanggan perlu dibuat agar terhindar dari resiko-

resiko, seperti piutang yang melewati batas jatuh tempo dan

p iutang tak tertagih. Hal ini sangat penting, mengingat bahwa

penetapan limit kredit yang jelas dapat mengh indari perusahaan

dari ancaman kerugian. Untuk menentukan apakah seorang

pelanggan dinilai layak untuk mendapatkan kredit dan berapa

jumlah limit kredit yang diberikan, maka perlu ditetapkan kriteria-

kriteria yang dapat menunjang penilaian tersebut. Penilaian kredit

untuk setiap pelanggan pada PT. Alexindo berbeda-beda dan

disesuaikan dengan tipe pelanggan yang ada. Tipe pelanggan pada

perusahaan terdiri dari distributor, industri dan p royek. Hanya

pelanggan tipe distributor yang dapat melakukan pembelian kredit

walaupun distributor tersebut merupakan pelanggan baru, karena

94

transaksi penjualan yang dilakukan distributor tergolong besar.

Sedangkan untuk pelanggan tipe industri dan proyek, dapat

melakukan pembelian kredit apabila sudah men jadi pelanggan

selama 6 (enam) bulan atau lebih, terhitung sejak awal menjadi

pelanggan. Pen ilaian kred it yang dilakukan oleh sistem dimulai

apabila jaminan yang diberikan oleh pelanggan lebih kecil dari

jumlah kredit yang diajukan. Sistem akan melakukan penilaian

sebagai pertimbangan apakah pelanggan tersebut layak untuk

mendapatkan persetujuan kredit atau tidak. Apabila jaminan yang

diberikan oleh pelanggan dinilai sama atau lebih dar i jumlah kredit

yang diajukan, maka pelanggan mendapatkan persetujuan kredit

dan sistem tidak perlu melakukan penilaian lebih lanjut. Terdapat 3

(tiga) kr iteria dan bobot penilaian masing-masing kriteria yang

ditetapkan untuk melakukan penilaian kredit leb ih lanjut pada

distributor baru, yaitu lokasi pelanggan (30%) dan neraca (70%).

Kriteria penilaian untuk pelanggan tipe industri dan proyek terdiri

dari lokasi pelanggan (20%), neraca yang diber ikan (30%), dan

performance pembayaran pelanggan (50%). Kriteria penilaian

untuk distributor lama yang ingin menambah limit kreditnya adalah

adanya lokasi pelanggan (20%), neraca (30%), dan melihat apakah

pelanggan mempunyai p iutang yang belum dibayar atau tidak

(50%). Piutang penting untuk diketahui oleh bagian kredit, karena

dapat dilihat performance dari pelanggan lama dalam membayar

hutangnya. Neraca hanya diperlukan jika pelanggan merupakan

badan usaha dan pengajuan kred itnya dalam jumlah besar.

95

Penilaian untuk neraca menggunakan current ratio, yaitu current

asset dibagi dengan current liabilities. Ratio ini menun jukkan

kemampuan perusahaan untuk membiayai hutangnya dengan

current asset. Untuk kriteria yang sekarang diterapkan pada PT.

Alexindo, mengenai apakah pelanggan tersebut merupakan kerabat

atau rekomendasi dar i rekan bisnis dihilangkan dar i kriteria

pemberian kredit, karena kemampuan kerabat tidak ada

hubungannya dengan penilaian calon pelanggan, sehingga dinilai

kurang relevan. Penilaian setiap kriteria kred it yang diber ikan

kepada pelanggan dapat berupa sebagai berikut :

• Lokasi : 10 = Tidak strategis

20 = Kurang strategis

30 = Strategis

• Performance Pembayaran : 10 = Pembayaran > 60 hari

20 = Pembayaran > 30 hari dan

< 60 hari

30 = Pembayaran ≤ 30 hari

• Neraca : 10 = current ratio < 1

20 = current ratio = 1

30 = current ratio > 1

Kriteria penilaian di atas menunjukkan bahwa angka 10 merupakan

kriteria yang paling jelek, angka 20 sedang, dan angka 30

merupakan kriteria yang dianggap paling baik. Apabila kriteria

96

penilaian untuk setiap pelanggan dijumlahkan, maka diperoleh total

nilai tertinggi adalah 30 dan terendah adalah 10. Jadi, untuk total

nilai 10 – 17 “tidak mendapatkan kredit” dan total nilai 18 - 30

“mendapatkan kredit”. Contoh ilustrasi penilaian kredit untuk

pelanggan tipe distributor lama dapat dilihat pada tabel 3.1 sebagai

berikut :

Tabel 3.1 Contoh Kriteria Penilaian untuk Tipe Pelanggan

Distributor Lama

Kriteria Penilaian

Lokasi (20%)

Neraca (30%)

Performance Pembayaran

(50%) Total Nilai

10 20 30 10 20 30 10 20 30

(30x20%) + (20x30%) + (10x50%) = 17 Ditolak

bab 3 analisis sistem yang sedang berjalan 3.1 …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2009-2-00551-aksi bab...

Documents