54
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Singkat Perusahaan
PT. Alexindo (Aluminium Extrusion Indonesia) adalah perusahaan lokal yang
bergerak pada industri pembuatan aluminium ekstrusi. Produk yang dihasilkan adalah
profil aluminium solid berbagai bentuk yang digunakan sebagai komponen berbagai
peralatan rumah tangga, elektronik, transportasi, bahkan proyek arsitektur. Ekstrusi
adalah proses dimana aluminium billet (aluminium yang berbentuk pipa silinder) akan
didorong dengan tekanan tertentu, kemudian dipanaskan namun tidak sampai mencair
dan dicetak sesuai dengan bentuk profil yang diinginkan. Bentuk profil beragam, dari
bentuk flat hingga bentuk kotak. Aluminium yang memiliki sifat ringan, kuat, tahan
korosi, dan penghantar panas dan listrik yang sangat baik menjadi alasan PT. Alexindo
untuk memulai bisnis di industri ini.
Berdiri sejak tanggal 4 Februari 1972, PT. Alexindo dikenal sebagai salah satu
pemain utama di industri aluminium ekstrusi karena kualitas produk yang dimilikinya.
Perusahaan ini berlokasi di Jl. Raya Bekasi Km. 28.7 Bekasi Utara 17124, Jawa Barat,
Indonesia. Perusahaan ini sudah sepenuhnya terpadu dengan fasilitas dan sarana
pendukung, termasuk mesin-mesin remelting, pembuat dies, ekstrusi, anodising,
fluorocarbon, dan powder coating. Total kapasitas produksi yang mampu dihasilkan
adalah 15.000 ton per tahun. Perusahaan ini dilengkapi dengan mesin-mesin yang
mampu memproduksi 6 rangkaian produk aluminium alloy untuk memenuhi kebutuhan
industri, perumahan dan pembangunan gedung-gedung bertingkat. Jumlah karyawan PT.
55 Alexindo saat ini adalah 623 orang. Produk perusahaan ini banyak digunakan untuk
bangunan tinggi di Indonesia dan negara-negara tetangga seperti Singapura, Malaysia,
Vietnam, Kamboja dan Myanmar bahkan Australia, Hong Kong, Jepang dan sebagainya.
3.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan manufaktur aluminium ekstrusi dengan mutu produk
tertinggi dan pelayanan terbaik.
Misi Perusahaan
Memenuhi kepuasan pelanggan dengan menyediakan produk yang tepat,
kualitas yang baik, harga yang sesuai, dan waktu pengiriman yang tepat
3.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan hal yang penting untuk dimiliki suatu
perusahaan, supaya dapat diketahui seberapa jauh pembagian tugas (job
description) setiap divisi dalam perusahaan. Berikut ini adalah struktur
organisasi dari PT. Alexindo yang dapat dilihat pada gambar 3.1.
52
Gambar 3.1 Struktur Organisasi (Sumber : PT. Alexindo)
57
3.4 Pembagian Tugas, Wewenang, dan Tanggung Jawab
Berikut ini merupakan pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab
setiap fungsi yang berkaitan dengan aktivitas penjualan dan piutang dagang pada PT.
Alexindo.
1. Kepala Bagian PPC
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Membuat rencana produksi dan laporan bulanan kepada Direksi
• Memantau persediaan dies dan b illet
• Memantau balance p roduksi dan memonitor hasil p roduksi
• Melakukan perbaikan berkesinambungan
• Counter check sales order
• Memberikan umpan balik ke Sales tentang dies yang bermasalah
• Membuat order dies ke Work Shop
• Memerintahkan ke bagian Rimelt untuk membuat billet khusus
• Menentukan pembagian warna ke Anodizing
• Memerintahkan kerja lembur
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
2. Kepala Bagian Work Shop
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Membuat dies sesuai dengan gambar design dan menginformasikan
kepada Bagian Design apabila terjadi kesalahan design
• Menjaga & memelihara mesin-mesin dan sistem komputer agar tetap
berjalan dengan baik
58
• Menjaga ketersediaan bahan baku dies (baja hot work tool steel)
• Membimbing, melatih, dan member ikan pengarahan kepada bawahan
tentang safety
• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi dan melaksanakan
pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh Direksi
• Melaksanakan perbaikan berkesinambungan
• Mengambil tindakan menghentikan mesin apabila terjadi
penyimpangan
• Memesan spare part mesin
• Menyatakan status dies OK atau NO
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
3. Kepala Bagian Quality Control
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Membuat standar mutu
• Memberikan jaminan mutu bahwa semua profile yang dikirim sesuai
standar
• Memberi pengarahan dan membimbing karyawan tentang mutu
• Melakukan evaluasi antara hasil dan rencana
• Melaksanakan perbaikan berkesinambungan
• Memberikan keputusan terhadap material yang meragukan
• Melakukan inspeksi pada semua bagian yang berhubungan dengan
masalah mutu
• Melakukan kalibrasi alat secara internal
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
59
• Melakukan pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh Direksi
4. Kepala Bagian Die Design
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Membuat gambar profile & gambar d ies
• Memeriksa kebenaran ukuran gambar
• Membuat design sesuai dengan spesifikasi pelanggan dan menjaga
kerahasiaan gambar design dies
• Menurunkan order dies ke Work Shop
• Melaksanakan perbaikan berkesinambungan
• Menentukan penempatan dan ukuran diameter dies
• Melakukan revisi design dies apabila ada hambatan dalam produksi
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
5. Kepala Bagian Pengiriman
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Memeriksa persediaan armada/truk pengiriman
• Membuat balance pengiriman
• Melaksanakan pengiriman sesuai permintaan Sa les
• Mengirim profile sampai ke tujuan dalam kondisi baik
• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi dan pekerjaan lain yang
diinstruksikan oleh Direksi
• Melaksanakan perbaikan berkesinambungan
• Menentukan armada/truk yang akan digunakan untuk pengiriman
• Memerintahkan/menugaskan sopir untuk mengirim profile ke
customer
60
• Menentukan jenis profile yang akan dikir im
• Memberhentikan sop ir
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
6. Kepala Bagian Gudang Barang Jadi
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Menerima profile-profile yang sudah dikemas
• Menyusun profile-profile didalam gudang dengan rapih
• Menyiapkan profile-profile yang akan dik irim
• Membuat data stok profile
• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi dan melaksanakan
pekerjaan lain yang diinstruksikan oleh Direksi
• Menahan armada/truk untuk memer iksa ulang profile
• Melakukan stock opname
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
7. Kepala Bagian Gudang M aterial
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Memberikan bahan baku ke Rimelt
• Menerima ingot (lokal & import)
• Melaporkan kondisi stok billet, Mg dan S i ke Direksi
• Mengambil keputusan untuk tidak membongkar/menurunkan b illet
atau ingot dari kontainer apabila ada kejanggalan
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
61
8. Kepala Bagian Gudang Umum
• Bertanggung jawab kepada Kepala Divisi Produksi
• Memberikan spare part/barang-barang ke semua bagian
• Memeriksa persediaan barang-barang/sub material secara rutin
• Memberikan laporan bulanan kepada Accoun ting
• Melakukan penolakan terhadap permintaan liar (tanpa surat
permintaan)
• Melakukan penolakan terhadap sub material/barang yang tidak sesuai
spesifikasi
• Memesan barang-barang sub material untuk persediaan
• Menerima sub material/barang-barang yang datang d iluar jam kerja
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
9. Kepala Bagian Accounting
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Mengkoordinasikan tugas dari Staf General Accoun ting, Staf Cost
Accounting, dan Staf Tax
• Mengadakan kerjasama dengan d ivisi lain
• Menyajikan laporan keuangan bu lanan & tahunan kepada Direksi
• Melakukan analisa atas laporan keuangan
• Memberikan masukan atas perubahan yang sign ifikan terhadap posisi
keuangan perusahaan
• Turut menyeleksi penerimaan karyawan di Bagian Accounting
• Melakukan mutasi karyawan di Bagian Accounting
62
10. Sales Manager Export
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Melaksanakan penjualan eksport & domestik (untuk perusahaan-
perusahaan EPTE)
• Melakukan kunjungan berkala ke pelanggan
• Melakukan survey pasar
• Meningkatkan penjualan dan menjamin tercapainya target penjualan
• Menentukan harga jual produk
• Menentukan jadwal pengiriman
• Melakukan penolakan terhadap order-order sulit
11. Sales Manager Lokal
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Melaksanakan penjualan lokal/domestik
• Melakukan kunjungan ke Stokis (berkala)
• Memberikan tanggapan terhadap keluhan pelanggan
• Memeriksa faktur penjualan
• Melakukan survey pasar
• Meningkatkan penjualan dan menjamin tercapainya target penjualan
• Memeriksa kebenaran harga jual
• Menentukan harga jual produk
• Menentukan limit pengiriman ke Stokis
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
63
12. Sales Executive
• Bertanggung jawab kepada Sales Manager Lokal
• Melaksanakan penjualan lokal/domestik
• Melakukan kunjungan berkala ke pelanggan
• Memastikan agar target penjualan tercapai
• Mencari informasi mengenai keadaan pasar
• Membantu masalah penagihan pelanggan
• Memberikan informasi mengenai kondisi harga pasar
13. Kepala Bagian Finance
• Bertanggung jawab kepada Direktur
• Membuat laporan penerimaan & pengeluaran giro
• Mencocokkan saldo perusahaan dengan saldo bank & membuat
rekonsiliasi bank
• Memberitahukan kepada Sales & Staf Piutang apabila ada tolakan
giro dari pelanggan
• Melakukan pembayaran kepada supplier
• Membuat laporan dan pembayaran gaji karyawan
• Memberikan laporan bulanan kepada Direksi
• Memeriksa laporan kas dan bank
• Melakukan audit internal
• Menolak pembayaran tagihan apabila data tidak lengkap
• Memberikan teguran lisan kepada bawahan untuk kesalahan kecil
64
14. Supervisor Quality Control
• Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Quality Control (Q.C)
• Bersama dengan Kepala Bagian Q.C membuat standar mutu
• Menerapkan standar mutu yang telah ditetapkan
• Memberikan standar mutu terhadap p roduk jadi/material
• Melakukan evaluasi secara berkala terhadap hasil & rencana
penerapan mutu
• Menjaga semua alat & peralatan ukur dengan baik
• Mengambil keputusan terhadap material sesuai standar mutu yang
ditetapkan
• Menindaklanjuti setiap temuan masalah
• Mengadakan rapat (meeting) dengan Inspector
15. Q.C Bagian (Inspector)
• Bertanggung jawab kepada Supervisor Quality Control
• Melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap semua produk
material/p roduk jadi
• Mencatat semua hasil pengukuran & pemantauan secara sistematis
• Mengidentifikasi setiap hasil pengukuran dan pemantauan dengan
persyaratan mutu yang telah ditetapkan
• Menyimpan dan menjaga setiap alat ukur terhadap kerusakan dan
keberadaannya
• Menggunakan alat ukur sesuai persyaratan mutu yang telah ditetapkan
• Melakukan koordinasi dengan bagian terkait terhadap p roduk/material
/produk jadi yang telah dilakukan pengukuran dan pemantauan
65
16. Administrasi Sales
• Bertanggung jawab kepada Sales Manager Lokal
• Membuat kalkulasi harga sesuai dengan yang telah digariskan
perusahaan
• Mengirim surat-surat/fax sales export
• Menerima dan memproses surat-surat yang masuk berhubungan
dengan sales export
• Menyimpan surat-surat atau dokumen sales export
3.5 Produk Perusahaan
Produk yang ditawarkan oleh PT. Alexindo terbagi menjad i 3 (tiga) ap likasi,
diantaranya :
1. Produk yang dipakai untuk arsitek / konstruksi
Produk-produk di bawah ini termasuk kategori pemakaian dalam bidang
arsitek/ konstruksi, yaitu:
• Kusen/shopfront;
• Kaca untuk gedung/curtainwal;
• Pintu/door; dan
• Jendela/casement.
2. Produk yang dipakai untuk umum
Produk-produk di bawah ini dapat dipakai di mana saja, d isesuaikan
dengan kebutuhan pelanggan, dan bentuk yang diinginkan, yaitu:
• Alumunium yang berbentuk datar dan panjang/flat bar;
• Alumunium yang berbentuk siku/angle;
• Alumunium yang berbentuk huruf ‘u’/u channel; dan
66
• Alumunium yang berbentuk kotak/square.
3. Produk yang dipakai untuk industry , yaitu:
• Alat pendingin mesin mobil/heatsink;
• Box untuk mobil bak terbuka/car box; dan
• Perabot rumah tangga/furniture.
3.6 Gambaran Sistem Penjualan dan Piutang Dagang yang Berjalan
3.6.1 Dokumen Terkait
Dokumen-dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PT.
Alexindo adalah :
• Purchase Order
Berisi permintaan p roduk yang diinginkan o leh pelanggan;
• Formulir Informasi Pen jualan
Berisi jenis p roduk yang diinginkan, waktu penyerahan p roduk,
harga per p roduk, sistem pembayaran, minimum order, dan cara
pengemasan ;
• Sales Order 5 (lima) Rangkap
Berisi pemesanan produk yang sudah disetujui dan d itandatangani
oleh pelanggan, terdiri dari spesifikasi setiap produk yang
diinginkan (jenis, panjang dan berat produk), harga per p roduk,
kuantitas, dan jumlah keseluruhan (dalam rup iah). Warna putih
untuk Bagian Piutang, warna biru untuk Accounting, warna
kuning untuk Pengiriman (1 lembar) dan untuk PPC (1 lembar);
• Formulir Informasi Keterlambatan Pengir iman
Berisi pemberitahuan keterlambatan pengiriman barang dan
rencana pengiriman yang d itargetkan;
67
• Formulir M asukan Desain
Berisi gambar desain dan deskripsi profil yang diinginkan o leh
pelanggan ;
• Verifikasi Produk Hasil Trial
Berisi deskripsi p roduk yang diuji kelayakannya dan standar
kelayakan yang ditetapkan;
• Formulir Pembuatan Dies
Berisi gambar, ukuran dan proses untuk dies yang akan dibuat;
• Formulir Master Schedule
Berisi jadwal/skedul p roduksi harian yang akan dijalankan o leh
masing-masing bagian dalam divisi produksi sesuai dengan sales
order yang sudah disetujui;
• Formulir Permintaan Pengiriman
Berisi permintaan produk yang akan dikirim kepada pelanggan,
berserta nomor sales order, kuantitas, armada yang dipakai, dan
keterangannya;
• Surat Jalan 4 (empat) Rangkap
Berisi kuantitas barang, jenis barang, dan alamat pelanggan yang
dituju. Rangkap kesatu disimpan sebagai arsip oleh Bagian
Pengir iman, rangkap kedua diberikan kepada Pelanggan, rangkap
ketiga diber ikan kepada B agian Akuntansi, dan rangkap keempat
diberikan kepada Bagian Gudang;
• Formulir Tindakan Perbaikan dan Berita Acara
Berisi informasi mengenai masalah p roduk yang perlu dilakukan
perbaikan atau penggantian kepada pelanggan;
68
• Invoice
Berisi jumlah pembayaran sesuai dengan kuantitas barang yang
dipesan oleh pelanggan;
• Bukti Setor
Berisi jumlah pembayaran yang telah disetorkan oleh Bagian
Piutang kepada Bank;
• Laporan Penjualan
Berisi data penjualan per jenis barang sesuai dengan harga setiap
spesifikasi barang;
• Laporan Piutang
Berisi spesifikasi, kuantitas, harga barang, dan jumlah p iutang per
pelanggan ; dan
• Laporan Retur
Berisi data mengenai spesifikasi, jenis, dan harga barang untuk
setiap retur penjualan per pelanggan
3.6.2 Unit Fungsi yang Terkait
Berikut ini adalah beberapa fungsi yang terkait dalam sistem
informasi penjualan dan p iutang dagang yang ber jalan pada PT. Alexindo :
• Bagian Penjualan;
• Bagian Piutang;
• Bagian Penerimaan Kas;
• Bagian Gudang;
• Bagian Pengir iman ;
• Bagian Akuntansi;
69
• Bagian PPC;
• Bagian Workshop;
• Bagian Desain ; dan
• Bagian Quality Control;
3.6.3 Rich Picture Sistem Berjalan
Gambaran sistem informasi penjualan dan p iutang dagang yang
berjalan pada PT. Alexindo, dapat dilihat pada rich picture sistem berjalan.
Berikut ini adalah penjelasan dari dokumen pada rich p icture sistem berjalan
yang terdapat pada gambar 3.2 untuk penjualan tunai dan gambar 3.3 untuk
penjualan kredit :
• PO : Purchase Order
• FIP : Formulir Informasi Penjualan
• SO : Sales Order
• FM D : Formulir Masukan Desain
• FPD : Formulir Pembuatan Dies
• VPHT : Formulir Verif ikasi Produk Hasil Trial
• FPP : Formulir Permintaan Produk
• FTPBA : Formulir Tindakan Perbaikan dan Berita Acara
• FM S : Formulir Master Schedule
• FIKP : Formulir Informasi Keterlambatan Pengiriman
• SJ : Surat Jalan
• FP : Faktur Penjualan
• SR : Surat Retur
• BP : Bukti Pembayaran
70
• LPK : Laporan Penerimaan Kas
• LP : Laporan Penjualan
• LPT : Laporan Piutang
• LPR : Laporan Retur
71
Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Penjualan Tunai yang Ber jalan pada PT. Alexindo
72
Gambar 3.3 Rich Picture Sistem Penjualan Kredit yang Berjalan pada PT. Alexindo
73
3.6.4 Prosedur Berjalan
Sistem penjualan PT. Alexindo dimulai dengan melakukan transaksi
penjualan barang kepada pelanggan secara tunai dan kredit. Setiap pelanggan
yang baru pertama kali melakukan pembelian d i PT. Alexindo, harus
melakukan pembelian secara tunai terlebih dahulu, dengan sistem
pembayaran 30% DP (Down Payment) dan 70% CBD (Cash Before
Delivery). Apabila pelanggan ingin melakukan pembelian kredit, maka akan
dilihat terlebih dahulu bagaimana performance pelanggan dalam pembayaran
piutangnya selama jangka waktu 6 bulan sebelumnya. Pelanggan pada PT.
Alexindo terdiri dar i 70% distributor, 20% industri, dan 10% proyek.
3.6.4.1 Prosedur Penjualan Tunai
Proses transaksi penjualan tunai pada PT. Alexindo dapat
dirinci untuk setiap bagian dalam perusahaan sebagai ber ikut :
• Bagian Penjualan
1. Menerima purchase order dari pelanggan melalui
telepon, fax atau email; dan menawarkan produk
kepada pelanggan dengan memberikan formulir
informasi penjualan sebagai umpan balik dari purchase
order yang diberikan pelanggan;
2. Menyerahkan sales order tersebut :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Pen jualan;
Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Akuntansi;
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Pengiriman ; dan
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian PPC
74
3. Pelanggan melakukan pembayaran Down Payment
(DP) sebesar 30% ke Bagian Penjualan. Pembayaran
dapat dilakukan dengan transfer ke rekening bank PT.
Alexindo.
4. M enyerahkan Formulir Masukan Desain ke Bagian
Desain.
5. M enerima Formulir Informasi Keterlambatan
Pengir iman dari Bagian PPC apabila terdapat masalah
selama p roses produksi, sehingga p roduk tidak selesai
tepat pada waktunya.
6. M enginformasikan jadwal pengir iman baru kepada
pelanggan.
7. Menerima Surat Jalan rangkap 4 dari Bagian
Pengir iman untuk membuat Faktur Penjualan.
8. M embuat Faktur Penjualan rangkap 4 dan
menyerahkannya kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penjualan
Rangkap 2 diserahkan ke Pelanggan
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Akuntansi
9. M enerima Bukti Pembayaran rangkap 2 dari Bagian
Penerimaan Kas.
10. Menerima keluhan dari pelanggan mengenai produk
yang harus diretur.
11. Menyerahkan p roduk ke Bagian Quality Control
untuk diverifikasi ulang.
75
12. M embuat Surat Retur rangkap 4 dan menyerahkannya
kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penjualan
Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pelanggan
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Gudang
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian Akuntansi
13. M embuat dan menyerahkan Formulir Tindakan
Perbaikan dan Berita Acara ke Kepala Bagian
Pemasaran.
14. M embuat dan menyerahkan Laporan Penjualan ke
Kepala Bagian Pemasaran.
15. M embuat dan menyerahkan Laporan Retur ke Kepala
Bagian Akuntansi dan Keuangan.
• Bagian Pener imaan Kas
1. Pelanggan melakukan pembayaran Down Payment
(DP) sebesar 30% ke Bagian Penjualan. Pembayaran
dapat dilakukan dengan transfer ke rekening bank PT.
Alexindo.
2. M enerima bank advice dari bank sebagai bukti
pembayaran DP pelanggan sebesar 30%.
3. M embuat Bukti Pembayaran rangkap 3 dan
menyerahkannya kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penerimaan Kas
Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Penjualan
Rangkap 3 diserahkan ke Pelanggan
76
4. Pelanggan melakukan sisa pembayaran Cash Before
Delivery (CBD) sebesar 70% sebagai pelunasan
pembayaran sebelum barang dikirimkan.
5. M enerima bank advice dari bank sebagai bukti
pembayaran CBD pelanggan sebesar 70%. Bagian
Penerimaan Kas akan membuat Bukti Kas Masuk
rangkap 3 dan didistribusikan sama seperti proses
pembayaran DP sebelumnya.
6. M embuat Laporan Penerimaan Kas dan
menyerahkannya ke Kepala Bagian Akuntansi dan
Keuangan.
• Bagian Gudang
1. M enerima produk jadi dari Bagian Workshop.
2. M enerima Formulir Permintaan Produk dari Bagian
Pengir iman sebagai tanda bahwa p roduk harus segera
diserahkan. Menyiapkan p roduk yang akan dik irim
sesuai dengan Formulir Permintaan Produk.
3. M emberikan p roduk kepada Bagian Pengiriman
beserta lampiran Formulir Permintaan Produk.
4. M enerima Surat Retur rangkap 3 dari Bagian
Penjualan sebagai persiapan untuk menerima barang-
barang yang akan diretur.
77
• Bagian Pengir iman
1. M enerima Sales Order rangkap 3 dari Bagian
Penjualan sebagai pemberitahuan mengenai tanggal
pengiriman p roduk kepada pelanggan.
2. M eminta produk kepada Bagian Gudang dengan
menyerahkan Formulir Permintaan Produk.
3. M enerima produk dari Bagian Gudang sesuai dengan
jumlah dan spesifikasi p roduk yang diinginkan,
beserta Formulir Permintaan Produk yang sudah
ditandatangan i oleh B agian Gudang.
4. M enyerahkan produk kepada pelanggan.
5. M embuat Surat Jalan rangkap 3 dan
mendistribusikannya kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Pengiriman
Rangkap 2 diserahkan ke Pelanggan
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Penjualan
• Bagian Akuntansi
1. M enerima Sales Order rangkap 3 dari Bagian
Penjualan sebagai informasi awal adanya kesepakatan
penjualan.
2. M enerima Faktur Penjualan rangkap 3 dari Bagian
Penjualan untuk membukukan penjualan. Melakukan
pencatatan pada jurnal penjualan dari informasi yang
terdapat pada faktur penjualan.
78
3. M enerima Surat Retur rangkap 4 dari Bagian
Penjualan untuk membukukan retur dan melakukan
pencatatan pada jurnal retur penjualan dar i informasi
yang terdapat pada surat retur. Kemudian melakukan
pencatatan pada jurnal penerimaan kas berdasarkan
dokumen-dokumen yang telah disebutkan.
• Bagian PPC
1. M enerima Sales Order rangkap 4 dari Bagian
Penjualan untuk persiapan p roduksi.
2. M enerima Formulir Pembuatan Dies dari Bagian
Workshop.
3. M embuat Formulir Master Schedule dan
menyerahkannya ke Bagian Workshop.
4. M embuat Formulir Informasi Keterlambatan
Pengir iman dan menyerahkannya ke Bagian
Penjualan.
• Bagian Workshop
1. M enerima desain produk baru dari Bagian Desain.
2. M engirimkan produk jadi ke Bagian Quality Control
untuk diperiksa kesesuaian standar p roduknya.
3. M embuat Formulir Pembuatan Dies dan
menyerahkannya ke Bagian PPC.
79
4. M embuat dies sesuai dengan gambar desain dan
menginformasikan kepada Bagian Desain apabila
terjadi kesalahan desain.
5. M enerima Formulir Master Schedule dar i Bagian PPC
agar p roses p roduksi dapat segera dilakukan.
6. M enyerahkan produk jadi ke Bagian Gudang.
• Bagian Desain
1. M enerima Formulir Masukan Desain dari Bagian
Penjualan dan membuat desain sesuai dengan
keinginan pelanggan.
2. M emberikan desain p roduk baru ke Bagian Workshop
untuk segera dip roduksi.
3. M enerima Formulir Ver ifikasi Produk Hasil Trial dari
Bagian Quality Control.
4. M emberikan konfirmasi Verifikasi Produk Hasil
Trial.
• Bagian Quality Control
1. M enerima p roduk jadi dari Bagian Workshop untuk
diperiksa dan memberikan jaminan mutu bahwa
semua p roduk yang sudah diperiksa sesuai dengan
standar mutu yang ditetapkan oleh Bagian Quality
Control.
2. M embuat Formulir Verifikasi Produk Hasil Trial dan
menyerahkannya ke Bagian Desain. Jika p roduk tidak
80
sesuai dengan standar mutu yang ada, maka
dikembalikan ke B agian Workshop untuk diteliti
kembali.
3. Apabila ada masalah sewaktu p roduk sampai ke
tangan pelanggan, maka pada saat p roses retur, barang
dikembalikan ke Bagian Quality Control.
3.6.4.2 Prosedur Penjualan Kredit
Proses transaksi penjualan kredit pada PT. Alexindo dapat
dirinci untuk setiap bagian dalam perusahaan sebagai ber ikut :
• Bagian Penjualan
1. M enerima purchase order dari pelanggan melalui
telepon, fax atau email dan menawarkan produk
kepada pelanggan dengan member ikan formulir
informasi penjualan sebagai umpan balik dari
purchase order yang diberikan pelanggan.
2. M emeriksa status kredit berdasarkan keadaan p iutang
pelanggan.
3. Jika kredit tidak disetujui, maka bagian penjualan
menolak purchase order dari pelanggan dan
menginformasikan kepada pelanggan.
4. Jika kredit disetujui, maka bagian penjualan akan
membuat sales order sebanyak 4 rangkap dan
memberikannya kepada pelanggan untuk
ditandatangan i.
81
5. M enyerahkan sales order tersebut :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penjualan
Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Akuntansi
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Pengir iman
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian PPC
6. M enyerahkan Formulir Masukan Desain ke Bagian
Desain.
7. M enerima Formulir Informasi Keterlambatan
Pengir iman dari Bagian PPC apabila terdapat masalah
selama p roses produksi, sehingga p roduk tidak selesai
tepat pada waktunya.
8. M enerima Surat Jalan rangkap 4 dari Bagian
Pengir iman untuk membuat Faktur Penjualan.
9. M enginformasikan jadwal pengir iman baru kepada
pelanggan.
10. M embuat Faktur Penjualan rangkap 4 dan
menyerahkannya kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penjualan
Rangkap 2 diserahkan ke Pelanggan
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Akuntansi
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian Piutang
11. M enerima Bukti Pembayaran rangkap 2 dari Bagian
Penerimaan Kas.
12. M enerima keluhan dari pelanggan mengenai produk
yang harus diretur.
82
13. M enyerahkan p roduk ke Bagian Quality Control
untuk diverifikasi ulang.
14. Membuat Surat Retur rangkap 4 dan menyerahkannya
kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penjualan
Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pelanggan
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Gudang
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian Akuntansi
15. M embuat dan menyerahkan Formulir Tindakan
Perbaikan dan Berita Acara ke Kepala Bagian
Pemasaran.
16. M embuat dan menyerahkan Laporan Penjualan ke
Kepala Bagian Pemasaran.
17. M embuat dan menyerahkan Laporan Retur ke Kepala
Bagian Akuntansi dan Keuangan.
• Bagian Piutang
1. M enerima Surat Jalan rangkap 3 dari Bagian
Pengir iman untuk melengkap i file pelanggan.
2. M enerima Faktur Penjualan rangkap 4 dari Bagian
Penjualan untuk kelengkapan informasi pelanggan.
3. M enerima Surat Retur rangkap 2 dari Bagian
Penjualan untuk melengkapi informasi mengenai
pelanggan.
4. M enerima Bukti Pembayaran rangkap 3 dari Bagian
Penerimaan Kas sebagai bukti pembayaran pelanggan.
83
5. M embuat dan menyerahkan Laporan Piutang ke
Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan.
• Bagian Pener imaan Kas
1. Apabila pelanggan membayar dengan cara
mentransfer sejumlah uang ke bank, maka bagian
penerimaan kas akan menerima bank advice dari
bank.
2. Apabila pelanggan membayar dengan bilyet giro,
maka bagian penerimaan kas akan mener ima bukti
setor dari bank.
3. M embuat Bukti Pembayaran dan menyerahkannya
kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Penerimaan Kas
Rangkap 2 diserahkan ke Bagian Penjualan
Rangkap 3 diserahkan ke Pelanggan
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian Piutang
4. M embuat Laporan Penerimaan Kas dan
menyerahkannya ke Kepala Bagian Akuntansi dan
Keuangan.
• Bagian Gudang
1. M enerima produk jadi dari Bagian Workshop.
2. M enerima Formulir Permintaan Produk dari Bagian
Pengir iman sebagai tanda bahwa p roduk harus segera
84
diserahkan dan meny iapkan produk yang akan dik irim
sesuai dengan Formulir Permintaan Produk.
3. M emberikan p roduk kepada Bagian Pengiriman
beserta lampiran Formulir Permintaan Produk.
4. M enerima Surat Retur rangkap 3 dari Bagian
Penjualan sebagai persiapan untuk menerima barang-
barang yang akan diretur.
• Bagian Pengir iman
1. M enerima Sales Order rangkap 3 dari Bagian
Penjualan sebagai pemberitahuan mengenai tanggal
pengiriman p roduk kepada pelanggan.
2. M eminta produk kepada Bagian Gudang dengan
menyerahkan Formulir Permintaan Produk.
3. M enerima produk dari Bagian Gudang sesuai dengan
jumlah dan spesifikasi p roduk yang diinginkan,
beserta Formulir Permintaan Produk yang sudah
ditandatangan i oleh B agian Gudang.
4. M enyerahkan produk kepada pelanggan.
5. M embuat Surat Jalan rangkap 4 dan
mendistribusikannya kepada :
Rangkap 1 diarsipkan oleh Bagian Pengiriman
Rangkap 2 diserahkan ke Pelanggan
Rangkap 3 diserahkan ke Bagian Piutang
Rangkap 4 diserahkan ke Bagian Penjualan
85
• Bagian Akuntansi
1. M enerima Sales Order rangkap 3 dari Bagian
Penjualan sebagai informasi awal adanya kesepakatan
penjualan.
2. M enerima Faktur Penjualan rangkap 3 dari Bagian
Penjualan untuk membukukan penjualan dan
melakukan pencatatan pada jurnal penjualan dari
informasi yang terdapat pada faktur penjualan.
3. M enerima Surat Retur rangkap 4 dari Bagian
Penjualan untuk membukukan retur dan melakukan
pencatatan pada jurnal retur penjualan dar i informasi
yang terdapat pada surat retur. Kemudian melakukan
pencatatan pada jurnal penerimaan kas berdasarkan
dokumen-dokumen yang telah disebutkan.
• Bagian PPC
1. M enerima Sales Order rangkap 4 dari Bagian
Penjualan untuk persiapan p roduksi.
2. M enerima Formulir Pembuatan Dies dari Bagian
Workshop.
3. M embuat Formulir Master Schedule dan
menyerahkannya ke Bagian Workshop.
4. M embuat Formulir Informasi Keterlambatan
Pengir iman dan menyerahkannya ke Bagian
Penjualan.
86
• Bagian Workshop
1. M enerima desain produk baru dari Bagian Desain.
2. M engirimkan produk jadi ke Bagian Quality Control
untuk diperiksa kesesuaian standar p roduknya.
3. M embuat Formulir Pembuatan Dies dan
menyerahkannya ke Bagian PPC.
4. M embuat dies sesuai dengan gambar desain dan
menginformasikan kepada Bagian Desain apabila
terjadi kesalahan desain.
4. M enerima Formulir Master Schedule dar i Bagian PPC
agar p roses p roduksi dapat segera dilakukan.
5. M enyerahkan produk jadi ke Bagian Gudang.
• Bagian Desain
1. M enerima Formulir Masukan Desain dari Bagian
Penjualan dan membuat desain sesuai dengan
keinginan pelanggan.
2. M emberikan desain p roduk baru ke Bagian Workshop
untuk segera dip roduksi.
3. M enerima Formulir Ver ifikasi Produk Hasil Trial dari
Bagian Quality Control.
4. Memberikan konfirmasi Verifikasi Produk Hasil Trial.
• Bagian Quality Control
1. M enerima p roduk jadi dari Bagian Workshop untuk
diperiksa dan memberikan jaminan mutu bahwa
87
semua p roduk yang sudah diperiksa sesuai dengan
standar mutu yang ditetapkan oleh Bagian Quality
Control.
2. M embuat Formulir Verifikasi Produk Hasil Trial dan
menyerahkannya ke Bagian Desain. Jika p roduk tidak
sesuai dengan standar mutu yang ada, maka
dikembalikan ke B agian Workshop untuk diteliti
kembali.
3. Apabila ada masalah sewaktu p roduk sampai ke
tangan pelanggan, maka pada saat p roses retur, barang
dikembalikan ke Bagian Quality Control.
3.6.5 Analisis Temuan dan Usulan Rekomendasi
1. Tidak adanya ketersediaan informasi p iutang pelanggan secara
cepat dan akurat.
Informasi mengenai p iutang pelanggan dibutuhkan untuk
mengevaluasi performance pembayaran pelanggan. Akan tetapi,
informasi mengenai piutang pelanggan yang terdapat pada
perusahaan hanya menjelaskan jumlah piutang per pelanggan tanpa
adanya detail umur p iutang. Perusahaan membutuhkan informasi
mengenai umur piutang untuk mengetahui kapan harus
mengirimkan reminder letter kepada pelanggan. Pada saat ini,
frekuensi pengiriman reminder letter tidak terjadwal secara
periodik, seperti bulanan atau sesuai dengan kategori aging. Selain
itu, untuk mendapatkan jumlah piutang yang akan ditagihkan
88
kepada pelanggan harus ditelusuri satu per satu dari faktur
penjualan yang belum dibayar.
Sistem Informasi Akuntansi yang baik harus memilik i
pengendalian p iutang pelanggan yang terorganisasi dengan baik.
Pengendalian yang harus dimilik i adalah pengendalian terhadap
p roses edit dan entri data (Romney dan Steinbart, 2006, p .31).
Selain itu menurut Romney dan Steinbart (2006, p.11), persetujuan
kredit yang dilakukan harus memperhatikan limit kredit untuk
setiap pelanggan berdasarkan histori catatan kredit pelanggan dan
kemampuannya untuk melunasi hutang tepat waktu. Pengendalian
tersebut dapat dicapai dengan adanya sistem informasi yang
terkomputerisasi, dimana semua data yang dientri dan died it dapat
dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang pada saat
p roses login.
Penyebab atas timbulnya masalah ini adalah pengelolaan
data piutang saat ini masih dilakukan secara manual, sehingga
manajemen kesulitan untuk membuat analisis umur p iutang, karena
pengolahan data tersebut membutuhkan waktu yang lama dan
pembuatan aging tidak dapat dilakukan secara manual. Selain itu
data mengenai piutang pelanggan tidak dapat diekstrak dengan
cepat karena tidak memiliki sistem yang terintegrasi untuk
mengumpulkan informasi yang diinginkan dari setiap bagian.
Masalah ini dapat menimbulkan kerugian pada perusahaan,
yaitu kontrol p iutang menjadi lemah karena dapat menimbulkan
bertambahnya p iutang tak tertagih (kredit macet) pada perusahaan.
89
Hal itu akan berdampak pada lambatnya turnover dari p iutang,
sehingga arus kas (cashflow) perusahaan terganggu dan kehilangan
opportunity cost karena seharusnya pembayaran p iutang tersebut
dapat diinvestasikan lebih awal.
Rekomendasi atas masalah ini adalah perusahaan membuat
analisis umur p iutang yang terkomputerisasi, sehingga kebutuhan
informasi p iutang yang berkaitan dengan analisis umur p iutang
pelanggan dapat dibuat. Pembuatan analisis umur piutang untuk
setiap pelanggan dianjurkan supaya informasi tanggal jatuh tempo
p iutang setiap pelanggan dapat dilihat dari sistem yang baru. Hal
ini dapat membantu perusahaan untuk mengetahui piutang mana
yang sudah lewat tanggal jatuh tempo, sehingga dapat dilakukan
peringatan untuk pelanggan yang kurang tertib. Per ingatan tersebut
dilakukan dengan membuat satu penambahan dokumen, yaitu
Reminder Letter. Selain itu perlu dibuat database p iutang
pelanggan yang up to date dan terhubung dengan sistem penjualan
dan piutang yang dibuat, sehingga dapat mengetahui informasi
p iutang pelanggan yang sudah lewat jatuh tempo dan dapat
mengetahui dengan cepat kapan reminder letter harus dikirimkan
ke pelanggan. Dengan adanya sistem informasi penjualan dan
p iutang dagang yang terkomputerisasi dapat membuat kegiatan
operasi perusahaan berjalan lebih ef isien dan pencarian informasi
yang dibutuhkan oleh perusahaan menjad i leb ih cepat karena segala
sesuatunya sudah tersimpan dalam database. Selain itu, proses
administrasi penjualan sejak diterimanya order hingga penagihan
90
p iutang menjadi lebih pendek dan singkat. Pembuatan sistem
terkomputerisasi juga dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan
penjualan di masa depan, sehingga dapat mengurangi waktu yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi penjualan yang terjadi.
2. Penjualan kred it kepada pelanggan yang memiliki catatan kredit
buruk oleh fungsi penjualan
Otorisasi pemberian kredit saat ini digabungkan pada fungsi
penjualan. Tugas fungsi penjualan saat ini antara lain
melaksanakan penjualan, melakukan survey pasar, melakukan
kunjungan berkala ke pelanggan, menganalisa permohonan kredit
setiap pelanggan, men ingkatkan penjualan dan menjamin
tercapainya target penjualan.
Penjualan kred it kepada pelanggan merupakan salah satu
aktivitas yang terdapat dalam proses entri pesanan penjualan.
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p .31), pengendalian dalam
persetujuan kredit seharusnya dilakukan oleh manajer kredit, bukan
oleh bagian penjualan dan diperlukan catatan yang akurat atas
saldo rekening pelanggan. Selain itu, salah satu unsur pokok
pengendalian internal adalah sebuah struktur organisasi harus
memiliki pemisahan tanggung jawab fungsional secara tegas (Hall,
2008, p .150).
Pengendalian internal dalam persetujuan kredit pelanggan
kurang berjalan dengan baik saat in i. Hal ini disebabkan karena
perusahaan merasa penambahan fungsi kredit akan menambah
91
biaya yang harus dikeluarkan karena adanya penambahan sumber
daya manusia dan pelatihan (training) yang harus dilakukan,
sehingga dirasa tidak efektif untuk dilakukan. Selain itu perusahaan
tidak mempunyai p rosedur kredit yang tertulis.
Hal ini dapat menimbulkan terjad inya kecurangan, seperti
pemberian persetujuan kredit yang melampaui batas limit kredit
atau pelanggan yang limit kreditnya sudah habis, ataupun
member ikan fasilitas kredit kepada pelanggan yang kredibilitasnya
diragukan. Hal itu dilakukan semata-mata hanya untuk menaikkan
dan memenuhi target penjualan, padahal kondisi piutang dan arus
kas perusahaan terancam.
Rekomendasi yang diberikan untuk menghindari terjadinya
kerugian dan memperbaik i internal kontrol pada perusahaan adalah
dengan melakukan pemisahan tanggung jawab antara fungsi
penjualan dan fungsi kredit. Seharusnya yang menangani otorisasi
kredit adalah fungsi kredit, yang merupakan fungsi terpisah dari
fungsi penjualan. Hal ini d imaksudkan agar pengendalian internal
dalam perusahaan lebih baik dan perusahaan terhindar dari resiko
kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan. Fungsi penjualan
bertanggung jawab dalam melayani pesanan pelanggan, sedangkan
untuk otorisasi pemberian kredit pelanggan ditangani o leh fungsi
kredit. Tentunya otorisasi pemberian kredit oleh fungsi kredit
dilakukan sesuai dengan kriteria penilaian yang d itetapkan dan
perlu diadakan kunjungan lokasi (survey) ke lokasi pelanggan.
92
3. Tidak terdapat kriteria pemberian kredit untuk pelanggan dan limit
kredit yang diberikan seringkali melewati batas yang ditentukan
perusahaan.
Limit kred it yang diberikan kepada pelanggan d i
perusahaan saat ini bersifat fluktuatif. Limit kredit untuk setiap
pelanggan yang diberikan persetujuan kred it berbeda-beda.
Terdapat pelanggan yang diberikan limit kredit tinggi hanya karena
pelanggan tersebut merupakan kerabat atau rekomendasi dari rekan
bisnis perusahaan, sedangkan hal tersebut sangat tidak adil
mengingat banyak pelanggan yang melakukan transaksi besar
tetap i pemberian limit kreditnya dapat berbeda-beda.
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p .11), penjualan
secara kred it harus mendapatkan persetujuan terlebih dahulu
sebelum d iproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan
pembayaran yang baik (tidak melewati tanggal jatuh tempo),
pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak
dibutuhkan. Batas kredit (saldo kredit maksimum yang diizinkan)
dibutuhkan untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit
pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar.
Penetapan limit kredit pada sistem yang berjalan d i
perusahaan saat ini belum memadai karena tidak memiliki kriteria /
batasan yang dapat menentukan apakah suatu permohonan kredit
dapat diterima atau ditolak.
Tidak adanya kriteria pemberian kredit pada perusahaan
dapat mengakibatkan pemberian limit kredit yang melampaui batas
93
yang sudah ditetapkan sebelumnya, sehingga resiko p iutang tak
tertagih atau keterlambatan pelunasan p iutang dapat terjadi.
Dengan adanya hal tersebut, arus kas perusahaan terganggu karena
banyak pelanggan yang sebenarnya kurang memenuhi kualif ikasi
untuk mendapatkan kredit dan tidak memiliki kas yang cukup
untuk membayar hutangnya.
Rekomendasi yang diberikan untuk permasalahan ini adalah
dengan membuat kriteria penetapan limit kredit yang sesuai dengan
setiap tipe pelanggan yang ada pada perusahaan, sehingga semua
pelanggan yang mendapatkan persetujuan kredit merupakan
pelanggan yang memang memenuhi kualifikasi penilaian yang
ditetapkan perusahaan. Batasan waktu penagihan dan jumlah kredit
untuk setiap pelanggan perlu dibuat agar terhindar dari resiko-
resiko, seperti piutang yang melewati batas jatuh tempo dan
p iutang tak tertagih. Hal ini sangat penting, mengingat bahwa
penetapan limit kredit yang jelas dapat mengh indari perusahaan
dari ancaman kerugian. Untuk menentukan apakah seorang
pelanggan dinilai layak untuk mendapatkan kredit dan berapa
jumlah limit kredit yang diberikan, maka perlu ditetapkan kriteria-
kriteria yang dapat menunjang penilaian tersebut. Penilaian kredit
untuk setiap pelanggan pada PT. Alexindo berbeda-beda dan
disesuaikan dengan tipe pelanggan yang ada. Tipe pelanggan pada
perusahaan terdiri dari distributor, industri dan p royek. Hanya
pelanggan tipe distributor yang dapat melakukan pembelian kredit
walaupun distributor tersebut merupakan pelanggan baru, karena
94
transaksi penjualan yang dilakukan distributor tergolong besar.
Sedangkan untuk pelanggan tipe industri dan proyek, dapat
melakukan pembelian kredit apabila sudah men jadi pelanggan
selama 6 (enam) bulan atau lebih, terhitung sejak awal menjadi
pelanggan. Pen ilaian kred it yang dilakukan oleh sistem dimulai
apabila jaminan yang diberikan oleh pelanggan lebih kecil dari
jumlah kredit yang diajukan. Sistem akan melakukan penilaian
sebagai pertimbangan apakah pelanggan tersebut layak untuk
mendapatkan persetujuan kredit atau tidak. Apabila jaminan yang
diberikan oleh pelanggan dinilai sama atau lebih dar i jumlah kredit
yang diajukan, maka pelanggan mendapatkan persetujuan kredit
dan sistem tidak perlu melakukan penilaian lebih lanjut. Terdapat 3
(tiga) kr iteria dan bobot penilaian masing-masing kriteria yang
ditetapkan untuk melakukan penilaian kredit leb ih lanjut pada
distributor baru, yaitu lokasi pelanggan (30%) dan neraca (70%).
Kriteria penilaian untuk pelanggan tipe industri dan proyek terdiri
dari lokasi pelanggan (20%), neraca yang diber ikan (30%), dan
performance pembayaran pelanggan (50%). Kriteria penilaian
untuk distributor lama yang ingin menambah limit kreditnya adalah
adanya lokasi pelanggan (20%), neraca (30%), dan melihat apakah
pelanggan mempunyai p iutang yang belum dibayar atau tidak
(50%). Piutang penting untuk diketahui oleh bagian kredit, karena
dapat dilihat performance dari pelanggan lama dalam membayar
hutangnya. Neraca hanya diperlukan jika pelanggan merupakan
badan usaha dan pengajuan kred itnya dalam jumlah besar.
95
Penilaian untuk neraca menggunakan current ratio, yaitu current
asset dibagi dengan current liabilities. Ratio ini menun jukkan
kemampuan perusahaan untuk membiayai hutangnya dengan
current asset. Untuk kriteria yang sekarang diterapkan pada PT.
Alexindo, mengenai apakah pelanggan tersebut merupakan kerabat
atau rekomendasi dar i rekan bisnis dihilangkan dar i kriteria
pemberian kredit, karena kemampuan kerabat tidak ada
hubungannya dengan penilaian calon pelanggan, sehingga dinilai
kurang relevan. Penilaian setiap kriteria kred it yang diber ikan
kepada pelanggan dapat berupa sebagai berikut :
• Lokasi : 10 = Tidak strategis
20 = Kurang strategis
30 = Strategis
• Performance Pembayaran : 10 = Pembayaran > 60 hari
20 = Pembayaran > 30 hari dan
< 60 hari
30 = Pembayaran ≤ 30 hari
• Neraca : 10 = current ratio < 1
20 = current ratio = 1
30 = current ratio > 1
Kriteria penilaian di atas menunjukkan bahwa angka 10 merupakan
kriteria yang paling jelek, angka 20 sedang, dan angka 30
merupakan kriteria yang dianggap paling baik. Apabila kriteria
96
penilaian untuk setiap pelanggan dijumlahkan, maka diperoleh total
nilai tertinggi adalah 30 dan terendah adalah 10. Jadi, untuk total
nilai 10 – 17 “tidak mendapatkan kredit” dan total nilai 18 - 30
“mendapatkan kredit”. Contoh ilustrasi penilaian kredit untuk
pelanggan tipe distributor lama dapat dilihat pada tabel 3.1 sebagai
berikut :
Tabel 3.1 Contoh Kriteria Penilaian untuk Tipe Pelanggan
Distributor Lama
Kriteria Penilaian
Lokasi (20%)
Neraca (30%)
Performance Pembayaran
(50%) Total Nilai
10 20 30 10 20 30 10 20 30
(30x20%) + (20x30%) + (10x50%) = 17 Ditolak