54

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Sejarah Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jakarta

Universitas Pembangunan Nasional (UPN) “Veteran” Jakarta

berkembang dari semula tiga akademi yaitu akademi bank, akademi tekstil, dan

akademi tata laksana pelayaran Yos Sudarso dibawah lembaga pembinaan Kader

Pembangunan disahkan akte notaris R. Kardiman Nomor 14, 7 Januari 1963.

Ketiga akademi ini kemudian diintegrasikan di bawah satu atap PTPN “Veteran”

Yogyakarta, di Jakarta disebut PTPN “Veteran” Cabang Jakarta.

Sejak 1977 PTPN “Veteran” berubah menjadi Universitas Pembangunan

Nasional “Veteran”, hingga PTPN “Veteran” Cabang Jakarta menjadi

Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Cabang Jakarta. Pada 1980 UPN

“Veteran” Cabang Jakarta menambah jurusan baru yaitu Pendidikan Ahli Teknik

Informatika dan Komputer. Tahun 1997, Akademi Akuntansi dan Akademi

Teknik di bawah Yayasan Pembinaan Keluarga (YPK) UPN "“Veteran”" Cabang

Jakarta diintegrasikan kedalam UPN “Veteran” Cabang Jakarta hingga sejak itu

terdapat enam program studi yaitu Akademi Bank, Akademi Akuntansi

“Veteran”, Akademi Teknik “Veteran”, Akademi Tekstil, Akademi Bangunan

Kapal, serta PAT. Informatika dan Komputer.

Sejak 1993 melalui Keputusan Bersama Mendikbud dan Menhankam,

UPN “Veteran” Cabang Jakarta berdiri mandiri sebagai Perguruan Tinggi hingga

pembinaannya beralih dari Dephankam (selaku perguruan tinggi kedinasan) ke

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Sejak saat itulah Fakultas Kedokteran

55

dimulai yang kemudian disusul Akademi Keperawatan dan Akademi Fisioterapi.

Belakangan, beralihnya status dari perguruan tinggi kedinasan menjadi

perguruan tinggi swasta mengandung semangat kepeloporan yang masih terus

menjadi salah satu nilai moral institusi.

3.1.1 Tugas Pokok dan Fungsi

Sebagai sebuah Universitas, UPN “Veteran” Jakarta memiliki

tugas pokok yang dilaksanakan dengan fungsi – fungsi yang akan dibahas

di bawah ini.

3.1.1.1 Tugas Pokok

Universitas mempunyai tugas pokok menyelenggarakan

pendidikan tinggi yang meliputi pendidikan dan pengajaran,

penelitian dan pengembangan, pengabdian kepada masyarakat,

dan kekegatan – kegiatan akademik serta pelestarian dan

pengembangan ilmu atau seni lainnya berikut administrasinya

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang – undangan yang

berlaku.

3.1.1.2 Fungsi

Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, Universitas

mempunyai fungsi :

1. Menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran serta

pengembangannya sesuai dengan lingkup kewenangan dan

kemampuannya.

56

2. Menyelenggarakan penelitian dan pengembangan dalam

ilmu pengetahuan dan teknologi ,seni dan budaya.

3. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat.

4. Menyelenggarakan pembinaan sivitas akademika.

5. Menyelenggarakan kerjasama dengan lembaga – lembaga baik

didalam maupun di luar negeri

6. Menyelenggarakan kegiatan pembinaan administrasi dan

pembinaan teknis di lingkungan Universitas.

3.2 Struktur Organisasi

YKPP/BP DIK

BPH UPNV

REKTOR

WAREK I WAREK I I WAREK I II

SENATUNIVERSITAS

DEWANPENYANTUN

BPM

SEKRET ARIAT

P3AI

KORPRI KOPERASI BUU PUSBANKUM

PUSPAW IMAYA

BIRO ADMAKADEMIK

BIROUMUM

BIRORENGARKU

BIROKERMAW A

PUSBABIMKAR

UPTPOLIKLINIK

UPTPERPUSTAKAAN

UPTPUSKO M

PPS LPPM

FAKULTAS

UnsurPimpinan

UnsurPelaksana

Administrasi

UnsurPenunjang

UnsurPelaksanaAkademik

Keterangan :

: Istruktif /Direkt if

: Pengawasan

: Koordinasi / Konsul tasi

: Pembinaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi UPN “Veteran” Jakarta

57

3.2.1 Susunan Organisasi

Susunan organisasi Universitas Pembangunan Nasional “Veteran”

Jakarta terdiri dari :

1. Unsur Pimpinan adalah :

a. Rektor

b. Wakil Rektor yang terdiri atas :

1. Wakil Rektor I / Bidang Akademik

2. Wakil Rektor II / Bidang Umum

3. Wakil Rektor III / Bidang Kerjasama dan Kemahasiswaan

2. Unsur Penjaminan Mutu

- Badan Penjaminan Mutu (BPM)

3. Pusat Pengembangan dan Peningkatan Aktivitas Instruksional (P3AI)

4. Sekretariat

- Sekretariat Universitas

5. Unsur Pelaksana Administrasi, terdiri dari :

a. Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan (Ro Rengarku)

b. Biro Umum (Ro Umum)

c. Biro Kerjasama dan Kemahasiswaan (Ro Kermawa)

d. Biro Administrasi Akademik (Ro AA)

6. Unsur Pelaksana Akademik, terdiri dari :

a. Bidang Pendidikan dan Pengajaran, meliputi:

1. Fakultas Ekonomi

2. Fakultas Teknik

3. Fakultas Kedokteran

58

4. Fakultas Ilmu Komputer

5. Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

6. Fakultas Ilmu Hukum

7. Fakultas Ilmu – ilmu Kesehatan

8. Fakultas Pascasarjana

7. Unsur Penunjang, terdiri dari :

a. Pusat Bahasa dan Bimbingan Karier

b. UPT Perpustakaan

c. UPT Pusat Komputer

d. UPT Poliklinik

e. Laboratorium dan atau Studio

8. Unsur – unsur Kelengkapan Universitas/Fakultas/PPs terdiri dari :

a. Dewan Penyantun

b. Senat Universitas

c. Senat – senat Fakultas/Program Pascasarjana

d. Unit – unit Organisasi Ekstra Struktural, meliputi :

1. Korpri

2. Primkop

3. Badan Usaha Universitas (BUU)

4. Pusbankum

5. Puspawimaya

59

3.2.2 Fungsi dan Wewenang

Berdasarkan struktur organisasi di atas (Gambar 3.1). Terdapat

tugas pokok beserta wewenang setiap bagian – bagiannya, antara lain :

a. Rektor

Rektor mempunyai tugas pokok yaitu memimpin

penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan

pengembangan, pengabdian kepada masyarakat, pembinaan sivitas

akademika, pembinaan tenaga teknis dan tenaga administrasi,

menyelenggarakan kerjasama dengan lembaga lain serta hubungan

dengan lingkungannya

Fungsi :

- Memberikan pertimbangan dan saran kepada Ketua YKPP, melalui

Kepala Badan Pelaksana Pendidikan berkaitan dengan pembinaan dan

pengembangan Universitas sesuai peraturan dan perundangan yang

berlaku

- Menentukan kebijakan dan pengambilan keputusan dalam memimpin

Universitas sesuai kewenangannya guna menjamin terselenggaranya

fungsi-fungsi Universitas

- Mengkoordinasikan, mengawasi dan mengendalikan penyelenggaraan

fungsi-fungsi Universitas

- Membuat laporan – laporan kinerja Universitas beserta hasil – hasilnya

baik rutin, sewaktu – waktu bila diminta atau diperlukan dan laporan

umum tahunan

- Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, lembaga dan

60

badan-badan swasta maupun pemerintahan di dalam maupun di luar

negeri

- Menyusun rencana strategis yang memuat tujuan dan sasaran

perguruan tinggi yang hendak dicapai dalam jangka waktu 5 (lima) tahun

Wewenang :

Rektor mempunyai wewenang dalam melaksanakan tugas

kewajibannya kepada Menteri Pendidikan Nasional dalam hal – hal yang

berkaitan dengan penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi, dan

kepada Ketua YKPP yang dalam hal ini dikuasakan kepada Kepala BP

Pendidikan YKPP dalam hal pembinaan dan pengembangan Universitas.

b. Wakil Rektor I

Wakil Rektor I mempunyai tugas pokok yaitu membantu Rektor

dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang Akademik, meliputi

pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan serta

pengabdian kepada masyarakat

Fungsi :

- Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan perencanaan dan

pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan

serta pengabdian kepada masyarakat

- Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan perencanaan dan

61

pelaksanaan kerjasama pendidikan dan pengajaran, serta penelitian

dengan berbagai institusi atau pun lembaga di dalam maupun di luar

negeri

Wewenang :

- Merumuskan kebijaksanaan umum dalam rangka penyelenggaraan

program dan pengembangan bidang akademik

- Melakukan pemantauan dan mengendalikan pembinaan dan

pengembangan tenaga – tenaga kependidikan dan tenaga-tenaga peneliti

c. Wakil Rektor II

Wakil Rektor II mempunyai tugas pokok yaitu membantu Rektor

dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang administrasi, pelayanan

umum, anggaran dan keuangan serta kepegawaian.

Fungsi :

Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan pembinaan dan

kesejahteraan pegawai, program pendidikan dan pelatihan tenaga

administrasi, kegiatan ketatausahaan , rumah tangga, keamanan dan

ketertiban, pemeliharaan serta pengelolaan sarana prasarana Universitas.

Wewenang :

Merumuskan kebijaksanaan administrasi, pelayanan umum,

kepegawaian, program dan anggaran serta keuangan termasuk sumber –

sumber anggarannya

62

d. Wakil Rektor III

Wakil Rektor III mempunyai tugas pokok yaitu membantu Rektor

dalam memimpin pelaksanaan kegiatan bidang kerjasama pendidikan dan

non pendidikan, administrasi kemahasiswaan, data mahasiswa, kegiatan

kokurikuler mahasiswa, pembinaan, kesejahteraan mahasiswa,

pemantauan dan pengembangan alumni.

Fungsi :

- Menyelenggarakan administrasi, bimbingan dan pembinaan

kemahasiswaan yang menyangkut aspek kegiatan minat,penalaran dan

informasi kemahasiswaan serta pendataan dan pemantauan alumni

- Mengkoordinasikan dan mengawasi penyelenggaraan penerimaan

mahasiswa baru

- Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan kemahasiswaan serta

program kerjasama dengan semua pihak dibidang

kemahasiswaan,pengabdian kepada masyarakat dan pendukungnya

- Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan penciptaan suasana dan

iklim pendidikan yang kondusif dan aman dalam kampus, serta bebas dari

segala ancaman dan gangguan bagi mahasiswa

- Mengkoordinasikan dan menyusun perintisan kegiatan kerjasama bidang

akademik dan non akademik dengan instansi dalam maupun luar negeri

Wewenang :

Merumuskan kebijaksanaan umum kegiatan perencanaan dan

63

pelaksanaan program dan pengembangan bidang kerjasama, administrasi

kemahasiswaan dan alumni

e. Badan Penjaminan Mutu

Badan Penjaminan Mutu disingkat BPM merupaka unsur

pengawasan dengan tugas pokok menyelenggarakan penilaian kualitas

tentang penjamin mutu (Quality Assurance) dibidang kinerja Universitas,

Fakultas dan Jurusan/Program Studi mulai dari masukan (input), proses,

sampai dengan keluaran (output).

Fungsi :

- Menyelenggarakan perencanaan dan pelaksanaan kegiatan penjamin

mutu

- Menyelenggarakan penyiapan dan penyusunan standar mutu

- Menyelenggarakan penyiapan pedoman/perangkat lunak penjamin mutu

- Menyelenggarakan sosialisasi pedoman/perangkat lunak penjamin mutu

- Menyelenggarakan pemantauan dan penilaian penyelenggaraan penjamin

mutu

- Menyelengarakan evaluasi dan koreksi terhadap penyelenggaraan

penjamin mutu

- Menyelengarakan kegiatan audit internal dan evaluasi/koreksi serta

pembuatan laporan berkala di lingkunga Universitas, Fakultas PPs,

Akademi dan Jurusan/Program Studi

64

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam penentuan penyusunan standar

mutu.

f. Sekretariat

Sekretariat Unversitas meruakan unsur pembantu pimpinan,

mempunyai tugas pokok menyelengarakan administrasi, pembinaan dan

memberikan pelayanan bidang ketatausahaan, protokoler dan kehumasan.

Fungsi :

- Menyelenggarakan kegiatan tata usaha baik ke luar maupun ke dalam

- Menyelenggarakan pengkonsepan, pengetikan, pendistribusian,

pengarsipan, pendokumentasian dan penghapusan surat

- Menyelengarakan pengkonsepan sambutan/amanat

- Melaksanakan pencetakan dan penggandaan surat – surat dinas, tulisan

dinas, buku, dokumen, dan produk cetak lainnya yang menunjang

kegiatan Universitas

- Menyusun Juklak dan Juknins bidang keprotokolan

- Melaksanakan kegiatan administrasi keprotokolan Universitas

- Mensosialisasikan kebijakan dan pelaksanaan kegiatan Universitas

- Menyelenggarakan dan mengembangkan hubungan masyarakat baik di

dalam maupun di luar

- Melaksanakan kegiatan sosialisasi kebijakan Universitas

- Melaksanakan pembinaan teknis kehumasan serta dokumentasi

- Mengembangkan strategi informasi dan komunikasi untuk

65

pengembangan citra lembaga serta citra produk

- Melaksanakan peliputan dan pendokumentasian kegiatan Universitas, dan

kegiatan lain untuk menunjang pengembangan Universitas

- Melaksanakan evaluasi dan penyusunan laporan pelaksanaan program

kerja secara periodik

Wewenang :

Sekretariat Universitas dipimpin oleh Sekretaris mempunyai

wewenang dalam melaksanakan tugas dalam pelaksanaan tugas sehari –

hari dibawah koordinasi Wakil Rektor II.

g. Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan

Biro Perencanaan Anggaran dan Keuangan disingkat dengan Ro

Rengarku, merupakan unsur pembantu pimpinan dengan tugas – tugas

pokok memberikan pembinaan dan pelayanan teknis dibidang

perencanaan, penganggaran dan keuangan di lingkungan Universitas.

Fungsi :

- Merumuskan Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja (RAPB)

program kerja dan anggaran (Progjagar) serta pembiayaan Universitas

baik jangka panjang, jangka sedang maupun jangka pendek

- Menghimpun, menganalisa, mengevaluasi data dan informasi tentang

penyelengaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi serta pelaksanaan

program – program kerja yang dilaksanakan satuan kerja Universitas

secara berkala bagi keperluan pembinaan, pengendalian, penyusunan

66

laporan – laporan dan bahan penyusunan perencanaan , penyusunan

anggaran dan keuangan

- Menyelenggakan pengurusan dan pelayanan keuangan

- Menyelenggarakan penatabukuan, administrasi keuangan dan

pertanggungjawaban keuangan

- Menyiapkan Laporan Semester dan Tahunan Universitas

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam pelaksanaan pengawasan dan

pengendalian anggaran dan keuangan. Biro Rengarku dipimpin oleh

seorang Kepala Biro yang bertanggung jawab langsung kepada

Rektor, dalam tugas sehari-harinya di bawah koordinasi Wakil Rektor

II.

h. Biro Umum

Biro Umum sebagai unsur pembantu pimpinan, mempunyai tugas

pokok memberikan pelayanan bidang kepegawaian, bidang sarana

prasarana dan bidang keamanan Universitas.

Fungsi :

- Melaksanakan pembinaan administrasi kepegawaian dan administrasi

materiil serta administrasi pengamanan

- Melaksanakan kegiatan pengadaan, perawatan, pembinaan dan

kesejahteraan serta mutasi pegawai

- Melaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasa, penginventarisan

67

materiil, pemeliharaan dan penghapusan materiil serta menyelenggarakan

pelayanan dukungan sarana prasarana Universitas

- Melaksanakan koordinasi dengan pihak terkait dalam merencanakan dan

menggunakan sarana dan prasarana penunjang akademik

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam pengkoordinasian terhadap

pengaturan penggunaan ruang – ruang kelas, laboratorium, bengkel dalm

rangka peningkatan manajemen kelas (”class management”) serta

pendayagunaan peralatan sarana – prasarana sebagai suatu profit-center.

i. Biro Kerjasama dan Kemahasiswaan

Biro Kerjasama dan Kemahasiswaan, disingkat Ro Kermawa,

sebagai unsur pembantu pimpinan mempunyai tugas pokok memberikan

pelayanan administrasi dan pembinaan dibidang kemahasiswaan, dan

bidang kerja sama kelembagaan dengan pihak luar Universitas.

Fungsi:

- Menyelenggarakan peyusunan rencana program bidang kemahasiswaan

dan kerjasama

- Menyelenggarakan administrasi penalaran, minat dan kegemaran

mahasiswa

- Menyelenggarakan pembinaan organisasi kegiatan mahasiswa, pelayanan

kegiatan dengan alumni , serta pembinaan peningkatan kesejahteraan

mahasiswa

68

- Menyelenggarakan rintisan dan koordinasi kegiatan kerjasama bidang

pendidikan dan non pendidikan dengan instansi di luar Universitas

- Menyelenggarakan penyususnan laporan pertanggungjawaban

pelaksanaan program kerja

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam penyelenggaraan

pengembangan kerjasama kelembagaan dengan pihak luar

Universitas dan kerjasama dengan alumni dan pelaksaan penerimaan

mahasiswa baru

j. Biro Administrasi Akademik

Biro Administrasi Akademik, disingkat Ro AA, merupakan unsur

pembantu pimpinan, mempunyai tugas pokok merencakan dan

memberikan layanan administrasi dibidang akademik dan pembinaan

pendidikan di lingkungan Universitas.

Fungsi :

- Melaksanakan kegiatan administrasi pendidikan dan pengajaran serta

pembinaaan

- Mengkoordinasikan asesmen diri program-program studi serta

mempersiapkan dan menangani proses akreditasi institusi

- Mengkoordinasikan pelaksanaan upacara akademik

69

Wewenang :

- Perumusan strategi dan penyusunan rencana pengembangan program

pendidikan dan pengajaran berdasarkan arah strategi Universitas

- Pengelolaan urusan registrasi, statistik/data mahasiswa, data dosen dan

data informasi pendidikan bagi keperluan – keperluan perencanaan,

evaluasi dan atau untuk bahan – bahan penjumlahan/serta komunikasi

institusi

k. Pusat Bahasa dan Bimbingan Karier

Pusat Bahasa dan Bimbingan Karier disingkat Pusbabimkar,

merupakan pusat kegiatan pendidikan dan pelatihan. Mempunyai tugas

pokok membantu Rektor dalam menyelenggarakan pendidikan, pelatihan

dan praktek bahasa, komputer bag sivitas akademika, alumni maupun

masyarakat pengguna jasa.

Fungsi :

- Melaksanakan koordinasi untuk pengembangan sistem pelatihan/praktek

dengan semua pihak terkait

- Menyelenggarakan administrasi pelaksanaan diklat/kursus

- Menyiapkan dan memelihara sarana dan prasarana laboratorium untuk

selalu dalam keadaan siap pakai

- Melaksanakan penyusunan evaluasi dan laporan pelaksanaan

pelatihan/kursus secara periodik.

70

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam perumusan rencana program dan

anggaran pelaksana pelatihan praktek dan kursus-kursus bagi sivitas

akademika, alumni dan masyarakat pengguna jasa.

l. Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer

Unit Pelaksana Teknis Pusat Komputer disingkat UPT Puskom,

mempunyai tugas pokok menyelenggarakan dan mengembangkan sistem

informasi untuk menyediakan dan menyajikan informasi yang tepat

waktu, tepat guna dan tepat nilai berkaitan pelaksanaan Tri Dharma

Perguruan Tinggi dengan memanfaatkan teknologi informasi.

Fungsi :

- Mengumpulkan,mengolah,menyajikan,menyimpan dan merawat data

administrasi akademik dan administrasi umum

- Melaksanakan pembinaan sistem informasi melalui koordinasi dan

kerjasama dengan suatu kerja/instansi lain baik di dalam maupun di luar

lingkungan Universitas

- Memberikan pelayanan informasi untuk menunjang program pendidikan,

penelitian dan pengabdian masyarakat serta keperluan lain dalam rangka

kepentingan Universitas

- Memberikan pelatihan dibidang teknologi informasi bagi sivitas

akademika, alumni ataupun masyarakat yang membutuhkan jasa

pelatihan teknologi informasi

71

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam pengembangan sistem informasi

bagi kepentingan Universitas, yang meliputi pengembangan aplikasi,

sistem informasi dan sistem jaringan

m. Unit Pelaksana Teknis Poliklinik

Unit Pelaksana Teknis Poliklinik, mempunyai tugas pokok

melaksanakan bantuan pemeliharaan kesehatan bagi pegawai dan sivitas

akademika, alumni maupun masyarakat yang memerlukan jasa

pemeliharaan kesehatan.

Fungsi :

- Memberikan bantuan pelayanan kesehatan preventif dan kuratif bagi

sivitas akademika, alumni dan masyarakat pengguna jasa kesehatan

- Menyelenggarakan administrasi poliklinik

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam penyusunan rencana dan program

kegiatan pemeliharaan bantuan kesehatan bagi pegawai, sivitas

akademika, alumni dan masyarakat yang memerlukan bantuan jasa

kesehatan

72

n. Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Pusat

Unit Pelaksana Teknis Perpusatakaan Pusat disingkat UPT

Perpustakaan, mempunyai tugas pokok menyediakan informasi sumber –

sumber pustaka.

Fungsi :

- Melaksanakan penyusunan rencana program pengembangan UPT

Perpustakaan

- Mengusahakan tersedianya sarana informasi dan komunikasi teknis

layanan perpustakaan guna menunjang kebutuhan informasi – informasi

bagi sivitas akademika

- Mengusahakan kesiapan pakai dan terpeliharanya bahan koleksi

perpustakaan dengan baik

- Menyebarkan informasi dalam melayani sivitas akademika, alumni dan

masyarakat yang membutuhkan bahan – bahan informasi perpustkaan

- Menyelenggarakan dokumentasi bahan – bahan koleksi perpustakaan

Wewenang :

Mempunyai wewenang dalam penyusunan pilihan koleksi

perpustakaan sesuai dengan kebutuhan sivitas akademika,

perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta perkembangan

kurikulum berkoordinasi dengan fakultas – fakultas dan PPs serta

akademika

73

o. Program Pasca Sarjana

Program Pasca Sarjana disingkat PPs, mempunyai tugas pokok

menyelenggarakan pendidikan, pengajaran, pelatihan dan penelitian

dalam berbagai program magister dan program Doktor untuk satu atau

beberapa cabang ilmu pengetahuan.

Fungsi :

- Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan, pengajaran ,

pelatihan dan penelitian dalam satu atau beberapa cabang dan teknolgi

untuk program pascasarjana

- Menyelenggarakan penelitian untuk pengembangan ilmu pengetahuan

dan teknologi melalui koordinasi dengan LPPM Universitas baik bagi

mahasiswa program pascasarjana, tenaga pengajar maupun untuk

kegiatan konsultan

- Menyelenggarakan pengabdian masyarakat sesuai tingkatan pendidikan

dan pengajaran iptek program pascasarjana

- Menyelenggarakan pembinaan sivitas akademika

- Menyelenggarakan kegiatan pelayanan administrasi

p. Fakultas

Fakultas merupakan suatu pelaksana akademik dengan tugas

pokok menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran program sarjana

dalam satu cabang ilmu pengetahuan/teknologi serta program diploma

dalam suatu cabang ilmu pengetahuan dan keterampilan teknologi.

Fungsi :

74

- Menyelenggarakan dan mengembangkan pendidikan dan pengajaran

dalam satu atau sekelompok bidang ilmu pengetahuan dan teknologi

untuk program sarjana dan program diploma

- Menyelenggarakan kegiatan pelayanan administrasi pendidikan,

pengajaran dan pelatihan mahasiswa

- Melaksanakan penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dan

teknologi, berkoordinasi dengan Lembaga Penelitian dan Pengembangan

Universitas

- Melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat, berkoordinasi

dengan Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat

Universitas

- Melaksanakan pembinaan sivitas akademika, berkoordinasi dengan

Rektorat

q. Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat

Lembaga Penelitian dan Pemberdayaan Masyarakat disingkat

LPPM, mempunyai tugas pokok menyelenggarakan pembinaan fungsi

dan kegiatan penelitian dan pengembangan serta melaksanakan

pembinaan pengabdian kepada masyarakat dibidang IPTEK,seni, serta

sumber daya manusia yang ramah lingkungan dengan berpedoman pada

ketentuan yang ditetapkan oleh Universitas.

Fungsi :

- Merumuskan dan menyiapkan kebijakan Rektor dalam bidang penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat

75

- Mengkoordinasikan penyusunan program dan pelaksanaan pengabdian

kepada masyarakat meliputi ilmu pengetahuan, teknologi dan seni dengan

fakultas, PPs dan akademika sebagai implementasi hasil – hasil penelitian

- Merumuskan rencana dan program Universitas dalam bidang penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat

- Menyelenggarakan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat

- Merintis dan mengadakan koordinasi dan kerjasama penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dengan instansi/lembaga baik di dalam

maupun di luar negeri

- Mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi program kegiatan

penelitian ilmu dan pengabdian kepada masyarakat di lingkungan

Universitas

- Mengikuti dan mempelajari perkembangan masyarakat sebagai bahan

Universitas dalam penyusunan program penelitian dan pengabdian

kepada masyarakat

- Melaksanakan pembinaan administrasi sesuai bidang tanggung jawabnya

- Melaksanakan urusan tata usaha dan administrasi keuangan

- Mengajukan pertimbangan dan saran kepada Rektor khususnya menganai

hal – hal yang berhubungan dengan penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat

76

3.2.3 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian

BAGIANKEPEGAWAIAN

SUBBAGADABANG

SUBBAGKARIER

SUBBAGWATJAH

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Bagian Kepegawaian

3.2.3.1 Wewenang dan tanggung jawab

a. Bagian Kepegawaian

Bagian Kepegawaian disingkat Bag Kepeg, mempunyai

tugas pokok melaksanakan administrasi pengadaan, penggunaan,

pembinaan/perawatan dan kesejahteraan , serta mutasi pegawai.

Fungsi :

- Menyusun kebutuhan dan rasionalisasi pegawai

- Menyiapkan administrasi pengadaan dan penggunaan

pegawai

- Menyusun rencana peningkatan mutu pegawai

- Menyusun pelaksanaan pembinaan dan perawatan pegawai

77

- Menyiapkan pelaksanaan mutasi pegawai dan pemisahan

pegawai

Tanggung jawab :

Bagian Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang

bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas dan kewajibannya kepada

Karo Umum.

b. Sub Bagian Pengadaan dan Pengembangan

Sub Bagian Pengadaan dan Pengembangan disingkat Sub

Bag Ada Bang, mempunyai tugas pokok membantu tugas Kabag

Kepegawaian dalam bidang Administrasi Pengadaan dan

Pengembangan Pegawai.

Fungsi :

- Membuat peta kepegawaian

- Menyusun rencana kebutuhan pegawai

- Menyiapkan bahan administrasi pengadaan pegawai

- Menyusun rencana pendidikan dan pelatihan pegawai

- Menyiapkan bahan administrasi pengangkatan pegawai

Tanggung jawab :

Sub Bagian Pengadaan dan Pengembangan dipimpin oleh

Kepala Sub Bagian yang bertanggung jawab langsung atas

pelaksanaan tugas dan kewajibannnya kepada Kabag

Kepegawaian.

78

c. Sub Bagian Karier

Sub Bagian Karier Pegawai, mempunyai tugas pokok

membantu tugas Kabag Kepegawaian dalam pelaksanaan mutasi

pangkat, mutasi jabatan pegawai dan peninjauan masa kerja

pegawai.

Fungsi :

- Menyiapkan bahan administrasi penempatan jabatan pegawai

- Menyiapkan bahan administrasi kepangkatan pegawai

- Menyiapkan bahan adminsitrasi mutasi jabatan

- Menyiapkan bahan sidang Bahan Pertimbangan

Pegawai/Panitia Karier

Tanggung jawab :

Sub Bagian Karier Pegawai dipimpin oleh Kepala Sub

Bagian dan dalam pelaksanaan tugas bertanggung jawab langsung

kepada Kabag Kepegawaian.

d. Sub Bagian Perawatan dan Kesejahteraan

Sub Bagian Perawatan dan Kesejahteraan disingkat Sub Bag

Watjah, mempunyai tugas pokok membantu Kabag Kepegawaian dalam

bidang pelaksanaan perawatan dan pemisahan termasuk peningkatan

kesejahteraan pegawai.

Fungsi :

- Menyiapkan pelaksanaan pembinaan mental pegawai

- Menyiapkan pelaksanaan pembinaan jasmani pegawai

79

- Menyiapkan administrasi dukungan kesejahteraan pegawai

- Menyiapkan bahan administrasi pemisahan dan pensiun

pegawai

- Menyiapkan administrasi penilaian kerja dan pelaksanaan

pemberian sanksi/hukuman terhadap pegawai

- Menyiapkan administrasi pemberian tanda jasa dan tanda

kehormatan pegawai

Tanggung jawab :

Sub Bagian Perawatan dan Kesejahteraan dipimpin oleh seorang

Kepala Sub Bagian yang bertangung jawab atas pelaksanaan tugas dan

kewajibannya kepada Kabag Kepegawaian.

80

3.3 Prosedur yang Sedang Berjalan

81

Perekrutan pegawai 2

PelamarKepegawaianDivisi

2

Melakukan tes

Hasil tesHasil tes

Seleksi hasil tes pelamar

Membuat SK penerimaan

pegawai

SK penerimaan pegawai

12

1 1

SK penerimaan pegawai

Pelamar diterima menjadi pegawai

N

Tidak

2

Ya

Melakukan wawancara

Hasil wawancara

Seleksi hasil wawancara

pelamar

Hasil wawancara

N

Selesai

N

TidakYa

82

83

84

85

Cuti Pegawai

Kepegawaian PegawaiDivisi

Mula i

Mengisi surat

pengajuan cuti

Laporan cuti pegawai

Laporan cuti pegawai

Membuat surat

keterangan cuti

SK CutiSK Cuti

SK Cuti

Selesai

11

3

2

1

3

2

NN

86

Pemindahan pegawai

Kepegawaian PegawaiDivisi

Mula i

Membuat surat

pengajuan pemindahan

pegawai

S urat pengajuan pemindahan pegawai

S urat pengajuan pemindahan pegawai

Layak dipindahkan Y a

2

21

Mengecek data

pegawai

Data peni la ian k inerja

pegawai

N

N

Tidak

N

SK pem indahan

2

S elesai

P egawai s udah dpindahkan

Membuat SK pemindahan

SK pem indahan

21

87

88

89

90

3.4 Analisis Kebutuhan Informasi Proses Kebutuhan Informasi Penerimaan dan penempatan - Lowongan pekerjaan yang dibuka

- Data seluruh pelamar - Data pelamar yang lulus tes (psikotes dan

wawancara) - Data pelamar yang diangkat oleh Yayasan - Penetapan kontrak kerja selama 1 tahun untuk

pegawai baru Absensi - Jadwal masuk dan keluar pegawai

- Data pegawai yang sedang cuti Pemindahan - Data pegawai yang akan dipindahkan

- Data jabatan lama dan jabatan baru pegawai yang dipindahkan

- Data nilai kinerja pegawai Promosi - Data pegawai yang jabatannya dibawah jabatan

yang kosong - Data nilai kinerja pegawai

Penggajian dan kenaikan gaji - Data nama pegawai beserta jabatan, pangkat, golongan

- Data nilai pegawai - Jumlah hari masuk kerja pegawai

Pelatihan - Pelatihan yang akan diikuti - Nama pegawai yang ikut pelatihan

Penilaian kinerja - Data nilai pegawai berdasarkan kesetiaan, prestasi kerja, tanggung jawab, taat, jujur , kerjasama, kepemimpinan, dan komputer

Pemberhentian (pengunduran diri)

- Data pegawai yang mengundurkan diri - Data pegawai yang sudah memasuki masa

pensiun

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Masalah – masalah yang dihadapi oleh Universitas Pembangunan Nasional

“Veteran” Jakarta adalah :

91

1. Adanya perulangan data sehingga mengakibatkan data tidak terstruktur.

2. Data-data berkaitan dengan bagian kepegawaian ada yang bersifat multi-

value diantaranya data telepon pegawai dan pelamar

3. Kesulitan dalam pemetaan data diri pegawai dan pelamar khususnya pada

data wilayah dimana user harus menginput secara manual.

4. Kesulitan dalam mengelola data pelamar antara yang lolos seleksi tahap

awal, tahap kedua, dan yang diterima.

3.6 Alternatif Pemecahan Masalah

Untuk menyelesaiakan masalah yang dihadapi oleh bagian kepegawaian,

maka akan dilakukan beberapa alternatif, yaitu :

1. Mengatur data dengan dilakukan normalisasi sehingga tidak ada data

yang berulang.

2. Memecah table yang bersifat multi-value menjadi table tersendiri

3. Membuat suatu table master sehingga user hanya perlu memilih wilayah

yang telah disediakan berdasarkan kota,kecamatan dan kelurahan.

4. Membuat Database Management System (DBMS) untuk membantu

bagian kepegawaian dalam mengelola dan memelihara sistem basis data

yang telah dibuat.