52

BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN JASA, PIUTANG

DAN PENERIMAAN KAS PADA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Profil Perusahaan

PT Gemilang Elektrik Indonesia didirikan pada tahun 2000 berdasarkan akte

pendirian No. 3 tanggal 11 Maret 2000 yang dibuat dihadapan notaris Hilda Anas, S. H.

di Bandung. PT Gemilang Elektrik Indonesia telah mendapat Surat Keputusan

pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia dengan nomor C-09898-

HT.01.01.TH.2006 pada tanggal 6 April 2006. Perusahaan juga memiliki izin usaha

dengan nomor 518/BH.10.24/V/2006 pada tanggal 12 Mei 2006 dengan NPWP

bernomor 02.526.076.1-445.000.

Pada awalnya PT Gemilang Elektrik Indonesia berlokasi di Komplek Margahurip

Asih II No.16, Bandung. Saat ini PT Gemilang Elektrik Indonesia telah pindah ke

Jakarta dan berlokasi di Grand ITC Permata Hijau, Diamond No. 29, Jalan Arteri

Permata Hijau, Jakarta Selatan, 12210 dengan No. Fax. +62-21-53663502.

PT Gemilang Elektrik Indonesia adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam

bidang perdagangan jasa. Jenis jasa yang ditawarkan oleh PT Gemilang Elektrik

Indonesia yaitu jasa perbaikan, jasa pengadaan, jasa pemeliharaan, dan jasa instalasi.

Perusahaan ini telah memiliki sertifikat CIQS 2000 yang menjamin kualitas dari layanan

jasa serta produk jaringan telekomunikasi yang diberikan.

53

Perusahaan ini memiliki gudang penyimpanan sendiri untuk menyimpan barang

yang digunakan untuk jasa pengadaan. Jasa pengadaan merupakan pendukung kegiatan

jasa pemeliharaan, instalasi dan reparasi yang terjadi ketika dibutuhkan barang

pengganti untuk perangkat telekomunikasi yang rusak dan tidak dapat diperbaiki lagi.

Sedangkan perangkat telekomunikasi yang menjadi bidang usaha perusahaan ini

meliputi transmisi, antena, ultraphone, komputer, modem, komponen elektronik,

Telepon Umum Coin(TUC), Telepon Umum Calling Card (TUCC), DLC (Digital Loop

Carrier), alat ukur, material sentral, material fastlink, aksesoris jaringan (meliputi

jaringan tembaga dan fiber optic, jaringan radio), dan alat teknologi informasi lainnya.

3.2 Visi dan Misi perusahaan

3.2.1 Visi Perusahaan

Menjadi salah satu perusahaan penyedia solusi telekomunikasi dan informatika yang

handal di Indonesia dengan orientasi kepada kepuasan pelanggan.

3.2.2 Misi perusahaan

a. Menjalin kerjasama yang kuat dengan semua vendor atau supplier yang terkait

dengan proses kerja.

b. Merealisasikan dan menjaga komitmen untuk cepat, tepat, dan focus dalam

menangani pelanggan.

54

c. Meningkatkan interaksi pemasaran yang efektif guna mencapai target yang dapat

menyejahterakan karyawan dan peningkatan kinerja perusahaan.

d. Memberikan layanan jasa dan produk jaringan telekomunikasi dengan

menekankan kualitas pada seluruh proses kerja di perusahaan sehingga

mendukung tercapainya visi perusahaan.

3.3 Struktur Organisasi

Struktur organisasi menunjukkan hubungan fungsional, kewenangan dan tanggung

jawab masing-masing jabatan untuk melaksanakan tugas dan kewajibannya.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi pada PT Gemilang Elektrik Indonesia

55

3.4 Pembagian Tugas dan Tanggungjawab

3.4.1 DIREKTUR UTAMA

Tanggung Jawab

- Menjabarkan visi dan misi perusahaan kepada Direktur SDM dan Keuangan dan

Direktur Operasional dan Teknik.

- Membuat proyeksi target dan pertumbuhan perusahaan dalam jangka pendek dan

jangka panjang.

- Melakukan tindakan pengawasan baik berdasarkan hukum maupun di luar hukum

demi kepentingan perusahaan.

- Membuat pelaporan tingkat pertumbuhan perusahaan dengan

mempertanggungjawabkan pada Rapat Umum Pemegang Saham.

Wewenang

- Menentukan arah dan tujuan perusahaan guna mencapai keberhasilan untuk

peningkatan keuntungan kepada masing-masing departemen dibawah para dewan

direksi yang ada dalam perusahaan.

- Melakukan terobosan secara manajemen maupun teknologi sesuai perkembangan

yang ada sekarang ini.

56

3.4.2 DIREKTUR SDM DAN KEUANGAN

Tanggung Jawab

- Menjabarkan visi dan misi perusahaan ke dalam alur kerja.

- Menetapkan alur kerja dalam divisi yang dibawahinya dan kerjasama antar divisi

guna menunjang kinerja perusahaan.

- Membuat pelaporan rutin dan berkala tentang kegiatan divisi yang dibawahinya

kepada Direktur Utama.

- Menjamin tersedianya Sumber Daya Manusia yang handal dan berkualitas.

Wewenang

- Membuat dan menerapkan aturan perusahaan dalam Standar Operasi Prosedur.

- Melakukan pelatihan internal guna menjamin kemampuan Sumber Daya Manusia

yang optimal dan mengikuti perkembangan teknologi.

3.4.3 DIREKTUR OPERASIONAL DAN TEKNIK

Tanggung Jawab

- Menjabarkan visi dan misi perusahaan ke dalam alur kerja.

- Menetapkan alur kerja dalam divisi yang dibawahinya dan kerjasama antar divisi

guna menunjang kinerja perusahaan.

- Membuat pelaporan rutin dan berkala tentang kegiatan divisi yang dibawahinya

kepada Direktur Utama.

57

Wewenang

- Melakukan pemeriksaan tentang prosedur yang digunakan di divisi yang

dibawahinya.

3.4.4 MANAJER GENERAL AFFAIR

Tanggung Jawab

- Membuat pelaporan rutin dan terstruktur sesuai format instruksi kerja kepada

Direktur SDM dan Keuangan.

- Menentukan target perolehan kerja dalam rentang waktu bulanan dan tahunan.

- Melakukan pencatatan dan pengumpulan semua data yang terkait dalam prosedur

kepada pelanggan.

- Mengetahui kondisi jaringan akses pelanggan melalui komunikasi yang efektif (face

to face, form isian, dan atau laporan keuangan)

- Mengetahui tingkat kepuasan pelanggan atas layanan yang telah diberikan

perusahaan.

Wewenang

- Mengambil keputusan dalam melakukan pekerjaan untuk menjaga kesetiaan para

pelanggan serta mencari pelanggan baru disertai memperkenalkan produk-produk

yang akan dipasarkan.

58

3.4.5 MANAJER SUMBER DAYA MANUSIA

Tanggung Jawab

- Membuat instruksi kerja tertulis yang disosialisasikan ke staf Sumber Daya Manusia.

- Membuat dan mensosialisasikan sistem prosedur kerja ke seluruh pegawai yang

terkait yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

- Bertanggung jawab dalam membuat dan melaksanakan program pelatihan secara

efektif dan efisien.

- Membuat pelaporan tertulis mengenai kinerja Sumber Daya Manusia secara berkala

kepada Direktur SDM dan Keuangan sesuai ketentuan perusahaan.

Wewenang

- Membuat dan mensosialisasikan sistem prosedur kerja ke seluruh pegawai yang

terkait dengan kebijakan perusahaan.

- Memberikan penilaian tentang kinerja Sumber Daya Manusia di perusahaan secara

tertulis dan terstruktur.

3.4.6 MANAJER KEUANGAN

Tanggung Jawab

- Membuat instruksi kerja tertulis yang disosialisasikan ke staf keuangan.

- Memonitor fungsi keuangan dan akuntansi agar berjalan sesuai dengan prosedur yang

ada.

59

- Membuat seluruh pelaporan keuangan baik berupa neraca akhir tahun, neraca rugi

laba.

- Membuat laporan mengenai pajak untuk dilaporkan kepada Kantor Pelayanan Pajak,

Direktur SDM dan Keuangan.

Wewenang

- Mendapat wewenang untuk melakukan transaksi pengeluaran untuk segala keperluan

perusahaan, baik transaksi perbankan maupun untuk kebutuhan operasional

perusahaan dengan diketahui direksi yang terkait.

3.4.7 MANAJER TEKNIK

Tanggung Jawab

- Membuat instruksi kerja tertulis mengenai identifikasi kerusakan dan perbaikan yang

disosialisasikan ke staf teknik untuk menangani perbaikan.

- Bertanggungjawab atas berfungsinya perangkat telekomunikasi dan atau alat

Teknologi Informasi milik pelanggan sesuai kesepakatan yang tertuang di Perjanjian

Kerja Sama.

- Melakukan seluruh pemeriksaaan mengenai perbaikan perangkat atau modul

telekomunikasi lainnya dengan sistem pengujian yang sesuai standar telekomunikasi.

- Membuat laporan kerja perbaikan untuk modul maupun untuk pemeriksaan rutin

sarana kerja.

60

Wewenang

- Menyatakan seluruh perangkat atau modul telekomunikasi yang masuk dari

pelanggan dapat difungsikan sesuai standar mutu pengujian.

- Dapat melakukan pengambilan keputusan dengan cepat dan tepat dengan mengikuti

proses kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

3.4.8 MANAJER QUALITY ASSURANCE

Tanggung Jawab

- Membuat instruksi kerja tertulis yang disosialisasikan ke staf Quality Assurance

untuk melakukan pengujian terhadap fungsi dan kualitas atas perangkat yang telah

diperbaiki.

- Membuat laporan pengujian seluruh pekerjaan perbaikan perangkat dari divisi yang

terkait untuk dinyatakan bahwa kepastian perangkat atau modul serta alat kerja yang

digunakan telah memenuhi standar mutu yang dikeluarkan dalam bentuk jaminan

hasil kerja.

Wewenang

- Memberikan jaminan kualitas atas seluruh pekerjaan yang masuk dalam pengujian.

3.4.9 MANAJER LOGISTIK

Tanggung Jawab

61

- Bertanggung jawab dalam menyediakan material kerja serta penyimpanan seluruh

perangkat atau modul telekomunikasi dan Teknologi Informasi dan seluruh alat-alat

yang berhubungan dengan perangkat tersebut.

- Bertanggungjawab terhadap pelaksanaan pekerjaan pengemasan dan pengiriman agar

tidak terjadi kesalahan pengiriman.

Wewenang

- Mencatat transaksi penerimaan barang baik dari internal maupun dari eksternal atau

pemasok.

3.5 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Jasa, Piutang dan

Penerimaan Kas yang Berjalan

3.5.1 Prosedur Penawaran Harga

Bagian General Affair menerima permintaan jasa melalui telepon dari pelanggan.

Bagian General Affair kemudian mengecek apakah pelanggan sudah terdata. Jika

pelanggan belum terdata maka bagian General Affair akan mencatat data pelanggan baru

tersebut. Pelanggan kemudian akan menginformasikan jasa yang dibutuhkan dan

mengirimkan Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) kepada Bagian General Affair

melalui fax.

Setelah SPPH diterima dari pelanggan, Bagian General Affair kemudian

melakukan pengecekan harga ke Bagian Logistik, yang akan melakukan pengecekan

62

harga ke buku persediaan. Setelah itu akan dilakukan estimasi harga dan berdasarkan

SPPH yang diterima dari pelanggan Bagian General Affair akan membuat Surat

Penawaran Harga (SPH) yang berisi daftar harga jasa. SPPH dari pelanggan akan diarsip

oleh Bagian General Affair. Kemudian akan dilakukan pertemuan dengan pelanggan

untuk melakukan negosiasi harga mengenai proyek yang akan dikerjakan.

Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan yaitu jasa reparasi, maka Bagian

Teknik mulai melakukan identifikasi kerusakan untuk memilah perangkat atau barang

yang dapat diperbaiki dan yang tidak dapat diperbaiki. Jika perangkat atau barang

teridentifikasi masih bisa diperbaiki maka akan dilakukan reparasi, sedangkan untuk

perangkat yang tidak bisa diperbaiki maka dibutuhkan barang pengadaan sebagai

pengganti. Setelah dilakukan identifikasi kerusakan pada barang, maka akan dilakukan

negosiasi yang meliputi harga atas jasa pengadaan atau jasa reparasi atas barang.

Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan adalah jasa instalasi, maka bagian

teknik akan melakukan identifikasi mengenai barang apa saja yang akan diberikan jasa

instalasi. Negosiasi yang dilakukan yaitu negosiasi mengenai harga jasa instalasi.

Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan adalah jasa pemeliharaan, maka bagian

teknik akan langsung melakukan survei lapangan, mengidentifikasi gangguan pada

barang. Jika bagian teknik menemukan bahwa terdapat barang yang sudah tidak layak

untuk digunakan lagi sehingga dibutuhkan barang baru, bagian teknik akan menanyakan

kepada pelanggan, apakah pelanggan memiliki barang pengadaan yang dibutuhkan. Jika

pelanggan memiliki barang yang dibutuhkan, maka akan dilakukan pemeliharaan dan

penanganan gangguan dengan menggunakan barang milik pelanggan. Jika pelanggan

63

tidak memiliki barang yang dibutuhkan, maka bagian teknik akan mengusulkan untuk

menggunakan barang yang dimiliki perusahaan. Jika pelanggan menyetujui, maka

negosiasi yang akan dilakukan yaitu mengenai harga jasa pemeliharaan dan harga jasa

pengadaan.

3.5.2 Prosedur Perjanjian Kerja Sama

Jika telah terjadi kesepakatan harga antara pelanggan dengan Bagian General

Affair dari PT Gemilang Elektrik, maka General Affair kemudian akan membuat

Perjanjian Kerja Sama (PKS). Surat ini akan ditujukan kepada pelanggan. Isi surat PKS

meliputi harga atas jasa yang telah disepakati, perjanjian mengenai jatuh tempo

pembayaran, dan perjanjian lainnya. Surat ini akan dibuat sebanyak dua rangkap dan

akan dikirimkan ke pelanggan. Pelanggan kemudian akan memberikan konfirmasi

persetujuan dan mengirimkan PKS rangkap kedua kepada General Affair untuk diarsip.

General Affair akan mengcopy PKS dan mengirimkan kepada bagian keuangan.

3.5.3 Prosedur Pengerjaan Jasa

Jika jasa yang diinginkan oleh pelanggan adalah jasa reparasi, maka pengiriman

surat Perjanjian Kerja Sama rangkap ke dua dikirimkan oleh pelanggan bersamaan

dengan perangkat yang rusak.

Berdasarkan PKS rangkap ke dua yang diterima dari pelanggan, Bagian General

Affair kemudian melakukan pemeriksaan kesesuaian antara barang yang tercatat di PKS

dengan barang yang diterima. Jika data barang belum sesuai maka Bagian General

Affair akan melakukan konfirmasi ulang ke pelanggan hingga data barang tersebut

64

sesuai. Jika data barang telah sesuai, maka Bagian General Affair akan membuat Work

Order (WO) yang akan diberikan kepada Manajer Teknik bersama dengan barang yang

rusak. Perjanjian Kerja Sama rangkap ke dua juga akan diarsip menurut nomor surat.

Manajer Teknik akan menerima Work Order sebagai perintah kerja dan bagian

Teknik akan mulai merencanakan mengenai peralatan kerja yang dibutuhkan untuk

melakukan reparasi, serta merencanakan servis yang akan dilakukan. Jika perangkat atau

barang teridentifikasi masih bisa diperbaiki maka akan dilakukan reparasi, sedangkan

untuk perangkat yang tidak bisa diperbaiki dibutuhkan barang pengadaan sebagai

pengganti. Bagian Teknik menghubungi Bagian Logistik melalui telepon untuk meminta

barang pengadaan yang akan digunakan untuk melakukan reparasi. Bagian Logistik

kemudian mengirimkan barang yang dibutuhkan kepada Bagian Teknik. Untuk setiap

barang pengadaan yang diambil dari gudang, Bagian Logistik akan mencatat

pengeluaran barang.

Bagian Teknik akan mengirimkan barang yang tidak dapat diperbaiki ke Bagian

Logistik. Bagian Logistik kemudian memberikan label unrepaired pada barang tersebut

untuk dikirimkan ke pelanggan bersamaan dengan barang yang telah diperbaiki. Setelah

perbaikan selesai, Bagian Teknik kemudian mengirimkan barang hasil perbaikan

bersama dengan Work Order ke bagian Quality Assurance.

Jika jasa yang dikerjakan yaitu jasa instalasi, maka Work Order akan diberikan

kepada bagian teknik. Bagian teknik akan langsung melakukan survei lapangan setelah

menerima WO dari Bagian General Affair kemudian merencanakan pekerjaan dan mulai

65

melakukan instalasi. Setelah instalasi selesai dikerjakan, WO kemudian diberikan ke

bagian Quality Assurance.

Jika jasa yang dikerjakan yaitu jasa pemeliharaan, bagian teknik akan langsung

melakukan survei lapangan setelah menerima WO dari bagian General Affair, kemudian

mengidentifikasi gangguan pada barang dan merencanakan tindakan pemeliharaan yang

bertujuan untuk memastikan barang tetap beroperasi dengan baik. Berdasarkan hasil

identifikasi pada saat dilakukan negosiasi, jika ditemukan barang yang sudah tidak layak

untuk digunakan lagi sehingga dibutuhkan barang baru, dan jika pelanggan tidak

memiliki barang pengganti dan telah menyetujui untuk menggunakan barang yang

dimiliki perusahaan, bagian teknik akan meminta barang yang dibutuhkan kepada bagian

logistik melalui telepon. Bagian logistik kemudian akan mengirim barang yang

dibutuhkan, dan mencatat barang yang dikeluarkan. Jika barang telah tiba di lapangan

maka akan mulai dilakukan pemeliharaan. Setelah pemeliharaan telah selesai dilakukan,

maka WO akan diberikan kepada bagian Quality Assurance.

3.5.4 Prosedur Pengujian Kualitas

Untuk jasa reparasi, setelah menerima barang hasil perbaikan dari bagian logistik

bagian Quality Assurance akan melakukan pengecekan kesesuaian jumlah barang yang

akan diuji dengan data barang yang tercatat di WO. Jika data telah sesuai, maka akan

mulai dilakukan pengujian. Sedangkan jika data barang belum sesuai, bagian Quality

Assurance akan melakukan konfirmasi ulang ke bagian teknik hingga data barang sesuai.

Jika barang hasil reparasi telah lulus uji dan berada dalam kondisi yang sudah

baik, maka Bagian Quality Assurance akan membuat Berita Acara Uji Terima (BAUT)

66

sebagai bukti jaminan bahwa barang yang diperbaiki telah berfungsi dengan baik.

Bagian Quality Assurance akan mengirimkan BAUT dan Work Order ke bagian

keuangan, dan mengirimkan barang hasil uji kepada Bagian Logistik.

Untuk jasa pemeliharaan atau instalasi, jika bagian Quality Assurance telah

menerima WO dari bagian teknik atas jasa pemeliharaan atau instalasi yang telah

dilakukan, maka bagian Quality Assurance akan melakukan pengujian di lapangan

terhadap barang hasil pemeliharaan atau terhadap barang hasil instalasi. Jika barang hasil

pemeliharaan dan hasil instalasi telah lulus uji, maka bagian Quality Assurance juga

akan membuat BAUT dan memberikan BAUT dan Work Order ke bagian keuangan.

3.5.5 Prosedur Pengiriman Barang dan Pembuatan Faktur

Prosedur pengiriman barang dimulai ketika barang hasil jasa reparasi dan

pengadaan akan dikirimkan kepada pelanggan. Bagian keuangan kemudian

mencocokkan kesesuaian data barang yang tercatat di BAUT, Work Order dan copy dari

PKS, dan membuat Faktur Penjualan sebanyak dua rangkap sebagai berikut:

Faktur Penjualan rangkap pertama akan diberikan kepada Bagian Logistik.

Faktur Penjualan rangkap ke dua akan diarsip sementara oleh Bagian Keuangan.

Bagian Keuangan juga akan membuat Faktur Pajak sebanyak tiga rangkap sebagai

berikut:

Faktur Pajak rangkap pertama diberikan kepada bagian logistik.

Faktur Pajak rangkap ke dua akan diarsip oleh Bagian Keuangan.

Faktur Pajak rangkap ke tiga akan dikirim ke Kantor Pajak.

67

Faktur Penjualan menjelaskan informasi mengenai rincian jasa, total jumlah yang

harus dibayar oleh pelanggan, tanggal jatuh tempo untuk piutang dan tujuan rekening

dimana pelanggan harus membayar.

Bagian keuangan kemudian membuat Surat Pengiriman Barang sebanyak dua

rangkap berdasarkan Faktur Penjualan sebagai berikut :

SPB rangkap ke 1 akan diberikan kepada bagian logistik.

SPB rangkap ke 2 akan diarsip oleh Bagian keuangan.

Work Order juga akan diarsip oleh bagian keuangan.

Berdasarkan Faktur Penjualan rangkap pertama, Faktur Pajak rangkap pertama

dan SPB rangkap pertama, Bagian Logistik menyiapkan barang yang akan dikirim

kemudian melakukan pengemasan dan pelabelan pada barang rusak, barang perbaikan,

dan barang pengadaan. Setelah selesai menyiapkan barang, Bagian Logistik kemudian

mengirimkan barang rusak, barang hasil reparasi dan barang pengadaan kepada

pelanggan dengan melampirkan Faktur Penjualan rangkap pertama, Faktur Pajak

rangkap pertama, serta Surat Pengiriman Barang (SPB) rangkap pertama.

Setelah pelanggan menerima barang, faktur penjualan dan faktur pajak, dan

memastikan bahwa semua barang telah diterima, pelanggan akan memberikan

konfirmasi melalui telepon untuk memberitahukan bahwa barang telah diterima dengan

lengkap dan telah selesainya permintaan servis.

Bagian keuangan akan mencocokkan Faktur Penjualan rangkap ke 2 dan SPB

rangkap ke 2. Jika sesuai maka Bagian Keuangan akan mencatat transaksi penjualan jasa

68

kredit ke dalam Buku Piutang kemudian mengarsipkan Surat Pengiriman Barang

rangkap ke 2 dan Faktur Penjualan rangkap ke 2.

Jika jasa yang dilakukan adalah jasa pemeliharaan atau instalasi, maka bagian

keuangan akan mencocokkan Work Order dengan BAUT dan copy dari PKS dan

membuat Faktur Penjualan sebanyak dua rangkap dimana Faktur Penjualan rangkap

pertama akan dikirimkan ke pelanggan, dan mencatat penjualan ke dalam buku piutang

berdasarkan faktuur penjualan rangkap kedua. Setelah selesai maka Faktur Penjualan

rangkap kedua beserta Work Order, BAUT dan copy PKS akan diarsip oleh bagian

keuangan.

Bagian Keuangan juga akan membuat Faktur Pajak sebanyak tiga rangkap sebagai

berikut:

Faktur Pajak rangkap pertama diberikan kepada pelanggan.

Faktur Pajak rangkap ke dua akan diarsip oleh Bagian Keuangan.

Faktur Pajak rangkap ke tiga akan dikirim ke Kantor Pajak.

3.5.6 Prosedur Penerimaan Kas

Pada saat piutang jatuh tempo, Bagian Keuangan akan melakukan pengecekan

pada Buku Piutang kemudian melakukan pemberitahuan mengenai piutang yang jatuh

tempo melalui telepon ke pelanggan. Pembayaran kredit dilakukan oleh pelanggan

melalui transfer ke rekening atas nama perusahaan.

Jika pelanggan sudah membayar maka pelanggan akan mengirimkan Bukti

Transfer dan Bukti Potong pajak melalui fax ke Bagian Keuangan. Bagian Keuangan

69

akan melakukan pengecekan dan jika jumlah uang yang diterima telah sesuai dengan

Bukti Transfer, maka Bagian Keuangan kemudian akan membuat Bukti Bayar dan

mencatat penerimaan kas. Bukti Bayar akan dibuat sebanyak 2 rangkap sebagai berikut:

Bukti Bayar rangkap ke 1 untuk diarsip oleh Bagian Keuangan.

Bukti Bayar rangkap ke 2 dikirim ke pelanggan sebagai bukti pembayaran telah

diterima.

Jika pelanggan telah menerima Bukti Bayar rangkap ke 2, Bagian Keuangan

akan mengarsipkan Bukti Bayar rangkap ke 1, Bukti Transfer dan Bukti Potong. Pada

akhir bulan akan dibuat Laporan Penerimaan Kas (LPK) kepada Direktur.

3.5.7 Rich Picture Sistem Berjalan

70

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan

71

3.5.8 Flowchart Prosedur Sistem Berjalan

Gambar 3.3 Flowchart Prosedur di Bagian General Affair

72

Gambar 3.4 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian General Affair

73

Gambar 3.5 Flowchart Prosedur di Bagian Keuangan

74

Gambar 3.6 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Keuangan

75

Gambar 3.7 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Teknik

76

Gambar 3.8 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Logistik

77

Gambar 3.9 Lanjutan Flowchart Prosedur di Bagian Quality Assurance

78

3.6 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Berjalan

Berdasarkan hasil pengamatan terhadap sistem yang berjalan, ditemukan beberapa

permasalahan dalam sistem informasi akuntansi penjualan jasa, piutang dan persediaan

pada PT Gemilang Elektrik Indonesia yaitu :

1. Informasi yang tersedia untuk pengambilan keputusan manajer hanya berupa laporan

penerimaan kas.

Pada saat ini perusahaan belum menyediakan laporan yang cukup bagi manajer

untuk mendukung pengambilan keputusan. Hal ini terlihat dari laporan bulanan yang

tersedia untuk manajer hanya berupa Laporan Penerimaan Kas. Manajemen perusahaan

juga membutuhkan informasi lain mengenai laporan penjualan atas jasa yang paling

sering diminta, analisis umur piutang, informasi piutang yang belum dibayar dan

informasi lain agar mampu mengambil keputusan yang tepat dan sesuai dengan yang

dibutuhkan perusahaan saat ini.

Salah satu kegunaan dari sistem informasi akuntansi adalah untuk mendukung

pengambilan keputusan. Saran yang diusulkan yaitu membuat sistem yang dapat

menyajikan informasi berupa laporan yang akurat mengenai penjualan, piutang dan

penerimaan kas. Sistem ini akan membuat laporan jurnal penjualan, laporan penjualan

per jasa, laporan penjualan per pelanggan, laporan analisis umur piutang. Dengan

informasi yang lengkap dari laporan tersebut diharapkan manajemen perusahaan akan

membuat keputusan yang tepat untuk perusahaan agar mampu meningkatkan efisiensi

operasional bisnis serta peningkatan keuntungan atau laba perusahaan.

79

2. Kesulitan dalam mendapatkan informasi mengenai piutang yang akan jatuh tempo.

Ketika piutang telah jatuh tempo, bagian keuangan terkadang lupa atau kesulitan

mengetahui jika terdapat piutang yang sudah jatuh tempo, sehingga bisa menyebabkan

keterlambatan dalam melakukan penagihan.

Hal ini disebabkan karena pada sistem berjalan saat ini untuk mengetahui piutang

yang akan jatuh tempo Bagian Keuangan harus mencari informasinya terlebih dahulu di

dalam buku piutang.

Hal ini akan menyebabkan keterlambatan pembayaran pelanggan karena

penagihan yang terlambat dilakukan oleh bagian keuangan. Hal ini juga akan

menyebabkan aliran kas masuk menjadi terhambat sehingga mengakibatkan perusahaan

terganggu dalam membiayai kegiatan operasionalnya. Salah satu tujuan Sistem

Informasi Akuntansi Penjualan yaitu menagih piutang kepada pelanggan tepat pada

waktunya.

Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu merancang sistem yang

mampu menganalisis umur piutang sehingga bagian keuangan mampu mengetahui

informasi mengenai piutang yang belum dibayar dan yang akan jatuh tempo. Sistem ini

juga akan memberikan peringatan atau alert ketika terdapat piutang yang akan jatuh

tempo, sehingga bisa dilakukan penagihan tepat waktu.

3. Perusahaan tidak memiliki prosedur penagihan piutang yang baku.

Pada saat ini perusahaan tidak memiliki prosedur penagihan yang baku untuk

piutang, dimana proses penagihan kepada pelanggan dilakukan melalui telepon.

80

Hal ini akan menyebabkan risiko terjadi keterlambatan pembayaran piutang oleh

pelanggan karena tidak adanya dokumen khusus yang berfungsi untuk mengingatkan

pelanggan untuk membayar utangnya ketika jatuh tempo pembayaran telah tiba. Hal ini

juga akan menyebabkan aliran kas masuk perusahaan menjadi terhambat.

Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu menerapkan prosedur

yang baku atas penagihan piutang kepada pelanggan dengan merancang sistem yang

akan mencetak surat tagihan untuk pelanggan. Surat tagihan ini akan digunakan sebagai

dokumen pengingat untuk dikirimkan kepada pelanggan ketika piutang pelanggan akan

jatuh tempo. Dengan adanya Surat Tagihan diharapkan akan mengurangi kemungkinan

pelanggan dalam melupakan hutang mereka yang akan jatuh tempo.

4. Surat Work Order tidak bernomor urut tercetak.

Surat Work Order merupakan dokumen yang dibuat untuk memulai pengerjaan

servis. Saat ini Bagian General Affair membuat surat ini secara manual dan tidak

memberikan nomor urut pada dokumen. Surat ini juga akan digunakan oleh Bagian

Keuangan dalam membuat faktur penjualan.

Hal ini akan menyebabkan risiko terjadinya kesalahan atau kecurangan yang

dilakukan bagian keuangan dalam pembuatan faktur untuk Work Order yang sama.

Bagian keuangan bisa membuat faktur berdasarkan Work Order palsu dan

memungkinkan terjadi pengiriman barang ke pihak lain yang tidak berhak tanpa

dilakukan penagihan, karena surat pengiriman barang juga dibuat oleh bagian keuangan.

81

Saran yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini yaitu membuat sistem yang

akan memberikan nomor urut pada setiap dokumen yang dihasilkan, dimana nomor urut

tersebut merupakan nomor selanjutnya dari nomor urut atas transaksi sebelumnya.

Dengan adanya nomor urut tercetak pada setiap dokumen yang dihasilkan akan

memastikan keaslian suatu dokumen yang dijadikan dasar pembuatan dokumen lainnya,

serta akan memudahkan penelusuran atas suatu dokumen.

5. Tidak adanya perangkapan dokumen pada surat Work Order dan BAUT untuk

dijadikan arsip.

Surat Work Order yang dibuat oleh bagian General Affair dan BAUT yang

dibuat oleh bagian teknik hanya dibuat sebanyak satu rangkap, untuk diarsip kemudian

oleh bagian keuangan.

Hal ini akan menyebabkan kesulitan penelusuran atas keaslian Work Order dan

BAUT karena bagian general affair dan bagian teknik tidak memiliki arsip atas

dokumen tersebut.

Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu dilakukan

perangkapan atas setiap dokumen yang dihasilkan untuk diarsip oleh bagian terkait.

Dengan ini diharapkan perusahaan lebih mudah dalam melakukan penelusuran atas

pembuktian keaslian dokumen.

6. Terjadi perangkapan tugas antara bagian keuangan dan akuntansi.

Pada saat ini perusahaan belum memiliki pembagian tugas yang jelas antara

bagian keuangan dan akuntansi dengan bagian logistik dimana surat pengiriman barang

82

tidak dibuat oleh bagian logistik sebagaimana mestinya, melainkan dibuat oleh bagian

keuangan. Selain itu perusahaan juga menggabungkan bagian keuangan dengan bagian

akuntansi.

Hal ini akan menyebabkan terjadinya kecurangan yang dilakukan oleh bagian

keuangan. Salah satu kecurangan yang mungkin terjadi dalam sistem informasi akuntansi

yaitu terjadinya lapping. Lapping merupakan suatu bentuk penyalahgunaan dana hasil

penagihan dari pelanggan dan keterlambatan pencatatan atau pengepostingan pelunasan

piutang.

Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu pemisahan tugas.

Bagian general affair yang seharusnya membuat surat pengiriman barang, dan sebelum

barang dikirimkan ke pelanggan, surat tersebut harus telah mendapat otorisasi dari

manajer terkait. Pemisahan tugas merupakan salah satu komponen pengendalian internal

dimana bagian keuangan yang bertugas sebagai penerima kas harus dipisah dengan

bagian akuntansi yang bertugas sebagai pihak yang mencatat transaksi penerimaan kas

dan pengurangan piutang. Hal ini dapat menghindari kecurangan yang mungkin terjadi

di dalam perusahaan.

7. Tidak adanya surat sebagai bukti penerimaan barang oleh pelanggan.

Pada saat ini perusahaan belum memiliki surat sebagai bukti penerimaan barang.

Jika barang yang dikirimkan oleh bagian logistik telah sampai di tempat pelanggan,

pelanggan akan memberikan konfirmasi melalui telepon ke perusahaan.

83

Hal ini disebabkan karena perusahaan pada umumnya telah memiliki hubungan

bisnis yang erat dan memiliki kepercayaan yang tinggi terhadap pelanggan sehingga

perusahaan menganggap bahwa tidak diperlukan dokumen sebagai bukti bahwa barang

telah sampai ke tempat pelanggan.

Saran yang diusulkan yaitu penambahan perangkapan surat pengiriman barang

dan pelanggan harus memberikan konfirmasi berupa tanda tangan di surat pengiriman

barang tersebut sebagai tanda bahwa barang telah diterima. Jika barang telah diterima

pelanggan, pelanggan akan memberikan konfirmasi berupa tanda tangan di surat

pengiriman barang untuk dikirimkan kembali ke bagian logistik, dimana rangkap

pertama dari surat pengiriman barang akan diberikan ke pelanggan, dan rangkap ke dua

dari surat pengiriman barang akan diberikan ke bagian logistik untuk dijadikan arsip

perusahaan.

8. Pada saat ini perusahaan sering menerima keluhan dari pelanggan mengenai

keterlambatan penyelesaian jasa.

Perusahaan sering menerima keluhan dari pelanggan. Hal ini disebabkan karena

manajemen belum memiliki pengendalian atas pengerjaan jasa sehingga pengerjaan jasa

sering diselesaikan dalam batas waktu melebihi perjanjian.

Hal ini akan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan karena perusahaan tidak

memberikan jasa sesuai dengan batas waktu yang telah dijanjikan, dan perusahaan

seringkali harus membayar denda atas keterlambatan penyelesaian jasa tersebut. Hal ini

menyebabkan perusahaan mengalami kerugian karena harus membayar denda dan

84

perusahaan terancam kehilangan pelanggan karena pemberian layanan jasa yang tidak

memuaskan.

Saran yang diusulkan untuk menangani masalah ini yaitu merancang sistem yang

membuat Work Schedule untuk diisi oleh bagian teknik. Work Schedule ini akan

mencatat setiap detil pengerjaan jasa yang dilakukan oleh bagian teknik. Sistem

kemudian akan menghitung persentase penyelesaian atas semua kegiatan jasa yang

sedang dikerjakan sehingga manajemen bisa mengetahui bagaimana perkembangan

pengerjaan jasa yang bertujuan untuk mendukung dilakukannya kegiatan pengendalian

dan melalui sistem ini diharapkan agar manajemen bisa lebih mudah dalam mengambil

keputusan lebih lanjut jika diperkirakan akan terjadi keterlambatan penyelesaian jasa.

9. Pada saat ini perusahaan tidak memiliki dokumen sebagai bukti permintaan

pengeluaran barang dari gudang.

Pada saat ini perusahaan tidak memiliki dokumen yang menjadi dasar permintaan

pengeluaran barang, dimana bagian teknik menghubungi bagian logistik melalui telepon

untuk meminta barang dari gudang yang dibutuhkan untuk jasa pengadaan.

Hal ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa tidak diperlukan

dokumen untuk menjadi dasar permintaan pengeluaran barang. Hal ini didukung oleh

budaya dalam perusahaan dimana hubungan antar karyawan sangat dekat sehingga rasa

solidaritas dan kepercayaan antar karyawan pun tinggi.

Hal ini akan menyebabkan kemungkinan terjadi kecurangan yang dilakukan oleh

bagian teknik atau bagian gudang dimana terjadi pengeluaran barang yang sebenarnya

85

tidak dibutuhkan. Salah satu ancaman dalam sistem penjualan kredit adalah pencurian

pada persediaan.

Saran yang diusulkan dalam menangani masalah ini yaitu menerapkan prosedur

yang baku atas permintaan pengeluaran barang dari gudang dengan merancang sistem

yang akan mencetak Surat Permintaan Keluar Barang untuk setiap barang atas jasa

pengadaan yang dibutuhkan di lapangan yang timbul dari pengerjaan jasa pemeliharaan

atau jasa instalasi. Surat ini akan dibuat berdasarkan jasa pengadaan yang sudah

diidentifikasi pada saat dilakukan negosiasi dengan pelanggan, sebagai perintah ke

bagian logistik untuk mengeluarkan bagarng Bagian general affair akan mencetak surat

ini ketika Perjanjian Kerja Sama telah dibuat. Surat ini akan dibuat sebanyak dua

rangkap, dan akan ditandatangani oleh bagian teknik jika barang pengadaan telah tiba di

lapangan, untuk kemudian diarsip oleh bagian logistik dan bagian general affair. Dengan

surat ini diharapkan bisa menjadi bukti atas permintaan pengeluaran barang dari gudang.