bab 3 analisis sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00011-aksi...

BAB 3

ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN DAN

PIUTANG USAHA PT. STORA ADHISWARA

3.1 Analisis Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha

PT.Stora Adhiswara yang Berjalan

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Stora Adhiswara merupakan perusahaan perseroaan terbatas yang

bergerak di bidang perekaman dan penggandaaan jenis audio rohani yang

dikhususkan untuk pemeluk agama Katolik dan Kristen. Kesemua itu dipasarkan

dengan nama produk "MARANATHA". Perusahaan ini didirikan pada tanggal

28 November 1988 dengan akte pendirian No.62 dihadapan wakil notaris

sementara Ferdinand Karindahang Makahanap, SH, yang berkedudukan di

Jakarta. Kemudian diperbaiki dengan akte No. 1 pada tanggal 1 Juni 1992

dihadapan notaris pengganti Lily Sulyanti, SH, yang berkedudukan di Jakarta

dan disahkan dengan keputusan Menteri Kehakiman Republik Indonesia No. 02-

5434 HT.01.01.th.93 dengan modal dasar perseroan sebesar Rp.50.000.000,- dan

modal disetor Rp.20.000.000,-

Lokasi kantor PT. Stora Adhiswara ini mula – mula terletak di komplek

Delta Building blok A No. 26 – 27 Jl. Suryapranoto I - 9 Jakarta 10160.

Sekarang perusahaan ini pindah ke Sentra Niaga blok T2 No.10 Jl. Puri Agung,

Puri Indah, Kembangan Jakarta Barat 11610.

62

Di tahun 1995, setelah 7 tahun berdiri, perusahaan mulai merasakan

kesukaran dalam mempromosikan kaset/cd - nya yang didistribusikan melalui

toko-toko musik sekuler. Hal ini sebabkan karena toko – toko tersebut tidak siap

untuk memajang kaset / CD rohani secara lengkap. Akhirnya di tahun 1997,

perusahaan melebarkan jaringan dengan membuka toko musik rohani sendiri

sebagai jalur distribusinya yang bernama "Pondok Pujian". Sampai dengan tahun

2001, telah berdiri 20 toko "Pondok Pujian" di Jakarta, Bandung, Surabaya,

Yogyakarta, Semarang, Pontianak, Ujung Pandang dan akan lebih banyak lagi di

kota-kota lain. Sampai dengan tahun 2006, PT. Stora Adhiswara telah

mendistribusikan produknya sebanyak 25 juta kopi kaset / CD / VCD / DVD di

seluruh kota di Indonesia dan di beberapa pasar internasional.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi

Melayani Tuhan Yesus dalam puji – pujian rohani, supaya menjadi berkat rohani

bagi siapapun, dan nama Tuhan Yesus dipermuliakan.

Misi

1. Membuka jaringan yang seluas-luasnya untuk penyediaan puji – pujian

rohani, sehingga mudah didapat oleh siapapun.

2. Menjadikan berkat rohani bagi banyak orang

3. Menyenangkan hati Tuhan Yesus

56

3.1.3 Struktur Organisasi

Gambar 3.1. Struktur OraganisasiSumber : PT.Stora Adhiswara

PrepareStock

Board Of Directors( BOD )

PresidentDirector

Internal Audit

CorporateSecretary

ProductionManager

AdminSales

Collector Cashier SalesmanProd. Staff Prod. QC

HRDManager

HRD Staff

LogisticManager

WarehouseChief

FinishingPacking Expedition

AccountingManager

Acc. Staff

FinanceManager

OperationalManagerProduction

Director

Marketing &sales

Manager

64

3.1.4 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang.

1. Board of Directors

1) Memilih dan mengangkat serta memberhentikan president director dan

director.

2) Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan secara keseluruhan baik

untuk jangka pendek maupun jangka panjang.

3) Mengubah anggaran dasar perseroan, termasuk memperbesar atau

memperkecil modal perseroan serta membubarkan dan melikuidasi

perseroan jika tidak terpaksa.

2. President director

1) Kerja-sama dengan pihak-pihak luar antara lain : KWI, Yamuger, Sinode

AMPKI, gereja - gereja, studio, artis-artis tertentu.

2) Menangani urusan periklanan.

3) Mengatur desain produk - produk yang akan beredar ke pasar.

4) Mengesahkan biaya - biaya operasional dan pembayaran kepada pihak

ketiga.

5) Memutuskan untuk pembelian master-master lagu.

6) Menentukan atas pembayaran untuk penyanyi, pemusik, dan pengarang

lagu.

7) Meng-handle cash flow perusahaan.

8) Mengatur kebijakan perusahaan lainnya.

65

3. Internal Audit Manager

1) Menilai prosedur dan menilai hal-hal yang berhubungan dengan hal - hal

berikut:

• Memberi pendapat kelayakan prosedur

• Mengembangan dan memperbaiki prosedur

• Ide-ide seperti pembuatan standar/pembuatan metode yang baik

2) Analisa data yang dihasilkan oleh sistem akuntansi, yang membuktikan

bahwa laporan-laporan yang dihasilkan adalah benar

3) Mengadakan perlindungan untuk menghindari dan menemukan

penggelapan, ketidakjujuran atau kecurangan

4) Memeriksa kekayaan perusahaan

5) Meneliti transaksi dengan pihak luar

6) Melatih dan memberi bantuan kepada karyawan perusahaan terutama

bidang akuntansi

4. Corporate Secretary

1) Membuat surat-surat perjanjian dan surat lainnya

2) Mengatur jadwal pertemuan jajaran direksi

3) Menyiapkan dan mengatur keperluan jajaran direksi

66

5. Production Director

1) Sebagai Negotiator antara pihak Maranatha dengan pihak Supplier antara

lain:

• HDX

• Suara Megah Kharisma.

• Dynamitra Tara

• Suara Sebening Surya.

2) Mengadakan negosiasi dan pendekatan dengan artis-artis tertentu

3) Menyeleksi penyanyi dan lagu-lagu

6. Production Manager

1) Mengurus produksi dan keartisan

2) Mengatur jadwal dan memonitor proses rekaman di studio

Production Manager membawahi :

a. Production Staff, bertugas untuk mengatur pelaksanaan rekaman.

b. Production Quality Control, bertanggung jawab untuk memonitor quality

control dari sample yang telah di buat.

7. Operational Manager

1) Menyusun, merumuskan dan mengembangkan rencana dan program kerja

untuk meningkatkan kinerja dari setiap bagian yang dikepalainya.

2) Mengadakan rapat rutin dengan kepala setiap bagaian untuk mengambil

keputusan dalam rangka pengembangan dan perbaikan.

67

3) Bertanggung jawab untuk membuat laporan pertanggung jawaban atas

setiap tindakan dan tugas dari semua bagian yang berada di bawah

pengawasannya

4) Memeriksa, melaporkan serta membayarkan perhitungan Royalti

“Hosana Integrity”, “Integrity Asia”, “People of Destiny International”

dan Hill Song.

5) Mengurus perpajakan : “SSP + SPT Masa PPn”, “SSP + SPT Masa PPh

21,23 dan 26”,”SSP+SPT Masa Badan (PPH 25)”, “Pengajuan Stiker

PPN”.

8. Financial Manager (Manager Keuangan)

1) Mengirim tagihan Customer ke luar kota dan dalam kota.

2) Mengecek mutasi Rekening Koran di bank per harian.

3) Menghubungi customer yang masih menunggak atau sudah lewat jatuh

tempo.

4) Membuat setoran untuk giro, kas dan KU ke Bank dari penjualan tunai

Financial Manager membawahi :

a. Collector :

1) Sebagai Kolektor yang menagih ke Agen dalam kota.

2) Menyetor giro dan cek ke bank.

3) Menukar dan mengambil uang ke bank.

68

b. Cashier

1) Membuat Voucher penerimaan dan pengeluaran atas pembayaran dari

artis yang ada perhitungan kompensasi atas hutang – piutang

2) Menyiapkan dan mengetik Cek atau Giro

3) Mencatat pengeluaran biaya produksi master

4) Memegang Kas kecil untuk operasional harian

5) Menyiapkan dan membayar uang makan dan transport

6) Menerima uang kas dari penjualan tunai

9. Logistic Director

1) Order kaset, CD, VCD, DVD dan Lebel (baru/repeat) atas informasi dan

perkiraan dari direktur pemasaran.

2) Memeriksa pembayaran/transfer dari agen di luar kota dan dalam kota

untuk penjualan tunai sebelum pengiriman barang.

3) Memeriksa dan mencatat penerimaan kaset, CD, VCD dan DVD serta

label.

4) Mengatur pengiriman barang ke Agen-agen dan Gereja.

5) Stock opname setiap 3 bulan.

10. Warehouse Manager (Manajer Gudang)

1) Membuat laporan order terhadap barang yang diperlukan, kemudian

diserahkan ke Logistic Manager untuk diterbitkan Purchase Order (PO).

2) Melakukan penggandaan kaset / CD / VCD / DVD.

3) Bertanggung jawab atas kondisi dan keutuhan barang di gudang.

69

4) Cek stock Label / finished good untuk kaset/CD/VCD/DVD yang laku

agar tidak kehabisan.

5) Mencatat pembukuan label.

Warehouse Manager membawahi :

a. Prepare Stock, bertugas untuk Menyiapkan barang-barang sesuai delivery

order.

b. Finishing

1) Menempel PPn untuk kaset, CD dan VCD

2) Wrapping ulang kaset-kaset yang cacat

3) Wrapping untuk sisa pesanan (baru/repeat) yang belum di finishing.

4) Menyegel dan membungkus kaset

c. Packing, bertugas untuk Mengepak barang yang akan dikirim ke

pelanggan.

d. Expedisi, bertugas untuk Mengirim barang ke pelanggan dalam kota dan

luar kota.

11. Marketing and Sales Manager

1) Negosiasi dengan agen-agen dalam dan luar kota.

2) Menentukan jumlah order produksi rekaman seri baru atas persetujuan

Manager Operasional.

3) Memberikan persetujuan pemberian kredit.

4) Menginterview calon pelanggan yang akan diberikan kredit.

5) Menerima laporan atas penjualan setiap hari dari admin sales.

70

Marketing and sales Manager membawahi :

a. Administration Sales (admin sales) :

1) Menerima pesanan pelanggan

2) Membuat delivery order, faktur penjualan dan surat retur barang

3) Membuat laporan penjualan tiap hari untuk report

4) Mengecek retur penjualan dan merapikannya

b. Salesman, bertugas untuk menawarkan barang ke pelanggan dan

menerima pesanan dari pelanggan.

12. HRD Manager

1) Merekrut dan memberikan pelatihan dasar kepada karyawan baru

2) Mengadakan seminar untuk meningkatkan motivasi dari karyawan

3) Menyiapkan Gaji Karyawan

13. Accounting Manager

1) Memeriksa buku bank (rekonsiliasi).

2) Memeriksa hasil posting dan jurnal buku besar.

3) Membuat Neraca dan Laba-Rugi per triwulan.

4) Memeriksa Petty Cash.

5) Menyusun HPP Laba-Rugi dan Neraca Tahunan.

6) Mengatur pengolahan dana.

71

Accounting Manager membawahi :

Staff Accounting

1) Input data harga perolehan pada transaksi pembelian.

2) Input pengeluaran/biaya (Journal).

3) Input pembayaran Hutang Dagang (A.P).

4) Menghitung dan membayar Royalti penjualan (untuk produk tertentu).

5) Membuat daftar pemotongan atas pph Pasal 21 (honorarium) dan pph

pasal 23/26 (Royalti dan Sewa).

6) Mengetik Bukti Pemotongan untuk pph 21/23/26.

7) Input penerimaan pembayaran pelanggan.

8) Menghitung komisi salesman.

3.1.5 Produk Perusahaan

PT. Stora Adhiswara memproduksi dan menjual lagu rohani dalam

bahasa Inggris dan Indonesia yang berbentuk :

1. Kaset rohani,

2. CD rohani,

3. VCD rohani, dan

4. DVD rohani.

72

3.1.6 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha

Berjalan.

3.1.6.1 Dokumen - dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PT. Stora

Adhiswara

Dokumen - dokumen yang digunakan pada sistem penjualan PT. Stora

Adhiswara adalah:

1. Delivery order

2. Faktur Penjualan

3. Surat Retur Barang

4. Bukti Kas masuk

3.1.6.2 Unit fungsi yang terkait dengan sistem penjualan PT. Stora Adhiswara

Unit fungsi yang terkait dengan sistem penjualan PT. Stora Adhiswara

adalah :

1. Bagian Penjualan

2. Bagian Keuangan

3. Bagian Gudang

4. Bagian Akuntansi

73

3.1.6.3 Prosedur Berjalan

a. Prosedur Penjualan

PT. Stora Adhiswara melakukan transaksi penjualan secara tunai dan

kredit. Setiap pelanggan yang baru pertama kalinya melakukan pembelian harus

mengisi form pelanggan dan menyerahkanya ke admin sales. Admin salae akan

mendata pelanggan tersebut. Penjualan dimulai ketika pelanggan memesan

barang via telepon, via faks, salesman untuk memesan ke bagian admin sales.

Kemudian bagian admin sales akan menginformasikan pesanan pelanggan

tersebut ke bagian gudang untuk melakukan pengecekan barang. Setelah

melakukan mengecek barang, bagian gudang akan memberitahukan ke bagian

admin sales mengenai hasil pengecekan barang. Kemudian bagian admin sales

akan menanyakan kepada pelanggan mengenai kepastian pembelian. Perusahaan

akan memberikan diskon untuk setiap pembelian tergantung pada jenis penjualan

dan siapa pelanggannya. Penjualan tunai diberikan diskon sebesar 20%,

penjualan kredit dan bukan Pondok Pujian sebesar 25% dan penjualan secara

kredit dan Pondok Pujian sebesar 35%.

Untuk penjualan tunai, pelanggan dapat langsung datang ke perusahaan

dan akan dilayani oleh karyawan admin sales. Jika barang yang diinginkan

pelanggan tersedia, maka bagian admin sales akan membuat delivery order dan

faktur penjualan bernomor tercetak dalam lima rangkap. Kasir akan memberikan

cap lunas pada delivery order dan faktur penjualan jika pelanggan telah melunasi

pembayaran. Maka hari itu juga akan dilakukan pengiriman barang. Pada saat

pengiriman, karyawan pengiriman akan meminta tanda tangan pelanggan pada

faktur penjualan dan delivery order ke pelanggan sebagai tanda bahwa barang

74

telah diterima. Dan memberikan lembaran warna putih dan hijau ke pelanggan.

Karyawan pengiriman akan menyimpan delivery order berwarna merah sebagai

arsip dan memberikan sisa dari lembaran delivery order dan faktur penjualan ke

bagian admin sales. Bagian admin sales menyimpan delivery order warna biru

disimpan sebagai arsip dan berwarna kuning ke bagian gudang. Sedangkan faktur

penjualan berwarna biru akan disimpan sebagai arsip bagian admin sales,

berwarna merah akan diberikan ke bagian akuntansi, dan berwarna kuning

diberikan ke bagian keuangan.

Untuk pembelian secara kredit. Pelanggan yang baru pertama kali

melakukan pembelian secara kredit harus mengisi form pengajuan kredit

terlebih dahulu baru. Bagian admin sales akan menyerahkan form tersebut ke

manager pemasaran dan penjualan untuk mendapat persetujuan. Data pelanggan

tersebut selanjutnya akan diteliti oleh manejer pemasaran dan penjualan melalui

interview langsung dengan calon pelanggan atau melalui informasi yang didapat

dari sumber lainnya untuk mengetahui informasi tentang bonifitas pelanggan

tersebut.apakah telah memenuhi 5K yaitu Karakter (Character), Kapasitas

(Capacity), Kondisi (Condition), Kapital (Capital), dan Kolateral (Colateral).

Setelah mendapat persetujuan, pelanggan dapat melakukan pembelian secara

kredit. Jika barang yang diingikan pelanggan tersedia, bagian admin sales akan

membuat faktur penjualan bernomor urut tercetak dalam lima rangkap dan

didistribusikan sebagai berikut : warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan

(jika belum lunas, setelah di tanda tangani oleh pelanggan, faktur penjualan

berwarna putih akan diberikan ke bagian keuangan), warna merah diberikan ke

bagian akuntansi, warna kuning diberikan ke bagian keuangan dan warna biru

75

diberikan ke bagian admin sales, sedangkan delivery order dibuat dengan nomor

urut tercetak juga dibuat dalam lima rangkap dan didistribusikan sebagai berikut

: warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan, warna merah diberikan ke bagian

pengiriman, warna kuning diberikan ke bagian gudang, dan warna biru diberikan

ke bagian admin sales.

Setelah barang siap dan bagian gudang telah menerima delivery order

dan faktur penjualan dari bagian admin sales. Kemudian bagian gudang akan

memberikan barang, delivery order dan faktur penjualan ke bagian pengiriman

untuk dikirimkan ke pelanggan. Setelah barang beserta delivery order dan faktur

penjualan diterima oleh pelanggan, maka pelanggan akan menandatangani faktur

penjualan dan delivery order. Dokumen tersebut akan dikembalikan ke bagian

admin sales dan didistribusikan, faktur penjualan ke bagian keuangan, bagian

akuntansi, dan bagian admin sales sedangkan delivery order akan diberikan ke

bagian admin sales dan bagian gudang. Kemudian bagian keuangan akan

mencatat transaksi pelanggan ke dalam buku pencatatan piutang, untuk

mengetahui piutang dari pelanggan. Setiap harinya bagian admin sales akan

membuat laporan yang diserahkan ke manager pemasaran dan penjualan.

b. Prosedur Retur

Barang yang telah dibeli dapat diretur oleh pelanggan. Bagian

administarasi penjualan akan menerima barang dan memo retur dari pelanggan.

Jika barang layak untuk diretur, maka bagian administrasi akan membuat surat

retur barang bernomor urut tercetak sebanyak lima rangkap dan didistribusikan

sebagai berikut: warna putih diberikan ke pelanggan, warna kuning diberikan ke

bagian gudang, warna merah diberikan ke bagian keuangan, warna biru diberikan

76

ke bagian akuntansi dan warna hijau sebagai arsip bagian admin sales. Kemudian

adminstrasi pemasaran dan penjualan akan memberikan surat retur barang warna

kuning beserta barang yang diretur ke gudang untuk disimpan di gudang.

c. Prosedur Penagihan

Pada saat jatuh tempo, collector akan menagih ke pelanggan dengan

membawa faktur penjualan ke pelanggan. Setelah pembayaran dilakukan, faktur

penjualan yang dibawa oleh karyawan collector akan diserahankan kepada

pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. Khususnya untuk pelanggan yang

langsung transfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus mengirimkan bukti

transfernya melalui fax ke perusahan dan untuk pelanggan yang membayar

dengan cek / giro tersebut harus dapat mencairkan pada saat jatuh tempo atau

paling lambat satu hari setelah tanggal jatuh tempo. Collector langsung

menyetorkan hasil tagihannya ke bank dengan menggunakan deposit slip.

Setelah melakukan penyetoran ke bank kemudian menyerahkan deposit slip

tersebut ke bagian keuangan yang diteruskan ke bagian akuntansi untuk

melakukan pencatatan pelunasan piutang. Setelah selesai melakukan pencatatan,

deposit slip tersebut dikembalikan lagi ke bagian keuangan. Bagian keuangan

akan membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua rangkap dan

didistribusikan sebagai berikut : warna biru diberikan ke bagian akuntansi, dan

warna kuning diberikan ke bagian keuangan.

Admin sales setiap hari akan memberikan laporan penjualan harian

kepada manager penjualan. Bagian akuntansi setiap akhir bulan akan membuat

laporan keuangan yang akan diserahkan kepada manager operasional. Untuk

lebih jelasnya dapat dilihat pada Rich picture sistem yang berjalan saat ini.

56

SalesPelanggan

Accounting

$

Bank

Telephone Fax

Gudang

Keuangan

$ $$

Collector

Barang

menginformasikan hasilcek barang

Mengecek barang

Mengkonfirmasikanpesanan dan pembayaran

konfirmasi OK

DO

BKM

BKM

FPDO

DOFP

BKM

pengiriman

DO telahdiotorisasi

Barang Retur

Payto

$

Depositslip

$

$

Pembayaran

Payto

$

Depositslip

$

VISIOCORPORATION

Laporan keuanganManager Operasional

Manager pemasarandan

penjualan

FP warna putihdiberikan jikatelah lunas

Laporanpenjualan harian

Memoretur

FP telahdiotorisasi

DO telahdiotorisasi

DO telahdiotorisasi

FP telahdiotorisasi

FP telahdiotorisasi

SRBBarang Retur

SRB

SRB

SRB

SRB

FP telahdiotorisasi

FP telahdiotorisasi

DO : Delivery Oreder FP : Faktur Penjualan SRB : Surat Retur Barang BKM : Bukti

Gambar 3.2 Prosedur penjualan dan piutang usaha (retur dan penagihan)

DO + FPtelah

diotorisasi

Payto

$

Depositslip

Pelanggan baru

Formpelanggan

Adm Sales

Inventory

FP

78

3.1.6.4 Permasalahan yang dihadapi dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjulaan

dan Piutang Usaha.

1. Kesulitan untuk memperoleh informasi pesanan penjualan yang pernah

dilakukan oleh perusahaan.

Penyebabnya karena informasi pesanan pelanggan yang datang setiap

harinya begitu banyak melalui salesmen, fax dan telepon sedangkan

pencatatannya belum dilakukan dengan baik, sehingga bagian admin sales

sulit untuk mengetahui informasi pesanan penjualan yang pernah dilakukan

atau masih dalam proses.

2. Kemungkinan kerugian akibat penggelapan barang dan terjadinya kesalahan

dalam mengirimkan barang yang dipesan oleh pelanggan.

Penyebabnya karena Delivery order dibuat oleh admin sales. Bagian

gudang hanya bertugas menyiapkan barang berdasar informasi pesanan

barang diterimanya dari Admin sales berupa Sales order dan Delivery order.

Hal ini menyebabkan bagian gudang tidak mempunyai tanggung jawab atas

barang yang dikeluarkannya. Setelah menyiapkan barang bagian gudang

langsung memberikan ke bagian pengiriman tanpa ada cross check terlebih

dahulu sehingga memungkinkan terjadinya salah kirim barang.

3. Kemungkinan perusahaan mengalami kerugian akibat piutang tak tertagih.

Penyebabnya karena pihak perusahaan tidak menentukan limit

piutang dari setiap pelanggannya sehingga pelanggan membeli secara kredit

diluat kemampuannya untuk membayar. Hal ini dapat mengakibatkan

kerugian bagi perusahaan karena piutang tak tertagih.

79

4. Penerimaan pembayaran hasil tagihan dari pelanggan tidak dapat diandalkan.

Penyebabnya karena adanya perangkapan tugas oleh collector yang

bertugas sebagai collector maupun sebagai penyetor hasil tagihan ke bank,

dan tidak adanya dokumen yang dapat dijadikan alat untuk mengecek

penagihan sehingga penagihan piutang menjadi tidak terkontrol sehingga

memungkinkan terjadinya pencurian kas.

5. Kemungkinan terjadi salah tagih piutang usaha setelah pelanggan melakukan

retur.

Penyebabnya karena bagian keuangan tidak dapat mengetahui secara

langsung informasi mengenai total retur yang telah dilakukan oleh pelanggan

sehingga seringkali terjadi kesalahan dalam pencatatan jumlah piutang yang

seharusnya ditagih.

6. Kesulitan dalam pengambilan keputusan yang cepat dan akurat.

Penyebabnya karena kurangnya informasi yang diperoleh dari

laporan yang ada selama ini. Sehingga manager tidak dapat mengambil

keputusan yang cepat dan akurat untuk kemajuan perusahaan.

3.1.6.5 Usulan Untuk Mengatasi Permasalahan

1. Perusahaan sebaiknya mengadakan dokumen sales order dan merancang

ulang sistem informasi akuntansi yang diharapkan dapat membantu informasi

yang penjualan dengan lebih baik sehingga bagian admin sales dengan cepat

mengetahui informasi dari seluruh penjualan, pergerakan barang.

80

2. Sebaik delivery order dibuat oleh bagian gudang agar ada pertanggung-

jawaban bagian gudang atas barang yang dikeluarkannya dan menyerahkan

ke admin sales untuk mengadakan cross check agar tidak terjadi salah kirim.

Dan setiap keluar masuknya barang dicatat dalam kartu gudang agar

mempermudah stock opname

3. Perusahaan sebaiknya menentukan limit kredit dari setiap pelanggan

sehingga dapat memperkecil resiko piutang tak tertagih.

4. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan kembali kebijakan untuk

menyatukan tugas bagian collector dalam penagihan piutang dan sekaligus

penyetor hasil tagihannya, untuk menghindari terjadinya kecurangan maupun

pencurian kas oleh bagian collector tersebut dan dengan bantuan sistem dapat

mencetak daftar tagihan. Dan setiap jam 17.00 collector harus melaporkan

hasil tagihannya dan meyerahkan uang hasil tagihan pada hari tersebut atau

selambat – lambatnya pagi hari keesokkannya.

5. Perusahaan sebaiknya membuat note kredit untuk menggurangi piutang

usaha setelah terjadinya retur oleh pelanggan.

6. Perusahaan membutuhkan informasi yang cepat dan up to date dalam

pengambilan keputusan sehingga diperlukannya laporan – laporan sebagai

berikut:

1. Laporan Penjualan Per-Tanggal

Laporan penjualan Per-Tanggal digunakan untuk menghasilkan

informasi – informasi mengenai keseluruhan penjualan yang terjadi pada

tanggal yang minta. Memuat informasi nomor faktur, yang digunakan

untuk mengetahui dimana transaksi penjualan dicatat. Tanggal faktur

81

yang digunakan untuk mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, kode

dan nama pelanggan untuk mengetahui pelanggan yang melakukan

pembelian dengan perusahaan. Serta jumlah penjualan yang digunakan

untuk mengetahui besarnya penjualan setiap faktur yang ada, jumlah item

untuk setiap faktur dan total penjualan yang digunakan untuk mengetahui

besarnya keseluruhan penjualan yang terjadi di perusahaan dalam periode

tertentu.

2. Laporan Penjualan Per-Pelanggan

Laporan penjualan per-pelanggan digunakan untuk menghasilkan

informasi mengenai penjualan yang terjadi dari tiap – tiap pelanggan.

Informasi tersebut antara lain: kode dan nama pelanggan untuk

mengetahui pelanggan yang melakukan pembelian dengan perusahaan,

nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui di mana transaksi

penjualan dicatat, tanggal faktur yang digunakan untuk mengetahui kapan

faktur tersebut diterbitkan, serta jumlah penjualan yang digunakan untuk

mengetahui besarnya penjualan setiap faktur yang ada, jumlah item untuk

setiap faktur dan total penjualan yang digunakan untuk mengetahui

besarnya keseluruhan penjualan yang terjadi di perusahaan dalam periode

tertentu.

3. Laporan Penjualan Per-Barang

Laporan penjualan per-barang digunakan untuk menghasilkan

informasi mengenai penjualan barang yang terjadi dari tiap – tiap barang

kepada para pelanggan. Informasi tersebut antara lain mengenai kode

dan nama barang untuk mengetahui barang apa saja yang telah terjual ke

82

pelanggan, nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui kapan dan di

mana transaksi penjualan dicatat, tanggal faktur yang digunakan untuk

mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, kuantitas untuk mengetahui

jumlah barang yang terjual pertiap barang, dan total penjualan yang

digunakan untuk mengetahui jumlah keseluruhan barang yang terjual

pada perusahaan dalam periode tertentu.

4. Laporan Piutang

Laporan piutang berisi informasi - informasi mengenai

keseluruhan piutang yang terjadi di perusahaan. Informasi yang diberikan

antara lain; nomor faktur, yang digunakan untuk mengetahui di mana

transaksi penjualan dicatat, tanggal faktur yang digunakan untuk

mengetahui kapan faktur tersebut diterbitkan, kode dan nama pelanggan

untuk mengetahui pelanggan mana yang melakukan pembelian dengan

perusahaan, grand total untuk mengetahui jumlah penjualan yang

terdapat pada faktur itu, serta nomor note kredit jika terjadi retur oleh

pelanggan, untuk mengetahui dimana retur dicatat dan jumlah total retur

untuk mengurangi jumlah piutang, total piutang untuk mengetahui jumlah

total piutang setiap pelanggan dari periode tertentu.

5. Laporan Retur

Laporan retur penjualan berisi informasi – informasi mengenai

barang – barang yang dikembalikan oleh pelanggan ke perusahaan.

Informasi – informasi tersebut terdiri dari tanggal dan nomor retur

penjualan yang digunakan untuk mengetahui kapan dan di mana retur

dicatat, nomor faktur yang digunakan untuk mengetahui terdapat difaktur

83

manakah barang – barang yang diretur tersebut, kode dan nama

pelanggan yang digunakan untuk mengetahui pelanggan mana yang

melakukan retur, kuantitas retur yang digunakan untuk mengetahui

jumlah barang yang diretur, jumlah untuk mengetahui besarnya barang

yang diretur, dan total untuk mengetahui jumlah keseluruhan dari

besarnya retur yang terjadi pada periode tertentu.

6. Daftar Tagih

Dalam daftar tagih terdapat informasi – informasi mengenai

piutang dari pelanggan yang telah jatuh tempo dan hendak ditagih.

Informasi tersebut antara lain tanggal jatuh tempo untuk mengetahui

batas pembayaran yang harus dilakukan oleh pelanggan, nomor faktur

untuk mengetahui di mana transaksi penjualan dicatat kode dan nama

pelanggan untuk mengetahui pelanggan yang melakukan piutang

perusahaan dan jumlah penjualan, no.note kredit untuk mengetahui

dimana retur dicatat dan jumlah retur untuk mengurangi piutang, jumlah

piutang untuk mengetahui besarnya keseluruhan piutang dari tiap faktur

yang ada setelah dikurangi total note kredit jika terjadi retur.

7. Analisis Umur Piutang

Laporan umur piutang berisi informasi – informasi mengenai

piutang pelanggan dari masing – masing fakturnya untuk mengetahui

ada-tidaknya piutang tak tertagih. Informasi tersebut antara lain kode dan

nama pelanggan untuk mengetahui pelanggan yang mempunyai piutang

yang telah lewat jatuh tempo, jumlah piutang, untuk mengetahui

besarnya keseluruhan piutang dari tiap faktur yang ada, jumlah piutang

84

yang lewat jatuh tempo. Apabila piutang tak tertagih tersebut telah lewat

dari 90 hari maka piutang tersebut digolongkan menjadi piutang ragu -

ragu dan jika lewat dari 180 hari maka piutang tersebut akan dihapuskan.

3.2 Analysis Document

3.2.1 The Task

3.2.1.1 Purpose

Pengembangan sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha

pada perusahaan ini dilakukan untuk mendukung pencatatan dan pengendalian

internal atas transaksi harian penjualan dan piutangnya, mulai dari kegiatan

penerimaan pesanan dari pelanggan, pengiriman barang, penerimaan retur,

penagihan, sampai pencatatan pembayaran.

3.2.1.2 System Definition

Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang yang digunakan PT.

Stora Adhiswara sebagai alat bantu untuk menangani pencatatan aktivitas harian

perusahaan yang berhubungan dengan penjualan dan piutang. Sistem ini

menggunakan arsitektur client server. Setiap client dan server menggunakan PC

biasa berbasis windows dan client akan terhubung pada server dengan

menggunakan LAN. Pengembangan dilakukan berdasarkan usulan perbaikan

dari permasalahan yang ditemui dalam aktivitas berjalan perusahaan. Untuk lebih

jelasnya, system definition dari sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang

PT. Stora Adhiswara dapat dilihat pada tabel berikut ini.

85

Functionality

Mendukung pencatatan dan pengendalian kegiatan

penjualan dan piutang usaha sehingga dapat

menghasilkan informasi penjualan dan piutang usaha

yang reliable dan up to date.

Application

Domain

Karyawan pemasaran dan penjualan, karyawan

gudang, karyawan akuntansi, karyawan akuntansi

Condition Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang

usaha ini dikembangkan berdasarkan usulan untuk

mengatasi permasalahan yang di temukan dalam

aktivitas penjualan dan piutang perusahaan.

Technology Menggunakan beberapa Personal Computer (PC)

dengan penambahan beberapadevice umum lainnya

seperti printer, fax, dll. PC akan terhubung pada server

dengan menggunakan jaringan komputer lokal (LAN)

Objects Karyawan , pelanggan, barang, sales order, delivery

order, surat retur barang, dan bukti kas masuk

Responsibility Alat administrasi yang efisien dan dapat di andalkan

dalam pencatatan dan penyediaan informasi –

informasi hasil dari transaksi harian penjualan dan

piutang usaha.

Tabel 3.1 System Definition dengan kriteria FACTOR

86

3.2.1.1 Context

Problem Domain

a. Prosedur Penjualan

Prosedur yang diusulkan penulis terhadap sistem penjualan dan piutang di

PT. Stora Adhiswara adalah sebagai berikut:

PT. Stora Adhiswara melakukan transaksi penjualan secara tunai dan

kredit. Setiap pelanggan yang baru pertama kalinya melakukan pembelian harus

mengisi form pelanggan dan menyerahkannya ke bagian admin sales. Penjualan

dimulai dengan penerimaan pesanan dari pelanggan oleh salesmen atau bagian

admin sales. Pelanggan dapat mengirimkan Purchase ordernya ke bagian admin

sales berupa surat atau fax. Pesanan juga dapat dilakukan via telpon. Pesanan

yang diterima oleh salesman harus dilaporkan ke bagian admin sales. Perusahaan

akan memberikan diskon untuk setiap pembelian tergantung pada jenis penjualan

dan siapa pelanggannya. Penjualan tunai diberikan diskon sebesar 20%,

penjualan kredit dan bukan Pondok Pujian sebesar 25% dan penjualan secara

kredit dan Pondok Pujian sebesar 35%.

Untuk penjualan tunai, pelanggan dapat langsung datang ke perusahaan

dan akan dilayani oleh karyawan bagian admin sales. Bagian admin sales akan

mengentri pesanan pelanggan ke sistem. Berdasarkan pesanan tersebut dilakukan

pencetakkan Sales order bernomor urut tercetak dalam dua rangkap dan

didistribusikan sebagai berikut : warna merah diberikan ke bagian gudang dan

warna putih disimpan admin sales sebagai arsip.

87

Bagian gudang akan menyiapkan barang berdasarkan sales order

berwarna merah dan membuat delivery order sebanyak tiga rangkap. Kemudian

menyerahkannya ke bagian admin sales bersama dengan barang pesanan. Bagian

admin sales akan mengecek barang yang akan dikirim apakah sudah cocok

dengan sales order. Jika telah cocok bagian admin sales akan membuat dan

faktur penjualan rangkap lima. Pelanggan melakukan pembayaran di bagian

keuangan (kasir) dengan membawa faktur yang diberikan oleh admin sales. Kasir

akan memberikan cap tanda lunas pada faktur penjualan dan menuliskan barang

belum dikirim. Faktur penjualan warna putih dan hijau diberikan ke pelanggan,

sisanya akan dibawa bersamaan dengan barang dan delivery order oleh bagian

pengiriman pada waktu mengirim barang. Setelah faktur dan delivery order

diotorisasi oleh pelanggan sebagai tanda barang telah dicek dan diterima. Bagian

pengiriman akan memberikan delivery order warna putih ke pelanggan dan sisa

delivery order dan faktur penjualan dikembalikan ke admin sales untuk

didistribusikan. Delivery order warna merah disimpan oleh gudang sebagai arsip

dan warna biru akan disimpan admin sales. Faktur penjualan warna merah

disimpan bagian keuangan sebagai arsip, warna biru sebagai arsip admin sales

dan warna kuning diberikan ke bagian akuntansi untuk mencatat adanya

penjualan. Bagian keuangan juga membuat bukti kas masuk bernomor urut

tercetak dalam dua rangkap yang berwarna putih diberikan ke bagian akuntansi

dan warna merah disimpan sebagai arsip bagian keuangan.

Untuk penjualan secara kredit. dapat dilakukan oleh pelanggan selama

jumlah piutangnya belum melampaui limit kredit yang diberikan perusahaan.

Jika pelanggan merupakan pelanggan yang baru pertama kali melakukan

88

pembelian secara kredit, maka pelanggan harus mengajukan permohonan kredit.

Bagian admin sales akan memeriksa form tersebut yang sudah diisi untuk

mendapat persetujuan dari manager pemasaran dan penjualan. Data tersebut

akan diteliti oleh manejer pemasaran dan penjualan. Kemudian akan melakukan

interview langsung dengan calon pelanggan atau memelalui informasi yang

didapat dari sumber lainnya untuk mengetahui informasi tentang bonifitas calon

pelanggan. Setelah mendapat persetujuan, pelanggan baru dapat melakukan

pemesanan.

Pelanggan dapat memesan melalui salesmen ataupun telpon dan fax ke

bagian administasi pemasaran dan penjualan. Pesanan tersebut akan dientry ke

dalam sistem oleh bagian admin sales. Kemudian sistem secara otomatis

mengecek jumlah limit kredit dan saldo kreditnya. Jika jumlah nomimal

pembelian belum melewati batas kredit dan saldo kreditnya masih ada, maka

pesanan tersebut dapat diterima. Pesanan tersebut akan dicatat kedalam sales

order dan akan didistribusikan sebagai berikut : warna merah ke bagian gudang,

warna putih akan disimpan bagian admin sales sebagai arsip.

Berdasarkan sales order yang diterimanya bagian gudang akan

menyiapkan barang dan membuat Delivery order sebanyak tiga rangkap. Warna

putih diberikan ke pelanggan pada waktu pengiriman, warna biru diberikan ke

bagian administrasi dan warna merah disimpan untuk arsip gudang. Delivery

order beserta barang kemudian diteruskan ke bagian admin sales. Bagian admin

sales akan mengecek barang tersebut, jika udah cocok dengan sales order maka

akan membuat faktur bernomor urut tercetak dalam lima rangkap.

89

Bagian pengiriman mengirimkan barang dengan membawa faktur

penjualan dan delivery order. Setelah pelanggan menerima dan memeriksa

barang yang dikirimkan, pelanggan kemudian menandatangani delivery order

dan faktur penjualan. Karyawan pengiriman akan memberikan delivery order

warna putih dan faktur penjualan warna hijau ke pelanggan , sedangkan yang

lainnya dikembalikan ke bagian admin sales. Kemudian delivery order berwarna

merah diberikan ke bagian gudang dan warna biru akan disimpan bagian admin

sales sebagai arsip. Sedangkan faktur penjualan berwarna putih diberikan oleh

bagian keuangan kepada pelanggan sebagai dasar penagihan, warna merah

diberikan ke bagian keuangan sebagai arsip, warna kuning untuk akuntansi untuk

mencatat terjadinya penjualan, warna biru untuk arsip admin sales dan warna

hijau akan diberikan ke pelanggan sewaktu pengiriman barang.

b. Prosedur Retur

Barang yang telah dibeli dapat diretur oleh pelanggan dengan batas

waktu pengembalian barang tiga puluh hari setelah barang diterima atau sebelum

jatuh tempo. Pelanggan dapat mengirimkan barang yang hendak diretur beserta

memo retur ke bagian admin sales. Jika barang tersebut layak untuk diretur,

maka bagian admin sales akan membuat surat retur barang bernomor urut

tercetak sebanyak empat rangkap dan didistribusikan sebagai berikut : warna

putih diberikan ke pelanggan, warna kuning diberikan ke bagian gudang, warna

merah diberikan ke bagian keuangan, dan warna biru sebagai arsip bagian admin

sales. Bagian adminstrasi penjualan akan memberikan surat retur barang warna

kuning beserta barang yang diretur ke gudang untuk disimpan di gudang.

Berdasarkan surat retur barang warna merah bagian keuangan akan membuat

90

note kredit sebanyak tiga rangkap. Warna putih untuk dibawah collector pada

waktu penagihan untuk mengurangi jumlah penagihan, warna merah sebagai

arsip bagian keuangan dan warna kuning bagian akuntansi akan melakukan

pencatatan retur dan mengurangi piutang pelanggan.

c. Prosedur Penagihan

Pada saat jatuh tempo, bagian keuangan akan membuat daftar penagihan

untuk melakukan penagihan kepada pelanggan. Collector melakukan penagihan

ke pelanggan dengan membawa faktur penjualan warna putih, note kredit warna

putih serta daftar tagih. Setelah pembayaran dilakukan, faktur yang di bawa oleh

collector akan diserahkan ke pelanggan sebagai bukti pelunasan piutang. Khusus

untuk pelanggan yang langsung trasfer ke rekening perusahaan, pelanggan harus

mengirimkan bukti transfernya (melalui fax) ke perusahaan dan untuk pelanggan

yang membayar dengan menggunakan cek / giro. Cek / giro tersebut harus dapat

dicairkan pada saat tanggal jatuh tempo atau paling lambat satu hari setelah

tanggal jatuh tempo. Collector kemudian mencatat no.cek / no.giro dan jumlah

uang yang diterimanya pada daftar penagihan kemudian menyerahkan daftar

tersebut dan uang tunai /cek /giro pada bagian keuangan. Bagian keuangan akan

melakukan penyetoran ke bank pada hari itu juga atau selambat - lambatnya pagi

hari berikutnya dengan menggunakan bukti setor (deposit slip).

Setelah melakukan penyetoran ke bank. setelah deposit slip, bagian

keuangan akan membuat bukti kas masuk bernomor urut tercetak dalam dua

rangkap yang berwarna putih diberikan ke bagian akuntansi untuk melakukan

pencatatan pelunasan piutang dan warna merah disimpan sebagai arsip bagian

keuangan.

91

Pada setiap akhir bulan setiap bagian membuat laporan sesuai dengan

tanggung jawabnya. Untuk lebih jelasnya, berikut gambar Rich picture sistem

informasi penjualan dan piutang usaha yang diusulkan.

56

SRB

Salescustomer

Telephone Fax

SO

BarangDO

DO telahdiotorisasi

SRB

$ $$

CollectorFP

$

Bank

$

$

Pembayaran

$

$

Pembayaran

BKM$

VISIOCORPORATI

ON

LaporanKeuangan Manager opresional

DO : Delivery Order SO :Sales Order BPB : Bukti Pengeluaran Barang FP : Faktur Penjualan SRB : Surat Retur Barang NK :Note Kredit BKM : Bukti Kas Masuk

Pengiriman

DO

Gudang

Barang

BarangSRB

Accounting

Adm sales

Keuangan

BKM

MemoReturBarang

DO telahdiotorisasi

Gambar 3.3 Prosedur penjualan dan piutang usaha yang diusulkan

Pelanggan baru FormPelangga

n

SO

FP

SRB

daftartagih

Payto $

Deposit SlipNK

NK

NK

FP warna putihdiberikan jikatelah lunas

FP

FP

FP

FP

DO telahdiotorisasi

DO

FP

Manager pemasarandan

penjualan

Laporanpenjualan

harian

93

Application Domain

Adalah sistem yang ditujukan agar dapat mendukung tugas dan tanggung

jawab yang ditangani oleh bagian admin sales, gudang, keuangan dan akuntansi.

Berikut adalah tugas - tugas utama dalam applikasi domain sistem: penerimaan

pesanan, pengeluaran barang, pengiriman barang, penagihan, pencatatan bukti

kas masuk, pencatatan surat retur barang, pencetakkan laporan penjualan,

pencetakan laporan retur, pencetakan laporan piutang, pencetakan daftar

penagihan dan pecetakan laporan piutang lewat jatuh tempo.

3.2.2 Problem Domain

3.2.2.1Clusters

Model sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang pada PT. Stora

Adhiswara secara keseluruhan terdiri dari beberapa cluster yaitu pelanggan,

karyawan, pemesanan, retur, dan penagihan. Untuk lebih jelasnya berikut adalah

gambaran model sistem informasi akuntansi dan penjualan.

Karyawan Pelanggan Pemesanan

Retur PenagihanPengiriman

Gambar 3.4 Model sistem informasi akuntansi penjualan

dan piutang usaha PT. Stora Adhiswara

94

3.2.2.2Structure

Pada gambar 3.5 digambarkan struktur “Karyawan” yang terkait dengan

sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT.Stora Adhiswara adalah

“Karyawan_Admin_ Sales”, “Salesman”, ”Karyawan_Gudang”,

“Karyawan_Keuangan”, “Karyawan_Akuntansi”.

Karyawan

Admin_sales Gudang Keuangan

Gambar 3.5 Struktur “Karyawan”

Pada gambar 3.6 digambarkan struktur “Pelanggan” yang hanya terdiri

dari “Pelanggan”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi

Pelanggan

Gambar 3.6 Struktur “Pelanggan”

95

Pada gambar 3.7 digambarkan struktur “Pemesanan” yang terdiri dari

“Sales_Order” dan “Barang”. Order penjualan untuk mencatat semua order

penjualan dari pelanggan. Yang mana setiap satu order penjualan dapat terdiri

dari satu hingga banyak barang.

Sales_Order Barang

1 1..*

Gambar 3.7 Struktur “Pemesanan”

Pada gambar 3.8 digambarkan struktur “Pengiriman” hanya terdiri dari

satu class “Delivery_Order” . Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.

Delivery_Order

Gambar 3.8 Struktur “Pengiriman”

Pada gambar 3.9 digambarkan struktur “Retur” hanya terdiri dari satu

class “Surat_Retur_Barang”. Tidak ada struktur generalisasi atau agregasi.

Surat_Retur_Barang

Gambar 3.9 Struktur “Retur”

96

Pada gambar 3.10 digambarkan struktur “Penagihan” yang terdiri dari

“Faktur_Penjualan”, ”Note kredit” dan “Bukti_Kas_Masuk”. Yang mana setiap

satu faktur penjualan mempunyai satu hingga banyak bukti kas masuk dan setiap

satu Note Kredit mempunyai satu hingga banyak bukti kas masuk.

Note KreditBukti_Kas_MasukFaktur_Penjualan

1 1..* 1..* 1

Gambar 3.10 Struktur “Penagihan”

Pada Gambar 3.11 menunjukkan Class diagram Sistem Informasi

Akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara. Hubungan antara class

“Sales_Order” dengan ”Admin_sales” dan “Sales_Order” dengan “Barang” dan

“Sales_Order” dengan “Pelanggan” terjadi ketika bagian admin sales membuat

Sales order berdasarkan pesanan pelanggan. Hubungan antara class

”Delivery_Order” dengan ”Gudang” dan ”Delivery_Order”

dengan“Sales_Order” terjadi ketika bagian gudang membuat Delivery order

berdasarkan Sales order yang diterimanya. Hubungan antara class

”Faktur_Penjualan” dengan ”Admin_Sales” dan ”Faktur_Penjualan” dengan

”Delivery_Order” terjadi ketika prusahaan mengirimkan faktur ke pelanggan.

Hubungan antara class ”Admin_Sales” dengan ”Surat_Retur_Barang”

dan ”Surat_Retur_Barang” dengan ”Faktur_Penjualan” terjadi ketika pelanggan

melakukan retur barang. Hubungan antar class ”Keuangan” dengan

”Note_Kredit” terjadi ketika bagian keuangan membuat Note kredit untuk

97

mengurangi piutang. Hubungan antara class ”Bukti_Kas_Masuk” dengan

”Faktur_Penjualan” dan ”Note_Kredit” terjadi ketika dilakukan penagihan atas

piutang kepada pelanggan. . Hubungan antara class ”Bukti_Kas_Masuk” dengan

”Keuangan” terjadi ketika bagian keuangan menerima pembayaran dari hasil

tagihan piutang.

Karyawan

Admin_salesGudang Keuangan

Pelanggan

Surat_Retur_Barang

Delivery_OrderSales_Order

Barang

Faktur_Penjualan

Bukti_Kas_Masuk

Note_Kredit

1

1..*

1

1..*

1

1..* 1..*

1..*

11..*

1

1..*

1

1..*

1

1..*

1

1

1

1..*

1 1

1..*

1..*

11

1

1

1

1..*

Gambar 3.11 Class Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

98

3.2.2.3 Classes

Karyawan

Class “Karyawan” merupakan kumpulan objek – objek dari orang yang

berkerja pada PT. Stora Adhiswara yang terkait dengan sistem informasi

akuntansi penjualan dan piutang.

-Kode_karyawan : String-Nama_karyawan : char-Alamat_karyawan : char-Jabatan : char-Tempat_lahir : char-Tgl_Lahir : Date-Telepon : int

Karyawan

Gambar 3.12 Class “Karyawan”

Admin Sales

Class ”Admin_Sales” merupakan kumpulan objek – objek dari karyawan

yang mengurus penjualan mulai dari menerima pesanan pelanggan hingga retur

penjualan di PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.13 menggambarkan class

“Admin_Sales” dan Gambar 3.14 menggambarkan pola behavioral dari class

“Admin_Sales”.

Admin_Sales

Gambar 3.13 Class “Admin_Sales”

99

Aktif/ Login

/ Membuat SO

/ Membuat SRB/ Membuat FP

/ Registrasi

/ Logout

Gambar 3.14 Behavioral pattern dari class “Admin_Sales”

Operations Attributes

Login Kode_Karyawan, Password

Registrasi Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan, Alamat_Pelanggan,

Kota, Kode_Pos, Telepon, Fax, Contact_Person,

Limit_Kredit

Membuat SO No_So, Tgl_SO, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan,

Kode_Barang, Kuantitas_Pesanan, Harga_Satuan,

Diskon, Jenis_Penjualan, Grand_Total.

Membuat FP No_FP, Tgl_FP, No_DO, Kode_Karyawan,Grand_Total

Membuat SRB

No_SRB, Tgl_SRB, No_DO, Kuantitas_Retur,

Ket_Retur, Kode_Karyawan

Logout Kode_Karyawan, Password

Tabel 3.2 Keterangan Behavioral pattern dari

class “Admin_Sales”

100

Gudang

Class ”Gudang” merupakan kumpulan objek – objek dari karyawan yang

menyiapkan barang pesanan pelanggan sesuai dengan Sales order dan membuat

Delivery order di PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.15 menggambarkan class

“Gudang” dan Gambar 3.16 menggambarkan pola behavioral dari class

“Gudang”.

Gudang

Gambar 3.15 Class “Gudang”

Aktif/ Login

/ Update Persediaan

/ Logout

/ Membuat DO

Gambar 3.16 Behavioral pattern dari class “Gudang”



Membuat DO Kode_DO, Tgl_DO, No_SO, Kode_Karyawan.

Update Persediaan Kode_Barang, Nama_Barang, Stock


Tabel 3.3 Keterangan Behavioral pattern dari class “Gudang”

101

Keuangan

Class ”Keuangan” merupakan kumpulan objek – objek dari karyawan

yang bertugas menerima pembayaran dari pelanggan serta menyetorkannya ke

bank selain itu juga membuat Faktur Penjualan , Note Kredit dan Bukti Kas

Masuk di PT.Stora Adhiswara . Gambar 3.17 menggambarkan class “Keuangan”

dan Gambar 3.18 menggambarkan pola behavioral dari class “Keuangan”.

Keuangan

Gambar 3.17 Class “Keuangan”

Aktif/ Login

/ Membuat NK

/ Membuat BKM

/ Logout

Gambar 3.18 Behavioral pattern dari class “Keuangan”

102



Membuat FP No_FP, Tgl_FP, No_SO, No_DO, Kode_Karyawan

Membuat NK No_NK, Tgl_NK, No.SRB, Kode_Karyawan

Membuat BKM No_BKM,Tgl_BKM, No_FP, No_NK, Kode_Karyawan,

Jenis_Pembayaran, No_Cek/Giro, Nama_Bank,

Jumlah_Pembayaran


Tabel 3.4 Keterangan Behavioral pattern dari class “Keuangan”

Pelanggan

Class ”Pelanggan” merupakan kumpulan objek – objek dari orang atau

perusahaan yang melakukan pembelian di PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.19

menggambarkan class “Pelanggan” dan Gambar 3.20 menggambarkan pola

behavioral dari class “Pelanggan”.

-Kode_Pelanggan : String-Nama_Pelanggan : char-Alamat_Pelanggan : char-Kota : char-Kode_Pos : Integer-Telepon : Integer-Fax : Integer-Contact_Person : char-Limit_Kredit : long-Piutang : long

Pelanggan

Gambar 3.19 class “Pelanggan”

103

Aktif/ Registrasi

/ Memesan

/ Meretur

Suspend

/ Over_Limit_Kredit

/ Under_Limit_Kredit

/ Membayar

Gambar 3.20 Behavioral pattern dari class “Pelanggan”


Register Kode_Pelanggan, Nama_Pelanggan,

Alamat_Pelanggan, Kota, Kode_Pos, Telepon, Fax,

Contact_Person, Limit_Kredit

Memesan Kode_Pelanggan, Kode_Barang, Kuantitas_Pesanan,

Harga_satuan, Diskon, Jenis_Penjualan, Grand_ Total

Meretur Kode_Pelanggan, No_SRB, Tgl_SRB, No_DO,

Kuantitas_Retur, Ket_Retur, Kode_Karyawan

Membayar Kode_Pelanggan, No_BKM,Tgl_BKM, No_FP,

No_NK, Kode_Karyawan, Jenis_Pembayaran,

No_Cek/Giro, Nama_Bank, Jumlah_Pembayaran

Over_Limit_Kredit Kode_Pelanggan, Limit_Kredit, Piutang

Under_Limit_Kredit Kode_Pelanggan, Limit_Kredit, Piutang

Tabel 3.5 Keterangan Behavioral pattern dari class “Pelanggan”

104

Barang

Class ”Barang” merupakan kumpulan objek – objek dari Barang yang

diproduksi dan dijual oleh PT.Stora Adhiswara. Gambar 3.21 menggambarkan

class “Barang” dan Gambar 3.22 menggambarkan pola behavioral dari class

“Barang”.

-Kode_brg : String-Nama_album : char-Nama_artis : char-Bahasa : char-Jenis : char-Kategory : char-Tgl_Release : Date-Stock : int-Harga_satuan : long

Barang

Gambar 3.21 class “Barang”

[Didata]Available

/ Diretur

/ Dikirim

[Stock habis]

/ Dipesan

Gambar 3.22 Behavioral pattern dari class “Barang”


Dipesan Kode_ Barang, Nama_ Barang, Stock, Harga_Satuan

Dikirim No_DO, Tgl_DO, No_BPB, Kode_Karyawan

Diretur Kode_Pelanggan, No_SRB, Tgl_SRB, No_FP,


Tabel 3.6 Keterangan Behavioral pattern dari class “Pelanggan”

105

Sales order

Class ”Sales_Order” merupakan kumpulan dokumen – dokumen sales

order di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.23 menggambarkan class

“Sales_Order” dan Gambar 3.24 menggambarkan pola behavioral dari class

“Sales_Order”.

-No_SO : String-Tgl_SO : Date-Kode_Pelanggan : String-Kode_Karyawan : String-Kode_Barang : String-Kuantitas_pesanan : Integer-Harga_Satuan : long-Jenis_Penjualan : char-Diskon : long-Sub_Total : long-Saldo_Kredit : long

Sales_Order

Gambar 3.23 Class “Sales_Order”

Aktif/ Dibuat

/ Update Persediaan

[Dicetak]

Gambar 3.24 Behavioral pattern dari class “Sales_Order”


Dibuat No_So, Tgl_SO, Kode_Pelanggan, Kode_Karyawan,

Kode_Barang, Kuantitas_Pesanan, Harga_Satuan,

Diskon, Sub_Total, Jenis_Penjualan.

Update Persediaan Kode_Barang, Stock

Tabel 3.7 Keterangan Behavioral pattern dari class “Sales_Order”

106

Delivery order

Class ”Delivery_Order” merupakan kumpulan dokumen – dokumen surat

jalan atau delivery order di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.25 menggambarkan

class “Delivery_Order” dan Gambar 3.26 menggambarkan pola behavioral dari

class “Delivery_Order”.

-No_DO : String-Tgl_DO : Date-No_BPB : String-No_SO : String-Kode_Karyawan : String

Delivery_Order

Gambar 3.25 class “Delivery_Order”

Aktif/ Dibuat

/ Update Persediaan

[Dikirim]

Gambar 3.26 Behavioral pattern dari class “Delivery_Order”


Dibuat No_DO, Tgl_DO, No_BPB, No_SO, Kode_Karyawan


class “ Delivery_Order”

107

Faktur Penjualan

Class ”Faktur_Penjualan” merupakan kumpulan dokumen – dokumen

faktur penjualan di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.27 menggambarkan class

“Faktur_Penjualan” dan Gambar 3.28 menggambarkan pola behavioral dari

class “Faktur_Penjualan”.

-No_FP : String-Tgl_FP : Date-No_DO : String-Kode_karyawan : String-Grand_Total : long

Faktur_Penjualan

Gambar 3.27 Class “Faktur_Penjualan”

Aktif/ Dibuat

/ Update Piutang

[Dibayar]

Gambar 3.28 Behavioral pattern dari class “Faktur_Penjualan”


Dibuat No_FP, Tgl_FP, No_DO, Grand_Total,

Kode_Karyawan

Update Piutang Kode_Pelanggan, Piutang.


class “ Faktur_Penjualan”

108

Surat Retur Barang

Class ”Surat_Retur_Barang” merupakan kumpulan dokumen – dokumen

surat retur barang di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.29 menggambarkan class

“Surat_Retur_Barang” dan Gambar 3.30 menggambarkan pola behavioral dari

class “Surat_Retur_Barang”.

-No_SRB : String-Tgl_SRB : Date-No_FP : String-Kode_Barang : String-Kuantitas_Retur : Integer-Ket_Retur : char-Kode_Karyawan : String

Surat_Retur_Barang

Gambar 3.29 Class “Surat_Retur_Barang”

Aktif/ Membuat

/ Update Persedian

[Dicetak]

Gambar 3.30 Behavioral pattern dari class “Surat_Retur_Barang”


Dibuat No_SRB, Tgl_SRB, NO_FP, Kode_Barang,


Update Presedian Kode_Barang, Stock


class “Surat_Retur_Barang”

109

Note Kredit

Class ”Note_Kredit” merupakan kumpulan dokumen – dokumen Note

kredit di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.31 menggambarkan class

“Note_Kredit” dan Gambar 3.32 menggambarkan pola behavioral dari class

“Note_Kredit”.

-No_NK : String-Tgl_NK : Date-NO_SRB : String-Grand_Total : long-Kode_Karyawan : String

Note_Kredit

Gambar 3.31 class “Note_Kredit”

Aktif/ Dibuat

/ Update Piutang

[Dicetak]

Gambar 3.32 Behavioral pattern dari class “Note_Kredit”


Dibuat No_NK, Tgl_NK, No_SRB, Kode_Karyawan,

Grand_Total

Update Piutang Kode_Pelanggan, Piutang


class “ Note_Kredit”

110

Bukti Kas Masuk

Class ”Bukti_Kas_Masuk” merupakan kumpulan objek – objek dari

pelanggan yang melakukan pembelian di PT. Stora Adhiswara. Gambar 3.33

menggambarkan class “Bukti_Kas_Masuk” dan Gambar 3.34 menggambarkan

pola behavioral dari class “ Bukti_Kas_Masuk”.

-No_BKM : String-Tgl_BKM : Date-No_FP : String-No_NK : String-Kode_Karyawan : String-Jenis_Pembayaran : char-No_Cek/Giro : String-Nama_Bank : char-Jumlah_pembayaran : Long

Bukti_Kas_Masuk

Gambar 3.33 Class “Bukti_Kas_Masuk”

Aktif/ Dibuat

/ Update Piutang

[Dicatat]

Gambar 3.34 Behavioral pattern dari class “Bukti_Kas_Masuk”


Dibuat No_BKM, Tgl_BKM, No_FP, No_NK,

Jenis_Pembayaran, No_Cek/Giro, Nama_Bank,

Jumlah_Pembayaran, Kode_Karyawan

Update_Piutang Kode_Pelanggan, Piutang

Tabel 3.12Keterangan Behavioral pattern dari class “Bukti_Kas_Masuk”

111

3.2.2.4Events

Logi

n

Reg

iste

r

Mem

esan

Mem

buat

SO

Mem

buat

DO

Mem

buat

FP

Men

girim

Mer

etur

Mem

buat

SR

B

Mem

buat

NK

Mem

baya

r

Mem

buat

BK

M

Upd

ate

Pers

edia

an

Upd

ate

Piut

ang

Logo

ut

Admin Sales + * * * * +

Gudang + * * +

Keuangan + * * +

Pelanggan

+ * * *

Barang * * * *

S O + *

D O + *

SRB + *

NK

+ *

F P + *

BKM

+ + *

Keterangan : + Event terjadi satu kali * Event terjadi lebih dari satu kali

Tabel 3.13 Event Table Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha

Event

Class

112

3.2.3 Application domain

3.2.3.1 Usages

3.2.3.1.1 Overview

Terdapat empat aktor dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan

piutang PT. Stora adhiswara yaitu Karyawan Admin Sales, Karyawan gudang,

Karyawan Keuangan dan Karyawan Akuntansi.

3.2.3.1.2 Actor

Actor yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi dan piutang ini

dapat di spesifisikan sebagai berikut :

Karyawan Administrasi Sales

Tujuan Karyawan yang bertanggung jawab dalam menangani

setiap pesanan dan retur dari pelanggan. Dan juga

bertanggung jawab dalam membuat sales order,

delivery order, faktur penjualan dan surat retur barang.

Karakteristik Karyawan administrasi harus memiliki kemampuan

untuk berkomunikasi dengan pelanggan pada saat

mengregistrasi pelanggan, menerima pesanan dan

menerima retur barang dari pelanggan. Admin sales

harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam mengecek

setiap barang yang dipesan dan diretur baik bentuk fisik

maupun kuantitasnya.

Tabel 3.14 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Admin Sales”

113

Karyawan Gudang

Tujuan Karyawan gudang bertanggung jawab dalam menangani

pengeluaran barang yang dipesan dan akan dikirim ke

pelanggan. Selain itu juga betanggung jawab membuat

delivery order.

Karakteristik Karyawan ini harus memiliki ketelitian yang tinggi dalam

mengecek setiap barang yang dikeluarkan baik jenis

maupun kuantitasnya dan sesuai dengan pesanan

pelanggan.

Tabel 3.15 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Gudang”

Karyawan Keuangan

Tujuan Karyawan Keuangan yang bertanggung jawab dalam

penyiapan penagihan dan penerimaan pembayaran. Dan

bertangung jawab membuat Note Kredit dan Bukti Kas

Masuk.

Karakteristik Karyawan Keuangan harus memiliki ketelitian dalam

menghitung piutang yang harus ditagih kepada pelanggan.

Selain itu juga harus teliti dalam menerima pembayaran

yang diterima dari pelanggan dan dapat menggunakan

sistem dengan baik.

Tabel 3.16 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Keuangan”

114

Karyawan Akuntansi

Tujuan Karyawan Akuntansi dapat memakai sistem dan

bertanggung jawab mencatat semua transaksi penjualan

dan piutang yang terjadi di perusahaan .

Karakteristik Karyawan Akutansi harus memiliki ketelitian dalam

mencatat penjualan dan piutang. Selain itu karyawan

harus mempunyai keahlian dalam menggunakan sistem

untuk memperoleh informasi yang diperlukannya.

Tabel 3.17 Tabel Spesifikasi aktor “ Karyawan Akuntansi”

Manager

Tujuan Manager dapat memaki sistem dan bertanggung jawab

memonitor semua kegiatan penjualan dan piutang.

Karakteristik Manager harus mempunyai keahlian menggunakan sistem

dengan baik agar dapat memperoleh informasi penjualan

dan piutang yang terjadi di perusahaan.

Tabel 3.18 Tabel Spesifikasi aktor “Manager”

115

3.2.3.1.3Use cases

Sistem informasi akuntansipenjualan dan piutangPT. Stora Adhiswara

Admin sales Karyawan Gudang

Karyawan keuangan

Registrasi pelanggan baru

Membuat SalesOrder

Mencetak LaporanPenjualan

Mencetak LaporanRetur

Mencetak LaporanPiutang

Mencetak AnalisisUmur Piutang

Membuat DeliveryOrder

Membuat SuratRetur Barang

Membuat FakturPenjualan

Membuat BuktiKas Masuk

Mengganti Password

Daftar Tagih

Membuat NoteKredit

Karyawan Akuntansi

Manager

Gambar 3.35 Usecase Diagram Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang

PT. Stora Adhswara

116

Berikut ini adalah Usecase specification dari usecase yang terdapat dalam

sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara.

Registrasi Pelanggan

Usecase Usecase menjelaskan proses registrasi pelanggan baru.

Dimulai ketika ada pelanggan baru yang hendak

melakukan pembelian untuk pertama kalinya di PT. Stora

Adhiswara, admin akan memasukkan data pelanggan dan

mengecek data pelanggan tersebut, apakah pelanggan

sudah terdaftar atau belum di dalam sistem, jika belum

maka data tersebut akan disave ke dalam database.

Object Pelanggan

Funtion Add, edit, Cancel, Save Pelanggan

Tabel 3. 19 Usecase Specification “Registrasi Pelanggan”

117

Membuat Sales order

Usecase Usecase ini menjelaskan proses membuat sales order

dimulai ketika ada pesanan dari pelanggan dan admin

sales mengentry pesanan tersebut ke dalam sistem.

Kode pelanggan divalidasi untuk mengetahui jumlah

sisa saldo kredit pelanggan. Pelanggan yang mempunyai

piutang yang telah lewat jatuh tempo tidak dapat

melakukan pembelian sebulum melunasi piutang tersebut.

Pelanggan dapat melakukan pembelian sebanyak sisa

saldo kreditnya. Admin akan mengvalidasi setiap kode

barang yang dipesan dan mengvalidasi jumlah barang

yang dipesan oleh pelanggan. Jika jumlah pesan melebihi

saldo kredit maka sistem akan mengeluarkan message

box bahwa saldo kredit tidak mencukupi. Sales order

disave dan di print. Sales order dapat diedit dengan

ketentuan delivery order belum dibuat atau dikeluarkan

Object Pelanggan, Sales order, Barang

Function Add, Cancel, Save, Print Sales order

Tabel 3. 20 Usecase Specification “Membuat Sales Order”

118

Membuat Delivery order

Usecase Menjelaskan proses pembuatan delivery order , diawali

ketika karyawan gudang menerima Sales order dan

menyiapkan barang sesuai dengan pesanan pelanggan

yang ada di sales order. Mengvalidasi nomor bukti Sales

order. Dengan otomatis keluar detail pesan yang ada di

Sales order, disave dan di cetak Jika delivery order telah

dibuat dengan nomor sales order yang dimasukkan,

maka sistem akan memberikan informasi bahwa delivery

order telah dibuat.

Object Delivery order, Sales order, Barang, Pelanggan

Function Add, Cancel, Save, Print Delivery order

Tabel 3. 21Usecase Specification “Membuat Delivery Order”

119

Membuat Faktur Penjualan

Usecase Menjelaskan proses pembuatan faktur penjualan. Diawali

ketika admin sales menerima delivery order dan barang

kemudian barang apakah barang telah cocok dengan

pesanan. Kemudian admin mengvalidasi nomor delivery

order. Dengan otomatis detail yang berhubungan dengan

faktur akan keluar. Kemudian disave dan dicetak. Jika

faktur telah dibuat dengan nomor delivery order yang

dimasukkan, maka sistem akan memberikan informasi

bahwa faktur telah dibuat.

Object Faktur Penjualan, Delivery order, Barang, Pelanggan

Function Add, Cancel, Save, Print Faktur Penjualan

Tabel 3. 22 Usecase Specification “Membuat Faktur Penjualan”

Membuat Surat Retur Barang

Usecase Menjelaskan proses pembuatan Surat Retur Barang.

Diawali ketika Admin Sales menerima retur dari

pelanggan. Mengvalidasi nomor faktur untuk mengetahui

detail penjualan tersebut. Kemudian menginput detail

barang yang diretur, di-save dan dicetak

Object Faktur Penjualan, Surat Retur Barang, Barang

Function Add, Cancel, Save, Print Surat Retur Barang

Tabel 3.23 Usecase Specification “ Membuat Surat Retur Barang”

120

Membuat Note Kredit

Usecase Menjelaskan proses pembuatan Note kredit. Diawali

ketika karyawan keuangan menerima Surat Retur Barang.

Mengvalidasi nomor Surat Retur Barang untuk

mengetahui detail retur tersebut. Kemudian di-save dan di

cetak. Jika Note kredit telah dibuat dengan nomor surat

retur barang yang dimasukkan, maka sistem akan

memberikan informasi bahwa Note kredit telah dibuat.

Object Note Kredit, Surat Retur Barang, Barang, Pelanggan

Function Add, Cancel, Save, Print Note Kredit

Tabel 3.24 Usecase Specification “Membuat Note Kredit”

Membuat Bukti Kas Masuk

Usecase Menjelaskan proses pembuatan Bukti Kas Masuk.

Diawali ketika karyawan menerima pemabayaran dari

pelanggan. Kemudian mengvalidasi nomor faktur

penjualan dan nomer note kredit secara otomatis sistem

akan memberikan detail piutang pelanggan. Karyawan

keuangan memasukkan data – data dibutuhkan, kemudian

meng-save dan mencetaknya

Object Bukti Kas Masuk, Faktur Penjualan , Note Kredit,

pelanggan

Function Add, Cancel, Save, Print Bukti Kas Masuk

Tabel 3.25Usecase Specification “Membuat Bukti Kas Masuk”

121

Mencetak Laporan Penjualan

Usecase Menjelaskan proses dari mencetak Laporan Penjualan.

Karyawan Admin Sales memasukan periode dan memilih

jenis laporannya berdasarkan tanggal, pelanggan atau

barang. Kemudian mencetak laporan. Sistem akan

mengecek faktur yang tanggal penjualannya berada

diantara tanggal yang dimasukkan dan menampilkannya.

Kemudian karyawan admin sales mencetak laporan

Object Faktur Penjualan

Function Print laporan penjualan

Tabel 3.26 Usecase Specification “Mencetak Laporan Penjualan”

Mencetak Laporan Retur

Usecase Menjelaskan proses dari mencetak Laporan Retur.

Karyawan Admin Sales memasukan periode. Kemudian

mencetak laporan. Sistem akan mengecek surat retur

barang yang tanggal returnya berada diantara tanggal

yang dimasukkan dan menampilkannya. Kemudian

karyawan admin sales mencetak laporan

Object Surat retur barang dan Note kredit

Function Print laporan Retur

Tabel 3. 27Usecase Specification “Mencetak Laporan Retur “

122

Mencetak Laporan Piutang

Usecase Menjelaskan proses dari mencetak Laporan Piutang.

Karyawan keuangan memasukkan periode. Sistem akan

menampilkan pelanggan mana yang mempunyai piutang

untuk periode yang dimasukkan. Kemudian karyawan

keuangan mencetak laporan.

Object Faktur Penjualan, Note Kredit

Function Print Laporan Piutang

Tabel 3. 28Usecase Specification “Mencetak Laporan Piutang”

Mencetak Daftar Tagih

Usecase Menjelaskan proses dari mencetak Daftar Tagih.

Karyawan keuangan memasukkan periode, kemudian

karyawan keuangan mencetak laporan .

Object Faktur Penjualan, Note kredit

Function Print Daftar Piutang

Tabel 3.29 Usecase Specification “Mencetak Daftar Tagih”

123

Mencetak Analisis Umur Piutang

Usecase Menjelaskan proses dari mencetak Analisis Umur

Piutang. Karyawan keuangan memasukkan periode.

Kemudian mencetak laporan.

Object Faktur Penjualan, Note kredit, Bukti Kas masuk

Function Print Analisis Umur Piutang

Tabel 3.30 Usecase Specification “Mencetak Analisis Umur Piutang”

Berikut ini adalah Sequence dari masing – masing Usecase yang terdapat

dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT. Stora

Adhiswara :

Ganti Password UI KaryawanUser

Ganti_Password()

Cek()

Update()

Close()

Gambar 3. 36 Sequence untuk Usecase “Ganti Password”

124

Administrasi sales

Pelanggan UI Pelanggan

Registrasi_Pelanggan()

save()

Update()

Return()

Close()

Gambar 3. 37 Sequence untuk Usecase “Registrasi Pelanggan”

125

Admin Sales Sales_Order UI Sales Order Pelanggan Barang

membuat_SO()

Generate tgl SO()

Get_Pelanggan()

Return()

Return()

Save_SO()

Print()

Close()

Generate_No_SO()

Generate_Kode_dan_Nama_Karyawan()

Printed_Form SO

Entry_Detail_SO()

Update_Persediaan()

Get Barang()

Gambar 3.38 Sequence untuk Usecase “Membuat Sales Order”

126

Gudang DO UI DO

Membuat DO()

Generate tgl DO()

Entry_Detail_DO()

Save()

Print()

Close()

Generate_Kode_dan_nama_Karyawan()

Generate_No_Do()

Printed Form :DO

SO

Get_SO()

Return()

Barang

Get_Barang()

Return()

Pelanggan

Get_Pelanggan()

Return()

Gambar 3.39 Sequence untuk Usecase “Membuat Delivery Order”

127

admin sales

FP UI FP DO

Membuat Faktur Penjualan()

Generate Tgl FP()

Entry_Detail_FP() Get_DO()

Return()

Save()

Print()

Close()

Printed Form FP

Generate_No_FP()

Generate Kode dan Nama karyawan()

SO Barang Pelanggan

Get_SO() Get_Barang()

Return()

Get_Pelanggan()

Return()

Return()

Gambar 3.40 Sequence untuk Usecase “Membuat Faktur Penjualan”

128

Admin Sales

SRB UI SRB

Membuat SRB()

Generate_Tgl_SRB()

Printed Form SRB

Generate_No_SRB()

Generate_Kode_ dan_ nama_karyawan()

DO Barang

Entry_Detail_SRB()

Pelanggan

Get_FP()

FP

Get_DO()

SO

Get_SO() Get_Pelanggan()

Return()

Get_Barang()

Return()

Return()

Return()

Update()

Entry_Qty()

Save()

Print()

Close()

Gambar 3.41 Sequence untuk Usecase “Membuat Surat Retur Barang”

129

Keuangan

NK UI NK SRB SO

Generate_tgl_NK()

Membuat NK()

Entry_Detail_NK()

Save()

Print()

Close()

Printed Form NK

Generate_No_NK()

Generate_Kode_ dan_ nama_karyawan()

FP DO Pelanggan

Get_FP()

Get_SRB()

Get_DO()

Get_SO() Get_Pelanggan()

Return()

Barang

Return()

Return()

Get_Barang()

Return()

Return()

Return()

Gambar 3.42 Sequence untuk Usecase “Membuat Note Kredit”

130

Keuangan

BKM UI BKM NK

Membuat BKM()

Generate_Tgl_BKM()

Get_FP()

Entry_Detail_BKM()

Save()

Print()

Close()

Printed Form BKM

Generate_Kode_ dan_nama_Karyawan()

Generate_No_BKM()

FP

Get_FP()

Return()

Return()

Gambar 3.43 Sequence untuk Usecase “Membuat Bukti Kas Masuk”

131

Adim Sales

L._Penjualan UI

Mencetak_L_Penjualan()

DO SO Pelanggan

Get_Detail_SO()Get_Pelanggan()

Return()

Return()

FP

Get_detail_DO()

Return()

Get_Faktur()

BarangPrited Form L.Penjualan

Return()

Print()

Get_Barang()

Return()

Gambar 3.44 Sequence untuk Usecase “Mencetak Laporan Penjualan”

132

Admin Sales

L._Retur UI

Mencetak_L_Retur()

DO SO Pelanggan


Return()

Return()

FP

Get_detail_DO()

Return()

Get_SRB()

BarangPrited Form L.Retur

Return()

Print()

Get_Barang()

Return()

SRB

Return()

Get FP()

Gambar 3.45 Sequence untuk Usecase “Mencetak Laporan Retur”

133

Keuangan

L._PiutangUI

Mencetak_L_Piutang()

DO SO Pelanggan


Return()

Return()

FP

Get_detail_DO()

Return()

Get_Faktur()

Prited Form L.Piutang

Return()

Print()

NK

Get NK()

Return()

Gambar 3.46 Sequence untuk Usecase “Mencetak Laporan Piutang”

134

Keuangan

Daftar_TagihUI

Mencetak_Daftar_Tagih()

DO SO Pelanggan


Return()

Return()

FP

Get_detail_DO()

Return()

Get_Faktur()

Prited Form Daftar Tagih

Return()

Print()

NK

Get NK()

Return()

Gambar 3.47 Sequence untuk Usecase “Mencetak Daftar Tagih”

135

Akuntan

AUPUI

Mencetak_Analisis_Umur_Piutang()

DO SO Pelanggan


Return()

Return()

FP

Get_detail_DO()

Return()

Get_Faktur()

Prited Form_AUP

Return()

Print()

NK

Get NK()

Return()

Gambar 3.48 Sequence untuk Usecase “Mencetak Analisis Umur Piutang”

136

3.2.3.2 Function List

Function Complexity Type

Add, Edit, Save Pelanggan Simple Read, Update

Add, Save Sales order Complex Read, Update, Compute

Add, Save Delivery order Medium Read ,Update

Add, Save Faktur Penjualan Medium Read ,Update

Add, Save Surat Retur Barang Complex Read ,Update, Compute

Add, Save Note Kredit Medium Read ,Update

Add, Save Bukti Kas Masuk Complex Read,Update, Compute

Print Sales order Medium Read

Print Delivery order Medium Read

Print Faktur Penjualan Medium Read

Print Surat Retur Barang Medium Read

Print Note Kredit Medium Read

Print Bukti Kas Masuk Medium Read

Print Laporan Penjualan Complex Read

Print Laporan Retur Complex Read

Print Laporan Piutang Complex Read, Compute

Print Daftar Tagih Complex Read, Compute

Print Analisis Umur Piutang Complex Read, Compute

Tabel 3.31 Function List Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan dan Piutang Usaha

137

3.2.3.3 User Interface

Bahasa Indonesia adalah bahasa resmi Sistem Informasi Akuntansi

penjualan dan piutang PT. Stora Adhiswara, namun istilah – istilah bahasa Inggris

juga banyak digunakan dalam rancangan antar muka Sistem Informasi Akuntansi

Penjualan dan Piutang Usaha PT. Stora Adhiswara. Berikut gambaran desaign user

interface Sistem Informasi Akuntansi Penjualan dan Piutang Usaha.

3.2.3.3.1 Dialogue Style

Untuk setiap user interface memiliki windows yang mewakili class – class

yang penting dan masing – masing windows tersebut membantu dalam pencatat

transaksi penjualan dan piutang yang terjadi pada PT. Stora Adhiswara. Selain itu

sistem juga menyediakan fasilitas pencetakan yang dapat membantu pihak – pihak

yang terkait dalam menjalankan tugasnya dan juga memberikan informasi yang

berguna bagi pihak – pihak yang berwenang. Di bawah ini merupakan daftar windows

interface dan hasil pencetakannnya.

Windows Print Out

Login

Menu Utama

File

Ganti Password

Master

Karyawan

138

Pelanggan

Barang

Transaksi

Sales order

Delivery order

Faktur Penjualan

Surat Retur Barang

Note Kredit

Bukti Kas Masuk

Sales order

Delivery order

Faktur Penjualan

Surat Retur Barang

Note Kredit

Bukti Kas Masuk

Laporan

Laporan Penjualan

Laporan Retur

Laporan Piutang

Daftar Tagih

Analisis Umur Piutang

Laporan Penjualan Pertanggal

Laporan Penjualan Perpelanggan

Laporan Penjualan Perbarang

Laporan Retur

Laporan Piutang

Daftar Tagih

Analisis Umur Piutang

Tabel 3.32 Daftar window user interface dan print out

3.2.3.3.2 Overview

Gambar di bawah ini merupakan Navigation diagram yang menyediakan

window – window user interface beserta hubungannya.

140

3.2.3.3.3 Examples

Gambar 3.50 Window ”Login”

142

Gambar 3.51 Windows ”Form Utama”

143

Gambar 3.52 Window ”Master Karyawan”

144

Gambar 3.53 Window ”Master Pelanggan”

145

Gambar 3.54 Window ”Master Barang”

146

Gambar 3.55 Window ”Sales order”

147

Gambar 3.56 Window ”Delivery order”

Gambar 3.57 Window ”Search Delivery order”

148

Gambar 3.58 Window ”Faktur Penjualan”

Gambar 3.59 Window ”Search Faktur Penjualan”

149

Gambar 3.60 Window ”Surat Retur Barang”

Gambar 3.61 Window ”Search Surat Retur Barang”

150

Gambar 3.62 Window ”Note Kredit”

Gambar 3.63 Window ”Search Note Kredit”

151

Gambar 3.64 Window ”Bukti Kas Masuk”

Gambar 3.65 Window ”Search Bukti Kas Masuk”

152

Gambar 3.66 Window ”Laporan Penjualan”

Gambar 3.67 Window ”Laporan Piutang”

153

Gambar 3.68 Window ”Laporan Retur”

Gambar 3.69 Window ”Daftar Tagih”

Gambar 3.70 Window ”Analisis Umur Piutang”

154

3.2.3.3.4 Formulir

PT.STORA ADHISWARA Puri Sentra Niaga Blok T2 NO.10 Jln. Puri Agung, Puri Indah, Kembangan Jakarta- Barat 11610 Indonesia

SALES ORDER

No. SO Tanggal SO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos

: XX-999999 : dd/mm/yyyy : XXX-9999 : XXXXXXX : XXXXXXXXXX : XXXXXX : 99999

Kode Karyawan Nama Karyawan

: X999 : XXXXXX

Harga Kode Barang Nama Barang Kuantitas Satuan Jumlah

X999 XXXXX 99 999999 999999 Sub Total 999.999 Discont 9.99 Grand Total 999.999 Total Item 99

Mengetahui, (NamaKaryawan) Admin Sales

Gambar 3.71 Formulir ”Sales order”

155


DELIVERY ORDER

No. DO Tanggal DO NO.SO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos

: XX-999999 : dd/mm/yyyy : XX-99999 : XXX-9999 : XXXXXXX : XXXXXXXXXX : XXXXXX : 99999


: X999 : XXXXXX

Kode Barang Nama Barang Kuantitas

X999 XXXXX 99 X999 XXXXX 99 Total Item 99

Tanda Terima (Nama Penerima & cap perusahaan )

Mengetahui, (NamaKaryawan) Gudang

Gambar 3.72 Formulir ”Delivery order”

156


FAKTUR PENJUALAN

No. FP Tanggal FP NO.DO Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos



: X999 : XXXXXX

Harga Kode Barang Nama Barang Kuantitas Satuan Jumlah

X999 XXXXX 99 999999 999999 Sub Total 999999

Discont 9.99 Jatuh tempo : dd/mm/yyyy Grand Total 999.999

Total Item 99 Tanda Terima (Nama Penerima)

Pembayaran ditrasfer atau ditulis atas nama rekening PT.Stora Adhiswara BCA no.rek 754.030.7126 KCP Sentra Puri Indah Bukti pembayaran harus di fax ke 5804111(a/n bagian Keuangan)

Mengetahui, (NamaKaryawan) Admin Sales

Gambar 3.73 Formulir ”Faktur Penjualan”

157


SURAT RETUR BARANG

No. SRB Tanggal SRB No.FP Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos



: X999 : XXXXXX

Kode Barang Nama Barang Keterangan Kuantitas

X999 XXXXX XXXX 99 X999 XXXXX XXXX 99 Total Item 99

Menerima, (NamaKaryawan) Admin Sales

Gambar 3.74 Formulir ”Surat Retur Barang”

158


NOTE KREDIT

No. NK Tanggal NK NO. SRB Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos



: X999 : XXXXXX

Kode

Barang Nama Barang Kuantitas Harga Satuan Total

X999 XXXXX 99 999999 999999 Sub Total 999999

Discont 9.99 Grand Total 999.999

Total Item 99

Mengetahui, (NamaKaryawan) Keuangan

Gambar 3.75 Formulir ”Note Kredit”

159


BUKTI KAS MASUK

No. BKM Tanggal BKM No.FP No.NK Kode Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Kode Pos

: XX-999999 : dd/mm/yyyy : XX-999999 : XX-999999 : XXX-9999 : XXXXXXX : XXXXXXXXXX : XXXXXX : 99999


: X999 : XXXXXX

Jumlah Tagihan : 999.9999

Jumlah Pembayaran : 999.999

Sisa : 999.999

Jenis Pembayaran : XXXXX

Nama Bank : XXXX

No.Cek/Giro : 999.99.99

Mengetahui, (NamaKaryawan) Keuangan

Gambar 3.76 Formulir ”Bukti Kas Masuk”

160


LAPORAN PENJUALAN PERTANGGAL

01 – 11 – 2006 - Tanggal Print : dd/mm/yyyy Tanggal Faktur

No.Faktur Kode Pelanggan

Nama Pelanggan Jenis penjualan

Status Kuantitas Total

dd/mm/yyyy XX-99999 X99999 XXXXX XXXX XXX 99.99 999.999 Total

Mengetahui, (Nama Karyawan)

Gambar 3.77 Formulir ” Laporan Penjualan Pertanggal ”

dd/mm/yyyy dd/mm/yyyy

161


LAPORAN PENJUALAN PERBARANG

Tanggal Print : dd/mm/yyyy Kode Barang : X999 Nama Barang : XXXXX No.Faktur Tanggal

Faktur Nama Pelanggan Kuantitas Harga_Satuan Diskon Total

XX-99999 dd/mm/yyyy XXXXXX 999 999.999 9.99 999.999 Total 99 Grand Total 999.999 Kode Barang : X999 Nama Barang : XXXXX No.Faktur Tanggal

Faktur Nama Pelanggan Kuantitas Harga_Satuan Diskon Total

XX-99999 dd/mm/yyyy XXXXXX 999 999.999 9.99 999.999 Total 99 Grand Total 999.999


Gambar 3.78 Formulir ”Laporan Penjualan Perbarang”

dd/mm/yyyy - dd/mm/yyyy

162


LAPORAN PENJUALAN PERPELANGGAN Tanggal Print : dd/mm/yyyy Kode Pelanggan : X999 Nama Pelanggan : XXXXX No.Faktur Tanggal

Faktur Nama Barang Kuantitas Harga_Satuan Diskon Total

XX-99999 dd/mm/yyyy XXXXXX 999 999.999 9.99 999.999 Total 99 Grand Total 999.999 Kode Barang : X999 Nama Barang : XXXXX No.Faktur Tanggal

Faktur Nama Barang Kuantitas Harga_Satuan Diskon Total

XX-99999 dd/mm/yyyy XXXXXX 999 999.999 9.99 999.999 Total 99 Grand Total 999.999


Gambar 3.79 Formulir ”Laporan Penjualan Perpelanggan”


163


LAPORAN RETUR

Tanggal Print : dd/mm/yyyy Tanggal NK No.NK Kode

Pelanggan Nama Pelanggan

Kode Barang

Keterangan Kuantitas Harga Satuan

Diskon Total

dd/mm/yyyy XX-99999 X99999 XXXXX XXXX XXX 99.99 999.999 9.99 999.999 Total Grand total


Gambar 3.80 Formulir ” Laporan Retur ”


164


LAPORAN PIUTANG Tanggal Print : dd/mm/yyyy Kode Pelanggan : X999 Nama Pelanggan : XXXXX No.Faktur Tanggal

Faktur Total FP No. NK Total NK Total

XX-99999 dd/mm/yyyy 999.999 999 999.999 999.999 Total 99 Grand Total 999.999 Kode Pelanggan : X999 Nama Pelanggan : XXXXX No.Faktur Tanggal

Faktur Total FP No. NK Total NK Total

XX-99999 dd/mm/yyyy 999.999 999 999.999 999.999 Total 99 Grand Total 999.999


Gambar 3.81 Formulir ”Laporan Piutang”


165


DAFTAR TAGIH

Tanggal Print : dd/mm/yyyy Tanggal Jatuh Tempo

No.Faktur Nama Pelanggan

Alamat Jumlah Tagihan

Jumlah pembayaran

Jenis pembayaran

Nama Bank No.Cek/Giro

Yang membuat,

(Nama Karyawan)

Gambar 3.82 Formulir ”Daftar Tagih”


166


ANALISIS UMUR PIUTANG

Lewat jatuh tempo No.FP Kode

Pelanggan Nama Pelanggan

Tgl jatuh tempo

Total FP No.NK Total NK Total Piutang

1-30 hari 31-60 hari >90 hari

X999 X9999 XXXXXX dd/mm/yy 999.999 999.999 999.999 999.999 999.999 999.999 999.999


Gambar 3.83 Formulir ”Analisis Umur Piutang”


167

3.2.3.4 Technical Platform

Sistem informasi akuntansi penjualan dan piutang usaha PT.Stora

Adhiswara dikembangkan dengan menggunakan PC dan menggunakan

bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan menggunakan Microsoft Access

sebagai database enginer-nya. User interface yang digunakan sesuai dengan

standard windows. Sistem dioperasikan dengan menggunakan mouse dan

keyboard.

3.2.4 Recommendation

3.2.4.1 The system’s userfulness and feasibillity

Sistem yang akan dibuat dapat membantu dan mempermudah User

dalam pencatatan transaksi penjualan dan piutang usaha serta dapat

menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pihak manager seperti laporan

penjualan, laporan retur, laporan piutang, daftar tagih, serta analisis umur

piutang.

3.2.4.2 Strategy

Sistem informasi yang dikembangkan ini akan diimplementasikan

terlebih dahulu pada karyawan yang ada pada karyawan junior baru

kemudian diimplementasikan pada tingkat yang lebih tinggi untuk

mengetahui apakah sistem yang dirancang dapat digunakan dan sudah

sesuai dengan kebutuhan user.

168

3.2.4.3 Develop Economy

Sistem yang dirancang ini memerlukan pengembangan usaha dari

sepuluh sistem analisis dan dua orang programmer setiap bulannya sebelum

sistem ini layak dioperasikan oleh user.

bab 3 analisis sistem informasi akuntansi …thesis.binus.ac.id/doc/bab3/2007-2-00011-aksi...

Documents