2008-2-00011-ak bab 4

52

BAB IV

PEMBAHASAN

Bab ini membahas peranan pengendalian intern atas penjualan, piutang, dan

penerimaan kas. Supaya tujuan tercapai dilakukan audit operasional pada PT

Geotechnical Systemindo yang dibatasi pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan

kas. Karena penjualan kredit dapat menimbulkan risiko piutang tak tertagih dan

penjualan perusahaan yang diobservasi didominasi oleh penjualan kredit yaitu 81,5%

dari total penjualan pada tahun 2007, maka fungsi penjualan yang dibahas Penulis

adalah penjualan kredit.

Pelaksanaan audit operasional memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik

dan harus dilakukan melalui beberapa tahapan, sehingga pembahasan dimulai dengan

memaparkan tahapan-tahapan yang dilakukan Penulis dalam melakukan audit

operasional dengan menyusun audit program yang akan dijalankan untuk mencapai

tujuan audit. Kemudian dilanjutkan dengan pembahasan hasil audit operasional.

IV.1 Program Kerja Audit

Program kerja pemeriksaan atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas

adalah sebagai berikut:

1. Survey pendahuluan, tujuannya untuk mendapatkan informasi umum tentang

auditan yaitu mengenai bisnis dan operasi auditan khususnya penjualan kredit,

piutang dan penerimaan kas.

53

2. Penelaahan dan pengujian atas sistem pengendalian manajemen, tujuannya untuk

mengevaluasi dan menguji efektifitas dari pengendalian manajemen yang

terdapat di perusahaan.

3. Pengujian terinci (pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan), tujuannya untuk

mengetahui apakah prosesnya sudah sesuai dengan kebijakan yang telah

ditetapkan manajemen perusahaan.

4. Pengembangan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur temuan seperti

kondisi, kriteria, sebab, akibat dan rekomendasi.

IV.1.1 Survey Pendahuluan

Survey pendahuluan dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran mengenai

bisnis perusahaan yang dilakukan melalui tanya jawab dengan manajemen dan staff

perusahaan. Sesuai dengan ruang lingkup pembahasan audit operasional pada PT

Geotechnical Systemindo yang hanya mencakup kegiatan penjualan kredit sampai

dengan penagihannya, maka tujuan dari survey pendahuluan pada perusahaan ini adalah

untuk mengumpulkan informasi yang bersifat umum mengenai perusahaan dan operasi

perusahaan sehingga diperoleh suatu pemahaman yang menyeluruh mengenai

perusahaan dan semua aspek penting dari perusahaan yang berkaitan dengan lingkup

audit operasional yang akan dilakukan.

Untuk mendapatkan pemahaman yang efektif, maka penulis melakukan

prosedur-prosedur sebagai berikut:

a. Bertemu dan melakukan pembicaraan awal dengan Finance & Accounting

Manager. Pada pertemuan awal ini penulis menjelaskan kepada manajemen

perusahaan mengenai tujuan dari pemeriksaan operasional atas penjualan kredit,

54

piutang dan penerimaan kas. Tujuan dari pemeriksaan operasional atas penjualan

kredit, piutang dan penerimaan kas antara lain:

- Menilai apakah terdapat pengendalian intern yang baik atas kegiatan

penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang berjalan saat ini.

- Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan kredit, piutang dan

penerimaan kas yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kebijakan dan

prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

- Mendeteksi adanya unsur kelemahan dalam kegiatan penjualan kredit,

piutang dan penerimaan kas serta mencari upaya pemecahannya.

- Mengembangkan rekomendasi untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang

ditemukan.

Adapun informasi-informasi yang diperoleh pada tahap ini, yaitu: sejarah

perusahaan, struktur organisasi dan job description, bidang usaha perusahaan,

prosedur-prosedur penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas.

b. Melakukan observasi non-partisipan, yaitu penulis tidak terlibat dalam aktivitas-

aktivitas yang diamati dan hanya sebagai pengamat independent. Kegiatan ini

dilakukan daam 2 tahap. Pada tahap pertama, penulis mengamati fasilitas

perusahaan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai lokasi,

kondisi dan tata letak. Tahap selanjutnya, penulis melakukan penelusuran.

Selama penelusuran, penulis menelaah aktivitas bagian penjualan dari awal

sampai akhir untuk memperoleh informasi praktis mengenai bagaimana aktivitas

sebenarnya dilakukan; ditaati atau tidaknya kebijakan dan prosedur yang telah

ditetapkan serta ada atau tidaknya control dari manajemen terhadap aktivitas

bagian penjualan.

55

c. Wawancara, penulis melakukan wawancara tidak terstruktur dimana pedoman

wawancara yang digunakan hanya berupa garis-garis besar permasalahan yang

akan ditanyakan. Wawancara dilakukan dengan manajemen perusahaan antara

lain dengan Finance & Accounting Manager, Accounting Supervisor dan Bagian

penjualan. Informasi yang diperoleh berguna bagi penulis untuk mengidentifikasi

permasalahan yang ada dalam perusahaan.

d. Menelaah informasi umum yang diperoleh.

IV.1.2 Penelaahan dan Pengujian atas Sistem Pengendalian Manajemen

Salah satu metode yang digunakan oleh penulis untuk memahami dan menilai

pengendalian intern atas penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT Geotechnical

Systemindo adalah metode kuesioner. Kuesioner ini berisikan satu rangkaian pertanyaan

mengenai pengendalian dalam tiap bidang yang diaudit untuk mengindikasikan aspek-

aspek pengendalian intern yang mungkin tidak memadai.

Kuesioner ini akan membahas secara jelas mengenai sistem dan prosedur yang

berkaitan dengan penjualan sampai dengan penerimaan kas, seperti: pembuatan

dokumen, pengiriman produk, pencatatan penjualan dan piutang serta penerimaan kas

yang diterapkan di PT Geotechnical Systemindo. Kuesioner dirancang sedemikian rupa

agar mendapatkan jawaban yang relevan dan kompeten sebagai bahan pertimbangan

dalam mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan pengendalian intern atas penjualan,

piutang dan penerimaan kas.

Sehubungan dengan lingkup penelitian yang tidak terlalu luas maka penulis

mengantarkan dan menyerahkan sendiri kuesioner secara langsung kepada responden

untuk dijawabnya.

56

IV.1.3 Pengujian Terinci

Pengujian terinci merupakan pemeriksaan terhadap transaksi perusahaan untuk

mengetahui apakah prosesnya sudah sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan

manajemen perusahaan. Dalam hal ini penulis melakukan observasi terhadap kegiatan

dari fungsi penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas yang terdapat di perusahaan.

Pada tahap ini penulis merancang program audit atas proses transaksi penjualan

kredit sampai dengan pencatatan penerimaan kas untuk mencapai tujuan audit yang telah

ditetapkan.

IV.1.3.1 Pemeriksaan terhadap Prosedur Penerimaan Pesanan Pelanggan

A. Tujuan Pemeriksaan: untuk menilai apakah pesanan pelanggan diproses sesuai

dengan prosedur yang telah ditetapkan.

B. Prosedur Audit

1. Memeriksa apakah terdapat prosedur pemrosesan pesanan pelanggan secara

tertulis atau tidak.

2. Memeriksa apakah pesanan pelanggan yang diproses telah lengkap dan jelas

mengenai:

- Nama, alamat dan tujuan pengiriman.

- Jenis produk dan jumlah produk yang dipesan.

- Harga satuan dan total harga.

- Syarat pembayaran

- Otorisasi dari pihak yang berwenang.

3. Memeriksa apakah pesanan pelanggan yang diproses dilengkapi dengan SC

yang diparaf oleh pelanggan.

57

4. Memeriksa apakah terdapat pesanan yang terlambat diproses.

5. Memeriksa apakah semua pesanan hanya akan diproses apabila sudah

mendapat persetujuan kredit.

6. Membuat rekomendasi.

IV.1.3.2 Pemeriksaan terhadap Prosedur Persetujuan Kredit

A. Tujuan Pemeriksaan: untuk mengetahui apakah semua transaksi penjualan kredit

yang terjadi mendapatkan persetujuan kredit dari pihak yang berwenang dan

persyaratan apa yang harus dapat dipenuhi oleh pelanggan.

B. Prosedur Audit

1. Mendapatkan dan mempelajari prosedur persetujuan kredit yang telah ditetapkan.

2. Memeriksa apakah persetujuan kredit diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

3. Memeriksa apakah persyaratan pelanggan diidentifikasi dengan jelas.

4. Memeriksa apakah perusahaan memiliki bagian kredit tersendiri.


IV.1.3.3 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pembuatan Faktur dan Surat Jalan

A. Tujuan Pemeriksaan:

- Untuk memastikan bahwa pembuatan faktur dan surat jalan sesuai dengan

prosedur yang telah ditetapkan perusahaan.

- Untuk mengetahui apakah pembuatan faktur dan surat jalan sudah sesuai dengan

purchase order yang ada.

58

B. Prosedur Audit

1. Mendapatkan prosedur dan kebijakan perusahaan dalam proses pembuatan faktur

dan surat jalan (D/O).

2. Memeriksa kelengkapan dokumen pendukung pembuatan faktur.

3. Mambandingkan apakah faktur penjualan yang dibuat telah sesuai dengan

dokumen pendukungnya mengenai:

- Nama dan alamat pelanggan

- Harga satuan produk, jumlah produk dan total harga

- Tanggal faktur dan nomor faktur

4. Memeriksa apakah harga jual dan syarat pembayaran yang tercantum dalam

faktur penjualan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

5. Memeriksa perhitungan matematis dari faktur penjualan dan dokumen

pendukung.

6. Memeriksa penomoran faktur.

7. Memeriksa apakah faktur penjualan sudah diotorisasi oleh pihak yang

berwenang.

8. Memeriksa apakah Delivery Order bernomor urut tercetak.

9. Memeriksa apakah Delivery Order tersebut sudah diotorisasi pihak yang

berwenang dan telah ditandatangani oleh pelanggan.


59

IV.1.3.4 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pengiriman


- Untuk memastikan bahwa mekanisme penunjukkan perusahaan jasa yang akan

digunakan setiap harinya berjalan dengan baik.

- Untuk memastikan bahwa perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang

digunakan telah memenuhi persyartan hukum dan perusahaan.

- Untuk memastikan bahwa pencatatan ongkos angkut sudah dilakukan dengan

akurat dan sesuai dengan surat pengiriman.

B. Prosedur Audit

1. Memeriksa apakah ada prosedur pemilihan perusahaan jasa pengangkutan dan

pengiriman.

2. Memeriksa apakah terdapat kontrak panjang dengan perusahaan jasa

pengangkutan dan pengiriman.

3. Memeriksa apakah selalu terdapat surat penawaran dari perusahaan jasa.

4. Memeriksa apakah perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa dan

memiliki daftar prestasi mereka.

5. Memeriksa apakah produk yang dipesan dikirim tepat waktu.

6. Memeriksa apakah dokumen pengiriman diotorisasi oleh pihak yang berwenang.

7. Memeriksa apakah pengiriman yang dilakukan telah sesuai dengan surat jalan

dan faktur.


60

IV.1.3.5 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan dan Penagihan Piutang


- Untuk menilai apakah pencatatan piutang telah dicatat sesuai dengan prosedur

yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

- Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan piutang tersebut sudah

berjalan dengan efektif.

- Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan

sebagaimana mestinya.

B. Prosedur Audit

1. Mendapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur

pencatatan piutang perusahaan.

2. Memeriksa apakah jumlah piutang yang dicatat telah sama dengan jumlah yang

tercantum pada Purchase Order dari pelanggan.

3. Memeriksa apakah pencatatan piutang didukung oleh dokumen-dokumen yang

mendukung timbulnya piutang.

4. Memeriksa apakah pelanggan dikenakan sanksi atas keterlambatan pembayaran

utangnya.

5. Memeriksa apakah perusahaan membuat dan mengirimkan surat pernyataan

piutang kepada pelanggannya.


61

IV.1.3.6 Pemeriksaan terhadap Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas


- Untuk menilai apakah penerimaan kas dari hasil penagihan piutang telah dicatat

sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

- Untuk menilai apakah pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut sudah

berjalan dengan efektif.

B. Prosedur Audit

1. Mendapatkan dan mempelajari dengan teliti mengenai kebijakan dan prosedur

pencatatan piutang perusahaan.

2. Memeriksa apakah penerimaan kas dari hasil penjualan kredit telah dipostingkan

ke akun yang benar.

3. Memeriksa apakah pencatatan penerimaan kas berdasarkan bukti penerimaan kas

dan telah sesuai dengan faktur.


IV.1.4 Pengembangan Hasil Temuan

Berdasarkan survey pendahuluan, penelaahan dan pengujian atas sistem

pengendalian manajemen dan pengujian terinci (pemeriksaan terhadap transaksi

perusahaan). Penulis mengembangkan hasil temuan dan menetapkan unsur-unsur

temuan seperti kondisi, kriteria, sebab, akibat serta membuat rekomendasi.

62

IV.2 Pembahasan

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit, piutang dan

penerimaan kas diperoleh dari Internal Control Quetionaire (ICQ), wawancara dan

program audit atas penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. ICQ dikelompokkan

menjadi 3 (tiga) bagian, yaitu penjualan, piutang dan penerimaan kas, dengan kriteria

evaluasi berdasarkan sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang

memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, praktik yang sehat dan

karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

IV.2.1 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penjualan Kredit

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan kredit berdasarkan ICQ

menggunakan kriteria sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, organisasi yang

memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas, praktik yang sehat dan

karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Pengendalian intern atas

penjualan di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana diilustrasikan oleh Tabel 4.1

63

Tabel 4.1 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Penjualan

No. Pertanyaan Ya Tidak

Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-27)*

1 Apakah penyimpangan dari daftar harga disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang?

3 0

2 Apakah order pembelian dari customer harus disetujui oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengenai harga, syarat kredit dan syarat lainnya?

3 0

3 Apakah D/O hanya orang tertentu yang berhak mengotorisasi?

3 0

4 Apakah transaksi yang tidak diotorisasi dapat dideteksi?

3 0

5 Apakah ada bagian kredit tersendiri?

0 3

6 Apakah pencatatan transaksi ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap?

3 0

7 Apakah dilakukan oleh karyawan yang berwenang?

3 0

8 Apakah ada pejabat berwenang yang selalu mengevaluasi laporan penjualan itu?

3 0

9 Apakah credit limit ditentukan oleh pejabat yang berwenang?

3 0

Kisaran Nyata 24 3

Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas (0-3)*

1 Apakah fungsi penjualan dipisahkan dari fungsi kredit, akuntansi dan penyimpanan?

3 0

Kisaran Nyata 3 0

64


Praktik yang sehat (0-60)*

1 Apakah perusahaan menggunakan daftar harga (price list)?

3 0

2 Apakah ada control yang memadai untuk memastikan harga yang telah disetujui diterapkan secara konsisten?

2 1

3 Apakah terdapat control yang ketat untuk memastikan pesanan customer disetujui sesuai dengan ketentuan kredit?

3 0

4 Apakah ada persyaratan customer baru diidentifikasi dengan jelas?

1 2

5 Apakah setiap pengiriman barang didasarkan pada Delivery Order (DO)?

3 0

6 Apakah perusahaan mempunyai pedoman pemberian potongan yang tertulis?

0 3

7 Apakah untuk setiap penjualan diminta surat pesanan (Purchase Order) dari pembeli?

3 0

8 Apakah DO: - terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak? - barang yang dikirim terlebih dahulu dicocokkan dengan DO?

3 0

9 Apakah faktur penjualan terkontrol dengan pemberian nomor urut tercetak?

3 0

10 Apakah faktur yang batal tersimpan untuk pemeriksaan?

0 3

11 Apakah pengiriman yang dilakukan selalu tepat waktu?

2 1

12 Apakah produk yang dikirim selalu sesuai dengan pesanan customer?

3 0

65

Sumber:Data diolah dari kuesioner

Keterangan: (*) Kisaran Teoritis


13 Apakah perusahaan menggunakan jasa pengangkutan dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan customer?

3 0

14 Apakah terdapat Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman?

0 3

15 Apakah dibuat daftar prestasi perusahaan jasa tersebut?

0 3

16 Apakah ada control yang memadai untuk memastikan faktur penjualan yang diterbitkan berasal dari penjualan aktual?

3 0

17 Apakah selisih waktu antara penerbitan faktur dan pengiriman barang telah dimonitor?

2 1

18 Apakah selalu dibuat laporan penjualan setiap periode?

3 0

19 Apakah dilaksanakan Budgeting System?

2 1

20 Apakah diberlakukan credit limit bagi customer? 3 0

Kisaran Nyata 42 18

Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya (0-3)*

1 Apakah bagian penjualan cukup mengenal produk sehingga dapat mengerjakan tugasnya dengan efektif?

3 0

Kisaran Nyata 3 0

66

Dari Tabel 4.1, hasil wawancara dan program audit atas penjualan kredit,

piutang dan penerimaan kas dapat diketahui kebaikan-kebaikan dalam pengendalian

intern atas penjualan baik tunai maupun kredit yang sudah dijalankan perusahaan antara

lain:

a. Perusahaan telah melakukan pembagian tanggung jawab dan wewenang sehingga

tidak ada satu orang yang mengendalikan semua tahap transaksi. Fungsi penjualan

terpisah dari fungsi kredit, akuntansi dan penyimpanan.

b. Tanggung jawab karyawan pada fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas

sudah didefinisikan dengan jelas sehingga karyawan mengetahui akan bertanggung

jawab atas hal apa.

c. Memperlihatkan hubungan pelaporan yang jelas. Bagian penjualan membuat

laporan penjualan dan melaporkannya kepada Sales Manager untuk dievaluasi.

d. Perusahaan sudah memiliki kebijakan yang menjadi pedoman untuk melaksanakan

transaksi penjualan kredit sampai dengan penerimaan kas dan sudah

dikomunikasikan kepada karyawan yang berwenang atas fungsi penjualan, piutang

dan penerimaan kas. Kebijakan-kebijakan itu antara lain:

- Penggunaan dokumen yang cukup memadai dalam melaksanakan transaksi

penjualan, misalnya: nama dokumen sudah tercantum dengan jelas sehingga

mudah diidentifikasi; tersedia kolom tandatangan bagi pejabat yang memiliki

otorisasi; bernomor urut tercetak sehingga penggunaannya dapat dipertanggung

jawabkan oleh pihak-pihak yang berkepentingan; memiliki tembusan dengan

warna yang berbeda sehingga mempermudah pendistribusiannya antar bagian

yang terlibat transaksi penjualan kredit dalam perusahaan.

67

- Dokumen-dokumen yang dikeluarkan telah mendapat otorisasi dari pejabat yang

berwenang sehingga setiap transaksi penjualan dan pencatatan piutang dan

penerimaan kas dapat dibukukan secara lengkap dan dapat

dipertanggungjawabkan.

e. Terdapat prosedur yang jelas mulai dari penerimaan pesanan sampai dengan

pengiriman barang pesanan.

f. Perusahaan telah melaksanakan Budgeting System.

g. Transaksi penjualan baik tunai maupun kredit selalu dilakukan berdasarkan

Purchase Order dari pelanggan.

h. Setiap pengiriman didasarkan pada Delivery Order sehingga menjamin tidak ada

pengeluaran barang yang tidak diotorisasi pejabat yang berwenang.

i. Penunjukan perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman selalu diotorisasi oleh

pejabat yang berwenang.

Selain dari kuesioner, dilakukan juga analisis atas penjualan dengan

menggunakan perbandingan data penjualan selama tahun 2007, yaitu kwartal I sampai

kwartal IV sebagaimana yang ditunjukkan dalam Tabel 4.2.

Tabel 4.2 Penjualan PT Geotechnical Systemindo Kwartal I-IV Tahun 2007

Penjualan 2007 Jumlah Naik/Turun (%)

Kwartal I 1,064,839,546

Kwartal II 1,894,468,458.76

77.91%

Kwartal III 11,829,335,986.35

524.41%

Kwartal IV 5,759,485,726.11

- 51.31%

Sumber: PT Geotechnical Systemindo

68

Penjualan tertinggi terjadi di kwartal ke-3 dengan kenaikan 524.41% dari

penjualan kwartal ke-2. Berdasarkan hasil wawancara dengan Senior Sales Manager

diketahui bahwa penjualan tahun 2007 ini telah mencapai target yang ditentukan.

Pencapaian pada kwartal ke-3 murni adalah hasil usaha marketing perusahaan karena

tidak ada promosi secara besar-besaran.

IV.2.2 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Piutang

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi piutang berdasarkan ICQ


memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan praktik yang sehat.

Pengendalian intern atas piutang di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana

diilustrasikan oleh Tabel 4.3.

Tabel 4.3 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Piutang

No. Pertanyaan Ya Tidak Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-9)*

1 Apakah hanya orang tertentu yang memegang kartu piutang?

3 0

2 Apakah penghapusan piutang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang?

3 0

3 Apakah perusahaan membentuk penyisihan piutang tak tertagih?

0 3

Kisaran Nyata 6 3


1 Apakah pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang mengerjakan buku besar?

3 0

Kisaran Nyata 3 0

69

Sumber: Data diolah dari kuesioner




intern atas piutang yang sudah dijalankan perusahaan antara lain:

a. Perusahaan telah memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran piutang dan

pencatatan piutang.

b. Perusahaan membuat aging schedule piutang setiap minggu.

No. Pertanyaan Ya Tidak Praktik yang sehat (0-24)*

1 Apakah dibuat kartu piutang?

3 0

2 Apakah kartu piutang dicocokkan dengan buku besar piutang?

2 1

3 Apakah secara periodik dibuat analisis umur piutang?

3 0

4 Apakah perusahaan memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran?

3 0

5 Apakah penagihan piutang dilakukan berdasarkan tanggal jatuh tempo?

3 0

6 Apakah dilakukan follow up terhadap customer yang tidak membayar tepat waktu?

3 0

7 Apakah pelaksanaan dilakukan dengan cara pengiriman surat atau telepon?

3 0

8 Apakah perusahaan menerapkan system punishment kepada customer yang terlambat membayar hutangnya?

0 3

Kisaran Nyata 20 4

70

c. Perusahaan memiliki prosedur yang jelas dalam pencatatan piutang dan

penagihannya.

d. Pencatatan di kartu piutang terpisah dari yang mengerjakan buku besar.

e. Adanya pencocokan kartu piutang dengan buku besar piutang.

Selain dari kuesioner, dilakukan juga analisis atas perputaran piutang PT

Geotechnical Systemindo selama tahun 2007 sebagai berikut:

Penjualan kredit Rp 16.746.725.719,53

Piutang, awal Rp 507.034.761

Piutang, akhir Rp 6.045.570.795,55

Piutang rata-rata Rp 3.276.302.778

Perputaran piutang = Penjualan kredit bersih = 16.746.725.719,53 Piutang rata-rata 3.276.302.778

= 5 kali

Periode rata-rata pengumpulan piutang (hari) = 360 x piutang rata-rata Penjualan kredit bersih

= 360 x 3.276.302.778 16.746.725.719,53 = 71 hari

Berdasarkan hasil analisis atas piutang PT Geotechnical Systemindo tahun 2007

diketahui bahwa rata-rata hari pengumpulan piutang perusahaan adalah 71 hari,

sedangkan batas waktu pelunasan yang diberikan adalah 60 hari. Hal ini menunjukkan

rata-rata pelunasan piutang lebih lama 11 hari dari persyaratan kredit. Namun,

seharusnya rata-rata hari pengumpulan piutang adalah 60 hari, yaitu sama dengan batas

71

waktu yang telah ditentukan atau akan lebih baik apabila rata-rata hari pengumpulan

piutang kurang dari 60 hari.

Kondisi ini disebabkan oleh kebijakan penagihan piutang yang lentur sehingga

piutang tidak segera dilunasi, sehingga mengakibatkan cash inflow perusahaan ikut

terganggu yang disebabkan oleh jangka waktu untuk mengkonversikan piutang menjadi

uang tunai lebih lambat. Jika tidak segera ditanggapi maka kondisi ini akan

menyebabkan risiko piutang tak tertagih menjadi lebih besar.

Terhadap masalah tersebut penulis merekomendasikan agar perusahaan

mempertimbangkan untuk mendorong pengumpulan piutang lebih cepat dengan diskon

tunai, mengimplementasikan kebijakan pembebanan bunga atas piutang yang telah jatuh

tempo atau merevisi kebijakan kredit untuk mempercepat penagihan kas.

IV.2.3 Temuan Audit Operasional atas Fungsi Penerimaan Kas

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penerimaan kas berdasarkan ICQ


memisahkan tanggung jawab dan wewenang secara tegas dan praktik yang sehat.

Pengendalian intern atas penerimaan kas di PT Geotechnical Systemindo sebagaimana

diilustrasikan oleh Tabel 4.4.

72

Tabel 4.4 Tabulasi Kuesioner Berkenaan dengan Penerimaan Kas

Sumber: Data diolah dari kuesioner




intern atas penerimaan kas yang sudah dijalankan perusahaan antara lain:

a. Rekonsiliasi Bank dilakukan oleh karyawan selain yang menyiapkan cek.

b. Transaksi penerimaan kas dicatat dengan segera.

c. Adanya pencocokkan bukti setoran/transfer dengan faktur.

d. Perusahaan menyimpan bukti setoran/transfer yang disahkan oleh Bank.

No. Pertanyaan Ya Tidak Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan (0-3)*

1 Apakah penerimaan kas dicatat dengan segera?

3 0

Kisaran Nyata 3 0


1 Apakah yang melakukan rekonsiliasi Bank adalah orang selain yang menyiapkan cek?

3 0

Kisaran Nyata 3 0

Praktik yang sehat (0-6)* 1 Apakah bukti setoran dicocokkan dengan faktur?

3 0

2 Apakah perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang disahkan oleh Bank?

3 0

Kisaran Nyata 6 0

73

Namun, berdasarkan hasil kuesioner, wawancara dan program audit atas

penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas di atas dapat diperoleh pula kelemahan-

kelemahan pengendalian intern yang masih perlu mendapat perhatian dan

penyempurnaan dari pihak manajemen perusahaan. Kelemahan-kelemahan yang masih

terdapat pada PT Geotechnical Systemindo antara lain:

A. Penjualan

1. Seringkali Sales Confirmation (SC) tidak diparaf oleh pelanggan dan dealing

dilakukan hanya melalui telepon. Ketika melakukan observasi, penulis

menemukan bagian penjualan melakukan dealing dengan pelanggan melalui

telepon dan sales confirmation tidak difax kepada pelanggan untuk diparaf.

Penulis kemudian melakukan wawancara dengan bagian administrasi penjualan

untuk memastikan kondisi ini. Ternyata, hal ini sudah sering dilakukan dalam

menerima pesanan dari pelanggan.

Menurut prosedur penerimaan pesanan yang telah ditetapkan perusahaan, SC

harus disetujui oleh pelanggan dengan cara membubuhkan paraf pada kolom

yang sudah tersedia dan difax kembali ke perusahaan. SC yang sudah diparaf

digunakan sebagai bukti kesepakatan tertulis antara perusahaan dengan

pelanggan.

Kondisi seperti ini dapat terjadi karena karyawan di bagian penjualan merasa

prosedur terlalu rumit dan bertele-tele. Mereka tidak memahami apa yang ingin

dicapai control. Bagi mereka dealing melalui telepon jauh lebih efektif

dibandingkan menunggu fax Sales Confirmation yang sudah diparaf oleh

pelanggan. Akhirnya, sistem control yang baik gagal dijalankan karena aspek

perilaku karyawan di bagian penjualan.

74

Hal ini dapat menyebabkan salah penanganan pesanan atau pesanan pelanggan

bersangkutan tidak diproses. Dampak negatif lainnya adalah dapat

menimbulkan kerugian bagi perusahaan seperti piutang tak tertagih karena

kemungkinan adanya penyimpangan yang dilakukan oleh bagian penjualan.

Penyimpangan dapat berupa penggunaan pelanggan fiktif atau harga jual yang

tidak sesuai.

Sebaiknya setiap dealing melalui telepon juga harus disertai dengan dokumen

tertulis. Sales Confirmation harus difax ke pelanggan untuk diparaf dan difax

kembali oleh pelanggan ke bagian penjualan. Ini merupakan salah satu bentuk

control yang dijalankan perusahaan. Oleh sebab itu, perusahaan melalui

manajemennya harus mengkomunikasikan kepada karyawan mengenai

pelaksanaan control dan tujuannya.

2. Perusahaan tidak membentuk bagian kredit tersendiri untuk memproses

persetujuan kredit pelanggan sehingga proses seleksi dan persetujuan kredit

diotorisasi oleh General Manager dan Director.

Dalam transaksi penjualan kredit, sebelum pesanan dari pelanggan dipenuhi

harus lebih dahulu diperoleh otorisasi persetujuan kredit. Bagian kreditlah yang

bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan kemudian

memberikan otorisasi persetujuan kredit atau penolakan pemberian kredit.

Tidak dibentuknya bagian kredit tersendiri disebabkan karena perusahaan

berpendapat bahwa tanggung jawab atas fungsi kredit ini masih dapat dilakukan

oleh General Manager dan Director walaupun pemberian kredit hanya

berdasarkan status customer lama atau baru.

75

Hal ini akan menghasilkan keputusan yang subjektif dalam pemberian kredit

karena proses seleksi terhadap pelanggan tidak dilakukan sebagaimana

mestinya seperti proses seleksi yang dilakukan oleh bagian kredit yang

dibentuk khusus untuk menangani persoalan kredit.

Perusahaan perlu membentuk bagian kredit tersendiri yang fungsinya untuk

meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi persetujuan kredit.

Dengan terbentuknya bagian kredit ini diharapkan dapat menjalani fungsinya

dengan baik sehingga dapat membantu perusahaan dalam mengurangi

persoalan kredit macet dari pelanggan.

3. Perusahaan menerima pesanan tidak hanya dari pelanggan lama tetapi juga

banyak pesanan yang berasal dari pelanggan baru. Akan tetapi, dalam

pemberian kredit perusahaan tidak melakukan pengidentifikasian atau analisa

terhadap pelanggan yang baru pertama kali bertransaksi dengan perusahaan.

Seharusnya setiap pelanggan baru yang melakukan transaksi penjualan kredit

dengan perusahaan harus melalui proses seleksi yang ketat untuk menilai

kemampuannya dalam memenuhi kewajibannya sebelum perusahaan

memutuskan untuk menerima dan memproses pesanan pelanggan baru.

Perusahaan menganggap bahwa kebijakan yang mengharuskan pelanggan baru

membayar cash apabila nilai transaksi kecil atau 50% dari nilai transaksi

sebagai down payment apabila nilai transaksi cukup besar sudah baik. Selain

itu, proses seleksi yang ketat dalam pemberian kredit di nilai perusahaan dapat

menyulitkan dalam mencari pelanggan baru.

Kondisi ini menyebabkan perusahaan mengalami kesulitan sewaktu melakukan

penagihan piutang kepada pelanggan dan semakin bertambahnya pembayaran

76

piutang tidak tepat waktu sehingga meningkatkan risiko piutang tak tertagih.

Dengan demikian perusahaan berpotensi menderita kerugian material di masa

datang.

Penulis menyarankan agar perusahaan melakukan pengidentifikasian atau

analisa terhadap customer baru dalam pemberian kredit mengingat nilai

transaksi dilakukan dalam jumlah yang cukup besar. Perusahaan melalui bagian

kredit dapat melakukan pengidentifikasian pelanggan baru melalui analisa

Laporan Keuangan pelanggan. Dengan demikian, jumlah pelanggan yang

sering terlambat melunasi hutangnya dapat dikurangi.

4. Perusahaan tidak membuat Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa

pengangkutan dan pengiriman untuk mengirim barang pesanan pelanggan.

Seharusnya perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman yang digunakan

berdasarkan Surat Kontrak Kerja yang sudah disetujui pejabat yang berwenang.

Hal ini terjadi karena dalam perusahaan memang tidak terdapat kebijakan

pembuatan Surat Kontrak Kerja dengan perusahaan jasa tersebut.

Kondisi demikian tidak menguntungkan pihak perusahaan. Perusahaan jasa

pengangkutan dan pengiriman tidak dapat dituntut apabila tidak dibuatkan Surat

kontrak Kerja. Dengan demikian perusahaan lemah secara hukum apabila

terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan selama pengiriman barang.

Penulis menyarankan sebaiknya perusahaan melalui bagian pengiriman

mengumpulkan semua data dan dokumen mengenai perusahaan jasa

pengangkutan dan pengiriman yang digunakan secara lengkap seperti fotocopy

SIUP, Akta Pendirian, KTP, jumlah kendaraan pengangkut/truk yang tersedia,

daftar truk yang digunakan dan STNK. Seluruh dokumen ini disimpan dengan

77

baik dan lengkap. Disarankan juga kepada perusahaan agar membuat SKK

pengiriman barang yang didalamnya memuat tanggung jawab terhadap barang

selama dalam pengiriman.

5. Ada beberapa perusahaan jasa pengangkutan dan pengiriman barang yang

digunakan oleh perusahaan untuk mengirim barang pesanan pelanggan. Akan

tetapi, perusahaan tidak memiliki daftar prestasi masing-masing perusahaan

jasa pengangkutan dan pengiriman yang pernah digunakan. Seharusnya

perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa yang digunakan dan

mendokumentasikan hasil evaluasi tersebut sehingga dapat dilakukan

perbandingan.

Tidak dilakukannya evaluasi terhadap perusahaan jasa pengangkutan dan

pengiriman yang digunakan dapat disebabkan karena fungsi pengiriman

ditangani oleh bagian pembelian. Adanya perangkapan tugas menyebabkan

bagian ini tidak dapat menjalankan fungsi pengiriman dengan baik.

Dengan tidak memiliki daftar prestasi perusahaan jasa pengangkutan dan

pengiriman akan menimbulkan kesulitan bagi perusahaan untuk mengetahui

kekuatan armada dan kemampuan finansial perusahaan jasa tersebut. Tidak

mengetahui kekuatan armada perusahaan jasa juga menjadi rentan terhadap

kehilangan barang dan keterlambatan pengiriman. Jika sudah terjadi demikian,

maka dapat menurunkan kepercayaan pelanggan dan akhirnya menimbulkan

kerugian bagi perusahaan sendiri.

Sebaiknya perusahaan melakukan evaluasi terhadap perusahaan jasa

pengangkutan dan pengiriman yang digunakan. Evaluasi yang dilakukan dapat

berupa ketepatan waktu pengiriman, keamanan barang kiriman dan tarif atau

78

ongkos angkut. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan sebagai

perbandingan antar perusahaan jasa tersebut. Dengan demikian perusahaan

dapat melihat keunggulan atau prestasi dari masing-masing perusahaan jasa

pengangkutan dan pengiriman sehingga tidak salah dalam penunjukkan

perusahaan jasa yang akan digunakan.

B. Piutang

1. Dalam melakukan transaksi penjualan kredit, perusahaan tidak memiliki

kebijakan mengenai sanksi terhadap pelanggan yang terlambat membayar

hutangnya yang telah jatuh tempo.

Bagi perusahaan yang melakukan transaksi penjualan kredit, umumnya

memiliki kebijakan mengenai syarat pembayaran yang mencakup sistem

punishment di dalamnya. Syarat pembayaran dengan sistem punishment ini

diberlakukan dengan tujuan supaya pelanggan dapat segera melunasi hutangnya

pada saat jatuh tempo. Saat ini perusahaan hanya menetapkan kebijakan

mengenai syarat pembayaran piutang, yaitu antara 14 hari, 30 hari sampai 60

hari.

Perusahaan menyatakan bahwa keterlambatan dalam pembayaran piutang

merupakan hal yang masih dapat diterima selama pelanggan menunjukkan

itikad baik untuk tetap memenuhi kewajibannya. Pemberlakuan punihment

dianggap dapat menyulitkan perusahaan dalam mempertahankan pelanggan.

Hal ini menunjukkan lenturnya kebijakan penagihan piutang perusahaan dalam

menyikapi penundaan pembayaran piutang oleh pelanggan.

Sikap perusahaan yang lentur dalam menyikapi keterlambatan pembayaran dari

pelanggan dapat menyebabkan semakin tingginya risiko piutang tak tertagih

79

yang membawa dampak kerugian material bagi perusahaan. Pembayaran dari

pelanggan yang melebihi tanggal jatuh tempo pada akhirnya juga dapat

mempengaruhi cash flow perusahaan.

Perusahaan dapat mempertimbangkan untuk mengimplementasikan

pembebanan bunga atas piutang yang telah jatuh tempo. Untuk menyiasati

banyaknya keterlambatan pembayaran piutang ini, perusahaan bisa menetapkan

kebijakan baru mengenai syarat pembayaran yang dapat memancing customer

untuk segera melunasi hutangnya. Misalnya syarat pembayaran 2/10, n/30;

artinya pembayaran dalam waktu 10 hari atau kurang maka pelanggan akan

mendapat potongan harga sebesar 2%, pembayaran dilakukan dalam 30 hari.

2. Berdasarkan hasil wawancara dan hasil kuesioner diketahui bahwa perusahaan

tidak membuat akun penyisihan piutang tak tertagih.

Piutang harus disajikan dalam laporan keuangan dengan nilai yang dapat

direalisasi, yaitu sebesar jumlah tagihan dikurangi dengan taksiran jumlah yang

tidak dapat ditagih atau diterima. Begitu pun dengan prinsip akuntansi

konservatifme yang merupakan prinsip berjaga-jaga juga mengharuskan

perusahaan untuk mengakui segera kerugian yang akan terjadi dan tidak

mengakui keuntungan yang akan diproleh.

Perusahaan tidak membentuk akun penyisihan piutang tak tertagih disebabkan

karena perusahaan menganggap bahwa pelanggan mampu membayar

hutangnya meskipun risiko piutang tak tertagih cukup tinggi.

Dengan tidak dibuatnya penyisihan atas piutang tak tertagih akan

mengakibatkan piutang perusahaan yang disajikan dalam laporan keuangan

menjadi overstated karena belum tentu piutang tersebut dapat terealisasi

80

sepenuhnya. Piutang yang besar pada Neraca perusahaan dapat membuktikan

bahwa perusahaan tidak memiliki kebijakan yang baik dalam hal pemberian

kredit dan penagihan piutang.

Penulis menyarankan agar perusahaan membuat akun penyisihan piutang tak

tertagih untuk mengantisipasi lonjakan biaya yang cukup besar pada periode

tertentu apabila terjadi piutang tak tertagih dalam jumlah yang cukup besar.

Estimasi jumlah piutang tak tertagih bisa didasarkan pada pengalaman

perusahaan.

3. Berdasarkan hasil wawancara, diketahui bahwa perusahaan tidak mengirimkan

surat pernyataan piutang secara periodik kepada debiturnya.

Untuk menciptakan praktik yang sehat dalam penyelenggaraan catatan

akuntansi khususnya pencatatan piutang, perusahaan dapat membuat dan

mengirimkan surat pernyataan piutang kepada debiturnya untuk mencocokkan

kebenaran catatan akuntansi perusahaan dengan debiturnya.

Kondisi ini disebabkan karena perusahaan menganggap bahwa data yang

dimiliki telah mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya tanpa harus

melakukan pencocokkan catatan akuntansi dengan perusahaan debiturnya.

Hal ini tentunya mengakibatkan catatan piutang perusahaan belum tentu

mencerminkan saldo piutang yang sebenarnya karena kesalahan dapat saja

terjadi baik karena human error maupun kesengajaan.

Terhadap masalah ini penulis menyarankan agar perusahaan membuat dan

mengirimkan surat pernyataan piutang beserta rincian faktur kepada debiturnya

minimal 2 bulan sekali. Selain untuk meyakinkan bahwa catatan piutang

81

memiliki tingkat keandalan yang tinggi, praktik yang sehat ini juga dapat

memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan perusahaan.

2008-2-00011-ak bab 4

Documents