46 BAB III GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN III.1Sejarah Singkat Perusahaan III.1.1Pendirian dan Informasi Umum PT.ArezdaPurnamaLokadidirikanpadatahun1983yangmerupakan produsendalamnegeriyangpertamadiIndonesiadalamproduksipackingdan gasket.Halinisejalandenganprogrampemerintahdalampenggalakanproduksi dalam negeri dan transferteknologi. Dengan senantiasa berinvestasi pada peralatan dan teknologi baru, sejak saat itu Arezda terus berkembang pesat. Saat ini, sebagai spesialis Sealing Technology Pruducts, PT. Arezda Purnama Loka memproduksi dan memperdagangkanberbagaiprodukSealingdarijenismetal,nonmetel,dan gabunganmetal-nometal,untukdapatmemberikansolusiterbaikbagipara konsumen mengenai berbagai masalah Sealing yang mereka hadapi. PT. Arezda Purnama Loka juga memproduksi Finned Tube untuk pasar umum yang direalisasikan pada tahun 1994. Finned Tube dan sealing mendapat Ijin Usaha Industri(IUT)No.661/T/INDUSTRI/1996.SelanjutnyaHeatExchanger(alat penukarkalor)jugaberhasildirintispadatahun1996,denganIjinUsahaIndustri (IUT)No.35/Kanwil.10.03.16/ILMK/b/IZ.00.03/XI/99.Selainitu,PT.Arezda PurnamaLokajugamendapatrekomendasiMIGASdenganNomor 3901/39.06/DMB/1999 dan No.855/396/DMB/1997.Padatahun1983,PT.ArezdaPurnamaLokajugatelahmemproduksi CompressedFiberJointingSheetjenisAsbestos.Selainitu,Arezdajugatelah memproduksiprodukRubberMouldedsejaktahun2001.ProdukPT.Arezda Purnama Loka dikenal dengan merk , yang diproduksi mengikuti Standart 47 Internasional sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh konsumen seperti ANSI, API, MSS-SP44,DIN,BS,J IS.Produk-produkPT.ArezdaPurnamaLokatelah digunakan secara luas pada industriperminyakan, petrokimia, dan industri proses lainnyadiseluruhIndonesia,baikswastamaupunpemerintah.Sebagianproduk juga telah di ekspor keluar negeri. PT.ArezdaPurnamaLokamempunyaisistemmenajemenmutuyang terakreditasi,tetapipemeriksaanmutudilakukanolehpihakpabrikuntukproduk sealingtechnologydanfinnedtubeadalahsesuaidenganspesifikasiInternasional atau spesifikasi pemesanan yang diterapkan dalam pedoman mutu dan quantity plan yang dibuat olehPT. Arezda Purnama Loka dan efektif digunakan pada tanggal 1 Oktober 1996. Sampai saat ini, tingkat penjualan PT. Arezda Purnama Loka setiap bulannya dapat mencapai Rp 3.000.000.000,- dengan jumlah transaksi kurang lebih mencapai200transaksipenjualan,baiksecaratunaimaupunkredit.PT.Arezda Purnama Loka telah memiliki 10 cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, yang berkantorpusatdiJ l.RayaManggaBesarNo.2-QJ akartaBarat.PT.Arezda Purnama Loka mempunyai luas area perindustrian sebesar 5 hectares yang berada di daerah Citeureup, Bogor dan J awa Barat. III.1.2Visi dan Misi Perusahaan III.1.2.1Visi Perusahaan PT.ArezdaPurnamaLokadalammenjalankankegiatanperusahaannya mempunyai visi yaitu harus selalu tumbuh dan berkembang seiring dengan tuntutan pasar dan perkembangan zaman, agar keberadaannya dapat terus dipertahankan dan di tingkatkan. 48 III.1.2.2Misi Perusahaan Berdasarkanvisidiatas,makauntukmencapaivisitersebutPT.Arezda PurnamaLokamempunyaimisiyaituharusmengutamakankepuasanpelanggan denganmemproduksidanmemasokbarang-barangyangsesuaispesifikasidan standar yang berlaku dan atau yang ditentukan pelanggan. III.2Kegiatan Perusahaan Selama23tahunberdirihinggasaatiniPT.ArezdaPurnamaLokatelah memiliki10kantorcabangyangtersebardiseluruhIndonesia,dengan mempekerjakanlebihkurang300karyawan.Produk-produknyatelahdigunakan secaraluaspadaindustriperminyakan,petrokimia,danprosesindustrilainnyadi seluruh Indonesia baik swasta maupun pemerintah. Sebagian produk dengan merek dagang INGI ini juga telah di ekspor ke luar negeri. Semua produk yang dihasilkan PT. Arezda Purnama Loka mengikuti standar internasional sesuai spesifikasi yang ditentukan oleh konsumen seperti ANSI, API, MSS-SP44, DIN, BS, J IS. PT.ArezdaPurnamaLokamempunyaisistemmanajemenmutuyang terakreditasi,tetapipemeriksaanmutuyangdilakukanolehpihakpabrikuntuk produksellingtechnologydanfinnedtubeadalahsesuaidenganspesifikasi internasional, atau spesifikasi pemesan yang diterapkan dalam pedoman mutu dan quality plan yang dibuat oleh PT. Arezda Purnama Loka dan efektif digunakan pada tanggal 1 oktober 1996. Apabila terhadap keluhan dari konsumen, maka PT. Arezda Purnama Loka akan mencari jalan keluarnya dengan problem solving dan mengganti part yang rusak dengan yang baru. Divisi serta produk-produk yang dihasilkan antara lain: 1.Divisi Sealing, antara lain: spiral wound gasket, ring joint gasket, packing 49 2.Divisi Finned Tube dengan berbagai tipe, antara lain: L-type, LL-type, KL-type 3.DivisiHeatExchanger,antaralain:shell&tubeheadexchangers,air-cooled heat exchangers 4.Divisi Jointing Sheet, antara lain: yang asbestos maupun non asbestos 5.Produk insulasi lainnya, antara lain: asbestos cloth, asbestos tape, asbestos yarn III.3Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang mempunyai maksud dan tujuan yang berbeda yang bekerja sama untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Oleh karena itu maka diperlukan adanya suatu proses pengorganisasian untuk mengatur dan mengalokasi pekerjaan agar tujuan perusahaan dapat dicapai secara efisien. Denganadanyastrukturorganisasi,hubunganantarayangmemimpindan dipimpin berjalan menurut suatu sistem yang dianut oleh perusahaan, yaitu apakah pemimpinperusahaanlangsungberhubungandenganbawahannyaataumelalui perantaradalamsuatuhierarkiorganisasi.Strukturorganisasidalamsuatu perusahaandapatberjalanbaik,lancer,efektifbilaterdapatpembagiantugas, pelimpahanwewenangsertatanggungjawabsetiapbagiansecarajelasyang digambarkan dalam struktur organisasi. BerikutinimenunjukkanorganisasidariPT.ArezdaPurnamaLokadimana kekuasaanmengarahdarikomisarisutamakepadadirekturlalukepadabeberapa bagiandibawahnya,dimanasetiapbagiantersebutdipimpinolehmanajeryang bertanggung jawab secara langsung kepada presiden direktur. III.3.1Struktur Organisasi PT. Arezda Purnama Loka Struktur organisasi yang ada pada PT. Arezda Purnama Loka: 50 51 III.3.2Uraian Tugas DaristrukturorganisasiPT.ArezdaPurnamaLoka,selanjutnyaakan diuraikan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian : 1.Komisaris Utama Bertanggung jawab untuk memilih dan mengangkat direktur. Menilai prestasi kerja direktur. Mengawasi jalannya kegiatan perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. 2.Direktur Memimpin dan mengendalikan perusahaan. Menetapkan kebijakan serta strategi perusahaan. Mengawasi kinerja perusahaan. 3.Manajer Umum Membuat kebijakan operasional untuk masing-masing departemen. Melakukan pengawasan terhadap kegiatan operasional setiap departemen. Mengembangkan serta menyusun rencana jangka panjang dan jangka pendek darisemuadepartemenyangdipimpin,seperti:penjualan,pembelian, pemasaran, ekspedisi, keuangan, dan administrasi. 4.Manajer Keuangan Mengawasi keuangan perusahaan. Menerima pembayaran baik tunai ataupun transfer dan menyetorkannya ke bank. Merencanakan anggaran perusahaan. Melakukan pencatatan akuntansi termasuk pembuatan dokumen-dokumen. Menentukanrencanajangkapanjangdanjangkapendekkeuangan 52 perusahaan dengan bagian terkait. Mengontrol piutang pelanggan termasuk membuat rekonsiliasi atas piutang yangsudahditagihdanmengontrolhutangperusahaan,sertamelakukan penagihan. 5.Manajer Administrasi Mengaturpembukuandarikeseluruhanbiayayangdikeluarkanoleh perusahaan. Menyusun neraca akhir tahun. Menerima laporan barang masuk dari gudang dan menerima faktur pajak dan faktur pembelian. 6.Manajer Pembelian Melakukan pembelian segala peralatan dan perlengkapan perusahaan. Menganalisispemasokuntukmemperolehinformasimengenaihargadan kualitas bahan baku. Menyiapkan laporan pembelian setiap bulan. 7.Manajer Ekspedisi Mengurus pengiriman barang kepada pelanggan yang melakukan pemesanan dan pembelian produk perusahaan. Mengawasikualitasbarangselamadalampengirimandanmemintatanda tangan atas barang yang telah diterima pelanggan. 8.Manajer Penjualan Menerima dan memproses pesanan pelanggan. Melakukankoordinasidenganbagianproduksi(PPCpabrik)untuk mengontrol persediaan. Memberikan otorisasi untuk penjualan kredit. 53 9.Manajer Pemasaran Merencanakan strategi pemasaran jangka panjang dan jangka pendek. Mengarahkan kegiatan pemasaran untuk mencapai hasil optimal. Menetapkan kebijakan dan prosedur pemasaran. Melakukan negosiasi dengan calon pelanggan atau pelanggan. 10. Manajer Personalia Melakukan perekrutan, seleksi dan penerimaan terhadap calon karyawan. Mengikutiperkembanganperaturanpemerintahyangberhubungandengan kepegawaian. Memperhatikan kesejahteraan karyawan dan keamanan lingkungan kerja. Menghitung gaji, tunjangan karyawan. 11. PPC Pabrik Melakukan kerjasama dengan bagian penjualan dalam mempersiapkan barang yang dipesan sesuai inquiry. Memberikan otorisasi atas barang yang akan dikirim ke pelanggan. III.4TinjauanUmumMengenaiPenjualandanPenerimaanKaspada PT. Arezda Purnama Loka Walaupun terdapat penjualan yang dilakukan secara tunai, namun secara garis besar PT. Arezda Purnama Loka lebih mengarah pada penjualan secara kredit dengan termin pembayaran yang telah disepakati sebelumnya. Beberapa customer tetap PT. ArezdaPurnamaLokaantaralainadalahPERTAMINAState-OwnedOil&Gas Company,Local/ForeignOIL&GASCOMPANIES/CONTRACTORS, PETROCHEMICAL&CHEMICALINDUSTRIES/CONTRACTORS,OTHER PROCESSINDUSTRIES,OTHERINDUSTRIES/CONTRACTORS.Adapun 54 proses penerimaan pembayaran yang dilakukan PT. Arezda Purnama Loka selama ini, lebih banyak dilakukan melalui Bank atau Via transfer, walaupun tidak tertutup kemungkinan juga terdapat transaksi penerimaan tunai. III.4.1ProsedurPengendalianInternalyangDiterapkanTerhadap Aktivitas Penjualan dan Penerimaan Kas UntukmengetahuipenerapanpengendalianinternalterhadapPT.Arezda Purnama Loka, berikut ini merupakan aktivitas panjualan dan penerimaan kas yang dijalankan: III.4.2Prosedur Penjualan 1.Proses Inquiry a.Bagian penjualan menerima inquiry dari pelanggan berupa telepon, fax, e-mail, atau datang langsung. b.Petugas penjualan akan melakukan koordinasi dengan PPC Pabrik untuk meninjau ulang (review) untuk memastikan bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi. Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah: -Type/jenis barang dan jumlah -Material yang diminta -Ukuran -Standart yang diisyaratkan dan Delivery time c.J ikainquirydaripelanggantidakdapatdiberikanpenawaranharganya karenapersyaratanyangdimintatidakdapatdipenuhi,makaBagian Penjualan harus memberikan informasi inquiry yang bersangkutan. 55 d.Semua catatan hasil tinjauan (review) terhadap inqury harus disimpan. 2.Proses Quatation a.BagianPenjualanmemberikanpenawaranharga(quotation)kepada pelanggandenganmembuatQuatation,mengikutitenderataudengan menjawab langsung via telepon. b.Apabilamaterialatauspesifikasibarangyangdimintapadainquiry dialihkankematerialyangfungsidankualitasnyaequivalenmaka didalam quotation harus disebutkan kalimat Yang kami tawarkan3.Proses Penerimaan Purchase Order (PO) a.BagianPenjualanmenerimaataumengambilPurchaseOrderdari pelanggan b.BagianPenjualanmemeriksakesesuaianPOdenganpenawaranharga (quotation) yang telah dibuat sebelumnya. c.J ika terjadi perbedaan spesifikasi barang yang diminta pada PO dengan quotationmakaBagianPenjualanharusmelakukanklarifikasidengan pelanggan. 4.Proses Rencana Kerja (RK) dan Rencana Penjualan (RP) a.BagianPenjualanmenerbitkanRKatauRencanaKerjaContoh(RKC) atauRencanaKerjaStock(RKS)sebagaipermintaanperintahkerja kepada pabrik yang mencantumkan dengan jelas barang yang diminta. b.Bagian Penjualan menerbitkan RP berdasarkan PO kemudian dikirim ke bagian yang terkait c.RKdibuatdalam6(enam)rangkapkemudiandidistribusikankepada bagian yang terkait. 5.Proses Invoice 56 ApabilaRKtelahdikerjakandanbarangtelahdikirimkepadapelanggan denganbuktiadanyatembusanMemoPengantarBarang(MPB),maka BagianPenjualanharusmenerbitkanInvoiceberikutKuitansi,untuk selanjutnya diserahkan ke bagian keuangan. III.4.3Prosedur Penerimaan Kas 1.BerdasarkanInvoiceyangditerbitkanolehBagianPenjualanmakapetugas BagianKeuanganakanmelakukanpenagihandenganmengirimkan invoice tersebut ke pelanggan.2.BagianKeuanganakanmenerimapembayarantunaiataumenerimabukti pembayarandaripelangganberupaSlipPembayaran/BuktiTransferdari pelanggan.3.Uangyangditerimaataubuktiyangsudahditerimatersebutdisesuaikan dengan Supply List, Invoice serta RK dan RP. 4.Bila nilai tersebut sudah sesuai, maka bagian keuangan akan menyimpan data pembayaran tersebut. 5.Dengan diterimanya pembayaran baik tunai maupun Transfer maka Bagian KeuanganakanmenerbitkanBuktiTandaTerimauntukdiberikankepada pelanggan. 6.BagianAdministrasiakanmencatatsemualaporanatastransaksitersebut berdasarkan laporan(BTT) dari Bagian Keuangan. 57 III.4.4Dokumen yang Digunakan Dukumenyangdigunakandalamaktivitaspenjualandanpenerimaankas antara lainnya adalah: 1.Factory Quatation FactoryQuatationadalahdokumenpenawaranhargayangdiberikanoleh Departemen Penjualan kepada pihak pelanggan. Quotation yang diterbitkan oleh Bagian Penjualan harus mencakup: a.No. dan tanggal quotation b.J enis barang/Type c.Ukuran d.J umlah e.Harga f.Tanggal pengiriman g.Masa berlaku harga (validity) h.Syarat penyerahan (franco) 2.Finning Specification FinningSpecificationadalahdokumenpenawaranharga(quotation)yang dibuat khusus untuk penawaran harga produk Finned Tube. 3.Order Confirmation / Konfirmasi Order KonfirmasiorderadalahdokumenyangditerbitkanolehBagianPenjualan untuk order yang diberikan secara lisan (tidak dilengkapi PurchaseOrder). BagianPenjualanharusmenandatanganiPurchaseOrder(PO)dari pelanggansebagaibuktikesanggupanuntukmemenuhiPurchaseOrder tersebut. 4.Rencana Kerja (RK) Rencana kerja yang dibuat oleh Bagian Pembelian dan ditujukan kepada PPC Pabrik sebagai dasar pesanan pembuatan barang. RK sebagai rencana kerja yang dibuat apabila Purchase Order (PO) sudah ada. RK dibuat 6 (enam) rangkap kemudian didistribusikan kepada bagian yang 58 terkait.LembarpertamamerupakanRKaslidanlembarkeenamyang dikirimkan ke PPC pabrik. Lembar kedua disimpan oleh Bagian Penjualan, lembar ketiga akan diberikan ke GeneralManager, lembar keempat dikirim ke Bagian Keuangan, lembar kelima dikirimkan ke Bagian Ekspedisi. Rencana Kerja (RK) terdiri dari: a.Rencana Kerja Contoh (RKC) Rencana kerja contoh dibuat apabila Bagian Penjualan hendak meminta contohbarangproduksibarangdaripabrikyangdibutuhkanoleh pelanggan, calon pelanggan atau untuk keperluan promosi. b.Rencana Kerja Stock (RKS) RencanakerjastockinidibuatolehBagianPenjualandanditujukan kepada pabrik. RKS juga sebagai rencana kerja yang dibuat apabila PO belum ada. c.RK Revisi adalah RK yang dibuat ulang karena adanya perubahan pada RK sebelumnya. RK, RKC, RKS yang dibuat harus mencantumkan dengan jelas barang yang diminta, yaitu: -J enis / Type barang / Qty -Material -Ukuran- Tanggal Pengiriman 5.Supply List Supply List merupakan daftar yang dibuat oleh Bagian Ekspedisi yang berisi rincian kuantitas dan spesifikasi barang yang digunakan sebagai Surat J alan. 6.Invoice Invoiceadalahlembardokumenyangberfungsisebagaialatpenagihan 59 kepada Customer berdasarkan Purchase Order (PO) yang telah diterima. 7.Kuitansi Kuitansi digunakan sebagai bukti pembayaran pada transaksi penjualan yang ditujukan kepada pelanggan. 8.Rencana Penjualan (RP) RencanaPenjualanyangmempunyainomoryangsamadenganRencana Kerja serta tercantumnya harga serta total penjualan. 9.Memo Pengantar Barang (MPB) Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang yang dibuat oleh Bagian PPCPabriksebagaipengantarbahwabarangtelahdiserahkankeBagian Ekspedisi. Adapun teknologi yang digunakan untuk mendukung aktivitas penjualan dan penerimaan kas adalah sebagai berikut: 1.Brainware Operator bagian penjualan, bagian piutang, PPC Pabrik. 2.Software SoftwareyangdigunakanadalahMicrosoftWindows98denganprogram Microsoft Word, Microsoft Excel dan program Novell. 3.Hardware yang terdiri dari: a.Monitor 15 b.CPU Pentium 1 sampai dengan Pentium 4 c.Hard disc d.Printer dengan sistem sharing e.Mouse dan Keyboard 60 4.File yang digunakan terdiri dari: a.File Transaksi Penjualan Berisiinformasimengenaiprodukyangdijual,terdiridari:no_PO, tgl_PO,kode_pelanggan,nama_pelanggan,alamat_pelanggan, telp_pelanggan,kode_produk,jenis_produk,spesifikasi_produk, kuantitas, harga_satuan, discount, total_harga. b.File Pengiriman barang Berisiinformasimengenaibarangyangdikirimkepelanggan,yang terdiridari:kode_produk,jenis_produk,kode_pelanggan, nama_pelanggan, tanggal_pengiriman, kuantitas, no_S/L. c.File Persediaan Berisiinformasimengenaiposisipersediaan,yangterdiridari: kode_material, nama_material, kuantitas, satuan, harga_satuan, jumlah. d.File Transaksi Piutang Dagang Berisipiutangyangtimbuldaritransaksipenjualansecarakreditserta piutangyangtelahdibayar,terdiridari:kode_pelanggan, nama_pelanggan, tgl_invoice, no_invoice, tgl_jatuh_tempo, jml_piutang, pajak, total_piutang, keterangan. e.File Master Pelanggan Berisi informasi mengenai data pelanggan-pelanggan. File ini terdiri dari beberapafieldyangmeliputi:kode_pelanggan,nama_pelanggan, alamat_pelanggan, telp_pelanggan, contact_person. f.File Transaksi Penerimaan Kas Berisiinformasimengenaipenerimaankasyangdiperolehdarisuatu transaksi.Fileiniterdiridaribeberapafieldyangmeliputi:no_PO, 61 tgl_PO, kode_pelanggan, nama_pelanggan, keterangan, total. g.File Invoice Berisiinformasimengenaiinvoicepelanggan.Fileiniterdiridari beberapa fieldyang meliputi: no_invoice, tgl_invoice, kode_pelanggan, nama_pelanggan,alamat_pelanggan,telp_pelanggan,kode_barang, nama_barang,kuantitas,harga_satuan,jumlah,total,discount, total_akhir h.File History Berisiinformasimengenaisejarahpenolakantransaksikarenatidak memenuhi kriteria. Terdiri dari: no_history, tgl_history, no_PO, tgl_PO, kode_pelanggan, nama_pelanggan, keterangan. III.5.Flowchart BerikutiniakandijelaskanprosedurPenjualandanPenerimaanKasdalam bentuk bagan alir pada PT. Arezda Purnama Loka. 1.Proses inquiry dan proses Quatation a.Bagian Penjualan menerima inquiry dari pelanggan melalui telepon, fax, e-mail atau dengan datang langsung. b.Bagian penjualan akan mengkonfirmasikan Inquiry tersebut dengan PPC Pabrikmelaluitelepon, faxataue-mailuntuk meninjau ulang(review) dan memastikan bahwa permintaan pelanggan dapat dipenuhi. c.J ikainquirydaripelanggantidakdapatdiberikanpenawaranharganya karenapersyaratanyangdimintatidakdapatdipenuhi,makaBagian PenjualanakanmembuatSuratTolakaninquirydanakandikirimke pelanggan yang bersangkutan. 62 d.Semua catatan hasil tinjauan (review) terhadap inquiryharus disimpan. e.BagianPenjualanmemberikanpenawaranharga(Quatation)kepada pelanggandenganmembuatQuatation.Quatationdibuatsebanyak2 rangkap. Lembar pertama akan dikirim ke pelanggan, lembar kedua akan digunakan sebagai bahan perbandingan. Berikut ini alur flowchartnya. Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 63 2.Proses Penerimaan Purchase Order (PO) a.BagianPenjualanmenerimaataumengambilPurchaseOrder(PO)dari pelanggan. b.BagianPenjualanmemeriksakesesuaianPOdenganpenawaranharga (quotation) yang telah dibuat sebelumnya. c.J ikaterjadiperbedaanspesifikasibarangyangdimintapadaPOdengan quotationmakaBagianPenjualanharusmelakukanklarifikasidengan pelanggan melalui telepon atau melalui fax. d.J ikasesuai,makaPOtersebutakandiinputkedalamfileTransaksi Penjualan, dan filemaster pelanggan akan dibuatkan back-upterhadap file-file tersebut. Berdasarkan PO tersebut maka Bagian Penjualan akan membuat RK dan RP. 3.Proses RK dan RP Bagian Penjualan menerbitkan Rencana Kerja (RK) dan Rencana Penjualan (RP) berdasarkanPurchaseOrder(PO).POtersebutakandisimpanberdasarkan tanggal. RK dibuat dalam 6 (enam) rangkap: -Lembarpertama(asli)danlembarkeenamakandikirimkeBagian PPC Pabrik. -Lembar kedua akan disimpan oleh Bagian Penjualan -Lembar ketiga diberikan ke General Manager -Lembar keempat dikirim ke Bagian Keuangan 64 -Lembar kelima akan dikirim ke Bagian Ekspedisi Rp dibuat dalam 5 (lima) rangkap: -Lembar pertama dikirim ke Bagian Keuangan -Lembar kedua diberikan ke General Manager -Lembar ketiga dikirim ke Bagian Administrasi -Lembar keempat akan disimpan berdasarkan tanggal -Lembar kelima dikirim ke Bagian Ekspedisi Berikut ini alur flowchartnya. 65 Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 4.Proses Pengiriman (PPC Pabrik) a.PPC Pabrik menerima RK lembar pertama dan keenam dari Bagian Penjualan 66 b.Petugasakanmelakukanentrydatapadaterminaldankemudianakan mencetakMemoPengantarBarang(MPB)denganmenggunakanfile persediaan dan file pengiriman barang. c.MPB dicetak sebanyak 3 (tiga) rangkap. Lembar pertama dikirim ke Bagian Ekspedisibersamadenganbarang.LembarkeduadikirimkeBagian Penjualan dan lembar ketiga akan diarsip bersama RK. 5.Proses Pengiriman (Ekspedisi) a.Bagian Pengiriman / Ekspedisi menerima RK dan RP dari Bagian Penjualan. Selain itu juga menerima MPB dari PPC Pabrik. b.Berdasarkan dokumen-dokumen tersebut maka akan dibuat supply list (S/L). c.Lembar pertama dan kedua S/L akan dikirim ke Bagian Keuangan. Lembar ketiga akan diberikan ke pelanggan. Berikut alur flowchartnya: 67 Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 68 Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 69 6.Proses Invoice (Bagian Penjualan) a.BagianPenjualanmenerimaMPBdariEkspedisi.MelaluiMPBtersebut makaBagianPenjualanakanmembuatInvoiceberdasarkandengan dokumen-dokumenyangada.InvoiceakandibuatberdasarkanfilePOdan akan dibuat backup atas file-file tersebut. b.Invoice dibuat sebanyak 3 rangkap. -Lembar pertama dan kedua invoice dikirim ke Bagian Keuangan -LembarketigainvoicedanlembarkeduaMPBdikirimkeBagian Administrasi. -PO, RK, dan RP disimpan berdasarkan tanggal. 7.Proses Penagihan (Bagian Keuangan) a.Bagian Keuangan menerima lembar pertama dan kedua invoice dari Bagian Penjualan. Berdasarkan lembar ke empat RK, lembar pertama RP dan supply listmaka Bagian Keuangan melakukan penagihan kepada pelanggan dengan mengirimkan invoice dan S/L kepada pelanggan. b.Bagian Keuangan akan menerima uang atau Slip pembayaran/Bukti Transfer dari pelanggan. Slip pembayaran tersebut akan disesuaikan dengan Invoice dan kemudian akan dicetak Bukti Tanda Terima (BTT) dengan menggunakanfilemasterpelanggandanfiletransaksipiutangdanakandibuatbackup terhadap file-file tersebut. Bukti Tanda Terima dibuat sebanyak 3 (tiga) rangkap. 70 -Lembar pertama BTT dikirim ke pelanggan -Lembar kedua dikirim ke Bagian Administrasi -Lembar ketiga disimpan berdasarkan nomor. Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 71 Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 8.Proses Pencatatan J urnal (Bagian Administrasi) a.Bagian Administrasi menerima lembar ketiga RP, lembar ketiga Invoice dan lembar kedua Memo Pengantar Barang (MPB) dari Bagian Penjualan. b.Dokumen-dokumen tersebut kemudian akan diperiksa kesesuaiannya. 72 c.Berdasarkan RP, Invoice dan MPB tersebut maka Bagian Administrasi akan membuat J urnal Penjualan dan kemudian membuat Laporan Penjualan untuk dikirim ke General Manager sebagai bahan laporan. d.Bagian Administrasi juga menerima Bukti Tanda Terima (BTT) dari Bagian Keuangan. BTT tersebut akan diarsip menurut nomor. Dengan adanya BTT tersebut maka Bagian Administrasi akan membuat Kartu Piutang. BagianAdministrasijugamembuatLaporanPiutang.LaporanPiutang tersebut akan dikirim ke General Manager. 9.Proses Pelaporan (General Manager) General Manager menerima lembar ketiga RK dan lembar ketiga RP dari Bagian Penjualan. GeneralManager juga menerima Laporan Penjualan dan Laporan Piutang dari Bagian Administrasi. Laporan-laporan tersebut akan ditandatangani oleh GeneralManager.Laporan-laporan tersebut akan dipertanggungjawabkan kepada Direktur. 73 Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas 74 Gambar III.2.1 Flowchart Akuntansi Penjualan dan Penerimaan Kas III.6Tehnik Pengumpulan Data Metodeyangdigunakandalamprosespengumpulandata-dataperusahaan dilakukandenganobservasilangsungkeperusahaan,sertamengajukandaftar pertanyaan yang berkaitan dengan pengendalian internal pada perusahaan, khususnya pada fungsi penjualan dan penerimaan kas. 75 InternalControlQuestionnaires(ICQ)atas fungsi Penjualan dan Penerimaan Kas PT. Arezda Purnama Loka, yang diajukan pada tanggal 4 Maret 2008. Hasiljawabanyangdiperolehdaridaftarpertanyaanyangdiajukan,ditulis dalam bentuk: Y : Yes/Ya =Pengendalian internal baik N : No/Tidak =Pengendalian internal lemah PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS PT. AREZDA PURNAMA LOKA NoDAFTAR PERTANYAAN YN Pemisahan Fungsi 1Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit?x 2Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi penerimaan kas?x 3Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi keuangan?x 4Apakah fungsi penjualan terpisah dari fungsi akuntansi?x 5Apakah fungsi gudang terpisah dari fungsi pengiriman?x 6Apakah fungsi penagihan terpisah dengan fungsi penerimaan kas?x 7Apakah fungsi akuntasi terpisah dari fungsi penerimaan kas?x 8Apakah fungsi pemasaran terpisah dari fungsi penerimaan kas?x

Otorisasi 9Apakah setiap penjualan kredit diberikan otorisasi kredit?x 10Apakah bagian penjualan terpisah dari fungsi otorisasi kredit?x 11 Apakahsemuabarangyangdikirimkankepadapelangganselaludi otorisasi oleh bagian PPC Pabrik? x 12Apakah bagian pengiriman terpisah dari yang memberikan otorisasi?x 13Apakahorderdaripembelidiotorisasiolehbagianpembeliandengan menggunakan PO (purchase order)? x Prosedur 14Apakah bagian penjualan melakukan prosedur analisa kredit?x 15Apakah dilakukan pengecekan terhadap status kredit pelanggan sebelum penjualan dilaksanakan? x 16 Apakahperusahaanmenetapkanbataskredittertentubagisetiap pelanggan? x 76 17 Apakah dibuat sistem umur piutang untuk setiap item piutang?x 18 Apakahbagianpengirimanbarangmemintatandatanganpelanggan sebagai tanda barang telah diserahkan? x 19 Untuk dana yang diterima langsung oleh bagian keuangan tanpa transfer, apakah dana tersebut langsung disetor ke bank pada hari yang sama? x 20Apakah penagihan dilaksanakan oleh bagian keuangan?x 21Apakah penagihan dilakukan secara teratur oleh bagian keuangan?x 22Apakah tanggung jawab penerimaan kas baik itu secara tunai, cek, giro, atau transfer berada pada bagian keuangan? x 23Apakah bagian keuangan tersebut berhak membuat dokumen penerimaan kas? x 24Apakah bagian keuangan berhak melihat-lihat buku akuntansi umum?x 25Apakah perusahaan memiliki kebijakan retur penjualan?x 26 Apakahsetiappiutangyangsudahdibayarolehpelangganlangsung dikonfirmasi kepada pihak penerima kas? x 27Apakahbagianpenjualanmendapatkantembusandokumenbukti penyerahan barang ke pelanggan (supply list)? x Pencatatan 28 Apakah faktur penjualan selalu dicap lunas untuk setiap pelunasan piutang pelanggan? x 29 Apakah bagian keuangan secara rutin membuat rekonsiliasi antara daftar piutang dengan yang sudah tertagih? x 30 Apakahdilakukanpenghitunganfisikatassaldokasyangadaditangan secara mendadak? x 31 Apakah pencatatan atas transaksi penjualan dan penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian keuangan? x 32Apakah bagian keuangan mengeluarkan dokumen (BTT) atas pembayaran yang diterima dari pelanggan? x 33 Apakahperusahaanmemperolehdanmenyimpanbuktisetorandari pelanggan yang telah disahkan oleh Bank? x 34Apakah perusahaan memiliki daftar harga secara tertulis?x 35Apakah faktur pelanggan dicap lunas untuk setiap pelunasan?x 36Apakah bukti tanda terima pembayaran telah bernomor urut cetak?x 37Apakah bukti penyerahan barang ke pelanggan telah bernomor urut cetak?x 38Apakah bagian keuangan melakukan jurnal atas penjualan dan penerimaan kassecaraperiodikberdasarkancopyfakturpenjualanyangtelah diotorisasi? x

Pengendalian Umum 39Apakah perusahaan mempunyai departemen internal audit?x 40Apakah dilakukan pemeriksaan secara mendadak atas jumlah penerimaan pembayaran yang dilakukan pleh bagian keuangan? x 41Apakah perusahaan memiliki bagan alir penjualan dan penerimaan kas?x