32

BAB 3

ANALISIS KEBUTUHAN INFORMASI

3.1 Riwayat Perusahaan

PT Caterindo Garment Industri merupakan perusahaan yang bergerak di

bidang pembuatan pakaian export yang khususnya dijual di pasar Amerika. Perusahaan

ini khususnya membuat pakaian berupa sweater untuk pria, wanita, anak-anak dan bayi.

Semua produk diproduksi dengan merek konsumen yang memesannya. PT Caterindo

Garment Industri ini sebenarnya merupakan cabang dari perusahaan Carry Wealth

Holding Limited yang pusatnya berada di Hongkong.

Misi dari PT Caterindo Garment Industri ini adalah berusaha keras untuk

memenuhi kebutuhan hidup manusia dengan cara memproduksi pakaian yang

berkualitas. Perusahaan ini juga memiliki beberapa keunggulan dibandingkan dengan

perusahaan lain.

Keunggulan itu antara lain dilihat dari segi:

1. Kualitas (Quality)

Reputasi yang bagus dalam mengirimkan pakaian jadi yang berkualitas

secara on-time, selain itu waktu produksi juga relatif singkat.

2. Pengetahuan (Knowledge)

Memiliki pengetahuan dan pengalaman yang tinggi dalam memproduksi

dan mengirimkan pakaian jadi ke pasar Amerika.

3. Pengelolaan (Management)

Memiliki team management yang sudah berpengalaman selama 20 tahun

di bidang industri pakaian.

33

4. Teknologi (Technolgy)

Proses produksi terintegrasi dengan sistem komputer terutama pada proses

pengontrolan produksi dan management information system untuk

membantu membuat keputusan.

Selain itu tim pemasaran (marketing) selalu melakukan survei secara rutin

karena trend itu terus up-to-date. Perusahaan ini juga mengutamakan 2Q yaitu Quantity

dan Quality. Kualitas yang dimaksudkan disini adalah jaminan kualitas atas pakaian

yang dibuat dan waktu pengiriman pakaian ke tempat konsumen secara on-time. Karena

PT Caterindo Garment Industri ini memiliki 3 buah pabrik dan 1 kantor di tempat yang

terpisah, maka perusahaan ini memiliki jaringan online untuk berhubungan antara kantor

dan 3 pabriknya.

Lokasi dari 3 pabriknya antara lain PT. Caterindo Garment Industri I yang

terletak di Jl. Pelabuhan Nusantara E2-3, KBN Tanjung Priok, Jakarta , Indonesia. Lalu

PT. Caterindo Garment Industri II yang terletak di Jl. Pelabuhan Nusantara A1-2, KBN

Tanjung Priok, Jakarta , Indonesia. Dan yang terakhir PT Caterindo Garment Industri V

yang terletak di Jl. Sunter Agung Timur 2 Blok O-4, Sunter Jaya, Jakarta , Indonesia.

Sedangkan kantornya ada di Wisma SMR lantai 6, ruang 603 yang terletak di jalan Jl.

Yos Sudarso Kav 89, Jakarta, Indonesia.

34

34

3.2 Struktur Organisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

35

3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.3.1 Shareholders

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengurus dan mengawasi seluruh kekayaan perusahaan.

• Memberikan dana atau modal untuk keperluan perusahaan

• Memberikan laporan tahunan kepada pemilik saham yang lain.

3.3.2 President Director

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengawasi keseluruhan jalannya perusahaan.

• Meminta laporan pertanggungjawaban secara rinci dari tiap bagian

director dan manager mengenai ketentuan-ketentuan pokok perusahaan

secara periodik.

• Membantu kinerja perusahaan dengan cara memberi saran dan

pertimbangan kepada director dan manager atas keputusan yang diambil

baik diminta ataupun tidak.

3.3.3 General and Operational Director

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Memimpin, mengatur dan mengawasi kegiatan perusahaan khususnya

manufaktur pabrik agar hasilnya sesuai dengan yang diharapkan.

• Membuat laporan pertanggungjawaban kepada presiden direktur

mengenai pelaksanaan tugasnya.

• Menyusun, merumuskan, dan mengembangkan kebijakan dan program

kerja dalam usaha mencapai tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

36

• Membantu mengambil keputusan atau tindakan atas hal-hal yang tidak

dapat diatasi oleh jabatan-jabatan di bawahnya.

3.3.4 Purchase Director

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Memimpin, mengatur, dan mengawasi proses pembelian.

• Membina hubungan dengan pemasok agar dapat melakukan pembelian

yang ekonomis.

• Berhubungan aktif terutama dengan bagian produksi dan bagian

keuangan dalam hal mengetahui bahan baku dan bahan non-produksi

yang dibutuhkan serta perencanaan dan penyediaan dana, sehingga bahan

baku yang akan dibeli sesuai dengan yang dibutuhkan dan pembayaran

untuk setiap pembelian dapat dilaksanakan dengan tepat waktu.

• Bertanggung jawab atas ketepatan waktu penyediaan bahan baku dan

bahan non-produksi yang dibeli terhadap kelancaran proses produksi.

3.3.5 Finance and Accounting Director

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengatur dan menjaga kondisi keuangan perusahaan dengan baik.

• Menyusun laporan keuangan secara rutin.

• Bertanggung jawab atas penyusunan dan pelaksanaan rencana-rencana

keuangan baik jangka pendek maupun jangka panjang.

• Mencatat semua transaksi perusahaan yang ada.

• Menghitung laba rugi perusahaan.

37

• Membuat rencana penggunaan dan penyediaan dana/keuangan secara

efisien dan efektif untuk mendukung rencana perusahaan.

• Memiliki wewenang menagih hutang konsumen dan pembayaran kepada

pemasok bahan baku.

3.3.6 General Merchandise Manager (GMM)

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Menyusun, mengatur, dan mengembangkan kebijakan pemasaran yang

diperlukan untuk meningkatkan penjualan.

• Menganalisis situasi pasar dan hal-hal lain yang berhubungan dengan

penjualan seperti mengenai adanya produk-produk baru, harga umum

yang berlaku, kualitas produk pesaing, selera konsumen, dan langkah

atau strategi para pesaing dalam memasarkan produk.

• Bertanggung jawab atas complain yang berasal dari pihak konsumen.

• Mengkoordinasi terutama bagian produksi dalam hal penyediaan produk

yang sesuai dengan pesanan yang diminta.

• Melakukan negosiasi dengan para pemesan untuk memperoleh harga jual

yang layak.

• Melakukan penawaran harga barang jadi kepada para konsumen.

• Menerima pesanan dengan pihak konsumen dan memberitahukannya

kepada bagian produksi.

38

3.3.7 General Production Manager (GPM)

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Menyusun, mengatur, dan mengawasi pelaksanaan tugas dalam bidang

produksi dan teknik khususnya di dalam pabrik.

• Membuat program rencana harian dan mendistribusikannya ke bagian

terkait.

• Mengendalikan dan memantau seluruh proses produksi yang ada di

perusahaan.

• Melaksanakan dan mengusahakan penyempurnaan kegiatan produksi

agar dapat berjalan dengan lancar, mencapai target dan menghasilkan

produk yang bermutu sesuai dengan keadaan mesin dan sarana

penunjang.

39

3.3.8 Information Technology Manager

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengatur dan mengawasi sistem yang berjalan di perusahaan serta

membantu meningkatkan kinerja sistem yang ada agar lebih efisien dan

efektif.

• Menangani masalah yang muncul di dalam sistem.

• Mengkoordinasikan para programmer dan IT support untuk dapat

melakukan tugasnya dengan baik.

3.3.9 Factory Manager

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Menyusun, mengatur, dan mengembangkan program kerja yang

mendukung kelancaran kegiatan produksi di perusahaan.

• Memimpin dan mengkoordinasi seluruh kegiatan yang berhubungan

dengan kelancaran produksi perusahaan agar tetap mengarah kepada

tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.

• Mengambil keputusan atau tindakan atas hal-hal yang tidak dapat diatasi

oleh jabatan-jabatan di bawahnya.

• Bertanggung jawab kepada General Production Manager dan General

and Operational Director.

3.3.10 Compliance Manager

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Bertanggung jawab atas kualitas barang jadi yang dibuat oleh perusahaan.

• Menyeleksi barang jadi yang cacat.

40

• Menentukan kualitas bahan baku yang digunakan untuk proses produksi

serta bahan non-produksi sebagai pendukungnya.

• Mengeluarkan sertifikat jaminan kualitas atas produk yang akan

dikirimkan kepada konsumen.

3.3.11 PPC Head

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Menerima pesanan produksi dari bagian penjualan.

• Menentukan waktu terakhir dari penyelesaian dan penyerahan pesanan

yang diminta.

• Membuat program rencana produksi yang nantinya diberikan ke bagian

produksi.

• Menindaklanjuti proses produksi yang ada.

• Menghitung serta menentukan bahan baku yang dibutuhkan berdasarkan

pesanan penjualan.

• Bertanggung jawab kepada General Production Manager.

3.3.12 Human Resource Head

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengusahakan tersedianya pegawai yang cakap dan penuh tanggung

jawab, memilih dan menempatkan pegawai sesuai dengan

kemampuannya.

• Melaksanakan dan mengusahakan penyempurnaan kegiatan umum dan

personalia agar dapat berjalan dengan lancar.

41

• Mengawasi dan mengevaluasi kinerja karyawan yang berada di bawah

pengawasannya serta memberi sarana kepada direktur mengenai promosi,

mutasi, dan kompensasi lainnya sesuai dengan hasil evaluasi yang

dilaksanakan.

• Merencanakan dan menetapkan kebijakan perusahaan di bidang umum

dan personalia.

• Mengatur jadwal kerja para pegawai serta memberikan sanksi kepada

pegawai yang melanggar tata tertib perusahaan.

• Membantu meningkatkan motivasi karyawan untuk menciptakan situasi

yang sehat dan baik.

• Bertanggung jawab atas kelancaran rumah tangga perusahaan.

• Mengatasi konflik yang terjadi di perusahaan.

3.3.13 General Affair Head

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Mengatur dan mengkoordinasi karyawan yang bertugas di dalam bidang

keamanan dan transportasi.

• Bertanggung jawab dalam menjaga keamanan perusahaan setiap waktu.

3.3.14 Warehouse Head

Wewenang dan tanggung jawabnya adalah:

• Bertanggung jawab atas keamanan seluruh produk yang ada di dalam

gudang.

• Mencatat data produk jadi yang telah masuk gudang dan keluar gudang.

42

• Bertanggung jawab atas pemasukan dan pengeluaran bahan baku, bahan

non-produksi, dan barang jadi.

• Memberikan bahan baku dan bahan non-produksi yang diminta dan

menyerahkan barang jadi kepada bagian pengiriman untuk dikirim

kepada konsumen.

3.4 Analisis Proses Bisnis Perusahaan

3.4.1 Situasi Saat Ini

Pada saat ini PT Caterindo Garment Industri menggunakan program aplikasi

berupa VB 6 dan sistem basis datanya terpusat di server dalam proses pembeliannya, di

tiap gedungnya ada sebuah server, dalam hal ini PT Caterindo memiliki sebuah kantor

dan 3 buah pabrik.

Proses pembelian itu melalui tahap-tahap sebagai berikut:

3.4.1.1 Permintaan Pembelian (Purchase Request)

Karyawan dari semua bagian dapat melakukan permintaan barang yang akan

dibeli. Untuk barang produksi yang dapat melakukan permintaan adalah dari bagian

merchandiser staff atau production staff, tergantung pada barang yang dibeli. Sedangkan

untuk barang non-produksi yang dapat melakukan permintaan adalah semua departemen

yang ada. Terutama untuk barang yang habis pakai seperti alat tulis, kertas, tinta, toner,

atau untuk spare part alat produksi.

3.4.1.2 Perijinan Permintaan Pembelian oleh Kepala Bagian

Setelah permintaan pembelian (PP) dikeluarkan, maka harus disetujui oleh

kepala bagian masing-masing. Fungsi kepala bagian di sini adalah sebagai filter

43

(memisahkan mana barang yang benar-benar dibutuhkan atau tidak) untuk pembelian

barang dari setiap permintaan pembelian (PP) dari karyawan.

3.4.1.3 Mencari Pemasok

Setelah mendapat persetujuan dari kepala bagian, maka permintaan pembelian

(PP) dilempar ke bagian pembelian, lalu bagian pembelian mengelompokkan barang-

barang yang akan dibeli berdasarkan ketersediaan barang pada pemasok secara otomatis.

Setelah itu daftar barang yang akan dibeli dikirimkan ke beberapa pemasok yang ada,

lalu pemasok akan memberi umpan balik berupa daftar harga barang yang akan dibeli

itu. Bagian pemnbelian akan memilih mana harga yang paling murah dan pemasoknya

memiliki performa yang bagus. Setelah bagian pembelian memilih akan membeli di

pemasok tertentu, akan diteruskan kepada Purchase Director jika barang yang akan

dibeli bukan barang yang rutin dibeli atau tidak habis pakai atau harganya di atas 50 juta

rupiah, untuk diberi persetujuan tambahan. Jika barang tersebut ternyata harganya lebih

dari 100 juta rupiah, maka perlu persetujuan tambahan juga dari President Director.

Setelah disetujui maka akan dibuatkan Purchase Order.

3.4.1.4 Purchase Order

Setelah mendapatkan pemasok yang cocok, bagian pembelian mengirimkan

purchase order barang apa saja yang akan dibeli beserta harga dan jumlahnya ke

pemasok, bagian keuangan dan gudang serta mencetaknya dalam bentuk file.

44

Contoh purchase flow chart-nya ada seperti gambar di bawah ini:

Gambar 3.2 Purchase Flow Chart

45

3.4.1.5 Penerimaan Barang (Material Receive)

Penerimaan Barang dibagi menjadi dua bagian, yaitu penerimaan barang

bagian lokal dengan penerimaan barang bagian import.

Setelah barang diterima oleh orang bagian pembelian, mereka mengecek

jumlah barang yang dibeli dan kualitasnya. Setelah itu, orang bagian pembelian

mengirimkan barang ke bagian gudang sesuai jumlah barang yang diminta, lalu bagian

gudang menerima informasi jika barang sudah terkirim ke bagian gudang. Lalu bagian

pembelian menyusun laporan tiap bulan data pembelian per pemasok, barang dan pabrik,

serta barang yang belum diterima dari pemasok.

Untuk pembelian barang produksi, jika jumlah barangnya sama dengan jumlah

yang ada di packing list, maka produksi dapat segera dilakukan, tetapi jika jumlah

barangnya kurang dari packing list, maka akan diterbitkan permintaan pembelian (PP)

untuk membeli lagi barang yang kurang. Lalu permintaan pembelian (PP) tersebut

diberikan kepada bagian accounting dan bagian PPC untuk segera diproses.

46

Gambar 3.3 material receive flow chart

47

3.4.2 Analisis Kebutuhan Informasi

Sebagai perusahaan yang sudah sangat besar serta memiliki banyak konsumen

dan pemasok, PT Caterindo Garment Industri membutuhkan sistem pembelian yang

lebih baik agar dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan itu. Kebutuhan

informasi yang dibutuhkan PT Caterindo Garment Industri antara lain sebagai berikut:

Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi

No

Deskripsi kebutuhan

Kapan dibutuhkan

Berapa lama

Waktu penyedi

aan

Bagian yang membutuhkan

Kondisi saat ini

B G P N K PU D 1 Permintaan

ke pemasok Saat ada permintaan pembelian dan tidak ada stok

1 jam V Manual lewat telepon atau perngiriman email

2 Daftar pemasok

Saat akan melakukan Purchase order

5 - 10 menit

V Mengguna-kan program aplikasi dari Visual Basic 6

3 Daftar barang

Saat akan melakukan Purchase Order

5 - 10 menit

V V

V V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6

4 Performa pemasok dan pemilihan pemasok

Saat hendak memutuskan pemilihan supplier

1 jam V Secara manual

5 Permintaan pembelian (PP)

Saat ada barang produksi atau barang habis

1 jam V V V V V V V Secara manual (menulis di form)

48

No

Deskripsi kebutuhan

Kapan dibutuhkan

Berapa lama

Waktu penyedi

aan

Bagian yang membutuhkan

Kondisi saat ini

B G P N K PU D 6 Daftar

barang yang kurang

Setelah barang diterima dan ternyata kurang dari yang dibeli

30 menit – 1 jam

V Cek secara manual

7 Daftar barang yang belum datang

Saat hari H kedatangan dan apabila sudah terlewat tanggal datangnya tetapi belum datang

5 menit V V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6

8 Daftar barang yang rusak atau tidak diinginkan

Saat ada barang yang datang tetapi ternyata cacat atau barang tidak sesuai dengan yang diminta

30 menit – 1 jam

V Cek secara manual

9 Daftar barang yang datang

Saat ada barang datang dari pemasok

30 menit – 1 jam

V Lihat BAPB dan mencocok-kan secara manual dengan barang yang datang

10 Laporan pembelian harian

Tiap hari 5 - 10 menit

V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6

49

No

Deskripsi kebutuhan

Kapan dibutuhkan

Berapa lama

Waktu penyedi

aan

Bagian yang membutuhkan

Kondisi saat ini

B G P N K PU D 12 Laporan

Bulanan Setiap akhir bulan

1 jam V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6

13 Daftar asal supplier dari barang yang di beli

Barang yang belum datang atau barang kurang dan saat pembuatan laporan

15 menit V Mengguna-kan program aplikasi Visual Basic 6

14 Daftar persetujuan laporan harian kepala bagian

Saat Pembelian kurang dari 50 juta

20 menit V Secara manual

15 Daftar persetujuan laporan mingguan kepala bagian

Saat Pembelian kurang dari 50 juta

30 menit V Secara manual

16 Daftar persetujuan laporan bulanan kepala bagian

Saat Pembelian kurang dari 50 juta

45 menit V Secara manual

17 Daftar persetujuan laporan harian Purchasing Director

Saat purchase diatas 50 sampai 100 juta

10 menit V V Secara manual

18 Daftar approval

Saat purchase

15 menit V V Secara manual

50

No

Deskripsi kebutuhan

Kapan dibutuhkan

Berapa lama

Waktu penyedi

aan

Bagian yang membutuhkan

Kondisi saat ini

B G P N K PU D 19 Daftar

persetujuan laporan bulanan Purchasing Director

Saat purchase diatas 50 sampai 100 juta

20 menit V V Secara manual

20 Daftar persetujuan laporan harian President Director

Purchasing dengan nominal Diatas 100 juta

10 menit V V V Secara manual

21 Daftar persetujuan laporan mingguan President Director

Purchasing dengan nominal Diatas 100 juta

15 menit V V V Secara manual

22 Daftar persetujuan laporan bulanan President Director

Purchasing dengan nominal Diatas 100 juta

20 menit V V V Secara manual

Keterangan:

B = Bagian Pembelian

G = Bagian Gudang

P = Bagian Produksi

N = Bagian Non-Produksi (dalam hal ini berarti semua bagian kecuali yang sudah

disebutkan)

K = Kepada Bagian

51

PU = Purchase Director

D = President Director

52

3.4.3 Permasalahan yang Dihadapi

Permasalahan yang terjadi pada PT Caterindo Garment Industri dikarenakan

sistem yang sedang berjalan saat ini fitur-fitur yang terdapat dalam program aplikasinya

memiliki banyak kelemahan dan kurang mendukung proses bisnis yang ada seiring

berkembangnya teknologi, masalah-masalah tersebut antara lain:

Tabel 3.2 Tabel Permasalahan yang Dihadapi

Masalah yang Dihadapi Penyebab Masalah

• Proses persetujuan berjalan lambat

dan ada yang terlewat.

• Karena proses persetujuan dilakukan

secara manual dan tidak ada

pengingatnya (reminder).

• Data barang yang belum datang dan

barang yang sudah diterima tidak

dapat dipisahkan.

• Program aplikasinya yang lama tidak

memungkinkan hal tersebut.

• Sulit melihat performa pemasok dan

memilih mana yang terbaik.

• Penilaian dan pemilihan pemasok

masih secara manual.

• Sulit melakukan pencarian pada

permintaan pembelian (PP).

• Pembuatan permintaan pembelian

(PP) masih dilakukan secara manual

(dalam bentuk nota) dan nomor

permintaan pembelian (PP) sering

tidak diisi oleh staff.

• Keakuratan data permintaan

pembelian (PP) kurang akurat.

• Adanya kesalahan penulisan style

dan job pada nota permintaan

pembelian (PP).

53

3.4.4 Alternatif Pemecahan Masalah

Pemecahan masalah bagi bagian pembelian adalah mengembangkan sistem

aplikasi basis data terutama untuk bagian pembelian khususnya pada persetujuan saat

permintaan pembelian (PP). Aplikasi ini akan menggunakan web application dimana

akan dilakukan langkah-langkah untuk menyelesaikan masalah yang ada antara lain:

54

Tabel 3.3 Tabel Penyelesaian Masalah yang Dihadapi

Masalah yang Dihadapi Penyelesaian Masalah

• Proses persetujuan berjalan lambat

dan ada yang terlewat.

• Dibuatkan program aplikasi untuk

mendukung proses persetujuan

permintaan pembelian (PP). Di mana

sistem akan memberikan pengingat

jika ada permintaan pembelian atau

permintaan persetujuan kepada

pengguna sehingga mereka tahu

bahwa ada yang harus dikerjakan di

sistem.

• Data barang yang belum datang dan

barang yang sudah diterima tidak

dapat dibedakan.

• Dibuat sebuah sistem yang

mendukung fungsi inventory control

sehingga bisa diketahui purchase

order mana yang barangnya sudah

sampai dan purchase order mana

yang belum sampai.

• Sulit melihat performa pemasok dan

memilih mana yang terbaik.

• Dibuat sebuah formula penentuan

performa pemasok di dalam sistem.

• Sulit melakukan pencarian pada

permintaan pembelian (PP).

• Dibuatkan sistem untuk mendukung

fungsi pembuatan permintaan

pembelian (PP) sehingga

mempermudah pencarian dari

55

Masalah yang Dihadapi Penyelesaian Masalah

permintaan pembelian (PP) yang

pernah dibuat.

• Keakuratan data permintaan

pembelian (PP) kurang akurat.

• Sistem yang sudah ada diperbaiki

agar tidak ada kesalahan dalam

proses bisnis.