bab 3 analisa sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00338-ka...

69

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan yang merupakan obyek

penelitian serta proses bisnis yang ada dalam perusahaan serta prosedur yang dijalankan

oleh setiap divisi dalam perusahaan, struktur organisasi dan job description masing-

masing divisi, mendeskripsikan kondisi bisnis dan kondisi teknologi informasi yang

dimiliki perusahaan saat ini, serta menampilkan hasil analisis terhadap PT Cubic

Indonesia.

3.1 Riwayat Perusahaan

PT Dynaplast Cubic Indonesia didirikan pada tanggal 25 September 1997

kemudian mulai beroperasi secara efektif pada tahun 1999, dimana Share Holder

terbesarnya adalah PT Dynaplast Tbk. PT Dynaplast Cubic Indonesia memfokuskan

bisnisnya di industri Dekorasi yang memberi sentuhan eksklusif dan nilai tambah pada

produk akhir melalui Teknologi Cubic Printing dan Painting.

PT Dynaplast Tbk dicatat sebagai perusahaan publik pada Bursa Efek Jakarta dan

Surabaya pada bulan Agustus tahun 1991, dan berhasil menjadi perusahaan kemasan

plastic pertama di Indonesia yang meraih Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO

9002:1995 pada tahun 1995, dan menjadi perusahaan pertama di Indonesia yang meraih

Sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 tahun 2000.

Seiring berjalannya waktu, pada tanggal 22 Juli 2004 terjadi perubahan

kepemilikan saham dimana PT Dynaplast Tbk sebagai Share Holder terbesar diambil

70 alih oleh PT Gunanusa Era Mandiri, sebuah perusahaan manufaktur yang bergerak di

bidang industri makanan ringan, oleh Gunawan Tjokro, dan berganti nama menjadi PT

Cubic Indonesia.

PT CUBIC INDONESIA adalah satu-satunya perusahaan di Indonesia yang

memiliki teknologi Cubic Printing. Teknologi Cubic Printing ditemukan oleh Cubic

Jepang pada tahun 1972. Teknologi ini diciptakan untuk mendukung otomotif khususnya

ATPM. Cubic Printing adalah teknologi dekorasi yang menggunakan cetakan film

khusus dengan corak natural maupun abstrak untuk melapisi berbagai macam bentuk,

media atau material untuk menciptakan dekorasi permukaan yang berkualitas tinggi.

Pada tahun 2007 teknologi Cubic Printing memiliki 43 liscence pada 27 negara.

PT CUBIC INDONESIA berlokasi di Bekasi International Industrial Estate Block

C6 No.7, Lippo Cikarang, Bekasi 17550, Jawa Barat-Indonesia, Telepon (021) 897

3394, Fax (021)8973395.

71

NEW PROJECTDEVELOPMENT

QUALITYASSURANCE

CUBIC

PRESIDENTDIRECTOR

ASSISTANT TOPRES DIR

GENERALMANAGER

PLANTMANAGER

MARKETINGMANAGER

FINANCEMANAGER

MAINTENANCEMANAGER

PRODUCTION PPIC

SALES

ACCOUNTING

PURCHASING

GA &PERSONNEL

IT

Presidentdirector

Division

Department

Operation

SM

Manager

Section Head

Staff PAINTING

3.2 Struktur O rganisasi

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT CUBIC INDONESIA

72

3.3 Pembagian Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang

3.3.1 President Director

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job)

• Memastikan bahwa aktivasi produksi dan non produksi yang dilakukan di PT. Cubic

Indonesia sesuai dengan perencanaan, standar dan prosedur yanng ditentukan untuk

mencapai Kebijakan Mutu dengan tujuan mencapai kepuasan pelanggan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job)

• Mendapatkan wewenang dari Board of Director untuk memenuhi tugas-tugas yang

terkait dengan point pada tugas pokok.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job)

a. Manpower / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Menetapkan sumber daya manusia sesuai dengan struktur organisasi dan

kebutuhan perusahaan berdasarkan kompetensi personil terutama untuk level

manajerial.

• Menyediakan peluang pengembangan kompetensi karyawan di bawahnya

melalui pendidikan, pelatihan (on the job training dan training terprogram),

keterampilan dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan memberi

contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.

b. Strategi dan Perencanaan (Planning and Decision Making Authority)

• Menyusun dan menetapkan serta mereview kebijakan mutu secara berkala.

• Menetapkan dan memantau program kerja kayawan dibawahnya (level

manajerial) untuk mencapai perbaikan berkelanjutan pada Quality Objectives.

73

• Menetapkan target Quality Objectives setiap tahun untuk mencapai kebijakan

mutu yang telah ditentukan

• Menetapkan strategi dalam menghadapi persaingan bisnis dan memenuhi, jika

dapat melebihi kebutuhuan Customer.

• Menetapkan sumber daya yang diperlukan untuk menunjang aktivitas di

perusahaan, baik dalam hal sumber daya manusia, infrastruktur, maupun

lingkungan kerja.

c. Operasional (Scope of Operational Responsibilities) :

• Memantau implementasi sistem Manajemen Mutu dan mengevaluasinya dalam

selang waktu terencana dan menunjuk wakil manajemen.

• Memastikan bahwa produk-produk yang dihasilkan merupakan produk yang

telah melewati proses pemantauan, pengukuran, analisis serta perbaikan untuk

memenuhi persyaratan pelanggan.

• Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan customer di perusahaan

untuk memenuhi kebutuhan customer.

• Mengkomunikasikan kebijakan mutu di perusahaan dan menyediakan kerangka

kerja untuk mencapainya

• Memantau pencapaian Quality Objectives yang telah ditentukan

74

3.3.2 Assistant to President Director


• Melakukan pengawasan aktivitas non produksi yang dilakukan di PT.Cubic

Indonesia sesuai dengan perencanaan, standar, dan prosedur dengan tujuan mencapai

kepuasan pelanggan


• Mendapatkan wewenang dari President Director untuk menjalankan tugas.



• Menetapkan sumber daya manusia sesuai dengan struktur organisasi dan

kebutuhan perusahaan berdasarkan kompetensi personil terutama untuk level

manajerial.

• Menyediakan peluang pengembangan kompetensi karyawan di bawahnya

melalui pendidikan, pelatihan (on the job training dan training terprogram),

keterampilan dan pengalaman.




• Mengikuti target Quality Objectives setiap tahun untuk mencapai Kebijakan

Mutu yang telah ditentukan.

• Mengawasi program kerja karyawan di bawahnya (level manajerial) untuk

mencapai perbaikan berkelanjutan pada Quality Objectives.

75

• Memahami strategi dalam menghadapi persaingan bisnis dan memenuhi, jika

dapat melebihi kebutuhan customer.



lingkungan kerja.


• Memantau implementasi sistem Manajemen Mutu dan mengevaluasinya dalam

selang waktu terencana dan menunjuk wakil manajemen.




• Mengkomunikasikan pentingnya memenuhi kebutuhan customer di perusahaan

untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

• Mengkomunikasikan kebijakan mutu di perusahaan dan menyediakan kerangka

kerja untuk mencapainya

• Memantau pencapaian Quality Objectives yang telah ditentukan

3.3.3 General Manager


• Melakukan pengawasan aktivitas produksi yang dilakukan di PT.Cubic Indonesia

sesuai dengan perencanaan, standar, dan prosedur dengan tujuan mencapai kepuasan

pelanggan.

76


• Mendapatkan wewenang dari President Director untuk menjalankan tugas.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Specification of the Job) :

a. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management):

• Memastikan penggunaan sumber daya sesuai dengan struktur organisasi.

• Mengadakan pembinaan terhadap karyawan seperti awareness terhadap mutu

dan pengawetan produk, penanaman disiplin, dan lain sebagainya.

• Mengembangkan kompetensi karyawan di bawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan dan

pengalaman sesuai dengan Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan.



b. Strategi dan Perencanaan (Planning and Decision Making Authority) :

• Mengikuti target Quality Objectives setiap tahun untuk mencapai Kebijakan

Mutu yang telah ditentukan.

• Mengawasi program kerja karyawan di bawahnya (level manajerial) untuk

mencapai perbaikan berkelanjutan pada Quality Objectives.

• Memahami strategi dalam menghadapi persaingan bisnis dan memenuhi, jika

dapat melebihi kebutuhan customer.



lingkungan kerja.

77


• Melaporkan kepada Manajemen Puncak tentang performance Sistem Manajemen

Mutunya, termasuk kebutuhan untuk perbaikan terus menerus.




• Memonitor pekerjaan di plant.

3.3.4 Divisi Plant

A. Plant manager


• Bertanggung Jawab dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi,

operasional dan administrasi di Departemen Plant dalam realisasi Perencanaan

Produksi dan melakukan pengukuran dan pemantauan proses produksi untuk

menjamin mutu produk jadi sesuai persyaratan yang telah ditentukan dengan

mengacu pada Pengukuran dan Pemantauan Proses.


• Mendapatkan wewenang dari General Manager untuk memenuhi tugas pokok

plant manager.



• Menyediakan dan memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai

dengan struktur organisasi yang ada.

78

• Mengembangkan kompetensi karyawan dibawahnya melalui pendidikan,

pelatihan (on Job Training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman sesuai dengan Sumber Daya Manusia.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu/ kualitas produk, penjelasan, dan penanaman sikap disiplin dan

sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dengan melakukan

contoh perilaku yang baik dan komunikasi yang efektif.


• Menyusun dan menetapkan strategi yang menyangkut kegiatan produksi baik

teknis dan non teknis sesuai dengan Pengendalian Produksi dan Penyediaan

Jasa.

• Menyusun dan menerapkan strategi dan kebijakan pokok berkaitan dengan

Perencanaan Produksi hingga Delivery sesuai dengan Perencanaan Realisasi

Produk.

• Memimpin proses perencanaan tahunan divisi, dengan mengintegrasikan

rencana dari unit kerja dibawahnya, dan menyelaraskan dengan perencanaan

strategis perusahaan.

• Menciptakan lingkungan kerja yang memberdayakan karyawan yang mampu

melahirkan dan mengimplementasikan ide-ide kreatif untuk perbaikan di

divisi kerjanya.

79

• Menganalisis perubahan lingkungan strategic perusahaan (ekonomi makro,

bisnis, regulasi, dan sosial masyarakat), dan menyusun strategi dan rencana

antisipatif untuk merespon perubahan.

• Menyusun dan mengetahui Anggaran / Budget Departemen Plant.


• Melaksanakan aktivitas kerja (meliputi SOP, WI, Job Desc, Form)

• Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan (SOP, WI, Job Desc & Form) di

Departemen Plant.

• Membuat program perbaikan atas quality objectives yang belum tercapai atau

masalah lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk perbaikan terus-

menerus.

• Melakukan analisa data atas proses produksi dan lainnya.

• Menjamin proses produksi berjalan sesuai dengan prosedur yang telah

ditentukan untuk menjamin mutu produk sesuai dengan persyaratan yang

telah ditentukan.

• Melaporkan kepada President Director mengenai pencapaian Produktivitas,

Kualitas dan Efisiensi Line Produksi.

B. New Project Development Department

1. New Project Development Section Head


• Mengkoordinir pelaksanaan pekerjaan dalam bidang engineering development

meliputi aktivitas Pengembangan Proyek Baru.

80


• Memperoleh wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas-tugas yang

terkait dengan point A.







pengalaman sesuai dengan Standar ISO Sumber Daya Manusia.



sebagainya.




• Menyusun program kerja di Departemen New Project Development untuk

mencapai Quality Objectives.

• Mengikuti perkembangan terus menerus mengenai material cat dan teknik

Painting dan Cubic Printing.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan Prosedur yang ada (meliputi SOP,

WI, Job Desc, Form)

81

• Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan Prosedur.

• Membuat pogram perbaikan atas quality objectives yang tidak tercapai atau


menerus.

• Mengontrol aktivitas pengembangan Proyek Baru.

• Membuat analisa data atas problem yang terjadi dalam aktivitas maintenance

serta mengambil tindakan perbaikan atas problem.

New Project Development Section Head membawahi Process Developer dan NPD

Operator.

C. Quality Assurance Department

1. Quality Assurance Section Head

Tugas Pokok/Tujuan jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Bertanggung jawab dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, serta

strategi dalam hal kualitas produk yang meliputi inspeksi bahan dan barang yang

datang (bahan baku, bahan pembantu, serta barang dari pelanggan), pemantauan

alat-alat ukur (termasuk kalibrasi), dan inspeksi hasil proses produksi (blank

product dan finish goods) untuk menjamin mutu produk jadi sesuai standar yang

telah ditentukan.

Wewenang Jabatan (Authority of the Job) :

• Mendapatkan wewenang dari plant manager untuk memenuhi tugas-tugas pokok,

termasuk menentukan keputusan yang berhubungan dengan kualitas.

82

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Spesification of the Job) :

a. Manpower/ Sumber Daya Manusia (People Management)




pelatihan (on the job training dan training terprogram), ketrampilan dan

pengalaman.

• Mengadakan pembinaan terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu, penjelasan non confomity/defect, penggunaan alat ukur, penanaman

sikap disiplin, dan lain sebagainya.


• Menyusun dan menerapkan strategi berkaitan dengan kualitas produk

(termasuk pemantauan dan pengukuran produk).

• Menyusun pedoman kerja mengenai sistem pemeriksaan kualitas,

pengukuran dan pengetesan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan

untuk karyawan dibawahnya.

• Mengikuti perkembangan teknik, proses, dan sistem pemeriksaan serta

analisa data yang berhubungan dengan kualitas produk.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai standar prosedur yang telah ditentukan

• Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan prosedur di Departemen QA.

• Melakukan pengukuran karakteristik produk untuk memastikan bahwa bahan

baku dan bahan pembantu sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan,

83

seperti verifikasi terhadap produk yang dibeli dan pengendalian produksi dan

penyediaan jasa.

• Menjamin validasi alat ukur dan alat tes pengendalian sarana pemantauan

dan pengukuran.

• Membuat program perbaikan atas quality objectives yang tidak tercapai atau


menerus.

• Melakukan analisa data atas non conformity product/defect dengan

menggunakan teknik statistik (Statistical Process Control)

Quality Assurance Section Head membawahi Quality Assurance Supervisor,

Incoming Quality Control Inspector, Quality Assurance Inspector, Outgoing

Quality Control Inspector, Sanding Controller, Buffing Operator, dan Quality

Assurance Administrator.

D. Production Department

1. Cubic Printing Section Head

Tugas Pokok / Tujuan Jabatan (Main Purpose of the Job) :

• Bertanggung jawab dan memimpin pelaksanaan segi teknis dan non-teknis, serta

strategi dalam Realisasi Perencanaan Produksi dan melakukan pengukuran dan

pemantauan proses produksi untuk menjamin mutu produk jadi sesuai

persyaratan yang telah ditentukan.


• Mendapatkan wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas yang terkait.

84



• Menyediakan, mengoptimumkan atau mengefisienkan potensi sumber daya

manusia sesuai dengan struktur organisasi yang ada.


pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan dan

pengalaman

• Mengadakan pembinaan terhadap karyawan seperti awareness terhadap

mutu/kualitas produk, penjelasan dan penanaman sikap disiplin dan

sebagainya.


contoh tingkah laku yang baik serta komunikasi yang tepat.


• Menyusun dan menetapkan strategi yang menyangkut kegiatan produksi baik

teknis dan non teknis.

• Merencanakan, mengatur dan mengoptimumkan seluruh sumber daya yang

dibutuhkan untuk merealisasikan perencanaan produksi.

• Menyusun program kerja mengenai pelaksanaan proses produksi sesuai

dengan prosedur yang telah ditentukan untuk karyawan di bawahnya.

• Mengatur dan merencanakan jumlah karyawan produksi secara efisien.

• Merencanakan dan mengatur tingkat produktivitas, kualitas hasil produksi

dan efisiensi Line Produksi.

85

• Merencanakan dan mengatur lingkungan kerja yang mendukung Proses

Realisasi Produk seperti Space Management (lay Out), 5R, K3, dan

sebagainya.


analisa data yang berhubungan dengan pemantauan dan pengukuran sistem

produksi.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan prosedur yang telah di tentukan.

• Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan prosedur di departemen produksi.

• Membuat program perbaikan atas quality objectives yang belum tercapai atau


menerus.

• Melakukan analisa data atas proses produksi dan lainnya.

• Menjamin proses produksi berjalan sesuai dengan prosedur yang telah


telah ditentukan.

• Melaporkan kepada direktur mengenai pencapaian produktivitas, kualitas,

dan efisiensi Line produksi.

Cubic Printing Section Head membawahi Painting Supervisor, Cubic Supervisor,

Masking Paint Operator, Spraying Operator, Transfer Operator, Mounting

Operator, Masking Operator, dan Cubic Printing Administration Staff.

86

2. Painting Section Head


• Melakukan pengawasan dan koordinasi atas proses produksi untuk meningkatkan

mutu, produktivitas dan efisiensi line produksi serta mempersiapkan produksi

berdasarkan rencana yang telah dibuat sesuai dengan prosedur yang telah

ditentukan


• Mendapatkan wewenang dari Plant Manager Head untuk memenuhi tugas-tugas

yang terkait.




pelatihan (on the job training dan training terprogram), ketrampilan, dan

pengalaman.


contoh tingkah laku yang baik serta komunikasi yang tepat.


• Memahami metode, teknik, dan proses produksi painting dalam hal realisasi

produksi.

• Mengawasi dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan produksi untuk

meningkatkan kualitas produk yang baik untuk karyawan di bawahnya.


analisa data yang berhubungan dengan sistem produksi.

87

• Mengawasi dan mengkoordinir penggunaan sumber daya yang dibutuhkan

dalam merealisasikan perencanaan produksi.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

• Mengawasi dan mengevaluasi efisiensi produksi, mesin, dan material.

• Menjamin proses produksi agar berjalan sesuai dengan prosedur yang telah


telah ditentukan.

• Mengawasi penggunaan sumber daya yang dibutuhkan dalam merealisasikan

perencanaan produksi.

• Mengontrol kondisi kerja dan lingkungan kerja demi keamanan, kesehatan

dan keselamatan kerja.

• Mengontrol kelancaran jalannya produksi sesuai dengan jadwal dan rencana

produksi.

• Melaporkan kepada painting manager terhadap pencapaian produktivitas,

kualitas, dan efisiensi line produksi dan melaksanakan tindakan perbaikan

yang diperlukan sesuai dengan sasaran mutu yang telah ditentukan.

Painting Section Head membawahi Painting Supervisor, Mounting and Cleaning

Operator, Loading Operator, Spraying Operator, Unloading Operator, dan

Painting Administration Staff.

88

E. Production Planning and Inventory Control (PPIC) Department

1. PPIC and Warehouse Section Head


• Memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, serta administrasi system

perencanaan produksi, inventory dan delivery dari dan ke warehouse dan

customer sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.


• Mendapatkan wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas-tugas yang

terkait.



• Mengembangkan kompetensi diri dan karyawan di bawahnya melalui

pendidikan, pelatihan (on the job training and training program),

ketrampilan, dan pengalaman.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dan melakukan

komunikasi yang tepat untuk semua karyawan.


• Menyusun strategi dan program kerja yang berkaitan dengan kegiatan

perencanaan produksi, inventory, dan delivery.

• Menguasai perencanaan kegiatan penerimaan, penyimpanan, pengeluaran,

dan pengiriman bahan baku, bahan pembantu, barang setengah jadi, dan

barang jadi sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

• Menyusun anggaran/budget departemen PPIC.

89

• Mengikuti perkembangan teknologi secara terus-menerus berkaitan dengan

perencanaan produksi, pengkontrolan persediaan, sampai pengiriman barang.


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan prosedur perencanaan realisasi

produk dan pengawetan produk.

• Mengawasi penerapan sistem FIFO, serta pengontrolan penerimaan dan

pengeluaran barang (bahan baku, bahan pembantu, barang blank, dan barang

jadi) dari dan ke warehouse dan customer.

• Memantau dan mengevaluasi pengiriman barang dari dan ke pelanggan agar

sesuai jadwal.

• Membuat laporan departemen PPIC yang berkaitan dengan pencapaian

Quality Objective untuk diserahkan ke management dan membuat tindakan

perbaikan untuk Quality Objective yang belum tercapai.

PPIC and Warehouse Section Head membawahi Warehouse and Delivery

Supervisor, Planning and Document Supervisor, Delivery and Finished Good

Warehouse Operator, Blank Product Warehouse Operator, Raw Material, Suppor t

Part, and Spare Part Warehouse Operator, Driver, dan PPIC Administration Staff.

3.3.5 Divisi Plant - Maintenance

Maintenance Manager


• Mengkoordinir pelaksanaan perkerjaan-perkerjaan dalam bidang Maintenance

untuk pabrik dan kantor, yang meliputi aktivitas pemeliharaan / perbaikan

90

(mesin dan utility), serta dalam bidang Workshop yang meliputi pembuatan /

modifikasi serta perbaikan jig / sample jig.


• Memperoleh wewenang dari Plant Manager untuk memenuhi tugas pokoknya.







pengalaman.



sebagainya.




• Menyusun program kerja di Departemen Maintenance untuk mencapai

Quality Objectives.

• Menguasai teknik, proses, dan sistem Maintenance / Pemeliharaan (Mesin ,

Tools, Utilit) dan Pengendalian Spare Parts sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan.

91

• Mengikuti perkembangan teknologi secara terus menerus yang berkaitan

dengan perawatan dan perbaikan mesin-mesin, utility serta modifikasi jig, dll.

• Menyusun program kerja atas perawatan dan perbaikan mesin / utility pabrik.


• Melaksanakan aktivitas kerja sesuai dengan prosedur yang ada.

• Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan Prosedur di Dept.Maintenance.


masalah lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk perbaikan.

• Mengontrol aktivitas pemeliharaan utility, spare parts dan jig untuk

mendukung proses produksi.

• Membuat analisa data atas problem yang terjadi dalam aktivitas maintenance

serta mengambil tindakan perbaikan atas problem.

• Membuat analisa atas problem yang terjadi dalam aktivitas Maintenance,

Workshop dan Cleaning Service serta mengambil tindakan perbaikan.

Maintenance Manager membawahi Maintenance Technician dan Workshop

Technician.

3.3.6 Divisi Marketing

Marketing Manager


• Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi,

operasional dan administrasi di departemen marketing sesuai dengan standard

kepuasan pelanggan.

92

• Mengkoordinasi proses pengembangan proyek baru sesuai dengan dasar

standard desain dan pengembangan.


• Mendapatkan wewenang dari President Director untuk memenuhi tugas-tugas

yang terkait.






pelatihan-pelatihan (on job training dan training terprogram), keterampilan,

dan pengalaman sesuai dengan standar SDM.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti tepat waktu,

disiplin, dan sebagainya.

• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang positif, dan melakukan

komunikasi yang efektif.


• Menyusun dan melakukan perencanaan strategi pemasaran sejalan dengan

kemampuan perusahaan.

• Menyusun dan mengetahui anggaran/budget departemen Marketing.

• Mengikuti dan merencanakan perkembangan strategi pemasaran secara

nasional.

93


• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan prosedur .

• Mengontrol dan mengevaluasi pelaksanaan prosedur di departemen

Marketing.

• Membuat program perbaikan atas Quality objectives yang belum tercapai.

• Melaksanakan komunikasi yang efektif dengan customer untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan sesuai standard komunikasi pelanggan

dan pusat perhatian pada pelanggan.

Marketing Manager membawahi Sales Executive dan Marketing Administration

Staff.

3.3.7 Divisi Finance & Accounting

A. Finance & Accounting Manager


• Bertanggung jawab atas pengotrolan jalannya arus keuangan perusahaan

(Penerimaan dan Pengeluaran) serta mempersiapkan laporan-laporan yang

berkaitan dengan keadaan keuangan Perusahaan sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan.


• Memperoleh Wewenang dari secara operasional dan fungsional oleh President

Director untuk memenuhi tugas dan tanggung jawab yang terkait pada Tugas

Pokok / Tujuan Jabatan.

94

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab (Responsibilities of the Job) :

a. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Memaksimalkan potensi sumber daya manusia sesuai dengan Struktur

Organisasi yang telah ada.


pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman.

• Mengadakan pembinaan sikap terhadap karyawan seperti tepat waktu,

disiplin, dan sebagainya.


contoh tingkah laku yang baik serta melakukan komunikasi yang tepat.


• Menguasai penyusunan Laporan Neraca Rugi Laba, dan laporan keuangan

lainnya sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

• Mengikuti perkembangan secara terus menerus terutama yang berkaitan

dengan analisis dan sistem keuangan perusahaan.

• Menyusun program kerja untuk Dept.Finance & Accounting untuk mencapai

Sasaran Mutu yang telah ditetapkan.

c. Operasional (Scope of Operational Responsibilities)

• Melakukan aktivitas kerja sesuai dengan Prosedur yang ada (SOP, WI, Job

Desc, Form).

• Melakukan evaluasi dan kontrol atas pelaksanaan Prosedur di

departemennya.

95

• Membuat program perbaikan atas Quality Objectives yang tidak tercapai atau


menerus.

• Mengecek kebenaran piutang per langganan dan mengawasi piutang dagang

yang sudah overdue serta mengingatkan Finance Section Head untuk

melakukan penagihan.

• Mengawasi perhitungan harga pokok produksi dan tagihan-tagihan dari

supplier yang akan dibayar.

• Menandatangani dan menyiapkan cek / giro untuk karyawan.

• Menyiapkan dan membayarkan gaji untuk level Supervisor ke bawah.

B. Departemen Finance & Accounting

1. Finance & Accounting Section Head


• Mengkoordinasikan seluruh aktivitas yang terkait dengan jalannya arus keuangan

perusahaan.


• Mendapatkan wewenang dari Finance & Accounting Manager untuk memenuhi

tugas-tugas yang terkait dengan Tugas Pokok / Tujuan Jabatan.



• Memaksimumkan potensi sumber daya sesuai dengan Struktur Organisasi

yang telah ada.

96

• Mengembangkan kompetensi diri melalui pendidikan, pelatihan (on the job

training dan training terprogram), keterampilan, dan pengalaman.


contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua

karyawan.


• Melakukan pemantauan terhadap pengeluaran dan penerimaan kas.

• Menyusun program kerja bagi Finance Staff dan Accounting Staff.


• Melakukan dan mengevaluasi aktivitas kerja agar sesuai dengan Prosedur.

• Bertanggung jawab terhadap dana yang tersimpan atau dikeluarkan melalui

bank.

• Melakukan aktivitas yang terkait dengan berdasarkan kebutuhan.

• Mengawasi tugas yang dilakukan oleh Finance dan Accounting Staff.

Finance & Accounting Section Head membawahi Accounting Staff dan Finance

Staff.

C. Departemen Purchasing

1. Purchasing Section Head


• Mengkoordinasikan pelaksanaan teknis dan non teknis atas pengadaan dan

pembelian barang dengan memenuhi persyaratan pembelian sesuai dengan

prosedur yang telah ditentukan.

97





A. Man Power / Sumber Daya Manusia (People Management)

• Memaksimumkan potensi sumber daya sesuai dengan Struktur Organisasi

yang telah ada.




contoh yang baik dan melakukan komunikasi yang tepat untuk semua

karyawan.

B. Strategi dan Perencanaan (Planning and Decision Making Authority)

• Memahami strategi manajemen pembelian dan merencanakan sistem

pembelian yang efektif dan efisien.

• Menyusun program kerja Departemen Purchasing sesuai dengan prosedur

yang telah ditentukan.

C. Operasional (Scope of Operational Responsibilities)

• Melakukan dan mengevaluasi aktivitas kerja agar sesuai dengan Prosedur


• Memastikan barang yang dikirim dari supplier telah memenuhi persyaratan

yang telah ditentukan oleh perusahaan.

98

• Melakukan evaluasi (penilaian dan pemilihan) supplier berdasarkan

kemampuannya memasok produk dengan memenuhi persyaratan yang telah

ditentukan.

• Melakukan aktivitas pembelian berdasarkan kebutuhan.

D. Departemen General Affairs & Personnel

1. GA & Personnel Section Head


• Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis, strategi,

operasional dan administrasi GA & Kepersonaliaan sesuai dengan prosedur


• Mengkoordinasikan pelaksanaan pengawasan keamanan perusahaan dan

karyawan sesuai prosedur yang telah ditentukan.


• Mendapat wewenang dari Finance & Accounting Manager untuk memenuhi


• Wewenang untuk memastikan kegiatan operasional maupun administrasi

kepersonaliaan dan pengamanan berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan.





99


pelatihan (on the job training dan training terprogram), keterampilan, dan

pengalaman.

• Melakukan pembinaan karyawan dibawahnya seperti sikap disiplin, tanggung

jawab, dan sebagainya.


contoh yang baik, dan melakukan komunikasi yang tepat dengan semua

karyawan.


• Memahami metode dan sistem kepersonaliaan sesuai prosedur yang telah

ditentukan.

• Menyusun program kerja yang tepat untuk mencapai sasaran yang ditetapkan

dalam bidang kepersonaliaan, pengawasan dan keamanan lingkungan

perusahaan.

• Merekrut karyawan yang handal sesuai dengan kualifikasi yang telah

ditentukan.

• Menyusun Rencana Training Tahunan untuk menghasilkan Sumber Daya

Manusia yang kompeten.


• Melakukan aktivitas keperluan umum dan kepersonaliaan yang telah

ditentukan.

• Melakukan koordinasi dengan departemen lain dalam hal pelaksanaan

administrasi Personalia dan Umum, penerimaan dan training karyawan.

100



menerus.

• Menyediakan program pelatihan / training bagi semua karyawan.

• Mengontrol sistem penggajian seluruh karyawan.

• Mengontrol anggaran/budget untuk Departemen General Affairs &

Personnel.

GA & Personnel Section Head membawahi Security Supervisor (Komandan Regu),

Security Team, Receptionist, General Affairs Operator, GA & Personnel

Administration Staff, dan Cleaning Service.

E. Departemen IT

1. IT Section Head


• Mengkoordinasikan dan memimpin pelaksanaan teknis dan non teknis sistem

informasi, sistem support hardware & software sesuai dengan prosedur yang

telah ditentukan.






101



• Membangun lingkungan dan hubungan kerja yang posifif, dengan melakukan

komunikasi yang tepat dengan semua karyawan.


• Menguasai program komputer yang telah ditentukan untuk aplikasi sistem

informasi pabrik.

• Mengikuti perkembangan teknologi informasi dan sistem support yang

berhubungan dengan hardware dan software secara terus menerus.


• Melakukan dan mengevaluasi aktivitas kerja agar dengan Prosedur yang telah

ditentukan.

• Melakukan koordinasi dan aplikasi sistem informasi dan sistem support

(hardwaere dan software) agar terintegrasi sebagai prasarana dalam

melakukan aktivitas.

• Menangani masalah aplikasi sistem informasi dan sistem support (hardware

dan software) di pabrik agar tidak mengganggu aktivitas kerja.

IT Section Head membawahi IT officers.

3.4 Motto, Visi, dan Misi Perusahaan

3.4.1 Motto

”Berusaha menjadi yang terbaik.”

102

3.4.2 Visi

PT Cubic Indonesia menjadi perusahaan dekorasi terkemuka yang memberikan

sentuhan ekslusif dan nilai tambah pada produk akhir melalui teknologi Cubic.

3.4.3 Misi

• Menjadi yang pertama dalam mengantisipasi kebutuhan pelanggan yang terus

berubah dengan menanggapi secara kreatif dan kompetitif melalui pemecahan

masalah secara menyeluruh produk-produk bermutu, serta berupaya terus

menerus melakukan inovasi sejalan perkembangan teknologi.

• Merekrut karyawan yang bermotivasi tinggi, memberikan pelatihan dan

peluang pengembangan diri dengan melibatkan karyawan secara aktif serta

memberikan penghargaan dan mempromosikan karyawan berdasarkan prestasi

kerja, inisiatif, integritas, dan profesionalisme.

• Memastikan keberhasilan usaha melalui komitmen menyeluruh dengan standar

prestasi kerja yang tinggi, kerjasama yang efektif, menghindari birokrasi dan

kesediaan mengembangkan ide-ide baru serta keinginan belajar secara terus

menerus.

• Mencapai pertumbuhan usaha yang menguntungkan dan berkelanjutan serta

memberikan secara maksimal nilai jangka panjang bagi pemegang saham dan

karyawan.

• Peduli terhadap lingkungan serta masyarakat dimana kita berada.

103

3.5 Strategi Bisnis Perusahaan

Strategi bisnis PT.Cubic Indonesia diwujudkan melalui Budaya dan Kebijakan

Mutu sebagai berikut :

3.5.1 Budaya

1. Prioritas kepada pelanggan

Mengungguli pesaing dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, bekerja secara

efektif dan tepat waktu.

2. Integritas

Berpegang teguh pada integritas, kejujuran, dan nilai etika dalam setiap

tindakan.

3. Saling percaya dan saling menghargai

Saling menghormati dan mempercayai serta memberikan masukan yang

positif, secara terbuka. Bekerja dalam lingkungan persaingan yang sehat.

4. Kepemimpinan dan pemberdayaan sumber daya manusia

• Menerapkan kepemimpinan yang terbuka dan dapat menjadi panutan.

• Menumbuhkan budaya profesional, melalui pemberdayaan karyawan

diseluruh organisasi.

• Memberikan pelatihan yang terus menerus serta penghargaan untuk kinerja

yang baik.

5. Kerjasama Tim

• Menghargai kerjasama tim dalam meraih tujuan perusahaan.

• Melakukan perbaikan terus menerus disegala bidang.

104

• Mengikuti secara terus menerus perkembangan teknologi dan sumber daya

lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3.5.2 Kebijakan Mutu

Top Management PT.Cubic Indonesia mempunyai komitmen :

1. Memenuhi kebutuhan dan kepuasan pelanggan melalui produk yang bermutu dan

pengiriman tepat waktu sesuai dengan persyaratan yang relevan.

2. Menghasilkan produk yang bermutu melalui pengendalian proses, pendidikan dan

pelatihan karyawan serta perbaikan secara terus menerus untuk mencapai sasaran

mutu yang ditetapkan.

3. Mengadakan komunikasi dan koordinasi secara berkelanjutan di antara seluruh

departemen untuk meningkatkan kerja sama yang baik di dalam organisasi.

4. Menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan maupun pemasok dalam ruan g

lingkup kerja yang harmonis serta saling menguntungkan.

105

3.6 Proses Bisnis PT.Cubic Indonesia

Gambar 3.2 Proses Bisnis Keseluruhan PT CUBIC INDONESIA

Uraian Proses Bisnis :

Pertama kali Customer akan mengirimkan PO (Purchase Order) ke bagian Marketing

setelah disetujui maka Bagian Marketing akan membuat Sales Order dengan

mencantumkan Delivery date dan jumlah Item yang akan dipesan. Setelah itu bagian

PPIC (Production Planning and Inventory Control) akan mengecek SO dan membuat

production planning yang isinya jadwal produksi, kemudian mengecek ketersediaan

bahan baku di gudang. Jika material tidak tersedia maka bagian PPIC akan membuat PR

(Purchase Requisition) untuk request pembelian material dan memberikannya kepada

106

bagian Purchasing. Bagian Purchasing kemudian akan mengirimkan PO (Purchase

Order) ke Supplier. Supplier kemudian akan mengirimkan barang dan invoice

berdasarkan PO yang dikirimkan bagian Purchasing. Bagian Purchasing akan menerima

barang dan invoice, dan mengecek apakah barang yang sudah dikirim sesuai dengan

invoice. Kemudian mengirimkan barang ke bagian gudang material, setelah menerima

dari bagian purchasing bagian gudang akan meng-update stok barang sesuai dengan

barang yang diterima. Bagian Purchasing juga akan mengirimkan invoice ke bagian

Accounting untuk tanggal waktu jatuh tempo pembayaran. Setelah material tersedia di

gudang maka bagian PPIC akan mengirimkan production planning yang sudah dibuat ke

Bagian Produksi kemudian Bagian Produksi akan meminta barang ke bagian Gudang

Material, Bagian Gudang akan mengirimkan material yang diminta kemudian Bagian

Produksi akan memulai produksi sesuai production planning. Setelah selesai proses

produksi bagian Gudang Finish Goods akan menerima barang jadi dari bagian produksi

dan mendapat kiriman rencana pengiriman dari bagian PPIC. Pada saat tanggal

pengiriman Bagian Gudang Finish Goods akan menyiapkan pengiriman barang yang

sudah jadi ke bagian pengiriman, Bagian Pengiriman juga akan mendapat copy surat

jalan dari bagian Accounting. Bagian Accounting akan mengirimkan invoice juga

langsung ke Customer. Pada tanggal pengiriman Customer akan mendapat barang dan

kemudian barang akan dicek kelengkapannya dan kualitasnya sesuai dengan invoice

yang diterima. Kemudian pada saat jatuh tempo pembayaran bagian Accounting akan

menerima pembayaran dari Customer.

107

3.6.1 Sales Business Process

Gambar 3.3 Sales Business Process

Proses penjualan pada PT CUBIC INDONESIA diawali ketika customer

mengirimkan Purchase Order kepada departemen sales. Selanjutnya, departemen sales

akan membuat Sales Order sebanyak 3 rangkap yang kemudian akan diberikan kepada

departemen PPIC untuk dibuatkan Production Schedule berdasarkan sales order yang

ada. Production schedule yang telah dibuat akan diberikan kepada departemen

production untuk diproses lebih lanjut sesuai dengan tahap-tahap produksi yang ada.

Setelah barang selesai diproduksi, finished goods yang ada akan diberikan kepada

bagian PPIC untuk dibuatkan surat jalan. Surat jalan dan finished goods selanjutnya akan

108

dikirim kepada customer sesuai dengan delivery time yang telah disetujui bersama.

Selain itu, PPIC juga akan memberikan surat jalan rangkap 2 kepada departemen

Accounting. Surat jalan tersebut akan dijadikan sebagai dasar pembuatan invoice yang

akan digunakan untuk melakukan penagihan kepada customer.

3.6.2 Purchasing Business Process

$ $

Gambar 3.4 Purchasing Business Process

Proses pembelian pada PT CUBIC INDONESIA diawali ketika requestor

departemen ataupun departemen PPIC melakukan permintaan pembelian kepada

departemen Purchasing dengan membuat Surat Permintaan Pembelian(SPP). Setelah

menerima SPP departemen Purchasing akan melakukan permintaan penawaran harga

109

kepada supplier lewat telephone. Selanjutnya supplier akan memberikan tanggapan

mengenai penawaran harga yang dilakukan perusahaan dengan memberi konfirmasi

penawaran harga lewat telephone. Setelah menerima konfirmasi tersebut, departemen

Purchasing akan melakukan penyeleksian supplier untuk melihat supplier mana yang

memberikan penawaran harga terbaik dan juga melihat history supplier apakah supplier

tersebut selalu mengirimkan barang yang diorder tepat pada waktunya atau tidak.

Setelah memperoleh supplier yang cocok, departemen Purchasing akan membuat

Purchase order dan mengirimkannya kepada supplier yang terpilih. Pada tanggal

pengiriman yang telah disetujui, supplier akan mengirimkan barang tersebut kepada

departemen PPIC. Selanjutnya PPIC akan membuat surat tanda penerimaan barang dan

akan memberikannya kepada departemen Accounting untuk disesuaikan dengan

penagihan yang diberikan supplier pada saat jatuh tempo.

110

3.6.3 Production Business Process

Gambar 3.5 Production Business Process

Proses produksi pada PT CUBIC INDONESIA diawali ketika departemen PPIC

menerima sales order dari departemen sales selanjutnya departemen PPIC akan

melakukan analisis untuk menentukan delivery date atas barang yang diorder customer.

Analisis atas delivery date ini didasarkan pada kapasitas produksi internal dan

ketersediaan material yang dibutuhkan untuk proses produksi. Setelah mendapatkan

delivery date yang tepat, departemen PPIC akan mengkonfirmasikannya kepada

departemen Sales, selanjutnya delivery date tersebut akan dikonfirmasikan kepada

customer untuk meminta persetujuannya. Apabila customer menyetujui delivery date

111

tersebut, customer akan segera mengirimkan blank product yang akan diproduksi kepada

departemen PPIC. Departemen PPIC akan membuat production schedule dan kemudian

akan memberikannya kepada departemen production. Ketika proses produksi akan

dilakukan, departemen production akan meminta blank product dan material dari PPIC.

Selanjutnya departemen PPIC akan membuat bukti permintaan barang internal dan

memberikan barang yang dibutuhkan bagian produksi. Departemen produksi akan

membuat catatan produksi secara fisik yang berisi tentang jumlah barang yang

mengalami kerusakan beserta alasan mengapa barang tersebut harus diproduksi kembali.

Disetiap akhir shift produksi, Quality assurance akan membuat laporan kualitas inline

produksi berdasarkan catatan produksi yang dibuat departemen produksi. Setelah barang

selesai diproduksi disetiap tahapan produksi, quality assurance akan melakukan

pengecekan kembali atas seluruh barang yang telah selesai diproduksi kemudian

membuat bukti pengiriman barang internal dan memberikan barang tersebut ke

departemen PPIC. Departemen PPIC akan membuat surat jalan setelah menerima

finished goods dari quality assurance. Surat jalan dan finished goods selanjutnya akan

dikirim kepada customer sesuai dengan delivery time yang telah disetujui bersama.

112

3.6.4 New Project Business Process

Gambar 3.6 New Project Business Process

Proses pengembangan proyek baru dalam PT CUBIC INDONESIA dimulai saat

customer ingin menggunakan jasa printing atau painting atas produk customer. Sales

akan memberikan contoh hasil printing yang berupa motif-motif printing kepada

customer. Setelah customer memilih motif yang diinginkan, customer akan memberikan

sampel blank product kepada sales. Selanjutnya Sales akan membuat formulir

pengembangan proyek baru dan memberikannya kepada departemen NPD beserta

sampel blank product dari customer yang selanjutnya akan digunakan oleh NPD untuk

menentukan bill of material dari blank product tersebut dan akan ditulis pada history

sample report (HSR). HSR yang telah selesai dibuat akan diberikan kepada Sales. Sales

akan melakukan proses cost accounting yang selanjutnya akan menghasilkan harga jual

atas blank product tersebut. Setelah penentuan harga jual selesai dilakukan, Sales akan

113

mengkonfirmasikannya kepada customer dan meminta persetujuannya lewat sales

quotation. Setelah menyetujui sales quotation, customer akan mengembalikan sales

quotation tersebut beserta purchase order dari customer. Setelah menerima purchase

order, bagian sales akan memproses purchase order tersebut mengikuti standar sales

business process perusahaan.

3.6.5 Sales Return Business Process

Gambar 3.7 Sales Return Business Process

114

Proses Sales Return diawali ketika customer memberikan barang sample return

ke bag.Sales Administrasi. Selanjutnya bag.Sales Administrasi membuat Pemberitahuan

Keluhan Pelanggan (PKP) untuk diberikan ke bag.Quality Assurance. PKP tersebut akan

direvisi oleh bag.QA sesuai dengan pengecekan barang sample return yang diterima dan

PKP dikembalikan ke bag.Sales Administrasi. Bag.Sales Administrasi akan melakukan

konfirmasi retur kepada customer sesuai dengan PKP yang sudah direvisi tersebut. Bila

retur barang disetujui maka customer akan membawa barang tersebut ke bag.PPIC

beserta surat jalan. Bag.PPIC akan membuat schedule barang repair dan schedule serta

barang retur akan diberikan ke bag.Produksi baik produksi Painting maupun produksi

CUBIC. Ke-dua bag.Produksi pun akan melakukan proses repair dan membuat schedule

barang repair actual sesuai dengan waktu proses repair yang dilakukan. Schedule

barang repair dan finished goods akan diberikan ke bag.QA untuk dicek kembali oleh

bag.QA. Jika barang yang direpair telah memenuhi syarat dan sesuai dengan keinginan

customer, maka bag.QA akan memberikan finished goods ke bag.PPIC untuk diserahkan

ke customer. Setelah finished goods diserahkan ke customer, mereka akan membuat

surat retur dan diberikan ke bag.Accounting.

115

3.7 Prosedur-prosedur PT Cubic Indonesia

3.7.1 Finance & Accounting

1. Laporan Keuangan

Membuat berbagai macam bukti penerimaan dan pembayaran beserta jurnal sheet

yang dilakukan oleh F&A Staff, kemudian akan diinput ke dalam komputer. Bag.F&A

mencetak jenis-jenis laporan keuangan dari komputer dan membuat rekonsiliasi, lalu

memeriksa buku besar dan F&A Section Head akan merekonsiliasi. Jika terdapat

masalah, maka jurnal akan diperbaiki. Namun jika tidak terdapat masalah, maka akan

disiapkan neraca & Laba/Rugi. F&A Section Head & Director memeriksa dan menyetuji

neraca dan Laba/Rugi tersebut, setelah itu Auditor Eksternal akan memeriksa Laporan

Keuangan. Jika diperlukan perubahan, bagian-bagian yang terkait melakukan diskusi

dan dikoreksi untuk tahunan, lalu memberikan laporan audit kepada F&A Section Head

& Director.

2. Budgeting

Setiap Dept.Head membuat budget tahunan di setiap akhir tahun, dan Director akan

memeriksa budget tersebut. Jika disetujui, maka budget diserahkan ke F&A Sect Head.

F&A Sect Head akan membuat proyeksi laporan keuangan yang nantinya diperiksa oleh

Director. Setelah itu setiap bulan akan memberikan laporan perbandingan budget dan

actual ke Pimpinan Dept, serta mendiskusikan-nya pada tiap Departemen.

3. Petty Cash

Bagian Kasir menerima dan memeriksa persetujuan kwitansi/invoice. Jika Dana

mencukupi, dana akan diminta ke Bagian Finance dengan membuat Lap.Kas Harian lalu

Bagian Finance akan memeriksa Laporan Kas Harian yang diberikan. Kasir menerima

dana melalui cek/transfer dan membuat Bukti Penerimaan Kas, kemudian membayar

116

kwitansi/invoice tersebut dengan membuat Bukti Pembayaran Kas. Bagian Kasir juga

membuat Laporan Kas Harian pada Program MK dengan dilampirkan Bukti

Pembayaran Kas/Bank, Bukti Penerimaan Kas&Kwitansi.

4. Pembayaran Di Muka Sementara

Bagian Purchasing menerima Proforma invoice dari Supplier, dan Director akan

memberi persetujuan Proforma tersebut. Jika disetujui, Bag.Purchasing menyerahkan

Proforma Invoice ke F&A, dan Bag.F&A akan melakukan pembayaran dimuka ke

Supplier. Laporan Pembayaran di muka setiap bulan akan dibuat oleh Accounting Staff.

5. Pembayaran Tagihan

Bagian F&A menerima PO, Invoice/Kwitansi, Surat Jalan, dan Faktur Pajak, serta

membuat tanda terima tagihan. Dokumen tagihan akan dilengkapi dengan Surat tanda

penerimaan barang oleh F&A, dan memeriksa kembali Dokumen tagihan. Jika terdapat

masalah, Bagian F&A akan menghubungi Supplier kembali. Sedangkan jika tidak

terdapat masalah, Bagian Finance akan membuat Bukti Pembayaran Kas/Bank pada

tanggal jatuh tempo. Pembayaran yang dilakukan secara tunai akan dilakukan melalui

SOP Petty Cash oleh F&A. Jika pembayaran dilakukan tidak secara tunai, maka

Giro/Cek/Transfer akan dibuat dan diotorisasi oleh F&A Director, kemudian

Giro/Cek/Transfer akan langsung diserahkan kepada Supplier. Bagian F&A

merekonsiliasi dokumen tersebut dengan membandingkan Ledger Transaction Bank dan

Catatan Mutasi Bank.

6. Pembayaran Lain-lain

Bagian F&A menerima Kwitansi yang ditandatangani Director F&A, lalu

memeriksa kwitansi yang diterima. Jika tidak terdapat masalah, akan dibuat Bukti

Pembayaran Kas/Bank oleh Bag.F&A. Pembayaran secara tunai akan dilakukan melalui

117

SOP Petty Cash, sedangkan pembayaran secara non-tunai akan langsung dibuat

Giro/Cek/Transfer. Dokumen tersebut ditandatangani oleh F&A Director dan diserahkan

kembali kepada F&A, kemudian dilakukan rekonsiliasi dengan membandingkan Ledger

Transaction Bank dan Catatan Mutasi Bank oleh Bagian F&A.

7. Pembayaran Gaji Harian

Bagian F&A menerima data lembur dari masing-masing Departemen, data diinput

ke dalam Program Payroll kemudian Rekapitulasi Lembur dari program Payroll akan

diperiksa oleh Bag.F&A. F&A Section Head mencetak Daftar gaji dan daftar

Pembayaran Jamsostek masing-masing Dept pada setiap bulan. Pembayaran bagi

karyawan yang memiliki rekening akan dilakukan melalui transfer ke masing-masing

rekening, dan pembayaran yang tunai dilakukan melalui SOP Petty Cash. F&A akan

mencetak perincian gaji bulanan untuk masing-masing Dept.

8. Penjualan Fixed Assets

Pada awalnya Dept.Terkait akan membuat usulan penjualan Fixed Assets yang

sudah tidak produktif lagi, dan Bag.F&A meminta persetujuan pihak management untuk

penjualan FA tersebut. Jika disetujui, F&A menerima dan melengkapi data usulan

penjualan Fixed Assets. Bag.Sales meminta penawaran dari calon pembeli, dan

menentukan penawaran pembelian Fixed Assets yang disetujui oleh Pihak Manajemen.

Kwitansi Penjualan Fixed Assets yang diterima ditandatangani oleh Pihak Manajemen.

Bagian F&A menerima hasil penjualan melalui setoran bank ke rekening CI, dan

membuat Bukti Penerimaan Bank yang dilampirkan setoran Bank dan Kwitansi.

9. Invoicing

Bagian F&A menerima Surat Jalan dari PPIC, dan membuat Invoice dan Faktur

Pajak. Setelah itu dilakukan penagihan ke pelanggan dan meminta tanda tangan Invoice

118

dari Pelanggan. melalui Aging Schedule dari program MK. Pelanggan yang membayar

lewat jatuh tempo akan dibuat memo keterangan keterlambatan pembayaran tagihan ke

Pelanggan dan MKT. Sedangkan untuk Pelanggan yang membayar tidak melewati jatuh

tempo bisa diterima melalui tunai atau non-tunai, dengan mengecek transaksi rekening

Bank melalui CATT Mutasi Bank, atau mengambil Giro/Cek dari Pelanggan. Setelah itu

dibuat Penerimaan Tagihan Piutang dan Bukti Penerimaan Bank.

10. Pemindahan Fixed Assets

Plant yang membutuhkan Fixed Asset akan membuat Memo permohonan kebutuhan

Assets ke Director CI, lalu mendiskusikan dengan Dept.Head terkait apakah ada Fixed

Asset yang bisa dipindahkan. Jika ada FA yang bisa dipindahkan, maka F&A akan

menginformasikan FA yang akan dipindahkan dan meminta Harga buku, kemudian

Director CI melakukan proses pemindahan Fixed Asset.

3.7.2 Purchasing

1. Pembelian Bahan Baku / Pembantu Lokal

PPIC akan melakukan permintaan pembelian dan meminta persetujuan dari Director.

Setelah memilih Supplier yang disepakati, bagian Purchasing akan meminta penawaran

harga dan jika harga tidak disetujui, bagian Purchasing akan menyeleksi kembali

supplier baru. Namun jika permintaan penawaran harga disetujui, akan dibuat PO

(Purchase Order) yang disetujui oleh Director. Penerimaan barang akan disertai dengan

STPB (Surat Tanda Penerimaan Barang) yang diterima oleh bagian Gudang. Barang-

barang yang diterima akan diinput ke komputer oleh PPIC & F&A.

119

2. Pembelian Spare Part dan Barang Lain-lain (Lokal)

Proses diawali dengan penerimaan PP dari semua Dept.Terkait. Pembayaran bisa

dilakukan secara tunai melalui SOP Petty Cash, kecuali jika dilakukan kembali

penawaran harga kepada supplier oleh bagian Purchasing. Jika harga sudah disetujui

maka barang akan diterima oleh Dept.Terkait di Pabrik, dan PPIC serta F&A akan

memasukkan data ke komputer.

3. Pembelian Barang Import

Permintaan pembelian dilakukan oleh Dept.Terkait, dan pembayaran SOP di muka

oleh bagian F&A. Bagian Purchasing akan membuat PO yang kemudian disetujui oleh

Director. Barang diterima oleh bagian Gudang beserta STPB dan bagian PPIC serta

F&A akan menginput data ke komputer.

4. Evaluasi Supplier

Proses dimulai dari Bagian Purchasing yang meminta penawaran harga dan

membandingkan penawaran yang dilakukan. Jika calon Supplier tidak terpilih, bagian

Purchasing masih mempertimbangkan Supplier untuk produk lain. Namun jika Supplier

lolos dalam seleksi, data akan dimasukkan ke dalam Pre-Approved Vendor, dan kembali

dilakukan evaluasi. Jika lulus dalam Pre-Approved, maka data akan dimasukkan ke

dalam list Approved Vendor. Section Head akan menyeleksi supplier dan mengecek

STPB dan SRR dari QA oleh bagian Purchasing. Jika evaluasi diterima, maka daftar

supplier akan diupdate, namun jika evaluasi ditolak maka bagian Purchasing akan

membuat surat complaint ke Supplier dan di CC kan ke Director.

5. Pembelian Barang Modal

Proses dimulai dengan penerimaan PPBM dari bagian Plant yang disetujui oleh

Director. Jika Supplier tercantum di dalam Approved Vendor List, maka Pre-Vendor list

120

akan diupdate. Sedangkan jika supplier tidak tercantum di dalam Approved Vendor list,

bagian Purchasing akan meminta penawaran harga ke Supplier. Jika harga telah sesuai,

akan dibuat PO dan menerima CPO dari Supplier. Penerimaan barang dilakukan oleh

Dept.Terkait di Plant, beserta STPB. Bagian Accounting akan menerima dan

memverifikasi tagihan dari Supplier.

3.7.3 Production Planning & Inventory Control (PPIC)

1. Perencanaan produksi.

Departemen PPIC akan menerima Sales Order dari Dept.Marketing oleh Planning &

Doc. Supervisor. Kemudian P&D supervisor akan memeriksa stock barang jadi.

• Jika stock digudang > kumulatif jumlah order, maka akan dilakukan pengecekan

stock pada level minimal. Jika stock digudang setelah order < minimal level stock

maka akan diperiksa kapasitas produksi internal dan stock bahan baku. Jika stock

bahan baku memenuhi maka planning & doc. Supervisor akan menjawab

kesanggupan produksi dan delivery kemudian memberikan kepada Marketing.

Jika kapasitas produksi internal tidak memenuhi maka PPIC akan

menginformasikan ke Marketing untuk negosiasi dengan customer. Jika stock

bahan baku tidak tersedia maka akan dibuat PP untuk pembelian bahan baku ke

Purchasing.

• Jika stock digudang < kumulatif jumlah order maka akan diperiksa kapasitas

produksi internal dan stock bahan baku. Jika stock bahan baku memenuhi maka

planning & doc. Supervisor akan menjawab kesanggupan produksi dan delivery

kemudian memberikan kepada Marketing. Jika kapasitas produksi internal tidak

121

memenuhi maka PPIC akan menginformasikan ke Marketing untuk negosiasi

dengan customer. Jika stock bahan baku tidak tersedia maka akan dibuat PP

untuk pembelian bahan baku ke Purchasing.

Selanjutnya Planner akan membuat jadwal produksi. Kemudian Planning & Doc.

Supervisor akan membuat paket internal PO dan diserahkan ke Dept. Cubic/Painting.

Setelah itu akan dilakukan pembandingan produksi aktual harian dengan jadwal

produksi. Jika diperlukan perbaikan, maka akan dilakukan penjadwalan ulang oleh

Planning&Doc. Supervisor.

2. Pengendalian barang yang dipasok milik pelanggan.

Dept. PPIC menerima info kedatangan barang milik pelanggan dari pelanggan,

kemudian Dept.Warehouse akan menyiapkan tempat untuk barang yang akan datang.

Setelah barang datang, dept. Warehouse akan memeriksa jumlah dan kondisi barang

tersebut berdasarkan SOP Pemeriksaan kedatangan bahan baku subcont/barang milik

pelanggan. Jika tidak sesuai maka akan diberitahukan oleh Dept.PPIC dan Marketing

head bahwa barang akan dikembalikan ke pelanggan oleh QA (Quality Assurance).

Apabila sesuai maka barang akan ditempatkan pada lokasi yang telah disiapkan

Warehouse. Kemudian Dept. Warehouse akan membuat STPB(surat tanda penerimaan

barang) dan menandatangani surat pengantar customer dan menempel identitas bahan

baku. Jika ada perubahan barang akibat barang rusak atau hilang maka akan

diberitahukan kepada Dept. PPIC dan Marketing.

3. Penerimaan bahan baku/barang dari supplier.

Dept. PPIC akan menerima purchase order (PO) atau rekapan PO dari Dept.

Purchasing dan akan diteruskan ke Warehouse. Warehouse akan menerima dan

menghitung bahan baku yang datang dari supplier. Jika ada keperluan mendesak, maka

122

akan dilakukan diskusi antara PPIC, Cubic, dan QA. Jika tidak ada keperluan mendesak,

maka Warehouse akan memeriksa barang berdasarkan SOP pemeriksaan kedatangan

bahan baku/barang subcont/barang milik pelanggan. Jika status barang tidak OK, maka

akan diberitahukan kepada PPIC Section Head dan Purchasing, kemudian barang akan

dikembalikan ke pemasok oleh Warehouse. Jika status barang OK, maka Warehouse

akan membuat STPB dan menempel identitas bahan baku, serta menempatkan barang di

Warehouse. Selanjutnya, Dept.Planning & Doc. Supervisor akan mengupdate dan

mencetak daftar stock barang jadi.

4. Pengeluaran barang dari gudang

Dept. PPIC akan menerima permintaan barang dari departemen terkait, kemudian

Warehouse akan mengeluarkan bahan baku/barang blank. Setelah itu, Planner akan

memperbaharui data.

5. Penerimaan barang dari Quality

Warehouse akan menerima barang jadi dari OQC, kemudian memeriksa jumlah,

kondisi box, dan label produksi. Jika tidak sesuai, maka akan diberitahukan dan

dikembalikan ke OQC. Jika sesuai, maka Warehouse akan memperbaharui data di

komputer.

6. Pengiriman barang jadi ke pelanggan

Dept. PPIC akan me-review receipts dan delivery schedule. Jika perlu direvisi, maka

Planner akan melakukan revisi atas receipts dan delivery schedule. Jika tidak diperlukan

revisi, maka Warehouse akan menyiapkan dan memasukan barang ke truk selanjutnya

mengisi BBYD(bukti barang yang dimuat). Kemudian PPIC Admin akan membuat surat

jalan dan memperbaharui data stock.

123

7. Pengontrolan investasi dan penggunaan spare part

Manager yang memerlukan akan mengidentifikasi sparepart yang akan dibeli. Jika

sparepart masih bisa diperbaiki, maka Bagian Maintenance akan melakukan perbaikan

dan mengembalikan sparepart yang rusak ke Gudang sparepart. Jika sudah tidak bisa

diperbaiki, maka akan dibuat permintaan sparepart oleh Dept. yang terkait dengan

otorisasi Dept. Head ke Gudang sparepart. Kemudian Bagian Maintenance akan

membuat permintaan pembelian sparepart. Setelah barang diterima dari supplier, maka

barang akan diperiksa kondisi dan jumlah oleh gudang sparepart dan Dept.terkait. Jika

kondisi sparepart tidak sesuai, maka sparepart akan dikembalikan ke supplier dan

menginformasikan ke supplier untuk pengiriman sparepart baru. Jika kondisi sparepart

sesuai, maka akan dibuat surat tanda penerimaan barang oleh Gudang sparepart.

Kemudian barang akan diberikan ke departemen yang meminta. Selanjutnya gudang

sparepart akan memperbaharui data stock.

8. Sub-Contractor untuk ekspedisi

Dept. PPIC akan mengecek jumlah barang yang dikirim, apakah melebihi kapasitas?

Jika tidak melebihi kapasitas, maka akan dilakukan pengiriman barang menggunakan

angkutan internal. Jika melebihi kapasitas, maka akan dilakukan pengecekan jasa Sub-

Contractor. Jika tidak ada Sub-Contractor yang tersedia, maka PPIC akan men-develop

sub-Contrator ekspedisi baru. Jika ada Sub-Contractor yang tersedia, maka akan

dilakukan update daftar permintaan subcont ekspedisi. Selanjutnya akan dibuat

permintaan subcont ekspedisi dan dilakukan pembayaran. Jika pembayaran bersifat

tunai, maka PPIC akan melakukan pembayaran berdasarkan SOP Petty Cash. Jika

124

pembayaran tidak bersifat tunai, maka Dept. Purchasing akan membuat PO berdasarkan

daftar permintaan subcont ekspedisi.

3.7.4 Marketing

1. Pengembangan Proyek Baru

Proses diawali bila Dept.Marketing menerima permintaan proyek baru. Jika

kemampuan teknis memadai, maka akan dibuat Form Pengembangan Proyek Baru dan

diberikan ke NPD (Tahap Design), serta SOP Pembuatan Sample/Trial dan diajukan ke

customer. Jika customer menerima pengajuan sample tersebut, maka Dept.Marketing

akan membuat Sales Quotation/confirmation dan diberikan ke Customer. Quotation

yang diterima akan dilanjutkan untuk penerimaan Letter of Intent/Confirmation Order

dan membuat jadwal pengembangan proyek baru. Formulir pengembangan proyek baru

diberikan ke NPD (Tahap PP Test), kemudian akan dibuat SOP Persiapan JIG Baru atau

SOP Pembuatan Sample/Trial. Dept.Marketing mengajukan Prod.Spec/PP Test Report

ke Customer untuk di-approved. Jika Customer menyetujui, maka akan direncanakan

SOP follow up PO Customer tersebut (MKT), dan SOP Pre Mass Production

(CBC/PTG). Proyek baru juga akan dilakukan tahap review.

2. Follow up PO Customer

Dept.Marketing menerima PO/jadwal pengiriman/Sales confirmation/Surat

Pengantar dari Customer dan akan diperiksa item, jumlah order, harga, tanggal, tanda

tangan, dll. Jika terdapat masalah, Dept.Marketing akan memberitahukan ke Customer

untuk melakukan revisi PO/Jadwal kirim. Jika tidak terdapat masalah, Adm.akan

membuat SO dan diberikan ke Planning dan Doc.SPV untuk dibuatkan jadwal

kesanggupan produksi. Setelah itu, Adm.akan menerima umpan balik dari bagian PPIC.

125

Jika terdapat masalah pada umpan balik tersebut, maka umpan balik akan diberikan

kembali ke customer dan didiskusikan. Namun jika tidak terdapat masalah pada umpan

balik yang diberikan, MKT akan menerima SO dan memberikan SO tersebut ke

Planning&Doc.SPV.

3. Pengukuran Kepuasan Pelanggan

Dept.Marketing menentukan pelanggan yang akan diukur tingkat kepuasannya

melalui kuesioner yang akan dikirim ke pelanggan. Dept.Marketing menerima dan

mengevaluasi kuesioner yang telah diisi pelanggan, dan Sales / Dept.Terkait

menganalisa hasil pengukuran kepuasan pelanggan. Dept.Marketing membuat laporan

hasil pengukuran kepuasan pelanggan, dan melakukan follow up sesuai hasil tersebut,

serta melakukan review atas tindakan perbaikan yang diambil dalam meeting. Jika hasil

review menandakan ketidak-efektifan, proses kembali pada tahap melakukan follow up

atas hasil pengukuran kepuasan pelanggan.

3.7.5 Quality Assurance

1. Kontrol dan Penggantian Sampel

QA Sec.Head menerima approved sample dari Sales, kemudian QA Supervisor akan

memberi label master sample/duplikat sample. QA Supervisor mencatat dalam daftar

sample tersebut. Jika tidak ada perubahan material/warna, akan dianalisa kondisi

duplikat sample. Kondisi duplikat sample yang tidak memenuhi syarat, akan dilanjutkan

oleh QA Sec.Head dimana bagian tersebut akan mendapatkan kembali duplikat sample

yang sama kualitasnya dengan master sample.

126

2. Pemeriksaan kedatangan bahan baku/barang subkontraktor/barang milik pelanggan

QA Supervisor menerima Surat Jalan dari bag.PPIC, dan IQC akan memeriksa

barang yang datang. Jika barang tersebut tidak layak, maka IQC akan membuat Non

Conformity. Untuk keperluan yang mendesak, barang akan dikembalikan ke Supplier

oleh PPIC, dan bag.PPIC mendapatkan informasi penggantian barang tersebut. Jika

barang yang datang memenuhi syarat, IQC akan langsung melakukan trial. Barang yang

termasuk dalam CUBIC akan dilakukan pemeriksaan trial oleh SPV IQC. Jika

pemeriksaan layak, IQC akan memberi label dan barang diberikan ke bag.Gudang.

Namun jika pemeriksaan memperoleh hasil belum layak, SPV IQC akan

menginformasikan ke Supplier/Customer dan diperbaiki.

3. Pemeriksaan Kualitas Inline

LQC menyiapkan alat kerja dan spesifikasi produk, kemudian mengambil 2 sample

setiap shift dan melakukan pemeriksaan inline. Jika hasil pemeriksaan tidak layak, hasil

tersebut akan diinformasikan ke CBC/PTG SPV untuk dilakukan perbaikan. Perbaikan

yang masih belum layak diterima, barang akan diberi label reject dan diberikan ke

Gudang untuk dimusnahkan. Namun jika perbaikan sudah layak, barang akan diberi

label hold dan dimasukan ke gudang.

4. Pemeriksaan Kualitas Outgoing

Proses diawali saat OQC melakukan pemeriksaan kualitas. Jika kualitas tidak

memenuhi syarat, OQC akan menginformasikan ke Cubic/Painting dan menempel label

hold atau project. Namun jika kualitas memenuhi syarat, OQC akan memberi stempel

passed di PP label, dan membuat laporan harian kualitas outgoing. Barang diberikan ke

Gudang dan dilakukan SOP Penerimaan barang dari QA (PPIC).

127

3.8 Kondisi Bisnis Perusahaan PT Cubic Indonesia

PT Dynaplast Cubic Indonesia berdiri sejak tahun 1997 dan memulai operasi

perusahaan dalam bidang printing dan painting untuk produk akhir yang berbahan

plastik dengan menggunakan teknologi Cubic Printing. Teknologi ini Pertama kali

diciptakan di Jepang oleh perusahaan pionir di Jepang yang bernama Taica Coorporation

Jepang (Cubic Jepang) pada tahun 1972.

Teknologi ini dipakai di Indonesia pada tahun 1997 dengan berdirinya PT Dynapalst

Cubic Indonesia tersebut. Pada tahun 1998 terkena dampak krisis moneter, sehingga

perusahaan baru mulai beroperasi pada tahun 1999.

Pada tahun 2004 terjadi perubahan manajemen sehingga nama perusahaan berubah

menjadi PT Cubic Indonesia yang berpisah dengan PT. Dynaplast tbk. Data pada tahun

2007 menunjukkan bahwa di dalam 27 negara terdapat 43 lisensi teknologi, salah satu

teknologi lisensi yang ada adalah teknologi yang digunakan PT CUBIC INDONESIA.

Teknologi Cubic Printing ini diciptakan untuk mengakomodasi kepentingan otomotif.

Jadi dengan perkembangan produksi otomotif di Indonesia maka didirikanlah PT

CUBIC INDONESIA.

Teknologi Cubic Printing ini sudah menjadi Trade Mark dari tahun 1972- 1982

yang awalnya dimulai di Jepang dan berkembang ke negara lain. Kualitas yang

dihasilkan dari teknologi Cubic Printing ini sudah dipercaya dalam dunia otomotif

seperti Toyota yang berproduksi di Jepang bekerjasama dengan Cubic Jepang dan untuk

produksi Toyota di negara lain tetap memakai jasa dari Cubic di negara masing-masing

tempat mobil diproduksi. PT CUBIC INDONESIA menguasai 90% pasar otomotif di

Indonesia dalam penyediaan jasa cubic printing dan painting. 20% Bahan baku yang

digunakan dalam proses produksi masih diimpor dari Jepang (pembelian import

128

dilakukan setiap 3 bulan) dan 80 % sudah lokalisasi. PT. Cubic Indonesia sangat

menjaga kualitas produknya dengan mengikuti Standar Produksi dan membentuk

departemen Quality Assurance untuk memeriksa kembali setiap hasil produksi. Setiap

retur dari customer akan diproses dengan cepat dan kemudian akan melakukan

pengiriman barang kembali kepada customer.

Dalam menjalankan kegiatan usahanya, PT CUBIC INDONESIA tidak hanya

memproduksi barang pada bidang otomotif saja melainkan mulai melakukan inovasi

untuk produk household dan elektronik. Persentase penjualan untuk bidang otomotif

adalah 95,5% (berdasarkan data per September 2009) dari total penjualan PT CUBIC

INDONESIA. Proses produksi dalam perusahaan dibagi menjadi dua jenis produksi,

yaitu Cubic Printing dan Painting. Persentase tingkat penjualan untuk Cubic Printing

adalah 58,67% (berdasarkan data per September 2009) dari total penjualan. Sedangkan,

persentase tingkat penjualan untuk Painting adalah 41,33% (berdasarkan data per

September 2009) dari total penjualan. Berikut adalah customer untuk jenis produksi

Cubic Printing pada PT CUBIC INDONESIA :

1. PT. Sugity Creatives

2. PT. Tara Kusuma Indah

3. PT. Agung Mulia

4. PT. Tri Mentari Niaga

5. PT. Hartono Istana Teknologi

6. PT. ISI

7. PT. Monagro Kimia

8. PT. Abadi Barindo Autotech

9. PT. Broco Mutiara Electrical

129

10. PT. Hyundai Mobil Indonesia

11. PT. SANYO

12. PT. Proton

13. Kobe Artistik-Rail

14. PT. Prima Komponen Indonesia

15. PT. Astra Internasional Tbk

16. PT. Interglobal Electric Parts

Berikut adalah customer untuk jenis produksi Painting pada PT CUBIC INDONESIA :

1. PT. Indonesia NS

2. PT. Progress Toyo Indonesia

3. PT. Panasonic

4. PT. Dynaplast IV

5. PT. ISI

6. PT. Broco Mutiara Electrical

Tingkat pertumbuhan penjualan di PT. Cubic Indonesia dari bulan Januari

sampai dengan September 2009 digambarkan pada grafik berikut ini :

0

500000

1000000

1500000

2000000

2500000

3000000

Janu

ari

Febr

uari

Mar

et

April

Mei

Juni

Juli

Agu

stus

Sept

embe

r

September 2009 Sales Result

Series1

Gambar 3.8 Sales Result Januari-September 2009

130

Tabel 3.1 Data Penjualan PT CUBIC INDONESIA bulan September 2009

No Customer Sales % Cubic Sales %Total Sales Sales Accumulation %

A. CUBIC PRINTING

1 PT. Sugity Creatives 993.789.144 77,75% 45,62% 7.046.885.684 37,15%

2 PT. Tara Kusuma Indah 88.225.000 6,90% 9,80% 270.727.500 1,43%

3 PT. Agung Mulia 30.210.000 2,36% 1,39% 63.765.000 0,34%

4 PT. Tri Mentari Niaga 29.663.500 2,32% 1,36% 284.359.520 1,16%

5 PT. Hartono Istana Teknologi 28.983.500 2,27% 1,33% 310.555.462 1,64%

6 PT. ISI 23.954.868 1,87% 1,10% 394.311.708 2,08%

7 PT. Monagro Kimia 18.662.550 1,46% 0,86% 745.996.925 3,93%

8 PT. Abadi Barindo Autotech 13.420.800 1,05% 0,62% 219.538.200 1,50%

9 PT. Broco Mutiara Electrical 12.789.725 1,00% 0,59% 99.123.580 0,52%

10 PT. Hyundai Mobil Indonesia 10.000.500 0,78% 0,5% 91.123.580 0,48%

11 PT. SANYO 8.410.500 0,66% 0,4% 45.349.500 0,24%

12 PT. Proton 5.818.181 0,46% 0,27% 8.181.817 0,04%

13 Kobe Artistik-Rail 5.758.200 0,45% 0,26% 102.250.000 0,54%

14 PT. Prima Komponen Indonesia 2.354.000 0,18% 0,1% 26.628.573 0,14%

15 PT. Astra Internasional Tbk 386.000 0,03% 0,02% 326.683.500 1,72%

16 PT. Interglobal Electric Parts 298.520 0,02% 0,01% 9.653.610 0,05%

Ret urn (402.313)

131

Other 217.447.044 1,15%

Sub Total Cubic: 1.278.168.532 99,58% 58,67% 10.262.268.985 54,10%

B. PAINTING

1 PT. Indonesia NS 835.374.675 92,77% 38,34% 7.662.294.340 40,39%

2 PT. Progress Toyo Indonesia 33.223.250 3,69% 1,52% 333.942.100 1,76%

3 PT. Panasonic 16.494.940 1,83% 0,76% 284.716.005 1,50%

4 PT. Dynaplast IV 10.337.293 1,15% 0,47% 137.498.199 0,72%

5 PT. ISI 3.873.744 0,43% 0,18% 76.921.488 0,41%

6 PT. Broco Mutiara Electrical 1.146.650 0,13% 0,05% 272.469.937 0,44%

Ret urn (130.648.437)

Other 70.738.450

Sub Total Painting : 900.450.552 100,00% 41,33% 8.707.932.082 45,90%

Total Sales September ’09 : 2.178.619.084 100,00% 18.970.201.067 100,00%

132

3.9 Kondisi Teknologi dan Sistem Informasi PT Cubic Indonesia

Saat pertama kali beroperasi PT Cubic Indonesia yang dahulunya bernama PT

Dynaplast Cubic Indonesia sudah menerapkan teknologi informasi untuk pengembangan

aplikasi software Manufacturing Knowledge (MK). MK merupakan produk dari

Computer Associates di USA. Aplikasi ini bertujuan untuk membantu proses bisnis yang

berjalan dalam PT Cubic Indonesia. Software MK sudah dilengkapi dengan laporan

yang bisa di convert datanya ke Microsoft excel atau word. Database yang dipakai

adalah SQL. MK ini juga mempunyai pembatasan hak akses bagi user-user. Pembatasan

hak akses tersebut tergantung dari keputusan manajemen. Software MK ini merupakan

software semi-terintegrasi. Adapun modul-modul yang ada di dalam aplikasi

Manufacturing Knowledge ini adalah :

1. Modul Production, yang terdiri dari Master Production Scheduling (MPS) dan

Material Requirement Planning (MRP).

2. Modul Sales.

3. Modul Purchasing.

4. Modul Inventory Control.

5. Modul Finance and Accounting.

6. Modul LOT Control.

Selain software MK, perusahaan juga menggunakan software Stream Payroll untuk

membantu divisi General Affairs and Personnel dalam perhitungan gaji karyawan.

Software ini akan mencatat kehadiran karyawan lewat fingerprint dan sekaligus dapat

menginput data kehadiran karyawan dari kartu absensi sehingga bagian GA&P dapat

mengontrol absensi karyawan dan absensi tersebut secara otomatis akan terintegrasi ke

fungsi Payroll (Pembayaran gaji/ upah) untuk perhitungan gaji per bulan dan kemudian

133

mencetak laporan gaji yang akan di berikan ke bagian Accounting untuk pembayaran

gaji. Untuk kegiatan lain di GA&P masih dilakukan secara manual. Contohnya:

Perhitungan biaya lembur, Penilaian prestasi, cuti karyawan, penerimaan karyawan baru,

dan pemeliharaan kesehatan karyawan.

Untuk membantu pengembangan dan maintenance dari aplikasi ini, maka

dibentuklah divisi IT yang bertanggung jawab dalam prosedur-prosedur berikut :

a. Pengendalian User dan Data MK

Manager/Ass.Mgr menentukan jobdesc user untuk aplikasi MK, kemudian

jobdesc dan user diinformasikan ke Dept.IT. IT Officer akan membuat nama,

password dan menu. Jika tidak ada perubahan jobdesc/user, maka aplikasi MK

akan diimplementasikan untuk user tersebut, serta melakukan backup data.

b. Pengendalian Data MK & Backup

Proses diawali dari Dept.IT yang menerima permintaan perubahan data MK dari

user. Jika data dapat diubah, maka IT Section Head akan melakukan perubahan

data tersebut, kemudian menyimpan dan melakukan backup data.

c. Perbaikan Software dan Hardware

Dept.IT menerima informasi kerusakan software/hardware dari user, kemudian

IT Section Head akan mengecek penyebab kerusakan tersebut. Jika data tidak

dapat diperbaiki sendiri, maka akan dibuat permintaan pembelian. Namun jika

data dapat diperbaiki sendiri, akan dianalisa apakah perlu pergantian sparepart.

Jika diperlukan, maka dibuat permintaan pembelian. Namun jika tidak

diperlukan pergantian sparepart, maka IT Section Head akan melakukan

perbaikan serta mengisi log book setelah selesai perbaikan.

134

Infrastruktur yang dimiliki oleh PT Cubic Indonesia saat ini adalah :

1. Hardware

Untuk mendukung proses bisnis, saat ini perusahaan memiliki perangkat keras yang

meliputi :

a. Personnel Computer yang terdiri dari :

- PC untuk Client : ada 20 komputer (Pentium 4, 1,8 MHz, 512 Mb / 1 Gb, 40-

80 HD)

- PC untuk server ( IBM Pentium 4, 2 Gb, 80 HD)

b. 6 Printer yang terdiri dari berbagai jenis merk :

- Laserjet

- Ink jet

- Dot matrix

c. 1 buah Modem dengan menggunakan jaringan Speedy yang terdapat di server.

2. Software

Perangkat lunak yang digunakan adalah :

a. Windows yang terdiri dari :

Windows untuk Client = Windows 2000

Windows untuk Server = Windows NT

b. Database menggunakan Ms SQL 2000

c. Antivirus menggunakan AVG (Free)

d. Ms Office 2003

e. Aplikasi Manufacture Knowledge

f. Aplikasi Stream Payroll

135

3.10 Analisis Value Chain

Analisis value chain bertujuan untuk mendeskripsikan line of business yang

dimiliki perusahaan, sehingga perusahaan dapat melihat apakah investasi ERP yang akan

dilakukan sudah selaras dengan line of business yang dimiliki perusahaan atau tidak.

Informasi yang mengalir di dalam perusahaan, perlu dikonsentrasikan ke dalam

setiap aktivitas bisnis sesuai dengan kebutuhannya. Analisis value chain digunakan

untuk menggambarkan semua aktivitas perusahaan yang dikelompokkan berdasarkan

perannya dalam perusahaan, apakah menjadi aktivitas utama (primary activities) ataukah

aktivitas pendukung (support activities). Analisis ini akan membantu mengetahui alur

informasi pada setiap aktivitas bisnis dan nilai tambah yang dapat diberikan oleh PT.

CUBIC INDONESIA pada tiap aktivitasnya.

Value Chain terdiri atas dua kegiatan, yaitu kegiatan utama dan kegiatan

penunjang. Pada kegiatan utama digambarkan mulai dari awal pemesanan barang,

pemrosesan atau produksi barang, sampai pengiriman barang ke pelanggan.

Kegiatan Utama terdiri dari :

• Inbound Logistic : pada aplikasi MK terdapat modul pembelian yang menangani

pembelian bahan baku, modul inventory control yang menangani barang masuk

dan keluar. Bahan baku dan barang jadi akan dicatat di dalam inventory control.

• Operation : pada aplikasi MK terdapat modul perencanaan produksi namun

perusahaan tidak menggunakan modul tersebut. Kegiatan di dalam perusahaan

mencakup perencanaan produksi yang dibuat secara manual, pengubahan bahan

baku menjadi barang jadi (proses produksi), packaging, dan pengecekan kualitas

dimana sample (contoh) diambil secara random.

136

• Outbound Logistic : kegiatannya meliputi pengiriman barang yang telah

diproduksi ke pelanggan. Dalam pengiriman barang diberikan invoice dan faktur

pajak standar ke pelanggan sebagai bukti penagihan yang harus dibayar dan

diberikan jangka waktu pembayaran. Perusahaan terus melakukan monitoring

untuk setiap pengiriman produk ke pelanggan.

• Sales and Marketing : dalam kegiatan ini dilakukan pemasaran produk dan

penerimaan pesanan dari pelanggan, penelitian pasar dimana menganalisis

kebutuhan pelanggan, dan menganalisis penjualan yang meliputi penjualan

sebelumnya dan perkiraan penjualan yang akan datang. Modul penjualan pada

aplikasi MK hanya terbatas dalam menangani pencatatan transaksi penjualan dan

pembuatan faktur penjualan. Penentuan harga barang ditentukan berdasarkan

History Sample Report yang dibuat secara manual oleh bagian produksi.

• Service : perusahaan memberikan layanan yang memuaskan untuk pelanggan

dimana barang yang rusak dapat diretur dan perusahaan juga memberikan respon

terhadap keluhan pelanggan.

Sedangkan kegiatan penunjang merupakan hal-hal yang diperlukan untuk

mengontrol dan mengembangkan bisnis sehingga dapat memberikan nilai

tambah secara tidak langsung bagi bisnis.

Kegiatan Pendukung terdiri dari :

• Infrastructure, infrastruktur yang ada dalam perusahaan, yaitu :

- Memiliki mesin-mesin yang handal.

- Sistem informasi yang semi terintegrasi.

- Gedung untuk proses produksi seperti pabrik.

137

- Hardware dan software yang menunjang.

- Fasilitas seperti AC

- Peralatan dan perlengkapan seperti meja, kursi, kertas, tinta, dan lain-lain.

• General Affairs and Personnel menggunakan Stream Payroll System yang

membantu menangani absensi karyawan untuk proses perhitungan gaji

karyawan.

• Product and Technology Development : perusahaan masih menggunakan sistem

semi terintegrasi, dimana terdapat beberapa modul yang tidak digunakan dan

perusahaan ini menggunakan aplikasi yang belum bisa mendukung operasional

perusahaan secara keseluruhan.

• Procurement : perusahaan memiliki beberapa vendor yang membantu

penyediaan bahan material agar selalu tersedia ketika dibutuhkan dan tidak

kelebihan stock, serta melakukan analisis supplier sesuai dengan kriteria yang

telah ditentukan perusahaan.

138

Infrastructure Aktivitas :

- Menangani pengelolaan manajemen umum, akuntansi, keuangan,

administrasi.

Value

added

–

Cost

=

Profit

Human

Resources

Management

Aktivitas :

Menangani pengelolaan SDM Perusahaan yang meliputi :

- Perekrutan karyawan

- Pelatihan karyawan

Product &

Technology

Development

Aktivitas :

- Pengembangan aplikasi antara lain : evaluasi sistem yang berjalan,

membuat aplikasi sesuai dengan kebutuhan pemakai, memelihara dan

mengembangkan sistem, melakukan back-up.

Procurement Aktivitas :

- Pembelian bahan baku local dan import

- Pembelian sparepart, barang modal, dan barang lain

- Melakukan evaluasi supplier

INBOUND

LOGISTICS

OPERATIONS OUTBOND

LOGISTICS

SALES &

MARKETING

SERVICING

Aktivitasnya:

- Menangani

proses

pengadaan

barang

- Mengatur stock

barang

minimum

Aktivitasnya:

- Menangani

penilaian kualitas

produk

Aktivitasnya:

- Monitoring

delivery

/shipping

barang ke

customer

Aktivitasnya:

- Analisa pasar,

promosi,

penjualan.

Aktivitasnya :

- Menangani

komplain

customer

Gambar 3.9 Value Chain PT.CUBIC INDONESIA

139

3.11 Permasalahan yang ditemukan pada PT CUBIC INDONESIA

Masalah-masalah yang ditemukan pada PT CUBIC INDONESIA adalah :

1. User harus melakukan penginputan ulang atas setiap data transaksi yang ada

dan data tidak secara otomatis terupdate ketika terjadi perubahan data pada

departemen lain.

Kriteria : Sistem yang baik yaitu sistem yang dapat mengintegrasikan

modul-modul atau fungsi-fungsi yang ada sehingga tidak perlu melakukan

penginputan ulang karena data secara otomatis terintegrasi. (Wawan, 2007,

p90).

Sebab : Sistem yang berjalan saat ini belum bisa mengintegrasikan seluruh

departemen yang ada dalam perusahaan.

Akibat : Produktivitas jam kerja karyawan semakin berkurang karena harus

melakukan penginputan kembali.

Rekomendasi : Berdasarkan kriteria yang ada, untuk mengatasi masalah ini

maka sebaiknya perusahaan menggunakan sistem yang berbasis ERP yang

dapat mengintegrasikan departemen yang ada dalam perusahaan, sehingga

penginputan data hanya dilakukan sekali saja dan departemen lainnya dapat

mengakses data tersebut sesuai dengan kebutuhan dan hak akses yang telah

ditentukan.

2. Kebutuhan proses bisnis perusahaan belum bisa diakomodir sepenuhnya oleh

sistem yang sedang berjalan saat ini. Kebutuhan tersebut adalah :

a. Perhitungan Cost Accounting untuk menentukan harga jual atas produk

baru.

140

b. Penentuan Bill of Material untuk produk yang baru.

c. Pengontrolan atas persediaan dengan menggunakan Material

Requirement Planning (MRP).

d. Penentuan sales forecast untuk setiap periode akuntansi.

Kriteria :

a. Order untuk material dan service secara langsung dikaitkan dengan

sistem cost accounting, sehingga cost center dapat ditentukan

langsung. (Wawan, 2007, p76).

b. Setiap perusahaan produksi bergantung pada Bill Of Material yang

secara tepat dapat mengidentifikasi komponen yang dibutuhkan untuk

memproduksi produk. Menyederhanakan dan menetapkan standard

untuk manajemen BOM sangat bersifat esensial untuk peningkatan

laba perusahaan manufaktur.

(http://www.mastercontrol.com/solutions/bill_of_materials_software.

html)

c. Untuk Sales and Distribution : Dalam kerangka kerja MRP,

permintaan konsumen dari penjualan dapat diteruskan ke bagian

pembelian (Purchasing). Artinya, ketika membuat sebuah permintaan

pembelian, dapat dikaitkan dengan order dari konsumen

tertentu.(Wawan, 2007, p77)

d. Sales forecast ialah anggaran yang merencanakan secara lebih

terperinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan

datang. Hal ini berarti bahwa sales forecast dapat membantu

manajemen dalam mengendalikan kegiatan perusahaan, karena sales

141

forecast merupakan alat perencanaan dan pengendalian.(Munandar,

2001, p49)

Sebab : Sistem yang digunakan saat ini belum menyediakan fitur untuk

memenuhi kebutuhan tersebut.

Akibat : pelaksanaan kebutuhan tersebut masih dilakukan secara manual dan

membutuhkan waktu yang lama.

Rekomendasi : Menggunakan aplikasi yang dapat memenuhi semua

kebutuhan tersebut, sehingga dapat mempercepat pemrosesan setiap

kebutuhan perusahaan secara optimal.

3. Penentuan delivery time membutuhkan waktu yang lama

Kriteria : Database manufaktur mendefinisikan bagaimana cara produk

dibuat dan perusahaan berfokus pada usaha menyederhanakan proses di

manufaktur dan proses bisnis. Sistem dapat mendefinisikan secara realistik

perencanaan sales dan operasi yang mencakup semua permintaa, order sales

memiliki rencana delivery yang realistik, dan jadwal digunakan secara aktual

untuk mengkoordinasikan aktivitas supply chain. (Wawan, 2007, p117).

Sebab : Pengecekan material untuk mendukung proses produksi masih

dilakukan secara manual.

Akibat : Konfirmasi atas delivery time kepada customer menjadi lama.

Rekomendasi : menggunakan aplikasi yang dapat melakukan pengontrolan

atas ketersediaan material secara otomatis, serta aplikasi yang dapat

melakukan perhitungan terhadap delivery time sesuai dengan ketersediaan

material, sehingga dapat memberikan usulan delivery time.

142

4. Kurangnya pengendalian ketika terjadi pembatalan atas purchase order yang

telah dibuat karena pembatalan hanya dilakukan secara fisik, tetapi tidak

secara sistem.

Kriteria : Sistem harus dapat di-kustomisasi sesuai dengan derajat

kustomisasi yang diperlukan. Sistem dapat menyediakan arsitektur software

yang memungkinkan penambahan atau kustomisasi operasi. Kode tambahan

tersebut harus sesuai dengan kerangka kerja sistem itu sendiri. (Wawan,

2007, p91).

Sebab : Tidak tersedia perubahan status PO untuk pembatalan di dalam

aplikasi MK.

Akibat : Purchase Order di sistem masih berstatus available.

Rekomendasi : Meningkatkan pengendalian dalam pemrosesan pembelian

dan menggunakan sistem yang baru yang menyediakan fitur untuk

melakukan pembatalan atas PO yang telah dibuat atau melakukan

kustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan.

5. Terdapat beberapa modul dalam aplikasi MK yang tidak digunakan oleh

user.

Kriteria : Sistem yang baik idealnya menyediakan program pelatihan baik

secara teknis maupun konseptual bagi para konsumennya. (Wawan, 2007,

p96).

Sebab : Tidak adanya training awal bagi para user sebelum menggunakan

sistem.

143

Tidak dilakukan perencanaan yang matang saat akan mengimplementasikan

sistem. Sistem yang akan diimplementasikan tidak disesuaikan dengan

kebutuhan perusahaan.

Akibat : Sistem yang ada sekarang ini menjadi useless sehingga perusahaan

tidak dapat memperoleh manfaat yang optimal dari penggunaan sistem

karena pada kenyataannya pekerjaan yang seharusnya dapat dilakukan

dengan sistem, tetap harus dikerjakan secara manual.

Rekomendasi : Melakukan training terhadap setiap karyawan yang akan

menggunakan sistem. Proses penentuan kebutuhan perusahaan harus di

tentukan dengan jelas sebelum sistem diimplementasikan.

6. Server yang sudah sangat lama versinya dan Server tidak bisa di upgrade

untuk tingkat Windows yang lebih terbaru.

Kriteria : Salah satu kriteria atas sistem yang baik, yaitu sistem tersebut

harus bersifat maintainable. Hal ini berarti bahwa sistem dapat dengan mudah

di perbaiki ketika terjadi kerusakan dan tidak membutuhkan biaya yang besar

untuk mengatasi kerusakan tersebut.(Mathiassen, Madsen, Nielsen, & Stage,

2000, p178).

Sebab : Windows yang digunakan dalam pemakaian software MK ini adalah

Windows NT yang sudah sangat lama versinya. Server tidak bisa di upgrade

untuk tingkat Windows yang lebih terbaru karena software MK sendiri sudah

tidak pernah di upgrade ke versi terbarunya.

Akibat : Membutuhkan waktu yang lama untuk mengatasi kerusakan

tersebut, karena sulit untuk mencari versi dari Windows NT, begitu pula

144

dengan hardware untuk server akan sulit diperbaiki bila terjadi kerusakan.

Selain itu membutuhkan biaya yang besar untuk memperbaiki kerusakan

yang terjadi karena hardware yang dibutuhkan sudah jarang ditemui. Jika

terjadi kerusakan pada server maka pekerjaan operasional akan terhambat

dan akan sulit untuk ditangani.

Rekomendasi : Mengganti software dengan teknologi yang lebih baru dan

yang bisa di upgrade mengikuti perkembangan software pada umunya.

Dilihat dari masalah yang ada, perusahaan menyadari bahwa belum semua

kebutuhan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya bisa terakomodasi dengan

baik dengan penggunaan software yang ada sekarang ini (MK). Oleh karena itu,

perusahan berniat untuk mengganti software MK ini dengan teknologi informasi yang

lebih maju, karena software MK sendiri sudah tidak pernah di upgrade ke versi

terbarunya.

bab 3 analisa sistem yang berjalan - thesis.binus.ac.idthesis.binus.ac.id/doc/bab3/2010-1-00338-ka...

Documents