60

 

BAB 3

ANALISA SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Perusahaan

PT. TIKI JNE atau JNE didirikan pada tahun 1990 dan memulai kegiatan

usahanya yang terpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan / import kiriman

barang / dokumen serta pengantarannya dari luar negeri ke Indonesia.

Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan Internasionalnya dengan

bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa

negara Asia (ACCA) yang bermarkas di Hong Kong yang kemudian memberi

kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah antaran sampai ke

seluruh dunia. Mutu layanan dan kemampuan JNE telah pula diakui pemerintah

Indonesia melalui pemberian penghargaan “Adhikarya Pos” pada tahun 1996 dan

2001.

Saat ini JNE yang didukung lebih dari 1000 karyawan dan tidak kurang

dari 600 gerai yang tersebar luas di seluruh penjuru Indonesia, melayani

pengiriman cepat, lewat situs yang efektif dan efisien, JNE juga memberikan

kemudahan akses atas informasi seputar layanan JNE. Kehandalan JNE juga

telah dibuktikan dengan diraihnya berbagai bentuk penghargaan serta sertifikasi

ISO 9001:2000 atas jasa layanan yang telah diberikan untuk masyarakat luas.

  61

3.1.1 Perizinan

Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) No. 04416/1.824.51.

Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) No. 01.539.710.2-036.000.

Surat Izin Pengusaha Jasa Titipan (SIPJT) No.

240/SIPJT/DIRJEN/1996.

Surat Izin Usaha Jasa Pengurusan Transportasi (SIUPJT) No.

B.272/AL.003/KW.IX/99.

Sertifikat Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) No.

275/WBC.45/KJ-03/PPJK/1997.

Angka Pengenal Importir-umum (APR-U) No. 090200596.

Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas (TDPPT) No.

09.02.1.63.07745.

Surat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak No. PEM-002

45/WPJ.05/KP 0803/2007.

Domisili No.281/1.824.03/2009.

3.1.2 Penghargaan dan Keanggotaan

Penghargaan

• ADIKARYA POS - Tahun 1998.

• ADIKARYA POS - Tahun 2001.

• SATYALANCANA WIRAKARYA - Tahun 2004.

• SUPERBRANDS Indonesia - Tahun 2005.

• ANUGRAH PRODUK ASLI INDONESIA - Tahun 2008.

• SATYALANCANA WIRAKARYA - Tahun 2009.

  62

Anggota Asosiasi

• ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Ekspress

Indonesia).

• FIATA (International Federation of Freight Forwarders Associations).

• IATA (International Air Transport Associations).

• GAFEKSI (Gabungan Forwarder & Expedisi Indonesia).

3.1.3 Alamat Perusahaan

Kantor Pusat

Jl. Tomang Raya No. 11, Jakarta 11440, Indonesia

Telp. (021) 566 5262, 563 3232, Fax. 021 567 1413

email : customercare@jne.co.id , website : http://www.jne.co.id

Operation Office

Jl. Tomang Raya No. 3, Jakarta Barat

Telp. (021) 566 5262, 563 3232, Fax. 021 567 1413

Finance Office

Jl. Letjen S. Parman Kav. P1, Jakarta Barat

Telp. (021) 5358282, Fax. (021) 5323224

HRD Office

Ruko Taman Niaga Roxy No. 62 A-B

Jl. Biak, Jakarta barat

  63

3.1.4 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Menjadi perusahaan dengan standar Internasional dibidang jasa distribusi

yang mampu melayani kebutuhan segenap lapisan masyarakat dan dapat

diterima menjadi tuan rumah di negeri sendiri.

Misi

1. Memadukan jasa pengiriman, kepabeanan, pergudangan,

pendistribusian dalam satu sistem yang terintegrasi secara efektif dan

fleksibel.

2. Mendayagunakan jaringan dan infrastruktur yang dimiliki sebagai

kontribusi pada proses perputaran roda ekonomi dengan didukung

SDM yang professional dan memiliki integritas moral yang tinggi.

3. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi secara tepat guna.

4. Mendorong pertumbuhan usaha yang berkeseinambungan dalam

rangka mencapai kesejahteraan karyawan dan senantiasa

meningkatkan tanggung jawab sosial.

3.1.5 Layanan dan Jasa Perusahaan

1. Jasa Kurir Dalam Negeri & Intra Kota

Dengan keberadaan jaringan dalam negeri yang dapat diandalkan

JNE menjamin kecepatan pengantaran keseluruh wilayah di Indonesia.

Beroperasi 24 jam sehari, 7 hari seminggu, JNE menawarkan waktu

penjemputan dan transit yang cepat dan fleksibel kepada pelanggan.

  64

2. Jasa Kurir Luar Negeri

JNE memindahkan dokumen hingga paket besar ke berbagai

tujuan di seluruh dunia dengan kecepatan dan kehandalan yang teruji.

JNE juga melayani pengantaran khusus untuk kiriman peka waktu hingga

tujuan akhir. Semua kiriman dimonitor setiap saat melalui program situs

JNE oleh para tim kami secara professional.

3. Jasa Kargo Laut Dan Udara

Kecepatan dan keamanan serta keakuratan kegiatan impor dan

ekspor adalah jaminan JNE kepada pelanggan untuk keperluan jasa

Kargo Laut dan Udara. Dengan jaringan luas dan strategis diberbagai

negara, JNE memiliki sumber daya dan kemampuan menangani

pengiriman kargo laut dan udara kemana saja setiap saat.

3. Jasa Layanan Kepabeanan

Antisipasi dan persiapan proses kepabeanan telah ditangani

sepenuhnya untuk menghindari keterlambatan. Pengalaman telah

menjadikan JNE dipilih oleh berbagai institusi pemerintah dan non

pemerintah untuk menangani distribusi dan kepabeanan untuk proyek-

proyek mereka.

4. Jasa Perpindahan, Angkutan Darat & Pergudangan

JNE menyediakan jasa perpindahan dan pengepakan barang

seluruh isi kantor, pabrik, galeri atau rumah memindahkannya ke lokasi

baru serta membuka pengepakan. JNE mengadakan kunjungan untuk

mendiskusikan pengemasan, pengepakan serta pengaturan transportasi

angkutan yang tepat sampai ke tujuan.

  65

5. Logistik & Distribusi

Dengan lebih dari 50 kantor cabang dan lebih dari 150 depot

pengantaran di berbagai kota di Indonesia, JNE dapat melayani tepat dan

cepat pengelolaan logistik dan pengantaran bagi banyak perusahaan

terkemuka. Selain memiliki tim yang professional. JNE dapat melayani

pelanggan dengan fleksibel sesuai kebutuhannya.

6. Jasa Penjemputan Bandara

Bertujuan untuk menjamin kelancaran proses kedatangan, transit

atau keberangkatan para pelanggan, JNE menyediakan jasa pendamping

melalui proses imigrasi dan kepabeanan. Mengatur transportasi,

penginapan serta reservasi tiket, membantu pelanggan menghindari

keterlambatan dan antrian yang tidak perlu.

7. Pengiriman Uang

Layanan pengiriman uang 24 jam melalui Western Union di JNE

Tomang.

  66

staff  staff  staff staff staff staff  staff staff 

supervisor

supervisor supervisor supervisor supervisor supervisor supervisor supervisor

staff 

3.1.6 Struktur Organisasi Perusahaan

Pada gambar 3.1 dapat kita lihat struktur organisasi dari PT. TIKI JNE (S. Parman).

Gambar 3.1 Struktur Organisasi 66

  67

3.1.7 Tugas danWewenang

1. Presiden Komisaris dan Komisaris

Komisaris mewakili pemegang saham dalam mengawasi dan member

arahan kepada direksi sesuai dengan strategi yang dijalankan perusahan. Tugas

dan wewenangnya sebagai berikut :

Mengawasi kebijakan dalam pelaksanaan operasional perusahaan,

laporan audit, dan tindak lanjut temuan audit.

Meyakini bahwa pengelolaan perusahaan telah dijalankan sebagaimana

mestinya.

Menyelenggarakan rapat sekurang-kurangnya 1 bulan sekali.

2. Presiden Direktur

Tugas dan wewenang :

Memimpin perusahaan secara keseluruhan menyangkut fungsi – fungsi

perusahaan dan membina serta mengarahkan jajaran bawahannya untuk

mencapai tujuan perusahaan.

Bertanggung jawab langsung kepada Presiden Komisaris yang ditunjuk

dari Rapat Umum Pemegang Saham dalam penyelenggaraan perusahaan

dan membawahi serta mengordinir kegiatan perusahaan

3. Direktur Keuangan

Tugas dan wewenang:

Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan perusahaan yang

meliputi seluruh kegiatan keuangan berupa analisa arus masuk dan

keluarnya uang

Mengontrol dan mengelola semua aktifitas akutansi yang ada

  68

Menetapkan dan melaksanakan kebijaksanaan dalam sistem prosedur

akutansi

4. Direktur Eksekutif

Tugas dan wewenang :

Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana strategi dan kebijakan-

kebijakan organisasi mengatasnamakan Rapat Umum Anggota.

Bekerja sama dengan Direktur dari divisi lain untuk membuat visi

strategis yang sejalan dengan tujuan organisasi dan mengarahkan sumber

daya organisasi untuk mencapai visi tersebut

Membuat agenda kerja yang efektif dan memastikan pemenuhan criteria

dievaluasi secara berkesinambungan

5. Direktur Marketing

Tugas dan wewenang :

Bertanggung jawab kepada Presiden Direktur dan mengoordinir General

Manager Operasional (Marketing and Administration Division)

Mengawasi dan mengkoordinasi segala usaha pencapaian sasaran usaha

yang telah ditentukan dalam RSUP

Merencanakan arah kebijakan perusahaan sebagai implementasi rencana

pengembangan perusahaan yang telah ditetapkan oleh RSUP

Memberikan pengarahan dan mengkoordinasikan penyusunan rencana

kerja, anggaran belanja dan pendapatan tahunan serta tentang

pengendalian kegiatan perusahaan sehingga tercapai hasil usaha yang

optimal

  69

6. Direktur Operasional

Direktur Operasional bertanggung jawab dalam penerapan sistem

operasional yang efektif dan pemeliharaannya agar sesuai dengan persyaratan

yang diatur dalam prosedur operasional. Berhubungan dengan aktifitas penilaian,

pengawasan uji kompetensi, dan auditor, penguji, perumus, dan tenaga ahli serta

kegiatan administrasi dan pengelolaan sumber daya manusia.

Direktur Operasional juga mengawasi kinerja dari divisi operasional,

antara lain :

a. IT Senior Manager

Tugas dan wewenang:

Bertanggung jawab terhadap departemen IT dibawahnya dan

memastikan fungsi dan tanggung jawabnya berjalan sebagaimana

mestinya .

Menyusun strategi dan rencana IT untuk jangka pendek, menengah, dan

panjang berdasarkan strategi dan rencana perusahaan

Menganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi informasi untuk

menjadi landasan bagi penetapan dan penyusunan rekomendasi

pengembangan IT untuk perusahaan

Menyusun anggaran dan mengontrol penggunaan dan realisasi anggaran

departemen IT untuk memastikan efektifitas dan efisiensinya

b. IT Planning and Development Manager

Tugas dan wewenang :

  70

Bertanggung jawab atas pemeliharaan dan pengembangan database dan

sistem aplikasi IT yang digunakan serta menyusun rencana dan anggaran

untuk pengembangannya

Melakukan kerjasama dengan pihak purchasing dalam rangka pengadaan

software untuk keperluan pembangunan sistem aplikasi IT

Menyeleksi, merekomendasikan, dan memberikan pelatihan yang tepat

kepada staff IT di departemennya.

c. IT Strategy and Planning Supervisor

Tugas dan wewenang :

Membantu atau memberikan masukan untuk mengembangkan dan

menyusun strategi dan rencana IT jangka pendek, menengah dan panjang

serta membantu menganalisa dan mengkaji perkembangan teknologi

Melakukan survey secara berkala terhadap manfaat yang diperoleh user

setelah pelaksanaan implementasi sistem aplikasi IT

Mengukur dan menganalisa key performance indicator dari dampak

penerapan sistem aplikasi terhadap perusahaan

d. IT Application and Development Supervisor

Tugas dan wewenang :

Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan, dan

pengembangan sistem aplikasi yang dibutuhkan

Mengoordinasi para programmer (Application Developer) dalam

membuat sistem aplikasi sesuai dengan rancangan yang telah disusun

oleh system analist

  71

Bekerja sama dengan System Analist dan Database administrator untuk

mengembangkan dan mengujicoba sistem aplikasi

e. IT System Analist and Database Administrator Supervisor

Tugas dan wewenang :

Merencanakan dan merancang pembangunan sistem aplikasi yang akan

digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan

Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pemeliharaan, dan

pengembangan database beserta data storage, backup dan recovery.

Bekerja sama dengan application developer dalam penyusunan dokumen

teknik dan buku panduan penggunaan untuk user

Mengelola akses user ke database server (permissions & priviledges)

f. IT Infrastructure and Operational Manager

Tugas dan wewenang :

Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan infrastruktur

serta kelancaran operasi IT untuk mendukung aktifitas perusahaan.

Mengusulkan dan mempersiapkan sarana dan prasarana IT yang akan

digunakan oleh perusahaan.

Menyusun konsep kerjasama dengan para vendor IT secara win-win

solution sesuai prosedur yang telah ditetapkan.

Mengarahkan dan mengkoordinir penciptaan manajemen pelayanan IT

yang efektif kepada seluruh end-user

g. IT Network and Security Supervisor

Tugas dan wewenang :

  72

Bertanggung jawab atas pengembangan dan pemeliharaan jaringan

komunikasi (LAN, WAN, VoIP, Network Security, dan NMS / Network

Management System)

Mengawasi pelaksanaan instalasi dan implementasi perangkat jaringan

sampai berjalan dengan baik.

Menyusun policy atau aturan end-user akses didalam jaringan

Mengikuti perkembangan IT terkini khususnya mengenai teknologi

jaringan

h. IT Hardware System Supervisor

Tugas dan wewenang :

Bertanggung jawab atas pengembangan Hardware dan Operating System

yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis perusahaan

Lingkup perangkat server dan area yang menjadi tanggung jawabnya

adalah : Server Operasional My Orion, Email Server, Web Server, FTP

Server, NAS / Storage, dan server pendukung lainnya di ruang Server

Data Center

Melakukan inventarisasi seluruh perangkat keras beserta OS dan konten

yang dipasang secara berkala

i. IT Helpdesk Supervisor

Tugas dan wewenang :

Bertangung jawab atas pelayanan IT kepada end-user dalam penggunaan

aplikasi agar tetap efektif dan memuaskan

Menangani permasalahan di tingkat pertama atau berfungsi sebagai

Single Point of Contact untuk permintaan layanan dan bantuan dari user

  73

Mensupervisi kegiatan update tariff ke master data di data center,

kegiatan backup data secara berkala, dan kegiatan sosialisasi

implementasi program aplikasi baru ke seluruh end-user.

Memastikan keberadaan layanan untuk menjamin SLA (7 x 24 jam)

Mengawasi dan mengontrol kegiatan user support

j. IT Technical Support Supervisor

Tugas dan wewenang :

Bertanggung jawab atas seluruh permasalahan dan pemeliharaan

perangkat PC desktop, printer, scanner beserta kelengkapannya.

Melakukan inventarisasi seluruh perangkat desktop end user secara

berkala

Membersihkan perangkat fisik PC dan aplikasi-aplikasi yang tidak

diperlukan dan virus-virus yang ditemukan di PC end user secara berkala

Mengawasi dan melakukan permintaan suku cadang PC dan

perlengkapannya

3.2 Sistem yang Sedang Berjalan

3.2.1 Proses Bisnis yang Berjalan

Proses bisnis pada PT. TIKI JNE saat ini adalah melakukan pengiriman

barang baik paket maupun dokumen sesuai order dari customer yang diterima

oleh agen atau gerai, serta kantor cabang utama yang tersebar di seluruh daerah

di Indonesia. Berikut bagan prosedur operasional dalam proses bisnis pada PT.

TIKI JNE :

  74

Gambar 3.2 Bagan prosedur operasional

Keterangan :

1. Kantor Pusat

Membawahi tiap cabang secara langsung untuk menyediakan pelayanan dan

infrastruktur jaringan yang terhubung langsung ke kantor pusat dalam

melakukan komunikasi data. Kemudian menyuplai segala kebutuhan yang

dibutuhkan oleh cabang secara keseluruhan.

2. Kantor Cabang

Membantu kantor pusat dalam menyediakan pelayanan terhadap customer

sekaligus membawahi tiap agen dalam melakukan proses bisnis dan

komunikasi data ke kantor pusat. Seluruh cabang telah terkomputerisasi

yang terhubung langsung ke data center (Kantor Pusat).

3. Agen

Merupakan mitra bisnis yang membantu dalam melayani customer untuk

melakukan pengiriman barang. Komunikasi data pada agen masih manual

dan bergantung pada cabang. Beberapa agen telah terkomputerisasi namun

belum terhubung langsung ke jaringan kantor pusat maupun cabang.

Kantor Pusat

Cabang Cabang Cabang

Agen Agen Agen Agen Agen Agen

  75

Adapun gambaran umum proses bisnis yang berjalan pada PT. TIKI JNE

adalah sebagai berikut :

Dari sisi Kantor cabang utama (real time online)

1. Order dari customer dirterima oleh petugas.

2. Barang diterima oleh petugas.

3. Data customer langsung di entry ke database pusat melalui aplikasi

My Orion secara online.

4. Petugas mencetak connote atau resi pengiriman.

5. Barang siap dikirim.

Dari sisi Agen (manual)

1. Order dari customer diterima oleh agen.

2. Barang diterima oleh agen.

3. Agen menulis data customer pada connote atau resi pengiriman

secara manual kemudian diberikan kepada customer.

4. Resi pengiriman (connote) beserta barang akan dikirim ke cabang

terlebih dahulu pada malam hari sekitar pukul 21.00 – 22.00.

Biasanya agen sendiri yang mengantar namun dapat juga dijemput

oleh kurir dari kantor operasional sesuai dengan ketentuan.

5. Barang dan resi pengiriman diterima oleh kantor operasional

(cabang) untuk dilakukan pengecekan.

6. Resi pengiriman atau connote di entry oleh petugas ke dalam

database pusat melalui aplikasi My Orion.

7. Barang siap dikirim ke tujuan.

  76

Pengiriman data dari kantor cabang ke kantor pusat sudah real-time

online. Data langsung masuk ke database server pusat sehingga status

pengiriman barang dapat langsung di trace maupun tracking oleh customer

melalui website JNE dengan memasukkan nomor resi pengiriman atau connote.

Dengan begitu customer dapat mengetahui status barangnya. Sedangkan

dari sisi agen, proses binis masih berjalan manual sehingga customer belum

dapat melihat status barangnya sebelum agen mengirim resi pengiriman ke

kantor cabang utama untuk dimasukkan ke database pusat.

3.2.2 Sistem Jaringan yang Berjalan

Topologi jaringan yang digunakan PT. TIKI JNE secara garis besar dapat

digolongkan sebagai topologi star. Seluruh lalu lintas dan komunikasi data dari

kantor pusat dan kantor cabang akan menuju ke server pusat yang berada di

Jakarta (S. Parman) sebagai data center. Secara global topologi jaringan PT.

TIKI JNE dapat diilihat pada Gambar 3.3 :

  77

Gambar 3.3 Topologi jaringan PT. TIKI JNE (S. Parman)

77

  78

Keterangan :

1. Gambar 2 kantor cabang yang terhubung melalui VPN MPLS

mewakili 67 kantor cabang di seluruh Indones ia yang terhubung

dengan kantor pusat

2. Workstation yang ada di kantor pusat dan di kantor cabang, kantor

Tomang 3, 6, 11, dan kantor Biak mewakili seluruh end-device yang

berada di jaringan LAN masing - masing

Sumber internet yang digunakan pada kantor pusat berasal dari Internet

Service Provider (ISP) Telkom dengan bandwidth sebesar 12 Mbps. Komunikasi

jaringan dalam (LAN) kantor S.Parman dengan jaringan publik harus melalui

sebuah router. Router tersebut berfungsi sebagai gerbang antara jaringan pribadi

dengan jaringan publik.

Di router tersebut dilakukan fungsi – fungsi routing IP, DHCP Server,

Network Address Translation (NAT), sebagai gateway dari jaringan MPLS dan

juga berfungsi sebagai firewall. Jaringan pusat PT. TIKI JNE tidak menggunakan

firewall dengan merk dari vendor tertentu dikarenakan biaya firewall yang tinggi.

Dari router tersebut jaringan pusat PT. TIKI JNE dibagi menjadi 3

segmen jaringan dengan menggunakan 3 buah switch. Pembagian tersebut

dilakukan menurut fungsi dari masing – masing segmen. Segmen pertama

(192.168.1.0/24) adalah segmen jaringan privat dari kantor S.Parman atau

jaringan LAN. Segmen kedua (192.168.2.0/28) adalah front-end server, yaitu

server - server yang berfungsi untuk melindungi jaringan privat. Network traffic

melewati front-end terlebih dahulu sebelum memasuki jaringan. Server ini

biasanya memang disediakan untuk diakses dari jaringan publik. Sedangkan

  79

segmen ketiga (192.168.0.0/24) adalah back-end server, yaitu server – server

yang tidak terhubung secara langsung ke jaringan publik, user dan eksternal

proses. Biasanya server back-end merupakan server dengan tingkat keamanan

yang kritis, jadi hanya bisa diakses oleh pihak yang benar-benar mempunyai hak

akses.

Server – server yang ada di front-end server antara lain server

monitoring, SMTP, DNS, Web, dan GPS. Server monitoring digunakan untuk

memonitor traffic jaringan, server SMTP digunakan sebagai server untuk

pengiriman email, server DNS digunakan untuk merubah dari IP yang digunakan

di JNE menjadi nama yang lebih mudah diingat,server Web digunakan sebagai

server untuk website JNE, dan server GPS adalah server yang sempat dicoba

diimplementasikan untuk mengetahui posisi kendaraan pengiriman barang, tetapi

sekarang sudah tidak digunakan lagi.

Sedangkan server – server yang ada di back-end server antara lain Orion

Application & Server Database, Syslog & Web Cache, Mail, dan VoIP. Server

Orion adalah server aplikasi yang digunakan untuk operasional bisnis sehari-hari,

server database adalah server yang berfungsi sebagai database perusahaan, server

Syslog & Web Cache digunakan sebagai proxy server untuk menampung file-file

web yang sering diakses dan untuk menyaring alamat web yang tidak boleh

diakses, server Mail digunakan untuk menyimpan e-mail yang keluar dan masuk,

sedangkan server VoIP digunakan untuk menangani segala hal yang berkaitan

dengan VoIP seperti konektivitas, distribusi IP dan lain-lain.

  80

Tabel 3.1 Tabel IP server pada Back-End

Server Alamat IP

Orion 192.168.0.27 – 192.168.0.31/24

Mail 192.168.0.18/24

Syslog 192.168.0.9/24

Proxy / Web Cache 192.168.0.239/24

VOIP 192.168.0.248/24

FTP 192.168.0.238/24

Tabel 3.2 Tabel IP server pada Front-End

Server Alamat IP

DNS 192.168.2.5/28

Web 192.168.2.6/28

SMTP 192.168.2.2/28

Monitoring 192.168.2.3/28

Kantor pusat yang terletak di Jalan S. Parman (Jakarta) terhubung secara

langsung dengan Kantor Cabang Tomang (3, 6, 11), Kantor Cabang Intracity

(Biak), dan Kantor Cabang Perwakilan diseluruh Indonesia yang dapat dijelaskan

sebagai berikut :

1. Kantor pusat – Kantor cabang Tomang (3, 6, 11) dan Kantor cabang Biak

Jaringan pada kantor pusat ini terhubung langsung secara leased line

melalui cloud Metro Ethernet milik PT Telkom Indonesia yang disewa

penggunaannya ke tiga kantor cabang yang berada di Tomang dan kantor

cabang Biak yang ada di Roxy melalui media transmisi fiber optic dengan

  81

besar bandwidth 10Mbps. Jarak antar kantor tersebut tidak begitu jauh

sehingga transfer data menjadi cepat.

2. Kantor pusat – Kantor perwakilan seluruh Indonesia

PT. TIKI JNE memiliki 67 kantor perwakilan yang tersebar diseluruh

Indonesia. Jaringan pada kantor ini terhubung menggunakan VPN-MPLS

yang juga menyewa penggunaan infrastrukturnya ke pihak ketiga yaitu PT

Telkom dengan besar bandwidth masing – masing cabang bervariasi yaitu

64 Kbps dan 128 Kbps. Untuk berkomunikasi antar cabang digunakan

VOIP.

Setelah user terhubung melalui VPN MPLS maka selanjutnya user

dapat mengakses resource yang berada pada jaringan lokal PT. TIKI JNE.

Contohnya seperti sebagai berikut :

Aplikasi JNE Chat Room yang terletak pada IP 192.168.0.12/24

Aplikasi My Orion yang terletak pada IP 192.168.0.27/24

Web server yang terletak pada IP 192.168.2.6/28

Mail server yang terletak pada IP 192.168.0.18/24

FTP server yang terletak pada IP 192.168.0.238/24

Untuk berkomunikasi di lingkungan intranet atau antar cabang PT. TIKI

JNE menggunakan Voice over Internet Protocol (VoIP) dan melalui

program chatting internal JNE Chat Room.

Adapun beberapa perangkat keras maupun lunak yang umum digunakan

PT. TIKI JNE antara lain sebagai berikut :

  82

Perangkat Lunak

1. Aplikasi My Orion (core system integrated)

Merupakan aplikasi utama pendukung kegiatan pada PT. TIKI

JNE. Berbagai macam fungsi untuk pembuatan data entry,

report, cash register, dll. Aplikasi ini digunakan oleh seluruh

kantor cabang maupun perwakilan yang tersebar di seluruh

Indonesia

2. Microsoft Office License

Merupakan aplikasi yang standar digunakan untuk mengerjakan

perkerjaan – pekerjaan administrasi kantor. Aplikasinya antara

lain Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, dan

lain – lain.

3. Database Oracle License

Merupakan aplikasi database milik vendor Oracle yang digunakan

PT. TIKI JNE untuk mengelola database perusahaan.

4. JNE Chat Room

Merupakan aplikasi chatting yang disediakan untuk komunikas i

karyawan internal PT. TIKI JNE di seluruh Indonesia.

Perangkat Keras

1. Server Dell Power Edge SC430.

2. Router Cisco 2600 dan Maipu 8110 (kantor cabang), Mikrotik RB

1100 13 port (kantor pusat).

3. Switch 3Com 24 port.

4. VoIp Gatekeeper Server.

  83

3.3 Analisa Sistem Jaringan yang Berjalan

3.3.1 Permasalahan yang dihadapi

Sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan brand image perusahaan,

PT. TIKI JNE sebagai perusahaan yang menawarkan jasa distribusi barang yang

sedang berkembang, dalam waktu dekat bermaksud melakukan komputerisasi

agen dengan tujuan meningkatkan efisiensi waktu kerja sehingga dapat

meningkatkan kualitas pelayanan terhadap customer dan meningkatkan image

perusahaan di mata customer. Informasi ini didapatkan menurut hasil wawancara

penulis terhadap Staff IT Operation PT. TIKI JNE.

Agen sebagai mitra yang membantu perusahaan dalam proses bisinis juga

memiliki peran penting karena sebagian besar customer mengenal JNE dan

melakukan pengiriman melalui agen.

Berdasarkan analisa sistem yang sedang berjalan pada PT. TIKI JNE,

survey lapangan dan wawancara dengan Staff IT sebagai narasumber, dapat

diketahui bahwa permasalahan yang dihadapi oleh PT. TIKI JNE adalah :

1. Saat ini PT. TIKI JNE belum memiliki infrastruktur jaringan yang

menghubungkan secara langsung antara agen dengan data center

sehingga agen tidak dapat menggunakan aplikasi utama (My Orion)

yang digunakan untuk pertukaran data secara langsung ke data center

yang berada di kantor pusat (S. Parman).

2. Pengiriman data dari agen ke kantor pusat harus melalui kantor

cabang utama terdekat terlebih dahulu. Hal ini dianggap mengganggu

efisiensi perusahaan terutama dalam hal waktu yang mengakibatkan

  84

proses bisnis berjalan lambat karena penundaan (delay) dalam

pertukaran data.

3. Belum adanya jaringan komunikasi data antara agen dengan data

center mengakibatkan data pengiriman barang tidak dapat di-

tracking langsung apabila data dari agen belum dikirim ke data

center. Tracking memungkinkan customer untuk dapat mengetahui

status pengiriman barang secara real-time. Kemampuan tracking

barang ini sangat penting sebagai upaya peningkatan layanan kepada

customer.

Oleh karena itu PT. TIKI JNE membutuhkan suatu infrastruktur jaringan

yang mampu memfasilitasi agen untuk dapat mengakses aplikasi utama (My

Orion) yang digunakan untuk pertukaran data secara langsung ke data center

yang berada di kantor pusat.

3.3.2 Kebutuhan Perusahaan

Melihat permasalahan yang telah disebutkan di atas, maka PT. TIKI JNE

membutuhkan solusi sebagai berikut :

1. Memiliki sistem jaringan yang dapat diandalkan dengan biaya yang

rendah untuk diimplementasikan pada perusahaan agar agen dapat

terhubung dengan data center yang ada di kantor pusat dan

menggunakan aplikasi utama My Orion.

2. Membutuhkan jaringan yang dapat menangani permasalahan

pertukaran data, yakni pada saat proses bisnis pada agen berjalan,

karena tiap agen tidak selalu terkoneksi ke kantor pusat selama 24

  85

jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan

pengiriman data melalui aplikasi My Orion yang terdapat di kantor

pusat.

3. Membutuhkan sistem jaringan pribadi yang cepat dan aman, karena

pertukaran data sangat kritikal dalam proses bisnis perusahaan.

3.4 Solusi Pemecahan Masalah

Berdasarkan permasalahan yang di hadapi oleh PT. TIKI JNE, penulis

telah menganalisa dan mempertimbangkan solusi yang tepat untuk memenuhi

kebutuhan perusahaan tersebut. Solusi tersebut adalah membangun sebuah sistem

jaringan komputer yang cocok untuk di implementasikan pada perusahaan yaitu

menggunakan teknologi VPN dengan memperhatikan aspek – aspek sebagai

berikut :

1. Teknologi ini dipilih karena tiap Agen tidak selalu terhubung ke kantor pusat

selama 24 jam melainkan hanya dibutuhkan pada saat ingin melakukan

pengiriman data.

2. VPN yang dibuat dapat memudahkan komunikasi antara data center (kantor

pusat) dengan Agen agar lebih menghemat waktu dalam melakukan

pertukaran data.

3. PT. TIKI JNE masih memiliki IP Publik yang tidak terpakai sehingga dapat

dimanfaatkan untuk membangun jaringan VPN ini.

4. Mengingat proses bisnis PT. TIKI JNE yang real time online, segala sesuatu

yang berhubungan dengan keamanan data meliputi keutuhan dan kerahasiaan

data merupakan masalah yang kritikal. Oleh karena itu hanya user (Agen)

  86

yang dipercaya yang dapat menggunakannya. VPN memiliki fitur keamanan

tersebut.

5. Dalam segi biaya operasional, teknologi VPN lebih murah dibandingkan

teknologi lain. Banyaknya Agen yang tersebar diseluruh Indonesia

menyebabkan besarnya biaya yang harus dikeluarkan jika menggunakan

teknologi WAN lainnya seperti leased line, MPLS, dan dial-up.

Tabel 3.3 Tabel Perbandingan Biaya Implementasi WAN

Teknologi Biaya Instalasi per site Biaya per bulan per site

Leased Line Rp. 2.000.000 Rp. 9 – 12 juta*

MPLS Rp. 2.000.000 Rp. 1,3 – 3 juta*

Dial-Up Rp. 2.000.000 Rp. ± 600.000*

VPN - Rp. ± 200.000*

Keterangan :

∗ : Biaya tergantung besarnya bandwidth