83

BAB 3

ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

3.1 Riwayat Badan Pengajian dan Penerapan Teknologi

3.1.1 Sejarah Singkat Badan Pengajian dan Penerapan Teknologi

Di masa kini, peran teknologi, dan kecepatan perkembangannya menjadi faktor

penentu dalam pembangunan ekonomi setiap Negara dalam upaya meningkatkan taraf

dan kualitas hidup bangsanya. Hal ini terlihat dari fenomena terjadinya proses transisi

perekonomian dunia yang semula berbasiskan sumber daya alam (resources-based-

economy) menjadi perekonomian yang berbasiskan pengetahuan (knowledge-based-

economy). Dalam konsep ini, kemampuan suatu bangsa dapat diukur dari tingkatan

penguasaan dan pemanfaatan Iptek di dalam berbagai aspek kehidupannya. Iptek yang

erat terkait dengan inovasi dan kreativitas sumber daya manusia, akan menjadi sumber

pertumbuhan dan peningkatan daya saing ekonomi, dan di dalam prosesnya segala

sumber daya yang tersedia akan ditransformasikan menjadi sumber daya baru yang lebih

bernilai.

Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi (BPPT) adalah lembaga pemerintah

dengan tugas pokok, melaksanakan tugas kepemerintahan di bidang pengkajian dan

penerapan teknologi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang

berlaku. Tugas pokok BPPT ini ditetapkan dalam Keputusan Presiden Republik

Indonesia No. 103 Tahun 2001, Peran BPPT dapat diartikan lebih luas, yaitu dalam

pelaksanaan berbagai kegiatan yang bertujuan meningkatkan kemampuan penguasaan

dan pemanfaatan teknologi guna mendukung pembangunan industry nasional, yang pada

84

gilirannya diharapkan akan memberikan dampak dalam peningkatan kemandirian, daya

saing dan kualitas kehidupan bangsa Indonesia.

BPPT didirikan sejak tahun 1978, berdasarkan Surat Keputusan Presiden

Republlik Indonesia Nomor 25 Tahun 1978, sebagai Lembaga Pemerintah Non-

Departemen (LPND) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Presiden.

BPPT mempunyai peranan yang strategis dalam meningkatkan kemampuan teknologi

untuk mendukung pembangunan sektor produksi dan penyediaan kebutuhan dasar

manusia, sehingga mampu meningkatkan standar kehidupan bangsa, kemandirian dan

daya saing bangsa Indonesia.

Peran penting BPPT didasarkan pada Peraturan Presiden (PerPres) Nomor 11

tahun 2005 pasal 58, 59, dan 60 tentang tugas pokok. BPPT mempunyai tugas untuk

melaksanakan tugas pemerintah di bidang pengkajian dan penerapan teknologi sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Strategis

3.1.2.1 Visi

Teknologi sebagai pemacu pertumbuhan ekonomi dalam rangka kemandirian

bangsa dan peningkatan kesejahteraan rakyat.

3.1.2.2 Misi

1. Mewujudkan BPPT menjadi pusat unggulan teknologi (technology center of

excellence).

2. Mewujudkan BPPT sebagai agen pembagunan masyarakat dalam bidang teknologi.

3. Meningkatkan peran audit dan komersialisasi teknologi.

85

4. Meningkatkan daya saing dan produktivitas industri.

3.1.2.3 Tujuan Strategis

Untuk mewujudkan visi dan misinya tersebut, BPPT mengembangkan tujuan

strategis seperti dibawah ini :

1. Meningkatkan peran BPPT dalam perumusan kebijakan (teknologi) nasional,

2. Meningkatkan peran BPPT sebagai agen perubahan (masyarakat) yang berbasis

teknologi.

3. Meningkatkan peran BPPT sebagai insitusi terpercaya yang mampu memberikan

pelayanan jasa teknologi, kerjasama teknik dan pengemnagan jaringan iptek.

4. meningkatkan peran BPPT sebagai clearing house teknologi untuk penyediaan

teknologi nasional yang unggul.

5. meningkatkan kualitas SDM yang memiliki kompetensi inti, kepakaran, keterbukaan,

komitmen dan kelincahan (5K).

3.2 Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab

3.2.1 Struktur Organisasi

3.2.1.1 Struktur Organisasi Badan Pengkajian dan Penerapan

Teknologi

86

Gambar 3.1 Struktur Organisasi BPPT

BPPT

INSPEKTORAT SEKRETARIAT

UTAMA

DEPUTI

BIDANG

PENGKAJIAN

KEBIJAKAN

TEKNOLOGI

DEPUTI

TEKNOLOGI

PENGEMBANG

AN SUMBER

DAYA ALAM

DEPUTI BIDANG

TEKNOLOGI

ARGO INDUSTRI

dan

BIOTEKNOLOGI

DEPUTI

BIDANG

TEKNOLOGI

INFORMASI

ENERGI dan

MATERIAL

DEPUTI BIDANG

TEKNOLOGI

INDUSTRI

RANCANG

BANGUN dan

REKAYASA

BIRO

PERENCANAAN

PUSAT DATA,

INFORMASI dan

STANDARISASI

PUSAT

PEMBINAAN,

PENDIDIKAN dan

PELATIHAN

BIRO UMUM dan

HUBUNGAN

MASYARAKAT

BIRO KEUANGAN

BIRO SUMBER

DAYA MANUSIA

dan ORGANISASI

PUSAT

PENGKAJIAN KEBIJAKAN

INOVASI

TEKNOLOGI

PUSAT

PENGKAJIAN

KEBIJAKAN DIFUSI

TEKNOLOGI

PUSAT

PENGKAJIAN

KEBIJAKAN

PENINGKATAN

DAYA SAING

PUSAT AUDIT

TEKNOLOGI

PUSAT

TEKNOLOGI

INVENTARISASI

SUMBER DAYA

ALAM

PUSAT

TEKNOLOGI

SUMBER DAYA

MINERAL

PUSAT

TEKNOLOGI

SUMBER DAYA

LAHAN,

WILAYAH, dan

MITIGASI

BENCANA

PUSAT

TEKNOLOGI

LINGKUNGAN

PUSAT

TEKNOLOGI

PRODUKSI

PERTANIAN

PUSAT

TEKNOLOGI

ARGOINDUSTRI

PUSAT

TEKNOLOGI

BIOINDUSTRI

FARMASI dan

PUSAT TEKNOLOGI

MEDIKA

PUSAT

TEKNOLOGI

INFORMASI dan

KOMUNIKASI

PUSAT

TEKNOLOGI INDUSTRI

PROSES

PUSAT

TEKNOLOGI

PENGEMBANGAN

SUMBER DAYA

ENERGI

PUSAT

TEKNOLOGI KONVERSI dan

KONSERVASI

ENERGI

PUSAT

TEKNOLOGI

MATERIAL

PUSAT

TEKNOLOGI

INDUSTRI

MANUFAKTUR

PUSAT

TEKNOLOGI

INDUSTRI

PERTAHANAN

dan KEAMANAN

PUSAT

TEKNOLOGI

INDUSTRI

TRANSPORTASI

dan SISTEM

TRANSPORTASI

BALAI

INKUBATOR

TEKNOLOGI

BALAI

TEKNOLOGI

SURVEI

KELAUTAN

BALAI TEKNOLOGI

LINGKUNGAN

UPT HUJAN

BUATAN

BALAI

PENGKAJIAN

BIOTEKNOLOGI

BALAI BESAR TEKNOLOGI

PATI

BALAI

REKAYASA

DESAIN dan

SISTEM

TEKNOLOGI

BALAI JARINGAN

INFORMASI

IPTEK

BALAI

PENGKAJIAN

TEKNOLOGI

POLIMER

BALAI BESAR

TEKNOLOGI

ENERGI

UPT PENGEMBANG

AN SENI dan

TEKNOLOGI

KERAMIK dan

PORSELIN

BALAI

TERMODINAMI

KA MOTOR

BALAI PENGKAJIAN

DINAMIKA

PANTAI

BALAI MESIN

PERKAKAS

MESIN

PRODUKSI dan

OTOMATIS

BALAI BESAR

TEKNOLOGI

KEKUATAN

STRUKTUR

UPT

LABORATORIU

M AERO

GASDINAMIKA

dan GETARAN

BALAI BESAR

TEKNOLOGI ENERGI

87

3.2.1.2 Struktur Organisasi Fungsional Proses Lelang Pengadaan

Barang

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Fungsional

Keterangan :

a. Kepala BPPT selaku Pengguna Anggaran, mengeluarkan SK (Surat Kerja) untuk

menyerahkan kuasa pengguna anggaran kepada Deputi Bidang yang bersangkutan.

b. Deputi Bidang yang menerima SK dari Pengguna Anggaran saat ini menjadi Kuasa

Pengguna Anggaran (KPA). KPA mengangkat dan memilih Pejabat Pembuat

Komitmen (PPK) dan Panitia Pengadaan.

c. PPK bertugas membuat surat-surat kontrak dan mengawasi proses lelang.

PPK harus memenuhi peryaratan sebagai berikut:

Memiliki Integritas moral

Memiliki didiplin tinggi

Kepala BPPT

(Pengguna Anggaran)

Kuasa Pengguna

Anggaran

Pejabat Pembuat Komitmen

(PPK)

(PPK)

Panitia Pengadaan

88

Memiliki tanggng jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk

melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya

Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah

Memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan bertindak tegas dan

keteladanan dalam sikap dan perilaku serta tidak pernah terlibat KKN

d. Panitia Pengadaan harus berjumlah ganjil, minimal 3 orang. Panitia Pengadaan

tidak harus pegawai BPPT, bisa juga dari instansi pemerintahan lain (profesional)

selama berstatus sebagai pegawai negeri.

Panitia Pengadaan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Memiliki integritas moral,disiplin dan langsung tanggung jawab dalam

melaksanakan tugasnya.

Memahami keseluruhan pekerjaan yang akan diadakan.

Memahami jenis pekerjaan tertentu yang menjadi tugas panitia/pejabat pengadaan/

unit layanan pengadaan yang bersangkutan.

Memahami isi dokumen pengadaan/metode dan prosedur pengadaan berdasarkan

peraturan Persiden ini

Tidak mempunyai hubungan keluarga dengan pejabat yang mengangkat dan

menetapkan sebagai panitia/pejabat pengadaan/anggota unit layanan pengadaan

Memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang/jasa pemerintah.

3.2.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

3.2.2.1 Kepala BPPT

89

Membuat Surat Kerja untuk Deputi Bidang yang bersangkutan untuk

melaksanakan proses pengadaan barang.

3.2.2.2 Kuasa Pengguna Anggaran

Tugas Kuasa Pengguna Anggaran :

a. Memilih dan mengangkat Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan Panitia Pengadaan

yang kompeten untuk selanjutnya menyusun dan melakukan proses lelang pengadaan

barang/jasa.

b. Memastikan proses pengadaan tersebut tidak melebihi anggaran yang disediakan.

3.2.2.3 Pejabat Pembuat Komitmen

Tugas Pokok dari PPK dalam pengadaan barang/jasa adalah:

a. Menyusun peracangan pengadaan barang/jasa

b. Menetapkan paket-paket pekerjaan disertai ketentuan mengenai peningkatan

pengguna produksi dalam negeri dan peningkatan pemberian kesempatan bagi usaha

kecil termasuk koperasi kecil, sekelompok masyarakat.

c. Menetapkan dan mengesahkan harga perkiraan sendiri (HPS), jadwal, tatacara

pelaksanaan dan lokasi penadaan yang disusun oleh panitia pengadaan /pejabat

pengadaan /unit layanan pengadaan.

d. Menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan panitia/ pejabat pengadaan/ unit

layanan pengadaan sesuai kewewenangannya.

e. Menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa sesa

ketentan yang berlaku.

90

f. Menyiapkan dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan pihak penyedian

barang/jasa

g. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada pimpinan

instansinya.

h. Mengendalikan pelaksanaan perjanjian/ kontrak.

i. Menyerahkan aset hasil pengadaan barang/jasa dan aset lainnya kepada

menteri/Panglima TNI/ Kepala Polri/ Pimpinan Lembaga/ Pimpinan Keseketariatan

Lembaga Tinggi Negara/ Pimpinan Keseketariatan komisi/ Gubernur/ Bupati/

Walikota/ Dewan Gubernur BI/ Pemimpin BHMN/ Direksi BUMN/BUMD dengan

berita acara penyerahaan.

j. Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa

dimulai.

3.2.2.4 Panitia Pengadaan

Panitia lelang yang dibentuk BPPT memiliki tugas, wewenang dan tanggung

jawab sebagai berikut:

a. Menyusun jadwal dan menetakan cara pelaksanaan serta lokasi pengadaan.

b. Menyusun dan menyiapkan harga perkiraan sendiri(HPS)

c. Menyiapkan dokumen pengadaan

d. Mengumumkan pengadaan barang/jasa di surat kabar nasional dan /atau provinsi dan

/atau papan pengumuman resmi untuk penerangan umum dan diupayakan

diumumkan di website pengadaan nasional.

e. Menilai kulifikasi penyedian melalui pascakualifikasi dan prakulifikasi.

f. Melakukan evaluasi terhadap penawaran yang masuk

91

g. Mengusulkan calon pemenang

h. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada pejabat Pembuat

Komitmen dan /atau pejabat yang mengangkatnya.

i. Menandatangani pakta integritas sebelum pelaksanaan pengadaan barang/jasa

dimulai.

3.3 Sistem Yang Sedang Berjalan Saat ini

3.3.1 Proses Prakualifikasi

Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta

pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang sebelum melakukan

penawaran.

Tahapan proses prakualifikasi :

a) Pemilihan panitia pengadaan barang;

PPK memilih dan mengangkat panitia pengadaan barang yang sesuai dengan

kemampuan yang dimiliki.

b) Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan;

Panitia mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, antara lain :

Dokumen prakualifikasi

Dokumen prakualifikasi untuk calon penyedia barang berupa formulir isian yang

memuat data administrasi, keuangan, personil, peralatan dan pengalaman kerja.

Dokumen lelang umum

Dokumen lelang umum harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua

persyaratan yang diperlukan, baik administratif maupun teknis, penggunaan

92

barang dalam negeri dan preferensi harga (HPS), unsur-unsur yang dinilai, kriteria

dan tata cara evaluasi yang akan digunakan, jenis kontrak yang dipilih, syarat-

syarat umum dan khusus kontrak, serta contoh-contoh formulir yang dapat

dimengerti dan diikuti oleh calon penyedia barang.

c) Pengumuman prakualifikasi;

Panitia pengadaan membuat pengumuman lelang pengadaan barang yang

nantinya akan dimuat di media massa (surat kabar). Isi pengumuman sekurang-

kurangnya memuat :

Nama dan alamat pengguna barang yang akan mengadakan pelelangan umum;

Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan

dibeli;

Perkiraan nilai pekerjaan;

Syarat-syarat peserta lelang umum;

Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan.

d) Pengambilan dokumen prakualifikasi;

Perusahaan penyedia barang yang tertarik dapat mendaftar dengan cara

mengambil dokumen prakualifikasi yang telah disiapkan oleh panitia lalu mengisinya

dengan lengkap.

e) Pemasukan dokumen prakualifikasi;

Dokumen prakualifikasi yanbg telah diisi lalu dikembalikan kepada panitia

pengadaan barang di tempat dan waktu yang telah ditentukan.

f) Evaluasi dokumen prakualifikasi

93

Panitia mengevaluasi dokumen prakualifikasi yang telah dilengkapi oleh

penyedia barang. Penyedia barang dinyatakan lulus prakualifikasi apabila memenuhi

syarat sebagai berikut :

1. Memiliki surat izin usaha pada bidang usahanya yang dikeluarkan oleh instansi

pemerintah yang berwenang yang masih berlaku;

2. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak pengadaan;

3. Tidak dalam pengawasan pengadilan, tidak bangkrut, kegiatan usahanya tidak

sedang dihentikan, dan/atau tidak sedang menjalani sanksi pidana;

4. Telah melunasi kewajiban pajak tahun terakhir serta memiliki laporan bulanan

PPh Pasal 25 atau Pasal 21/Pasal 23 atau PPN sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan

yang lalu;

5. Selama 4 (empat) tahun terakhir pernah memiliki pengalaman menyediakan

barang baik di lingkungan pemerintah atau swasta termasuk subkontrak baik di

lingkungan pemerintah atau swasta, kecuali penyedia barang yang baru berdiri

kurang dari 3 (tiga) tahun;

6. Memiliki kinerja baik dan tidak masuk dalam daftar sanksi atau daftar hitam di

suatu instansi;

7. Memiliki kemampuan pada bidang pekerjaan yang sesuai;

8. Memiliki kemampuan menyediakan fasilitas dan peralatan serta personil yang

diperlukan untuk pelaksanaan pekerjaan;

9. Sesuai dengan nilai paket pekerjaan;

10. Tidak membuat pernyataan yang tidak benar tentang kompetensi dan

kemampuan usaha yan dimilikinya.

94

11. Memiliki alamat tetap dan jelas serta dapat dijangkau dengan pos.

g) Penetapan hasil prakualifikasi;

Penetapan hasil prakualifikasi oleh panitia pengadaan

h) Pengumuman hasil prakualifikasi;

Pengumuman hasil prakualifikasi sekurang-kurangnya memuat :

Nama dan perkiraan nilai pekerjaan serta sumber dananya.

Nama dan alat penyedia barang dan nama pengurus yang berhak menandatangani

kontrak pekerjaan untuk setiap calon penyedia barang.

Nama dan nilai paket tertinggi pangalaman pada bidang pekerjaan yang sesuai

untuk usaha kecil termasuk koperasi kecil dan subbidang pekerjaan yang sesuai

untuk bukan usaha kecil dalam kurun waktu 7 (tujuh) tahun terakhir;

Keputusan lulus tidaknya setiap calon penyedia barang/jasa.

i) Masa sanggah prakualifikasi;

Penyedia barang yang tidak lulus prakualifikasi dapat mengajukan

sanggahan/keberatan kepada pengguna barang. Apabila sanggahan terbukti benar,

maka dilakukan evaluasi dokumen prakualifikasi ulang.

j) Undangan kepada peserta yang lulus prakualifikasi;

k) Pengambilan dokumen lelang umum;

Penyedia barang yang menerima undangan dari PPK dapat mengambil

dokumen pemilihan yang telah disiapkan oleh panitia pengadaan.

l) Penjelasan;

Panitia pengadaan memberikan penjelasan kepada peserta lelang tentang :

95

1. Metode penyelenggaraan pelelangan;

2. Metode penyampaian dokumen penawaran;

3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran;

4. Acara pembukaan dokumen penawaran;

5. Metode evaluasi penawaran;

6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;

7. Jenis kontrak yang akan digunakan;

8. Ketentuan-ketentuan kontrak.

m) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya;

n) Pemasukan dokumen penawaran;

Penyedia barang memberikan dokumen penawaran baik harga dan kualitas

kepada panitia pengadaan baik secara langsung maupun melalui pos. Metode

penyampaian dokumen penawaran ini ada 3, yaitu :

1. Metode Satu Sampul

Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri

dari persyaratan administrasi, teknis dan penawaran harga yang dimasukkan ke

dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada panitia pengadaan.

Metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang yang

bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas. Sebagai contoh: pengadaan alat

tulis kantor (ATK), mobil, sepeda motor.

2. Metode Dua Sampul

Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang

persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I,

96

sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, selanjutnya

sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul (sampul penutup)

dan disampaikan kepada panitia pengadaan.

Metode dua sampul digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang

lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang,

untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya

penawaran harga. Sebagai contoh: pengadaan peralatan dan mesin yang tidak

sederhana.

3. Metode Dua Tahap

Metode dua tahap yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan

administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan

penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, yang penyampaiannya

dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.

Metode dua tahap digunakan untuk pengadaan barang dengan penguunaan

teknologi yang tinggi, kompleks dan risiko tinggi dan/atau yang mengutamakan

kriteria tercapainya kinerja tertentu dari keseluruhan sistem termasuk

pertimbangan kemudahan atau efisiensi penggunaannya dan pemeliharaan

peralatannya. Sebagai contoh: pengadaan barang-barang pembangkit tenaga listrik.

o) Pembukaan dokumen penawaran;

Proses pembukaan dokumen penawaran terdiri dari :

1. Panitia pengadaan meminta kesediaan sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil peserta

pelelangan yang hadir sebagai saksi. Apabila tidak terdapat 2 (saksi) sampai batas

waktu yang telah ditentukan, pembukaan dokumen penawaran dilakukan dengan

97

disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi di luar panitia pengadaan yang ditunjuk secara

tertulis oleh panitia pengadaan;

2. Apabila dokumen penawaran kurang dari 3 (tiga), maka pelelangan tidak dapat

dilanjutkan dan harus diulang, kemudian mengumumkan kembali dengan

mengundang calon penyedia barang yang baru;

3. Pembuatan Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) oleh panitia dan ditanda

tangani oleh panitia dan wakil peserta lelang sebagai saksi. Kemudian dibagikan

kepada wakil peserta lelang yang hadir tanpa dilampiri dokumen penawaran.

p) Evaluasi dokumen penawaran;

Ada 3 (tiga) metode evaluasi penawaran yang sudah dijelaskan di dalam

dokumen pemilihan penyedia barang, yaitu :

1. Sistem Gugur

Sistem gugur adalah evaluasi penilaian penawaran dengan memeriksa dan

membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah

ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang dengan urutan proses

evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan

kewajaran harga. Terhadap barang yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan

dinyatakan gugur.

Sistem gugur dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang.

Urutan proses penilaiannya yaitu :

a. Evaluasi Administrasi

b. Evaluasi Teknis

c. Evaluasi Harga

98

2. Sistem Nilai

Sistem nilai adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan

nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria dan nilai

yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, kemudian

membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran

peserta lainnya.

Sistem nilai digunakanuntuk pengadaan barang yang memperhitungkan

keunggulan teknis sepadan dengan harganya. Urutan proses penilaiannya yaitu :

a. Evaluasi Administrasi

b. Evaluasi Teknis dan Harga

3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis

Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis adalah evaluasi penilaian

penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang

dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan

nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satu mata uang tertentu, yang

telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, dan dibandingkan

dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta

lainnya.

Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis khususnya dilakukan untuk

pengadaan barang yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomis, harga,

biaya operasi dan pemeliharaan dalam jangka waktu operasi tertentu. Urutan

proses penilaiannya yaitu :

a. Evaluasi Administrasi

b. Evaluasi Teknis dan Harga

99

q) Penetapan pemenang;

Peserta lelang yang lulus evaluasi penawaran akan dipilih oleh panitia

pengadaan yang dianggap paling menguntungkan bagi pengguna barang dan

memenuhi semua persyaratan yang dibutuhkan. Lalu panitia mengusulkan calon

pemenang lelang tersebut kepada PPK untuk selanjutnya ditinjau kembali.

Setelah PPK menerima usulan calon pemenang lelang dari panitia pengadaan,

lalu PPK segera menetapkan pemenang lelang dengan mengeluarkan Surat Penetapan

Pemenang (SPP) serta menyampaikannya kepada panitia pengadaan

selambat=lambatnya 5 (lima) hari kerja untuk penetapan oleh pengguna barang.

r) Pengumuman pemenang;

Pengumuman lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia pengadaan

selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya Surat Penetapan Pemenang

(SPP) dari PPK.

s) Masa sanggah;

Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang

diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan tertulis, selambat-lambatnya

dalam waktu 5 (lima) hari setelah pengumuman pemenang lelang.

Sanggahan disampaikan kepada PPK yang berwenang menetapkan pemenang

disertai dengan bukti-bukti terjadinya penyimpangan.

PPK wajib memberikan jawaban sanggahan tertulis selambat-lambatnya 5

(lima) hari kerja atas sanggahan tersebut.

t) Penunjukan pemenang;

PPK mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) sebagai

pelaksana pekerjaan yang dilelangkan.

100

u) Penandatanganan kontrak.

Setelah SPPBJ dikeluarkan, PPK menyiapkan dan menandatangani kontrak

pelaksanaan pekerjaan apabila dananya telah cukup tersedia dalam dokumen

anggaran, dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari setelah

dikeluarkan SPPBJ dan setelah penyedia barang menyerahkan surat jaminan

pelaksanaan;

2. Apabila penyedia barang menolak dengan alasan yang tidak dapat diterima, maka

pengguna barang dapat membatalkan SPPBJ, mencairkan jaminan penawaran, dan

penyedia barang dikenakan sanksi dimasukkan ke dalam daftar hitam penyedia

barang;

3. Dilarang melakukan perubahan kontrak secara sepihak sampai dengan

penandatanganan kontrak;

4. Pengguna dan penyedia barang wajib memeriksa seluruh isi kontrak;

5. Banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan, yaitu :

Sekurang-kurangnya 2 (dua) kontrak asli, kontrak asli pertama untuk pengguna

barang dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh penyedia

barang, dan kontrak asli kedua untuk penyedia barang dibubuhi materai pada

bagian yang ditandatangani oleh pengguna barang.

Rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai.

101

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi

102

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi (Lanjutan)

103

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi (Lanjutan)

104

Gambar 3.3 Flowchart Proses Prakualifikasi (Lanjutan)

105

3.3.2 Proses Pascakualifikasi

Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta

pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia barang/jasa setelah memasukkan

penawaran.

Metode pelelangan umum dengan pascakualifikasi meliputi :

a) Pemilihan panitia pengadaan barang;

PPK memilih dan mengangkat panitia pengadaan barang yang sesuai dengan

kemampuan yang dimiliki.

b) Mempersiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan;

Panitia mengumpulkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan, antara lain :

Dokumen kualifikasi

Dokumen kualifikasi untuk calon penyedia barang berupa formulir isian yang

memuat data administrasi, keuangan, personil, peralatan dan pengalaman kerja.

Dokumen lelang umum

Dokumen lelang umum harus mencantumkan secara jelas dan terinci semua

persyaratan yang diperlukan, baik administratif maupun teknis, penggunaan

barang dalam negeri dan preferensi harga (HPS), unsur-unsur yang dinilai, kriteria

dan tata cara evaluasi yang akan digunakan, jenis kontrak yang dipilih, syarat-

syarat umum dan khusus kontrak, serta contoh-contoh formulir yang dapat

dimengerti dan diikuti oleh calon penyedia barang.

c) Pengumuman pelelangan umum dengan pascakualifikasi;

106

Panitia pengadaan membuat pengumuman lelang pengadaan barang yang

nantinya akan dimuat di media massa (surat kabar). Isi pengumuman sekurang-

kurangnya memuat :

Nama dan alamat pengguna barang yang akan mengadakan pelelangan umum;

Uraian singkat mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan atau barang yang akan

dibeli;

Perkiraan nilai pekerjaan;

Syarat-syarat peserta lelang umum;

Tempat, tanggal, hari, dan waktu untuk mengambil dokumen pengadaan.

d) Pengambilan dokumen kualifikasi dan lelang umum;

Perusahaan penyedia barang yang tertarik dapat mendaftar dengan cara

mengambil dokumen kualifikasi dan dokumen lelang umum yang telah disiapkan

oleh panitia.

e) Penjelasan;

Panitia pengadaan memberikan penjelasan kepada peserta lelang tentang :

1. Metode penyelenggaraan pelelangan;

2. Metode penyampaian dokumen penawaran;

3. Dokumen yang harus dilampirkan dalam dokumen penawaran;

4. Acara pembukaan dokumen penawaran;

5. Metode evaluasi penawaran;

6. Hal-hal yang menggugurkan penawaran;

7. Jenis kontrak yang akan digunakan;

107

8. Ketentuan-ketentuan kontrak.

f) Penyusunan berita acara penjelasan dokumen lelang dan perubahannya;

g) Pemasukan dokumen penawaran dan dokumen kualifikasi;

Penyedia barang memberikan dokumen kualifikasi yang sudah dilengkapi dan

dokumen penawaran baik harga dan kualitas kepada panitia pengadaan baik secara

langsung maupun melalui pos. Metode penyampaian dokumen penawaran ini ada 3,

yaitu :

1. Metode Satu Sampul

Metode satu sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang terdiri

dari persyaratan administrasi, teknis dan penawaran harga yang dimasukkan ke

dalam 1 (satu) sampul tertutup kepada panitia pengadaan.

Metode satu sampul lebih tepat digunakan untuk pengadaan barang yang

bersifat sederhana dan spesifikasi teknisnya jelas. Sebagai contoh: pengadaan alat

tulis kantor (ATK), mobil, sepeda motor.

2. Metode Dua Sampul

Metode dua sampul yaitu penyampaian dokumen penawaran yang

persyaratan administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I,

sedangkan penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, selanjutnya

sampul I dan sampul II dimasukkan ke dalam 1 (satu) sampul (sampul penutup)

dan disampaikan kepada panitia pengadaan.

Metode dua sampul digunakan dalam hal diperlukan evaluasi teknis yang

lebih mendalam terhadap penawaran yang disampaikan oleh penyedia barang,

untuk menjaga agar evaluasi teknis jangan sampai terpengaruh oleh besarnya

108

penawaran harga. Sebagai contoh: pengadaan peralatan dan mesin yang tidak

sederhana.

3. Metode Dua Tahap

Metode dua tahap yaitu penyampaian dokumen penawaran yang persyaratan

administrasi dan teknis dimasukkan dalam sampul tertutup I, sedangkan

penawaran harga dimasukkan dalam sampul tertutup II, yang penyampaiannya

dilakukan dalam 2 (dua) tahap secara terpisah dan dalam waktu yang berbeda.

Metode dua tahap digunakan untuk pengadaan barang dengan penguunaan

teknologi yang tinggi, kompleks dan risiko tinggi dan/atau yang mengutamakan

kriteria tercapainya kinerja tertentu dari keseluruhan sistem termasuk

pertimbangan kemudahan atau efisiensi penggunaannya dan pemeliharaan

peralatannya. Sebagai contoh: pengadaan barang-barang pembangkit tenaga listrik.

h) Pembukaan dokumen penawaran;

Proses pembukaan dokumen penawaran terdiri dari :

1. Panitia pengadaan meminta kesediaan sekurang-kurangnya 2 (dua) wakil peserta

pelelangan yang hadir sebagai saksi. Apabila tidak terdapat 2 (saksi) sampai batas

waktu yang telah ditentukan, pembukaan dokumen penawaran dilakukan dengan

disaksikan oleh 2 (dua) orang saksi di luar panitia pengadaan yang ditunjuk secara

tertulis oleh panitia pengadaan;

2. Apabila dokumen penawaran kurang dari 3 (tiga), maka pelelangan tidak dapat

dilanjutkan dan harus diulang, kemudian mengumumkan kembali dengan

mengundang calon penyedia barang yang baru;

109

3. Pembuatan Berita Acara Pembukaan Penawaran (BAPP) oleh panitia dan ditanda

tangani oleh panitia dan wakil peserta lelang sebagai saksi. Kemudian dibagikan

kepada wakil peserta lelang yang hadir tanpa dilampiri dokumen penawaran.

i) Evaluasi dokumen penawaran;

Ada 3 (tiga) metode evaluasi penawaran yang sudah dijelaskan di dalam

dokumen pemilihan penyedia barang, yaitu :

1. Sistem Gugur

Sistem gugur adalah evaluasi penilaian penawaran dengan memeriksa dan

membandingkan dokumen penawaran terhadap pemenuhan persyaratan yang telah

ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang dengan urutan proses

evaluasi dimulai dari penilaian persyaratan administrasi, persyaratan teknis dan

kewajaran harga. Terhadap barang yang tidak lulus penilaian pada setiap tahapan

dinyatakan gugur.

Sistem gugur dapat dilakukan untuk hampir seluruh pengadaan barang.

Urutan proses penilaiannya yaitu :

a. Evaluasi Administrasi

b. Evaluasi Teknis

c. Evaluasi Harga

2. Sistem Nilai

Sistem nilai adalah evaluasi penilaian penawaran dengan cara memberikan

nilai angka tertentu pada setiap unsur yang dinilai berdasarkan kriteria dan nilai

yang telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, kemudian

110

membandingkan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran

peserta lainnya.

Sistem nilai digunakanuntuk pengadaan barang yang memperhitungkan

keunggulan teknis sepadan dengan harganya. Urutan proses penilaiannya yaitu :

a. Evaluasi Administrasi

b. Evaluasi Teknis dan Harga

3. Sistem Penilaian Biaya Selama Umur Ekonomis

Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis adalah evaluasi penilaian

penawaran dengan cara memberikan nilai pada unsur-unsur teknis dan harga yang

dinilai menurut umur ekonomis barang yang ditawarkan berdasarkan kriteria dan

nilai unsur-unsur tersebut dikonversikan ke dalam satu mata uang tertentu, yang

telah ditetapkan dalam dokumen pemilihan penyedia barang, dan dibandingkan

dengan jumlah nilai dari setiap penawaran peserta dengan penawaran peserta

lainnya.

Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis khususnya dilakukan untuk

pengadaan barang yang memperhitungkan faktor-faktor umur ekonomis, harga,

biaya operasi dan pemeliharaan dalam jangka waktu operasi tertentu. Urutan

proses penilaiannya yaitu :

a. Evaluasi Administrasi

b. Evaluasi Teknis dan Harga

f) Evaluasi dokumen kualifikasi;

Panitia mengevaluasi dokumen kualifikasi. Penyedia barang yang tidak

memenuhi syarat kualifikasi dinyatakan gugur.

111

g) Penetapan pemenang;

Peserta lelang yang lulus evaluasi penawaran akan dipilih oleh panitia pengadaan

yang dianggap paling menguntungkan bagi pengguna barang dan memenuhi semua

persyaratan yang dibutuhkan. Lalu panitia mengusulkan calon pemenang lelang

tersebut kepada PPK untuk selanjutnya ditinjau kembali.

Setelah PPK menerima usulan calon pemenang lelang dari panitia pengadaan,

lalu PPK segera menetapkan pemenang lelang dengan mengeluarkan Surat Penetapan

Pemenang (SPP) serta menyampaikannya kepada panitia pengadaan

selambat=lambatnya 5 (lima) hari kerja untuk penetapan oleh pengguna barang.

h) Pengumuman pemenang;

Pengumuman lelang diumumkan dan diberitahukan oleh panitia pengadaan

selambat-lambatnya 2 (dua) hari kerja setelah diterimanya Surat Penetapan Pemenang

(SPP) dari PPK.

i) Masa sanggah;

Kepada peserta lelang yang berkeberatan atas penetapan pemenang lelang

diberikan kesempatan untuk mengajukan sanggahan tertulis, selambat-lambatnya

dalam waktu 5 (lima) hari setelah pengumuman pemenang lelang.

Sanggahan disampaikan kepada PPK yang berwenang menetapkan pemenang

disertai dengan bukti-bukti terjadinya penyimpangan.

PPK wajib memberikan jawaban sanggahan tertulis selambat-lambatnya 5 (lima)

hari kerja atas sanggahan tersebut.

j) Penunjukan pemenang;

PPK mengeluarkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ) sebagai

pelaksana pekerjaan yang dilelangkan.

112

k) Penandatanganan kontrak.

Setelah SPPBJ dikeluarkan, PPK menyiapkan dan menandatangani kontrak

pelaksanaan pekerjaan apabila dananya telah cukup tersedia dalam dokumen

anggaran, dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Penandatanganan kontrak dilakukan paling lambat 14 (empat belas) hari setelah

dikeluarkan SPPBJ dan setelah penyedia barang menyerahkan surat jaminan

pelaksanaan;

2. Apabila penyedia barang menolak dengan alasan yang tidak dapat diterima, maka

pengguna barang dapat membatalkan SPPBJ, mencairkan jaminan penawaran, dan

penyedia barang dikenakan sanksi dimasukkan ke dalam daftar hitam penyedia

barang;

3. Dilarang melakukan perubahan kontrak secara sepihak sampai dengan

penandatanganan kontrak;

4. Pengguna dan penyedia barang wajib memeriksa seluruh isi kontrak;

5. Banyaknya rangkap kontrak dibuat sesuai kebutuhan, yaitu :

Sekurang-kurangnya 2 (dua) kontrak asli, kontrak asli pertama untuk pengguna

barang dibubuhi materai pada bagian yang ditandatangani oleh penyedia

barang, dan kontrak asli kedua untuk penyedia barang dibubuhi materai pada

bagian yang ditandatangani oleh pengguna barang.

Rangkap kontrak lainnya tanpa dibubuhi materai.

113

Gambar 3.4 Flowchart Proses Pascakualifikasi

114

Gambar 3.4 Flowchart Proses Pascakualifikasi (Lanjutan)

115

Gambar 3.4 Flowchart Proses Pascakualifikasi (Lanjutan)

116

3.4 Analisis Kebutuhan Sistem Informasi

Informasi-informasi yang dibutuhkan oleh panitia / pejabat pengadaan barang

BPPT antara lain :

- Data-data PPK;

- Data-data panitia pengadaan barang;

- Contoh-contoh dokumen yang dapat dimengerti dan dipahami oleh calon penyedia

barang;

- Pengumuman prakualifikasi;

- Formulir isian prakualifikasi;

- Dokumen prakualifikasi;

- Data-data penyedia barang;

- Tempat dan batas waktu pemasukan dokumen prakualifikasi;

- Tanggal dikeluarkan hasil prakualifikasi;

- Pengumuman hasil prakualifikasi;

- Batas waktu untuk melakukan penyanggahan terhadap hasil prakualifikasi;

- Undangan kepada peserta lelang yang lulus prakualifikasi;

- Dokumen lelang umum;

- Tempat dan batas waktu pengambilan dokumen lelang umum;

- Tempat, tanggal, hari dan waktu pemberian penjelasan mengenai dokumen lelang

umum;

- Berita Acara Penjelasan (BAP);

- Tempat dan batas waktu pemasukan dokumen penawaran;

- Alamat tujuan pengiriman dokumen penawaran;

- Dokumen penawaran;

117

- Tempat, tanggal, hari dan waktu pembukaan dokumen penawaran;

- Surat Penetapan Pemenang (SPP);

- Tempat, tanggal, hari dan waktu pengumuman pemenang;

- Batas waktu untuk melakukan penyanggahan terhadap hasil pemenang lelang;

- Surat Penunjukkan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ);

- Kontrak;

- Tanggal penandatanganan kontrak;

- Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK);

- Tanggal penandatanganan Surat Perintah Mulai Kerja.

3.5 Permasalahan yang Dihadapi

Selama ini jika di lingkungan BPPT sedang diadakan lelang proyek pengadaan

barang, maka BPPT akan menerbitkan pengumuman adanya lelang proyek pengadaan

barang melalui media massa koran. Diharapkan dengan diiklankannya lelang proyek

pengadaan barang melalui koran maka pengumuman tersebut dapat menjangkau wilayah

yang lenih luas secara nasional.

Namun metode ini seringkali menimbulkan masalah dalam proses selanjutnya

pada lelang proyek pengadaan barang tersebut. Masalah yang sering dihadapi adalah

adanya ketidak sesuaian pelaksanaan proyek dengan Kerangka Acuan Kerja. Terutama

yang berkaitan dengan jadwal pelaksanaan lelang yang sering tertunda yang diakibatkan

oleh berbagai hal. Berikut ini adalah permasalahan yang dialami oleh BPPT dalam

preoses lelang proyek pengadaan barang :

1. Missed Information

118

Seringkali pengumuman proyek pengadaan barang atau jasa hari ini tidak

dibaca oleh calon peserta yang mungkin kompeten untuk mengerjakan proyek.lelang

yang sedang diadakan oleh BPPT tersebut. Karena koran memiliki permasalahan

yang sangat mendasar, yaitu Koran tidak dapat mengumumkan pengumuman lelang

secara terus menerus atau continue setiap hari. Apabila pengumuman lelang proyek

pengadaan barang akan diulangi lagi karena peserta yang akan mengikuti lelang

kurang, maka perusahaan harus mengumumkan kembali pengumuman yang sama

tersebut melalui koran dan perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk biaya

iklan koran sehungga menjadi boros dan tidak efektif.

2. Detail pengumuman kurang lengkap

Koran kurang mampu menampilkan pengumuman lelang proyek pengadaan

barang yang diadakan BPPT lebih detail karena biasanya ruang iklan di koran

terbatas.

3. Kurangnya informasi mengenai pekerjaan dan persyaratan lelang proyek

pengadaan barang untuk calon peserta lelang.

Informasi mengenai seluk beluk pekerjaan dan persyaratan yang harus dipenuhi

seringkali tidak dipahami dengan jelas oleh pihak calon peserta lelang, biasanya calon

peserta lelang harus dating langsung ke kantor BPPT untuk mendapatkan informasi

yang dibutuhkan.

4. Adanya kesulitan dalam melakukan pengecekan proses lelang.

Saat ini umtuk mengecek rekanan atau peserta lelang apakah mereka masih

masuk dalam daftar hitam rekanan masih dilakukan secara manual sehingga

memperlambat proses lelang proyek pengadaan barang.

119

3.6 Usulan Pemecahan Masalah

Berdasarkan analisis dari permasalahan yang dihadapi saat ini pada sistem

pengadaan barang pada BPPT maka dapat diusulkan beberapa pemecahan masalah

antara lain :

1. Merancang suatu sistem basis data pengadaan barang.

2. Membuat model aplikasi yang dapat membantu proses pengadaan barang.

3. Menjadikan web sebagai media untuk mendukung aplikasi tersebut.

Pada sistem tersebut diharapkan dapat berguna dalam membantu panitia dan

penyedia barang untuk melakukan proses pengadaan barang yang lebih praktis dan

efisien.