PROYEK DAN MANAJEMEN FUNGSIONAL

• Perkembangan Ilmu dan Teknologi• Pembangunan proyek yang canggih dan kompleks• Keterlibatan sumberdaya yang besar (tenaga manusia,

material dan dana)• Peningkatan kebutuhan alat-alat produksi, barang

konsumsi dan jasa• Pembangunan fasilitas seperti instalasi produksi,

manufaktur, sistem transportasi, sarana komunikasi dan rekreasi.

• Manajemen proyek diperlukan untuk mengelola sumber daya efektif dan efisien untuk meningkatkan daya guna dan hasil guna sumber daya dalam pembangunan proyek

KONSEP DAN PEMIKIRAN MANAJEMEN A. Manajemen klasik atau Manajemen Fungsional

Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumberdaya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan

Yang dimaksudkan dengan proses ialah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan yang sistematis. Sedang sumberdaya perusahaan terdiri dari tenaga, keahlian, peralatan, dana, dan informasi.

Fungsi manajemen menurut pengertian diatas dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut.

• Merencanakan, merencanakan berarti memilih dan menentukan langkah langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.

• Mengorganisir, mengorganisir dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang berhubungan dengan cara bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumberdaya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.

• Memimpin, kepemimpinan adalah aspek yang penting dalam mengelola suatu usaha, yaitu mengarahkan dan mempengaruhi sumberdaya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.

• Mengendalikan, mengendalikan adalah menuntun, dalam arti memantau , mengkaji, dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan. Jadi dalam fungsi ini, hasil-hasil pelaksanaan kegiatan selalu diukur dan dibandingkan dengan rencana. Oleh karena, umumnya telah dibuat tolak ukur, seperti anggaran, standar mutu, jadwal penyelesaian pekerjaan, dan lain-lain.

• Staffing, staffing meliputi pengadaan tenaga, jumlah maupun kualifikasi yang diperlukan bagi pelaksanaan kegiatan, termasuk perekrutan (recruiting), pelatihan dan penyeleksian untuk menempati posisi-posisi dalam organisasi.

Prinsip Manajemen klasik

• Departementalisasi dan SpesialisasiMembagi atau mengelompokkan kegiatan sejenis ke dalam satu wadah atau departemen. Struktur organisasi disusun berdasarkan fungsi yang sejenis, produk yang semacam atau lokasi teritorial. Tenaga spesialis yang dilatih dan berpengalaman dipersiapkan pada masing-masing departemen. Contoh: bidang manufakktur : sistem asembly line (lini perakitan).

• Struktur Piramida Organisasi disusun menurut struktur piramida vertikal yang berfungsi sebagai kesatuan yang terpadu. Makin tinggi posisi, makin besar wewenan untuk mengambil keputusan.

• Otoritas dan rantai komando Pola otoritas (wewenang) mengikuti komando vertikal, mengalir dari jenjang teratas sampai urutan terbawah.

• • Pengambilan Keputusan dan Disiplin Dalam hal pengambilan keputusan,

titik berat diarahkan untuk membina pejabat eksekutif agar dapat diserahi tanggung dalam mengambil keputusan.

• Lini dan staf Struktur organisasi manajemen klasik membedakan lini dan staf. Pejabat lini membuat keputusan-keputusan sesuai dengan wewenangnya, sedangkan anggota staf memberikan nasehat hasil dari pemikiran dan pengalamannya. Staf berurusan dengan kegiatan yang bersifat keahlian atau spesialisasi.

• Hubungan Atasan-Bawahan. Dengan pembagian otoritas yang berjenjang dan jalur pelaporan satu arah, maka hal ini bearti keberhasilan kegiatan tergantung pada hubungan antara atasan dengan bawahan.

• Arus Kegiatan horisontal. Hubungan yang membuka arus kegiatan horisontal dalam manajemen klasik terselenggara dalam berbagai bentuk, seperti rapat koordinasi antar departemen, pembentukan komite dan panitia untuk membicarakan dan membagi pekerjaan yang sifatnya memerlukan koordinasi yang intensif, jadi dalam hal ini tidak dalam bentuk institusi resmi dalam struktur organisasi

• Kriteria Keberhasilan dan Tujuan Tunggal. Manajemen klasik cenderung memberikan tekanan pada tujuan tunggal, misalnya keuntungan perusahaan. Faktor lain yang perlu diperhatikan kelestarian lingkungan, keiikutsertaan masyarakat sebagai tenaga kerja lokal dan memasok material lokal.

PERILAKU PROYEK DAN PENGELOLAAN YANG DITUNTUTNYA

A. Jenis dan Intensitas Kegiatan Cepat Berubah dalam Kurun Waktu yang Relatif Pendek. Jenis dan intensitas kegiatan mengalami perubahan yang cepat yang dimulai dari tahap konseptual, tahap definisi dan tahap implementasi fisik. Perencanaan penyediaan sumber daya maupun prosedur pemakaiannya mengikuti naik turunnya intensitas dan perubahan kegiatan dengan tepat.

B. Sifat Kegiatan yang Nonrutin dengan Sasaran Jelas dan waktu Terbatas sehingga membutuhkan analisis yang matang dan keputusan yang tepat dalam waktu terbatas.

C. Sifat Kegiatan yang Bermacam-macam serta Meliputi Berbagai Keahlian.

Macam kegiatan proyek beraneka ragam mulai dari pengkajian aspek ekonomi, masalah dampak lingkungan, desain engineering, pembelian, manufaktur (konstruksi) sampai pada inpeksi dan uji coba produk, gedung, atau instalasi yang selesai dibangun. Masing-masing kegaitan memerlukan tenaga ahli atau keahlian dari setiap disiplin ilmu yang bersangkutan.

Penggunaan bersama (share) sumber daya atau tenaga ahli oleh beberapa proyek dari departemen fungsional dengan membuka arus kegiatan horiontal.

D. Bersifat Multikompleks

kompleksitas suatu proyek, disamping ditandai oleh banyaknya jenis dan jumlah kegiatan, juga ditandai oleh jumlah hubungan ke dalam dan ke luar dari organisasi-organisasi peserta proyek. Hubungan kedalam adalah hubungan dengan departemen fungsional, mulai dari personalia, pemasaran, hubungan masyarakat sampai pada engineering, manufaktur dan logistik.

E. Kegiatan Berlangsung Sekali Lewat dengan Kadar Risiko Tinggi

F. Peserta Mempunyai Multisasaran yang seringkali Berbeda

Beberapa perilaku dan fenomena kegiatan proyek dan pengelolaan yang diperlukan

a. Bersifat dinamis intensitas dan jenis kegiatan berubah dalam waktu relatif pendek

- Cepat tanggap atas adanya perubahan- Metode pemantauan dan pengendalian harus sensitif- Perencanaan dan pengendalaian terpadu

b. Nonrutin, belum dikenal, tetapi sasaran telah

digariskan dengan jelas dalam waktu terbatas

- Perhatian khusus oleh tim yang berdedikasi dibawah pimpro

c. Kegiatan bermacam ragam meliputi

bermacam keahlian dan keterampilan

- Agar pemakaian sumber daya efisien dari segi perusahaan, perlu pemakaian bersama (share), digunakan organisasi matriks

d. Bersifat multikompleks. Melibatkan banyak

peserta dari luar maupun dari dalam organisasi

- Penanggung jawab tunggal, penekanan pada koordiansi dan integrasi, pendekatan sistem dalam implementasi

e. Kegiatan berlangsung sekali lewat, dengan

resiko relatif tinggi

- Pengkajian dilakukan tahap demi tahap, digunakan analisis sistem dalam perencanaan

f. Pelaksanaan kegiatan oleh banyak pihak,

bidang atau organisasi

- Untuk memperkecil hambatan birokrasi diciptakan arus kegiatan dan komunikasi horisontal

g. Organisasi peserta proyek sering mempunyai sasaran yang sama dan berbeda pada waktu yang bersamaan

-Bersifat joint venture- Pendekatan manajemen sistem

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpindan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaranjangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh manajemen proyekmenggunakan pendekatan sistem dan hirarki (arus kegiatan) vertikalmaupun horisontal”Manajemen proyek mengandung hal-hal pokok:a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fugsinya,

yaitu, merencanakan, mengorganisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan yang berupa manusia, dana dan material

b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah digariskan secara spesifik. Ini memerlukan teknik dan metode pengelolaan yang khusus, terutama aspek perencanaan dan pengendalian

c. Memakai pendekatan sistem (system approach management)d. Mempunyai hirarki (arus kegiatan) horisontal disamping hirarki

vertikal

A. Wawasan Proyek versus FungsionalWawasan Proyek (Manajemen Proyek)

• Hirarki lini-staf serta wewenang dan tanggung jawabnya tetap ada sebagai fungsi penunjang

• Manajer ke spesialis, kelompok dengan kelompok• Unsur rantai hubungan vertikal dan horizontal

Wawasan Fungsional (Manajemen Klasik)• Fungsi lini mempunyak tanggung jawab tunggal untuk

mencapai sasaran• Merupakan dasar hubungan pokok dalam struktur

organisasi• Kegiatan utama organisasi dilakukan menurut hirarki

vertikal

B. Teknik dan Metode yang Bercorak KhususBeberapa teknik dan metode yang spesifik untuk menangani kegiatanproyek yang sampai derajat tertentu membedakannya dari manajemenklasik, diantaranya adalah seperti diuraikan berikut ini.1. Merencanakan

Pada aspek perencanaan, baik manajemen proyek maupun klasik keduanya mengikuti hirarki perencanaan (sasaran-objektif-strategi-operasional). Namun pada tahap operasional, manajemen proyek perlu didukung oleh suatu metode perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan kegiatan maupun penggunaan sumber daya bagi kegiatan-kegiatan tersebut, agar proyek dapat diselesaikan secepatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin. Metode dan teknik yang dmaksud adalah:Analisis jaringan kerja, seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Teknik Pengkajian dan Telaah Proyek (PERT) dan Metode Preseden Diagram (PDM) horisontal.

Metode penyusunan perkiraan biaya proyek, dilakukan dengan bertahap, sesuai dengan keperluan dan informasi yang tersedia pada waktu yang bersangkutan, yang dikenal dengan perkiraan biaya pendahuluan (preliminary cost estimate), perkiraan biaya biaya definitif (definitive cost estimate)

2. MengorganisirDibuat susuan organisasi yang memacu terselenggaranya arus kegiatan horisontal maupun vertikal, dengan tujuan dicapainya penggunaan sumber daya secara optimal. Untuk ini diusahakan penyusunan dilakukan dengan menggunakan susunan organisasi matriks. Dalam pada itu diperkenalkan susunan rincian lingkup kerja yang mempertemukan pelaksana dengan paket yang hendak dikerjakan. Satu catatan khusus mengenai arus horisontal , yaitu, dasar pemikiran ini dimaksudkan untuk memperlancar proses pelaksanaan pekerjaan yang sering kali melibatkan sejumlah organisasi peserta proyek diluar dan didalam perusahaan.

Yang dimaksud dengan arus horisontal adalah pengelola proyek – dalam hal ini para manajer, tenaga ahli, pengawas dan lain-lain yang berhubungan dengan kegiatan pelaksanaan proyek – yang dalam rangka melakukan tugasnya, membuka hubungan atau komunikasi satu dengan yang lain agar arus kegiatan dapat mengalir secara horisontal. Ini dapat merupakan individu atau kelompok (tim), antara tim inti proyek dengan departemen fungsional didalam organisasi perusahaan , ataupun dengan organisasi dan bagian organisasi diluar perusahaan. Dengan adanya adanya arus kegiatan horisontal diharapkan pihak-pihak yang bersangkutan dapat membicarakan dan merundingkan langsung secara kontinyu masalah yang dihadapi, termasuk tindaklanjut yang diperlukan demi keberhasilan pelaksanaan tugas-tugas yang diserahkan kepada mereka.

3. Memimpin Pimpinan tunggal dari kelompok dan bagian organisasi yang diserahi tugas khusus (proyek). Jadi memimpin tim dalam bentuk koordinasi dan integrasi yang arus kerjanya vertikal dan horisontal menyilang lini/struktur fungsional yang telah “ada” sebelumnya. Pada umumnya digunakan gaya kepemimpinan yang mengarah ke partisipasi meskipun dalam beberapa situasi digunakan gaya orientasi ke tugas. Untuk melengkapi atau menambah otoritas resmi pimpro yang umumnya dianggap kurang dibanding tanggung jawabnya, maka harus dikembangkan expert power dan referent power.

4. MengendalikanDalam kegiatan proyek, diperlukan adanya keterpaduan antara perencanaan dan pengendalian yang relatif lebih erat dibanding dalam kegiatan yang bersifat rutin. Untuk itu perlu digunakan metode yang sensitif, artinya dapat mengungkapkan atau mendeteksi penyimpangan sedinii mungkin. Metode yang dimaksud, misalnya, konsep earned value.

5. Menggunakan Pendekatan Sistem

Pendekatan ini menekankan bahwa proyek adalah bagian dari siklus

sistem yang lengkap. Dengan demikian penangannya hendaknya mengikuti metodelogi sistem. Misalnya pada tahap konseptual dan PP/ Definisi dipakai analisis sitem sebagai sarana dalam mengambil keputusan. Untuk mewujudkan gagasan menjadi kenyataan fisik dipakai engineering sistem, sedangkan pada tahap implementasi dipakai manajemen sistem. Manajemen ditandai upaya mencapai keberhasilan total sistem, upaya optimasi keluaran (output) sistem (perusahaan) –bukan subsitem seperti departemen logistik, departemen keuangan, manufaktur, atau yang lain-lainnya

Karena sifat dan perilaku kegiatan berbeda dengan kegiatan operasional rutin, maka penerapan 5 fungsi tersebut memerlukan penyesuaian seperti digunakannya pendekatan-pendekatan teknik serta metode yang disebut diatas (C).

C.Evolusi Manajemen Proyek

Perumusan dan pelaksanaan manajemen proyek tidak langsung selengkap dan secanggih seperti apa yang dikenal dewasa ini, tetapi mengalami pertumbuhan setapak demi setapak. Suatu penelitian perihal perkembangan manajemen proyek telah dilakukan oleh Keith Davis terhadap berbagai perusahaan. Ia mempelajari bermacam organisasi yang oleh perusahaan bersangkutan diberi nama sebagai organisasi manajemen proyek. Dari penelitiannya, ia mengidentifikasi dua macam organisasi sebagai berikut.

Ekspeditor Proyek

Ekspeditor proyek tidak melaksanakan fungsi manajer, tetapi

mengerjakan dua fungsi pokok:• Sebagai “ekspeditor” pekerjaan• Sebagai pusat komunikasi

Ia menjelaskan “bahasa” dan konsep teknik yang kompleks menjadi

parameter yang perlu diketahui oleh pimpinan, misalnya biaya atau

jadwal, harga barang, dan situasi umum yang berhubungan

dengan proyek. Sebagai pusat komunikasi, ekspeditor proyek siap

menjawab pertanyaan dan memberi info kemajuan proyek dan

masalah lain kepada mereka yang berkepentingan.

.

• KOORDINATOR PROYEK

Koordinator proyek adalah pimpinan staf dan mempunyai kebebasan untuk bertindak dan bertanggung jawab atas tindakannya. Koordinator proyek melaksanakan kepemimpinannya melalui prosedur dan bukan otoritas lini.

• KONFEDERASI PROYEK

Mempunyai fungsi manajemen seperti merencanakan, mengorganisir, memimpin, melakukan motivasi dan mengendalikan kegiatan proyek termasuk juga pekerjaan ekspeditor dan koordinator tapi belum memiliki otoritas lini secara penuh.

• MANAJER PROYEK

Manajer proyek mempunyai wewenang penuh untuk memimpin penyelenggaraan proyek. Manajer proyek memiliki jalur kontak yang luas ke pemimpin perusahaan , kontraktor, rekanan, subkontrak dan lain-lain.

D. Kapan Manajemen Proyek Digunakan

sampai sejauh ini telah dibahas konsep manajemen proyek dan kaitannya dengan manajemen klasik yang dijumpai pada perusahaan-perusahaan yang menangani kegiatan operasional secara rutin. Sedangkan untuk kegiatan proyek, diperkenalkan konsep manajemen proyek. Dalam hubungan ini D.I. Cleland dan WR.King berpendapat lebih jauh, yaitu menyarankan agar dipertimbangkan untuk menggunakan manajemen proyek bila menghadapi situasi berikut.

* Menyangkut Reputasi Perusahaan Bila keberhasilan atau pelaksanaan (implementasi) suatu kegiatan berpengaruh besar terhadap reputasi perusahaan, maka dianjurkan untuk menggunakan manajemen proyek. Hal ini karena pendekatan ini memungkinkan mobilisasi tenaga dan sumber daya lain secara efektif.

• Derajat Keterkaitan dan Ketergantungan yang Amat Besar

Bila tujuan usaha harus dicapai dengan melaksanakan tugas-tugas yang memerlukan kerjasam erat dari berbagai bidang internal maupun eksternal organisasi, maka akan terasa perlunya arus horisontal dan penanggung jawab tunggal yang merupakan unsur penting manjemen proyek.

• Besarnya Ukuran Kegiatan (usaha)

Bilamana volume kegiatan suborganisasi secara substansial melebihi beban normal pada kurun waktu tertentu sehingga untuk melaksanakannya memerlukan tambahan sumber daya, maka pendekatan pengelolaan dengan manajemen proyek berguna untuk dipertimbangkan dengan tujuan agar penggunaan sumberdaya dapat efektif dan efisien dipandang dari segi perusahaan secara menyeluruh.

Keadaan tidak hanya dijumpai pada kegiatan proyek (yang secara definisi berlangsung dalam waktu yang relatif singkat) tetapi juga pada kegiatan-kegiatan lain, misalnya program swasembada pangan, keluarga berencana, pengentasan kemiskinan, dan lain-lain yang berlangsung bertahun-tahun dalam jangka panjang

Problem

1. Dari dahulu telah dikenal adanya proyek yang besar dan kompleks seperti pembangunan candi, piramid, dan istana sehingga penanganannya bukan merupakan hal yang baru. Apakah perbedaannya dengan zaman sekarang sehingga perlu dicari pendekatan pengelolaan yang mendorong timbulnya ilmu manajemen proyek ?

2. Kegiatan proyek (E-MK) bertujuan mewujudkan gagasan menjadi bentuk fisik, seperti fasilitas produksi atau produk baru. Sedangkan kegiatan operasi bermaksud mendayagunakan fasilitas atau produk hasil proyek. Dengan latar belakang demikian, identifikasikan perbedaan penekanan terhaadap berbagai aspek pengelolaan yang diperlukan.

Problem

3. Manajemen klasik (tradisional) dianggap kurang efektif menanggapi kegiatan proyek. Mengapa demikian? Dalam hal-hal apa kekkurangan tersebut terlihat jelas.

4. Konsep manajemen proyek tersusun setelah pemikiran-pemikiran manajemen terdahulu diterapkan dalam pengelolaan berbagai kegiatan. Berikan contoh masukan pemikiran-pemikiran terdahulu yang dominan terhadap manajemen proyek dan jelaskan sejauh mana pengaruhnya.