9

BAB 2

LANDASAN TEORI

Pada bab ini dijelaskan mengenai bahan-bahan serta teori-teori pendukung

penelitian. Setiap teori yang ada pada bab ini digunakan sebagai acuan dalam

melakukan analisa dan pengembangan sistem untuk menjawab permasalahan yang

telah disebutkan pada bab 1.

2.1 Data, Information, and Knowledge

Data adalah fakta atau konten yang dapat diamati dan diverifikasi langsung

(Dalkir, 2011, p. 9).

Data adalah fakta, pengamatan, atau persepsi yang mungkin benar atau tidak

benar (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 17).

Menurut Schneider Kurt dalam buku berjudul Experience and Knowledge

Management in Software Engineering, terdapat empat jenis data (Kurt, 2009, p. 11):

1) Primary data, merupakan jenis data yang sering kita sebut dengan panggilan

data itu sendiri, yaitu konten dari dokumen atau database, pesan yang

ditransfer melalui jaringan atau sensor pembaca,

2) Metadata, merupakan jenis data yang mendeskripsikan format, versi, status

atau informasi lainnya dari data, atau dapat juga disebut sebagai data dari data,

3) Operative data, merupakan jenis data yang merupakan subtype dari metadata

yang mendeskripsikan bagamana data digunakan, dan

4) Derivative data, merupakan jenis data yang berasal dari ketiga jenis data

diatas, digunakan untuk penyortiran, pengorganisiran, atau pencarian pola

(patterns) dari ketiga jenis data tersebut.

Informasi merupakan konten yang mewakili data yang telah dianalisa (Dalkir,

2011, p. 9).

Informasi adalah bagian dari data yang memiliki hubungan dengan konteks,

relevansi, dan tujuan. Informasi biasanya melibatkan manipulasi data mentah untuk

mendapatkan indikasi yang lebih bermakna dari tren atau pola yang ada dalam data

(Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 18).

10

Data harus mengikuti syntactical rules, sedangkan informasi melebihi data

dengan cara menambahkan arti pada data tersebut. Data yang berbeda dapat memiliki

arti yang sama, dan sebaliknya data yang sama dapat memiliki arti yang berbeda

tergantung pada penafsirannya. Tapi karena informasi terdiri dari data dan makna,

data yang berbeda tidak akan pernah memiliki informasi yang sama (Kurt, 2009, p.

11).

Knowledge merupakan gabungan dari pengalaman, nilai, informasi

kontekstual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu

lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru

dengan informasi (Indriany). Menurut Oxford English Dictionary, knowledge adalah

fakta, informasi, dan keterampilan yang diperoleh melalui pengalaman atau

pendidikan (Zarman, 2012, p. 10).

Berbeda dengan data dan informasi, sebuah knowledge erat kaitannya dengan

konteks yang menentukan relevansi sebuah informasi terhadap situasi atau kondisi

tertentu (Kurt, 2009, p. 12).

Menurut Irma Becerra-Fernandez dalam bukunya yang berjudul Knowledge

Management: System and Processes, knowledge tidak jauh dari data dan informasi

walaupun ketiganya dapat dipertukarkan dalam penggunaannya (Irma Bacerra-

Fernandez, 2010, pp. 21-22) seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2.1 Relation of

data, information and knowledge.

Relation of data, information, and knowledge Gambar 2.1

Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 22)

11

Pada gambar diatas, digambarkan bahwa knowledge merujuk kepada informasi

yang mengandung actions dan decisions. Knowledge memiliki keterikatan antara

data dan informasi dimana knowledge didefiniskan sebagai data dan informasi yang

digabung dengan kemampuan, intuisi, pengalaman, gagasan, motivasi dari sumber

yang kompeten. Knowledge sebagai level tertinggi dari data dan informasi, dapat

merujuk pada suatu informasi yang memilih arah, aksi, dan membuat keputusan,

dimana aksi dan keputusan menjadi poin penting dalam sebuah knowledge yang

dirujuk dari sebuah informasi (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 18).

2.1.1 Jenis-Jenis Knowledge

Knowledge dapat diklasifikasikan dalam beberapa jenis berdasarkan beberapa

kriteria pengelompokan, seperti pengelompokan berdasarkan individual, social,

causal, conditional, pragmatic, embodied, encoded, dan procedural. Perlu untuk

mengetahui dan memahami jenis-jenis knowledge karena setiap jenis dari knowledge

memerlukan penangan yang berbeda sesuai dengan jenis knowledge-nya.

2.1.1.1 General and Specific Knowledge

Pengelompokan general and specific knowledge adalah pengelompokan

pengetahuan yang fokus pada apakah pengetahuan tersebut dimiliki secara umum

atau spesifik. Pengetahuan umum adalah jenis pengetahuan yang dimiliki oleh

sebagian besar individu dalam suatu kelompok masyarakat sehingga dapat dengan

mudah ditransferkan kepada seluruh anggota individu dalam kelompok tersebut.

Sebagai contohnya adalah pengetahuan tentang pertandingan sepak bola, dimana

semua pemain dan penikmat sepak bola telah sama-sama mengetahui bahwa

pertandingan dilakukan sebelas lawan sebelas orang di dalam lapangan, namun

jumlah pemain akan berubah apabila ditemukan pelanggaran yang mengakibatkan

kartu merah dan pemain yang terkena kartu merah tersebut harus keluar dari

pertandingan.

Sedangkan pengetahuan spesifik adalah pengetahuan yang hanya dimiliki oleh

individu dalam jumlah yang cukup terbatas dan pengetahuan tersebut sulit untuk

disalurkan kepada individu lain yang tidak memiliki kemampuan untuk memahami

pengetahuan tersebut. Contohnya adalah seorang pelatih sepak bola professional,

akan melihat strategi pertandingan sepak bola berbeda dengan apa yang dilihat oleh

para penikmat sepak bola. Beberapa penikmat sepak bola mungkin mengetahui hal

12

ini, namun tidak secara keseluruhan, sehingga pengetahuan seperti ini disebut

sebagai pengetahuan yang spesifik (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, pp. 26-27).

2.1.1.2 Tacit and Explicit Knowledge

Pengelompokan knowledge lainnya adalah Tacit Knowledge dan Explicit

Knowledge. Jenis knowledge ini merupakan jenis pengetahuan yang paling sering

dibahas pada berbagai mata kuliah Informations System.

Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah dapat diungkapkan dalam

bentuk kata-kata, angka, data, spesifikasi, manual, gambar, audio, video casette,

program komputer, paten, dan jenis lainnya yang dapat dilihat langsung dan

dimengerti. Contohnya adalah cara mengoperasikan komputer dapat dipelajari dari

manual pengoperasian komputer atau dari berbagai buku lain mengenai

pengoperasian dasar komputer.

Sedangkan tacit knowledge merupakan pengetahuan yang berhubungan dengan

wawasan, intuisi dan firasat. Tacit knowledge sulit untuk diungkapkan dan

dirumuskan, sehingga sulit untuk dibagikan dan diajarkan kepada orang lain.

Pengetahuan jenis ini lebih melekat kepada kepribadian seseorang karena didapat

dari pengalaman dan kegiatan individu tersebut (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, pp.

25-26).

Contoh-contoh tacit knowledge adalah (Fowler, 2015):

1) How to speak a language

Aturan bahasa sulit untuk didokumentasikan, sehingga belajar untuk

menggunakan bahasa tidak dapat hanya dengan bermodalkan pemahaman,

namun juga praktek dalam menggunakan bahasa dalam waktu yang cukup

lama.

2) Innovation

Inovasi adalah sebuah keterampilan yang sulit dipahami. Beberapa orang

berjuang untuk menemukan inovasi dalam waktu yang cukup lama, namun

sebagian orang dapat menemukan inovasi dalam waktu yang cukup singkat.

3) Leadership

Kepemimpinan adalah keterampilan sosial yang cukup kompleks. Tidak

ada proses atau pelatihan yang dapat menjamin seseorang menjadi seorang

pemimpin, karena kepemimpinan berasal dari pengalaman, bukan pelatihan.

13

4) Aestheticsense

Estetika menjelaskan mengapa budaya dan seni menarik. Namun estetika

sulit dijelaskan secara verbal, bahkan mustahil untuk mengajarkan rasa estetika

tersebut kepada orang lain.

5) Sales

Keahlian penjualan merupakan keahlian sosial lain yang cukup kompleks

dan sulit untuk diajarkan. Penjualan sering disebut sebagai keahlian alami,

karena sulit untuk ditransferkan kepada orang lain.

6) Body language

Bahasa tubuh merupakan bahasa yang penting dalam komunikasi, namun

sulit untuk diajarkan.

7) Intuition

Intuisi adalah kemampuan untuk memahami hal-hal tanpa menggunakan

logika. Intuisi menjadi salah satu faktor penting dalam inovasi dan

pengambilan keputusan.

8) Humor

Sulit untuk menjelaskan kenapa sesuatu menjadi lucu. Selain sulit untuk

mengajarkannya, humor juga membutuhkan waktu yang tepat sehingga dapat

dikatakan lucu.

9) Snow boarding

Snow boarding adalah pengetahuan yang membutuhkan koordinasi fisik.

Contoh lainnya adalah kegiatan bersepeda, membutuhkan koordinasi fisik yang

hanya dapat dipahami oleh orang-orang yang dapat mengendarai sepeda.

10) Emotional Intelligence

Kecerdasan emosional adalah kemampuan untuk membaca dan

menggunakan emosi untuk mempengaruhi hasil. Hal ini sulit untuk diajarkan

ataupun diekspresikan kepada orang lain.

2.1.2 Lokasi dari Knowledge

Knowledge berada di beberapa lokasi atau tempat berbeda seperti pada manusia

(individu atau kelompok), artefak (praktek, teknologi, repository) dan identitas (unit

organisasi, organisasi dan jaringan antar organisasi).

14

The Reservoirs of knowledge Gambar 2.2

Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 33)

Berdasarkan gambar 2.2 diatas, dapat kita lihat perbedaan dan tingkatan dari

setiap knowledge berdasarkan lokasi letak knowledge tersebut. Setiap lokasi

knowledge memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing, sehingga dengan

mengetahui tujuan dan aspek yang dikomunikasikan, setiap kelemahan dapat

diperbaiki dan kelebihan dapat ditingkatkan (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 33).

2.1.2.1 Knowledge in People

Knowledge in people adalah pengetahuan yang dimiliki, baik di tingkat

individu atau dalam kelompok. Dalam beberapa kasus, pengetahuan yang ada dalam

sebuah perusahaan pada umumnya dimiliki oleh setiap individu. Inilah sebabnya

kenapa perusahaan selalu mencari cara untuk mempertahankan pengetahuan tersebut

tidak hilang karena individu tersebut pindah kerja, pensiun ataupun meninggal dunia

(Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 32).

2.1.2.2 Knowledge in Artifacts

Knowledge in artifacts adalah pengetahuan yang disimpan dalam artefak

perusahaan, baik dalam bentuk praktek, rutinitas kerja, atau pola sekuensial interaksi

yang dikenal dengan standar operasional prosedur (SOP). Pengetahuan dapat

disalurkan karena pengetahuan tersebut tertanam dalam prosedur, aturan atau norma

yang dikembangkan melalui pengalaman dari waktu ke waktu (Irma Bacerra-

Fernandez, 2010, p. 33). Seperti halnya seorang barista yang tidak berpengalaman,

15

akan mampu membuat kopi yang baik jika mengikuti prosedur yang ada serta

melakukan rutinitas yang sama secara berulang-ulang dalam periode waktu tertentu.

2.1.2.3 Knowledge in Organization Entities

Knowledge in organization entities adalah pengetahuan yang disimpan dalam

entitas atau badan organisasi. Entitas ini dapat berupa unit organisasi, seluruh

organisasi, dan hubungan interorganisasinal (hubungan organisasi dengan

pelanggannya)(Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 34).

2.2 Knowledge Management

Setelah pembahasan mengenai knowledge diatas, kita perlu mengetahui

mengenai knowledge management, sejarah knowledge management, dan tujuan

knowledge management.

2.2.1 Pengertian Knowledge Management

Menurut Kimiz Dalkir, knowledge management adalah pendekatan kolaboratif

dan integratif untuk penciptaaan, penangkapan, pengorganisasian, pengaksesan, dan

penggunaaan aset intelektual dari suatu perusahaan. Proses dimana kita mengelola

aset yang berpusat pada manusianya sehingga pengetahuan dapat terjaga dan

bertumbuh pada setiap individu, yang jika memungkinkan pengetahuan untuk di-

transfer ke dalam sebuah bentuk yang dapat dibagikan untuk dibaca dari, untuk dan

oleh karyawan perusahaan (Dalkir, 2011, p. 5).

Dalam sebuah organisasi, knowledge management merupakan suatu proses

pendekatan sistematis untuk menangkap, mengelola dan melakukan penyebaran

pengetahuan ke seluruh organisasi, agar organisasi dapat bekerja lebih cepat dengan

menggunakan kembali praktik terbaik yang terdapat pada organisasi, dan

mengurangi biaya untuk mengulangi pekerjaan dari proyek ke proyek.

2.2.2 Sejarah Knowledge Management

Istilah knowledge management pertama kali diperkenalkan pada akhir tahun

1980 walaupun pada kenyataannya para filsuf, guru dan penulis telah memanfaatkan

teknik yang sama selama beberapa dekade (Dalkir, 2011, p. 15).

16

Berbagai era telah dilalui untuk memperkenalkan perspektif lain mengenai

sejarah knowledge management. Dimulai dengan era industri pada tahun 1800an,

kemudian era teknologi transportasi pada tahun 1850an, teknologi komunikasi pada

tahun 1900an, komputerisasi pada awal tahun 1950an, dan era virtualisasi pada awal

tahun 1980an, serta upaya awal untuk teknologi personalisasi dan profiling pada

awal tahun 2000an (Dalkir, 2011, p. 17). Fase-fase knowledge management dapat

dilihat pada gambar 2.3 Developmental Phases in Knowledge Management History.

Developmental Phases in Knowledge Management History Gambar 2.3

Sumber: (Dalkir, 2011, p. 18)

Dari gambar 2.3 diatas, dapat dilihat bagaimana knowledge management telah

digunakan dari tahun ke tahun. Namun, istilah knowledge management baru

diperkenalkan pada tahun 1980 setelah hampir 180 tahun digunakan pada berbagai

bidang.

Pada bulan Januari 2003, tepatnya pada The 24th

World Congress on

Intelectual Capital Management, berbagai guru dari knowledge management bersatu

untuk mengirimkan permintaan ke akademis mengenai knowledge management.

Mereka memberikan bukti kuat bahwa knowledge management masih memimpin

dalam praktik pemecahan masalah. Dan sekarang adalah waktu yang tepat untuk

fokus pada transformasi knowledge management kedalam disiplin akademik,

mempromosikan penelitian doctoral, dan menyediakan pelatihan yang lebih formal

untuk praktisi di masa depan. Sekarang, lebih dari ratusan universitas di seluruh

17

dunia menawarkan pembelajaran knowledge management dan beberapa program

gelar bisnis mengenai knowledge management (Dalkir, 2011, p. 19).

2.2.3 Tujuan dan Manfaat Knowledge Management

Ada beberapa tujuan mengapa knowledge management perlu diterapkan dalam

sebuah perusahaan, antara lain (Kinerja):

1) Menciptakan pengambilan keputusan yang lebih tepat

Setiap keputusan akan lahir dengan pemikiran yang sangat matang.

Karena diputuskan berdasarkan berbagai pertimbangan penting berdasarkan

pengalaman dan informasi yang ditinjau dari beragam aspek penting. Sebagai

contoh knowledge sharing yang senantiasa mempelajari dinamika pasar dan

sekaligus tuntutan yang dibutuhkan konsumen. Dengan begitu menjadikan

perusahaan selalu fokus hanya menjual sesuatu yang memang digemari dan

diperlukan oleh konsumen atau target pasar.

2) Meningkatkan layanan pada pelanggan

Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan bukan hanya

menjadi tanggung jawab customer service dan tenaga pemasaran saja. Tapi

merupakan tugas bersama seluruh bagian organisasi tersebut. Dengan demikian

terjadi jalinan kerjasama yang baik antara divisi. Sehingga tercipta tim kerja

yang kuat yang tidak hanya memikirkan kepentingannya sendiri.

3) Meningkatkan efisiensi pada proses dan cara kerja

Dengan menerapkan cara yang efisien dalam proses dan cara kerja, maka

tercipta hasil kerja yang lebih baik. Kalau seringkali mengadakan evaluasi pada

kinerja organisasi tersebut, setiap individu bisa bekerja lebih cerdas. Terutama

bisa memanfaatkan segala sumber daya yang telah telah tersedia dari masa ke

masa.

4) Menambah jumlah jasa atau produk

Selain bisa meningkatkan jumlah jasa atau produk, juga bisa

meningkatkan segala kompetensi untuk melakukan inovasi. Dengan begitu

segala produk atau jasa yang sesuai dengan harapan konsumen bisa tercipta

dengan cepat. Pada umumnya tanggung jawab untuk selalu berinovasi adalah

tugas bagian pengembangan dan penelitian saja. Tapi dengan penerapan

manajemen pengetahuan, maka tidak hanya menjadi tugas dari bagian atau

18

divisi itu saja. Tapi menjadi tanggung jawab semua kelompok atau semua

orang yang berada di dalam organisasi tersebut.

5) Menghemat kebutuhan biaya dan waktu

Karena telah tersedia sumber pengetahuan yang memadai dan terstruktur

dengan bagus, dengan demikian organisasi akan lebih mudah dalam

menerapkan pengetahuan itu guna perbaikan berbagai konteks. Dengan

demikian sebuah organisasi bisa mendapatkan penghematan atas biaya dan

waktu yang dibutuhkan.

6) Meningkatkan aset pengetahuan

Adanya sumber pengetahuan bisa menambah kemudahan bagi semua

karyawan agar bisa memanfaatkannya. Dengan begitu sumber pengetahuan itu

bisa meningkat pemanfaatannya. Sehingga bisa mendukung proses kreatifitas

dan juga mengembangkan berbagai inovasi. Seluruh karyawan diharapkan

dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini bisa meningkatkan

kompetensinya.

7) Meningkatkan kemampuan beradaptasi

Dengan penguasaan manajemen pengetahuan ini, maka setiap orang

dalam sebuah organisasi akan lebih mudah dalam melakukan adaptasi.

Terutama atas segala kejadian yang bisa mengakibatkan perubahan tertentu

pada lingkungan bisnis.

8) Meningkatkan produktifitas karyawan

Pengetahuan yang telah tersedia bisa dimanfaatkan secara berulang guna

mengembangkan proses produksi atau mengembangkan produk perusahaan.

Dengan demikian tingkat produktifitas sebuah organisasi akan senantiasa

meningkat.

Sedangkan menurut Irma Becerra-Fernandez, manfaat dari knowledge

management dapat dibagi menjadi empat bagian besar, yaitu (Irma Bacerra-

Fernandez, 2010, pp. 71-83):

1) People

a) Memberi fasilitas pembelajaran kepada karyawan (baik dari antar

karyawan atau sumber eksternal) agar berkembang secara bertahap

sebagai bentuk respon terhadap pasar dan teknologi,

19

b) Meningkatkan employee learning dan kepekaan terhadap knowledge

terbaru pada bidang mereka,

c) Karyawan lebih mudah mendapatkan informasi dan pengetahuan yang

dibutuhkan untuk beradaptasi pada lingkungan perusahaan,

d) Karyawan lebih mudah belajar dari pada perusahaan lain yang tidak

menerapkan knowledge management dan lebih siap dalam menghadapi

perubahan, dan

e) Knowledge management menyediakan karyawan sebuah solusi yang baik

atas permasalahan yang telah dihadapi sebelumnya.

2) Process

a) Membantu perusahaan menjadi lebih baik dengan menentukan dan

melaksanakan proses yang tepat,

b) Mengurangi biaya untuk mendapatkan dan mengakses pengetahuan yang

berharga,

c) Membantu individu menciptakan solusi inovatif atas masalah yang

dihadapi untuk mengembangkan proses perusahaan, dan

d) Membantu perusahaan untuk pengambilan keputusan strategis serta

pengembangan produk dalam lingkungan dinamis.

3) Product

a) Membantu perusahaan menawarkan produk baru yang menyediakan

penambahan value yang signifikan dibandingkan produk sebelumnya,

dan

b) Memudahkan perusahaan mengakses dan mengkombinasikan knowledge

terbaik untuk mencegah produksi yang terlalu mahal atau terlalu time-

consuming.

4) Organizational Performance

a) Direct Impacts: Knowledge management digunakan untuk menciptakan

produk yang inovatif yang menciptakan keuntungan, ketika dihubungkan

dengan strategi bisnis, dan

b) Indirect Impacts: Knowledge management membantu organisasi untuk

mengembangkan serta mengeksploitasi sumber daya tangible dan

intangible lebih baik daripada kompetitor lain.

20

Budaya organisasi memiliki kontribusi yang besar untuk knowledge

management karena fakta bahwa budaya menentukan keyakinan dasar, nilai-nilai,

dan norma-norma mengenai mengapa dan bagaimana pengetahuan dibagi dan

dimanfaatkan dalam sebuah organisasi. Organisasi dapat mencapai keunggulan

kompetitif dengan menciptakan dan menggunakan pengetahuan tentang prosesnya

dan dengan mengintegrasikannya ke dalam proses bisnis (Jelena, Vesna, & Mojca,

2012, p. 3).

2.3 Knowledge Management Solutions and Foundation

Menurut Irma Becerra-Fernandez ada dua poin penting yang perlu diperhatikan

dari sebuah knowledge management, yaitu Knowledge Management Solutions dan

Knowledge Management Foundations. Knowledge management solutions merujuk

pada aspek spesifik dari sebuah knowledge management, yaitu bagaimana

pengetahuan dapat ditemukan, ditangkap, dibagi dan digunakan (Irma Bacerra-

Fernandez, 2010, p. 41). Knowledge management solutions and foundation merujuk

pada langkah-langkah untuk memfasilitasi suatu knowledge management. Langkah

tersebut dapat dibagi dalam empat level, yaitu:

1) Knowledge Management Process,

2) Knowledge Management System,

3) Knowledge Management Mechanism and Technology, dan

4) Knowledge Management Infrastructure.

Knowledge management infrastructures, mechanisms dan technologies adalah

bagian dari knowledge management foundation untuk setiap solusi dari knowledge

management yang ada pada setiap perusahaan. Knowledge management

infrastructure merupakan dasar penting dengan implikasi jangka panjang dan perlu

dikelola dengan sangat hati-hati dengan melibatkan para pihak eksekutif perusahaan.

Knowledge management infrastructure mendukung knowledge management

mechanisms dan knowledge management technologies yang digunakan dalam

knowledge management system dimana knowledge management system

memanfaatkan kombinasi dari berbagai mekanisme dan teknologi yang tersedia. Di

berbagai kasus, mekanisme dan teknologi dapat mendukung berbagai knowledge

management system yang memungkinkan terjadinya sebuah knowledge management

21

process dengan knowledge management system fokus pada sebuah process yang

lebih spesifik (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 42).

Knowledge Management Solutions and Foundation Gambar 2.4

Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 42)

Knowledge management system yang menjadi pokok pembahasan penelitian

ini, digunakan untuk mendukung knowledge management process yang ada di dalam

perusahaan. Pada umumnya, knowledge management process dibagi menjadi tiga

bagian, yaitu knowledge discovery and capture, knowledge sharing dan knowledge

application seperti yang dapat dilihat pada gambar 2.5 Knowledge Management

Processes.

Knowledge Management Processes Gambar 2.5

Sumber: (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 57)

22

Knowledge management system dan process adalah bagian dari knowledge

management solutions. Disebut solusi karena pada bagian inilah seluruh pengetahuan

yang ada dikelola untuk kepentingan perusahaan.

2.4 Knowledge Management Systems

Perkembangan teknologi yang cukup cepat dan drastis, mampu memfasilitasi

percepatan pertumbuhan pengetahuan. Teknologi informasi mampu pergerakan

informasi untuk meningkatkan kecepatan dan efisiensi. Berkat teknologi informasi,

diperkirakan bahwa pengetahuan meningkat 2 kali lipat setiap 18 bulan karena

mampu di fasilitasi oleh teknologi (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 8).

Dengan menggunakan teknologi informasi, maka diharapakan perkembangan

pengetahuan di perusahaan dapat berkembang pesat. Oleh karena itu perlu adanya

sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola semua pengetahuan yang ada.

Sistem tersebut disebut dengan Knowledge Management System, yang dengan

penjelasan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa knowledge management system

adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola pengetahuan dengan

menggunakan bantuan teknologi informasi.

Knowledge Management System adalah sistem informasi berbasis pengetahuan

yang mendukung penciptaan, pengaturan, dan penyebaran dari pengetahuan bisnis

kepada karyawan dan manajer dari sebuah perusahaan (Karsen, 2014).

Knowledge Managament System adalah aplikasi dari sistem sebuah organisasi

berbasis komputer komunikasi dan informasi untuk mendukung berbagai KM

process (King, 2009, p. 3).

Dalam knowledge management solution and foundation, knowledge

management system memanfaatkan mekanisme dan teknologi dari knowledge

management foundation untuk mendukung knowledge management process. Proses-

proses yang terjadi pada knowledge management systems yang mendukung

knowledge management processes merupakan dasar dari konsep knowledge

management system. Target dari penelitian ini adalah knowledge management system

yang akan ditawarkan sebagai solusi permasalah knowledge yang dihadapi oleh

perusahaan. Knowledge management system yang dibangun akan mengelola

knowledge yang ada dalam perusahaan yang melibatkan seluruh karyawan

perusahaan untuk memaksimalkan peng-capture-an knowledge yang ada dalam

23

internal perusahaan dan kemudian akan di-sharing-kan kembali ke semua karyawan

internal perusahaan (Irma Bacerra-Fernandez, 2010, p. 42).

Pengimplementasian knowledge management system yang sukses harus

melewati tiga fase penting, yaitu (Frost, 2015):

1) Knowledge Management System Adoption

Dalam fase ini, knowledge management system akan dianggap sebagai

hal baru sehingga target user akan kurang tertarik untuk menggunakannya.

Untuk memperkenalkan sistem ini, diperlukan peran eksekutif perusahaan

untuk memberikan himbauan dalam penggunaan sistem.

2) Knowledge Management System Acceptance

Dalam fase ini, karyawan yang sudah menggunakan sistem akan melihat

sistem ini sebagai sebuah kebiasaan baik yang perlu dilakukan untuk

kepentingan dan kemajuan perusahaan. Hal ini terjadi ketika karyawan

menggunakan knowledge management system sebagai sebuah kebutuhan,

bukan sebuah rutinitas karena himbauan pihak eksekutif semata. Pada fase ini

juga, karyawan perusahaan akan merasa sulit mengubah kebiasaan ketika telah

pindah ke perusahaan lain.

3) Knowledge Management System Assimilation

Dalam fase ini, knowledge management system telah sukses mengubah

pola kerja karyawan serta manfaat yang ditawarkan telah dapat dirasakan,

maka pihak eksekutif perusahaan akan melakukan tidakan baru untuk

memperbesar atau sekedar memperbaiki knowledge management system untuk

kebutuhan yang lebih besar pula.

Fase implementasi diatas tidak selalu diaplikasikan ke setiap sistem yang

digunakan perusahaan, karena dalam prakteknya beberapa sistem telah digunakan

perusahaan sebagai salah satu keharusan. Namun pada hakekatnya, strategi

penggunaan knowledge management system tetaplah memiliki tujuan utama untuk

mengubah cara penyelesaian masalah di dalam perusahaan dengan memanfaatkan

pengetahuan yang sudah ada.

24

2.5 Knowledge Management Process and Model

Knowledge management process and model adalah siklus dan model

knowledge management yang digunakan sebagai acuan pengembangan knowledge

management system sebagai solusi permasalahan knowledge yang ada di dalam

perusahaan. Sebuah knowledge management dalam perusahaan akan dapat dicapai

jika melalui dan menggunakan proses yang benar. Pada umumnya, knowledge

management process yang efektif dalam sebuah perusahaan terdiri dari identify,

generate, acquire, diffuse, dan capture the benefit dari sebuah knowledge yang

digunakan untuk memberikan keuntungan bagi perusahaan (Dalkir, 2011, p. 32).

Ada beberapa knowledge management cycle process yang telah diperkenalkan

dan banyak digunakan seperti Rollet Knowledge Management Cycle (2003),

Bukowitz and Williams Knowledge Management Cycle (2000), McElroy Knowledge

Management Cycle (1999), Meyer and Zack Knowledge Management Cycle (1996)

dan Wiig Knowledge Management Cycle (1993). Namun knowledge management

cycle process yang diperkenalkan dan digunakan dalam penelitian ini adalah An

Integrated Knowledge Management Cycle Process yang diperkenalkan oleh Kimiz

Dalkir dengan siklus yang dapat dilihat pada gambar 2.6 An Integrated Knowledge

Management Cycle Process.

An Integrated Knowledge Management Cycle Process Gambar 2.6

Sumber: (Dalkir, 2011, p. 54)

25

Kimiz Dalkir memperkenalkan An Integrated Knowledge Management Cycle

Process sebagai sebuah siklus proses yang merupakan generalisasi dari berbagai

siklus knowledge management yang telah ada. Dalam bukunya yang berjudul

Knowledge Management in Theory and Practice, Kimiz Dalkir merangkum seluruh

siklus proses yang ada, mulai dari Rollet Knowledge Management Cycle, Bukowitz

and Williams Knowledge Management Cycle, McElroy Knowledge Management

Cycle, Meyer and Zack Knowledge Management Cycle hingga Wiig Knowledge

Management Cycle menjadi satu siklus proses yang disebut dengan An Integrated

Knowledge Management Cycle Process.

Siklus proses ini menyimpulkan setiap proses yang terjadi dari berbagai siklus

proses yang pernah ada, menjadi tiga bagian besar, yaitu proses pembuatan dan/atau

penangkapan pengetahuan (creation and/or capture knowledge), proses membagi

dan menyebarkan pengetahuan (sharing and disseminating knowledge), dan proses

perolehan dan pengaplikasian pengetahuan (acquisition and application knowledge).

Knowledge Capture mengacu pada identifikasi dan kodifikasi dari internal

knowledge yang sudah ada, baik yang ada pada internal dan atau external

perusahaan. Sedangkan knowledge creation lebih mengacu pada pengembangan

knowledge baru, yang biasanya muncul sebagai inovasi dari knowledge perusahaan

yang belum ada sebelumnya.

Setelah pengetahuan di-capture dan di-create, pengetahuan tersebut pun dinilai

untuk menentukan tingkat penting atau membantunya pengetahuan tersebut bagi

perusahaan. Pengetahuan yang dinilai buruk akan hilang dan tidak digunakan,

sedangkan pengetahuan yang dinilai baik akan dibagikan dan disebarkan.

Pengetahuan baik tersebut akan masuk ke dalam tahap knowledge sharing and

dissemination. Knowledge sharing merupakan kegiatan yang dilakukan untuk

membagi knowledge yang didapat dari knowledge capture and creation. Di dalam

perusahaan, knowledge baru tersebut perlu untuk dibagikan kepada kelompok atau

divisi perusahaan agar dapat digunakan untuk kepentingan perusahaan. Sedangkan

knowledge dissemination mengacu pada penyebaran pengetahuan ke berbagai pihak

baik internal maupun external perusahaan sehingga pengetahuan tersebut dapat

berguna bagi banyak orang.

Ketika pengetahuan tersebut sudah tersebar ke banyak pihak secara

kontekstual, maka individu-individu yang menerima pengetahuan tersebut dapat

mengaplikasikan pengetahuan tersebut ke berbagai bidang ilmu yang mendukung.

26

Knowledge acquisition mengacu pada perolehan ilmu yang didapat dari knowledge

tersebut, sedangkan knowledge application mengacu pada penggunaan knowledge

tersebut.

Dari pengaplikasian pengetahuan baru tersebut, pengetahuan dapat mengalami

pembaharuan atau penambahan pengetahuan sesuai dengan yang dialami ketika

diaplikasikan. Ketika pengaplikasian tersebut, terjadi update terhadap pengetahuan

sehingga muncul knowledge capture dan/atau knowledge creation.

Pengetahuan tersebut akan mengalami seluruh proses secara terus menerus dan

berulang sehingga pengetahuan tersebut dapat semakin up to date dan terpelihara di

dalam perusahaan. Pengetahuan tersebut diharapkan dapat memberikan nilai dan

dapat membantu perusahaan dalam menjalankan bisnis perusahaan.

Aktifitas-aktifitas yang ada pada proses knowledge management membutuhkan

sebuah model kerja agar dapat dikoordinasi dengan baik dan memberikan manfaat

yang diharapkan. Ada beberapa model knowledge management yang sering dibahas

seperti Weick (2001), Choo (1998), Boisot (1998), Nonaka and Takeuchi (1995),

von Krogh and Roos (1995), dan Wiig (1993).

Yang paling sering dibahas dan akan digunakan dalam penulisan skripsi ini

adalah model yang dikenalkan oleh Nonaka dan Takeuchi yang lebih sering dikenal

sebagai SECI model. Hal ini disebabkan karena proses penciptaan knowledge terjadi

dalam berbagai bentuk dan dapat diidentifikasi dengan cara mengolah tacit

knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge dan explicit knowledge adalah

jenis-jenis knowledge yang telah di bahas sebelumnya.

Menurut Nonaka dan Takeuchi, proses penciptaan knowledge dibagi menjadi

empat bagian yang disingkat SECI (Socialization, Externalization, Combination, dan

Internalization) seperti pada gambar 2.7 The Nonaka and Takeuchi model of

knowledge conversion.

27

The Nonaka and Takeuchi model of knowledge conversion Gambar 2.7

Sumber: (Dalkir, 2011, p. 66)

Berikut penjelasan mengenai proses penciptaan knowledge sesuai dengan

model SECI (Dalkir, 2011, p. 66):

1) Socialization, proses konversi pengetahuan dari tacit knowledge ke tacit

knowledge. Contohnya pengetahuan diterapkan melalui latihan, percobaan dan

observasi.

2) Externalization, proses konversi pengetahuan dari tacit knowledge ke explicit

knowledge. Contohnya pendokumentasian pengetahuan yang kita miliki ke

dalam bentuk dokumen, video, suara atau gambar.

3) Combination, proses konversi pengetahuan dari explicit knowledge ke explicit

knowledge. Contohnya pembuatan dokumen rangkuman dari berbagai

dokumen yang sudah ada.

4) Internalization, proses konversi pengetahuan dari explicit knowledge ke tacit

knowledge. Contohnya pengaplikasian pengetahuan dari dokumen atau

panduan manual ke dalam rutinitas.

2.6 Knowledge Taxonomy

Menurut Jordan Cassel (Hedden, 2010, p. 1), taxonomy merupakan

pengklasifikasian informasi. Taxonomy membuat skema pengklasifikasian yang

28

digunakan mengkategorisasikan sekumpulan informasi yang ada. Pengklasifikasian

sudah digunakan sejak dulu di berbagai bidang dengan tujuan untuk mempermudah

dalam pencarian. Salah satu proyek pengklasifikasian terbesar yang pernah ada

adalah proyek pengklasifikasian dan pengorganisasian katalog di perpustakaan yang

ada di Alexandria, Mesir. Pengklasifikasian dan pengorganisasian ini ditujukan untuk

menuntun pengunjung ataupun pengguna perpustakaan untuk mencari berdasarkan

klasifikasi volume, pengarang ataupun komentar.

Taxonomy perusahaan memberikan pandangan tentang sebuah organisasi.

Taxonomy membagi organisasi dalam bagian-bagian yang lebih kecil yang lebih

dapat dimengerti dan dipahami oleh seluruh bagian perusahaan. Taxonomy yang

mungkin ada adalah struktur perusahaan yang dapat menjelaskan dan

menggambarkan batasan-batasan dari setiap anggota didalamnya.

Dalam knowledge management, peran taxonomy lebih luas. Taxonomy adalah

sistem pengklasifikasian dasar yang memungkinkan kita untuk mendeskripsikan

konsep dan ketergantungannya, biasanya dalam model hierarki (Dalkir, 2011, p.

125). Semakin tinggi sebuah konsep diletakkan, semakin general konsep tersebut.

2.7 Teknik Pengumpulan Data

Terdapat tiga cara pengumpulan data, yaitu observasi, wawancara dan

kuesioner/angket. Dalam penelitian ini, hanya digunakan ketiga jenis pengumpulan

data tersebut digunakan untuk memaksimalkan perolehan data dan informasi yang

dibutuhkan dari perusahaan.

2.7.1. Observasi

Observasi adalah aktifitas yang dilakukan makhluk cerdas, terhadap suatu

proses atau objek dengan maksud merasakan dan kemudian memahami pengetahuan

dari sebuah fenomena berdasarkan pengetahuan dan gagasan yang sudah diketahui

sebelumnya, untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk

melanjutkan suatu penelitian (Edukasi, 2014).

Observasi dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh data seakurat mungkin

dengan jalan melakukan pengamatan secara langsung ke tempat lokasi penelitian

atau obyek yang akan dijadikan penelitian (Firdaus, 2014).

29

Dalam pelaksanaannya, pengumpulan data dengan jalan observasi dapat

dibedakan menjadi tiga macam, yaitu (Firdaus, 2014):

1) Observasi terbuka adalah pengumpulan data dimana peneliti benar-benar ikut

dan berbaur secara langsung sehingga terjadi interaksi secara langsung dengan

responden atau yang diteliti. Peneliti mengikuti semua kegiatan yang dilakukan

responden,

2) Observasi tertutup adalah pengumpulan data dengan penyamaran agar

responden yang diteliti tidak mengetahui jika sedang diteliti. Tujuan

pengambilan data melalui observasi tertutup adalah untuk menjaga kemurniaan

data dan kegiatan responden terjadi secara alami dan tidak dibuat-buat, dan

3) Observasi tidak langsung merupakan pengambilan data dari responden tanpa

kehadiran peneliti secara langsung ditengah-tengah responden.

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan ketika melakukan observasi,

antara lain (Edukasi, 2014):

1) Menentukan objek apa yang akan diobservasi,

2) Membuat pedoman observasi sesuai dengan lingkup objek yang akan

diobservasi,

3) Menentukan secara jelas data-data apa yang perlu diobservasi, baik primer

maupun sekunder,

4) Menentukan di mana tempat objek yang akan diobservasi,

5) Menetukan secara jelas bagaimana observasi akan dilakukan untuk

mengumpulkan data agar berjalan mudah dan lancar, dan

6) Menentukan cara dan melakukan pencatatan atas hasil observasi, seperti

menggunakan buku catatan, kamera, tape recorder, video recorder, dan alat

tulis lainnya.

2.7.2. Wawancara

Wawancara merupakan teknik pengumpulan data yang sifatnya seperti diskusi

antara pewawancara dan yang diwawancara, biasanya satu lawan satu namun tidak

jarang wawancara dilakukan secara kelompok, yang bertujuan untuk mengumpulkan

informasi mengenai sekumpulan topik yang sedang dibahas. Wawancara dapat

30

dilakukan dengan tatap muka langsung atau melalui media telepon (Harrell &

Bradley, 2009).

Menurut Anol Bhattacherjee, pewawancara memiliki peran yang kompleks

dalam proses wawancara. Berikut peran dan tugas yang harus dilakukan oleh

pewawancara (Bhattacherjee, 2012):

1) Prepare for interview

Pewawancara harus dilatih dalam proses wawancara dan metode survey,

dan juga harus terbiasa dengan tujuan dari belajar dan bagaimana response

harus digunakan.

2) Locate and enlist the cooperation of respondents

Pewawancara harus menentukan lokasi wawancara dengan spesifik, dan

menentukan jadwal wawancara yang tidak mengganggu jam kerja individu

yang akan diwawancara.

3) Motivate respondent

Pewawancara diharapkan sering memberikan motivasi kepada responden

dengan cara menunjukkan antusiasme tentang bahan yang disampaikan oleh

responden. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan respon yang berguna atau

informasi yang diperlukan dari responden. Dengan memberikan perhatian

penuh terhadap bahan yang disampaikan oleh responden, pewawancara akan

mendapatkan informasi dengan maksimal.

4) Clarify any confusion or concerns

Pewawancara harus dapat berpikir mengenai posisi mereka dan concern

yang tidak dapat diantisipasi oleh pewawancara atau terhadap penolakan yang

dilakukan oleh responden atas kepuasan responden tersebut. Pewawancara

seharusnya menanyakan pertanyaan yang menyelidik sebagai keperluan,

sekalipun pertanyaan tersebut tidak ada pada daftar pertanyaan.

5) Observe quality of response

Pewawancara harus dalam posisi yang tepat untuk menilai kualitas dari

informasi yang telah dikumpulkan dan bisa menambahkan response yang

diperoleh dengan menggunakan observasi personal dari sikap dan body

language responden.

31

2.7.3. Kuesioner

Kuesioner adalah daftar pertanyaan tertulis yang telah disusun sedemikian

rupa, dengan tujuan untuk mengumpulkan masukan dan pengalaman dari para

responden yang diberikan kuesioner. Kuesioner dilakukan dengan menyebarkan

beberapa lembar kertas berisi daftar pertanyaan, namun dengan bantuan teknologi

informasi, kuesioner juga sudah dapat dilakukan menggunakan situs tertentu.

Kuesioner yang dibagikan harus dirancang sebaik mungkin, sehingga informasi

yang diharapkan dari responden dapat diperoleh dengan maksimal. Tidak jarang

responden memilih untuk tidak mengisi kuesioner atau melewatkan beberapa bagian

pertanyaan karena beberapa alasan seperti:

1) Responden gagal memahami pertanyaan,

2) Terlalu memakan waktu karena pertanyaan lebih mirip essay,

3) Pertanyaan yang lebih bersifat personal, atau

4) Pertanyaan diluar topik yang dibahas.

Kuesioner yang baik dan benar harus memberikan kemudahan bagi responden

untuk memberikan jawaban. Semakin mudah responden dalam memberikan

informasi yang relevan dengan penelitian, maka makin banyak responden yang akan

mengisi kuesioner dengan baik dan benar, yang pada akhirnya, semakin banyak dan

valid informasi yang akan didapat.

Pengumpulan data dengan kuesioner bertujuan untuk memperoleh informasi

yang relevan dengan masalah dan tujuan penelitian serta informasi yang memiliki

tingkat reliabilitas dan validasi yang tinggi.

2.8 Software Development Life Cycle and Waterfall Model

Secara formal, metodologi pengembangan perangkat lunak yang sering dikenal

dengan sebutan SDLC (Software Development Life Cycle) dan digunakan secara

umum pada beberapa bidang teknik dan industri seperti rekayasa sistem, rekayasa

perangkat lunak, teknik mesin, ilmu komputer, dan teknik terapan (Bassil, 2011, p.

2). Ada berbagai metode pengembangan perangkat lunak yang dikenal, antara lain

(Admin I, 2015):

1) Waterfall model

2) V Shaped Model

32

3) Incremental Model

4) Prototyping Model

5) Spiral Model

Dalam pengembangan knowledge management system pada penulisan skripsi

ini, metode pengembangan yang digunakan adalah metode pengembangan Waterfall

Model. Waterfall model adalah metode pengembangan perangkat lunak yang

diperkenalkan oleh Dr. Winston Walker Royce, computer scientist berkebangsaan

Amerika pada tahun 1970 (Joe, 2012).

Model waterfall adalah proses pengembangan perangkat lunak sekuensial di

mana kemajuan dianggap sebagai tahapan yang mengalir semakin ke bawah (mirip

dengan aliran air terjun) melalui berbagai tahapan yang harus dijalankan agar

berhasil membangun sebuah perangkat lunak komputer (Bassil, 2011, p. 2).

First Five Phases of Waterfall Model Gambar 2.8

Sumber: (Rahul, 2013)

33

Saat pertama kali diperkenalkan, model Waterfall terdiri dari lima tahap dasar,

yaitu (Rahul, 2013):

1) Communication,

2) Planning,

3) Modeling,

4) Construction, dan

5) Deployment.

Namun seiring berkembangnya teknologi, kelima tahap awal tadi berubah nama

sesuai dengan deskripsi tahapan yang semakin berkembang pula, namun tetap

dengan fungsi dan pengertian yang sama. Tahap-tahap waterfall yang lebih dikenal

sekarang adalah (Bassil, 2011, p. 2):

Software Development Life Cycle, Waterfall Model Gambar 2.9

Sumber: (Bassil, 2011)

1) Analysis Phase

Pada tahap ini, pendokumentasian pada kebutuhan klien sangat dibutuhkan.

Disini kita harus meluangkan waktu yang lebih banyak untuk melakukan wawancara

intensif dengan para stakeholders. Wawancara intensif ini diperlukan untuk

34

mendefiniskan semua data yang dimiliki stakeholders dan menganalisanya,

mempertimbangkan kemampuan teknologi yang sudah ada sekarang, kemudian akan

menghasilkan spesifikasi perangkat lunak yang dibutuhkan oleh klien. Hal lain yang

perlu dipertimbangkan adalah kendala yang dapat menghambat pengembangan

perangkat lunak, seperti ketersediaan waktu dari klien dan keterbatasan anggaran

yang dimiliki.

2) Design Phase

Langkah berikutnya dalam siklus hidup waterfall melibatkan dokumen lingkup

proyek dengan mockups atau gambar tangan dan spesifikasi perangkat lunak yang

detil. Perlu diingat, bahwa dalam beberapa kasus, visi dan ruang lingkup dokumen

dapat dijadikan sebagai salah satu dokumen visi dan ruang lingkup.

3) Implementation Phase

Perlu diketahui bahwa tahap pengembangan perangkat lunak juga dapat

mencakup penciptaan prototype interaktif, yang merupakan kerangka aplikasi di

masa depan. Prototype membantu pengembang dalam mendefinisikan arsitektur

sistem secara keseluruhan. Langkah ini melibatkan sedikit pemrograman untuk

memberikan ide tentang bagaimana produk akhir dari perangkat lunak yang

dikembangkan.

Setelah aplikasi prototype dan design selesai serta telah dikonfirmasi oleh

klien, proses selanjutnya adalah standarisasi dari perangkat lunak seperti konvensi

penamaan, bagaimana kode didokumentasikan dan petunjuk penggunaan akhir

perangkat lunak. Setelah itu proses selanjutnya adalah pengembangan perangkat

lunak menggunakan pemrograman. Perangkat lunak yang dikembangkan dapat

dibagi menjadi beberapa unit yang lebih kecil, untuk selanjutnya dikembangkan dan

diuji oleh masing-masing pengembang secara fungsionalitas (unit testing).

4) Testing Phase

Setelah perangkat lunak selesai dari tahapan pengembangan, perangkat lunak

tersebut harus menjalani proses pengujian untuk memastikan bahwa aplikasi yang

dikembangkan dapat menyelesaikan masalah yang ditetapkan pada tahap

requirements. Klien harus dilibatkan dalam tahapan acceptance testing ini untuk

menggunakan perangkat lunak sesuai dengan cara yang sama persis dengan

perangkat lunak yang akan diimplementasikan di pihak klien. Setelah program secara

keseluruhan telah diseujui oleh klien, perangkat lunak dapat diimplemtasikan di

35

pihak klien. Untuk perbaikan-perbaikan kecil seperti bugs dapat dilakukan dan

ditangani selama tahap maintenance.

5) Maintanance Phase

Begitu produk selesai diuji coba dan diimplementasikan di pihak klien, maka

tahap pemeliharaan dapat dilakukan. Pada tahapan ini, bugs yang ditemukan serta

beberapa kendala yang ditemukan ketika dilakukan implementasi di pihak klien akan

diperbaiki. Dalam tahap ini juga, biasanya klien datang dengan requirements baru

sebagai pengembangan lanjutan dari aplikasi yang telah selesai dikembangkan.

Metode pengembangan perangkat lunak waterfall merupakan metode

pengembangan tertua dan paling banyak digunakan. Ada beberapa keuntungan yang

menjadikan model ini sebagai metode pengembangan perangkat lunak paling banyak

digunakan, antara lain (Rahul, 2013):

1) Sangat sederhana dan paling mudah untuk digunakan,

2) Jumlah sumber daya yang dibutuhkan sangat minim,

3) Setiap tahap diproses dan diselesaikan dalam satu waktu,

4) Dokumentasi diproduksi pada setiap tahap pengembangan,

5) Sangat baik untuk proyek kecil dengan kebutuhan yang benar-benar sudah

dimengerti, dan

6) Setelah tahap utama coding dari software, pengujian dilakukan untuk

pengecekan program yang benar.

Dari banyaknya keuntungan yang dimiliki dari metode waterfall, metode

pengembangan ini tetap memiliki beberapa kelemahan, seperti (Rahul, 2013):

1) Keuntungan terbesarnya adalah kelemahan terbesarnya. Kita tidak dapat

kembali ketahapan sebelumnya ketika kita menemukan kesalahan di tahap

selanjutnya,

2) Sering kali klien tidak mengetahui dengan jelas kebutuhannya sendiri, sehingga

setiap perubahan yang dilakukan menimbulkan kebingungan,

3) Perubahan atau kesalahan kecil yang muncul dalam perangkat lunak akhir,

dapat menyebabkan banyak masalah karena harus menelusuri kesalahan hingga

ke fase awal pengembangan,

4) Tidak baik untuk proyek object oriented yang kompleks,

5) Model yang lemah untuk long and on-going project,

36

6) Tidak cocok untuk proyek dengan kemungkinan perubahaan requirements

yang tinggi, dan

7) Kita tidak akan dapat mengetahui keinginan dari klien sesungguhnya hingga

tahap akhir pengembangan selesai dilakukan.

Secara teori, metode waterfall merupakan praktek terbaik namun dikritik oleh

banyak pihak di industri pengembangan perangkat lunak. Proses yang tidak dapat

kembali ke tahap sebelumnya membuat model ini secara harfiah tidak memiliki

fleksibiltas dalam pengembangan perangkat lunak (Rahul, 2013).

Namun, ada beberapa prinsip yang dapat digunakan dalam pengaplikasian

metode pengembangan perangkat lunak waterfall untuk mencapai sebuah proses

pengembangan yang baik. Prinsip-prinsip tersebut adalah (TechoPedia):

1) Masalah akan lebih mudah diselesaikan jika requirements disepakati dan

dijabarkan dengan jelas,

2) Kode program dalam jumlah yang besar dapat ditelusuri jika dibuat dengan

lebih terstruktur,

3) Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh manusia harus selalu diverifikasi,

4) Siklus hidup pengembangan yang baik dapat meningkatkan proses

pengembangan,

5) Dokumentasi adalah hasil sampingan dari sebuah proses pengembangan dan

harus dilakukan di setiap tahapan, sehingga tidak boleh dilakukan hanya ketika

siklus pengembangan selesai, dan

6) Model waterfall merupakan usaha awal untuk memberikan struktur, metrik dan

kontrol untuk pengembangan sistem yang besar dan kompleks seperti sistem

mainframe.

Dengan melihat berbagai keuntungan dan kekurangan dari metode

pengembangan waterfall, maka dapat disimpulkan beberapa kondisi yang tepat untuk

memilih menggunakan metode waterfall (Rahul, 2013):

1) Requirements benar-benar dipahami, jelas dan fix,

2) Definisi produk sudah stabil,

3) Mengerti tentang teknologi yang digunakan,

4) Tidak ada requirements yang ambigu,

5) Memiliki sumber daya yang cukup dengan keahlian yang dibutuhkan, dan

37

6) Durasi proyek singkat.

Fase pengembangan yang digunakan dalam mengembangkan knowledge

management system yang ditawarkan kepada perusahaan adalah fase terakhir yang

merupakan pengembangan dari fase awal Waterfall yang diperkenalkan oleh Dr.

Winston Walker Royce. Fase yang digunakan adalah:

1) Analysis Phase

2) Design Phase

3) Implementation Phase

4) Testing Phase

5) Maintanance Phase

2.9 4+1 View Model

4+1 view model di-deisgn oleh Philippe Krutchen, menggambarkan arsitektur

sistem perangkat lunak berdasarkan beberapa penggunaan dan pandangan yang

bersamaan (Chokkalingam, 2013).

The 4+1 View Model Gambar 2.1

Sumber: (Chokkalingam, 2013)

View model merupakan sebuah framework dalam systems engineering atau

software engineering. View model mendefinisikan seperangkat view yang digunakan

dalam konstruksi systems engineering atau software engineering. Setiap view

38

merepresentasikan seluruh perspektif dari kepentingan yang saling terikat

(Chokkalingam, 2013).

4+1 view model merupakan pendekatatan berorientasi pada sudut pandang

(view point) dalam rekayasa perangkat lunak yang sudah sering digunakan untuk

memenuhi kebutuhan stakeholders. Selain itu, pendekatan ini sudah digunakan untuk

design architecture dan pengembangan berdasarkan pemisahan kepentingan dan

Aspect Oriented Software Development (Ionita, Florea, & Jele, 2010, p. 3).

Dalam jurnal internasional yang dipublikasikan oleh IAENG International

Journal of Computer Science, 4+1 view model terdiri dari 4 view utama dan 1 view

tambahan, antara lain (Ionita, Florea, & Jele, 2010, p. 3):

1) The Logical View, mewakili elemen struktur, tingkat abstraksi, pemisahaan

kepentingan dan sering menggunakan model berorientasi objek,

Viewer : End User

Consider : Functional requirements, apa yang harus disediakan oleh

sistem. View ini menunjukkan komponen dari sistem serta

interaksinya

UML Diagrams : Class Diagram, State Diagram, Object Diagram,

Sequence Diagram, Communication Diagram

2) The Process View, memperlakukan aspek eksekusi dari sistem, pola interaksi,

dan concurrency,

Viewer : Integrators

Consider : Non functional requirements (concurrency, kinerja,

skalabilitas). Menampilkan aturan proses atau workflow dari

sistem dan bagaimana proses-proses berkomunikasi satu

sama lain

UML Diagrams : Activity Diagram

3) The Implementation View, menunjukkan dekomposisi dalam subsistem yang

digunakan dalam lingkungan pengembangan dan awalnya disebut sebagai

development view,

Viewer : Programmers dan Software Managers

Consider : Software module organization (hierarchy of layers,

software management, reuse, constrains of tools)

UML Diagrams : Component Diagram, Package Diagram

39

4) The Deployment View, menguraikan distribusi komponen perangkat lunak pada

node fisik, baik computer atau processor, yang pada awalnya disebut sebagai

physical view,

Viewer : System Engineers

Consider : Non functional requirements, yang berhubungan dengan

hardware (topology dan communication). View ini

menunjukkan lingkungan eksekusi sistem

UML Diagrams : Deployment Diagram

+1) The Use Case View, menggambarkan use case atau scenario yang

didedikasikan untuk beberapa aktor dan selanjutnya melibatkan bahasa dan

alat-alat, yang ditampilan pada keempat view yang lain.

Viewer : All user of other views dan Evaluators

Consider : Konsistensi sistem, validitas. Validasi dan ilustrasi untuk

menunjukkan desain yang telah selesai

UML Diagrams : Use Case Diagram

Dalam pembangunan perangkat lunak yang berjalan dalam sebuah mesin

tunggal membutuhkan beberapa jenis diagram berikut (Chokkalingam, 2013):

1) Use case View : Use Case Diagrams

2) Logical View : Class Diagram

3) Process View : Tidak ada

4) Implementation View : Tidak ada

5) Deployment View : Tidak ada

4+1 view model cocok digunakan dalam pengembangan knowledge

management system dalam penelitian ini. Selain diinstalasi pada sebuah mesin

tunggal, pengembangan KMS dapat mempersingkat waktu karena dokumentasi yang

digunakan hanya ada dua, yaitu Use Case Diagram dan Class Diagram. Hal ini

cocok dengan waktu penelitian yang cukup pendek dalam implementasi sistem.

40

2.10 Kerangka Berpikir

Dalam penulisan skripsi ini, dibutuhkan sebuah kerangka berpikir yang

digunakan untuk membantu proses pengerjaan. Kerangka berpikir yang digunakan

dalam penulisan skripsi ini dapat dilihat pada gambar berikut.

Kerangka berpikir pengerjaan skripsi Gambar 2.2

Dari kerangka berpikir diatas, dapat dilihat bahwa dalam pengerjaan skripsi ini,

hal pertama yang dilakukan adalah perencanaan proyek dengan perumusan masalah

yang terjadi di perusahaan. Hal ini dapat dilakukan dengan melakukan identifikasi

bisnis proses yang sedang berjalan di perusahaan. Dari perumusan masalah dapat

ditemukan masalah knowledge management yang terjadi yang nantinya dapat

berguna sebagai bahan dalam analisis sistem. Setelah melakukan perencanaan

proyek, dapat ditentukan metodologi yang digunakan seperti metode pengembangan,

perancangan dan metode knowledge management.

Analisis sistem dilakukan dengan memanfaatkan metode pengembangan

waterfall yang dipilih, serta masalah knowledge yang ditemukan pada tahap

perencanaan proyek. Pada tahap ini dilakukan analisa terhadap masalah secara lebih

detil dan mendalam serta menentukan usulan penyelesaian masalah. Tahap design

dilakukan setelah tahap analisis dengan cara melakukan pemetaan usulan masalah

41

yang telah didapat. Dengan mengubah design solusi tersebut kedalam sebuah system

menggunakan kode program pada tahap deployment, kita dapat menghasilkan sistem

yang akan menjawab masalah yang dihadapi.

Sistem yang telah dikembangkan, dapat diserahkan kepada perusahaan untuk

nantinya di-testing dan di-deploy ke server perusahaan dan digunakan sebagai sistem

final untuk menjawab masalah yang dihadapi.