9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Teori Umum

2.1.1. Data

Data sangat penting didalam suatu perusahaan untuk pengambilan

suatu keputusan. Menurut Laudon & Laudon (2012, p. 15), data adalah

fakta mentah yang mewakili kejadian didalam suatu organisasi atau

lingkungan fisik sebelum kejadian tersebut diatur dan disusun ke dalam

bentuk yang dapat digunakan oleh orang lain.

Sedangkan menurut O’Brien & Marakas (2010), data adalah fakta -

fakta mentah atau observasi, umumnya mengenai transaksi bisnis.

Dapat ditarik kesimpulan menurut kedua pendapat ahli diatas data

adalah fakta mentah atau observasi yang ada dalam suatu organisasi atau

lingkungan fisik yang pada umumnya adalah transaksi bisnis yang dapat

diolah dan disusun serta dapat digunakan oleh orang lain.

2.1.2. Sistem

Sistem memiliki arti yang luas, banyak para ahli yang saling

mengemukakan pengertian dari sistem, seperti menurut Stair dan Reynolds

(2010, p. 8), sistem adalah seperangkat elemen atau komponen yang saling

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan atau goal.

Sedangkan menurut Satzinger, Jackson & Burd (2009, p. 6), sistem

adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan dan bekerjasama

untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Berdasarkan pendapat kedua ahli diatas dapat ditarik kesimpulan

bahwa sistem adalah seperangkat komponen atau elemen yang saling

berinteraksi dan bekerjasama untuk mencapai goal atau tujuan yang ingin

dicapai.

2.1.3. Informasi

Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang diorganisir

dengan cara tertentu sehingga memiliki arti bagi penerima. Menurut

10

O’Brian & Marakas (2010, p. 34), informasi adalah data yang telah diubah

menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir

tertentu.

Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p. 35), informasi

adalah sekumpulan fakta - fakta yang diolah dengan sedemikian caranya

sehingga memiliki nilai tambah dibalik nilai dari fakta individu itu sendiri.

Menurut kedua pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi

adalah suatu data - data yang telah diolah dan berubah menjadi data yang

memiliki arti dan fungsi, serta data tersebut memiliki kegunaan bagi yang

membutuhkan.

2.1.4. Sistem Informasi

Kombinasi dari teknologi informasi dan aktifitas orang yang

menggunakan teknologi untuk mendukung operasi dan majemen disebut

sebagai sisten informasi. Menurut O’Brian & Marakas (2010, p. 4), sistem

informasi adalah kombinasi teratur dari orang - orang, hardware, software,

jaringan komunikasi, sumber daya data, kebijakan dan prosedur yang

menyimpan, mengubah, dan menyebarkan informasi didalam suatu

organisasi. Setiap orang bergantung pada sistem informasi yang modern

untuk berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya dengan

menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware), jaringan komunikasi

(network), dan data yang disimpan (data resource).

Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p. 10), sistem

informasi adalah seperangkat komponen – komponen yang

mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan, dan menyebarluaskan data

dan informasi dan menyediakan metode umpan balik untuk bertemu

dengan objektif atau sasaran.

Berdasarkan pendapat kedua ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

sistem informasi adalah sebuah sistem yang memiliki komponen -

komponen yang berfungsi untuk memanipulasi, menyimpan, dan

menyebarluaskan data dan informasi untuk mencapai suatu tujuan atau

sasaran dengan menggunakan berbagai macam alat fisik (hardware),

jaringan komunikasi (network), dan data yang disimpan (data resource).

11

2.1.5. Business Process

Kumpulan aktifitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait

disebut proses bisnis. Menurut Rainer & Cegielski (2011, p. 10), business

process atau proses bisnis adalah kumpulan dari aktifitas yang

berhubungan dan menghasilkan sebuah produk atau jasa kepada

organisasi, seperti pengembangan produk dimana melibatkan rancangan,

engineering, manufacturing, pemasaran dan distribusi. Proses lainnya

meliputi hanya satu area fungsional.

Kemudian menurut Considine et al. (2012), business process

diartikan sebagai salah satu kunci dari bagaimana suatu organisasi

mencapai tujuannya. Proses bisnis menggambarkan rangkaian dari aktifitas

ketika disatukan, memberikan suatu nilai kepada pelanggan baik secara

internal maupun secara eksternal.

Dapat diambil kesimpulan dari kedua pendapat diatas business

process adalah kumpulan dari kegiatan - kegiatan atau aktifitas yang saling

terhubung yang menghasilkan sebuah produk atau jasa guna memberikan

manfaat, nilai dan tujuan dalam suatu organisasi.

2.1.6. Evaluasi

Evaluasi menggunakan pengukuran berdasarkan efektivitas strategi

yang digunakan untuk mengukur kinerja perusahaan. Menurut Zikmund

(2010, p. 9), evaluasi adalah bentuk formal dari sebuah pengukuran dan

penilaian atas sebuah aktifitas, proyek, ataupun program yang telah

mencapai tujuannya. Setelah untuk mengukur program yang sedang

digunakan, evaluasi juga memberikan informasi tentang faktor utama yang

mempengaruhi tingkat kinerja sistem yang diamati.

Menurut Arikunto & Jabar (2010, p. 1), pada buku evaluasi program

pendidikan oleh Arikunto dan Jabar, evaluasi adalah sebuah proses

menentukan hasil yang telah dicapai dalam beberapa kegiatan yang

direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan.

Berdasarkan kedua ahli diatas dapat disimpulan evaluasi adalah

sebuah pengukuran dan penilaian dari sebuah aktifitas ataupun program

12

yang telah mencapai tujuan yang berguna untuk mempengaruhi tingkat

kinjerja sistem yang diamati.

Menurut jurnal Falahah dan Rijayana (2011), evaluasi perlu dilakukan

pada setiap sistem yang telah dilaksanakan karena perlu adanya penilaian

atau evaluasi terkait kinerja sistem tersebut untuk melihat sejauh mana

keberhasilannya dalam mencapai tujuan dan sasaran awal yang ditetapkan.

Periode evaluasi tergantung dari kebutuhan dan kebijakan management.

2.1.7. Teknik Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data, pada evaluasi ini penulis akan

menggunakan metode survei, yaitu suatu teknik atau metode pengumpulan

data dengan mengajukan atau memberikan pertanyaan kepada user atau

responden yang ditujukan untuk mendapatkan informasi spesifik terkait

dengan hal yang dibutuhkan untuk mendukung penelitian. (Malhotra,

2009). Sedangkan menurut Sugiyono, survei merupakan teknik

pengumpulan data yang dilakukan dengan cara memberi seperangkat

pertanyaan atau pernyataan tertulis kepada responden untuk dijawab.

(Sugiyono, 2011, p. 142)

Dari kedua pendapat ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa survei

adalah suatu metode pengumpulan data dengan memberikan kuisioner

berupa pertanyaan dan peryataan terkait dengan informasi yang ingin

didapatkan dari responden, untuk mendapatkan hasil yang spesifik sesuai

dengan kebutuhan penelitian.

Karena itu, pada evaluasi ini akan mengumpulkan dan mencari data

dari para user atau pengguna sistem IFS yang berada di PT. PARIT

PADANG GLOBAL dari seluruh bagian yang terdapat dalam perusahaan.

Melalui survey, penulis dapat mengambil data berupa seberapa puas user

dalam menggunakan sistem IFS dan seberapa besar pengaruh sistem IFS

terhadap keefektifan dan efisiensi kerja dari para penggunanya.

Dalam penelitian ini, kuisioner akan dibuat kedalam bentuk

pertanyaan - pertanyaan yang meliputi system quality, information quality,

dan service quality. Pertanyaan pada system quality terdiri dari Accessible,

Usability, Functionality, Responsiveness, Reliability, dan Flexibility.

Pertanyaan pada information quality terdiri dari Relevance of Content,

13

Accuracy of Content, Content is Understandable, dan Content is Complete.

Serta Pertanyaan service quality terdiri dari Desired Service, Fullfilment of

Needs and Expectation, Behavioral and Interntions, dan User Experience.

Proses penyampaian pada user akan disampaikan secara langsung,

berdasarkan pengertian pendekatan langsung menurut Malhotra (2009),

yaitu pendekatan langsung pada responden tanpa menyembunyikan tujuan

dari penelitian dan menyampaikan langsung pada responden maksud dari

penelitian tersebut secara jelas. Kuisioner yang telah dibuat nantinya akan

diberikan langsung pada responden dalam bentuk pertanyaan yang akan

dijawab langsung oleh responden.

2.2. Teori Khusus

2.2.1. ERP (Enterprise Resource Planning)

2.2.1.1. ERP

ERP merupakan sebuah sistem informasi perusahaan yang

dirancang untuk mengkoordinir semua sumber daya, informasi

dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis secara

menyeluruh. Menurut Laudon & Laudon (2012, p. 51), ERP

adalah sistem yang mengintegrasikan proses bisnis dalam

kegiatan manufaktur dan produksi, finance dan accounting, sales,

marketing, dan human resource ke sebuah software. Informasi

yang sebelumnya terbagi ke dalam beberapa sistem disimpan

disebuah media penyimpanan yang dapat digunakan disetiap

bagian dalam perusahaan.

Sedangkan menurut O’Brien et al. (2010, p. 272), ERP

adalah sebuah sistem lintas fungsi perusahaan yang didukung oleh

sekumpulan modul software yang terintegrasi dan berfungsi untuk

mendukung proses bisnis internal yang mendasar didalam

perusahaan. Sebagai contoh, software ERP untuk perusahaan

manufaktur akan mengolah dan melacak data - data terkait dengan

penjualan, inventory, pengiriman, penagihan, dan juga perkiraan

menggunakan raw material dan kebutuhan sumber daya manusia.

Dapat ditarik kesimpulan dari kedua ahli diatas, ERP adalah

suatu sistem yang terintegrasi dari berbagai department seperti

14

accounting, sales, human resource, logistic dan sebagainya

didalam satu software yang berfungsi untuk mendukung proses

bisnis yang ada dalam suatu perusahaan atau organisasi.

Menurut jurnal Wahyu Agus Winarno (2010), ERP sebagai

sistem piranti lunak bisnis yang memungkinkan sebuah

perusahaan untuk mengelola secara efektif dan efisien

penggunaan dari sumber daya yang dimiliki (material, sumber

daya manusia, keuangan, dan sebagainya) dengan menyediakan

sebuah total solusi yang terintegrasi untuk kebutuhan - kebutuhan

pemrosesan informasi pada perusahaan. Ada beberapa atribut

yang dianggap penting pada ERP yaitu :

• Mengotomatiskan dan mengintegrasikan proses bisnis

perusahaan.

• Berbagi data dan praktik diseluruh perusahaan.

• Menghasilkan dan mengakses informasi dalam lingkungan

real-time.

2.2.1.2. Sejarah Perkembangan Sistem ERP

ERP terus berkembang dan memeliki beberapa tahapan,

menurut pendapat Wijaya dan Darudiato (2009, p. 15),

perkembangan sistem ERP terdiri dari 5 tahap, yaitu :

- Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) atau

perencanaan kebutuhan material, yang merupakan

kebutuhan material, yang merupakan kelanjutan dari proses

pengolahan bill of material (BOM) atau daftar kebutuhan

material yang harus disediakan untuk prsoes suatu produk

tertentu.

- Tahap II : Close - Loop MRP

Sistem ini dirancang untuk membantu menjalankan rencana

pekerjaan diberbagai lokasi pabrik, penjadwalan inventory,

internal dan eksternal (pemasok).

15

- Tahap III : Manufacturing Resource Planning (MRP II)

MRP II sama seperti Close - Loop MRP, hanya ada

penambahan elemen sebagai berikut:

1. Perencanaan penjualan dan operasi, proses yang

digunakan untuk menyeimbangkan antara permintaan,

dan persediaan, sehingga management dapat melakukan

control terhadap aspek operasional bisnis.

2. Antarmuka keuangan, kemampuan menerjemahkan

rencana operasional (satuan bentuk pieces, kg, gallon,

satuan lainnya menjadi satuan biaya dalam mata uang

tertentu).

3. Simulasi kemampuan melakukan analisis “what if”

untuk mendapatkan jawaban yang mungkin diterapkan,

baik dalam satuan unit maupun dalam jumlah uang.

- Tahap IV : Enterprise Resource Planing

Dasar ERP yang diturunkan dari MRP II, tetapi bisnis

prosesnya diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada

kondisi perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis.

- Tahap V : Extended ERP (ERP II)

Sistem Extended ERP (ERP II) mulai diluncurkan sekitar

tahun 2000an. Sistem ERP II ini disebut extended ERP,

karena merupakan perluasan dari fungsi - fungsi yang ada

pada sistem ERP, yaitu mencangkup fungsi - fungsi yang

dapat menjembatani komunikasi supplier dengan

konsumen.

16

Gambar 2.1: Evolusi ERP

Sumber: (Wijaya & Darudianto, 2009, p. 15)

2.2.1.3. Manfaat ERP

Dengan memusatkan tempat penyimpanan data pada suatu

tempat, maka tercipta kemudahan untuk mendapatkan berbagai

data. Menurut Verdi (2013), keuntungan implementasi ERP bagi

setiap perusahaan adalah:

a. ERP membantu memperlancar proses bisnis dan membuatnya

menjadi lebih mudah, murah, cepat, dan efisien.

b. Mengurangi biaya - biaya berupa penghematan biaya

operasional perusahaan. Hal ini disebabkan karena sistem

ERP sudah didesain sedemikian rupa sehingga dapat

mengurangi dan menghilangkan duplikasi data.

c. Pengambilan keputusan, sistem ERP yang merupakan sistem

yang mengintegrasikan seluruh data dan informasi sangat

membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan,

terutama apabila akan muncul masalah dalam perusahaan

maka dengan cepat mereka dapat mengetahuinya dan segera

mencari dan mengambil keputusan guna memecahkan

masalah tersebut.

d. Meningkatkan etos kerja karyawan, karena proses kerja

tersusun sesuai dengan standar operasi perusahaan yang

sudah dibakukan.

e. Meningkatkan jumlah penjualan, karena sistem ERP ini

membantu dalam keluar masuknya arus barang.

17

f. Menambah daya saing perusahaan, karena ERP membantu

dalam distribusi produk yang dihasilkan perusahaan dengan

memberikan informasi yang cepat dan akurat bagi konsumen.

g. Mengurangi kecurangan dan biaya dengan menghapuskan

aktifitas yang tidak memiliki nilai tambah.

2.2.2. IFS (Industrial and Financial Systems)

Seperti yang terdapat pada website www.ifsworld.com, IFS

(Industrial and Financial Systems) merupakan perusahaan yang didirikan

pada tahun 1983 dan saat ini memiliki lebih dari 2700 karyawan. IFS

mendukung lebih dari 2400 pelanggan yang ada diseluruh dunia. IFS

merupakan suatu aplikasi bisnis ERP yang diakui secara global dalam

mengembangkan dan memberikan software untuk perusahaan dalam

perencanaan sumber daya perusahaan, manajemen aset perusahaan, dan

manajemen pelayanan perusahaan.

Aplikasi IFS saat ini memiliki lebih dari 1.000.000

pengguna. Filosofi bisnis dan arsitektur IFS memberikan solusi yang lebih

mudah untuk menerapkan, menjalankan, dan upgrade. Aplikasi IFS

memberikan peningkatan fungsi ERP, CRM, SCM, PLM (Product life

cycle manajemen), CPM (Critical Path Method), manajemen aset

perusahaan dan kemampuan MRO (Maintenance, Repair and Operation).

Aplikasi IFS memungkinkan untuk dapat menghandle 4 inti proses

yaitu:

- Service & Asset Management

- Manufacturing

- Projects

- Supply Chain Management

2.2.3. Skala Pengukuran Likert

Skala pengukuran yang akan digunakan dalam evaluasi ini adalah

Skala Likert, dimana menurut Sugiyono (Sugiyono, 2012) yaitu skala yang

digunakan untuk mengukur sikap, pendapat dan persepsi seseorang atau

kelompok tentang kejadian atau gejala sosial. Dengan menggunakan Skala

Likert, maka dimensi dijabarkan menjadi variabel kemudian variabel

18

dijabarkan lagi menjadi indikator - indikator yang dapat diukur. Akhirnya

indikator - indikator yang terukur ini dapat dijadikan titik tolak untuk

membuat item instrument yang berupa pertanyaan atau pernyataan yang

perlu dijawab oleh responden. Menurut Bertram (20120, Skala 5 poin

pemberian nilai pada suatu skala, biasanya dimulai dari “Sangat Tidak

Setuju” atau pernyataan paling negatif dalam salah satu ujung rating scale

dan pernyataan “Sangat Setuju” atau paling positif pada sisi lain rating

scale dengan pernyataan “Baik Setuju atau Tidak Setuju” ditengah. Namun

beberapa praktisi menganjurkan penggunaan skala 7 dan 9 titik yang

menambah perincian tambahan agar lebih memiliki banyak variasi. Dalam

beberapa kasus, dapat diberikan 4 titik skala (atau skala genap lainnya)

yang dapat membentuk suatu pilihan pasti dan lebih terarah. Setiap tingkat

pada skala diberi nilai numerik atau pengkodean, biasanya dimulai dari 1

dan bertambah satu untuk setiap tingkat ke pernyataan yang lebih positif

dengan nilai yang lebih besar. Bentuk kuesioner ini adalah semi tertutup

yaitu berupa pertanyaan tertutup yang jawabannya harus dipilih responden

berdasarkan pilihan yang disediakan. Dalam menjawab skala likert ini,

responden hanya memberi tanda, misalnya checklist atau tanda silang pada

jawaban yang dipilih sesuai pernyataan. Menurut Sugiyono (Sugiyono,

2012) kuesioner yang telah diisi responden perlu dilakukan penyekoran

berdasarkan jawaban yang dipilih oleh responden. Jawaban yang

berindikasi positif diberikan nilai yang semakin besar, sedangkan yang

berindikasi negatif diberikan nilai yang lebih kecil. Berikut ini merupakan

bobot penilaian pada skala Likert.

Tabel 2.1: Contoh Penilaian Skala Likert

19

Dalam pembuatan kuesioner ini, seluruh kegiatan atau aktivitas yang

terdapat pada proses bisnis PT. PARIT PADANG GLOBAL menjadi

acuan dalam pembuatan pertanyaan, dimana pertanyaan disesuaikan

dengan apa yang akan diteliti dan dievaluasi, dan terdiri dari item yang

cukup jelas pengartiannya sehingga dapat dipahami dengan baik oleh user

dimana user atau responden yang dipilih merupakan orang - orang yang

terlibat dalam sistem IFS yang sehari - hari bekerja dengan mengandalkan

sistem IFS yang berada pada tiga bagian sesuai ruang lingkup penelitian,

yaitu CSSA, Logistik, dan Inkaso. Kemudian item - item itu dicoba kepada

sekelompok responden berdasarkan bagian yang sebelumnya disebutkan

yang cukup representatif dari populasi yang ingin diteliti.

Parameter yang diteliti dalam penulisan ini adalah Ranking

Requirement dan Degree of Fit pada sistem IFS yang digunakan pada PT.

PARIT PADANG GLOBAL, dalam hal ini Ranking Requirement

menggambarkan tingkat kepentingan suatu aktivitas yang terdapat pada

suatu proses di perusahaan, apakah aktivitas tersebut termasuk aktivitas

yang kurang penting (Low), cukup penting (Medium), atau sangat penting

(High). Sedangkan Degree of Fit akan menggambarkan apakah sistem IFS

yang berjalan saat ini telah memenuhi kebutuhan pengguna atau belum,

dimana akan diwakilkan dalam tiga kategori yaitu, sistem belum

memenuhi kebutuhan, sistem sudah memenuhi kebutuhan namun belum

maksimal, dan sistem telah memenuhi kebutuhan secara maksimal.

Parameter yang telah ditentukan diambil berdasarkan data yang

dibutuhkan pada analisa Fit / Gap Analysis dimana sesuai yang dijelaskan

diatas, terdiri dari Rangking Requirement dan Degree of Fit.

Responden akan diberikan pertanyaan seputar sistem IFS yang saat

ini berjalan dan mereka gunakan. Responden akan diminta menentukan

pilihan dengan skala 1 - 3 pada parameter Rangking Requirement dan

Degree of Fit dimana jawaban responden akan menentukan suatu aktivitas

memeiliki kepentingan yang high, medium, atau low dan apakah sudah

memenuhi kebutuhan secara maksimal, belum maksimal, atau bahkan

belum memenuhi sama sekali. Berikut merupakan contoh table kuesioner

yang akan digunakan.

20

Tabel 2.2: Contoh tabel Ranking Requirement dan Degree of Fit

No Aktivitas Ranking Requirement Degree of Fit

1 2 3 1 2 3

Respon yang telah diberikan dari seluruh responden akan

dikumpulkan dan jawaban yang memberikan indikasi positif diberi skor

tertinggi, sementara jawaban yang mengindikasikan negatif akan diberikan

skor yang lebih rendah. Pada kuesioner ini, skor akan disesuaikan dengan

skala yang ada, dimana skor tertinggi adalah 3, dan terendah adalah 1.

Skala yang akan digunakan sebagai berikut:

21

• Ranking Requirement :

o 1 : Kurang dibutuhkan (Low)

o 2 : Cukup dibutuhkan (Medium)

o 3 : Sangat Dibutuhkan (High)

• Degree of Fit :

o 1 : Belum memenuhi kebutuhan (Gap)

o 2 : Sudah memenuhi kebutuhan, namun belum maksimal

(Partial Fit)

o 3 : Sudah memenuhi kebutuhan secara maksimal (Fit)

Berikutnya, jawaban skor dari seluruh responden per pertanyaan atau

aktivitas, akan dijumlah sesuai dengan banyaknya jawaban, dan akan

disesuaikan dengan dengan rataan yang akan dibagi untuk menentukan

apakan pertanyaan atau aktivitas tersebut termasuk kedalam high, medium,

atau low pada Ranking Requirement dan apakah sudah memenuhi

kebutuhan secara maksimal, belum maksimal, atau bahkan belum

memenuhi sama sekali. Pertanyaan akan dibagi perbagian yaitu CSSA,

Logistik dan Inkaso. Hal ini ditujukan agar jawaban yang diperoleh lebih

valid karena ditujukan langsung ke bagian yang memang melakukan

aktivitas tersebut sehingga diharapkan responden yang mengisi kuesioner

mengetahui persis proses yang ada dan yang responden kerjakan.

Dalam menghitung rataan, untuk menentukan jawaban dari setiap

aktivitas atau pertanyaan, akan digunakan perhitungan sebagai berikut:

a. Rataan pada bagian CSSA

o Nilai tertinggi x jumlah responden per bagian = rataan tertinggi

3 x 8 = 24

o Nilai terendah x jumlah responden per bagian = rataan

terendah

1 x 8 = 8

o (Rataan tertinggi + rataan terendah) / 2 = rataan tengah

(24 + 8) / 2 = 16

22

Gambar 2.2: Rataan pada Bagian CSSA

b. Rataan pada bagian Logistik

o Nilai tertinggi x jumlah responden per bagian = rataan tertinggi

3 x 5 = 15

o Nilai terendah x jumlah responden per bagian = rataan

terendah

1 x 5 = 5

o (Rataan tertinggi + rataan terendah) / 2 = rataan tengah

(15 + 5) / 2 = 10

Gambar 2.3: Rataan pada Bagian Logistik

• Rataan pada bagian Inkaso

o Nilai tertinggi x jumlah responden per bagian = rataan tertinggi

3 x 7 = 21

o Nilai terendah x jumlah responden per bagian = rataan

terendah

1 x 7 = 7

o (Rataan tertinggi + rataan terendah) / 2 = rataan tengah

21 + 7 / 2 = 14

Gambar 2.4: Rataan pada Bagian Inkaso

Berdasarkan perhitungan rataan di atas, dapat diketahui kesimpulan

jawaban dari setiap aktivitas yang telah dijawab oleh responden. Hasil

0- 5 (Low &

Gap)

6-10 (Medium &

Partial)

11-15 (High

& Fit)

0-7 (Low &

Gap)

8-14 (Medium &

Partial)

15-21 (High

& Fit)

0-8 (Low &

Gap)

9-16 (Medium &

Partial)

17-24 (High

& Fit)

23

kuesioner tersebut akan dimasukkan ke dalam table Fit / Gap Analysis

untuk selanjutnya dianalisa kepentingan dan kemampuan sistem

memenuhi kebutuhan berdasarkan setiap aktivitasnya yang didapat dari

seluruh proses bisnis PT. PARIT PADANG GLOBAL.

2.2.4. Fit / Gap Analysis

2.2.4.1. Fit / Gap Analysis

Fit / Gap Analysis digunakan untuk mengidentifikasi

apakah sistem yang ada sekarang telah memenuhi kebutuhan atau

belum memenuhi kebutuhan. Menurut Pol dan Paturkar (2011),

Fit / Gap analysis adalah metodologi yang digunakan oleh

perusahaan untuk membandingkan proses bisnis perusahaan dan

fungsi sistem, mengevaluasi, dan mencatat fungsi - fungsi yang

sesuai (fit) dan tidak sesuai (gap). Tujuan dari analisa ini adalah

tidak untuk memberikan solusi maupun rancangan terhadap

sistem.

Kemudian Gap analysis adalah teknik yang digunakan oleh

perusahaan untuk menentukan langkah apa yang harus diambil

untuk beralih dari kondisi sekarang ke kondisi yang akan datang

yang nantinya akan digunakan. Gap analysis juga biasa dikenal

dengan need-gap analysis, need analysis, dan need assessment.

Dari pendapat ahli diatas dapat ditarik kesimpulan Fit / Gap

Analysis adalah suatu metode yang digunakan perusahaan untuk

mengevaluasi kegiatan proses bisnis yang ada di dalamnya dan

membandingkannya untuk perpindahan dari kondisi sekarang ke

yang akan datang.

2.2.4.2. Tujuan Fit / Gap Analysis

Fit / Gap Analysis bertujuan untuk:

a. Mengumpulkan requirement dari perusahaan.

b. Sebagai langkah awal untuk menentukan penyesuaian

yang perlu dilakukan.

c. Memastikan bahwa sistem yang baru memenuhi

kebutuhan proses bisnis perusahaan.

24

d. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “best

practice”.

e. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan

perubahan kebijakan.

Fit / Gap Analysis digunakan untuk mengevaluasi

kebutuhan user terhadap sistem dan mengidentifikasi mengenai

Fit dan Gap antara kebutuhan pengguna dengan sistem. Fit berarti

requirement telah dipenuhi oleh sistem, sedangkan Gap berarti

requirement tidak dipenuhi oleh sistem.

2.2.4.3. Metode Fit / Gap Analysis

Menurut Pol dan Paturkar (2011), terdapat 4 metode yang

dapat digunakan dalam melakukan Fit / Gap Analysis, yaitu:

1. Simulation Based

Gambar 2.5: Tahapan Fit / Gap Analysis Metode Simulation

Based

Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Plan: Perencanaan Fit - Gap untuk kegiatan sehari -

hari, daftar partisipan dan agenda detail yang

dipersiapkan berdasarkan hasil bisnis blue print dan

kebutuhan analisa dasar.

25

b. Implement: Sistem diimplementasikan dalam uji

simulasi atau sandbox.

c. Analyze: Analisa sistem dilakukan untuk

membandingkan fungsi - fungsi yang ada dengan

kebutuhan perusahaan.

d. Capture: Menemukan Fit dan Gap sistem serta

mendokumentasikannya.

2. Brainstorming Discussion Based

Gambar 2.6: Tahapan Fit / Gap Analysis Metode

Brainstorming Discussion Based

Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Schedule: Merupakan jadwal detail untuk

diinformasikan. Jadwal beserta topik yang akan

didiskusikan dan dipersiapkan.

b. Discuss: Pembawa materi menjelaskan tentang fitur -

fitur sistem pada detail fungsi dan stakeholder

menyampaikan mengenai apa yang mereka butuhkan.

c. Capture: Menemukan perbedaan antara kebutuhan

dengan fungsi.

d. Analyze : Fit and Gap dianalisa dan didokumentasikan.

26

3. Questionnaire Based

Gambar 2.7: Tahapan Fit/ Gap Analysis Metode

Questionnaire Based

Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Analyze: kebutuhan perusahaan pertama kali dianalisa

berdasarkan bisnis blue print dan kebutuhan analisa

dasar.

b. Formulate: Pertanyaan detail daftar fit dan gap yang

dipersiapkan berdasarkan kebutuhan analisa.

c. Answer: Jawaban pertanyaan - pertanyaan diisi oleh

seseorang yang ahli dibidangnya dalam perusahaan.

d. Extract: Jawaban dicocokan dengan fungsi sistem

berdasarkan daftar Fit dan Gap.

27

4. Hybrid Based

Gambar 2.8: Tahapan Fit / Gap Analysis Metode Hybrid

Based

Sumber: (Pol & Paturkar, 2011).

a. Plan & Schedule: Perencanaan Fit dan Gap untuk

jadwal sehari - hari, daftar partisipan dan detail agenda

dipersiapkan. Detail jadwal untuk diskusi disampaikan.

b. Discuss & Formulate: Diskusi antara konsultan sistem

dan stakeholder pertanyaan diformulasikan dan

diberikan kepada seseorang yang ahli dibidangnya

untuk dijawab.

c. Answer & Analyze: inti diskusi dianalisa berikut juga

dengan jawaban yang telah diisi oleh para ahli dalam

perusahaan.

d. Extract & Captrure: Analisis dan jawaban

dibandingkan dengan fungsi sistem untuk daftar Fit dan

Gap.

2.2.4.4. Langkah - Langkah Fit / Gap Analysis

Langkah - langkah yang dilakukan dalam Fit / Gap Analysis

adalah sebagai berikut:

28

2.2.4.4.1. Ranking Requirements

Tahapan ini mendukung tim proyek dan sponsor

proyek untuk memastikan proses bisnis dapat

diakomodasi oleh sistem yang sudah

diimplementasikan. Selain itu, berfungsi untuk

memastikan tim proyek berfokus pada era yang paling

penting bagi perusahaan supaya functionality yang baru

dapat memberikan nilai tambah bagi perusahaan dalam

meningkatkan proses bisnis.

Requirement harus diindentifikasi sesuai dengan

tingkat prioritasnya. Tingkat prioritasnya akan

dijelaskan dalam table berikut.

Tabel 2.3: Tingkat Prioritas dalam Fit/ Gap Analysis

Adapun requirement tersebut akan

dikelompokkan berdasarkan beberapa kategori, yaitu:

a. Operasional

b. Strategis

2.2.4.4.2. Degree of Fit

Menentukan sejauh mana kebutuhan dapat

diakomodir oleh sistem yang sudah diimplementasikan.

Degree of Fit terdiri dari tiga kategori, yaitu: fit, gap,

dan partial fit.

29

Tabel 2.4: Degree of Fit dalam Fit / Gap Analysis

2.2.4.4.3. Gap Resolution

Dalam proses Fit / Gap Analysis akan ditemukan

sebuah gap. Pada saat gap ditemukan, tim penulis akan

menentukan alternatif dan rekomendasi solusi untuk

mengatasi gap tersebut. Terdapat beberapa jalan dalam

menyelesaikan gap yaitu dengan gap resolution.

Beberapa metode yang digunakan gap resolution antara

lain:

a. Package work - around

Pertama kali tim akan mengidentifikasi

jalan alternatif untuk mencapai kebutuhan proses

yang ada.

b. Membuat bisnis sesuai dengan package.

Apabila metode package work - around

tidak dapat diterapkan, tim akan

merekomendasikan perubahan potensial pada

proses bisnis untuk dilakukan penyesuaian.

Penyesuaian dilakukan pada proses bisnis yang

ada untuk mengeliminasi gap yang terjadi.

30

2.2.5. Flowchart

2.2.5.1. Pengertian Flowchart

Bagan yang menunjukan alur (flow) didalam program atau

prosedur sistem secara logika disebut sebagai flowchart. Menurut

Romney (2009, p. 163) , flowchart merupakan teknik analisa yang

digunakan untuk menggambarkan beberapa aspek dari sistem

informasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan logis. Flowchart

menggunakan sekumpulan standar dari simbol untuk

menggambarkan prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan

perusahaan dan aliran data dalam sistem.

Sedangkan menurut Considine et al. (2012, p. 249),

flowchart menggambarkan kombinasi antara DFD (Data Flow

Diagram) logikal dan fisikal karena menyediakan detail dari

proses yang dilakukan seperti sumber daya fisik yang digunakan

untuk melakukan hal tersebut (sudut pandang fisikal).

Dari pendapat ahli diatas dapat disimpulkan flowchart

merupakan gambaran secara detail, jelas, ringkas, dan logis dari

suatu prosedur pemroses atau aliran data dalam sistem dengan

menggunakan sekumpulan standar simbol.

2.2.5.2. Simbol Flowchart

Berikut merupakan simbol dan keterangan dari system

flowchart:

31

Tabel 2.5: Simbol dan Keterangan System Flowchart (1)

Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer, 2012,

p. 249)

32

Tabel 2.6: Simbol dan Keterangan System Flowchart (2)

Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer, 2012,

p. 249)

33

Tabel 2.7: Simbol dan Keterangan System Flowchart (3)

Sumber: (Considine, Parkes, Olesen, Blount, & Speer, 2012, p. 249)

1.2.5.3. Jenis Flowchart

Flowchart memiliki beberapa jenis yang memiliki fungsi

yang berbeda. Menurut Romney (2009, p. 165), terdapat beberapa

jenis flowchart sesuai dengan penggunaan dan fungsinya, yaitu:

a. Document Flowchart

Document flowchart mengilustrasikan aliran dari

dokumen dan informasi antara area tanggung jawab dalam

organisasi. Document flowchart menunjukan dimana setiap

dokumen berasal, distribusi dari dokumen, tujuan dokumen

34

tersebut, penempatan terakhir dari dokumen, dan segala hal

yang terjadi selama dokumen mengalir dalam sistem.

Document flowchart berguna untuk menganalisa

cukupnya prosedur kontrol dalam sistem, seperti internal

check dan pemisahan fungsi. Document flowchart dapat

mengungkapkan kelemahan atau inefisiensi dalam sistem

seperti aliran komunikasi yang tidak memadai,

kompleksitas yang tidak penting dalam aliran dokumen,

atau prosedur yang menyebabkan keterlambatan.

b. System Flowchart

System flowchart menggambarkan hubungan antara

input, proses dan output. System flowchart dimulai dengan

mengidentifikasi baik input yang masuk ke sistem dan asal

dari input tersebut. Input dapat berupa data baru yang

dimasukan ke dalam sistem, data yang disimpan untuk

penggunaan yang akan datang atau keduanya. Input diikuti

dengan pemrosesan dalam flowchart, yang merupakan

tahapan yang dilakukan terhadap data. Logika yang

digunakan komputer untuk melaksanakan pemrosesan

ditampilkan pada program flowchart. Informasi baru yang

dihasilkan adalah komponen output, yang dapat disimpan

untuk penggunaan yang akan datang, ditampilkan dalam

layar, atau dicetak pada kertas.

c. Program Flowchart

Program flowchart mengilustrasikan tahapan operasi logis,

yang dijalankan dengan komputer dengan cara

mengeksekusi sebuah program. Setelah program flowchart

didesain dan disetujui, program flowchart berfungsi sebagai

blueprint untuk coding program komputer.