8

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Konsep Data dan Informasi

Menurut Bennett (2002, p15) data adalah fakta yang belum

terpilih untuk menjadi perhatian. Informasi adalah pesan atau fakta yang

memiliki makna, dimana maknanya selalu bergantung pada pandangan

orang yang menerima pesan atau fakta. Misalnya dalam sistem penjualan

data yang digunakan seperti data-data pelanggan, data transaksi, data

barang-barang yang dijual dan sebagainya. Dari data tersebut dapat

diperoleh informasi penjualan seperti barang apa saja yang dijual, jumlah

pelanggan per hari, jumlah transaksi dengan pembayaran tunai ataupun

kredit, dll.

Sedangkan menurut O’Brien (2003, p13) data adalah fakta mentah

atau observasi, biasanya mengenai fenomena fisik atau transaksi bisnis.

Atau lebih khususnya, data adalah tujuan pengukuran dari atribut

(karakteristik) dari entitas (seperti orang, tempat, barang dan peristiwa).

Informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang bermakna

dan berguna untuk pengguna akhir tertentu.

9

Sebagai tambahan, O’Brien juga menjelaskan bahwa suatu

informasi terdiri atas tiga dimensi khusus yaitu dimensi waktu, dimensi

konten dan juga dimensi bentuk (2003, p16).

- Dimensi Waktu

- Waktu yang tepat, informasi harus tersedia ketika diperlukan.

- Peredaran, informasi harus selalu up-to-date ketika disediakan.

- Frekuensi, informasi harus sering disediakan ketika diperlukan.

- Masa waktu, informasi yang tersedia dapat mengatasi kebutuhan

akan informasi masa lampau, sekarang dan juga informasi yang

akan datang.

- Dimensi Konten

- Akurasi, informasi harus bebas dari kesalahan.

- Relevansi, informasi harus berkaitan dengan kebutuhan informasi

dari penerima tertentu untuk situasi tertentu.

- Kelengkapan, semua informasi yang diperlukan harus disediakan.

- Keringkasan, hanya informasi yang diperlukan yang harus

disediakan.

- Cakupan, informasi dapat memiliki cakupan yang luas atau

terbatas, atau berfokus internal atau eksternal.

- Performa, informasi dapat memperlihatkan performa dengan

mengukur aktivitas yang telah diselesaikan, perkembangan yang

dibuat atau sumber daya yang diakumulasi.

10

- Dimensi Bentuk

- Kejelasan, informasi harus disediakan dalam bentuk yang mudah

dimengerti.

- Kerincian, informasi dapat disediakan dalam bentuk rinci atau

ringkasan.

- Urutan, informasi dapat diatur dalam urutan yang telah ditetapkan

sebelumnya.

- Presentasi, informasi dapat dipresentasikan dalam naratif,

numerik, grafik atau bentuk lainnya.

- Media, informasi dapat disediakan dalam bentuk, dokumen kertas

yang dicetak, tampilan video atau media lainnya.

2.1.2 Konsep Sistem

Menurut O’Brien (2003, pp8-9) sistem didefinisikan sebagai

kelompok dari komponen yang saling berhubungan yang bekerja bersama

menuju tujuan bersama dengan menerima input dan menghasilkan output

dalam sebuah proses transformasi yang terorganisir.

Sistem memiliki tiga komponen atau fungsi dasar yang

berinteraksi:

- Input meliputi menangkap dan memasang elemen yang masuk ke

sistem untuk diproses. Contohnya, bahan mentah, energi, data dan

tenaga manusia harus diamankan dan dikelola untuk diproses.

11

- Processing meliputi proses transformasi yang mengubah input

menjadi output. Contohnya, proses manufaktur, proses pernafasan

manusia atau kalkulasi matematika.

- Output meliputi mengirimkan elemen yang telah dihasilkan oleh

proses transformasi menuju tujuan akhirnya. Contohnya, barang jadi,

layanan manusia dan informasi manajemen yang harus dikirimkan

kepada pengguna manusianya.

Konsep sistem akan lebih berguna dengan memasukkan dua

komponen tambahan yaitu feedback dan control.

- Feedback adalah data mengenai kinerja sistem. Contohnya, data

mengenai kinerja penjualan adalah umpan balik kepada manajer

penjualan.

- Control melibatkan pengawasan dan pengevaluasian feedback untuk

menentukan apakah sistem bergerak menuju pencapaian tujuannya.

Fungsi control kemudian membuat perubahan yang diperlukan untuk

input sistem dan komponen pemrosesan untuk memastikan

menghasilkan output yang tepat. Contohnya, manajer penjualan

melakukan control ketika menugaskan ulang penjual-penjual ke

wilayah penjualan baru setelah mengevaluasi feedback mengenai

kinerja penjualan mereka.

Contoh-contoh sistem dalam kehidupan sehari-hari misalnya

sistem belajar mengajar, sistem penjualan, sistem produksi, sistem

penggajian dan lain sebagainya.

12

2.1.3 Konsep Sistem Informasi

Sistem informasi menurut O’Brien (2003, p7) merupakan

kombinasi dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi dan

sumber daya data yang terorganisir yang mengumpulkan, mengubah dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Menurut Connolly dan Begg (2005, p282) Sistem informasi

adalah sumber daya yang memungkinkan pengumpulan, pengaturan,

pengendalian dan penyebaran informasi ke seluruh organisasi.

Contoh sistem informasi seperti sistem informasi keuangan,

sistem informasi manajemen, sistem informasi akuntansi, sistem

informasi manufaktur, dsb.

2.1.4 Identifikasi Strategi Bisnis untuk Sistem Informasi

Salah satu cara untuk mengidentifikasi strategi bisnis untuk

mencapai tujuan perusahaan adalah dengan pendekatan analisis SWOT.

Analisis SWOT adalah suatu alat perencanaan strategis yang digunakan

untuk mengevaluasi Strengths (kekuatan), Weaknesses (kelemahan),

Opportunities (peluang), and Threats (ancaman) yang terlibat dalam

sebuah proyek atau di dalam organisasi bisnis. Teknik ini

menspesifikasikan tujuan umum dari organisasi bisnis atau proyek dan

mengidentifikasi faktor-faktor internal serta eksternal yang

mempengaruhi dalam pencapaian tujuan tersebut baik yang positif

maupun negatif.

13

- Strengths: atribut organisasi yang membantu dalam mencapai tujuan.

- Weaknesses: atribut organisasi yang menghambat dalam mencapai

tujuan.

- Opportunities: kondisi eksternal organisasi yang dapat membantu

dalam mencapai tujuan.

- Threats: kondisi eksternal organisasi yang menghambat dalam

mencapai tujuan.

2.1.5 Strategi Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Organisasi-organisasi yang dikelola dengan baik, memisahkan

pola pemikiran strategisnya menjadi tiga lapisan seperti yang

digambarkan pada Gambar 2.1 dibawah. Ide utamanya adalah

pengembangan sistem informasi baru harus mempertimbangkan dalam

konsep strategi bisnis yang telah dipikirkan dengan matang dan

pembelian perangkat-perangkat keras teknologi informasi harus

dipertimbangan atas dasar sistem informasi tertentu yang telah

direncanakan untuk dikembangkan. Dengan kata lain, strategi-strategi

bisnis memicu strategi sistem infomasi, yang kemudian juga ikut memicu

strategi teknologi informasi. Aliran informasi pada diagram dibawah

tidak hanya satu arah saja. Dalam memformulasikan strategi bisnis, para

manajer harus mencari informasi mengenai area bisnis dimana sistem

informasi dapat memberikan kontribusinya untuk mencapai tujuan bisnis.

Oleh karena itu, siklus perencanaannya pun bersifat iteratif atau berulang.

14

Komunikasi dua arah yang serupa terjadi antara perencanaan fungsi-

fungsi strategi sistem informasi dan teknologi informasi. Peran strategi

teknologi informasi adalah untuk menyukseskan implementasi dari sistem

yang telah ditentukan dalam strategi sistem informasi dan sekaligus

menginformasikan penghasil strategi sistem infomasi tentang apa yang

layak dan tidak layak.

Gambar 2.1 Hubungan antara strategi bisnis, strategi sistem informasi dan strategi

teknologi informasi.

2.1.6 Internet

Internet menurut Williams dan Stacey (2005, p6) adalah jaringan

komputer seluruh dunia yang menghubungkan ratusan dari jutaan

jaringan yang lebih kecil. Jaringan ini menghubungkan entitas

edukasional, komersil, nonprofit, militer dan juga individu.

15

2.1.7 WWW (World Wide Web)

World Wide Web (WWW) merupakan sistem berbasis hypermedia

yang menyediakan cara penelurusan informasi pada Internet dalam cara

yang tidak berurutan menggunakan hyperlink. Informasi pada Web

ditampilkan pada halaman web, yang muncul sebagai kumpulan teks,

grafik, gambar, suara dan video. Sebagai tambahan, sebuah halaman web

dapat terdapat hyperlink ke halaman web lain, yang memungkinkan

pengguna untuk berselancar dalam cara yang tidak berurutan (Connolly

dan Begg, 2005, p998).

2.1.8 HTTP

HyperText Transfer Protocol (HTTP) menentukan bagaimana

client dan server berkomunikasi. HTTP berdasarkan pada paradigma

request-response (Connolly dan Begg, 2005, p999). Sebuah transaksi

HTTP terdiri dari tahap-tahap berikut:

- Connection: client menetapkan koneksi dengan web server.

- Request: client mengirimkan pesan permintaan dengan web

server.

- Response: web server mengirimkan respons kepada client.

- Close: koneksi ditutup oleh web server.

2.1.9 URL (Uniform Resource Locator)

Menurut Connolly dan Begg (2005, pp1002-1003) Uniform

Resource Locators (URL) merupakan string dari karakter alfanumerik

16

yang menggambarkan lokasi atau alamat dari sumber pada Internet dan

bagaimana sumber tersebut diakses. Sintaks dari URL cukup sederhana

dan terdiri dari tiga bagian dasar: protokol yang digunakan untuk koneksi,

nama host dan nama path pada host dimana sumber dapat ditemukan.

Sebagai tambahan, URL secara opsional dapat menentukan port yang

mana yang harus dilalui koneksi (default adalah 80 untuk HTTP) dan

query string, yang merupakan salah satu cara utama untuk mengirimkan

data dari client ke server.

Sintaks URL: <protocol>://<host>[:<port>]/absolute_path[?arguments]

2.1.10 Client/Server

Menurut Williams dan Sawyer (2005, p11) Server atau server

jaringan adalah komputer pusat yang menyimpan kumpulan data

(database) dan program untuk menghubungkan atau memberikan layanan

kepada PC, workstation dan peralatan lainnya yang disebut client.

2.1.11 Web Application

Web Application memanfaatkan teknologi-teknologi khusus untuk

membuat tampilan web yang lebih dinamis dan memungkinkan user dari

sistem untuk mempengaruhi logika bisnis pada server. Perbedaan antara

web site dengan web application adalah bergantung pada kemampuan

user untuk mempengaruhi status dari logika bisnis pada server. Dengan

kata lain, jika di dalam server tidak terdapat logika bisnis, sistem ini tidak

dapat disebut sebagai web application. Untuk sistem-sistem dimana web

17

server atau application server yang menggunakan web server untuk

memperoleh input user, memungkinkan logika bisnis diubah melalui web

browser dan sistem ini dikenal sebagai web application. User web

application tidak hanya sekedar meminta informasi navigasional tetapi

juga memasukkan berbagai input data seperti teks sederhana, seleksi

check box, atau bahkan informasi biner dan informasi file.

Arsitektur sebuah web site bersifat straightforward. Komponen

yang dimilikinya seperti sebuah web server, koneksi jaringan dan client

browser. Web application menambahkan application server sebagai

komponennya. Application server ini memungkinkan sistem untuk dapat

mengatur status dan logika bisnis.

2.1.12 Web Server

Web Server dapat berarti satu dari dua hal berikut:

1. Komputer yang bertugas untuk menerima HTTP request dari

klien yang dikenal sebagai web browser dan melayani mereka

dengan HTTP response dengan konten data opsional yang

biasanya adalah halaman web seperti dokumen HTML dan

objek yang terhubung.

2. Program komputer yang menyediakan fungsionalitas seperti

yang digambarkan pada hal pertama.

18

2.1.13 Web Browser

Web Browser atau browser adalah software yang memungkinkan

pengguna untuk menemukan dan melihat halaman web dan untuk

berpindah dari halaman yang satu ke halaman yang lain (Williams dan

Sawyer, 2005, p66).

2.1.14 Konsep Database

Database merupakan kumpulan bersama dari data yang terhubung

secara logis dan deskripsi dari data tersebut, yang dirancang untuk

memenuhi kebutuhan informasi sebuah organisasi (Connolly dan Begg,

2005, p15).

2.1.15 DBMS (Database Management System)

Database Management System (DBMS) adalah sistem software

yang memungkinkan pengguna untuk menetapkan, membuat, memelihara

dan mengendalikan akses ke database (Connolly dan Begg, 2005, p16).

(McLeod, 2004, p152) DBMS memungkinkan perusahaan dan

pengguna individunya untuk dapat:

1. Mengurangi redundansi data.

2. Mencapai independensi data.

3. Menampilkan data dan informasi dengan cepat.

4. Meningkatkan keamanan.

19

2.1.16 SQL (Structured Query Language)

SQL (Structured Query Language) merupakan bahasa komputer

yang paling populer yang digunakan untuk membuat, mendapatkan,

memperbaharui dan menghapus dari relational DBMS. SQL telah

distandarisasikan oleh ANSI dan ISO.

Standar ISO SQL memiliki dua komponen utama:

- Data Definition Language (DDL) untuk menetapkan stuktur

database dan mengendalikan akses ke data.

- Data Manipulation Language (DML) untuk mendapatkan dan

memperbaharui data.

2.1.17 Microsoft .NET Framework

Microsoft .NET Framework merupakan komponen software yang

dapat ditambahkan atau termasuk dalam sistem operasi Microsoft

Windows. Microsoft .NET Framework menyediakan solusi yang telah di-

code sebelumnya untuk kebutuhan umum program dan mengatur

eksekusi dari program yang tertulis secara khusus untuk framework

tersebut. .NET Framework merupakan kunci penawaran Microsoft dan

ditujukan untuk digunakan kebanyakan aplikasi baru yang dibuat untuk

platform Windows. Solusi-solusi yang telah di-code sebelumnya yang

membentuk class library framework mencakup kebutuhan pemrograman

yang besar seperti: user interface, data access, database connectivity,

cryptography, web application development, numeric algorithm dan

network communication. Fungsi dari class library digunakan

20

programmer yang mengkombinasikannya dengan code mereka sendiri

untuk menghasilkan aplikasi. .NET Framework dimasukkan dalam

Windows Server 2003 dan Windows Vista dan dapat dipasang pada

kebanyakan versi Windows yang lebih tua.

2.1.18 ASP.NET

ASP.NET merupakan script server-side Microsoft untuk

menghasilkan halaman web secara dinamis. ASP.NET merupakan bagian

dari platform .NET Microsoft dan pengganti dari teknologi ASP

Microsoft.

Beberapa perbedaan dengan ASP klasik adalah:

- Kemampuan multi-language, memungkinkan halaman web di-

code dalam VB.NET, C#, J# dan lain-lain.

- Kumpulan control dan class library yang luas memungkinkan

pembuatan cepat aplikasi.

- Kemampuan untuk meng-cache seluruh atau sebagian

halaman untuk meningkatkan performa.

- Kesamaan dengan aplikasi Windows seperti control dan event,

yang memungkinkan pembuatan user interface yang kaya.

21

2.2 Teori Khusus

2.2.1 E-Commerce

2.2.1.1 Definisi E-Commerce

(Turban, et al, 2006, p4) Electronic Commerce (EC)

adalah proses membeli, menjual, mentransfer atau menukar

barang, jasa dan atau informasi via jaringan komputer,

termasuk Internet.

2.2.1.2 Jenis-Jenis E-Commerce

(Turban, et al, 2006, pp8-10) Klasifikasi umum dari EC

adalah dengan sifat dari transaksi atau hubungan dengan

partisipan. Berikut merupakan jenis-jenis EC:

- Business-to-Business (B2B), model EC dimana semua

pesertanya adalah bisnis atau organisasi lain.

- Business-to-Consumer (B2C), model EC dimana bisnis

menjual kepada pembeli-pembeli individu.

- Business-to-Business-to-Consumer (B2B2C), model EC

dimana bisnis menyediakan beberapa barang atau jasa

kepada klien bisnis yang memelihara pelanggan mereka

sendiri.

- Consumer-to-Business (C2B), model EC dimana individu-

individunya menggunakan Internet untuk menjual barang

atau jasa kepada organisasi atau individual-individual

22

yang mencari penjual untuk menawar barang atau jasa

yang mereka perlukan.

- Consumer-to-Consumer (C2C), model EC dimana

konsumen menjual secara langsung kepada konsumen

lainnya.

- Intrabusiness EC, kategori EC yang melibatkan semua

aktvitas internal organisasi yang melibatkan pertukaran

barang, jasa atau informasi diantara unit dan individu yang

berbeda dalam sebuah organisasi.

- Business-to-Employees (B2E), model EC dimana

organisasi memberikan layanan, informasi atau produk

kepada karyawannya.

2.2.1.3 Keuntungan E-Commerce

Berikut merupakan keuntungan-keuntungan

menggunakan teknologi E-Commerce (EC) bagi beberapa

pihak (Turban et al, 2006, pp25-27):

1. Untuk Organisasi

- Pencapaian Global: EC memperluas pangsa pasar ke

pasar nasional dan internasional. Dengan pembayaran

modal yang minimal, sebuah perusahaan dapat dengan

mudah dan cepat memperoleh pemasok-pemasok

terbaik, pelanggan yang lebih banyak dan rekan bisnis

yang paling cocok di seluruh pelosok dunia. Dengan

23

memperluas jumlah pelanggan dan pemasok

memungkinkan organisasi untuk membeli dengan

lebih murah dan menjual lebih banyak.

- Pengurangan Biaya: EC mengurangi biaya membuat,

memproses, mendistribusi, menyimpan dan mendapat

kembali informasi dari kertas. Biaya mencetak dan

surat-menyurat dikurangi atau ditiadakan.

- Peningkatan Rantai Pasokan: Ketidakefisiennya rantai

pasokan, misalnya seperti persediaan yang berlebih

dan keterlambatan pengiriman.

- Waktu yang Lebih Banyak 24/7/365: Bisnis selalu

buka setiap saat dalam web tanpa waktu dan biaya

yang ekstra.

- Customization: Sistem build to order memungkinkan

untuk melakukan customization produk dan jasa tanpa

mengeluarkan biaya lebih menyediakan suatu

keuntungan kompetitif bagi perusahaan yang

mengimplementasikan strategi ini. Salah satunya

adalah perusahaan komputer Dell.

- Model Bisnis Baru: EC memungkinkan munculnya

banyak model bisnis yang inovatif yang menyediakan

keuntungan strategis dan atau meningkatkan profit.

Menyatukan pembelian berkelompok dengan reverse

24

auctions adalah salah satu contoh sebuah bisnis model

yang inovatif.

- Spesialisasi Vendor: EC memungkinkan spesialisasi

tingkat tinggi yang tidak layak secara ekonomis di

dunia fisik. Sebagai contoh, sebuah toko yang hanya

menjual mainan anjing (Dogtoys.com) dapat

beroperasi di dunia maya, tetapi di dunia fisik toko

tersebut tidak akan memiliki jumlah pelanggan yang

cukup.

- Time-to-Market yang Lebih Cepat: EC mengurangi

waktu yang dibutuhkan antara penghasilan ide dan

proses komersialisasinya untuk meningkatkan

komunikasi dan kolaborasi.

- Biaya Komunikasi yang Rendah: EC mengurangi

biaya telekomunikasi karena Internet lebih murah

dibandingkan VAN (Value Added Network).

- Pengadaan yang Lebih Efisien: EC memungkinkan e-

procurement yang efisien yang dapat mengurangi

biaya administratif hingga 80% atau lebih, mengurangi

nilai pembelian dari 5 hingga 15 dan mengurangi cycle

time hingga lebih dari 50%.

- Meningkatkan Relasi dengan Pelanggan: EC

memungkinkan perusahaan untuk dapat berinteraksi

lebih dekat dengan pelanggannya, bahkan jika melalui

25

perantara. Ini memungkinkan adanya personalisasi

terhadap komunikasi, produk dan jasa yang mewakili

CRM yang lebih baik dan meningkatkan loyalitas

pelanggan.

- Material Perusahaan yang Up-to-Date: Material

apapun dalam web, seperti harga di katalog, dapat

dikoreksi dalam hitungan menit. Informasi perusahaan

akan selalu aktual.

- Keuntungan Lainnya: Benefit lainnya termasuk

meningkatkan image perusahaan, meningkatkan servis

pelanggan, kemudahan dalam menemukan rekan bisnis

yang baru, proses-proses yang lebih sederhana,

meningkatkan produktivitas, mengurangi kerja yang

berhubungan dengan kertas, meningkatkan akses ke

informasi, mengurangi biaya transportasi dan

meningkatkan fleksibilitas operasi dan perdagangan.

2. Untuk Pelanggan

- Ada Dimana-mana: EC memungkinkan pelanggan

untuk berbelanja atau melakukan jenis transaksi

lainnya selama setahun penuh, 24 jam sehari dan dari

lokasi manapun.

- Produk dan Jasa yang Lebih Banyak: EC menyediakan

pilihan yang banyak bagi pelanggannya, mereka dapat

memilih dari banyak vendor dan banyak produk.

26

- Produk dan Jasa yang Telah Disesuaikan: Dell

menyesuaikan komputernya sesuai dengan kebutuhan

dan menjualnya dengan harga yang kompetitif.

Pelanggan dapat memperoleh lebih banyak produk

(dari sepatu, boneka hingga mobil) dan jasa sesuai

dengan keinginan mereka.

- Produk dan Servis yang Lebih Murah: EC secara

berkala menyediakan produk dan jasa yang tidak

mahal kepada para pelanggannya dengan

membolehkan mereka untuk berbelanja darimana pun

dan melakukan perbandingan harga yang lebih cepat.

- Pengiriman Instan: Untuk produk-produk digital, EC

memungkinkan untuk pengiriman cepat.

- Ketersediaan Informasi: Pelanggan dapat memperoleh

informasi produk yang relevan dan rinci dalam

hitungan detik. Dan juga, dukungan multimedia lebih

murah dan lebih baik.

- Ikut Serta Dalam Lelang: EC memungkinkan

pelanggan untuk berpartisipasi dalam lelang maya. Ini

memungkinkan penjual untuk menjual barang-

barangnya lebih cepat dan pembeli dapat memperoleh

barang-barang dan penawaran yang menarik.

- Komunitas Elektronik: EC memungkinkan

pelanggannya untuk berinteraksi dengan pelanggan

27

lainnya dalam komunitas elektronik dan saling

bertukar pendapat serta saling berbagi pengalaman.

- Tidak Ada Pajak Penjualan: Di banyak negara, bisnis

online bebas dari pajak penjualan.

3. Untuk Masyarakat

- Telecommuting: Lebih banyak individu dapat bekerja

dari rumah dan melakukan sedikit perjalanan untuk

bekerja, belanja, sehingga mengurangi kemacetan lalu

lintas dan polusi udara yang berkurang.

- Standar Kehidupan yang Lebih Tinggi: Beberapa

barang dagang dapat dijual dengan harga yang lebih

murah, memungkinkan orang yang kurang mampu

untuk membeli lebih banyak dan meningkatkan

standar kehidupan mereka.

- Ketersediaan Layanan Publik: Layanan publik, seperti

pusat perawatan kesehatan, pendidikan dan distribusi

layanan sosial pemerintah, dapat dilakukan dengan

biaya rendah dan atau peningkatan kualitas. Sebagai

contoh, EC menyediakan dokter dan perawat yang

berada di pedalaman akses ke informasi dan teknologi

dengan begitu mereka dapat merawat pasiennya

dengan lebih baik.

28

2.2.2 Manajemen Pengadaan

Menurut Pujawan (2005, p9) fungsi pengadaan mencakup

kegiatan-kegiatan antara lain memilih supplier, mengevaluasi kinerja

supplier, melakukan pembelian bahan baku dan komponen, memonitor

supply risk, membina dan memelihara hubungan dengan supplier.

Tugas-tugas yang dilakukan bagian pengadaan (Pujawan, 2005,

pp139-141) mencakup:

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier. Hubungan dengan

supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan

transaksional jangka pendek. Model hubungan mana yang tepat

tentunya tergantung pada banyak hal, termasuk diantaranya kritis

tidaknya barang yang dibeli dari supplier yang bersangkutan dan

besar tidaknya nilai pembelian.

2. Memilih supplier. Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu

dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud

adalah supplier kunci. Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier-

supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers).

3. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok. Kegiatan

pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi. Teknologi yang

lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.

Dengan munculnya Internet, teknologi pengadaan mengalami

perkembangan yang sangat dramatis.

29

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier. Bagian

pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang

dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka.

5. Melakukan proses pembelian. Ini adalah pekerjaan yang paling rutin

dilakukan oleh bagian pengadaan. Proses pembelian bisa dilakukan

dengan beberapa cara, misalnya pembelian rutin dan pembelian

dengan melalui tender atau lelang.

6. Mengevaluasi kinerja supplier. Penilaian kinerja supplier juga

pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk menciptakan daya

saing yang berkelanjutan. Kinerja supplier bisa digunakan sebagai

dasar untuk menentukan volume pembelian maupun untuk

menentukan peringkat supplier.

2.2.3 Jenis Proses Pembelian

2.2.3.1 Proses Pembelian Rutin

(Pujawan, 2005, pp141-142) Pembelian rutin dilakukan

untuk item-item yang kebutuhannya berulang. Biasanya item-

item yang seperti ini relatif standar sehingga proses pembelian

tidak lagi melibatkan perancangan spesifikasi. Proses

pembelian meliputi langkah-langkah berikut:

1. Bagian yang membutuhkan mengirimkan permintaan

pembelian ke bagian pengadaan. Dokumen pembelian ini

biasanya dinamakan purchase requisition (PR) atau

material requisition (MR).

30

2. Bagian pengadaan akan mengevaluasi PR / MR yang

diterima. Kecuali ada kendala yang menghambat, PR / MR

ini kemudian akan ditindaklanjuti oleh bagian pengadaan

dengan mengirimkan purchase order (PO) ke supplier

yang dianggap tepat. Pada PO biasanya tercantum aturan-

aturan (term and conditions) yang secara umum sudah

disepakati dan berlaku sebagai klausal kontrak begitu

supplier menyatakan bersedia memenuhi PO yang dikirim

perusahaan.

3. Begitu supplier sepakat untuk memenuhi PO tersebut,

bagian pengadaan harus secara proaktif memonitor

perkembangan pengirimannya agar tidak terjadi

keterlambatan.

4. Pada saat pesanan datang, bagian gudang berkewajiban

untuk mengecek benar tidaknya item yang dikirim serta

jumlah dan kualitasnya.

5. Bagian akuntansi kemudian akan menyelesaikan proses

pembayaran sesuai dengan term pembayaran yang berlaku.

Kebanyakan supplier memberikan sejenit credit term atau

payment delay.

2.2.3.2 Proses Pembelian dengan Sistem Tender/Lelang

(Pujawan, 2005, pp143-145) Pembelian dengan

metode tender atau lelang dilakukan apabila tidak

31

memungkinkan untuk langsung mengirim PO ke supplier

setelah ada PR atau MR dari bagian yang membutuhkan

barang atau jasa. Hal ini bisa disebabkan karena beberapa hal.

Pertama, aturan yang ada mengharuskan pembelian dilakukan

dengan proses tender atau lelang. Kedua, barang atau jasa

yang akan dibeli bukan merupakan barang atau jasa yang

standar sehingga perusahaan belum memiliki supplier yang

tetap. Ketiga, barang atau jasa tersebut memiliki spesifikasi

teknis yang cukup kompleks dan tidak akan dibeli berulang-

ulang.

Tender sedikit berbeda dengan lelang. Pada proses

tender, tidak ada kesempatan bagi para peserta (supplier)

untuk merevisi harga yang telah ditawarkan. Harga penawaran

biasanya bersifat rahasia dan tidak diperlihatkan ke peserta

lain. Sedangkan pada proses lelang, peserta diundang untuk

datang untuk mengikuti proses lelang. Pada saat lelang

berlangsung, peserta bisa melihat harga yang ditawarkan oleh

peserta yang lain dan mereka boleh merevisi harga sampai

pada batas waktu lelang yang ditetapkan.

Secara umum proses tender atau lelang mengikuti

langkah-langkah berikut:

1. Bagian yang membutuhkan barang atau jasa

mendefinisikan kebutuhan secara umum.

32

2. Bagian yang bersangkutan mengirim sejenis PR ke bagian

pengadaan. Sebelum proses pengajuan PR, ada

kemungkinan bagian yang membutuhkan sudah

berkonsultasi dengan bagian pengadaan. Pada saat PR

diajukan, definisi barang atau jasa sedapat mungkin sudah

relatif jelas, baik spesifikasi, waktu kebutuhan, maupun

jumlahnya.

3. Bagian pengadaan akan mengirimkan request for

quotation (RFQ) atau request for proposal (RFP) ke

supplier yang potensial. Terdapat perbedaan antara RFQ

dan RFP. Untuk barang atau jasa yang sudah cukup jelas

spesifikasinya biasanya perusahaan meminta penawaran

harga (RFQ). Sedangkan untuk barang atau jasa yang

spesifikasinya belum jelas, RFP dikirim oleh perusahaan.

4. Secara pararel dengan langkah di atas, bagian pengadaaan

dan bagian yang membutuhkan barang atau jasa, membuat

kriteria penilaian penawaran atau proposal yang masuk.

5. Untuk kasus-kasus tertentu, perusahaan terkadang harus

mengundang calon-calon supplier untuk menjelaskan

secara rinci tentang barang atau jasa yang dibutuhkan.

6. Setelah penawaran atau proposal terkumpul, perusahaan

akan melakukan proses seleksi. Proses seleksi juga

terdapat variasi. Ada perusahaan yang menggunakan satu

tahap (menilai penawaran atau proposal dari berbagi segi

33

untuk langsung mengambil keputusan). Ada juga yang

menggunakan dua tahap dimana pada tahap pertama hanya

aspek teknis yang dilihat. Pada tahap kedua, seleksi

dilakukan atas dasar harga yang ditawarkan.

7. Setelah pemenang ditentukan, bagian pengadaan akan

menindaklanjutinya dengan membuat kontrak dengan

supplier. Tahap ini kemungkinan harus terjadi klausal-

klausal kontrak.

8. Bagian pengadaan selanjutnya akan mengirimkan PO

untuk secara formal meminta pasokan barang atau jasa

sejumlah tertentu dengan harga dan waktu yang

disepakati.

9. Proses selanjutnya berupa pemantauan pengiriman atau

penyampaian jasa, pembayaran dan lain-lain tidak jauh

berbeda dengan pembelian rutin.

2.2.4 Pemilihan dan Evaluasi Pemasok

2.2.4.1 Kriteria Pemilihan Pemasok

Memilih supplier merupakan kegiatan strategis,

terutama apabila supplier tersebut akan memasok item yang

kritis dan atau akan digunakan dalam jangka panjang sebagai

supplier penting. Kriteria pemilihan adalah salah satu hal

penting dalam pemilihan supplier.

34

Secara umum banyak perusahaan yang menggunakan

kriteria-kriteria dasar seperti kualitas barang yang ditawarkan,

harga dan ketepatan waktu pengiriman. Namun sering kali

pemilihan supplier membutuhkan berbagai kriteria lain yang

dianggap penting oleh perusahaan. Namun tentu saja

perusahaan harus menentukan sendiri kriteria-kriteria yang

akan digunakan dalam memilih supplier.

Penelitian yang dilakukan oleh Dickson menunjukkan

bahwa kriteria pemilihan supplier bisa sangat beragam. Tabel

di bawah ini menunjukkan 22 kriteria yang diidentifikasi oleh

Dickson. Angka pada kolom kedua menunjukkan tingkat

kepentingan dari masing-masing kriteria berdasarkan

kumpulan jawaban dari survey yang direspon oleh 170

manajer pembelian di Amerika Serikat. Responden diminta

memilih angka 0-4 pada skala likert dimana angka 4 berarti

sangat penting.

Kriteria Skor Quality 3.5 Delivery 3.4 Performance history 3.0 Warranties and claim policies 2.8 Price 2.8 Technical capability 2.8 Financial position 2.5 Procedural compliance 2.5 Communication system 2.5 Reputation and position in industry 2.4 Desire for business 2.4

35

Management and organization 2.3 Operating controls 2.2 Repair service 2.2 Attitudes 2.1 Impression 2.1 Packaging capability 2.0 Labor relations records 2.0 Geographical location 1.9 Amount of past business 1.6 Training aids 1.5 Reciprocal arrangements 0.6

Tabel 2.1 Kriteria pemilihan / evaluasi supplier (Dickson).

2.2.4.2 Evaluasi Kinerja Pemasok

Kinerja supplier perlu dimonitor secara kontinu.

Penilaian kinerja ini penting dilakukan sebagai bahan evaluasi

yang nantinya bisa digunakan untuk meningkatkan kinerja

mereka atau sebagai bahan pertimbangan perlu tidaknya

mencari supplier alternatif. Pada situasi dimana perusahaan

memiliki lebih dari satu supplier untuk suatu item tertentu,

hasil evaluasi bisa juga dijadikan dasar dalam mengalokasikan

order di masa depan.

Kriteria yang digunakan untuk memilih supplier juga

bisa digunakan untuk menilai kinerja supplier. Hanya saja

perlu dibedakan antara mengevaluasi calon supplier dengan

menilai kinerja supplier. Yang pertama lebih pada penilaian

prospek atau potensi, sedangkan yang kedua lebih pada

kinerja yang telah ditunjukkan selama satu periode tertentu.

36

Namun tentu saja kriteria-kriteria yang dipentingkan

tidak sama untuk semua item karena fokus pembelian untuk

item yang berbeda tentu tidak sama. Oleh karena itu, penilaian

kinerjapun harus menggunakan kriteria dengan bobot yang

mencerminkan strategi supply chain serta karakteristik item

yang dibeli.

2.2.4.3 Teknik Analisis/Evaluasi Pemasok

2.2.4.3.1 Decision Matrix

Decision matrix adalah grafik yang

memungkinkan sebuah tim atau individu untuk

mengidentifikasi, menganalisis dan menilai secara

sistematis kekuatan hubungan antar rangkaian

informasi. Matrix ini berguna khususnya untuk

melihat pada faktor-faktor keputusan yang banyak

dan menilai kepentingan relatif dari setiap faktor.

Sebuah decision matrix memungkinkan

pembuat-pembuat keputusan untuk menstruktur

dan kemudian menyelesaikan masalah mereka

dengan:

1. Menentukan dan memprioritaskan kebutuhan

mereka dengan daftar kriteria,

2. Mengevaluasi, menilai dan membandingkan

solusi yang berbeda,

37

3. Memilih solusi terbaik yang tepat.

Dalam konteks pengadaan, dimana proses

pengumpulan dan pemilihan memungkinkan

penerimaan barang atau jasa dari sumber eksternal,

decision matrix juga disebut scoring matrix,

membantu menentukan penawaran atau proposal

yang menang di kalangan yang mengirimkan

tanggapan terhadap undangan yang dapat berupa:

Request for Proposal (RFP), Invitation for Bid

(IFB), Invitation to Bid (ITB) atau Invitation to

Tender (ITT).

Sebuah decision matrix dasarnya adalah sebuah

susunan yang menampilkan satu sumbu daftar

alternatif, juga disebut pilihan atau solusi, yang

dievaluasi berdasarkan pada sumbu lainnya, daftar

kriteria, yang diberi bobot.

Aktivitas decision matrix menggunakan

metode COWS, yang menggambarkan semua

informasi yang harus disediakan untuk membuat

keputusan yang tidak memihak. Metode COWS

tersebut adalah:

- Criteria, mengembangkan hierarki kriteria

keputusan yang juga dikenal dengan model

keputusan.

38

- Options, mengidentifikasi pilihan yang juga

disebut solusi atau alternatif.

- Weights, memberikan bobot pada setiap kriteria

berdasarkan pada kepentingannya dalam

keputusan akhir.

- Scores, menilai setiap pilihan pada skala rasio

dengan memberikan skor atau rating pada

setiap kriteria.

Contoh decision matrix. Katakanlah telah

diidentifikasi kriteria C1, C2 dan C3 memegang

peran dalam keputusan akhir, dengan bobot 1, 2

dan 3. Dan telah didapatkan tiga penyedia yang

prospektif A, B dan C yang dapat menawarkan

solusi yang bagus.

ALTERNATIVES

Option A Option B Option C

CRITERIA Weight Rating Score* Rating Score* Rating Score*

Criteria C1 1 3 3 3 3 3 3

Criteria C2 2 2 4 1 2 2 4

Criteria C3 3 1 3 3 9 2 6

Total 6 4 10 7 14 7 13

Score* = Rating * Weight

Tabel 2.2 Contoh Decision Matrix.

39

Option dengan nilai tertinggi tidak harus

menjadi salah satu yang dipilih, tetapi skor relatif

dapat menghasilkan diskusi yang berguna dan

mengarahkan tim pada konsensus.

2.2.4.3.2 AHP (Analytical Hierarchical Process)

AHP merupakan pendekatan untuk

pembuatan keputusan yang melibatkan

penstrukturan berbagai kriteria pilihan menjadi

hierarki, menilai kepentingan relatif dari kriteria-

kriteria tersebut, membandingkan alternatif untuk

setiap kriteria dan menentukan peringkat alternatif

secara keseluruhan.

Dengan mengorganisir dan menilai

alternatif terhadap hierarki dari tujuan yang

beraneka segi, AHP menyediakan alat yang

terbukti efektif untuk menghadapi pembuatan

keputusan yang kompleks. AHP memungkinkan

identifikasi kriteria pemilihan dan pembobotan

serta analisisnya lebih baik, lebih mudah dan lebih

efisien. Jadi, AHP secara drastis mengurangi

putaran keputusan.

AHP membantu menangkap pengukuran

evaluasi subyektif dan obyektif, menyediakan

40

mekanisme yang berguna untuk memeriksa

konsistensi dari pengukuran evaluasi dan alternatif

yang diusulkan oleh tim sehingga mengurangi bias

dalam pembuatan keputusan.

AHP memungkinkan organisasi untuk

meminimalkan perangkap umum dalam proses

pembuatan keputusan, seperti kurang fokus, kurang

perencanaan atau partisipasi, yang pada akhirnya

adalah gangguan yang merugikan yang dapat

mencegah tim untuk membuat keputusan yang

tepat.

Langkah-langkah dalam AHP:

1. Decomposing

Tujuannya adalah menstruktur masalah

menjadi sub-masalah yang dapat dikelola

manusia. Untuk melakukannya, diulangi dari

puncak (yang lebih umum) ke dasar (yang lebih

spesifik), membagi masalah yang tidak

terstruktur dalam langkah ini, menjadi sub-

modul yang akan menjadi sub-hierarki.

Dikemudikan melalui hierarki dari puncak ke

dasar, struktur AHP terdiri dari tujuan (cabang

dan node sistematis), kriteria (parameter

41

evaluasi) dan penilaian alternatif (pengukuran

kecukupan solusi untuk kriteria).

Setiap cabang kemudian dibagi lebih

lanjut menjadi tingkatan rinci yang tepat. Pada

akhirnya, proses pengulangan mengubah

masalah yang tidak terstruktur menjadi masalah

yang dapat dikelola yang diorganisir secara

vertikal dan horizontal dalam bentuk hierarki

dari kriteria yang diberi bobot.

Dengan meningkatnya jumlah kriteria,

kepentingan dari setiap kriteria menjadi tipis,

yang diimbangi dengan memberikan bobot

pada setiap kriteria.

2. Weighting

Memberikan bobot relatif pada setiap

kriteria, berdasarkan pada kepentingannya.

Jumlah dari semua kriteria yang dimiliki oleh

kriteria induk dalam tingkatan hierarki yang

sama harus sama dengan 100% atau 1. Prioritas

global adalah perhitungan yang mengukur

kepentingan relatif dari kriteria dalam model

keputusan secara keseluruhan.

42

3. Evaluating

Memberi skor alternatif dan

membandingkan satu sama lain. Dengan

menggunakan AHP, skor relatif untuk setiap

alternatif diberikan untuk setiap daun hierarki,

kemudian untuk cabang dari daun tersebut

berada dan seterusnya, hingga puncak dari

hierarki dimana skor keseluruhan dihitung.

4. Selecting

Membandingkan alternatif dan memilih

satu yang dengan baik memenuhi keperluan.

Contoh AHP. Dalam kasus analisis

kualitas software multi atribut yang berarti

menentukan build mana yang akan dievaluasi

dan atribut apa yang akan digunakan untuk

evaluasi. Misalkan telah dipilih tiga build untuk

dibandingkan, yakni Build A, Build B dan

Build C. Berikutnya adalah menentukan atribut

apa yang akan digunakan untuk mengevaluasi

kualitas keseluruhan dari setiap build.

Kemudian, akan dipecah setiap atribut menjadi

sub-atribut. Misalnya atribut performance

dipecah menjadi startup performance dan file

save performance dan atribut functionality

43

menjadi user interface, database dan network

functionality. Setelah menentukan masalahnya,

langkah berikutnya adalah menentukan bobot

relatif dari setiap atribut perbandingan.

Gambar 2.2 Contoh struktur AHP.

Untuk contoh, misalnya ditentukan

functionality adalah diantara “penting” (nilai = 3)

dan “sangat penting sekali” (nilai = 5)

dibandingkan dengan performance dan didapat

nilai 4. Sekarang elemen tabel dari kiri atas ke

kanan bawah secara diagonal membandingkan

kepentingan performance dengan dirinya sendiri

dan kepentingan relatif dari functionality terhadap

dirinya sendiri. Diberi nilai 1 karena setiap atribut

memiliki kepentingan yang sama dibandingkan

dengan dirinya sendiri. Karena sebelumnya telah

ditentukan bahwa functionality dibanding dengan

performance adalah 4, maka kepentingan relatif

44

dari performance terhadap functionality adalah ¼

atau 0.250. Jika ditempatkan dalam tabel, adalah

sebagai berikut:

Performance Functionality

Performance 1 0.250

Functionality 4 1

Tabel 2.3 Hasil awal perbandingan berpasangan.

Setelah melengkapi tabel kepentingan

relatif, berikunya adalah menghitung “priority

vector” dari tabel. Pertama-tama, dijumlahkan

setiap kolom, didapat 5 dan 1.250. Kemudian

setiap masukan dalam tabel kepentingan relatif

dibagi dengan jumlah kolomnya. Dalam kasus ini

didapat 1/5 dan 4/5 pada kolom pertama dan

0.250/1.250 dan 1/1.250 pada kolom kedua.

Performance Functionality

Performance 0.200 0.200

Functionality 0.800 0.800

Tabel 2.4 Tabel hasil pembagian nilai sel dibagi jumlah kolom.

45

Langkah terakhir adalah menentukan

priority vector untuk mendapatkan rata-rata dari

setiap baris. (0.200 + 0.200) / 2 = 0.200 dan (0.800

+ 0.800) / 2 = 0.800 atau diekspresikan sebagai

vektor kolom:

Performance 0.200

Functionality 0.800

Tabel 2.5 Tabel perhitungan akhir bobot kriteria.

Setelah menghasilkan priority vector untuk

atribut perbandingan tingkat tertinggi

(performance dan functionality), berikutnya adalah

menghitung priority vector untuk setiap sub-

tingkatan.

User Interface Database Network

User Interface 1 3 7

Database 1/3 1 2

Network 1/7 1/2 1

Tabel 2.6 Hasil awal perbandingan berpasangan untuk kriteria Functionality.

46

Hasil perhitungan akhir bobot untuk

masing-masing sub-kriteria adalah:

User Interface 0.681

Database 0.216

Network 0.103

Tabel 2.7 Tabel hasil perhitungan akhir untuk kriteria Functionality.

Setelah menghitung priority vector untuk

atribut functionality, kemudian akan dihitung

priority vector untuk atribut performance. Hasil

dari perhitungan tersebut adalah sebagai berikut:

Startup File Save

Startup 1 5

File Save 0.200 1

Startup 0.833

File Save 0.167

Tabel 2.8 Tabel perbandingan berpasangan dan hasil akhir

perhitungan bobot untuk subkriteria Performance.

Setelah menyelesaikan menentukan priority

vector untuk setiap atribut perbandingan, langkah

47

berikutnya dalam AHP adalah melakukan

perbandingan setiap build berdasarkan setiap

atribut perbandingan tingkat terendah. Dalam

contoh ini berarti perlu dibandingkan Build A

terhadap Build B terhadap Build C pada setiap lima

atribut perbandingan: startup, file save, user

interface, database dan network. Proses

perbandingan build adalah sama persis dengan

proses perbandingan atribut. Jadi, untuk start up

performance sebagai contoh, membandingkan

setiap build menggunakan kriteria ini dalam tabel.

Startup Build A Build B Build C

Build A 1 3 5

Build B 0.333 1 2

Build C 0.200 0.500 1

Tabel 2.9 Tabel perbandingan berpasangan solusi-solusi terhadap

subkriteria Startup.

Dengan menggunakan algoritma yang sama

pada bagian sebelumnya (menghitung total kolom,

membagi setiap sel dengan total kolomnya,

48

menghitung rata-rata setiap baris), maka

didapatkan:

Startup

Build A 0.648

Build B 0.230

Build C 0.122

Tabel 2.10 Tabel hasil perhitungan akhir bobot solusi terhadap

subkriteria Startup.

Setelah menggunakan cara yang sama

untuk sisa empat atribut perbandingan, langkah

berikutnya adalah menjumlahkan semua data untuk

menghasilkan metrik evaluasi akhir.

Nilai kualitas akhir dari Build A adalah:

(.200) (.800) (.648) +

(.200) (.167) (.571) +

(.800) (.681) (.443) +

(.800) (.216) (.639) +

(.800) (.103) (.638) = 0.531

Nilai kualitas akhir dari Build B adalah:

(.200) (.800) (.230) +

(.200) (.167) (.286) +

49

(.800) (.681) (.387) +

(.800) (.216) (.274) +

(.800) (.103) (.273) = 0.329

Nilai kualitas akhir dari Build C adalah:

(.200) (.800) (.122) +

(.200) (.167) (.143) +

(.800) (.681) (.170) +

(.800) (.216) (.087) +

(.800) (.103) (.089) = 0.140

Dengan demikian maka urutan build

berdasarkan hasil penilaian keseluruhan adalah

Build A, Build B dan Build C.

2.2.5 E-Procurement

2.2.5.1 Definisi E-Procurement

E-procurement (Electronic Procurement) merupakan

pembelian dan penjualan barang dan jasa bisnis-ke-bisnis

melalui Internet dan juga sistem informasi dan jaringan seperti

Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource

Planning (ERP).

50

Dengan kata lain, e-procurement adalah suatu sistem

informasi untuk kegiatan pembelian dan penjualan barang serta

jasa bisnis ke bisnis yang berbasiskan Internet.

2.2.5.2 Jenis-jenis E-Procurement

Terdapat enam jenis utama dari e-procurement:

- Web-based ERP: membuat dan menyetujui

permintaan pembelian, menempatkan purchase

order dan menerima barang dan jasa dengan

menggunakan sistem software berbasiskan teknologi

Internet.

- e-MRO (Maintenance, Repair and Operating):

Sejenis dengan web-based ERP terkecuali barang

dan jasa yang dipesan adalah persediaan non-produk

yang berkaitan dengan MRO.

- e-sourcing: mengidentifikasi supplier baru untuk

kategori tertentu dari keperluan pembelian

menggunakan teknologi Internet.

- e-tendering: mengirimkan permintaan untuk

informasi dan harga kepada supplier dan menerima

balasan dari supplier menggunakan teknologi

Internet.

51

- e-reverse auctioning: menggunakan teknologi

Internet untuk membeli barang dan jasa dari supplier

yang diketahui atau tidak diketahui jumlahnya.

- e-informing: mengumpulkan dan mendistribusikan

informasi pembelian dari dan ke pihak internal dan

eksternal menggunakan teknologi Internet.

2.2.5.3 Keuntungan E-Procurement

Beberapa keuntungan yang dapat direalisasikan dengan

mengaplikasikan e-procurement antara lain:

1. Proses-proses administratif bisa dilangsungkan lebih cepat,

akurat dan murah. Mengundang supplier untuk memasukkan

proposal atau penawaran tidak lagi dilakukan lewat surat

atau fax, tetapi bisa dilakukan dengan fasilitas web. Calon-

calon supplier bisa mendapatkan pesan tersebut dengan

cepat dan akurat dimanapun mereka berada asalkan

tersambung dengan jaringan Internet.

2. Perusahaan yang menggunakan sistem lelang bisa

mendapatkan keuntungan berupa harga yang jauh lebih

murah karena supplier sedapat mungkin menurunkan harga

penawaran agar bisa menjadi pemenang.

3. Perusahaan bisa mendapatkan calon-calon supplier yang

lebih banyak dari berbagai tempat sehingga berpeluang

52

untuk melakukan transaksi dengan supplier yang lebih

berkompeten.

4. Perusahaan maupun supplier bisa melacak transaksi maupun

proses-proses fisik (pengiriman dan lain-lain) sehingga

kedua belah pihak cepat mengetahui kalau ada masalah yang

membutuhkan penanganan lebih lanjut.

5. Pihak perusahaan maupun supplier bisa melakukan proses-

proses tersebut dari mana saja asalkan terhubung dengan

jaringan Internet.

Keuntungan-keuntungan diatas tentunya akan memberikan

kontribusi yang baik bagi perkembangan perusahaan yang

menerapkan e-procurement baik dalam kondisi internal maupun

eksternal perusahaan.

2.3 Teori Pengembangan Sistem Informasi

2.3.1 Metode Pengembangan Sistem Informasi

2.3.1.1 Unified System Development Process

(Bennet, 2002, pp54-55) Unified Software Development

Process (USDP) mencerminkan arus penekanan pada daur hidup

yang iteratif dan bertambah. USDP dibuat berdasarkan pada

pendekatan-pendekatan sebelumnya oleh Jacobson (1992), Booch

(1994) dan Rumbaugh (1991). USDP memasukkan UML dan

terdiri dari banyak nasihat bagus dalam pengembangan software.

53

Daur pengembangan untuk USDP digambarkan pada

gambar di bawah ini dan terdiri dari empat fase:

- Inception berkenaan dengan menentukan cakupan dan tujuan

dari proyek.

- Elaboration berfokus pada penentuan syarat atau keperluan

sistem dan menentukan struktur dari sistem.

- Construction yang mempunyai tujuan utama untuk membuat

sistem software.

- Transition berkenaan dengan instalasi produk dan rollout.

Daur pengembangan khusus dapat terdiri dari banyak

iterasi. Pada gambar berikut terdapat dua iterasi dalam fase

inception dan empat iterasi dalam fase construction. Hal ini

membantu menjelaskan secara murni dan jumlah dari iterasi

dalam setiap fase ditentukan dalam proyek berdasarkan dasar

proyek. Pada akhir setiap iterasi penambahan dihasilkan dan

komposisinya dapat berkisar dari elemen-elemen requirement

model untuk mengerjakan code program untuk porsi dari sistem.

Dalam USDP sebuah penambahan tidak harus aditif, hal tersebut

dapat berupa versi pengerjaan ulang dari penambahan

sebelumnya.

54

Gambar 2.3 Tahapan dan workflow Unified Software Development Process.

Diagram tersebut juga menggambarkan sebuah fase dapat

melibatkan berbagai aktivitas atau alur kerja yang berbeda. Hal ini

berbeda dengan daur hidup waterfall dimana setiap fasenya secara

garis besar terdiri dari satu aktivitas tunggal. Fase inception

melibatkan elemen-elemen dari semua arus kerja, meskipun lebih

cenderung bahwa perancangan, implementasi (seperti

pembangunan software) dan pengujian akan difokuskan pada

setiap prototyping penelitian yang diperlukan. Bagaimanapun

juga, umumnya inception secara utama melibatkan keperluan-

keperluan dan analisis arus kerja.

(Bennet, 2002, p109) Proses pengembangan harus

menentukan apa yang harus diselesaikan, kapan harus

55

diselesaikan, bagaimana harus diselesaikan dan oleh siapa untuk

mencapai tujuan yang diinginkan. Teknik manajemen proyek

digunakan untuk mengatur dan mengendalikan proses untuk

setiap individual proyek. Salah satu dari proses pengembangan

software yang sekarang digunakan secara luas adalah Unified

Software Development Process (USDP). USDP telah

dikembangkan oleh tim yang menciptakan UML. Diklaim bahwa

USDP memasukkan banyak praktek-praktek terbaik dalam

pengembangan sistem informasi. Hal-hal tersebut antara lain

adalah:

- Iterative and incremental development

- Component-based development

- Requirement driven development

- Configurability

- Architecture centrism

- Visual modeling techniques

Akvitas-Aktivtas Utama

(Bennet, 2002, pp112-115) Proses pengembangan sistem

memasukkan aktivitas-aktivitas utama berikut ini:

1. Requirements Capture and Modeling

Berbagai teknik pencarian fakta digunakan untuk

mengidentifikasi keperluan-keperluan. Keperluan-keperluan

didokumentasikan dalam use case. Sebuah use case

56

menangkap elemen fungsional yang dibutuhkan oleh sistem

dan dalam sebuauh requirement model sendiri dapat terdiri

atas banyak use case.

Use case juga dapat dimodel secara grafis. Model use case

disaring untuk mengidentifikasi prosedur-prosedur umum dan

ketergantungan antar use case. Tujuan utama dari penyaringan

ini adalah untuk menghasilkan keperluan-keperluan yang

ringkas tetapi mempunyai deskripsi yang lengkap.

Prototype dari beberapa user interface utama dapat dibuat

untuk membantu pemahaman keperluan yang user harapkan

dari sistem.

2. Requirements Analysis

Pada dasarnya setiap use case menggambarkan satu

keperluan atau lebih. Setiap use case dianalisis secara terpisah

untuk mengidentifikasi objek yang diperlukan untuk

mendukung use case tersebut. Use case juga dianalisis untuk

menentukan bagaimana objek-objek tersebut berinteraksi dan

tanggung jawab apa yang dimiliki setiap objek untuk

mendukung use case tersebut. Diagram collaboration

digunakan untuk memodel interaksi objek. Model untuk setiap

use case kemudian diintegrasikan untuk menghasilkan

analysis class diagram.

57

3. System Design

Pada tahap ini berbagai keputusan yang berkenaan dengan

proses perancangan dibuat termasuk didalamnya spesifikasi

lanjut dari arsitektur sistem yang cocok. Bagian dari

spesifikasi arsitektur dapat memasukkan identifikasi dari

teknologi khusus yang akan digunakan.

Perancangan sistem juga berkenaan dengan identifikasi

dan dokumentasi standar pengembangan yang cocok (seperti

standar perancangan interface, standar coding) untuk

penyelesaian proyek.

4. Class Design

Setiap model analysis use case diuraikan secara terpisah

untuk memasukkan rinci perancangan yang relevan. Diagram

sequence dapat digambarkan untuk menampilkan secara rinci

komunikasi objek dan diagram state dapat dipersiapkan untuk

objek dengan perilaku state yang kompleks. Model yang

terpisah kemudian diintegrasikan untuk menghasilkan design

class diagram yang rinci. Design class memiliki atribut-

atribut dan operasi-operasi yang ditentukan untuk

menggantikan tanggung jawab yang kurang spesifik yang

mungkin telah diidentifikasi dalam aktivitas analisis.

5. Interface Design

Sifat dasar dari fungsionalitas yang ditawarkan via setiap

use case telah diuraikan dalam requirement analysis.

58

Perancangan interface menghasilkan spesfikasi rinci seperti

bagaimana fungsionalitas yang diinginkan dapat terealisasi.

Perancangan interface memberikan sistem tampilan dan

menentukan gaya interaksi dari yang akan dilakukan user.

Perancangan interface memasukkan peletakan dan warna dari

tombol dan mode navigasi yang digunakan antara bagian-

bagian dari sistem.

6. Data Management Design

Perancangan manajemen data berfokus pada spesifikasi

mekanisme yang cocok untuk implementasi Database

Management System (DBMS) yang akan digunakan. Teknik-

teknik seperti normalisasi dan pemodelan entity-relationship

dapat berguna jika DBMS relational yang digunakan.

Perancangan manajemen data dan perancangan class saling

tergantung.

7. Construction

Konstruksi berkenaan dengan pembuatan aplikasi

menggunakan teknologi pengembangan yang tepat. Bagian-

bagian berbeda dari sistem mungkin dibangun dengan

menggunakan bahasa yang berbeda.

8. Testing

Sebelum sistem dapat diberikan kepada client, sistem

harus diuji secara seksama. Naskah pengujian harus

didasarkan dari deskripsi use case yang sebelumnya telah

59

disetujui dengan client. Pengujian harus dilakukan sebagai

elemen dari sistem yang dikembangkan.

9. Implementation

Implementasi dari sistem akan memasukkan instalasi pada

berbagai komputer yang akan digunakan. Hal tersebut

termasuk mengatur transisi dari sistem lama ke sistem baru

untuk client. Hal ini akan melibatkan manajemen resiko dan

pelatihan staf.

2.3.1.2 Web Application Extension for UML

(Conallen, 2003, p379) WAE (Web Application Extension)

merupakan profile Unified Modeling Languange (UML) formal

yang memungkinkan tim pengembang aplikasi web untuk

menggunakan UML untuk merancang abstraksi aplikasi web

mereka pada tingkat perancangan.

(Conallen, 2003, p236) WAE memungkinkan kita untuk

mempresentasikan halaman-halaman web dan elemen-elemen

signifikan arsitektur lainnya dalam model berdampingan dengan

normal classes dari model.

60

2.3.2 Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

2.3.2.1 Analisis Sistem Informasi

2.3.2.1.1 Requirement Gathering

Tahapan awal dalam analisis sistem informasi

adalah mengumpulkan requirement dari sistem.

Requirement-requirement tersebut terdiri atas functional

requirement dan non-functional requirement. Kemudian

berdasarkan requirement tersebut, akan ditentukan use

case dan rencana arsitektur awal dari sistem.

Functional Requirement

(Bennet, 2002, p121) Functional requirement

menggambarkan apa yang dilakukan atau apa yang

diharapkan dapat dilakukan oleh sistem, seringkali

dirujuk dengan fungsionalitas dari sistem sendiri. Dalam

pendekatan berorientasi objek, pertama-tama adalah

menentukan use case untuk mendokumentasikan

fungsionalitas sistem. Memasuki tahap analisis, rincian

dari fungsionalitas tersebut akan dicatat dalam bentuk

data mengenai objek, atribut dan operasinya.

Requirement fungsional terdiri atas:

- Gambaran proses yang akan dijalankan oleh sistem.

- Rincian inputan ke dalam sistem dari formulir kertas.

dan dokumen-dokumen bisnis lain, dari interaksi

61

antar orang, seperti panggilan telepon dan dari sistem

lain.

- Rincian data yang harus diolah oleh sistem.

Non-Functional Requirement

Non-functional requirement menggambarkan

aspek-aspek dari sistem yang mendukung requirement

fungsional sistem. Diantaranya:

- Kriteria kinerja sistem seperti response time yang

diharapkan dalam mengubah data di dalam sistem

atau mengambil data dari sistem.

- Jumlah data yang dapat dikelola, baik yang

ditampilkan ataupun yang disimpan.

- Pertimbangan keamanan.

Use Case dan Use Case Diagram

(Bennet, 2002, pp134-135) Use case adalah

gambaran dari fungsionalitas sistem dari perspektif user.

Use Case Diagram digunakan untuk menunjukkan

fungsionalitas yang akan disediakan oleh sistem dan

untuk menunjukkan user mana yang akan berkomunikasi

dengan sistem untuk menggunakan fungsionalitas yang

ada. Gambar 2.4 menunjukkan salah satu contoh dari use

case diagram.

62

Gambar 2.4 Contoh Use Case Diagram untuk sistem aplikasi e-retail.

Use case didukung dengan behaviour

specifications. Spesifikasi behaviour ini biasanya

digambarkan dalam bentuk diagram UML seperti

Collaboration diagram atau Sequence diagram, atau

dapat juga dalam bentuk teks sebagai use case

description.

2.3.2.1.2 Requirement Analysis

Setelah menentukan requirement dan spesifikasi

fungsi dari sistem, selanjutnya adalah melakukan

analisis terhadap requirement yang ada. Tahap ini akan

menghasilkan beberapa diagram analisis seperti Class

Diagram dan juga Sequence Diagram.

63

Object

(Bennet, 2002, p64) Objek merupakan abstraksi

dari sesuatu dalam problem domain, mencerminkan

kemampuan-kemampuan dari sistem untuk menyimpan

informasi mengenai objek tersebut dan berinteraksi

dengannya atau keduanya.

Class dan Class Diagram

(Bennet, 2002, p66) Sebuah objek

menggambarkan sebuah contoh khusus dari sebuah

class. Objek yang cukup mirip satu sama lain dikatakan

termasuk dalam class yang sama. Contoh (instance)

merupakan kata lain untuk sebuah objek tunggal, tetapi

juga dapat mempunyai konotasi dari class dimana objek

tersebut termasuk: setiap objek merupakan sebuah

contoh dari beberapa class. Jadi, seperti sebuah objek,

sebuah contoh menggambarkan sebuah manusia, benda

atau konsep dalam application domain. Sebuah class

merupakan gambaran abstrak untuk rangkaian contoh

dengan kemiripan logikal satu sama lain.

Attribute

(Bennet, 2002, p168) Attribute (atau atribut)

adalah bagian terpenting dalam menggambarkan suatu

64

class. Atribut adalah struktur umum dari apa yang dapat

‘diketahui’ oleh setiap member dari class. Setiap objek

akan memiliki nilai yang unik untuk setiap atribut (atau

nilai-nilai jika atributnya berupa array).

Operation

(Bennet, 2002, p174) Operation adalah elemen-

elemen dari perilaku-perilaku umum yang di-shared oleh

semua instance suatu class. Operation adalah tindakan

yang dilakukan oleh, atau pada suatu objek. Classes

yang ditentukan pada tahap analisis requirement

mewakili hal-hal dan konsep pada dunia nyata, jadi

operation-nya dapat juga direpresentasikan sebagai

aspek perilaku dari hal-hal dan konsep yang sama.

Multiplicity

(Bennet, 2002, p172) Multiplicity (skala

kardinalitas yang mungkin) adalah istilah yang

digunakan untuk menggambarkan batasan-batasan pada

jumlah objek-objek yang berpartisipasi. Multiplicity

merefleksikan aturan-aturan perusahaan (atau bisnis),

yang membatasi suatu aktivitas bisnis dapat dilakukan.

65

Struktur Class: Generalisasi, Agregasi, Asosiasi

(Bennet, 2002, p68) Generalisasi merupakan

hubungan taksonomi antara satu elemen yang lebih

umum dan satu elemen yang lebih spesifik. Elemen yang

lebih spesifik konsisten secara penuh dengan elemen

yang lebih umum (mempunyai semua sifat-sifat,

anggota-anggota dan hubungan) dan dapat mempunyai

informasi tambahan.

(Bennet, 2002, p213) Agregasi komposisi adalah

sebuah tipe abstraksi yang mengenkapsulasi sekelompok

classes yang secara kolektif memiliki kapasitas untuk

menjadi suatu sub-assembly yang reusable. Tidak sama

halnya dengan generalisasi, hubungan yang terbentuk

adalah antara satu hal dan bagian-bagiannya. Idenya

adalah suatu hal yang kompleks dibuat dari komponen-

komponen yang lebih sederhana.

(Bennet, 2002, p171) Sebuah asosiasi adalah

suatu koneksi antara dua classes yang mewakili

kemungkinan instance yang berpartisipasi dalam

koneksi logisnya.

Patterns

(Bennet, 2002, pp223-225) Pattern digunakan

untuk menggambarkan solusi-solusi dari masalah-

66

masalah yang muncul dalam arsitektur. Coplien

mengidentifikasikan aspek-aspek kritis dari sebuah

pattern yakni sebagai berikut.

- Menyelesaikan suatu masalah.

- Suatu konsep yang diakui.

- Solusi yang ada tidaklah selalu pasti.

- Menggambarkan sebuah relasi.

- Pattern memiliki komponen manusia yang

signifikan.

Contoh pattern: Transaction-Transaction Line Item

Pattern oleh menurut Coad et al dan Accountability

Analysis Pattern menurut Martin Fowler.

Gambar 2.5 Contoh Class Diagram.

67

Sequence Diagram

(Bennet, 2002, p234) Sequence diagram adalah

salah satu dari dua diagram interaksi UML selain

collaboration diagram.

Suatu sequence diagram menunjukkan sebuah

interaksi antara objek-objek sesuai dengan urutan waktu.

Sequence diagram dapat digambarkan pada tahap rincian

yang berbeda dan untuk mencapai tujuan yang berbeda

di tiap tahapannya dalam siklus hidup pengembangan.

Bentuk aplikasi yang paling umum dari sequence

diagram adalah untuk mereprensentasikan interaksi

objek yang rinci yang terjadi untuk satu use case atau

untuk satu operation. Ketika suatu sequence diagram

digunakan untuk menggambarkan perilaku dinamis dari

suatu use case, dapat dilihat sebagai suatu spesifikasi

terperinci dari use case tersebut. Sequence diagram yang

dibuat pada tahap analisis berbeda dengan yang dibuat

pada tahap perancangan dalam dua hal utama. Sequence

diagram analisis biasanya tidak mengikutsertakan objek-

objek perancangan atau juga tidak menspesifikasikan

pesan khusus pada setiap rincian.

68

Gambar 2.6 Contoh Sequence Diagram.

Interface Interaction Diagram using WAE for UML

User Experience (UX) merupakan superset dari

konsep user interface normal (Conallen, 2003, p212).

Screen merupakan sesuatu yang ditampilkan

kepada pengguna. Bagaimana hal tersebut dapat sampai

kepada pengguna bukan merupakan sifat yang melekat

pada screen.

Tidak semua sifat dari screen tepat untuk

dimasukkan ke dalam model. Konten statis seperti label

teks dan gambar yang tidak signifikan secara

69

arsitektur, jadi tidak dimasukkan ke dalam model.

Struktur atau susunan konten juga tidak tepat untuk

modelnya. Konten dinamis, merupakan elemen penting

dalam model UX. Cara termudah untuk mengidentifikasi

konten dinamis adalah dengan menyebutkannya sebagai

atribut dari stereotyped class (Conallen, 2003, pp193-

194).

Screen behavior merupakan sifat penting lain

dari screen yang dimasukkan ke dalam model. Behavior

dalam model UX adalah behavior dari screen yang

pengguna dapat invoke. Screen behavior dimasukkan

sebagai operation pada screen (Conallen, 2003, p196).

Input user dalam sebuah aplikasi web biasanya

diatur dengan standar input contol HTML. Dalam model

UX, penting untuk menangkap setiap input field dan

secara opsional, tipe dari control yang digunakan untuk

mengumpulkannya. Input forms dimodel secara terpisah

dengan class stereotype <<input form>>. Field

ditangkap sebagai atribut dan dapat secara opsional

ditulis dengan tipe input control-nya.

70

Gambar 2.7 Input form dalam asosiasinya dengan screen.

Screen compartment merupakan subscreen yang

ditujukan untuk dikombinasikan dengan compartment

lainnya untuk membentuk sebuah screen. Keuntungan

utama dari compartment adalah penggunaan ulang.

Screen compartment dimodel dengan sebuah class

stereotype <<screen compartment>>. Satu-satunya

perbedaan antara screen dan screen compartment adalah

bahwa sebuah screen compartment selalu dimuat oleh

satu parent screen.

71

Gambar 2.8 Screen dengan compartment-nya.

Navigational map menggambarkan struktur dari

screen aplikasi dengan jalur navigasi potensialnya yaitu

jalur peta dari screen aplikasi (Conallen, 2003, p192).

Tanda dolar amerika ($) ditambahkan pada nama

screen untuk mengindikasikan bahwa screen tersebut

dapat dipilih dari halaman lainnya dalam sistem,

biasanya dari menu bar dalam user interface aplikasi.

Halaman dengan tanda plus (+) ditambahkan pada nama

berarti “scrollable”. Halaman ini berisikan daftar

informasi yang banyak yang pelu di-page dan memiliki

jumlah item yang terbatas dalam satu halaman. Hasil

dari search engine merupakan contoh dari mekanisme

ini (Conallen, 2003, p210).

72

Gambar 2.9 Contoh Navigational Map.

Class stereotype dapat dibuat dengan icon class

opsional seperti di tabel berikut ini:

Stereotype Icon Decoration Icon

<<screen>>

<<input form>>

<<screen compartment>>

Tabel 2.11 Optional Class Icons.

2.3.2.2 Perancangan Sistem Informasi

Perancangan suatu sistem informasi dimulai dengan

pemilihan pola arsitektur yang sesuai dengan requirement sistem.

Rancangan arsitektur sistem dapat digambarkan dalam bentuk

Component Diagram dan Deployment Diagram.

73

Component Diagram

(Bennet, 2002, p495) Component diagram

menggambarkan hubungan ketergantungan antara

komponen-komponen perangkat lunak dalam sistem.

Deployment Diagram

(Bennet, 2002, p497) Deployment diagram

biasanya digunakan untuk menunjukkan konfigurasi

elemen-elemen run-time processing dan komponen

perangkat lunak dan memproses komponen-komponen

tersebut di dalamnya. Deployment diagram dapat

digambarkan dengan komponen-komponen dan objek-

objek aktif dalam sebuah node untuk menunjukkan

lokasinya pada lingkungan run-time.

Web Application Architecture Pattern

(Conallen, 2003, pp144-145) Suatu pola

arsitektural mengekspresikan sebuah skema organisasi

yang terstruktrur dan fundamental untuk sistem software.

Pola arsitektural menyediakan satu set subsistem yang

telah ditentukan sebelumnya, yang memspesifikasikan

tanggung jawab termasuk aturan dan pedoman untuk

mengorganisasi relasi antara subsistem tersebut.

74

Tiga pola yang paling umum untuk aplikasi web

adalah arsitektur thin web client, thick web client dan web

delivery.

1. Thin Web Client

Sering digunakan untuk aplikasi-aplikasi yang

berbasiskan internet, dimana hanya terdapat sedikit

kontrol konfigurasi client. Client hanya membutuhkan

sebuah web browser yang standard form capable.

Semua logika bisnis dieksekusi oleh server.

Gambar 2.10 Deployment diagram dari aplikasi dengan arsitektur Thin Web Client sederhana.

2. Thick Web Client

Pola thick web client biasanya digunakan ketika

sejumlah besar logika bisnis dieksekusi pada mesin

client. Client menggunakan HTML yang dinamis, Java

Applet, atau Control Active X untuk mengeksekusi

logika bisnis. Komunikasi dengan server masih

menggunakan HTTP.

75

3. Pola Web Delivery

Pola web delivery digunakan ketika web

browser berlaku sebagai alat pengiriman dan

penyimpanan untuk suatu sistem yang terdistribusi.

Sebagai tambahan untuk komunikasi client dan server

selain HTTP protokol lainnya seperti IIOP dan

DCOM.