10

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1. Teori-Teori Dasar/Umum

2.1.1 Sistem ERP (Enterprise Resource Planning)

2.1.1.1 Pengertian ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu tulang punggung lintas fungsi

perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses internal dan

sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan

sumber daya manusia pada perusahaan. (O’Brien, 2006, p30)

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah kumpulan aplikasi bisnis

yang terintegrasi atau modul yang menjalankan fungsi bisnis yang umum seperti

perhitungan jurnal umum, utang piutang, material requirement planning, pemesanan,

pengontrolan persediaan, dan manajemen sumber daya manusia. Modul ERP

diintegrasikan, terutama melalui kumpulan definisi umum dan database yang umum.

Contohnya transaksi yang diproses pada satu area, seperti penerimaan pesanan akibat

dari transaksi ini akan dengan segera berdampak pada semua area yang dipengaruhi,

seperti area keuangan, penjadwalan produksi dan pembelian. (Wainright, 2005, p188)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem manajemen bisnis yang

terintegrasi dan operasi bisnisnya sudah memiliki standar. ERP dapat meningkatkan

efektivitas dan efisiensi organisasi. ERP merupakan nama dari sistem software

manajemen yang diciptakan melalui pemikiran korporasi di seluruh dunia untuk

meningkatkan kemampuan fungsi bisnis mereka yang penting. Sistem ERP menyatukan,

menstandarisasi dan meluruskan semua aktivitas bisnis ke dalam satu sistem yang akan

11  mencapai standar tertinggi untuk informasi yang aman, dipercaya, mudah diakses dan

real time. Setiap orang yang berpartisipasi di dalam aktivitas bisnis baik di dalam

maupun di luar organisasi dapat mengakses sistem menggunakan struktur yang sama.

Prosesnya terus di-update dan disederhanakan serta redudansi diminimalkan. (Kumar

2010, p264)

2.1.1.2 Modul-Modul ERP

Modul-Modul ERP antara lain adalah (Brady, 2001, p23):

• Sales and Distribution (SD)

Modul Sales and Distribution (SD) mencatat pesanan dan pengiriman yang lebih

terjadwal. Informasi tentang pelanggan (harga, bagaimana dan dimana produk akan

dikirim, bagaimana pelanggan membayar tagihan, dan sebagainya) diatur dan diakses

dalam modul ini.

• Material Management (MM)

Modul Material Management (MM) mengelola pengadaan bahan baku dari supplier

(pembelian) dan kemudian menangani inventori bahan baku, dari penyimpanan untuk

barang yang sedang diproses hingga inventori barang yang telah selesai diproduksi

(barang jadi).

• Production Planning (PP)

Modul Production Planning (PP) memelihara informasi mengenai produksi. Disinilah

produksi direncanakan dan dijadwalkan, dan aktivitas produksi yang sesungguhnya

dicatat.

12  

• Quality Management (QM)

Modul Quality Management (QM) membantu perencanaan dan pencatatan aktivitas

pengendalian kualitas, seperti inspeksi produksi dan keterangan material.

• Plant Maintenance (PM)

Plant Maintenance (PM) memungkinkan perencanaan untuk pemeliharaan mesin-

mesin pabrik, dan mengelola pemeliharaan sumber daya, sehingga gangguan

peralatan yang mungkin saja terjadi dalam kegiatan produksi dapat diminimalisasi.

• Human Resource (HR)

Modul Human Resource (HR) memudahkan proses perekrutan, penyewaan dan

pelatihan karyawan, termasuk juga dalam proses penggajian karyawan.

• Financial Accounting (FI)

Modul Financial Accounting (FI) mencatat transaksi dalam buku besar. Akibat dari

proses ini akan menghasilkan financial statement yang digunakan untuk laporan

eksternal.

• Controlling (CO)

Modul Controlling (CO) digunakan untuk tujuan manajemen internal. Disini, biaya

perusahaan manufaktur ditetapkan utnuk produksi dan untuk cost center, serta dapat

juga digunakan untuk mempermudah kegiatan dalam hal analisis biaya.

• Asset Management (AM)

Modul Asset Management (AM) membantu perusahaan untuk mengatur pembelian

asset tetap (pabrik dan mesin) dan penurunan nilai (depresiasi) yang berhubungan.

13  

• Project Systems (PS)

Modul Project Systems (PS) memungkinkan perencanaan dan mengendalikan R&D,

konstruksi dan proyek pemasaran yang baru. Modul ini memungkinkan biaya proyek

dikumpulkan dan seringkali digunakan untuk mengatur pengimplementasian sistem

ERP.

• Workflow (WF)

Modul Workflow (WF) dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa aktifitas

dalam sistem. Ini dapat menunjukkan analisis aliran tugas dan karyawan dengan cepat

dan tepat jika membutuhkan suatu aksi.

• Industry Solutions (IS)

Modul Industry Solution (IS) mengandung pengaturan konfigurasi yang telah

ditemukan SAP cocok untuk industri khusus. Pengaturan ini menyederhanakan

implementasi memungkinkan pembeli mengambil keuntungan dari pengalaman

industri SAP.

2.1.2 Implementasi Sistem ERP

2.1.2.1 Pengertian Implementasi

Implementasi adalah kegiatan memperoleh dan mengintegrasikan sumber daya

fisik dan konseptual yang menghasilkan suatu sistem yang bekerja. (McLeod, 2004,

p144)

14  2.1.2.2 Pendekatan Implementasi Sistem

Terdapat empat pendekatan dasar pada tahap implementasi (McLeod, 2004,

p144):

• Percontohan (Pilot) adalah suatu sistem percobaan yang diterapkan dalam satu subset

dari keseluruhan operasi seperti satu kantor atau daerah tertentu.

• Serentak (Immediate) adalah pendekatan yang paling sederhana, yaitu peralihan dari

sistem lama ke sistem baru pada satu hari tertentu. Namun pendekatan ini hanya

layak bagi perusahaan kecil atau sistem kecil, karena permasalahan waktu semakin

besar saat skala operasi meningkat.

• Bertahap (Phased) adalah pendekatan dimana sistem yang baru digunakan bagian per

bagian pada suatu waktu.

• Paralel (Parallel) adalah pendekatan dimana sistem lama harus dipertahankan sampai

sistem baru diperiksa secara menyeluruh. Pendekatan ini memberikan pengamanan

yang paling baik terhadap kegagalan, tetapi merupakan yang paling mahal karena

kedua sumber daya dipertahankan.

2.1.3 Sistem Produksi

2.1.3.1 Pengertian Sistem produksi

Sistem produksi merupakan kumpulan dari sub sistem-sub sistem yang saling

berinteraksi dengan tujuan mentransformasi input produksi menjadi output produksi.

Input produksi ini dapat berupa bahan baku, mesin, tenaga kerja, modal, dan informasi,

sedangkan output produksi merupakan produk yang dihasilkan berikut hasil

sampingannya seperti limbah, informasi dan sebagainya.

15  

Gambar 2.1 Input-ouput sistem produksi

Sub sistem-sub sistem dari produksi tersebut antara lain adalah perencanaan dan

pengendalian produksi, pengendalian kualitas, penentuan standar-standar operasi,

penentuan fasilitas produksi, perawatan fasilitas produksi, dan penentuan harga pokok

produksi.

Sub sistem-sub sistem dari sistem produksi tersebut akan membentuk konfigurasi

sistem produksi. Keandalan dari konfigurasi sistem produksi ini akan tergantung dari

produk yang dibuat serta bagaimana cara membuatnya (proses produksinya). Cara

membuat produk tersebut dapat berupa “jenis” proses produksi menurut cara

menghasilkan output, “operasi dari pembuatan produk” dan variasi produksi yang

dihasilkan. (Nasution, 2003, p2)

2.1.3.2 Perencanaan Produksi

Perencanaan produksi terdiri dari (Groover, 2008, p3):

- Memutuskan produk mana yang akan dibuat, kuantitasnya, dan kapan produk tersebut

harus diselesaikan

- Menjadwalkan pengiriman atau produksi dari bagian-bagian produk dan produk itu

sendiri

16  - Merencanakan sumber daya manusia dan peralatan yang dibutuhkan untuk

menyelesaikan rencana produksi

Production planning and control (PPC) mendukung baik diskrit maupun proses

manufaktur. Pendekatan repetitif dan pembuatan untuk pemesanan disediakan.

Kumpulan modul ini mendukung semua fase dari manufaktur, menyediakan pe-level-an

kapasitas dan perencanaan kebutuhan, perencanaan kebutuhan material, biaya produk,

proses bill of material, dan manajemen perubahan pabrik mesin. (Jacobs, 2009, p460)

2.1.3 Sistem Pembelian

Pembelian adalah suatu proses dari beberapa prosedur yang dimulai dari

prosedur pembentukan sistem akuntansi, permintaan pembelian, prosedur permintaan

penawaran harga dan pemilihan pemasok, pencatatan order pembelian, penerimaan

barang, pencatatan hutang dan distribusi pembelian yang bertujuan untuk menerapkan

pelaksanaan pembelian sesuai dengan aturannya. (Mulyadi, 2000, p301)

Berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pembelian

merupakan suatu proses aktivitas pembelian yang dimulai dengan adanya permintaan

atas suatu pembelian sampai dengan pendistibusian atas barang yang ditujukan untuk

pelaksanaan kegiatan transaksi yang telah ada dalam perusahaan.

Pembelian mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses mendapatkan

barang-barang dari pemasok. Hal ini meliputi pembelian dan tapi juga kegiatan logistik

ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang sebelum

barang tersebut digunakan. (Kalakota, 2001, p12)

17  2.1.5 Sistem Pembayaran

2.1.5.1 Pengertian Sistem Pembayaran

Proses pembayaran meliputi kejadian-kejadian bisnis yang berhubungan dengan

pembelian, pengelolaan dan pembayaran untuk barang-barang dan jasa yang dibutuhkan

oleh organisasi. Proses ini meliputi memperoleh material mentah, komponen dan sumber

daya lainnya yang terdapat pada produk jadi atau jasa.

Tujuan umum dari proses pembayaran adalah untuk menyediakan sumber daya

yang dibutuhkan bagi proses konversi organisasi. Tujuan ini dapat dibagi menjadi sub-

tujuan, yakni (Cherrington, 2000, p293):

• Membeli barang dari vendor yang terpercaya

• Membeli barang berkualitas tinggi, atau setidaknya barang dengan kualitas yang

diinginkan

• Memperoleh barang dengan harga terbaik

• Membeli hanya barang-barang yang telah diotorisasi dengan baik dan tujuan sah

perusahaan

• Memiliki sumber daya dan dalam kondisi berguna saat dibutuhkan oleh perusahaan

• Hanya memperoleh barang yang dipesan dan menerima semua barang yang dipesan

• Mengendalikan penerimaan barang sehingga tidak hilang, dicuri atau rusak

• Membayar semua barang yang diterima dalam jangka waktu yang ditentukan kepada

pihak yang sesuai

18  2.1.5.2 Aktivitas Umum dari Proses Pembayaran

Berikut beberapa aktivitas umum yang terdapat di dalam proses pembayaran

(Cherrington, 2000, p294):

• Permintaan untuk barang/jasa (Memantau kebutuhan)

Proses pembayaran merespon pada permintaan resmi individual (agen internal) untuk

barang atau jasa (sumber daya) yang disetujui untuk digunakan oleh perusahaan.

Pemantauan beragam aktivitas organisasi termasuk tingkat produksi, tingkat

penjualan, rencana peningkatan modal, anggaran modal, peramalan penjualan atau

menggunakan trend proyeksi untuk mengidentifikasi kebutuhan akan barang atau

jasa.

Contoh keluaran informasi:

1. Purchase Requisitions

2. Daftar permintaan yang dibuat selama periode

3. Daftar permintaan yang penting

4. Laporan status dari barang atau jasa (sebagai pendukung untuk kebutuhan

pemantauan)

• Otorisasi Pembelian

Sebelum proses pemesanan barang dan jasa dalam banyak organisasi, sebuah

kegiatan otorisasi pembelian harus terjadi. Otorisasi mendahului permintaan dengan

mengalokasikan anggaran yang cukup atau mengikuti setiap permintaan bila

pengendalian yang lebih ketat digunakan.

19  

• Pembelian barang/jasa

Pembeli (agen internal) meninjau ulang permintaan akan barang atau jasa yang telah

disetujui, memilih penjual (agen eksternal), dan menegosiasikan perjanjian dan

kondisi pembelian. Pembeli kemudian menempatkan sebuah purchase order untuk

barang yang diminta dengan seorang penjual. Pemilihan penjual berdasarkan pada

beberapa faktor seperti harga, kinerja penjual dan kualitas. Pembeli juga

mengkomunikasikan purchase order terbuka kepada departemen penerimaan, yang

memberikan otorisasi untuk menerima barang atau jasa sebelum pengiriman.

Contoh keluaran informasi:

1. Purchase Order

2. Daftar purchase order terbuka (perintah persetujuan belum diterima atau belum

dikenal sebagai kewajiban)

3. Pesanan disetujui dan diproses

• Menerima barang/jasa

Barang-barang atau jasa (sumber daya) diterima dari seorang penjual (agen

eksternal) dengan otorisasi dari agen penerimaan (agen internal). Terkadang orang

yang berperan sebagai penerima (agen internal) adalah orang yang sama dengan

orang yang meminta barang atau jasa. Setelah memverifikasi otorisasi untuk

menerima barang (melalui pengcekan purchase order terbuka yang sah), barang atau

jasa diinspeksi dan diambil ke dalam organisasi. Barang ditransfer ke gudang atau

lokasi dimana akan digunakan. Setelah barang/jasa diterima, organisasi biasanya

menemukan adanya kewajiban (misalnya hutang atas barang/jasa). Saat tagihan

20  

penjual tiba, organisasi harus menyesuaikan kembali dengan kewajiban yang telah

dicatat dan menghubungi penjual jika terdapat perbedaan.

Contoh keluaran informasi:

1. Ringkasan dan analisis dari barang dan jasa yang diterima

2. Daftar penerimaan selama periode waktu

3. Daftar pembelian untuk periode waktu spesifik

4. Daftar juitang yang jatuh tempo

5. Daftar penerimaan per penjual

• Pembayaran

Proses bisnis ini biasanya selesai saat dalam perjanjian dengan kebijakan manajemen

keuangan organisasi, seorang manajer finansial terotorisasi (agen internal) membayar

dana (sumber daya) ke penjual (agen eksternal) untuk membayar kewajiban.

Contoh keluaran informasi:

1. Uang dibayar selama sebuah periode waktu spesifik atau kepada penjual tertentu

2. Sebuah analisis diskon yang digunakan atau diskon yang hilang

3. Sebuah laporan pembayaran yang terlambat atau pembayaran yang diperlukan

4. Sebuah daftar tagihan terbuka (kewajiban untuk barang yang diterima yang belum

dibayar)

• Pengembalian pembelian

Terkadang barang yang telah dibeli dikembalikan kepada penjual untuk refund atau

kredit. Pengembalian ini harus diotorisasi oleh seorang agen internal, dan

didokumentasikan (termasuk pengiriman kembali ke penjual). Kejadian ini harus

dipantau untuk menjamin bahwa organisasi menerima refund atau kredit.

21  2.1.5.3 Akuntansi untuk Pembelian Persediaan

Prosedur akuntansi untuk mencatat pembelian dan penjualan menggunakan

perpetual inventory sistem dan periodic inventory system.

- Perpetual Inventory System

Sistem akuntansi untuk persediaan di mana rincian dari jumlah unit dan biaya pada

setiap transaksi pembelian dan penjualan disiapkan sepanjang periode akuntansi.

- Periodic Inventory System

Sistem akuntansi untuk persediaan dimana harga pokok penjualan ditentukan dan

persediaan disesuaikan pada akhir periode akuntansi, bukan ketika barang yang dibeli

atau dijual. (Albrecht, 2008, p285)

2.1.5.4 Rekonsiliasi Bank

Proses sistematis untuk membandingkan saldo kas seperti yang dilaporkan oleh

bank dengan saldo kas pada buku perusahaan dan menjelaskan perbedaannya.

Alasan-alasan perbedaannya (Albrecht, 2008, p248):

1. Perbedaan periode waktu

Jangka waktu laporan bank tidak bertepatan dengan waktu posting perusahaan ke

akun kas.

2. Setoran dalam perjalanan

Ada deposito yang belum diproses oleh bank setelah tanggal laporan bank, biasanya

karena mereka dibuat pada atau dekat akhir bulan.

3. Outstanding check (Cek yang masih beredar)

Merupakan cek yang telah ditulis dan dipotong dari rekening kas perusahaan, tetapi

belum dibersihkan atau dipotong oleh bank pada tanggal laporan bank.

22  4. Debit bank

Pemotongan ini dibuat oleh bank yang belum dicatat oleh perusahaan. Yang paling

umum adalah biaya servis bulanan, cek NSF (Not Sufficient Funds) dan transfer bank

ke bank lain.

5. Credit Bank

Ini adalah tambahan yang dibuat oleh bank ke rekening perusahaan sebelum dicatat

oleh perusahaan. Sumber yang paling umum adalah bunga yang dibayar oleh bank ke

saldo rekening.

6. Kesalahan Akuntansi

Ini adalah kesalahan numerik dibuat baik oleh perusahaan atau Bank. Kesalahan yang

paling umum adalah transportasi angka.

2.1.5.5 Mengembangkan Sebuah Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi yang baik, tidak terjadi begitu saja. Mereka secara hati-hati

direncanakan, dirancang, dipasang, dikelola dan diperbaiki. Umumnya, sebuah sistem

akuntansi dikembangkan dalam empat tahap berikut (Weygandt, 2005, p278):

1. Analisis

Titik awalnya adalah untuk menentukan kebutuhan informasi dari pengguna internal

dan eksternal. System analyst kemudian mengidentifikasi sumber informasi, catatan

dan prosedur yang dibutuhkan untuk mengumpulkan dan melaporkan data. Jika

sistem yang ada sedang dianalisis, kekuatan dan kelemahan sistem tersebut harus

diidentifikasi juga.

23  2. Desain

Sebuah sistem baru harus dibangun dari bawah ke atas: merancang formulir-formulir

dan dokumen-dokumen, memilih metode dan prosedur, menyiapkan deskripsi

pekerjaan, kontrol terpadu, memformat laporan, dan memilih peralatan. Mendesain

ulang sistem yang sudah ada mungkin melibatkan perubahan kecil atau perbaikan

yang lengkap.

3. Implementasi

Implementasi sistem baru atau direvisi mengharuskan dokumen, prosedur, dan

peralatan pengolahan diinstal dan dioperasikan. Selain itu personil harus dilatih dan

diawasi dengan ketat pada periode awal.

4. Follow-Up

Setelah sistem diimplementasikan dan berjalan, sistem harus di-monitor untuk

mengawasi kelemahan atau kerusakan. Selain itu, efektivitas harus dibandingkan

dengan desain dan tujuan organisasi. Perubahan dalam desain atau pelaksanaan

mungkin diperlukan.

2.1.5.6 Bank Statement (Laporan Bank)

Setiap bulan, deposan menerima laporan dari bank. Laporan bank merupakan

sebuah laporan yang menunjukkan transaksi dan saldo bank milik deposan. Bank

Satatement menunjukkan (Weygandt, 2005, p335):

1. Cek dibayar dan debit lainnya yang mengurangi saldo rekening deposan

2. Deposito dan kredit lainnya yang menambah saldo di rekening deposan

3. Saldo rekening setelah transaksi setiap hari

24  2.1.5.7 Proses rekonsiliasi Bank

Gambar 2.2 Proses rekonsiliasi bank

Berikut merupakan beberapa proses dari rekonsiliasi bank (Weygandt, 2005,

p338):

1. Deposits in transit

Membandingkan deposito individu pada laporan bank dengan setoran dalam

perjalanan dari rekonsiliasi bank sebelumnya dan dengan deposito per catatan

perusahaan atau duplikat slip deposito. Deposit yang dicatat oleh deposan yang belum

dicatat oleh bank merupakan deposit dalam perjalanan. Jumlah deposit tersebut

ditambahkan ke saldo menurut laporan bank.

2. Outstanding checks

Membandingkan cek yang ditampilkan pada laporan bank atau cek yang

dikembalikan dengan laporan bank dengan cek yang beredar dari rekonsiliasi bank

sebelumnya dan cek yang dikeluarkan oleh perusahaan sebagaimana yang dicatat

dalam jurnal pembayaran kas. Cek yang diterbitkan dicatat oleh perusahaan yang

25  

belum dibayar oleh bank mewakili cek yang beredar. Jumlah pada cek akan

dikurangkan dari saldo menurut bank.

3. Errors

Perhatikan setiap kesalahan yang ditemukan dalam langkah-langkah di atas.

Daftarkan mereka di bagian yang sesuai pada jadwal rekonsiliasi.

4. Bank Memoranda

Perhatikan jejak memorandum bank untuk catatan bagi deposan. Setiap memorandum

yang tidak tercatat harus tercantum di bagian yang sesuai dari jadwal rekonsiliasi.

2.2 Teori-Teori Khusus

2.2.1 SAP

SAP diperkenalkan pada tahun 1972, berasal dari bahasa Jerman yang berarti

systeme, anwendungen and produkte in derdatenverarbeitung dan dalam bahasa inggris

yaitu systems and applications, and products in data processing. SAP merupakan

vendor utama software ERP di Mannheim, Jerman yang dibangun oleh lima orang dari

IBM. (Brady, 2001, p21)

2.2.1.1 SAP ECC Core (6.0)

SAP ECC Core (6.0) berisi inti yang ditawarkan dari tradisional SAP R/3.

Berikut adalah modul-modul yang ada dalam SAP R/3, yaitu Human Resources and

Payroll, Financials, Sales and Distribution, Production Planning, Project Systems,

Plant Maintenance, dan sebagainya. Modul dan area komponen untuk fungsionalitas

SAP ERP yang spesifik terdapat dalam SAP ERP HCM, SAP ERP Finance, SAP

Operations, dan SAP Corporate Services. SAP ECC Core (6.0) dapat digabungkan juga

26  dengan Netweaver 7.0 untuk memungkinkan penyederhanaann user interface,

mendukung Enterprise SOA (Service Oriented Architecture), jika diperlukan

peningkatan cross industry dan industri yang spesifik. ERP 6.0 masih memuat extension

set seperti ERP 2004 dan ERP 2005 untuk pengembangan fungsionalitas perusahaan dan

industri.

2.2.1.2 Metodologi ASAP (Accelerated SAP)

Accelerated SAP (ASAP) adalah sebuah pendekatan khusus yang dikembangkan

oleh SAP untuk membantu pelanggan dalam mengimplementasi software SAP secepat

dan seefisien mungkin. ASAP menyediakan isi, peralatan dan berbagai keahlian dari

ribuan implemenatasi yang telah sukses sebelumnya yang mana dapat digunakan

kembali untuk memastikan keberhasilan implementasi.

Gambar 2.2 The Accelerated SAP Roadmap

The Accelerated SAP Roadmap terdiri dari beberapa tahapan. Aktivitas-aktivitas

yang dilakukan dalam setiap tahapan dapat berubah sesuai dengan sifat dari

implementasi dan teknologi yang dipilih. Berikut merupakan tahapan-tahapan dari The

Accelerated SAP Roadmap (Jithin, 2007, p3):

27  

• Project Preparation

Selama tahap ini, semua persiapan yang dibutuhkan dibuat, termasuk

mengatur rencana pendekatan yang digunakan, penyelesaian organisasi proyek,

memformulasikan rincian perencanaan proyek, dan memulai program latihan untuk

anggota tim proyek (lebih baik dilakukan sebelum kick off), memetakan system

landscape, kebutuhan perangkat keras dan infrastruktur, menyiapkan area proyek dan

membuat perjanjian kerja dan standar untuk proyek. Proyek secara resmi dumulai

dengan sebuah kick-off meeting. Seluruh anggota proyek, termasuk berbagai pihak

yang berperan penting didalam perusahaan turut hadir pada kick-off meeting ini.

Proyek dan rencana pendekatan dibawakan selama pertemuan ini.

• Business Blueprint

Sasaran kunci dari business blueprint adalah untuk mencapai sebuah

pemahaman ke dalam sasaran bisnis pelanggan dan menentukan proses bisnis SAP

dan komponen mana yang diperlukan untuk mendukung sasaran tersebut. Hasil dari

tahap ini adalah business blueprint yang merincikan dokumentasi dari hasil yang

dikumpulkan selama requirements workshops. Selain itu, business blueprint

mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan pada proses bisnis dari customer. Dengan

ini, customer dapat lebih memahami bagaimana maksud dari perusahaan dalam

menjalankan bisnisnya dengan sistem software SAP.

Sebuah rapat awal diselenggarakan untuk mendiskusikan sasaran bisnis,

struktur organisasi dan proses bisnis global. Berbagai proses bisnis didiskusikan

dengan lebih rinci dan dicatat di dalam individual workshops. Customer harus secara

28  

resmi menerima business blueprint. Dokumen ini disediakan sebagai sebuah dasar

untuk konfigurasi dan penyetujuan sistem pada keseluruhan proyek. Selama tahapan

ini, pengembangan sistem diimplementasi dan dibuat untuk siap digunakan.

Gambar 2.3 Project Preparation and Business Blueprint Phases

• Realization

Selama tahapan ini, tim proyek disibukkan dengan berbagai aktivitas.

Konsultan SAP melakukan konfigurasi dasar pada sistem yang didasarkan pada

business blueprint. Konfigurasi sistem mencerminkan organisasi dari customer dan

berisi master data dan juga mendukung aliran proses terintegerasi di dalam sistem.

Dengan menunjukkan proses bisnis kepada anggota tim proyek serta key users

dari setiap proses bisnis, memungkinkan untuk mendapatkan umpan balik dan

persetujuan atas penerapan business blueprint (baseline confirmation).

Untuk tujuan ini, konfigurasi dari setiap proses bisnis inti dibagi ke dalam

siklus dari aliran proses bisnis yang saling terkait. Aliran ini dikonfigurasikan dalam

29  

kaitannya dengan pengembangan laporan, prosedur pengguna, skenario pengujian

dan profil otorisasi.

Siklus tidak hanya sebagai milestones bagi tim proyek, mereka juga

menyediakan tim proyek dengan checkpoints untuk pengujian dan berjalan melalui

bagian khusus dari keseluruhan proses bisnis (final configuration).

Selama siklus ini, key users akan mendefinisikan skenario bisnis dan kondisi

spesifik untuk user acceptance test (UAT). Metode kerja ini memastikan penyerapan

pengetahuan secara maksimal, sehingga key users dapat meninjau konfigurasi dari

proses bisnis inti sementara menyesuaikan naskah pengujian mereka untuk

disesuaikan dengan skenario bisnis tertentu.

Selanjutnya, konfigurasi dikembangkan lebih lanjut ke dalam sebuah solusi

yang terintegerasi dan terdokumentasi yang sesuai dengan bisnis dan memproses

kebutuhan yang tercatat dalam business blueprint.

Terakhir, operasi menyeluruh dari sistem diuji dalam dua siklus pengujian.

Siklus pertama menguji interface antar skenario bisnis keseluruhan. Selama siklus

kedua, key users dari pelanggan akan melakukan user accepatance test yang

mensimulasikan kondisi seaktual mungkin. Hal ini juga termasuk sebagai

penyetujuan resmi atas sistem oleh customer. Konfigurasi sistem kini selesai

(Integration Test)

• Final Preparation

Sasaran utama dari tahapan ini adalah untuk menjalankan pengujian sistem

teknis akhir, untuk menyediakan pelatihan kepada end users, untuk memindahkan

data dan sistem ke lingkungan produksi. Isi daripada pengujian sistem akhir ini

30  

adalah melakukan volume and stress test dan pengujian peralatan dan prosedur

administrasi sistem.

Key users akan dilatih yang memiliki bagian untuk melatih end users

berdasarkan pada konsep “train-the-trainer”. End user acceptance ditingkatkan dan

dasar pengetahuan dibuat untuk end users pada bagaimana kesepakatan dengan

online reporting dan peningkatan future system.

Sasaran lain dari tahapan ini adalah untuk mengetahui strategi go live.

perencanaan ini merincikan strategi dalam konversi data, prosedur pengawasan

konversi data dan struktur tim proyek pendukung.

Tahap akhir sebelum mengaktifkan sistem baru adalah untuk memeriksa

apakah sistem dan user dari organisasi siap untuk go live.

• Go Live & Support

Tepat setelah produksi dimulai, sistem harus diperiksa kembali dan mencari

kebutuhan dalam menggaransi semua segi dari lingkungan bisnis yang direpresentasikan

di dalam sistem. Untuk maksud ini, tidak dibutuhkan hanya untuk memeriksa keakuratan

transaksi bisnis, tetapi juga memeriksa end users apakah sistem sesuai dengan

permintaan.

Selama tahap ini, tim proyek mendukung organisasi dan terdapat operational

help desk dimana user dapat melaporkan masalah yang ada.

Selama tahap akhir, sistem dipindahkan ke organisasi manajemen dan proyek

secara resmi ditutup.

Kekuatan penuh dan fleksibilitas dari sistem SAP menjadi terlihat melalui

dukungan berkelanjutan untuk perkembangan proses yang berkelanjutan. Dalam hal ini,

31  dimungkinkan untuk meningkatkan perkembangan sistem dalam customer, untuk

mengembangkan akses berkelanjutan ke data yang dibutuhkan untuk pembuatan

keputusan dan kontrol terhadap penggunaan dari fungsi tambahan.

2.2.2 SAP Modul Production Planning

2.2.2.1 Siklus Production Planning

Gambar 2.4 Production Planning Cycle

(TAPP40 Production Planning, 2000)

2.2.2.1.1 Material Requirement Planning (MRP)

Fungsi utama dari material requirement planning adalah untuk menjamin

ketersediaan material, yang digunakan untuk menghasilkan jumlah permintaan dengan

tepat waktu untuk keperluan internal maupun penjualan. Proses ini termasuk memantau

stok dan khususnya proses usulan pengadaan secara otomatis untuk pembelian dan

produksi.

32  

Dalam melakukannya, MRP mencoba untuk mengupayakan keseimbangan

diantara:

- mengoptimisasi service level

- meminimalisasi biaya dan capital look up

Komponen MRP membantu dan mengurangi MRP Controller di area mereka

bertanggung jawab. MRP Controller bertanggung jawab dengan semua kegiatan yang

berhubungan dengan menentukan jenis, kuantitas, dan waktu permintaan selain untuk

menghitung kapan dan berapa banyak barang yang harus dibuat untuk mencakup

permitaan tersebut. MRP controller membutuhkan seluruh informasi dari stok, reservasi

stok, dan stok pada pesanan untuk menghitung kuantitas dan juga kebutuhan informasi

pada lead time dan waktu procurement untuk menghitung tanggal. MRP controller

menetapkan MRP dan lot sizing procedure untuk setiap material dalam menentukan

usulan pengadaaan. (SAP AG, 2001, p11)

2.2.2.1.2 Production Order Creation

Gambar 2.5 Siklus pada Production Order

(Dickersbach, 2007, p287)

33  

Ketika order dibuat, production order dibuat, operasi (operations) dan

kebutuhan material (material requirements) kemudian akan ditentukan berdasarkan

master data (BOM dan routing). Yang berhubungan dekat dengan pembuatan order

adalah penjadwalan (scheduling), yang menentukan tanggal aktivitas yang mendetil

yang paling dibutuhkan oleh capacity requirements planning dan material reservation.

Sebuah pengecekan ketersediaan (availability check) dapat dijalankan ketika order

dibuat, baik untuk komponen material maupun kapasitas.

• Capacity Requirements Planning

Untuk menciptakan perencanaan produksi yang layak, perlu untuk

menjalankan operasi dari production order dalam urutan langkah yang disebut

dengan capacity adjusted. Sering, capacity requirements planning dijalankan

berdasarkan production order, untuk menyesuaikan tanggal produksi dengan

ketersediaan kapasitas. Bagaimanapun, langkah ini bersifat optional. Dalam kasus

tertentu, capacity requirements planning dapat dijalankan lebih awal atau lebih akhir.

• Production Execution

Production Execution dimulai ketika order di-release. Ini menyebabkan

perubahan status pada production order dan berfungsi sebagai kebutuhan teknikal

sistem untuk langkah selanjutnya. Ini termasuk shop paper printing, material

withdrawal untuk komponen, konfirmasi untuk good receipts, dan pembuatan invoice

melalui proses completion. Availability check yang lain dapat dilakukan selama

release. Berikut ini merupakan gambar mengenai proses umum dari production order

creation.

34  

Gambar 2.6 Gambaran Keseluruhan dari Production Order Creation

(Dickersbach, 2007, p289)

• Konversi dari Planned Order (Conversion from the Planned Order)

Planned order yang dibuat pada perencanaan di awal biasanya merupakan

titik awal untuk pembuatan production order. Planned order yang dibuat dalam

konteks perencanaan kebutuhan untuk pencakupan kebutuhan mengandung informasi

misalnya menjadi material apa yang harus diproduksi, kapan, dan berapa jumlahnya,

untuk memenuhi kebutuhan yang ada. Planned order ini (elemen dari perencanaan)

sekarang dikonversi menjadi production order (elemen dari pengontrolan). Di sini,

data yang terkandung pada planned order (nomor material, jumlah kuantitas, tanggal

mulai dan akhir, komponen material, dan lain-lain) disalin dan diperkaya dengan data

35  

tambahan yang berhubungan dengan order, misalnya data operasi (operation data).

Komponen material yang dibutuhkan untuk produksi yang tercantum sebagai item

pada planned order secara langsung disalin ke production order selama proses

konversi. BOM-nya tidak dipecahkan (explode) lagi, dan kebutuhan kedua

(secondary requirement) dibuat ke dalam reservasi (reservation). Data operasi dan

PRT diambil dari routing dari material yang akan diproduksi. Jika kebutuhan

kuantitas disalin dari planned order atau tanggal penyelesaian dasar (basic finish

date) diubah selama proses konversi, sebuah planning file entry dibuat yang memicu

sebuah penjadwalan ulang (rescheduling) dari sebuah material dan komponennya

selama material requirement planning berikutnya.

Sebuah prasyarat untuk konversi planned order adalah harus mempunyai

basic data BOM dan routing, sebagaimana kemampuan fungsional dari material

requirements planning. Konversi planned order dapat dilaksanakan sebagai

individual atau collective conversion.

Ketika melakukan konversi planned order dan production order, langkah-

langkah ini akan dilakukan:

1. Komponen material disalin dari planned order

2. Reservations dibuat untuk komponen material

3. Routing ditentukan dan operasi ditransfer

4. Finite scheduling dari operasi menjadi lengkap

5. Planned costs dihitung (optional)

Jika ingin melakukan konversi planned order tertentu menjadi production

order, dapat digunakan individual conversion. Selama konversi sebagian ini,

kuantitas planned order dibagi menjadi sub-kuantitas yang berbeda. Sebuah

36  

production order yang terpisah dibuat untuk setiap subset. Planned order lalu

kemudian dikurangi sesuai dengan kuantitas dalam production order.

Dalam lingkungan produktif, konversi planned order biasanya dijalankan

sebagai collective conversion dengan menggunakan transaksi CO41. Tanggal

konversi dipandu oleh opening date, di mana terjadi selama awal opening period

sampai dengan order start date dari planned order dan mengizinkan lead time yang

dibutuhkan dari tinjauan organisasional. (SAP Press, p287- 289)

2.2.2.1.3 Capacity Requirements Planning (CRP)

Pemesanan menentukan kebutuhan akan kapasitas terhadap sumber daya yang

diperlukan untuk memproses pemesanan tersebut. Beberapa tipe pesanan yang terkait

diantaranya (SAP AG, 2001, p12):

• Production order pada Shop Floor Control

• Process orders dalam proses industri

• Planned orders dalam

- Material Requirement Planning (MRP)

- Master Production Scheduling (MPS)

- Long-Term Planning

- Repetitive Manufacturing

- Sales and Operation Planning (SOP) untuk jumlah dalam perkiraan perencanaan

• Maintenance orders dalam Plant Maintenance (PM)

• Network dalam Project System (PS)

• Sales ordes, assembly orders atau networks pada Sales and Distribution (SD)

37  

Menghitung kebutuhan kapasitas dari sebuah operasi dalam proses manufaktur

sebuah material terjadi pada penjadwalan dengan menggunakan formula dari work

center. Untuk itu, formula perlu dimasukkan untuk menghitung kebutuhan kapasitas dari

operasi untuk masing-masing dari tiga susunan segmen operasi, pemrosesan dan tear

down pada capacity overview dalam work center maintenance.

Operation dalam networks, maintenance orders dan process orders tidak dibagi

ke dalam segemen operasi. Pada hal ini, ditentukan sebuah formula untuk keseluruhan

operasi. Jika gagal dalam memasukkan salah satu formula, tidak ada kebutuhan

kapasitas yang dihitung untuk segmen operasi maupun operasi yang terkait.

Formula yang dapat diatur mengandung formula parameters. Contohnya

standard value dari operasi, nilai work center untuk production resources/tools. (lihat

gambar di bawah ini)

Gambar 2.7 Formulas for capacity requirement

(Capacity Planning (PP-CRP), p13)

Ketersediaan kapasitas ditentukan oleh:

38  

• Waktu awal dan akhir kerja

• Lamanya istirahat

• Tingkat pemanfaatan kapasitas

• Jumlah dari kapasitas yang tersedia

Gambar 2.8 Available capacity

(Capacity Planning (PP-CRP), p10)

2.2.2.1.4 Production Execution

Production Execution muncul setelah pembuatan production order atau capacity

requirements planning. Berdasarkan production order dengan tanggal pengoperasian

yang tetap, perilisan production order merepresentasikan sisi sistem “go ahead” untuk

mengeksekusi produksi. Biasanya, pengecekan ketersediaan dijalankan bersamaan

dengan perilisan. Order juga dicetak setelah perilisannya atau dalam langkah terpisah

selanjutnya. Langkah-langkah untuk mengikuti setelah order dicetak adalah

pengambilan komponen material (material withdrawal of component), langkah

konfirmasi produksi dijalankan dengan memasukkan hasil dan sisa produksi, serta goods

receipt.

39  

Production order akan tetap berada dalam sistem sampai diarsipkan atau

dihapus. Perlu diingat bahwa tidak dapat melakukan perubahan untuk melengkapi

production order.

Prosedur lainnya yang biasa digunakan adalah untuk melanjutkan atau

mengalihkan pembuatan dan perilisan production order ke sistem pengontrolan proses

(process-control system) dan menjalankan proses pengontrolan produksi aktual,

termasuk capacity requirement planning dan konfirmasi production order ke SAP PP

dalam sistem tersebut. Dengan prosedur ini, fungsi perencanaan dan pengontrolan

produksi (production planning and control) dari mySAP ERP sering digunakan untuk

tujuan material requirements planning, perhitungan pasokan harian (days’ supply

calculation), dan pembiayaan (costing).

• Perilisan Production Order (Releasing the Production Order)

Sebuah pembuatan production order yang baru telah mengandung semua

informasi yang penting seperti kebutuhan material dan kapasitas dan tanggal

pengoperasian yang mendetil. Perhatikan, bagaimanapun, production order tersebut

belum dapat diproses. Dengan perilisan production order mengizinkan operasi-

operasi di bawah ini:

1. Mencetak shop papers

2. Pengambilan material (withdrawing material)

3. Pengiriman konfirmasi (sending confirmation)

4. Posting goods untuk order tersebut

Perilisan dapat dilakukan langsung setelah membuat production order. Pilihan

ini dapat disediakan dengan mengatur pada production scheduling profile. Secara

alternatif, dapat dilakukan perilisan order pada tahap berikutnya dalam langkah

40  

terpisah. Dapat digunakan periode antara pembuatan order dan perilisannya untuk

tujuan perencanaan dan administrasi, misalnya untuk menjalankan capacity

requirement planning. Bergantung pada kebutuhan bisnis, panjang dari periode antara

pembuatan order dan perilisan order dapat bervariasi. Ketika akan merilis production

order, dapat dilakukan secara individual atau collective release.

• Material Withdrawal

Selama pembuatan production order, reservasi dibuat untuk kebutuhan

komponen. Semua komponen dari production order di-assign pada nomor reservasi

yang sama tetapi item number yang berbeda.

Good issue Posting memicu beberapa aktivitas secara background, yaitu:

1. Kuantitas stok dari material berkurang karena adanya penarikan material baik

pada level plant maupun level warehouse.

2. Statistik konsumsi diperbaharui karena gambaran konsumsi ini dibutuhkan untuk

tujuan peramalan.

3. Production order didebit dengan biaya aktual.

4. Reservation dikurangi oleh penarikan material.

5. Sebuah dokumen material menunjukkan good issue dibuat dan sebuah dokumen

akuntasi yang mengandung semua posting pada financial accounting (akun stok

material dan konsumsi).

• Backflush

Pada kasus backflush, good issue untuk komponen tidak di-post sampai

operasi yang berkaitan dikonfirmasikan. Ini artinya bahwa good issue di-post dengan

penundaan yang disebabkan oleh ketentuan dan waktu eksekusi operasi, dimana

41  

mengubah informasi stok saat ini. Di sisi lain, usaha sisi sistem yang terlibat dalam

good issue posting dikurangi sampai ke minimum, dan harus dipertimbangkan kedua

aspek ketika akan memutuskan apakah backflush harus dijalankan. Karena good issue

posting dilakukan secara otomatis, material yang di-backflush tidak termasuk dalam

picking list.

• Konfirmasi (confirmation)

Konfirmasi digunakan untuk merekam dan memonitor proses produksi.

Hanya konfirmasi yang membuat pergerakan produksi menjadi transparan kepada

production scheduler dan MRP Controller. Data-data di bawah ini yang dapat

dikonfirmasikan:

- Kuantitas/subsets

- Aktivitas (setup time, processing time, dan lainnya)

- Tanggal (tanggal awal dan akhir dari setup, processing, dan lainnya)

- Data personal (personnel number, jumlah karyawan)

- Work center yang digunakan

Konfirmasi sebenarnya secara otomatis dipicu oleh operasi bisnis yang lain.

Contohnya, biaya aktual order diperbaharui, sementara capacity requirement

dikurangi. Jika komponen material dapat di-backflush, sebuah good issue secara

otomatis di-post untuk production order. Selain itu, dapat diatur untuk goods receipt

dari material yang diproduksi harus secara otomatis di-post ketika konfirmasi dipicu.

• Goods receipt

42  

Ketika proses produksi selesai, material yang diproduksi diletakkan dalam

stok. Kegiatan ini meningkatkan persediaan secara fisik dan di-post sebagai goods

receipt yang berkaitan dengan production order.

Ketika material dihitung sebagai stok, maka dapat di-post menjadi tiga tipe stok yang

berbeda:

1. Stok yang dapat bebas dipakai (freely usable stock)

2. Stok inspeksi kualitas (quality inspection stock)

3. Stok terjaga (locked stock)

Goods receipt yang di-post menjadi freely usable stock dijalankan dengan

menggunakan movement type 101. Posting material dapat dilakukan langsung ke

consumption, dimana berarti bahwa material secara langsung dialihkan ke konsumen

yang lain seperti order atau proyek yang berbeda. Untuk dapat melakukan hal

tersebut, penerima harus dispesifikasikan dalam production order.

Untuk menjalankan goods receipt posting untuk production order, sebuah

konfirmasi tidak penting untuk diperlukan.

Goods receipt posting memicu beberapa aktivitas secara background seperti:

1. Jika material di-post ke dalam stok, stok total dan tipe stok yang berhubungan

(freely usable stock) bertambah sehubungan dengan kuantitas yang dikirimkan.

2. Jika material di-post ke dalam consumption, statik pemakaian diperbaharui.

Gambaran pemakaian dibutuhkan untuk tujuan peramalan.

3. Production order dikredit dan nilai stok bertambah. Jika material di-post pada

consumption, penerima didebit.

4. Akun G/L pada financial accounting seperti akun stok material (material stock)

dan akun kegiatan pabrik (factory activities) diperbaharui.

43  

5. Sebuah dokumen material yang menunjukkan goods receipt dibuat sebagaimana

sebuah dokumen accounting yang mengandung semua posting pada financial

accounting.

• Settlement

Selama produksi, biaya terus bertambah, termasuk biaya material dan biaya

untuk kegiatan internal. Production order didebit dengan biaya-biaya aktual,

contohnya dalam kasus penarikan material, konfirmasi, dan goods receipt untuk

pengadaan eksternal. Ketika memproduksi material diletakkan dalam stok, order

dikredit. Pengkreditan muncul sewaktu harga standar material, yang dimana tidak

penting yang berhubungan dengan biaya aktual, dan untuk alasan ini sering terjadi

beberapa biaya masih terbuka dalam order. Karena biaya-biaya ini harus

diselesaikan, production order harus di-settle.

Penyelesaian dari sebuah order sering muncul setelah sebuah order

terselesaikan dan ketika semua material yang diproduksi telah dihitung sebagai stok.

Sesegera mungkin setelah status order menjadi “delivery completed”, baru dapat

diselesaikan.

• Completion

Production order masih terbuka dan dapat diubah sampai pada akhirnya

statusnya berubah menjadi completed. Dalam konteks ini terdapat perbedaan antara

logistical completion dan accounting-based completion.

Dengan penyelesaian production order, order terselesaikan secara logistik

dan akuntansi. Jika status sudah completed, maka tidak dapat lagi di-post biaya-biaya

44  

ke dalam production order. Terlebih lagi, tidak memungkinkan lagi untuk memicu

konfirmasi untuk production order.

Untuk dapat menyelesaikan production order sebelumnya harus di-release

dan account balance-nya sudah harus di-settle. (SAP Press, p379-385)

2.2.2.2 Master Data

2.2.2.2.1 Bill Of Material

BOM (Bill of Material) adalah sebuah daftar terstruktur dari komponen-

komponen yang membentuk sebuah produk. Daftar ini mengandung objek numerik di

dalam setiap komponen, bersama dengan jumlah dan satuan dari komponen pembentuk.

BOM digunakan dalam bentuk yang berbeda-beda di dalam berbagai sutuasi di

mana sebuah produk jadi dibentuk dari beberapa bagian komponen atau material.

Berdasarkan pada sektor industrinya, mereka dapat juga disebut resep atau daftar bahan

pembentuk dan lain sebagainya.

Data yang disimpan di dalam bill of material digunakan sebagai sebuah dasar

untuk aktivitas perencanaan produksi, seperti:

o A design department.

o Departemen Material Requirement Planning (MRP) merincikan bill of material pada

tanggal tertentu untuk mengkalkulasi jumlah cost-effective order dari material.

o Departemen work scheduling menggunakan bills of material sebagai dasar untuk

perencanaan operasi dan kontrol produksi.

o Departemen production order management, menggunakan bills of material untuk

merencanakan ketetapan dari material.

45  

Data yang disimpan di dalam bill of material juga disimpan pada aktivitas lain di

dalam sebuah perusahaan, seperti:

o Sales orders

o Sebagai tambahan dalam pencatatan data. Dapat membuat dan maintain sebuah BOM

secara spesifik untuk sales order.

o Reservation and goods

o Sebagai tambahan pencatatan data.

o Product costing

o Untuk mengkalkulasi biaya dari kebutuhan material untuk produk spesifik.

• Single-Level Bill Of Material

Bill Of Materials disimpan dalam sistem SAP sebagai single-level BOM. Sebuah

single-level BOM terdiri dari BOM Header dan BOM Items. Data yang merujuk pada

bill of material yang lengkap di-maintain di dalam header, dan data yang merujuk pada

komponen di-maintain di dalam item. Dapat menspesifikasikan material type mana yang

dalam BOM Header dan material type mana sebagai komponen.

46  

Gambar 2.9 Single-Level Bill Of Material

(TAPP40 Production Planning, 2000)

• Multi-Level Bill Of Material

Sekelompok dari bagian-bagian yang dikumpulkan dan kemudian membentuk

sebuah produk akhir ataupun sebuah komponen dari produk akhir, dinamakan assembly.

Sebuah single-level bill of material menggambarkan sebuah assembly yang merupakan

komponen-komponen dan kuantitasnya.

47  

Gambar 2.10 Multi-Level Bill Of Material

(TAPP40 Production Planning, 2000)

• BOM Usage

BOM Usage menspesifikasikan departemen atau fungsi-fungsi dalam perusahaan

dimana bill of material digunakan. Sebuah bill of material dengan usage produksi adalah

sebuah BOM yang terpisah dari BOM dengan usage engineering untuk assembly yang

sama.

2.2.2.2.2 Work Centers

Operasi dilakukan pada sebuah work centers. Di dalam R/3 System work centers

adalah business object yang merepresentasikan unit kerja nyata, contohnya:

• Mesin, sekelompok mesin

• Lini produksi

• Assembly work centers

• Karyawan, kelompok dari karyawan

48  

Bersama dengan bill of material dan routings, work centers menjadi data

terpenting di dalam R/3 production planning and control system. Work centers

digunakan di dalam task list operations dan work ordes. Contoh dari task lists adalah

routings, maintenance task lists, inspection plans dan standard networks. Work orders

dibuat untuk produksi, quality assurance, plant maintenance, dan untuk project system

sebagai networks.

Data di dalam work center digunakan untuk:

• Scheduling

Waktu operasi dan formula dimasukkan di dalam work center, sehingga durasi dari

operasi dapan dikalkulasi.

• Costing

Formula dimasukkan di dalam work center, sehingga biaya dari operasi dapat

dihitung. Sebuah work center juga dipasang pada sebuah cost center.

• Capacity planning

Kapasitas yang tersedia dan formula untuk kalkulasi kebutuhan kapasitas yang

dimasukkan ke dalam work center.

• Simplifying operation maintenace

Berbagai nilai awal untuk operasi dapat dimasukkan di dalam work center.

49  

Gambar di bawah ini mengilustrasikan kegunaan dari data work center.

Gambar 2.11 Kegunaan dari data work center

(SAP AG, 2001, p9)

2.2.3.2.3 Routing

Routing adalah sebuah deskripsi dari operasi (langkah-langkah proses) yang

harus dilakukan didalam memproduksi suatu material (produk). Sebagaimana informasi

mengenai operasi dan urutan di mana operasi-operasi tersebut dilakukan, sebuah routing

juga berisi rincian mengenai work centers dimana proses tersebut dioperasikan maupun

mengenai kebutuhan production resources tools. Standard values untuk mengeksekusi

operasi tunggal juga disimpan dalam routings.

Routings secara umum terdiri dari beberapa objek berikut:

• Routings

• Rate routing

50  

• Reference operation set

• Reference rate routing

Sebuah routing disusun oleh sebuah header dengan satu atau lebih sequence. Header

berisi data yang valid untuk keseluruhan routing. Sequence adalah sebuah urutan dari

opearasi. Operasi menerangkan langkah-langkah proses yang dilakukan selama

produksi. Sebuah routing diidentifikasi oleh group dan group counter dari routing

tersebut.

Gambar 2.12 Routing : sequences

(SAP AG, 2001, p11)

2.2.3 SAP Modul Material Management

2.2.3.1 Pengertian Material Management

Material Management adalah perencanaan dan pengendalian dari fungsi-fungsi

yang mendukung daur (arus) lengkap pengendalian material, dan arus informasi yang

berhubungan. Fungsi-fungsi ini termasuk (1) identifikasi, (2) cataloging, (3)

standarisasi, (4) penentuan kebutuhan, (5) penjadwalan procurement, (7) inspeksi, (8)

51  pengendalian kualitas, (9) pengemasan, (10) penyimpanan, (11) pengendalian inventori,

(12) distribusi, dan (13) penyelesaian.

2.2.3.2 Persediaan

Pengertian persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan

digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses

produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan

atau mesin. persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, bahan dalam

proses, barang jadi, ataupun suku cadang. Bisa dikatakan persediaan hanyalah suatu

sumber dana menganggur, karena sebelum persediaan digunakan berarti data terikat

didalamnya tidak dapat digunakan untuk keperluan lain. (Herjanto, 2008, p237)

Persediaan adalah barang-barang persediaan berwujud yang digunakan dalam

proses produksi, barang mana dapat diperoleh dari sumber-sumber ataupun dibeli dari

supplier atau perusahaan yang menghasilkan bahan baku bagi perusahaan pabrik yang

menggunakannya. (Assauri, 2009, p171)

Persediaan adalah barang yang diperoleh dan tersedia dengan maksud untuk

dijual atau dipakai dalam produksi atau dipakai untuk keperluan non produksi dalam

siklus kegiatan yang normal. (Nafarin, 2007, p253)

Tujuan penyimpanan persediaan dapat dikarenakan beberapa alasan berikut

(Aquilano, 2006, p590):

a. Untuk mempertahankan kelangsungan operasi

b. Untuk memenuhi variasi permintaan produk

c. Untuk memungkinkan fleksibilitas dalam perencanaan produksi

52  d. Untuk mengantisipasi adanya variasi waktu pengiriman mulai dari order pembelian

sampai dengan barang diterima dalam gudang

Fungsi dasar inventori sebenarnya sangat sederhana, yaitu meningkatkan

profitability perusahaan, diantaranya (Herjanto, 2008, p238):

a. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang

dibutuhkan perusahaan

b. Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus

dikembalikan

c. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi

d. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan

tidak akan kesulitan jika bahan baku itu tersedia dipasaran

e. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan diskon kuantitas

f. Memberikan pelayan kepada pelanggan dengan tersedianya barang yang diperlukan.

Inventory dapat dikelompokkan ke dalam empat jenis, yaitu (Herjanto, 2008,

p239):

• Fluctuation stock

Merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk menjaga terjadinya fluktuasi

permintaan yang tidak diperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi

kesalahan atau penyimpangan dalam prakiraan penjualan, waktu produksi, atau

pengiriman barang.

• Anticipation Stock

Merupakan persediaan untuk menghadapi permintaan yang dapat diramalkan pada

musim permintaan tinggi, tetapi kapasitas produksi pada saat itu tidak mampu

53  

memenuhi permintaan. Persediaan ini juga dimaksudkan untuk menjaga

kemungkinan sukarnya diperoleh bahan baku sehingga tidak mengakibatkan

terhentinya produksi.

• Lot-size inventory

Merupakan persediaan yang diadakan dalam jumlah yang lebih besar daripada

kebutuhan saat itu. Persediaan dilakukan untuk mendapatkan keuntungan dari harga

barang (berupa diskon) karena membeli dalam jumlah yang besar, atau untuk

mendapatkan penghematan dari biaya pengangkutan per unit yang lebih rendah.

• Pipeline Inventory

Merupakan persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asal ke tempat

dimana barang tersebut akan digunakan. Misalnya, barang yang dikirim dari pabrik

menuju tempat penjualan, yang dapat memakan waktu beberapa hari atau minggu.

2.2.3.3 Material

Material mencakup semua kategori, baik itu produk (barang) maupun jasa.

Dalam prakteknya setiap material mempunyai kode tertentu. Kode material ini banyak

sebutannya dan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, ada yang menyebut product

code, material code, item code, item number, part number, stock code, kode barang,

SKU, dan lain-lain. Material didalam sistem informasi dikenal dengan istilah material

master. (Yunarto, 2006, p116)

54  

Tipe material yang ada dibanyak perusahaan adalah sebagai berikut (Yunarto,

2006, p119):

• Trading goods

Merupakan barang yang diperjual-belikan. Barang tersebut bisa diproduksi sendiri

atau dibeli dari supplier. Barang tersebut memiliki inventori atau lebih sering kita

sebut dengan istilah barang stok. Misalnya untuk perusahaan rokok maka trading

goods-nya adalah rokok.

• Non-stock material

Merupakan barang yang tidak dikontrol inventorinya. Secara fisik barang ini ada,

tetapi karena barangnya bernilai kecil maka tidak di-track sebagai inventory.

Beberapa perusahaan menyebutnya dengan istilah consumable goods. Barang ini

banyak dipakai untuk menunjang operasi produksi dan operasi perusahaan. Contoh

barang ini seperti sarung tangan, masker, paku, sekrup, isolasi, lem, amplas, pelumas

mesin, dan lain-lain.

• Services

Services dapat diterjemahkan dengan istilah jasa. Contoh services adalah jasa

consultant, pendidikan, asuransi, jasa transportasi, jasa dokter, jasa pengacara, dan

lain-lain.

• Packaging

Merupakan material yang digunakan untuk packaging seperti kotak, peti, palet,

bungkus plastik, karton dan lain-lain.

• Semi finished goods

55  

Merupakan barang setengah jadi. Sering disebut juga dengan istilah material di work

in process atau work in progress. Contoh barang setengah jadi untuk industri ban

adalah compound.

• Raw material

Merupakan bahan mentah. Bahan mentah ini digunakan sebagai bahan untuk

memproduksi suatu barang. Biasanya bahan mentah ini dibeli dari supplier.

2.2.3.4 Material Management

SAP MM (Material Management) adalah salah satu modul dari paket SAP

Enterprise Resource Planning (ERP) yang digunakan untuk procurement handling dan

Inventory Management.

Memiliki dua modul data master penting yaitu material dan vendor. Secara

umum, berbagai tingkatan yang dapat didefinisikan untuk implementasi SAP MM

adalah Client, Company Code, Plant, Storage Location dan Purchasing Organization.

Modul ini merupakan yang terbesar dan paling kompleks dalam semua modul

SAP dapat dibagi menjadi lima komponen utama. Terdapat pengelolaan material, plant

maintenance, kualitas manajemen, perencanaan produksi dan kontrol, dan sistem

manajemen proyek. Masing-masing dibagi menjadi beberapa sub komponen.

Bahan SAP manajemen mencakup semua tugas dalam rantai pasokan, termasuk

konsumsi berbasis perencanaan, perencanaan evaluasi dan faktur vendor verifikasi. Ini

juga termasuk gudang inventaris dan manajemen untuk mengelola stok sampai mendikte

siklus penggunaan harus dimulai lagi.

56  

Ketentuan-ketentuan Materials Management dalam SAP:

1. ABC Classification

Web Item untuk mengklasifikasikan objek (pelanggan, produk atau karyawan)

didasarkan pada ukuran tertentu (pendapatan atau laba) menggunakan aturan

klasifikasi tertentu. Tiga kategori: penting, kurang penting dan relatif penting.

2. Framework Order

Sebuah dokumen pembelian yang digunakan untuk pengadaan bahan atau layanan

eksternal. Alih-alih penetapan tanggal pengiriman, jenis pesanan pembelian telah

diperpanjang masa berlakunya. Sebuah kerangka transaksi pengadaan mencakup

beberapa periode yang lebih lama.

3. Goods Receipt

Suatu istilah dari manajemen persediaan yang menunjukkan pergerakkan detil fisik

barang atau bahan.

4. Invoice Verification

Pencocokkan antara dokumen yang dibuat selama proses pemensanan pembelian,

proses penerimaan barang, dan proses piutang yang merupakan bagian dari sistem

pengendalian internal dalam sebuah organisasi. Contohnya, Account dibayarkan

setelah menerima tagihan dari vendor audit dokumen dan cara menyelesaikan tiga

proses yang sesuai. Tiga cara yang bersangkutan, (PO, Penerimaan Barang dan

Faktur) atau dua arah yang bersangkutan (order pembelian dan faktur) harus terjadi

sebelum pembayaran vendor.

5. Material Group

Sebuah pengelompokkan bahan dan jasa sesuai dengan karakteristik mereka.

Contohnya Peralatan kantor.

57  6. Material Master Vendor

Sebuah catatan data yang berisi semua informasi dasar yang dibutuhkan untuk

mengelola suatu material.

7. Material Requirement Planning (MRP)

Suatu istilah utnuk persyaratan prosedur perencanaan yang mempertimbangkan dan

merencanakan setiap masa depan kebutuhan selama penciptaan ketertiban proposal

seperti persyaratan independen dan tergantung persyaratan.

8. Outline Agreement

Organisasi dan vendor untuk penyediaan material atau penyediaan jasa selama jangka

waktu tertentu berdasarkan ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan.

Contohnya Kontrak peralatan kantor.

9. Plant

Dalam proses perkerjaan, sebuah perusahaan memerlukan area untuk berkerja yang

dinamakan “plant”. Plant bersifat spesifik tergantung pada company code yang ada

pada SAP yang dikembangkan.

10. Purchasing Organization

Sebuah untuk organisasi di logistic yang membagi suatu perusahaan sesuai dengan

persyartan pembelian. Sebuah organisasi pembelian memperoleh bahan dan jasa,

kondisi melakukan negosiasi pembelian dengan vendor, dan bertanggung jawab atas

transaksi tersebut.

11. Release Strategy

Rencana mendefinisikan kode rilis daftar permintaan pembelian barang, permintaan

pembelian yang lengkap, atau dokumen lengkap pembelian ekternal harus

dikeluarkan dan urutan dimana rilis yang akan dilakukan dengan menggunakan

58  

kode ini. Sebagai contoh, anda dapat membuat strategi merilis semua permintaan

pembelian dengan nilai lebih dari angka tertentu.

12. Stock Transfer

Penghapusan bahan dari penyimpanan pada satu lokasi, dan penempatan mereka di

gudang yang lain.

13. Storage Location

Satu atau lebih lokasi penyimpanan yang ditugaskan ke lokasi suatu jenis material

tertentu.

14. Vendor Master

Istilah kolektif untuk semua master vendor. Master vendor berisi data dari semua

vendor dengan perusahaan yang menjalankan usahanya.

2.2.3.5 Siklus Material Management (Procurement) dalam SAP R/3

• Menentukan Kebutuhan

Departemen pengguna yang bertanggung jawab dapat secara manual memberikan

sebuah kebutuhan akan material kepada departemen pembelian melalui sebuah

purchase requisition.

• Menentukan sumber dari pasokan

Sebagai pembeli, pengguna didukung saat penentuan sumber pasokan yang

memungkinkan. Pengguna dapat menggunakan penentuan sumber dari pasokan untuk

membuat request for quotation (RFQ) dan memasukkan penawaran. Sebagai

tambahan, dapat juga menunjuk ke purchase order, kontrak, dan kondisi yang telah

ada pada sistem.

59  

• Pemilihan vendor

Sistem menyederhanakan pemilihan vendor dengan membuat perbandingan harga

antara beberapa penawaran.

• Penanganan purchase order

Mirip dengan purchase requisition, pengguna dapat membuat purchase order secara

manual atau dibuat secara otomatis oleh sistem. Saat membuat purchase order, dapat

menyalin data dari dokumen lain, seperti purchase requisition atau penawaran agar

dapat mengurangi jumlah masukan yang dibutuhkan pada suatu dokumen purchase

order.

• Pemantauan purchase order

Pemantuan pemrosesan status purchase order dalam sistem dapat juga dilakukan,

sebagai contoh, apakah sebuah delivery invoice untuk sebuah purchase order telah

dimasukkan atau belum.

• Goods receipt

Saat memasukkan delivery yang sedang datang, dapat menunjuk purchase order yang

relevan. Pengguna dapat mengecek apakah barang yang diantar dan jumlahnya sesuai

dengan purchase order. Sistem juga akan memperbaharui catatan purchase order.

• Invoice verification

Saat memasukkan invoice, pengguna dapat menunjuk purchase order sebelumnya

atau delivery.

• Pemrosesan pembayaran

Program pembayaran mengotorisasi pembayaran ke kreditur.

60  2.2.4 SAP Modul Financial Accounting

2.2.4.1 House Bank

House bank adalah bank-bank yang digunakan oleh perusahaan untuk tujuan

perbankan. Setiap house bank bisa memiliki beberapa akun bank yang dihubungkan ke

dalam house bank. Sebagai bagian proses rekayasa ulang dari proyek, penting untuk

menganalisa berapa banyak dan yang mana bank dan akun bank mana yang akan

digunakan oleh perusahaan. House bank diidentifikasi oleh bank key unik. Bank key

memiliki berbagai macam variasi bentuk pada setiap negara. Setiap house bank terikat

pada sebuah company code, dan setiap bank key terikat pada sebuah house bank. (Hurst,

2002, p194)

2.2.4.2 Chart Of Account

Chart of accounts adalah suatu wadah atau induk, dimana semua G/L accounts

yang ada didefinisikan. Pada awalnya, chart of accounts perlu untuk diurutkan sesuai

dengan format bakunya, agar dapat di-manage secara sistematis dengan G/L accounts

management. (SAP AG, 2001, p128)

2.2.4.3 Fiscal Year

Definisi fiscal year dikonfigurasikan untuk memastikan bahwa semua posting

ataupun transaksi dicatat dalam suatu periode accounting per tahun (periode regular

bulan 1 sampai dengan 12). Selain itu, definisi fiscal year digunakan sebagai dasar untuk

mendeterminasikan periode posting, sebagaimana pula untuk periode adjustment audit.

(SAP AG, 2001, p125)

61  2.2.4.4 Payment Program Configuration

Urutan-urutan konfigurasi program pembayaran diantaranya (Hurst, 2002, p720):

• Company Code Data

Langkah konfigurasi pertama adalah mengatur company code sehingga tersedia untuk

program pembayaran. Selain membuat kode perusahaan yang tersedia untuk program

pembayaran, pengaturan ini juga menentukan banyaknya data kontrol yang umum

untuk company code.

• Paying Company Code Data

Langkah kedua adalah mengkonfigurasi program pembayaran untuk mengatur

parameter untuk company code yang membayar.

• Country Payment Method

Langkah ketiga dalam mengkonfigurasi program pembayaran adalah mengatur

metode pembayaran pada sebuah negara. Metode pembayaran pada sebuah negara

menentukan metode pembayaran (check, giro, transfer, dan lain-lain) yang dapat

digunakan oleh company code di negara tertentu. Konfigurasi metode pembayaran

pada sebuah negara menentukan parameter kendali umum untuk metode pembayaran.

• Company Code Payment Methods

Langkah keempat untuk mengkonfigurasi program pembayaran adalah untuk

membuat spesifikasi lebih lanjut untuk jenis pembayaran yang dibuat di bagian

sebelumnya (jenis pembayaran pada sebuah negara). Company Code Payment

Methods memungkinkan kontrol lebih lanjut tentang bagaimana metode pembayaran

bekerja di sistem.

62  

• Bank Selection

Langkah kelima dan terakhir dalam mengkonfigurasi program pembayaran adalah

menentukan prosedur pemilihan bank.

2.2.4.5 Profit Center Accounting

Master data pada profit center accounting adalah konsep struktural, tergantung

data apa yang dapat di-post dan dianalisa pada profit center accounting. Master data ini

termasuk di dalamnya seluruh profit center, standard profit center hierarchy dan

segment. Profit center aktif untuk semua company code pada controlling area. (Hurst,

2002, p720)

2.2.4.6 Segment

Segment merupakan salah satu standard account assignment object yang berada

di bawah level company code dan diturunkan dari profit center. Segment dapat

digunakan setelah mengaktifkan New GL. Pembuatan segment dapat berdasarkan pada

business line atau pembagian perusahaan secara geografis.

Dalam master data profit center terdapat segment field. Hubungan antara profit

center dan segment yaitu satu profit center hanya memiliki satu segment dan satu

Segment terdiri dari satu atau lebih profit center. Oleh karena itu segment lebih bersifat

general dibandingkan dengan profit center. (SAP AG, 2001, p360)

63  2.2.4.7 Cost Center Accounting

Cost center adalah sebuah wilayah yang bertanggung jawab atas biaya yang

dikeluarkan. Cost center merupakan salah satu unit kecil di dalam struktur organisasi.

Dalam cost center accounting, biaya operasional dicatat oleh tiga objek master data

terpisah seperti cost center, activity types dan statistical key figures. Cost center diatur di

dalam suatu hierarki yang merupakan perwakilan dari internal perusahaan yang

menerapkan pelaporan/struktur pertanggungjawaban. Pengembangan hierarki adalah

pusat dari semua pelaporan cost center dalam modul controlling.

Fungsi penting dalam cost center accounting adalah kemampuan untuk memproses,

alokasi secara cepat melalui perkiraan dan distribusi. Standard hierarchy memainkan

peran penting sehingga semua cost center harus ditugaskan ke salah satu standard

hierarchy. Pertama, kita membuat cost element dan kemudian kita menetapkan cost

element untuk cost center. Kita juga dapat menggunakan metode alokasi yang berbeda

untuk mengalokasikan biaya yang dikumpulkan dari cost center tertentu untuk

mengendalikan objek lainnya. (Hurst, 2002, p444)