MANAJEMEN PERSONALIA - Gary DesslerMANAJEMEN PERSONALIA - Gary DesslerTIM

BAB 1

Pengantar Manajemen Personalia : Falsafah dan Rencana Buku

BAB 1

Pengantar Manajemen Personalia:

Falsafah dan Rencana Buku

Penerbit Erlangga

Lima Fungsi Dasar dari Manajer(Proses Manajemen)

• Perencanaan (Planning)• Pengorganisasian (Organizing)• Pengawasan (Controlling)• Pengarahan (Leading)• Pengisian staf (Staffing)

Penerbit Erlangga

Fungsi Perencanaan (Planning)

• Penetapan tujuan dan standar• Penetapan aturan dan prosedur• Penyusunan rencana serta perkiraan, prediksi,

atau proyeksi kemungkinan pada masa mendatang

Penerbit Erlangga

Fungsi Pengorganisasian (Organizing)

• Penugasan pelaksanaan pekerjaan tertentu bagi tiap pegawai

• Pembentukan departemen• Pendelegasian wewenang kepada bawahan• Penetapan jalur wewenang dan komunikasi• Pengkoordinasian pekerjaan yang dilaksanakan

bawahan

Penerbit Erlangga

Fungsi Pengarahan (Leading)

• Menggerakkan orang lain untuk menyelesaikan pekerjaan

• Membina moral• Memotivasi bawahan

Penerbit Erlangga

Fungsi Pengawasan (Controlling)

• Penyusunan standar, contohnya kuota penjualan, standar kualitas, atau level produksi

• Pemeriksaan untuk mengkaji prestasi kerja aktual dibandingkan dengan standar yang telah ditetapkan

• Mengadakan tindakan korektif yang diperlukan

Penerbit Erlangga

Fungsi Pengisian Staf (Staffing)

• Penetapan jenis pegawai yang perlu diangkat• Perekrutan calon pegawai• Seleksi pegawai• Penyusunan standar prestasi kerja• Penyuluhan pegawai• Training dan pengembangan pegawai

Penerbit Erlangga

Fungsi Staffing adalah Fungsi Manajemen Personalia

• Fungsi “staffing” atau fungsi manajemen personalia adalah fokus dari buku ini

• Manajemen personalia merujuk pada konsep dan teknik yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas manajemen dalam aspek “manusia” atau pegawai

Penerbit Erlangga

Cakupan dari Manajemen Personalia (1)

• Analisis Pekerjaan

(menetapkan hakikat pekerjaan pegawai)• Perencanaan kebutuhan tenaga kerja dan

pendaftaran calon pegawai• Seleksi calon pegawai• Orientasi dan training pegawai baru

Penerbit Erlangga

Cakupan dari Manajemen Personalia (2)

• Manajemen upah dan gaji

(cara mengkompensasi pegawai)• Penyediaan insentif dan kesejahteraan• Penilaian prestasi kerja• Komunikasi tatap muka

(interview, penyuluhan, dan penertiban)• Pengembangan manajer

Penerbit Erlangga

Cakupan dari Manajemen Personalia yang Perlu Diketahui oleh Manajer

• Kesempatan perolehan kerja yang sama dan tindakan afirmatif

• Kesehatan dan keselamatan kerja• Penanganan keluhan dan hubungan perburuhan

Penerbit Erlangga

Kesalahan Personalia yang Tidak Ingin Manajer Lakukan (1)

• Mempekerjakan orang yang tidak tepat• Terjadinya tingkat pindah/berhenti kerja yang

tinggi• Prestasi pegawai kurang memuaskan• Menyia-nyiakan waktu dengan interview yang

tidak bermanfaat• Perusahaan diajukan ke sidang pengadilan karena

melakukan tindakan diskriminasi

Penerbit Erlangga

Kesalahan Personalia yang Tidak Ingin Manajer Lakukan (2)

• Perusahaan terkena sanksi hukum karena tidak dapat menjamin keamanan kerja

• Pegawai merasa menerima gaji secara tidak wajar dan tidak sama dibandingkan dengan pegawai lain

• Kurangnya kesempatan training yang menyebabkan turunnya efektivitas departemen

• Melakukan praktek-praktek perburuhan yang tidak wajar

Penerbit Erlangga

Kutipan dari Seorang Direktur (1)

• Dulu, modal dianggap sebagai faktor penghambat bagi pengembangan industri.

• Sekarang, faktor tenaga kerja serta ketidak mampuan perusahaan dalam menyeleksi dan membina tenaga kerja dianggap sebagai penghambat produksi.

Penerbit Erlangga

Kutipan dari Seorang Direktur (2)

• Proyek besar dengan ide-ide bagus, mantap, dan antusiasme tidak terhenti karena kekurangan biaya.

• Tetapi ada industri tumbuh terlambat karena tidak membina efisiensi dan antusiasme tenaga kerjanya

Penerbit Erlangga

Kecenderungan-kecenderungan Sosial, Ekonomi, dan Politik

• Ketidakpuasan dan angkatan kerja baru• Gaya hidup baru• Peraturan perundang-undangan baru• Perubahan nilai-nilai• Kebutuhan untuk meningkatkan prestasi kerja

Penerbit Erlangga

Kecenderungan Ketidakpuasan dan Angkatan Kerja Baru

• Banyak karyawan merasa tidak puas dan hal ini menjadi perhatian serius para manajer

• Terbatasnya jumlah pekerjaan yang memerlukan latar-belakang pendidikan tinggi, sehingga semakin banyak lulusan pendidikan tinggi yang terpaksa melakukan pekerjaan yang tidak sesuai dengan pengetahuan dan keterampilannya

Penerbit Erlangga

Kecenderungan Gaya Hidup Baru

• Ketertarikan generasi sekarang untuk memilih gaya hidup dan karier alih-alih sekedar pekerjaan

• Ketertarikan itu menjadikan pentingnya pengembangan karier serta adaptasi pekerjaan terhadap gaya hidup dan perubahan minat karyawan

Penerbit Erlangga

Kecenderungan Peraturan Perundang-undangan Baru

• Undang-undang persamaan perolehan kesempatan kerja melarang praktik diskriminasi atas dasar ras, usia, agama, jenis kelamin, dan asal-usul kebangsaan

• Undang-undang keamanan, kesehatan, dan hubungan perburuhan.

Penerbit Erlangga

Kecenderungan Perubahan Nilai-nilai

• Sebelumnya, terdapat asumsi tentang “etika kerja” yang memotivasi karyawan untuk bekerja lebih keras sesuai dengan kemampuan terbaik yang dapat mereka lakukan

• Sekarang, komitmen terhadap “etika kerja” itu terasa mengendur, sehingga upaya memotivasi pegawai menjadi lebih sukar

Penerbit Erlangga

Kecenderungan Kebutuhan untuk Meningkatkan Prestasi Kerja

• Dewasa ini, para pengusaha menghadapi masalah produktivitas yang mencemaskan

• Penurunan produktivitas disebabkan oleh mangkir, berhenti kerja, pemogokan, sabotase, kualitas produk yang rendah, dan keengganan para pekerja untuk bekerja keras

• 50 persen pekerja bisa menyelesaikan lebih banyak jika berusaha

Penerbit Erlangga

Produktivitas dan Manajemen Personalia

• Teknik-teknik manajemen personalia bisa mempengaruhi lini dasar perusahaan

• “Produktivitas adalah masalah –dan pegawai jelas sekali merupakan bagian dari penyelesaiannya”

• Investasi dalam teknik-teknik manajemen personalia akan kembali dalam waktu relatif singkat dan ditambah dengan keuntungan yang diperoleh dari meningkatnya produktivitas

Penerbit Erlangga

Contoh-contoh Teknik Manajemen Personalia

• Tes seleksi untuk pegawai berpotensi tinggi• Pemeliharaan kesehatan organisasi (PKO)

menurunkan jumlah pegawai yang sakit• Insentif produktivitas untuk prestasi kerja• Pelatihan (training) untuk efisiensi pegawai• Teknik daur kualitas, di mana pegawai diminta

mengidentifikasi hambatan lalu mengajukan saran penanggulangan

Penerbit Erlangga

Laba Jatuh, Dell Tidak Mundur dari Strategi Harga Komputer Agresif (1)

Dalam rangka mempertahankan posisinya sebagai produsen terbesar komputer pribadi di dunia, rata-rata harga komputer dan laba dari Dell menurun

Penerbit Erlangga

Laba Jatuh, Dell Tidak Mundur dari Strategi Harga Komputer Agresif (2)

• Satu-satunya cara untuk mempertahankan laba sementara menurunkan harga adalah menemukan cara-cara baru untuk menekan biaya

• Sebagai perusahaan yang selalu berstrategi rendah-biaya, menekan biaya adalah tugas yang sulit

• Bagaimana Dell menekan biaya operasional yang sudah hemat?

• Keputusan ada di tangan para manajer personalia Dell

Penerbit Erlangga

Wewenang Lini versus Wewenang Staf

• Wewenang adalah hak membuat keputusan, mengarahkan orang lain, dan memberi perintah

• Manajer lini berwenang mengarahkan pekerjaan bawahan

Contohnya manajer produksi dan penjualan• Manajer staf berwenang membantu dan memberi

saran kepada manajer lini

Contohnya manajer personalia

Penerbit Erlangga

Wewenang Lini dan Wewenang Staf

Penerbit Erlangga

Tanggung-jawab Manajer Lini dalam Manajemen Personalia (1)

• Menempatkan orang yang tepat pada tugas yang tepat

• Memberikan orientasi tentang perusahaan kepada pegawai baru

• Melatih pegawai untuk melaksanakan tugas baru• Meningkatkan prestasi kerja setiap pegawai• Menciptakan kerja-sama secara kreatif dan

membina hubungan kerja yang lancar

Penerbit Erlangga

Tanggung-jawab Manajer Lini dalam Manajemen Personalia (2)

• Menjelaskan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan

• Mengontrol upah buruh• Mengembangkan potensi kemampuan tiap

pegawai• Membentuk dan membina moral pegawai• Menjaga keselamatan dan kondisi fisik pegawai

Penerbit Erlangga

Fungsi-fungsi Manajer Personalia

• Fungsi lini

• Fungsi koordinatif

• Fungsi pelayanan staf

Penerbit Erlangga

Fungsi-fungsi Manajer Personalia(Fungsi Lini)

• Mengarahkan aktivitas pegawai dalam departemen yang dikelolanya dan di tempat-tempat pelayanan seperti kafetaria kantor

• Kemungkinan besar juga melaksanakan wewenang penuh (implied authority),

di mana “saran” dari direktur personalia sering dipandang sebagai “perintah dari atas”

Penerbit Erlangga

Fungsi-fungsi Manajer Personalia(Fungsi Koordinatif)

• Sebagai koordinator aktivitas personalia, tugasnya sering dirujuk sebagai pengendalian fungsional

• Bertindak sebagai “alat eksekutif teras yang tepat untuk menjamin bahwa tujuan, kebijaksanaan, dan prosedur personalia dilaksanakan secara konsisten oleh para manajer lini”

Penerbit Erlangga

Fungsi-fungsi Manajer Personalia(Fungsi Pelayanan Staf) 1

• Membantu pengangkatan, training, evaluasi, penghargaan, penyuluhan, promosi, dan pemberhentian pegawai pada semua level

• Membantu para manajer lini dalam upaya menerapkan undang-undang tentang persamaan hak memperoleh kesempatan kerja dan tentang keselamatan kerja

Penerbit Erlangga

Fungsi-fungsi Manajer Personalia(Fungsi Pelayanan Staf) 2

• Menyelenggarakan berbagai program kesejahteraan pegawai

• Menangani keluhan pegawai dan hubungan perburuhan

• Melaksanakan peranan pembaharu (inovator), dengan menyediakan “informasi mutakhir tentang kecenderungan yang terjadi dan metode-metode baru dalam penyelesaian masalah”

Penerbit Erlangga

Tanggung-jawab Kooperatif antara Lini dan Staf (1)

• Pada dasarnya tidak terdapat pemisahan yang jelas antara tanggung-jawab lini dan staf yang dapat diterapkan secara menyeluruh dalam semua organisasi

• Manajemen personalia adalah bagian integral dari tugas tiap manajer

Penerbit Erlangga

Tanggung-jawab Kooperatif antara Lini dan Staf (2)

Contoh dalam bidang penerimaan pegawai:

1. Manajer lini menyusun kualifikasi pegawai untuk jabatan tertentu

2. Departemen personalia menyeleksi para calon pegawai sesuai kualifikasi itu dan kemudian mengembalikan daftar calon terbaik kepada manajer lini

3. Manajer lini memilih pegawai yang diterima

Penerbit Erlangga

Penerbit Erlangga

Bagan Organisasi Departemen Personalia

Perubahan-perubahan Mendasar dalam Hakikat Pekerjaan dan Angkatan Kerja

• Tingkat produktivitas menurun• Karyawan lebih terdidik dan lebih

berkepentingan atas gaya hidup mereka• Pergeseran dari karyawan lapangan menjadi

karyawan kantoran

Penerbit Erlangga

Perubahan: Jenis Pekerjaan Baru

Teknologi mengubah cara kerja dan menciptakan jenis pekerjaan baru, contohnya seorang content-specialist yang bekerja membuat dan mengembangkan daftar situs-situs Web yang perlu dibatasi aksesnya oleh perusahaan atau orang-tua

Penerbit Erlangga

Perubahan: Peningkatan Tenaga-kerja Wanita

Seiring meningkatnya jumlah tenaga kerja wanita (46% pada 1994 dan diperkirakan menjadi 47,8 pada 2005), Departemen Tenaga-kerja Amerika Serikat telah memiliki situs Web untuk wanita pekerja yang dikelola oleh Women’s Bureau (WB)

Penerbit Erlangga

Perubahan: Variasi Suasana Kerja

Di Evolution Film & Tape, sebuah rumah produksi televisi di California, para pegawainya (tetap dan tidak tetap) menentukan jam kerja, berpakaian biasa, dan mengasuh anak di tempat kerja

Penerbit Erlangga

Perubahan: Bekerja dari Rumah

Survei pada tahun 2000 oleh firma konsultan Washington menunjukkan bahwa 43% perusahaan besar mengijinkan pegawainya bekerja dari rumah pada waktu-waktu tertentu

Penerbit Erlangga

Bantuan yang Tersedia pada Buku Ini (1)

• Pengetahuan lanjut tentang konsep dan teknik manajemen personalia serta bekal kamus istilah manajemen personalia yang diperlukan

• Sajian dasar-dasar keterampilan manajemen personalia yang penting

• Pertimbangan bidang personalia sebagai karier dengan prospek yang benar-benar baik

Penerbit Erlangga

Bantuan yang Tersedia pada Buku Ini (2)

• Persiapan untuk menjalani karier ke tingkat puncak dengan berawal dari tugas-tugas personalia

• Pemicu kepekaan terhadap kebutuhan pegawai atau juga pembentuk falsafah manajemen personalia di tempat kerja

Penerbit Erlangga

Faktor-faktor yang Mempengaruhi Falsafah Manajemen Personalia

• Pengaruh falsafah manajemen teras• Pengaruh asumsi dasar tentang manusia• Perlunya memotivasi pegawai

Penerbit Erlangga

Pengaruh Falsafah Manajemen Teras

• Falsafah manajemen teras tidak selalu terungkap lewat kata-kata

• Falsafah itu biasa dikomunikasikan melalui tindakan-tindakan mereka yang lalu mempengaruhi tiap level dan departemen dalam organisasi

Penerbit Erlangga

Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia(Teori X dan Teori Y McGregor) 1

Menurut Teori X:• Manusia umumnya berciri alamiah tidak suka

bekerja dan sebisa mungkin menghindarinya,• Karenanya, hampir semua orang harus dipaksa,

diawasi, diarahkan, dan diancam hukuman agar mau melakukan upaya yang diinginkan

• Umumnya manusia lebih senang diarahkan dan ingin menghindari pertanggungjawaban

Penerbit Erlangga

Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia(Teori X dan Teori Y McGregor) 2

Menurut Teori Y:• Manusia umumnya suka bekerja• Kontrol eksternal dan ancaman hukuman bukan

satu-satunya cara menimbulkan usaha mencapai tujuan organisasi

• Manusia umumnya sangat termotivasi bila kebutuhan mereka akan keberhasilan, rasa hormat, dan aktualisasi diri dapat dipenuhi

Penerbit Erlangga

Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia(Teori I dan Teori IV Likert) 1

Menurut Teori I:• Manajemen dipandang tidak memiliki rasa yakin

dan percaya terhadap bawahan• Sebagian besar keputusan dan penyusunan tujuan

organisasi dilakukan pada tingkat teras• Bawahan dipaksa bekerja dengan menakut-

nakuti, ancaman, dan hukuman• Konsentrasi pengawasan berada di tangan

manajemen teras

Penerbit Erlangga

Pengaruh Asumsi Dasar tentang Manusia(Teori I dan Teori IV Likert) 2

Menurut Teori IV:• Manajemen dipandang memiliki rasa yakin dan

percaya penuh terhadap bawahan• Pengambilan keputusan didesentralisasi• Para karyawan termotivasi oleh keikutsertaan

dan keterlibatan dalam pengambilan keputusan• Hubungan ekstensif antara atasan dan bawahan• Tanggung-jawab pengawasan dilimpahkan

merata dengan keikutsertaan level bawah

Penerbit Erlangga

Perlunya Memotivasi Pegawai

• “Hukum” memotivasi yang agaknya konsisten: Orang-orang biasanya termotivasi atau terdorong untuk berperilaku dalam suatu cara tertentu yang mereka rasa mengarah pada imbalan

• Diperlukan keinginan dan kemampuan• Ketahui hal yang diinginkan dan gunakan hal itu

sebagai imbalan, kemudian usahakan untuk merasakan bahwa upaya yang bisa dilakukan akan cenderung pada perolehan imbalan itu

Penerbit Erlangga

Penerbit Erlangga

Model Motivasi

Susunan Buku Ini Berdasarkan Model Motivasi

• Bagian I dan II: Syarat motivasi pertama, bahwa pegawai memiliki kemampuan dan mendapat penghargaan

• Bagian III: Sistem imbalan yang menarik• Bagian IV: Prestasi kerja dan perbaikan• Bagian V: Undang-undang dan keterampilan

Penerbit Erlangga