1

BAB 1

PENDAHULUAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai latar belakang permasalahan yang diangkat

dalam penelitian ini, ruang lingkup yang dicakup, tujuan dan manfaat yang

ditawarkan, serta metodologi penelitian dan sistematika pengerjaan laporan

penelitian ini.

1.1 Latar Belakang

Pengkajian terhadap knowledge management sudah banyak dilakukan untuk

implementasi di berbagai perusahaan-perusahaan di Indonesia, baik perusahaan besar

maupun perusahaan menengah. Pengimplementasian knowledge management di

suatu perusahaan, baik perusahaan secara keseluruhan ataupun di beberapa bagian

atau divisi, ditujukan untuk memberikan nilai tambah terhadap perkembangan

perusahaan melalui pemeliharaan pengetahuan yang ada di kalangan karyawan

perusahaan. Mengelola knowledge berarti memberdayakan knowledge yang ada, baik

knowledge dari individu maupun knowledge dari diskusi kelompok yang digunakan

untuk kebutuhan proses bisnis suatu perusahaan. Pengelolaan knowledge meliputi

penciptaan, pengaturan, dan penyebarannya tersebut dimodelkan dalam satu sistem

yang dinamakan Knowledge Management System (Karsen, 2014).

PT. Intelix Global Crossing sebagai salah satu perusahaan di Indonesia yang

bergerak di bidang IT Consulting membutuhkan suatu sistem yang dapat mengelola

knowledge untuk membantu meningkatkan proses bisnis yang berjalan di

perusahaan. Dalam menjalankan proses bisnisnya, karyawan PT. Intelix Global

Crossing harus memiliki pengetahuan umum, seperti:

1) Pengetahuan dasar mengenai visi, misi dan peran perusahaan dalam

perkembangan teknologi informasi di Indonesia,

2) Pengetahuan mengenai prosedur yang ada di perusahaan, baik dalam urusan

internal maupun external untuk mendukung pekerjaan karyawan di

perusahaan,

3) Pengetahuan mengenai sistem yang dimiliki perusahaan yang menjadi main

business perusahaan,

2

4) Pengetahuan mengenai produk perusahaan serta penanggung jawab setiap

produk untuk mempermudah konsultasi mengenai produk tersebut, dan

5) Pengetahuan mengenai troubleshooting yang sering terjadi dan cara

penyelesaiannya.

Aspek-aspek diatas merupakan aspek utama yang harus dikuasai oleh setiap

karyawan PT. Intelix Global Crossing untuk membantu memudahkan pekerjaan yang

dilakukan sehari-hari. Dalam melakukan pekerjaannya, biasanya setiap karyawan

akan diberikan pelatihan atau training terkait produk perusahaan terlebih dahulu.

Namun adapun keterbatasan dari model ini adalah tingkat kadaluarsa pengetahuan

yang tinggi serta penggunaan trainer dari divisi pemilik produk yang terbatas.

Kelemahan yang dimiliki sistem ini mengharuskan adanya pelatihan secara berkala.

Pelatihan secara berkala ini dirasa kurang efektif karena adanya keterbatasan waktu,

baik dari sang trainer ataupun dari karyawan perusahaan yang mengikuti pelatihan.

Sebagai perusahaan IT Consultant, PT. Intelix Global Crossing memiliki

banyak klien dari beberapa perusahaan besar yang tentunya mengharuskan

komunikasi intens antara perusahaan dengan klien. Tidak hanya komunikasi,

beberapa karyawan juga harus ditempatkan di perusahaan klien untuk memudahkan

kerjasama antar perusahaan. Tingkat mobilitas karyawan yang cukup tinggi ketika

bekerja di klien ini juga menjadikan waktu sharing knowledge sesama karyawan di

perusahaan menjadi sangat terbatas. Hal ini menyebabkan adanya ketimpangan

pengetahuan dan pengalaman yang berbeda jauh antara karyawan senior yang sudah

lama bekerja dibandungkan karyawan baru di perusahaan.

Beberapa paparan tersebut menjadi alasan utama mengapa diperlukan sebuah

Knowledge Management System yang mampu menampung pengetahuan karyawan.

Sehingga knowledge tersebut dapat terekam dan menjadi referensi bagi karyawan

lain yang membutuhkan untuk menemukan informasi yang tepat dalam waktu yang

relatif singkat.

Pada tulisan ini yang menjadi fokus adalah analisis, perancangan dan

pembangunan Knowledge Management System pada perusahaan PT. Intelix Global

Crossing berdasarkan permasalahan yang ditemukan menggunakan prinsip-prinsip

Knowledge Life Cycle yang di kerjakan menggunakan kaidah-kaidah System

Development Life Cycle. System Development Life Cycle adalah model konseptual

3

yang digunakan dalam manajemen proyek yang menggambarkan tahap-tahap yang

terlibat dalam proyek pengembangan sistem informasi, mulai dari studi kelayakan

awal hingga pemeliharaan aplikasi selesai (Target, 2009).

Masalah yang diidentifikasi adalah PT. Intelix Global Crossing tidak

memiliki sebuah sistem yang dapat mengelola knowledge yang ada di perusahaan.

Dengan adanya knowledge management system, perusahaan dapat mengelola assets

knowledge yang ada di perusahaan dan menggunakannya untuk mendukung tujuan

dan target perusahaan. Knowledge ini dapat menjadi nilai lebih bagi perusahaan yang

dapat mendukung tujuan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi perusahaan.

1.2 Ruang Lingkup

Pembatasan ruang lingkup masalah dilakukan agar penelitian tidak meluas,

tidak menyimpang, dan lebih terarah. Dalam penulisan skripsi ini, ruang lingkup atau

batasan yang digunakan adalah sebagai berikut:

1) Studi literatur mengenai knowledge dan bagaimana knowledge tersebut dikelola

di PT. Intelix Global Crossing,

2) Analisis mengenai sistem yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah

knowledge yang ada di PT. Intelix Global Crossing,

3) Perancangan knowledge management system untuk mengelola knowledge yang

ada di di PT. Intelix Global Crossing dan menggunakannya kembali untuk

kebutuhan dan kemajuan perusahaan PT. Intelix Global Crossing,

4) Pembangunan knowledge management system berbasis web yang dapat

digunakan untuk mengelola knowledge yang ada di PT. Intelix Global

Crossing,

5) Melakukan wawancara dengan pihak eksekutif dan melakukan penelitian di

PT. Intelix Global Crossing, untuk mengetahui secara langsung permasalahan

yang dihadapi oleh perusahaan terkait knowledge yang ada di perusahaan, dan

6) Menyebarkan kuesioner kepada sebagian anggota perusahaan sebagai sample

populasi untuk mengetahui permasalahan knowledge yang ada dari sudut

pandang karyawan.

Selain itu, pengembangan sistem hanya dilakukan hingga tahap pembangunan

dikarenakan keterbatasan waktu yang ada, sedangkan tahap testing dan implementasi

4

sistem akan diserahkan kepada pihak perusahaan setelah sistem selesai dibangun.

Untuk mempermudah tahap testing dan implementasi di perusahaan, penulis akan

memberikan semua hasil analisis, perancangan dan pembangunan kepada perusahaan

pada hal ini PT. Intelix Global Crossing.

1.3 Tujuan dan Manfaat

Berbagai tujuan dan manfaat yang ditawarkan dengan adanya penelitian ini

terdiri dari beberapa poin penting yang diharapkan dapat menambah nilai lebih di PT

Intelix Global Crossing. Beberapa tujuan yang ingin dicapai melalui penelitian ini

adalah:

1) Melakukan penelitian mengenai knowledge management yang ada di PT.

Intelix Global Crossing,

2) Melakukan analisis kebutuhan terhadap knowledge management system di PT.

Intelix Global Crossing,

3) Merancang knowledge management system di perusahaan sebagai media

knowledge base dan media untuk mengelola knowledge yang ada di PT. Intelix

Global Crossing, dan

4) Melakukan pembangunan knowledge management system untuk menjawab

permasalahan knowledge management yang ada di PT. Intelix Global Crossing.

Adapun beberapa manfaat dengan dicapainya tujuan tersebut adalah sebagai

berikut:

1) PT. Intelix Global Crossing dapat memanfaatkan hasil penelitian untuk

keperluan perusahaan dalam mempelajari knowledge perusahaan yang ada dan

masalah yang sering terjadi dari ketiadaan pengelolaan knowledge tersebut,

2) PT. Intelix Global Crossing dapat memanfaatkan hasil analisa yang ada untuk

mempelajari permasalahan knowledge management yang ada di perusahaan

sehingga perusahaan dapat mengetahui pentingnya mengelola knowledge,

3) Perusahaan dapat memanfaatkan rancangan knowledge management system

yang dihasilkan untuk memahami sistem yang dibangun dan juga sebagai

antisipasi untuk pengembangan selanjutnya,

4) Knowledge management system yang dibangun dapat digunakan untuk

kepentingan pengolahan knowledge yang ada di perusahaan.

5

1.4 Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam melakukan pengembangan

knowledge management system ini ada empat cara, meliputi studi literatur,

pengumpulan data, metode knowledge management, serta metode pengembangan

sistem.

1) Studi Literatur

Studi literatur adalah sistem pembelajaran dengan cara memanfaatkan

berbagai literatur yang ada untuk memberikan penjelasan mengenai bidang

yang sedang dipelajari, dalam hal ini adalah knowledge management. Literatur

yang digunakan meliputi buku atau e-books, jurnal atau e-journals, paper atau

e-papers, artikel, atau website yang berkaitan dengan knowledge management

maupun pengembangan knowledge management system. Selain itu, studi

literatur dapat dilakukan untuk mengetahui dan mempelajari mengenai proses

bisnis dan struktur perusahaan dengan menggunakan dokumen-dokumen

perusahaan atas sepengetahuan dan seijin dari pihak perusahaan.

2) Pengumpulan Data

Pengumpulan data dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang

akan dibangun. Pengumpulan data yang dilakukan menggunakan tiga cara,

yaitu:

a) Observasi

Observasi dilalukan untuk melihat secara langsung bagaimana

knowledge didapat, di-transfer, dan digunakan di perusahaan. Obsevasi

dilakukan dengan melibatkan salah satu penulis yang bekerja di PT.

Intelix Global Crossing sebagai perusahaan yang sedang diteliti.

b) Wawancara

Wawancara dilakukan dengan mewawancarai langsung Head of IT

Department dari PT. Intelix Global Crossing, sebagai salah satu executive

perusahaan yang membuat keputusan dalam penggunaan sistem

knowledge management dalam perusahaan.

c) Kuesioner

Kuesioner dilakukan untuk mengumpulkan data dari karyawan

perusahaan untuk mengetahui knowledge yang ada di perusahaan, yang

dapat membantu penulis dalam perancangan dan pembangunan

6

knowledge management system yang ditawarkan kepada PT. Intelix

Global Crosssing.

3) Metode Knowledge Management

Metodologi untuk menerapkan knowledge management yang digunakan

adalah model SECI, yang ditemukan dan diperkenalkan oleh Nonaka dan

Takeuchi serta An Integrated Knowledge Management Cycle yang

diperkenalkan oleh Kimiz Dalkir pada bukunya yang berjudul Knowledge

Management in Theory and Practice sebagai kesimpulan dari empat

Knowledge Management Cycle Model yang ada. Untuk metode ini, akan

dijelaskan selanjutnya pada bab 2.

4) Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode

pengembangan sistem dengan mengikuti aturan dan kaidah Software

Development Life Cycle dengan menggunakan pendekatan Waterfall meliputi

(Bassil, 2011, p. 2):

a) Analysis Phase,

b) Design Phase, dan

c) Implementation Phase.

Dalam perancangan system yang dilakukan, digunakan pula 4+1 view

model sebagai bahasa standar dalam pemodelan, visualisasi, penetapan,

pembangunan dan pendokumentasian rancangan perangkat lunak

(Chokkalingam, 2013).

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan skripsi ini dibagi menjadi 5 (lima) bab dan isi pokok dari

masing-masing bab tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini menguraikan dan menjelaskan mengenai latar belakang yang menjadi

landasan pemilihan topik, pembatasan ruang lingkup dari penyusunan skripsi, tujuan

dan manfaat penelitian, metodologi penelitian yang digunakan serta sistematika

dalam penulisan skripsi.

7

BAB 2 LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan teori yang digunakan dalam manajemen proyek yang

berfokus pada teori mengenai Knowledge Management, Knowledge Management

System, System Development Life Cycle serta teori pendukung lainnya yang

digunakan dalam penyusunan skripsi ini.

BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN

Bab ini berisikan tahap analisa terhadap sistem yang sedang berjalan sekarang

sebagai bahan acuan pembangunan Knowledge Management System. Pada bab ini

juga akan dipaparkan permasalahan yang dihadapi sehingga memerlukan Knowledge

Management System untuk menangani masalah yang ditemukan dari hasil analisa

sistem berjalan.

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN

Bab ini menjelaskan tentang analisa, perancangan dan pembangunan target

sistem dari Knowledge Management System sebagai solusi dalam menjawab

permasalah yang dihadapi. Pada bab ini juga akan dibahas arsitektur yang digunakan

untuk deployment sistem yang dibangun serta gantt chart yang digunakan untuk

membantu dalam menjelaskan estimasi waktu pengembangan sistem.

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai hasil dari analisa dan

pengembangan knowledge management system untuk perusahaan PT. Intelix Global

Crossing yang telah diperoleh dari penelitian yang dilakukan. Selain itu, pada bab ini

juga akan diuraikan saran untuk menjadi masukan pada pengembangan sistem

selanjutnya.