3. Mendokumentasi dan menganalisis persyaratan.

Saat analisis system melakukan aktivitas penemuan fakta, perlu mendokumentasikan informasi yang telah dikumpulkan (draft persyaratan) dengan cara yang terorganisir, dapat dipahami, dan bermanfaat.

Analisis system menggunakan berbagai alat untuk mendokumentasikan penemuan awal mereka dalam bentuk draft. Table keputusan digunakan untuk mendokuentasikan kebijakan bisnis perusahaan yang kompleks dan kebijakan aturan pengambilan keputusan, dan table persyaratan digunakan untuk mendokumentasikan tiap persyaratan spesifik.

Tujuan kegiatan analisis persyaratan adalah untuk menemukan dan memecahkan masalah dengan persyaratan dan mendapatkan kesepakatan untuk semua modifikasi guna memuaskan para stakeholder. Draft persyaratan biasanya berisi :

Persyaratan Kehilangan (missing requirements) Persyaratan Konflik (conflicting requirements) Persyaratan Ketidaklayakan (infeasible requirements) Persyaratan Overlapping (overlapping requirements) Persyaratan ambigious (ambigioun requirements)

Dokumen pernyataan persyaratan harus terdiri dari hal-hal berikut :

Fungsi dan layanan yang harus disediakan oleh system Persyaratan fungsional, meliputi fitur system, karakteristik, dan atribut. Batasan yang membatasi pengembangan system atau batasan dimana system harus beroperasi Informasi mengenai system lain yang dengannnya system baru harus berantar muka.

Dokumen definisis persyaratan merupakan dokumen yang paling banyak dibaca dan dokumen referensi dari semua dokumentasi proyek. Jadi, tujuan kegiatan merumuskan persyaratan adalah agar analisis system memastikan persyaratan ditulis dengan benar.

4. Manajemen persyaratan.

Manajemen persyaratan (requirements management) merupakan proses mengelola perubahan yang terjadi pada persyaratan. Manajemen persyaratan meliputi kebijakan, prosedur, dan prose yang mengatur bagaimana perubahan terhadap suatu persyaratan dikendalikan.

TEKNIK PENEMUAN FAKTA

1. Sampling dokumen, laporan, dan file.

Dokumen pertama yang perlu dicari oleh analis adalah bagan perusahaan. Bagan perusahaan dapat dipakai untuk mengidentifikasi pengguna dan pemilik utama proyek dan hubungan pelaporan mereka. Selain dokumen tersebut, dokumen lain yang biasanya ditinjau adalah dokumen yang menggambarkan fungsi bisnis yang sedang dipelajari atau didesain. Analis

juga sering memeriksa dokumentasi terhadap studi serta desain system sebelumnya yang dilakukan oleh analis system dan konsultan sebelumnya. Dokumen tersebut dapat berupa :

Berbagai tipe flowchart dan diagram Kamus dari repository proyek Dokumentasi desain, seperti input, output, dan database Dokumentasi program Manual operasi computer dan manual pelatihan

Teknik sampling statistic dapat digunakan untuk menentukan apakah ukuran sampel cukup besar untuk menjadi representative. Ukuran sampel tergantung pada bagaimana tingkatan representative yang diinginkan oleh analis terhadap sampel tersebut.

Rumus untuk menentukan ukuran sampel adalah :

Sample Size = 0,25 x (Certainty factor/Acceptable error)2

Certainty factor tergantung pada seberapa pasti analis menginginkan data yang disampelkan tidak akan memasukkan variasi yang tidak ada pada sampel. Certainty factor dihitung dari table (yang tersedia dalam beberapa teks teknik industry).

Ada dua teknik sampling yang umum digunakan yaitu :

a. RandomisasiTeknik sampling yang ditandai dengan tidak adanya pola atau rencana yang ditentukan sebelumnya untuk memilih data contoh. Data sampel dipilih secara acak atau tanpa pertimbangan.

b. StratafikasiAdalah pendekatan sistematis yang ditujukan untuk mengurangi varian data sampel.

2. Penelitian dan mengunjungi situs

Observasi adalah teknik penemuan fakta dimana analis system turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktivitas untuk mempelajari system.

Keunggulan dari observasi adalah sebagai berikut :

Data yang dikumpulkan berdasarkan observasi dapat sangat reliabel. Analis system dapat melihat apa yang sebenarnya terjadi Observasi relatif tidak mahal dibandingkan dengan teknik penemuan fakta lain, Observasi memberi peluang kepada analis untuk melakukan pengukuran kinerja

Sedangkan kelemahan dari observasi diantaranya adalah :

Orang biasanya merasa tidak nyaman saat diawasi, Pekerjaan yang diobservasi kemungkinan tidak memasukkan tingkat kesulitan atau

volume yang biasanya dialami selama periode waktu tersebut,

Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan, Beberapa tugas mungkin tidak selalu dilakukan dengan cara seperti yang diobservasi

oleh analis system, Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari

biasanya.

3. Kuisioner

Kuisioner merupakan dokumen bertujuan khusus yang menizinkan analis untuk mengumpulkan informasi dan pendapat dari responden. Dengan kuisioner tersebut, analis dapat mengumpulkan fakta dari sejumlah besar orang sementara menjaga respon yang sama.

Berikut ini merupakan keunggulan yang dimiliki kuisioner :

Daftar pertanyaan baik untuk sumber data yang banyak dan tersebar dan dapat dijawab secara cepat,

Tidak terlalu mahal untuk mengumpulkan data dari sejumlah besar orang, Kuisioner biasanya tidak mencantumkan identitas responden, Jawaban dapat segera dianalisa

Adapun kelemahan yang dimiliki kuisioner adalah sebagai berikut :

Jumlah responden sering tidak terlalu banyak, Tidak ada jaminan bahwa responden akan menjawab semua pertanyaan, Kuisioner cenderung tidak fleksibel, Tidak mungkin bagi analis system untuk mengobservasi dan menganalisis bahasa tubuh

responden, Tidak ada kesempatan segera untuk mengklarifikasi jawaban yang tidak jelas atau tidak

lengkap, Sulit menyiapkan kuisioner yang bagus,

Tipe – Tipe Kuisioner

Ada dua Tipe Kuisioner :

1. Free-format questionnaire / kuisioner format bebasDidesain untuk membolehkan pengguna untuk memberikan jawaban dengan lebih bebas.Berikut ini dua contoh pertanyaan format bebas :

Laporan apa yang baru-baru ini anda dapatkan dan bagaimana laporan itu digunakan?

Apakah ada masalah dengan laporan-laporan tersebut (contoh, apakah laporan tidak akurat, ada informasi yang tidak memadai, informasi sulit dibaca atau digunakan)? Jika ya, jelaskan.

2. Fixed-format questionnaire / kuisioner format tetap

Lebih kaku, mengharuskan pengguna untuk “memilih” sejumlah kemungkinan jawaban. Dengan pertanyaan yang sudah diberikan, responden harus memilih jawaban dari yang sudah tersedia. Hal ini membuat hasil kuisioner lebih mudah ditabulasi. Dengan kata lain, responden tidak dapat memeberikan informasi tambahan yang kemungkinan berharga.

Ada tiga tipe pertanyaan format terikat :

1. Untuk pertanyaan pilihan ganda (multiple-choice), responden diberi beberapa jawaban yang akan sekiranya akan dipilih. Responden harus diberi penjelasan apabila ada lebih dari dari satu jawaban.

2. Untuk pertanyaan rating (rating question), responden diberi sebuah pertanyaan dan diminta untuk menggunakan jawaban-jawaban yang diberikan untuk menyatakan sebuah opini.

3. Untuk pertanyaan ranking (ranking question), responden diberi beberapa kemungkinan jawaban, yang telah diranking untuk preferensi ataupun pengalaman.

Mengembangkan kuisioner

Kuisioner yang bagus sulit untuk dikembangkan. Berikut ini prosedur yang dapat membantu mengembangkan kuisioner yang efektif :

a. Tentukan fakta dan opini apa yang harus dikumpulkan dan darimana seharusnya anda mendapatkannya.

b. Tentukan apakah pertanyaan berformat bebas atau terikat akan menghasilkan jawaban yang bagus.

c. Tuliskan prtanyaan-pertanyaan. Periksalah apakah ada kesalahan susunan dan kemungkinan kesalahpahaman. Pastikan bahwa pertanyaan-pertanyaan itu tidak menyatakan bias atau opini pribadi anda. Lakukan editing pada pertanyaan tersebut.

d. Ujilah pertanyaan dengan menggunakan sampel responden kecil. Jika responden anda punya masalah dengan pertanyaan tersebut atau jika jawaban tidak bermanfaat, lakukan editing pada pertanyaan tersebut.

e. Duplikasikan dan distribusikan kuisioner.

4. wawancara

Interview/ wawancara perorangan melibatkan sejumlah persyaratan yang dipenuhi melalui interaksi langsung/tatap muka. Wawancara dapat digunakan untuk mencapai beberapa atau semua tujuan berikut : menemukan fakta, validasi fakta, menjelaskan fakta, antusiasme,

mendapatkan pengguna yang terlibat, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan berbagai ide dan opini.