aplikasi administrasi pembukuan pada …/aplikasi... · sehingga peranan sistem pembukuan pada...

i

APLIKASI ADMINISTRASI

PEMBUKUAN PADA PERUSAHAAN

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya

Program Diploma III Teknik Informatika

Diajukan Oleh :

PRIYANI

M3207026

PROGRAM DIPLOMA III TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

ii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Kebutuhan akan sistem pembukuan sangat penting dalam suatu

perusahaan. Manfaat sistem pembukuan bagi suatu perusahaan antara lain sebagai

pendukung dalam pengambilan keputusan dan mengetahui maju tidaknya

perusahaan tersebut. Sehingga peranan sistem pembukuan pada sebuah

perusahaan dapat dikatakan mendukung kelangsungan dan perkembangan

perusahaan.

Dalam suatu perusahaan semua transaksi harus dicatat dalam jurnal dan

secara periodik dibukukan ke dalam rekening-rekening di buku besar. Sistem

pembukuan dibuat agar dapat membantu mempercepat dan mengurangi resiko

kesalahan manusia. Penulis mengambil pokok pikiran tentang membuat suatu

program administrasi pembukuan yang biasanya masih dilakukan manual yaitu

ditulis pada buku jurnal, buku besar, dan sebagainya.

Jika tidak teliti, pembukuan sistem manual akan terjadi banyak kesalahan

manusia, seperti kesalahan dalam perhitungan, kesalahan dalam pencatatan saldo,

selisih perhitungan antara debet dan kredit, dan lain sebagainya. Untuk

mempermudah pencatatan pembukuan tersebut maka perlu dibuat sistem

administrasi pembukuan pada perusahaaan yang masih menggunakan sistem

manual. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis mengangkat judul “Aplikasi

Administrasi Pembukuan pada Perusahaan”.

1.2 Perumusan Masalah

Sistem administrasi pembukuan merupakan bagian penting dari

manajemen keuangan suatu perusahaan. Berdasarkan latar belakang masalah

tersebut maka perumusan masalahnya adalah Bagaimana membuat aplikasi

administrasi pembukuan pada perusahaan ?

1

iii

1.3 Batasan Masalah

Dalam pembuatan aplikasi pembukuan ini akan dibuat sebuah sistem yang

mampu menangani proses pencatatan jurnal umum, jurnal kas, posting ke buku

besar, laporan rekening akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca.

1.4 Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:

1. Membuat aplikasi administrasi pembukuan yang dapat menangani proses

pengelolaan keuangan.

2. Membuat aplikasi pembukuan yang dapat membuat laporan rekening

akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca.

3. Membantu manajemen perusahaan dalam meningkatkan pengelolaan

keuangan.

1.5 Manfaat Penulisan

Pembuatan aplikasi administrasi pembukuan ini diharapkan dapat

memberikan manfaat bagi perusahaan yang menggunakan aplikasi ini. Adapun

manfaat tersebut adalah

a. Dapat membantu pencatatan pembukuan suatu perusahaan.

b. Meningkatkan kinerja perusahaan dalam pengelolaan data keuangan.

c. Mempermudah proses pencatatan pembukuan dan pembuatan laporan rugi

laba dan neraca serta dapat mengubah sistem manual menjadi komputerisasi.

1.6 Metodologi Penelitian

Dalam menyusun laporan Tugas Akhir, penulis menggunakan metode

studi pustaka. Metode ini dilakukan dengan mempelajari sumber-sumber buku

yang berkaitan, kemudian dirangkum dan dijadikan sebagai acuan.

iv

1.7 Sistematika Penulisan

1. BAB I (Pendahuluan)

Pada pendahuluan diberikan gambaran umum tentang laporan yang

berisikan

a. Latar Belakang Masalah

b. Perumusan Masalah

c. Batasan Masalah

d. Tujuan Dan Manfaat Penulisan

e. Metodologi Penelitian

f. Sistematika Penulisan

2. BAB II (Landasan Teori)

Pada landasan teori membahas mengenai landasan teori yang

digunakan sebagai referensi dalam pembuatan laporan tugas akhir sistem

administrasi pembukuan pada perusahaan.

3. BAB III (Desain Dan Perancangan)

Pada desain dan perancangan memuat tentang desain dan rancangan

aplikasi administrasi pembukuan perusahaan.

4. BAB IV (Implementasi Dan Analisa)

Pada implementasi memuat hasil analisis dan perancangan sistem

yang antara lain ditampilkan dalam bantuk tabel, gambar dan penjelasan

dari masing-masing bagian. Pada evaluasi memuat kekurangan dan

kelebihan sistem.

5. BAB V (Penutup)

Pada penutup memuat kesimpulan dari penelitian dan implementasi

sistem dan saran yang diperoleh dari kesimpulan.

v

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau

menyelesaikan suatu sasaran tertentu. (Jogiyanto, 2001)

Menurut Kristanto (2003), suatu sistem adalah jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang

penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam

pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu

juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. (Sutanta,2004)

Menurut Sutedjo (2002), informasi menjadi penting, karena berdasarkan

informasi itu para pengelola dapat mengetahui kondisi obyektif sebuah

perusahaan. Tidak semua inormasi berkualitas. Kualitas itu ditentukan oleh :

1. Keakuratan dan teruji kebenarannya

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, dan tidak

menyesatkan. Kesalahan-kesalahan itu dapat berupa kesalahan perhitungan

maupun akibat gangguan (noise) yang dapat mengubah dan merusak

informasi.

2. Kesempurnaan informasi

Untuk mendukung faktor pertama di atas, maka kesempurnaan

informasi menjadi faktor penting, dimana informasi disajikan lengkap tanpa

pengurangan, penambahan atau pengubahan.

4

vi

3. Tepat waktu

Informasi harus disajikan secara tepat waktu, mengingat informasi akan

menjadi dasar pengambilan keputusan. Keterlambatan informasi akan

mengakibatkan kekeliruan dalam pengambilan keputusan.

4. Relevansi

Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika informasi

tersebut diterima oleh mereka yang membutuhkan, dan menjadi tidak berguna

jika diberikan kepada mereka yang tidak membutuhkan.

5. Mudah dan murah

Saat ini, cara dan biaya untuk memperoleh informasi juga menjadi

bahan pertimbangan tersendiri. Bilamana cara dan biaya untuk memperoleh

informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat untuk

memperolehnya atau mencari alternatif subsitusinya. Biaya mahal yang

dimaksud disini, jika bobot informasi tidak sebanding dengan biaya yang

dikeluarkan. Dan melalui teknologi internet, saat ini ruang atau perusahaan

dapat memperoleh informasi dengan mudah dan murah.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai banyak pengertian, namun pada dasarnya

mengarah pada dasar yang sama. Sistem merupakan kumpulan elemen-elemen

yang saling terkait dan bekerjasama untuk proses masukan yang ditujukan kepada

sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan kesimpulan

yang diinginkan. (Kristanto, 2003). Informasi merupakan hasil pengolahan data

sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai

kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan

akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat

mendatang. (Sutanta, 2004)

Dari pernyataan diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi

dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan prosedur-prosedur yang

diorganisasikan, bilamana akan dieksekusi akan mendukung informasi atau

vii

pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi (Henry C. Lucas

dalam Jogiyanto, 1997)

Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen, sebagai berikut.

a. Input

Input adalah semua data yang dimasukkan di dalam sistem informasi, seperti

dokumen, formulir dan file.

b. Proses

Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang

kemudian akan disimpan dalam basis data dan seterusnya akan diolah

menjadi output yang akan digantikan oleh penerima.

c. Output

Output merupakan semua keluaran atau hasil dari model yang sudah diolah

menjadi suatu sistem informasi yang berguna dan dapat dipakai oleh

penerima. Komponen ini dapat berupa laporan-laporan yang dapat dibutuhkan

oleh pemakai sistem untuk memantau sistem suatu organisasi.

d. Teknologi

Teknologi merupakan komponen yang berfungsi untuk memasukkan input,

mengolah input dan menghasilkan output. Teknologi meliputi 3 bagian yaitu

perangkat keras, perangkat lunak, perangkat manusia.

e. Basis data

Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan

yang lain, yang disimpan dalam perangkat keras komputer dan akan diolah

oleh perangkat lunak.

f. Kendali

Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk

menjaga semua sistem informasi tersebut agar dapat berjalan dengan lancar

dan tidak mengalami gangguan.

2.4 Pengertian Data

Data didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian-kejadian

nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang tertentu yang

viii

tidak acak menunjukkan jumlah, tindakan dan hal, data dapat berupa catatan-

catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis data. (Sutanta,

2004).

2.5 Perancangan Sistem

Perancangan sistem secara umum adalah pengidentifikasian komponen-

komponen sistem informasi dengan tujuan untuk dikomunikasikan dengan

pemakai (Sutanta, 2003). Tujuan perancangan sistem secara umum adalah

memberikan gambaran secara umum atau global kepada pemakai tentang sistem

yang akan dikembangkan dan berfungsi sebagai persiapan untuk tahap

perancangan sistem.

2.5.1 Context Diagram (CD)

Context Diagram adalah sebuah diagram sederhana yang

menggambarkan hubungan antara entity luar, masukan dan keluaran

sistem (Kristanto, 2003). Beberapa simbol yang digunakan dalam

Context Diagram dapat dilihat dalam Tabel 2.1

Tabel 2.1 Simbol Dalam Context Diagram

Simbol Keterangan

Suatu proses dimana beberapa tindakan atau

sekelompok tindakan dijalankan

Suatu entitas berupa orang, kelompok,

departemen atau sistem yang bisa menerima

informasi atau data-data awal.

Simbol alir data atau aliran data

ix

2.5.2 Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram adalah suatu model logika data atau proses

yang dibuat untuk menggambarkan dariman asal data atau kemana

tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa

yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang

disimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kristanto,

2003). Beberapa simbol yang digunakan dalam DFD dapat dilihat

dalam Tabel 2.2

Tabel 2.2 Simbol Dalam DFD

Simbol Penjelasan

Menggambarkan orang atau kelompok yang

merupakan asal data atau tujuan data

Simbol alir data atau aliran data

a. Menunjukkan tranformasi data dari

masukan menjadi keluaran

b. Suatu proses dimana beberapa tindakan

dijalankan

File basis data atau penyimpanan yang

diimplementasikan dalam komputer.

2.5.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah alat pemodelan data utama

dan akan membantu mengorganisasi data dalam suatu proyek kedalam

entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas. Proses

memungkinkan analisis menghasilkan struktur basisdata yang baik

x

sehingga data dapat disimpan dan diambil secara efisien. Beberapa

simbol yang digunakan dalam ERD dapat dilihat dalam Tabel 2.3

Tabel 2.3 Simbol Dalam ERD

Simbol Keterangan

Menunjukkan himpunan entitas yang

merupakan suatu obyek yang dapat

diidentifikasikan dalam lingkungan pemakai.

Menunjukkan himpunan relasi antar entitas.

Digunakan sebagai penghubung antara relasi

dengan himpunan entitas dan himpunan entitas

dengan atributnya.

Menunjukkan atribut dari entitas.

2.5.4 Kerelasian Antar Relasi (Relationship)

Kerelasian menyatakan hubungan antar relasi dalam basisdata.

Kerelasian antar relasi dituliskan oleh foreign key atau relasi-relasi

bertipe transaksi yang digunakan dalam basis data. Jenis-jenis relasi

meliputi :

1. Kerelasian satu ke satu (one to one relationship)

Kerelasian satu ke satu terjadi jika setiap nilai pada suatu

relasi hanya mengimplementasikan sebuah nilai pada relasi lain

yang direlasikan secara logik.

2. Kerelasian satu ke banyak (one to many relationship)

Kerelasian satu ke banyak dapat terjadi jika setiap nilai

pada suatu relasi mengimplementasikan banyak nilai pada relasi

lain yang direlasikan secara logik.

xi

3. Kerelasian banyak ke satu (many to one relationship)

Kerelasian banyak ke satu terjadi jika banyak nilai pada

suatu relasi mengimplementasikan satu nilai pada relasi lain yang

direlasikan secara logik.

4. Kerelasian banyak ke banyak (many to many relationship)

Kerelasian banyak ke banyak terjadi jika banyak nilai pada

suatu relasi mengimplementasikan banyak nilai pada relasi lain

yang direlasikan secara logik (Sutanta, 2004)

2.5.5 Kamus Data (Data Dictionary)

Kamus data adalah kumpulan elemen-elemen atau simbol-

simbol yang digunakan atau membantu dalam penggambaran atau

pengidentifikasikan field atau file didalam sistem (Kristanto, 2003)

Kamus data ikut berperan dalam perancangan dan pembangunan

aplikasi karena ini berfungsi untuk:

a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan daam penggambaran

data flow diagram.

b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui

aliran.

c. Menjelaskan spesifikasi nilai dan satuan yang relevan terhadap data

yang mengalir dalam sistem tersebut

Data dictionary atau kamus data adalah katalog fakta tentang data

dan kebutuhan informasi, dengan kamus data analisis sistem dapat

didefinisikan data yang mengalir ke sistem dengan lengkap.

Berikut simbol-simbol disajikan dalam Tabel 2.4.

xii

Tabel 2.4 Simbol Kamus Data

- Terdiri dari

+ Dan

( ) Optional (boleh atau tidak)

{ } Pengulangan

[ ] Memiliki salah satu

** Komentar

| Indentifikasi atribut kunci

@ Pemulihan sejumlah alternatif antar simbol

2.6 Akuntansi

2.6.1 Pengertian Akuntansi

Menurut American Institute of Certified Public Accountant

(AICPA), akuntansi adalah seni pencatatan, penggolongan, peringkasan yang

tepat dan dinyatakan dalam satuan mata uang, transaksi-transaksi dan

kejadian-kejadiaan yang setidak-tidaknya bersifat financial dan penafsiran

hasil-hasilnya.

2.6.2 Persamaan Akuntansi

Sumber daya yang dimiliki perusahaan dalam istilah akuntansi disebut

aktiva (assets). Aktiva menggambarkan bentuk kekayaan yang dimiliki oleh

perusahaan, misalnya kas, piutang, persediaan, tanah, bangunan, mesin dan

lain-lain. Klaim atau hak atas kekayaan tersebut disebut ekuitas pemilik

(equitas). Ekuitas terhadap kekayaan dikelompokkan menjadi dua, ekuitas

oleh pihak ketiga (kreditur) disebut Kewajiban (lialibilities) dan ekuitas oleh

pemilik perusahaan disebut ekuitas pemilik (owner equity). Hubungan antara

aktiva dan ekuitas disajikan dalam bentuk Persamaan 2.1.

Aktiva = Kewajiban + Ekuitas Pemilik (2.1)

(Baridwan, 2001)

xiii

2.6.3 Klasifikasi Akun

Akun (account) adalah media untuk menempatkan dan menyimpan

transaksi sejenis. Kumpulan dari akun-akun disebut buku besar. Sedangkan

daftar yang berisi akun-akun yang dimiliki perusahaan disebut bagan akun

(chart of account). Berikut ini klasifikasi akun :

a. Akun Riil

Akun riil adalah akun yang berisi elemen-elemen untuk

menyusun neraca. Akun riil disebut juga akun kontinu, karena transaksi

yang ditempatkan pada akun riil akan digunakan dari waktu ke waktu,

dari satu periode akuntansi ke periode berikutnya.

Akun riil terdiri dari aktiva (assets), kewajiban (lialibilities) dan

ekuitas Pemilik (owner equity). Aktiva, kewajiban, dan ekuitas pemilik

dikelompokkan lagi menjadi kelompok yang lebih spesifik sebagai

berikut :

1. Aktiva (assets)

Akun aktiva dikelompokkan menjadi beberapa jenis aktiva sesuai

dengan periode pemanfaatannya dalam menunjang pendapatan, yaitu

a. Aktiva Lancar (current assets)

Aktiva lancar yaitu aktiva yang pemanfaaatannya untuk

menciptakan laba dalam jangka waktu satu periode akuntansi.

Artinya dalam satu periode akuntansi aktiva ini akan bisa dicairkan

menjadi kas atau aktiva yang sama kembali. Contoh aktiva lancar

adalah kas dan piutang usaha.

b. Aktiva Tetap (fixed asssets)

Aktiva Tetap yaitu aktiva yang pemanfaatannya untuk menciptakan

laba dalam jangka waktu lebih dari satu periode akuntansi. Contoh

aktiva tetap adalah tanah, bangunan, alat kantor, dan lain-lain.

c. Aktiva Tak Berwujud (intangible assets)

Aktiva tak berwujud yaitu aktiva yang secara substansial tidak

mempunyai bentuk fisik, tetapi ikut bagian dalam menciptakan

xiv

pendapatan dan pemanfaatannya biasanya lebih dari satu periode

akuntansi.

2. Kewajiban (Lialibilities)

Kewajiban adalah kewajiban perusahaan yang harus

diselesaikan dengan mengorbankan aktiva pada waktu yang akan

datang, akibat transaksi masa lalu. Kewajiban dalam neraca

dikelompokkan menjadi :

a. Kewajiban Lancar (current lialibilities)

Kewajiban Lancar yaitu kewajiban yang pelunasannya akan

dilakukan dalam waktu paling lama satu periode akuntansi yang

akan datang. Contoh kewajiban lancar adalah utang dagang dan

utang gaji.

b. Kewajiban Jangka Panjang (long term lialibilities)

Kewajiban Jangka Panjang yaitu kewajiban yang pelunasannya

melebihi satu periode akuntansi. Contoh kewajiban jangka panjang

adalah utang bank, utang obligasi dan utang hipotik.

3. Ekuitas Pemilik (ownwer equity)

Ekuitas pemilik yaitu hak milik para pemilik perusahaan yang

ditentukan berdasarkan aktiva dikurangi kewajiban.

b. Akun Nominal

Akun Nominal yaitu akun-akun yang digunakan untuk menyusun

laporan Rugi Laba. Akun nominal sering disebut akun sementara, karena

setiap periode akuntansi akun ini akan ditutup dan dipindahkan saldonya

ke akun modal. Kelompok akun nominal adalah akun pendapatan

(revenue) dan akun beban (expense).

1. Pendapatan (revenue)

Pendapatan adalah akun yang digunakan untuk menampung

pendapatan selama satu periode akuntansi. Contoh akun pendapatan

adalah pendapatan jasa, pendapatan bunga, pendapatan sewa, dan

lain-lain.

xv

2. Beban (expense)

Beban adalah akun yang digunakan untuk menampung

beban-beban selama satu periode. Contoh akun beban adalah biaya

pokok penjualan, beban gaji, beban sewa, dan lain-lain.

2.7 Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-

prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu

kesatuan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk

laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan

bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur, dan

lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi (Howard F. Stettle dalam

Baridwan, 1991).

Sistem akuntansi utama terdiri dari beberapa subsistem yang saling

berkaitan atau terdiri dari prosedur-prosedur yang berhubungan terdiri dari :

1. Klasifikasi Rekening

Adalah penggolongan rekening-rekening yang digunakan dalam sistem

akuntansi. Rekening-rekening inti terdiri dari rekening neraca (riil) dan

rekening rugi-laba (nominal). Daftar dari rekening-rekening yang digunakan

beserta dengan nomor kodenya disebut kerangka rekening.

2. Buku Besar

Buku besar berisi rekening-rekening neraca dan rugi laba yang

digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupakan dasar untuk

menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi-laba dan laporan

lainnya. Buku besar ini juga sebagai buku pencatatan terakhir (book of final

entry). Buku pembantu berisi rekening-rekening yang merupakan rincian dari

suatu rekening buku besar. Misalnya rekening piutang dagang dalam buku

besar dibuatkan rincian untu setiap langganan. Kumpulan rekening-rekening

piutang ini disebut buku pembantu piutang.

xvi

3. Jurnal

Jurnal adalah catatan transaksi pertama kali (book of original entry).

Catatan ini dibuat urut tanggal terjadinya transaksi.

a. Jurnal Umum

Jurnal Umum adalah jurnal untuk mencatat transaksi yang tidak dapat

dicatat di jurnal kas.

b. Jurnal kas

Jurnal kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang

berhubungan dengan kas. Data di buku kas harian dapat dicatat dijurnal

ini.

4. Bukti transaksi

Merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi pada saat

terjadinya, sehingga menjdi bukti tertulis dari transaksi yang terjadi, seperti

faktur penjualan, bukti kas keluar dan lain-lainnya.

2.7.1 Laporan Keuangan

Laporan laba rugi adalah laporan keuangan yang secara sistematis

menyajikan hasil usaha perusahaan dalam rentang waktu tertentu. Laporan

laba rugi menyajikan pendapatan selama satu periode dan biaya-biaya untuk

memperoleh memperoleh pendapatn tersebut pada periode yang sama. Di

laporan laba rugi, dilaporkan juga untung (gain) dan rugi (loss). Di dalam

akuntansi, prosedur penentuan laba rugi periodik adalah dengan

menyelisihkan segenap pendapatan selama satu periode dengan biaya-biaya

yang dikeluarkan dalam rangka mencapai pendapatan-pendapatan tersebut.

Neraca adalah laporan keuangan yang secara sistematis menyajikan

posisi keuangan perusahaan pada saat (tanggal) tertentu. Neraca disebut juga

Laporan Posisi Keuangan. Laporan ini dibuat untuk menyajikan informasi

keuangan yang dapat dipercaya mengenai aktiva, kewajiban, dan modal

perusahaan. Jadi, neraca disusun untuk memenuhi tujuan laporan keuangan

yaitu dapat dipahami dan dimengeri oleh setiap orang.

xvii

Neraca dapat disusun dalam format staffel (report form) dan dalam

format skontro (account form). Setiap neraca harus mencantumkan informasi

berikut :

1. Nama perusahaan (dicantumkan paling atas pada kepala neraca).

2. Neraca sebagai judul laporan.

3. Tanggal neraca (saat tertentu).

4. Isi neraca (aktiva, utang dan modal pemilik).

(Sugiri dan Riyono, 2007)

2.8 Kebutuhan Software

Bahasa pemrograman yang akan dipakai adalah Borland Delphi 7 dengan

pertimbangan Delphi7 mampu membangun sebuah program dengan aplikasi

menarik dan interaktif serta mudah digunakan oleh user. Databasenya

menggunakan MySQL.

2.8.1 Borland Delphi 7

Menurut Malik (2006), bahasa pemrograman Delphi adalah salah

satu bahasa pemrograman visual yang merupakan generasi lanjut

pemrograman Pascal. Adapun rilis pertamanya (versi Delphi pertama)

adalah tahun 1995, kemudian berlanjut pada rilis ketujuh ada tahun 2002

dan kini rilis terbarunya adalah Delphi 8 dan 2005. Pemrograman Delphi

sendiri dibuat oleh Borland Delphi Corporation dan berjalan di atas sistem

operasi Windows.

Borland Delphi atau biasa disebut Delphi merupakan perangkat

lunak pengembangan aplikasi yang sangat popular di lingkungan

Windows. Perangkat lunak ini dapat digunakan untuk membuat aplikasi

apa saja, dari permainan (games) hingga ke aplikasi basis data. (Kadir,

2004).

Khusus untuk pemrograman database, Delphi menyediakan

fasilitas objek yang kuat dan lengkap yang memudahkan programmer

dalam membuat program. Format database yang dimiliki Delphi adalah

xviii

format database Praox, dBase, MS.Acces, ODBC, SyBase, Oracle,

MySQL, dan lain-lain.

2.8.2 MySQL

Menurut Kadir (2004), MySQL adalah salah satu jenis database

server yang sangat terkenal. Kepopulerannya disebabkan MySQL

menggunakan SQL sebagai bahasa dasar untuk mengakses databasenya.

Selain itu, ia bersifat free (anda tidak perlu membayar untuk

menggunakannya) pada berbagai plaform (kecuali pada Windows, yang

bersifat shareware atau anda perlu membayar setelah melakukan evaluasi

dan memudahkan untuk digunakan keperluan produksi).

xix

BAB III

DESAIN DAN PERANCANGAN

3.1 Perancangan Aplikasi

Dalam perancangan aplikasi administrasi pembukuan, terdapat beberapa

perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan penulis guna mendukung

proses perancangan aplikasi yaitu

3.2.1. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak yang digunakan penulis dalam pembuatan aplikasi adalah:

a. Microsoft Windows XP Profesional

b. MySQL 5.0.51a

c. Borland Delphi 7

d. Zeos

e. Alpha Control v 5.46

3.2.2. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras minimal yang digunakan dalam pembuatan aplikasi

administrasi pembukuan ini adalah sebagai berikut:

a. Processor Pentium 4

b. Hardisk 20 G

c. RAM 512 MB

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah merancang atau mendesain sistem yang baik,

isinya adalah langkah-langkah operasi dalam pengolahan data dan prosedur untuk

operasi sistem. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini yaitu merancang atau

mendesain sistem yang baik, mendesain pemodelan sistem yang baik, mengenali

dan mendefinisikan masalah pembuatan sistem ini sehingga jika ada kesalahan

ada alternatif pemecahannya.

18

xx

3.2.1. Context Diagram (CD)

Context Diagram merupakan kejadian tersendiri dari suatu diagram

alir data. Dimana satu proses merepresentasikan seluruh sistem. Context

Diagram merupakan tingkatan tertinggi dalam diagram aliran data dan

hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan.

Context Diagram Aplikasi Administrasi Pembukuan disajikan dalam

Gambar 3.1

Gambar 3.1 Contex Diagram (CD)

3.2.2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk

menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari

sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut

dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data

tersebut.

xxi

Data Flow Diagram (DFD) Level 0

Gambar 3.2 Data Flow Diagram (DFD) Level 0

xxii

3.2.3. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD pada Aplikasi Administrasi Pembukuan pada Perusahaan

ditampilkan pada Gambar 3.3

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

xxiii

3.2.4. Skema Diagram

Skema diagram pada Aplikasi Administrasi Pembukuan pada

Perusahaan ditampilkan pada Gambar 3.4.

Gambar 3.4 Skema Diagram

3.2.5. Struktur Program

Sistem yang akan dibangun mempunyai menu dan sub-sub menu

yang dapat digambarkan dalam bentuk bagan berjenjang seperti pada

Gambar 3.5

Gambar 3.5 Perancangan Menu Utama

xxiv

3.3 Perancangan Database

Langkah awal dalam membangun suatu sistem adalah melakukan

perancangan suatu sistem dengan melakukan perancangan database yang akan

digunakan. Database ini membentuk tabel yang akan selalu digunakan untuk

menyimpan berbagai informasi dan juga digunakan dalam pengolahan data.

Dalam Sistem ini memerlukan tabel:

1. Tabel Rekening Grup

Nama Tabel : t_rekgrup

Fungsi : menampilkan data rekening grup

Primary Key : Kode_grup

Tabel 3.1 Tabel Rekening Grup

Nama Field Type_Data Ukuran Deskripsi

Kode_grup* int Kode grup

Grup_rekening Varchar 15 Nama grup rekening

Normal Varchar 6 Posisi grup rekening

yaitu debet atau kredit

Laporan

Varchar

9

Laporan yang digunakan

yaitu neraca atau laba

rugi

2. Tabel Rekening

Nama Tabel : t_rekening

Fungsi : memasukkan data rekening akuntansi

Primary key : Kode_rekening

Foreign key : Kode_grup

xxv

Tabel 3.2 Tabel Rekening


Kode_rekening* Varchar 5 Kode rekening

kode_grup** Varchar 5 Kode grup rekening

Kode_header Varchar 5 Kode header rekening

Rekening Varchar 40 Nama rekening

Type Varchar 6 Tipe rekening yaitu

header atau detail

Debet Int Jumlah yang didebet

Kredit Int Jumlah yang dikredit

Normal Varchar 6 Posisi rekening yaitu

debet atau kredit

3. Tabel Jurnal Umum

Nama Tabel : t_jurnalumum

Fungsi : menampilkan Jurnal Umum

Primary key : id

Tabel 3.3 Tabel Jurnal Umum


Id* Int Id jurnal umum

no_jurnal Varchar 5 No jurnal umum

tanggal Date Tanggal jurnal umum

uraian Varchar 50 Keterangan jurnal umum

4. Tabel Jurnal Umum detail

Nama Tabel : t_jurnalumumdetail

Fungsi : memasukkan detail jurnal umum

Foreign key : id, Kode_rekening

xxvi

Tabel 3.4 Tabel Jurnal Umum detail


Id** Int id jurnal umum

kode_rekening** Varchar 5 Tanggal jurnal

debet Int Jumlah yang didebet

kredit Int Jumlah yang dikredit

status Varchar 10 Sudah atau belum

disimpan

5. Tabel Jurnal kas

Nama Tabel : t_jurnalkas

Fungsi : memasukkan jurnal kas

Foreign key : Kode_rekening

Tabel 3.5 Tabel Jurnal Kas


no_jurnal Varchar 5 No jurnal kas

tanggal Date Tanggal jurnal kas

uraian Varchar 50 Keterangan jurnal

kode_rekening** Varchar 5 Kode rekening

debet Int Jumlah yang didebet

kredit Int Jumlah yang dikredit

status Varchar 5 Status jurnal yaitu

sudah atau kas

6. Tabel User

Nama Tabel : t_user

Fungsi : memasukkan username dan password

Primary key : id

xxvii

Tabel 3.6 Tabel User


Username Varchar 15 Nama user

Password Varchar 15 Password user

status Varchar 15 Keterangan login yaitu

admin/operator atau pimpinan

3.4 Kamus Data

Kamus Data yang digunakan antara lain:

1. File Grup Rekening = Kode_grup + Grup_rekening + Normal + Laporan

Kode_grup(*) : Int

Grup_rekening : Varchar (15)

Normal : Varchar (6)

Laporan : Varchar (9)

2. File Rekening = Kode_rekening + kode_grup + kode_header +

Rekening+ Type + Debet + Kredit + Normal

Kode_rekening(*) : Varchar(5)

Kode_grup : Varchar (5)

Kode_header : Varchar (5)

Rekening : Varchar (40)

Type : Varchar (6)

Debet : Int

Kredit : Int

Normal : Varchar (6)

3. File Jurnal Umum = id+ no_jurnal + tanggal + uraian

Id(*) : int

No_jurnal : Varchar (5)

Tanggal : date

xxviii

Uraian : Varchar (50)

4. File Jurnal Umum Detail = id+ kode_rekening + debet + kredit +status

Id : int

Kode_rekening : Varchar (5)

Debet : Int

Kredit : Int

Status : Varchar (10)

5. File Jurnal Kas = no_jurnal+ tanggal + uraian + kode_rekening +

debet + kredit+status

No_jurnal : Varchar (5)

Tanggal : Date

Uraian : Varchar (50)

Kode_rekening : Varchar (5)

Debet : Int

Kredit : Int

Status : Varchar (10)

6. File User = Username + Password+status

Username : Varchar (15)

Password : Varchar (15)

status : varchar (15)

3.5 Desain Program

Rancangan tampilan ini dimaksudkan agar dapat membantu dalam proses

coding (pembuatan script program), untuk menghasilkan suatu tampilan yang

baik, mudah dipakai pemakainya dan lain-lain. Untuk lebih jelasnya tentang

gambaran rancangan tampilan aplikasi ini, agar dilihat pada gambar-gambar

berikut:

xxix

1. Form Login

Rancangan form login pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini

dapat dilihat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 Rancangan Form Login

2. Tampilan Menu Utama

Rancangan form menu utama pada Aplikasi Administrasi Pembukuan

ini dapat dilihat pada Gambar 3.7.

xxx

Gambar 3.7 Rancangan Form Menu Utama

3. Form Menu Data

Rancangan form menu data pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini


Gambar 3.8 Rancangan Form Menu Data

4. Form menu Setting

Rancangan form menu setting pada Aplikasi Administrasi Pembukuan


xxxi

Gambar 3.9 Rancangan Form Menu Setting

5. Form Help

Rancangan form help pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini dapat

dilihat pada Gambar 3.10.

Gambar 3.10 Rancangan Form Help

6. Form Grup Rekening

Rancangan form grup rekening pada Aplikasi Administrasi Pembukuan


Gambar 3.11 Rancangan Form Grup Rekening

xxxii

7. Form Rekening Akuntansi

Rancangan form rekening akuntansi pada Aplikasi Administrasi

Pembukuan ini dapat dilihat pada Gambar 3.12

Gambar 3.12 Rancangan Form Rekening Akuntansi

8. Form Jurnal Umum

Rancangan form jurnal umum pada Aplikasi Administrasi Pembukuan


xxxiii

Gambar 3.13 Rancangan Form Jurnal Umum

9. Form Jurnal Kas

Rancangan form jurnal kas pada Aplikasi Administrasi Pembukuan ini


Gambar 3.14 Rancangan Form Jurnal Kas

10. Form Buku Besar

Rancangan form buku besar pada Aplikasi Administrasi Pembukuan


xxxiv

Gambar 3.15 Rancangan Form Buku Besar

xxxv

BAB IV

IMPLEMENTASI DAN ANALISA

4.1. Hasil Implementasi

Hasil implementasi pada Aplikasi Administrasi Pembukuan pada

Perusahaan terdiri dari form-form sebagai berikut :

4.1.1. Form Login

Form ini merupakan tampilan pertama saat aplikasi dijalankan. Pada

form ini terdapat tombol login yang digunakan untuk mengecek atau

memvalidasi username dan password yang dimasukkan. Dengan proses

inilah seorang user dapat mengakses menu-menu yang ada dalam form

utama. Tampilan dari form login dapat dilihat pada Gambar 4.1.

Gambar 4.1 Form Login

33

xxxvi

4.1.2. Form Menu Utama

Berikut ini adalah form tampilan utama yang tampil setelah login

diterima yang berisi sambutan kepada user. Dalam form ini terdapat menu

data, setting, help dan logout. Tampilan dari form menu utama dapat

dilihat pada Gambar 4.2.

Gambar 4.2 Form Menu Utama

4.1.3. Form Menu Data

Form menu data terdapat gambar-gambar yang dapat dipilih serta

berisi form yang digunakan untuk mencatat pembukuan perusahaan yaitu

grup rekening, rekening akuntansi, jurnal umum, jurnal kas, buku besar,

dan laporan. Tampilan dari form data dapat dilihat pada Gambar 4.3.

xxxvii

Gambar 4.3 Form Menu Data

4.1.4. Form Menu Setting

Form menu setting berisi form tambah user, edit user. Form

Tampilan dari form setting dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Form Setting

xxxviii

4.1.5. Form Help

Form bantuan ini berisi informasi tentang penjelasan form-form

yang terdapat pada program administrasi pembukuan ini. Tampilan dari

form help dapat dilihat pada Gambar 4.5.

Gambar 4.5 Form Help

4.1.6. Form Logout

Form logout digunakan user untuk keluar dari hak akses, sehingga

setelah tombol logout dieksekusi maka program akan kembali ke form

login. Tampilan dari form logout dapat dilihat pada Gambar 4.6.

Gambar 4.6 Form Logout

xxxix

4.1.7. Form Rekening Grup

Form rekening grup berisi grup-grup rekening yang digunakan

pada perusahaan tersebut dalam mengelompokkan rekening. Tampilan

dari form rekening grup dapat dilihat pada gambar 4.7.

Gambar 4.7 Form Grup rekening

4.1.8. Form Rekening Akuntansi

Form rekening akuntansi berisi rekening-rekening yang digunakan

pada perusahaan tersebut dalam melakukan pencatatan pembukuan.

Dalam form ini terdapat tombol tambah, edit, refresh, hapus, selesai.

Tampilan dari form rekening akuntansi dapat dilihat pada Gambar 4.8.

Gambar 4.8 Form Rekening Akuntansi

xl

4.1.9. Form Tambah Rekening Akuntansi

Form tambah rekening digunakan untuk menambah rekening

akuntansi dengan cara mengisi data rekening yang diinginkan lalu tekan

tombol simpan untuk menyimpan. Rekening akan tersimpan di data

rekening dengan sendirinya. Tampilan form tambah rekening akuntansi


Gambar 4.9 Form Tambah Rekening Akuntansi

4.1.10. Form Edit Rekening Akuntansi

Form edit rekening digunakan untuk mengedit rekening dengan

cara mengubah data rekening yang diinginkan lalu tekan tombol simpan.

Rekening akan tersimpan di data rekening. Tampilan dari form edit

rekening akuntansi dapat dilihat pada Gambar 4.10.

xli

Gambar 4.10 Form Edit Rekening Akuntansi

4.1.11. Form Jurnal Umum

Form entry jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal dari data

transaksi-transaksi yang terjadi sehari -hari. Tampilan dari form entry

jurnal umum dapat dilihat pada Gambar 4.11.

Gambar 4.11 Form Entry Jurnal Umum

xlii

4.1.12. Form Entry Jurnal Kas

Form entry jurnal kas digunakan untuk mencatat transaksi yang

berhubungan dengan kas yaitu pengeluaran dan pemasukan kas. Tampilan

dari form entry jurnal kas dapat dilihat pada Gambar 4.12.

Gambar 4.12 Form Entry Jurnal Kas

4.1.13. Form Buku Besar

Form buku besar merupakan rangkuman rekening-rekening yang

digunakan perusahaan untuk transaksi selama periode akuntansi. Pada

rangkuman tersebut rekening-rekening dikumpulkan berdasarkan nama

rekening, sehingga dapat diketahui perubahan saldo pada rekening

tersebut. Tampilan dari form buku besar dapat dilihat pada Gambar 4.13.

xliii

Gambar 4.13 Form Buku Besar

4.1.14. Form Tambah User

Form tambah user digunakan untuk menyimpan user agar dapat

menggunakan aplikasi ini. Tampilan dari form tambah user dapat dilihat

pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 Form Tambah User

xliv

4.1.15. Form Edit Password

Form edit password digunakan untuk menganti password yang lama

dengan yang baru agar terjaga keamanan datanya. Tampilan dari form edit

password terlihat pada Gambar 4.15.

Gambar 4.15 Form Edit password

xlv

4.2. Contoh Kasus Aplikasi

4.2.1. Contoh Soal

Nyonya Ratna membuka usaha laundry diberi nama “Ratna Laundry” .

Berikut adalah keadaan keuangan per 1 Juli 2010 :

Kas Rp 7.000.000

Piutang Usaha Rp 2.400.000

Perlengkapan Laundry Rp 400.000

Peralatan Laundry Rp 18.000.000

Akumulasi Penyusutan Peralatan Rp 1.500.000

Utang Usaha Rp 4.200.000

Modal Ratna Rp 22.100.000

Transaksi selama bulan Juli 2010 sebagai berikut:

1. Menerima pendapatan tunai dari langganan atas jasa laundry Rp

1.700.000

2. Membayar sewa kios bulan Juli Rp 150.000

3. Membeli perlengkapan Laundry secara kredit Rp 200.000

4. Membayar gaji pegawai Rp 500.000

5. Diterima pelunasan piutang dari pelanggan Rp 200.000

4.2.2. Penyelesaian

Langkah-langkah penyelesaian contoh kasus diatas adalah

1. Membuat rekening-rekening yang diperlukan pada ‘Ratna Laundry’ di

form rekening dengan memilih tombol tambah sesuai dengan grup

masing-masing rekening dan memasukkan saldo per 1 Juli pada saldo

pembukaan sesuai dengan normalnya.

2. Memasukkan transaksi ke jurnal.

a. Memasukkan Soal 1 ke jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama

rekening Pendapatan laundry, keterangan berisi penerimaan

pendapatan laundry, dan memasukkan angka 1700000 di sebelah debet

karena transaksi ini adalah penerimaan kas. Lalu menekan tombol OK.

xlvi

b. Memasukkan soal 2 ke jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama

rekening Biaya Sewa Kios, keterangan berisi pembayaran biaya sewa

kios, dan memasukkan angka 150000 di sebelah kredit karena

transaksi ini adalah pengeluaran kas. Lalu menekan tombol OK dan

simpan.

c. Memasukkan soal 3 ke jurnal umum karena transaksi ini tidak

berhubungan dengan kas. Membuka form jurnal umum lalu mengeklik

tombol baru, lalu mengiisi keterangan dengan pembelian perlengkapan

laundry dan mengeklik tombol OK. Memilih kode dan nama rekening

Perlengkapan laundry, dan memasukkan angka 200000 di debet agar

perlengakapan bertambah, klik tombol OK. Memilih kode dan nama

rekening Utang usaha, dan memasukkan angka 200000 di kredit agar

utang usaha bertambah, lalu mengeklik tombol OK. Kalau jumlah

debet dan kredit sudah sama lalu menekan tombol simpan.

d. Memasukkan soal 4 di jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama

rekening Biaya Gaji Pegawai, keterangan berisi pembayaran biaya gaji

pegawai, dan memasukkan angka 500000 di sebelah kredit karena

transaksi ini adalah pengeluaran kas. Lalu menekan tombol OK.

e. Memasukkan soal 5 di jurnal kas dengan cara memilih kode dan nama

rekening Piutang usaha, keterangan berisi penerimaan pelunasan

piutang, dan memasukkan angka 200000 di sebelah debet karena

transaksi ini adalah penerimaan kas. Lalu menekan tombol OK dan

simpan.

3. Untuk mengetahui saldo akhir dari masing-masing rekening caranya

membuka form buku besar. memiilih nama rekening yang diinginkan, lalu

memilih bulan dan tahun, dan mengeklik tombol proses. Perubahan saldo

akan terlihat secara rinci dalam satu bulan.

4. Membuka form Laporan, memilih bulan dan tahun lalu mengeklik tombol

laba rugi untuk mengetaui laba atau rugi selama bulan Juli. Tampilan dari

laporan laba rugi terlihat pada Gambar 4.16.

xlvii

Gambar 4.16 Laporan Laba Rugi

5. Membuka form Laporan, memilih bulan dan tahun lalu mengeklik tombol

neraca untuk mengetaui neraca selama bulan Juli. Tampilan dari laporan

neraca pada Gambar 4.17.

xlviii

Gambar 4.17 Laporan Neraca

xlix

BAB V

PENUTUP

5.1. Kesimpulan

Telah berhasil dibuat aplikasi administrasi pembukuan yang dapat

menangani proses pencatatan jurnal umum, jurnal kas, posting ke buku besar,

laporan rekening akuntansi, laporan laba rugi, dan neraca. Aplikasi ini juga

dilengkapi fasilitas login dan pembagian hak akses untuk keamanan data.

Selain itu aplikasi ini dapat membantu manajemen perusahaan dalam

meningkatkan pengelolaan keuangan perusahaan.

5.2. Saran

Saran pengembangan adalah dengan menambahkan form buku besar

pembantu agar lebih jelas dalam pencatatan pembukuan perusahaan.

Pengembangan juga bisa dilakukan dengan penyempurnaan desain laporan

laba rugi dan neraca agar lebih mudah dipahami pengguna laporan.

l

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki. 1991. Sistem Akuntansi. Yogyakarta : Gajah Mada Press.

Jogiyanto, HM. 1997. Sistem Informasi Berbasis Komputer Edisi Ke-2.

Yogyakarta: BPFE Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2001. Analisa Dan Desain Sistem Informasi Edisi Kedua.

Yogyakarta : Andi Offset.

Kadir. Abdul. 2004. Dasar Aplikasi Database MySQL Delphi. Yogyakarta : Andi

Offset.

Kristanto, Andri. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.

Yogyakarta: Gava Media.

Malik, Jaja J. 2006. Kumpulan Latihan Pemrograman Delphi. Yogyakarta :

Andi Offset.

Sugiri, Slamet. Riyono, Bogat Agus. 2007 . Akuntansi Pengantar 1. Yogyakarta:

STIM YKPN.

Sutanta, Edhi. 2004. Sistem Basis Data Edisi Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sutanta, E. 2003. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Sutedjo, E, Dharma Oetomo. 2002. Perencanaan Dan Pembangunan Sistem

Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

aplikasi administrasi pembukuan pada …/aplikasi... · sehingga peranan sistem pembukuan pada...

Documents