apa-yang-dipersiapkan-dan-dilakukan-ketika-jadi-panitia.docx

Apa Yang Dipersiapkan dan Dilakukan Dalam Kepanitiaan ?

By Opissen Yudisyus*

No Bagian Job Description

1 Ketua Panitia - Menentukan Panitia terdiri dari :- Sekretaris- Bendahara- Bagian Pubdekdok- Bagian Acara- Bagian KSK ( jika diperlukan )- Bagian Humas- Bagian Konsumsi- Bagian Perlengkapan- Bersama Sekretaris dan Bendahara

Mengajukan Proposal Acara ke Kaprodi dan Dekan1. Proposal dibuat 3 jilid jika mengajukan ke Kaprodi dan Dekan, jika hanya Dekan / Kaprodi cukup 2 jilid.( Cover Proposal berwarna putih )

- Pengajuan Proposal pada jam kerja kantor, diusahakan jangan mendadak ( 2 minggu / lebih sebelum acara dilaksanakan.)

- Mengontrol, membimbing, membantu, dan mengevaluasi seluruh bagian-bagian Panitia

2 Sekretaris - Membuat Proposal Pengajuan Dana ke Kaprodi / Dekan

- Membuat Proposal ke Sponsor jika diperlukan.

- Membuat Surat-Surat :- Surat Undangan :- Untuk Dosen- Untuk Lembaga / HMJ- Surat Peminjaman :- Tempat / Ruang- Wireless- Surat Permohonan Dana- Untuk Dekan- Untuk Sponsor- Surat Kerjasama ( disesuaikan

dengan acara)- Membuat Laporan

Pertanggungjawaban ( Cover LPJ

* Ketua Bidang Pengabdian Masyarakat 2011/20121 Proposal Terlebih dahulu di tandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris, dan Ketua HIMIE..jangan lupa distempel (Stempel Panitia di Ttd Sekretaris dan Stempel HIMIE di Ttd Ketua HIMIE, setelah itu baru di ajukan ke Kaprodi dan ke Dekan (jangan lupa minta stempel)

berwarna merah ). Diakhir LPJ dilampirkan kwitansi. Penyusunan nota bon dari Prodi dan Fakultas dibedakan/sendiri-sendiri. Contoh : Nota Bon dari Fakultas Rp 100.000 maka kwitansi yang ditempelkan dibawah nota bon sesuai dengan dana yang diminta. Di usahakan cukup, lebih tidak apa-apa,asal jangan kurang. Begitupun penyusunan nota dari Prodi sama seperti fakultas.

3 Bendahara - Membuat Anggaran Dana- Mencatat Pengeluaran dan Pemasukan

dana ( Untuk setiap pengeluaran harus ada nota / kwitansi )

- Bekerjasama dengan sekretaris membuat Laporan Pertanggungjawaban

4 Pubdekdok ( Publikasi

Dekorasi dan Dokumentasi)

- Membuat Backdrop acara- Membuat Spanduk- Membuat Poster- Membuat Stiker- Membuat Sertifikat- Sebagai Operator Acara- Mendokumentasikan Acara, baik

berupa file-file foto atau dalam foto cetak

- Menyerahkan data file fhoto ke Sekretaris HIMIE

5 Acara - Menyusun / memformat Acara- Membuat Manual Acara :- Menentukan Qori’- Pembawa Acara- Membuat Penanggung Jawab Setiap

Acara, kegiatan, lomba jika diperlukan.- Membuat Plakat untuk pembicara

( Khusus kuliah umum, workshop, seminar, kunjungan dan lain-lain)

6 Humas - Bekerjasama dengan bagian Acara dalam mencari tempat ( Baksos, Makrab dll )

- Publikasi acara, bekerjasama dengan bagian Perlengkapan

- Mengirim segala jenis surat ke instansi, lembaga, dosen dll

7 Konsumsi - Menghandle Konsumsi mulai dari air * Ketua Bidang Pengabdian Masyarakat 2011/20121 Proposal Terlebih dahulu di tandatangani oleh Ketua Panitia, Sekretaris, dan Ketua HIMIE..jangan lupa distempel (Stempel Panitia di Ttd Sekretaris dan Stempel HIMIE di Ttd Ketua HIMIE, setelah itu baru di ajukan ke Kaprodi dan ke Dekan (jangan lupa minta stempel)

minum sampai makanan ( snack )- Mengecek Anggota / Peserta acara

untuk memastikan pemesanan konsumsi

- Menyediakan / mempersiapkan makanan, minuman, tissue dan bunga diatas meja pembicara jika diperlukan ( Khusus workshop, seminar )

8 Perlengkapan - Meminjam Wireless dan Sound System bekerjasama dengan Humas dan Sekretaris

- Meminjam peralatan/perlengkapan yang dibutuhkan sesuai dengan kegiatan

- Memasang Backdrop, spanduk, poster dkk

JOB DESCRIPTION PANITIA PELAKSANA SEMINAR DAN DIALOG INTERAKTIF “DHARTAPALA”

JOB DESCRIPTION

PANITIA PELAKSANA

SEMINAR DAN DIALOG INTERAKTIF

“DHARTAPALA”

SIE PROPERTI/PERLENGKAPAN

• Persiapan:

Pembuatan kerangka kerja ke depan, serta mengidentifikasi peralatan apa saja yang

harus disisapkan untuk hari H. Dalam pembuatan kerangka kerja, satu hal yang tidak

boleh dilupakan adalah penetapan deadline untuk setiap tugas yang didapat, tujuannya

adalah untuk memastikan bahwa alat tersebut dapat tersedia pada saat diperlukan

nanti. Sementara itu untuk mengidentifikasi peralatan apa saja yang dipderlukan untuk

hari H, harus dilakukan kooordinasi yang intensif dengan sie acara. Setelah peralatan

tersebut sudah di list, maka koordinasi sie properti harus membagi tugas dengan stafnya

beserta deadline untuk mencari peralatan dan ruangan yang diperlukan pada hari H.

Job Desc spesifik:

1. Mencari info tentang Aula Kampus/ruangan jika ada pembayaran ruangan.

2. Survey lokasi, fasilitas apa saja yang tersedia (jumlah mikrofon, jumlah meja, jumlah


tempat duduk, LCD, pencahayaan) dan fasilitas apa saja yang perlu ditambahkan

sendiri.

3. Mulai menjalin komunikasi dengan pihak kampus

• Fase Kerja

Inti dari tahap ini adalah penyediaan peralatan-peralatan sampai dengan pemasangan

peralatan di lokasi. Setelah survey lokasi sudah fix, segera lakukan pencarian peralatan

yang diperlukan, dan jika ada peralatan yang dalam pengadaannya memerlukan surat,

maka segera komunikasikan ke sie kestari. Ssatu hal yang paling penting adalam tahap

ini adalah ketepatan dengan deadline yang diberikan oleh koordinator.

Selama pelaksaan, hendaknya koordinasi dengan sie acara, konsumsi, dan

kesekretariatan terus dilakukan karena mungkin ada peralatan baru yang perlu

ditambahkan, sebab konsep acara dari waktu ke waktu akan mengalami beberapa

perbaikan.

Job desc spesifik :

1. Mencari semua perlengkapan yang diperlukan.

2. Menata lokasi untuk tiap mata acara seperti acara penyampaian materi,Pembahsan

Kasu (jika ada), regristasi peserta, lunch/coffe break jika ada dan ishoma. Jangan lupa

kamar mandi juga di cek.

3. Memasang setiap peralatan yang diperlukan untuk setiap mata acara, pastikan

jumlahnya tidak kurang. kalau bisa dilebihkan untuk jaga-jaga.

4. Mengadakan perjanjian / memastikan penjaga ruangan bersedia untuk stand by di

lokasi selama hari H maupun malam sebelum hari H jika diperlukan (untuk acara yang

berdurasi 1 hari atau lebih). Tahap ini sebaikknya selesai pada sore hari pada H-1, agar

gladi bersih lokasi dapat dilakukan sebelum malam terlalu larut ( untuk acara – acara

besar ).

• Gladi bersih lokasi

Tujuan utama tahap ini adalah untuk memastikan bahwa asetiap alat yang akan

digunakan pada setiap mata acara dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, dan

jumlahnya tidak kurang dari kebutuhan.

Job desk spesifik :

1. Mengecek peralatan di ruangan tempat

acara, pastikan suara mikrofon di dapat mendengar di ruangan – ruangan yang lain (jika

ada ruangan yang perarel).

2. Mengecek setting ruang makan (jika ada).

3. Mengecek setting area regristasi.


4. Mengecek setting ruang ibadah.

5. Mengecek setting ruang pantia

Tambahan untuk hari H :

Selama kegiatan berlangsung, sebaiknya ada satu orang anggota sie perlengkapan di

setiap ruangan yang dipergunakan selama acara untuk memudahkan apabila ada

kebutuhan mendadak yang diluar perencanaan, contoh : microfon tiba-tiba ada yang

mati, permitaan peralatan dari pemateri, perubahan setting lokasi (karena penyesuaian

dengan keadaan) dll.

Selain yang tersebut diatas, sie property juga bertugas untuk membantu peserta

mencari tempat duduk terutama bila ruangan sudah mulai nampak penuh

Seksi Kesekretariatan

• Survey dan belanja kertas hvs, amplop putih, lem, double tip, amplop coklat untuk

pengiriman dan perlengkapan lain sesuai dengan kebutuhan kepanitiaan.

• Membuat proposal kegiatan dan proposal sponsorship ( jika diperlukan). Mencatat

nama dan NIM seluruh panitia. Meminta anggaran dana yang jelas dari setiap sie. Untuk

proposal sponsorship kerjasama dengan danus karena danus yang lebih tahu tentang

sponsor. Design proposal sponsorship bekerjasama dengan sie PDDM.

• Absensi setiap rapat harus terkumpul rapi, jangan sampai hilang, dan notulensi setiap

rapat. Absensi untuk dimasukkan ke LPJ.

• Persiapan surat masuk dan surat keluar. penomoran jelas dan tepat. Penomoran surat

diurutkan. Untuk surat keluar harus jelas kepada siapa, perihal apa dan yang

mengeluarkan siapa. Undangan jangan mendadak, usahakan maksimal 1 mingggu

sebelum acara sudah diterima oleh yang bersangkutan. Himbau kepada seluruh panitia

yang memerlukan surat keluar jangan mendadak.

• Meminta bantuan sie humas mengenai siapa saja yang akan di undang. up date

alamat/ tempat tujuan para undangan.

• Dokumentasi nama – nama peserta. maksimal 1 hari sebelum hari H. memastikan

peserta yang akan mengikuti acara.

• Beberapa hari sebelum hari H, meminta bantuan sie property untuk menyiapkan laptop

& printer beserta perangkatkanya untuk mengeprint sertifikat, notulensi selama acara

( Jika diperlukan).

• Pada waktu hari H, datang 2 jam sebelum regristasi dibuka, menyiapkan meja

regristasi, siapkan apa saja yang diperlukan di sana (form registrasi/absensi).

• Notulensi dan berita acara di PJ kan pada 1 orang pada setiap acara.

• Rapikan notulensi, daftar hadir ( peserta dan panitia).

• Persiapan pembuatan LPJ, meminta laporan secepatnya dari masing ko.sie.


• Pembuatan LPJ maksimal 1 minggu setelah kegiatan suadah jadi.

• LPJ untuk fakultas , sponsor dan donator.

SIE ACARA

• Menyusun susunan dan kronologis acara dan segera dikoordinasikan dengan seluruh

panitia.

• Membuat / mengkoordinir acara pra hari H untuk panitia,

• Koordinasi dengan sie lain :

o Sie Humas, koordinasi berhubungan dengan pemateri dan tamu undangan

o Sie Kestari, berhubungan dengan curriculum vitae pemateri dan moderator

o Sie Danus, untuk mengetahui ada atau tidaknya sponsor yang meminta waktu untuk

persentasi, untuk mengetahui produk – produk sponsor yang bisa dipakai untuk

doorprize

o Sie Konsumsi, koordinasi mengenai waktu makan / pembagian konsumsi/ coffee break

( Jika ada)

o Sie Dokumentasi, koordiansi susunan acara untuk disertakan dalam publikasi, konsep

acara untuk setting ruangan, iklan dari sponsor yang harus ditampilkan

o Sie Properti, koordinasi mengenai kebutuhan peralatan selama acara berlangsung

o Sie Transportasi, koordinasi waktu penjemputan dan waktu kehadiran pemateri

• Memilih Moderator, yang sebelumnya dikonsultasikan dengan orang yang

berpengalaman atau kompeten dibidangnya.

• Memilih MC dan menjelaskan konsep acara (Formal, semi formal atau informal).

• Mengadakan gladi bersih untuk memudahkan pelaksanaan pada hari H.

• Briefing/koordinasi terakhir sebelum acara dilaksanakan dan memastikan panitia lain

tahu jika ada perubahan–perubahan baru mengenai pelaksaan acara.

SIE DEKORASI, DOKUMENTASI

• Menyiapkan desain untuk publikasi, spanduk, name tag panitia, sertifikat, leaflet, dan

pamflet (jika perlu).

• Menyiapkan dekorasi ruangan sesuai tema acara.

• Mendokumentasikan mulai dari pra-acara, selama acara, dan saat evaluasi acara

• Memastikan dan membuat multimedia untuk keperluan acara (sesuai permintaan sie

acara)

• Bekerja sama dengan sie humas untuk publikasi kegiatan


SIE HUMAS

Menghubungi pemateri

• Mencari informasi tentang pemateri/institusi yang diundang untuk mengisi suatu acara.

Jika belum dapat, hubungi dosen yang diketahui lewat ketua pelaksana kegiatan.

• Memastikan bagaimana birokrasi tentang permintaan pemateri, dapat dengan cara

menghubungi nomor telepon yang bersangkutan. Bentuk birokrasi biasanya dari pihak

panitia.

• Diminta mengirim proposal atau surat permohonan pemateri.

• Terus mengfixkan pemateri (siapa, kapan, dimana, materi apa yang akan

disampaikan) melalui koordinasi dengan sie acara.

• Menanyakan nama, gelar, jabtan, dan nomor telepon pemateri.

• Memberikan kisi-kisi materi yang kita berikan sesuai jalan pikiran pemateri,

• Menanyakan dan memastikan kapan materi dari pemateri dapat kita peroleh dalam

rangka pengarsipan, persapan, evaluasi, dll.

• Meminta CV masing-masing pemateri.

• Jika semua sudah selesai, mengkonfirmasi kapan acara di lakukan, dimana, waktu

dimana masing-masing pemateri berbicara.

• Saat hari H, tingal memastikan pemateri untuk tetap di tempat acara berlangsung. Lalu

menghubungi kembali.

• Menjemput pemateri ke tempat pemateri sesuai perjanjian jika pemateri tidak datang

sendiri.

• Mempersilahkan dan memandu ke ruang acra berlangsung.

Menghubungi moderator

• Moderator ditentukan oleh sie acara, tugas sie humas hanya mengantar surat

undangan untuk berkenan menjadi moderator.

• Memebrikan materi dan CV masing-masing pemateri ke moderator.

• Saat hari H, menghubungi moderator untuk dating dan menemani pemateri berbicara

di depan.

Cara menggunakan telepon dan fax gratis

• Memebrikan proposal dan surat permohonan peminjaman telepon dan fax ke fakultas.

• Menunggu sampai di ACC.

Mencari semua tanda tangan pihak-pihak yang terdapat pada proposal , LPJ , dan surat-

surat terkait

• Sesuaikan alur birokrasi yang telah menjadi standar di BEM

Undangan untuk datang ke acara

• Mencari nama dan NIP mulai dari Rektor, PR(1,2,3,4), Dekan, PD(1,2,3), Kajur, Sekjur,

dan pihak-pihak lain yang bersangkutan.


• Setelah itu mengirimkan masing-masing undangan. Untuk rector, PR (1,2,3,4), Deka,

dan PD(1,2,3).

Izin publiasi Kabag UHTLP

• Membuat surat untuk Kabag UHTLP Unibraw, meminta tolong kestari untuk

membuatkan.

• Mengirimkan ke rektorat lantai 4 bagaian UHTLP yang biasanya merupakan tempat

spanduk di stempel atau di tanda tangani .

Izin publikasi ke dinas perijinan

• Menelepon dinas perijinan.

• Mengisi formulir, membawa fotocopy KTP untuk keperluan izin publikasi.

Izin kegiatan

• Rektorat

Membuat proposal – surat izin – mengirim ke rektorat lantai 2 bagian kemahasiswaan –

menunggu dalam kurun waktu sekita 1 minggu – diambil lagi di lantai 2 bagian

kemahasiswaan (jangan di setempel terlebih dahulu sebelum fotocopy,persiapan jika

membutuhkan kopiannya).

SIE KONSUMSI

• Menuliskan kemungkinan yang akan terjadi pada hari H dan apa saja yang perlu

dipersiapkan sesuai harapan anda dalam Sie Konsumsi.

• Mencari informasi sebanyak-banyaknya tentang catering, tempat belanja yang murah,

jenis-jenis roti, dll.

• Selalu berkoordinasi dengan sie acara karena sangat penting hubungannya dengan

pesanan sie konsmsi (missal, waktu makan peserta/panitia kegiatan).

• Mempertimbangkan penggunaan catering. Hal ini sangat penting, karena jika

menggunkan catering, biasanya tidak memerlukan snack (missal seperti di seminar).

• Memepertimbangkan penggunaan catering. Hal ini sangat penting, karena jika

menggunakan catering, biasanya tidak memerlukan snack (missal seperti di seminar).

• Memepertimbangkan catering cadangan, untuk penjaaan jika terjadi hal-hal yang tidak

diinginkan.

• Untuk pemberian makan peserta dalam jumlah yang sangat banyak dan tidak

menekankan keseragaman rasa(missal PK2 maba), lebih baik memesan ke lebih dari

satu catering, untuk mengurangi resiko dan mencegah kebasian.

• Pertimbagkan biaya dan waktu pemesanan. Usahakan jauh hari.

• Sebelumnya, untuk memudahkan koordinasi dengan pihak catering.

• Pastikan jumlah peserta /panitia/undangan yang akan diberi makan beberapa hari

sebelumnya untuk memudahkan penghitungan konsumsi.

• Membuat anggaran dana semu berapa kira-kira dana yang dibutuhkan untuk sie


konsumsi.

• Mengoptimalkan koordinasi antar anggota sie konsumsi.

• Memepertimbangkan jenis makanan yang akan disajikan di hari H, mulai jenis , rasa

waktu, dll.

• Mengidentifikasi peralatan yang dibutuhkan untuk sie konsumsi, sedapat mungkin

dapat terlengkapi beberapa hari sebelum hari H.

SIE DANA USAHA

1. Mencari criteria sie dana usaha yang:

• Mengerti job desc dari sie danus.

• Tidak mengemban terlalu banyak amanah, jika terpakasa, usahakan dia tetap

berkomitmen dengan tugas sie dana usaha.

• Memiliki rasa percaya diri yang kuat.

• Berani mengambil keputusan.

• Cerdas dalam memanfaatkan situasi meraih keuntungan.

• Mau mengambil resiko, rajin, mau berkorban, kreatif.

• Tidak banyak menolak, jika diminta tolong ke sponsor-sponsor.

• Memiliki koneksi-koneksi yang sekiranya dapat dimintai dana atau bantuan.

• Lebih diutamakan memiliki kendaraan pribadi, untuk memudahkan pekerjaannya,

terlebih jika sie transport sedang berhalangan.

2. Meminta proposal sponsorship ke sie kestari sesuai dengan format yang sie danus

minta. Perlu diperhatikan, rata-rata sponsor mau memberikan bantuan jika mengirim

proposal 2-3 bulan sebelum hari H. Jadi kita jarus gerak cepat!!!

3. Ketika proposal kegiatan sudah disetujui, segera memita bantuan sie kestari untuk

membuat proposal sponsorship dan proposal permohonan bantuan dana.

4. Menentukan tempat-tempat yang akan diajukan proposal sponsorship dan

permohonan bantuan dana. Gabi tugas ke masing-masing anggota sie danus, usahakan

dari awal hingga akhir, masing-masing anggota sie tetap memegang tempat pengajuan

sponsor yang sudah ditugaskan kepadanya sebelumnya.

5. Sumber dana usaha kegiatan tidak hanya berasal dari sponsorship dan permohonan

bantuan dana, sie dana usaha juga dapat mencari peluang mendapatkan dana lewat

uaha lain, misalnya, berjualan barang, pernak pernik kegiatan, dll yang keuntungannya

digunakan untuk kegiatan yang bersangkutan.

6. Jangan lupa untuk terus berhubungan dengan tempat-tempat pengajuan sponsorship

dan permohonan dana. Usahakan semaksimal mungkin sampai mereka mau

memberikan sponsor dan bantuan dana.

7. Membuat deadline pencantuman logo sponsor di publikasi (pamphlet, leaflet, dll).

Usahakan 3 minggu sebelum hari H sudah memegang logo semua sponsor.


8. Terus mengkoordinasi dan mengontrol kerja naggota sie danus, pastikan tidak ada

yang macet. Beri masukan yang tidak menjatuhkan . jika sudah memeberi kepercayaan

penuh ke seseorang untuk mencari dana, jangan disalahkan atas apapun keptusannya.

Terus berilah dukungan.

9. Kerja sama dengan sie Dokumentasi dekorasi, berikan logo sponsor ke mereka untuk

diproses. Pastikan jika pencatuman logo sponsor sesuai dengan kesepakatan dengan

pihak yang memberi sponsor.

10. Setelah hari H, segera membuat LPJ sie danus, berikan kepada sie kestari. Jangan

lupa juga untuk meminta sie kestari untuk membuat LPJ untuk diberikan kepada pihak-

pihka yang telah memberikan sponsor dan bantuan dana. Berikan bukti pencantuman

logo dalam media sponsor ke masing-masing sponsor yang logonya tercantum di

masing-masing media sponsor.

SIE KORLAP

Panitia yang ditunjuk untuk melakukan koordinasi dengan fakultas-fakultas Di Politeknik

Dharmapatria,terkait penyelenggaraan Seminar dan Dialog Interaktif. Tugasnya adalah

sebagai berikut :

• Melakukan koordinasi internal dengan panitia terkait informasi maupun update berita

dari semua panitia pelaksana

• Menjadi koordinator lapangan pada acara Seminar

• Turut mengatur keamanan peserta maupun panitia pelaksana


apa-yang-dipersiapkan-dan-dilakukan-ketika-jadi-panitia.docx

Documents