ANLISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN

PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN

PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Melva Resarina Sidabutar

08.12.3092

kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS AND SYSTEM INFORMATION DESIGN OF OFFICIAL GOVERNMENT DATA

COLLECTION IN INDUSTRY AND TRADE COOPERATION OF NABIRE

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENDATAAN PEGAWAI PADA DINAS KOPERASI PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN NABIRE

Melva Resarina Sidabutar Krisnawati

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Computer-based information technology, now increasingly covering almost all

aspects including service KOPERINDAG Kab Nabire. Therefore,now many companies and

government organizations in indonesia technology. Nevertheless there are still many

goverment agencies still face difficulties because of the problems and weaknesses of the

system are made. Therefore we need a new data processing system which computerized

data processing system. Data processing was done carefully,thoroughly and precisely so as

not to cause delay in the presentation of an information.

Data processing applications have a very important influence in an institution

keadministrasian,especially in terms of processing and presenting data. Nevertheless there

are still many government agencies are still doing manual processing system,causing various

problems and slowness in processing and presenting data. Computer is one tool that can

process data quick ly and precisely than human capabilities. Especially in data processing

that is big enough and fast information is needed both for internal and external.

Concrete measures undertaken service KOPERINDAG Kab. Nabire to be able to

compete is to use information technology such as information system application which can

later be easy to create employment report. One of these applications are staffing information

system which is to facilitate the processing of data that previously was done manually.

By using the computer all data can be collected even become one and canb be easily used at

anytime. Very berbada far with that done manually, because the data is stored neatly and

very difficult to be taken at anytime due to storange that is not effective, because the

computerized system is needed for those who still do it manually.

Keyword : data,informaton,system

1. PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi yang semakin pesat khususnya dibidang

komputerisasi mendorong banyak instansi dan perusahaan-perusahaan milik negara

maupun swasta untuk dapat memanfaatkan teknologi ini agar mampu bersaing

dalam era globalisasi seperti sekarang ini.

Kantor dinas koperasi perindustrian dan perdagangan di kabupaten nabire,

memiliki sistem pengolahan data yang masih terdapat kekurangan dan kelemahan,

menghambat proses administrasi kepegawaian, karena memperoleh data dilakukan

dengan memeriksa dari sekian tumpukan arsip yang ada,sehingga memerlukan

banyak waktu.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai

suatu tujuan tertentu.

Suatu sistem mempunyai maksuda tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari

suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan

untuk mencapai suatu sasaran (objectives)

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Menurut Gordon B. Davis, Informasi adalah data yang telah diolah menjadi

sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengembalian

keputusan saat ini atau mendatang

2.2.2 Siklus Informasi

Data yang diolah melalui suatu model sehingga menjadi beberapa informasi yang

cukup penting oleh sipenerima,yang akan digunakan sebagai bahan masukan untuk

melakukan pengambilan keputusan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah

data kembali yang lebih bermanfaat lagi.

2.2.3 Kualitas Informasi

Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor,yaitu sebagai berikut :

a. Akurat, informasi yang dihasilkan harus bebas dari kesalahan-

kesalahan menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas

mencerminkan maksudnya.

b. Tepat Waktu, informasi yang datang pada penerima tidak boleh

terlambat. Informasi yang sudah usang nilainya akan berkurang

bahkan mungkin tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi

merupakan landasan dalam pengembalian sebuah keputusan.

c. Relevan, informasi yang dilakukan harus memberikan manfaat bagi

pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan

yang lainnya berbeda.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

2.3.1 Pengertian Sistem Informasi

Menurut Robert A. Letih dan K. Roscoe Davis sebagai berikut :

Sistem informasi adalah suatu sistem didalm suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan

yang diperlukan.

2.3.4 Sistem Informasi Kepegawaian

Merupakan sistem yang mengolah data kepegawaian. Dimana sistem ini dibuat

untuk mempermudah pengolahan data pegawai dalam suatu instansi atau perusahaan.

Adapun tujuan dari sistem kepegawaian ini adalah untuk membentuk mekanisme

pengumpulan data,entry data, sehingga data yang ada dapat dijamin kebenaranya dan

memberikan informasi yang optimal yang dapat membantu pimpinan menentukan kebijakan

kepegawaian dan dapt membantu manajemen kepegawaian.

2.4 Konsep Analisis dan Perancangan Sistem

2.4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke d alam bagian-

bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi

permasalahan,kesempaan,hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharpakan sehingga

dapat diusulkan perbaikannya.

2.5 Konsep Dasar Basis Data

Basis data adalah sekumpulan data yang saling berkaitan satu dengan yang lain

sehingga dapat menyajikan sebuah informasi yang sesuai dengan tujuan yang telah

ditetapkan.

3.3 Identifikasi Masalah

Dari penjelasan pada bab sebelumnya dapat disimpulkan beberapa masalah yang

timbul pada dinas KOPERINDAG kab. Nabire yaitu :

1. Pengolahan data yang kurang efektif dan efisiensi dikarenakan belum optimalnya

penggunaan komputer.

2. Proses pembuatan laporan yang masih lambat dan kurang akurat

3. Pegawai yang menangani proses pembuatan laporan sudah bekerja secara

maksimal namun kemampuan kerja sistem masih dirasakan kurang.

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN

3.4.2 Analisis Kebutuhan Informasi

Informasi merupakan hal yang penting bagi sebuah organisasi. Dengan informasi

yang lengkap organisasi-organisasi dapat membuat keputusan-keputusan yang lebih baik

sehingga tujuan organisasi akan dapat tercapai.

3.5 Analisis kelayakan sistem

Studi kelayakan merupakan proses mempelajari dan menganalisa masalah yang

telah ditentukan sesuai dengan tujuan akhir yang harus dicapai. Tujuan utama dari analisa

kelayakan adalah menguji apakah sistem baru yang akan diterapkan sebagai pengembang

dari sistem yang lama layak dipakai atau tidak.

3.7 Perancangan Sistem

Rancangan sistem secara umum merupakan tahap persiapan dan perancangan

secara rinci dengan sistem baru yang akan diterapkan.

3.7.1 Rancangan Model

Rancangan model yang dibuat menggunakan 2 sistem, yang pertama yaitu diagram

alir (Flowchart ) yaitu sistem yang akan mengidentifikasi urut-urutan atau prosedur kerja pada

sebuah sistem. Sistem flowchart ini sangat berpengaruh terhadap pembuatan sistem.

Sedangkan yang kedua adalah logical model yang digambarkan dengan diagram arus data

(data flow diagram),model ini menjelaskan kepada user bagaimana nantinya fungsi pada

sistem informasi secara logika akan bekerja.

3.8 Perancangan Basis Data

Database merupakan kumpulan dari dua data yang saling berhubungan satu dengan

yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk

memanipulasi datanya. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam

sistem informasi,karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.

3.9 Perancangan Tabel

Rancangan tabel bertujuan untuk merancang struktur tabel. Rancangan struktur

tabel bertujuan untuk menentukan tipe data dan ukuran masing-masing tabel,sehingga data

dapat disimpan dengan ukuran dan tipenya.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengertian Implementasi Sistem

Implementasi merupakan tahap dimana program aplikasi siap dioperasikan pada

keadaan yang sebenarnya sehingga dari sini akan diketahui apakah program aplikasi benar -

benar dapat menghasilakan keluaran yang sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

4.2 Rencna Implementasi

Rencana implementasi merupakan suatu arah dan batasan yang harus

dilaksanakan. Rencana tersebut mencakup anggaran dan biaya dengan tujuan untuk

memberikan pengendalian pengeluaran biaya, selain fungsi anggaran terdapat penjadwalan

yang berfungsi untuk pengendalian terhadap waktu implementasi.

4.3 Pelaksanaan Proses Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap penggunaan sistem yang diusulkan agar

dapat dioperasikan sesuai dengan harapan dan tujuan dari kegiatan ini,yaitu untuk

menyiapkan perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan.

4.3.1 Pemilihan dan Pelatihan Personil

1. Pemlihan Personil

Proses pemilihan personil untuk menjadi user atau admin dalam menjalankan sistem

diambil dari pegawai dinas KOPERINDAG yang sudah ada. Selain tidak perlu lagi

mencari pegawai yang baru, maka dengan menggunakan pegawai yang lama

diharapkan kinerja sistem tidak akan banyak mengalami gangguan karena pegwai

yang alam bisa mengerti.

2. Pelatihan Personil

Personil yang akan mengoperasikan sistem ini perlu dilatih untuk hal-hal yang belum

mereka pahami. Metode yang bisa ditempuh untuk melak ukan pelatihan

personil,yaitu:

a. Pelatihan Prosedur

b. Pelatihan Tutorial

c. Pelatihan Praktek Kerja

4.3.2 Instalasi Perangkat Lunak

1. Instalasi SQL Server 2000

2. Instalasi Aplikasi

4.3.3 Pengetesan Program

Pengetesan sistem dilaksanakan setelah dilakukan pengetesan program. Tujuan

pengetesan program sistem untuk memastikan bahwa komponen -komponen dari sistem

telah berfungsi sesuai dengan yang diharapkan. Uji coba perlu dilakukan untuk mencari

kesalahan-kesalahan yang mungkin masih terjadi. Uji coba sistem termasuk juga pengetesan

program secara menyeluruh. Uji coba sistem dilakukan secara menyeluruh dengan kata lain

apakah kumpulan dari program-program telah berjalan dengan baik dalam satu sistem.

Pengetesan sistem dilakukan agar diketahui apakah program telah bebas dari

kesalahan-kesalahan yang timbul dalam penulisan program pengolahan data pegawai

adalah :

a. Kesalahan bahasa atau kesalahan penulisan yaitu kesalah didalam

penulisan source program yang tidak sesuai dengan apa yang telah

disyaratkan.

b. Kesalahan waktu proses yaitu kesalahn yang terjadi sewaktu executable

program dijalankan. Keselahan ini menyebabkan proses program berhenti

sebelum selesai pada saatnya,karena kompiler menentukan kondisi-kondisi

yang belum terpenuhi kerena tidak dapat dikerjakan.

4.3.4 Tindak Lanjut Implementasi

Pada tahap tindak lanjut implementasi ini terdapat tahapan pemeliharaan sistem

dilaksanakan selagi sistem masih berjalan dan tetap dipakai. Tahap operasi dan

pemeliharaan meliputi :

a. Memahami berbagai kendala dan kelemahan pada sistem yang digunakan

dengan tujuan untuk melakukan analisis kearah pengembangan.

b. Membuat pencatatan dokumentasi hasil pemeliharaan sistem unutk

digunakan sebegai referensi.

4.3.5 Konversi Sistem

Konversi sistem dilakukan setelah kegiatan pengetesan program dan sistem selesai

dengan baik,tanpa ada masalah pada sistem yang baru. Konversi sistem merupakan proses

untuk meletakkan sistem baru supaya siap digunakan,diharapkan sistem baru dapat

menggantikan proses sistem yang lama.

4.4 Pembahasan Program

Pembahasan program (manual program) dimaksuda untuk mengetahui bagaimana

cara menjalankan atau mengoperasikan sistem yang diusulkan sekaligus sebagai penentuan

yang akan menggunakannya.

4.4.1 Form Login

Gambar 4.18 Form Login

Fungsi form password adalah auntetifikasi hak ases pengguna untuk masuk kemenu

utama. Untuk memulai program terlebih dahulu memasukkan nama dan password kemudian

klik tombol Login atau tekan enter.

4.4.2 Form Menu Utama

Gambar 4.20 Form Menu Utama

Setelah memasukan password yang benar maka akan masuk ke menu utama yang

menampilkan tombol-tombol utama. Dan bila di klik tombol utama tersebut akan muncul sub -

subnya, kemudian bila diklik tombol sub-subnya tersebut akan masuk ke form yang dituju.

4.4.3 Form Input Data Pegawai

Gambar 4.21 Form input data pegawai

Sub menu data pegawai digunakan untuk memasukan data-data pegawai yang ada

di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire.

4.4.4 Form Input Data Jabatan

Gambar 4.22 Form Input data Jabatan

Sub menu data jabatan digunakan untuk memasukkan data -data jabatan pegawai

yang ada di dinas koperasi perindustrian dan perdagangan Kab. Nabire

4.4.5 Form Input Data Pangkat

Gambar 4.23 Form Input data jabatan

Sub menu data pangkat digunakan untuk memasukan data pangkat para pegawai,

dan dapat diubah apabila ada kesalahan.

4.4.6 Form Input data golongan

Gambar 4.24 Form Input data golongan

Sub menu data golongan untuk mengisi data golongan, merubah data g olongan, dan

mencari data golongan.

4.4.7 Form Input data User

Gambar 4.25 Form Data User

Sub menu data user untuk menentukan siapa saja yang biasa mengelola atau masuk

kedalam aplikasi ini

4.4.8 Form Input data mutasi

Gambar 4.26 Form Input data Mutasi

Sub menu data mutasi untuk mengisi datas mutasi, merubah data mutasi,mencari

data mutasi,menghapus data mutasi, dan menyimpan data mutasi.

4.4.9 Form Input data Pangkat Pegawai

Gambar 4.27 Form input data pangkat pegawai

Sub menu data pangkat pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data

pangkat pegawai,merubah data pangkat pegawai,mencari data pangkat pegawai,menghapus

data pangkat pegawai,dan menyimpan data pangkat pegawai.

4.4.10 Form Input data golongan pegawai

Gambar 4.28 Form Input data golongan pegawai

Sub menu data golongan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data

golongan pegawai,merubah data golongan pegawai,mencari data golongan

pegawai,menghapus data golongan pegawai,dan menyimpan data golongan pegawai.

4.4.11 Form Input data jabatan pegawai

Gambar 4.29 Form input jabatan pegawai

Sub menu data jabatan pegawai dari menu input digunakan untuk mengisi data

jabatan pegawai, merubah data jabatan pegawai, mencari data jabatan pegawai, menghapus

data jabatan pegawai, dan menyimpan data jabatan pegawai.

4.4.12 Laporan data pegawai

4.4.13 Laporan data mutasi

4.4.14 Laporan data golongan

4.4.15 Laporan data pangkat

4.4.16 Laporan data jabatan

4.4.17 Laporan data golongan pegawai

4.4.18 Laporan data jabatan pegawai

4.4.19 Laporan data jabatan pangkat pegawai

5. Kesimpulan dan saran

5.1 Kesimpulan

Pada dasarnya penelitian dilakukan sebagai modal utama penyusunan skripsi.

Bagaimana dan bagaimana sistem informasi pengolahan data diterapkan, penulis

memnbuat kesimpulan sebagai berikut :

a. Sistem yang berjalan pada saat ini masih diproses secara manual, baik dalam

pelaksanaan dan media penyimpanannya dapat memungkinkan adanya kesulitan

dimasa yang akan datang. Meskipun pada saat ini permasalahan tersebut berupa

lambatnya penyajian informasi yang dibutuhkan sistem,sehingga sistem kurang

efektif.

b. Sistem yang baru telah terkomputerisasi yang dibangun berdasarkan sistem yang

sedang berjalan,sehingga dapat dikonversikan secara lebih sederhana dan mudah

pengoperasiannya.

c. Dalam penggunaan sistem baru dengan software visual basic 6.0 dan microsoft SQL

server 2000 diharapkan dapat membuat sistem yang sudah berjalan menjadi efektif

serta dapat menyajikan informasi secara tepat,cepat dan akurat. Aplikasi yang dibuat

sudah layak untuk dipakai meskipun masih sederhana.

5.2 Saran

a. Sistem informasi ini berbasis komputer dapat diterapkan untuk membantu pihak

instansi atau lembaga atau pengguna yang bersangkutan dalam melakukan

pengolahan data dengan jumlah besar.

b. Agar lebih efektif maka hendaknya sistem inrformasi pengolahan data pegawai yang

dilakukan secara manual diperbaharui dengan menerapkan sistem yang

terkomputerisasi. Dengan sistem yang komputerisasi maka semuanya akan berjalan

dengan efektif dan efisiensi, sehingga akan menguntungkan pihak pemakai.

Dengan kesimpulan dan saran serta informasi yang dapat penulis sampaikan. Dengan

mempertimbangkan saran tersebut diatas, penulis berharap sistem yang diusulkan dapat

diterima dan diterapkan.

DAFTAR PUSTAKA

Andi sunyoto (2007), pemrograman database dengan visual basic dan microsoft sql server

2000

Hanif Al Fatta. (2007), Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta : penerbit

Andi Offset. Yogyakarta

Jogiyanto,HM. Analisis dan desain sistem informasi pendekatan terstruk tur teori dan praktek

aplikasi bisnis. Andi Offset. Yogyakarta

Kusrini,M.Kom. (2006). Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data