Analisis PekerjaanAnalisis Pekerjaan

Wahid A. JauhariWahid A. Jauhari

UNS 20UNS 201010

Analisis PekerjaanAnalisis Pekerjaan• Analisa jabatan (job analysis) merupakan suatu

proses penggambaran dan pencatatan informasi yang berkaitan dengan perilaku dan kegiatan yang dilakukan dalam suatu pekerjaan. Hal ini merupakan usaha untuk menyatakan dalam kata-kata apa yang dikerjakan oleh seseorang pada suatu jabatan tertentu

• Analisa Jabatan ( Job Analysis) juga merupakan proses dari serangkaian kegiatan yang secara sistematis mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang relevan dengan jabatan tersebut dalam kurun waktu tertentu

Analisis Pekerjaan Vs Desain PekerjaanAnalisis Pekerjaan Vs Desain Pekerjaan

• Analisi pekerjaan lebih sempit sifatnya

• Suatu sistem formal yang mengumpulkan data tentang apa yang dikerjakan orang dalam pekerjaannya

• Fokus utama :mendapatkan pengertian yang jelas tentang apa yang dilakukan dalam suatu pekerjaan dan kemampuan apa yang diperlukan untuk mengerjakannya sesuai dengan desainnya

• Desain pekerjaan lebih luas sifatnya

• Tujuan : – mencocokkan kebutuhan

produktivitas organisasi dengan kebutuhan individu

– Memberikan individu pekerjaan yang cocok dan efektif dalam gerak organisasi

• Perhatian : mengubah, menyederhanakan, memperluas, memperkaya, usaha membuat pekerjaan sedemikian rupa usaha dari setiap tenaga kerja sejalan dengan pekerjaan lainnya

Pihak yang membutuhkan analisis pekerjaanPihak yang membutuhkan analisis pekerjaan

• Rekruter– Rekruter harus mengetahui apa yang dibutuhkan oleh suatu jabatan

dan orang seperti apa yang akan mendudukinya.• Trainer

– Trainer harus mengetahui dan memahami jabatan tersebut untuk menentukan bentuk pelatihan seperti apa dan bagaimana yang akan diberikan kepada pemegang jabatan agar pemegang jabatan tersebut dapat melakukan tanggung jawabnya dengan baik.

• Assessor/Penaksir– Assessor harus dapat mengukur kinerja individu dibandingkan dengan

hasil kerja yang sebenarnya dibutuhkan jabatan tersebut.• Perencana karir

– Perencana karir harus mampu menilai jabatan mana yang berhubungan dengan maksud dan tujuan pengembangan serta mampu menempatan pekerja sesuai dengan aspirasi dan kompetensi yang dimiliki individu dan kebutuhan perusahaan.

• Perencana organisasi– Perencana organisasi harus mampu membuat suatu rencana untuk

mengembangkan organisasi termasuk kebutuhan pengembangan jabatan.

Pihak yang membutuhkan analisis Pihak yang membutuhkan analisis pekerjaan (cont’d)pekerjaan (cont’d)

• Penilai kerja– Penilai kerja harus dapat menimbang tingkat kesukaran dan

kepentingan jabatan dibandingkan dengan jabatan yang lainnya dalam suatu organisasi.

• Jajaran Manager– Para manajer memperoleh hasil melalui kerja para bawahannya. Para

manajer harus mengetahui dan melihat agar dapat melakukan perbaikan seperlunya serta mampu mengarahkan usaha pekerja (karyawan) yang memegang jabatan tersebut.

• Chief Executive– Chief Executive harus dapat memimpin dan memotivasi semua

pekerjanya dalam organisasi untuk mencapai tujuan perusahaan, dan harus mengembangkan organisasi untuk memenuhi kebutuhan perubahan dan memastikan keberadaannya dapat dilanjutkan.

• Pekerja (Pemegang jabatan)– Pemegang jabatan harus memiliki pengetahuan tentang

pekerjaan/jabatannya agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik

Langkah utama dalam Langkah utama dalam analisis pekerjaananalisis pekerjaan

• Penentuan tugas-tugas utama, aktivitas-aktivitas, tingkah laku, maupun kewajiban-kewajiban yang harus dilakukan.

• Melakukan identifikasi terutama berkaitan dengan pengetahuan, kemampuan, keahlian, dan karakteristik lainnya (KASOCs, Knowledge, Abilities, Skills, and other Characteristics) yang harus dimiliki untuk melaksanakan tugas-tugasnya

Identifikasi knowledge, ability, Identifikasi knowledge, ability, skill, other characteristicskill, other characteristic

• Pengetahuan (knowledge) disini mengacu pada struktur informasi yang teratur (an organized body of information) biasanya berupa fakta ataupun prosedur alami yang diaplikasikan langsung dalam kinerja suatu fungsi tertentu.

• Kemampuan (Ability) mengacu pada kompetensi yang ditunjukkan dalam melakukan perilak yang dapat diamati ataupun perilaku yang menghasilkan produk yang dapat diamati.

• Keahlian (Skill) adalah kompetensi untuk mempelajari tingkah laku psikomotor, dan termasuk pengolahan data, orang maupun benda baik secara manual, verbal, maupun secara mental.

• Karakteristik lainnya (other characteristics) adalah kepribadian, perilaku, maupun tingkah laku fisik ataupun mental yang diperlukan dalam melaksanakan suatu pekerjaan.

Uraian PekerjaanUraian Pekerjaan• Uraian Jabatan (Job Description)

merupakan hasil dari analisa jabatan. Uraian jabatan berisi informasi tentang jabatan tersebut.

• Job deskripsi yang baik adalah dapat memberikan sebuah dokumen sehingga semua orang dapat membuatnya secara benar (rekruiter dapat menyiapkan spesifikasi orangnya, trainer dapat merencanakan program pelatihan, dll).

Yang harus diperhatikan dalam uraian Yang harus diperhatikan dalam uraian pekerjaanpekerjaan

• Mengapa jabatan tersebut ada? Bagaimana hubungan kerja jabatan tersebut dengan jabatan yang lainnya?

• Apa yang diharapkan dari tujuan jabatan tersebut? Pengaruh apa yang dapat ditimbulkannya?

• Kemampuan/spesialisasi apa yang dibutuhkan jabatan tersebut? Berapa nilai kompetensinya?

• Elemen-elemen seperti perencanaan, pengaturan, evaluasi, inovasi, dan sebagainya, mana yang harus ditingkatkan sekarang? Apa yang harus diatur dan kemampuan manajerial mana yang harus dimasukkan ?

• Kemampuan hubungan manusia level mana yang dibutuhkan?• Bagaimana struktur jabatannya? Di manakah batas-batasnya?

Instruksi, prosedur, tujuan, kebijaksanaan yang bagaimana yang harus diberikan pada pekerja?

• Bagaimana batas-batas otoritas pekerja? kebijaksanaan apayang digunakan untuk pengambilan keputusan? Keputusan apa yang diharapkan dari pekerja dan diharuskan diambil?

• Tantangan yang dihadapi oleh jabatan tersebut? Persoalan apa yang mungkin terjadi? Bagaimanakah kebutuhan pemecahannya?

Persiapan Uraian PekerjaanPersiapan Uraian Pekerjaan

• Persiapan Uraian Jabatan adalah serangkaian proses yang terdiri dari tiga proses antara pekerja/pemegang jabatan, atasan dan analisa jabatan.

• Pekerja/pemegang jabatan merupakan sumber utama informasi yang aktual tentang jabatan tersebut.

• Atasan melihat jabatan secara perspektif. • Job Analis adalah bagian yang terlepas dari

keduanya yang mencoba melatih memahami jabatan tersebut dan membantu pekerja dan atasan untuk mencoba menggambarkan job deskripsi serta membimbing semua perubahan hingga semua persetujuan atau kesepakatan dicapai antara semua pihak pada bagian akhirnya.

Wawancara dan kuisioner untuk analisis Wawancara dan kuisioner untuk analisis pekerjaanpekerjaan

Ada tiga prinsip dasar yang dipakai dalam pendekatan ini :

• Melakukan analisis bukan mendaftar semua pekerjaan yang dilakukan oleh pemegang jabatan. Job analist memilah-milah jabatan kedalam bagian-bagian yang penting, menelitinya dan menyusun ulang ke dalam pemahaman yang lebih mudah.

• Yang dianalisis adalah jabatannya bukan orangnya. Analisis tidak berhubungan dengan performansi, gaya, karakter, sejarah karir, atau apa saja mengenai pekerja. Hal ini berhubungan dengan jabatan, dan segala sesuatu yang menyangkut pekerjaan.

• Fakta/kenyataan, bukan pertimbangan. Hal ini merupakan aturan dari analis untuk membuat pertimbangan mengenai jabatan. Tugasnya adalah menyampaikan informasi yang aktual dan jelas.

Format Uraian pekerjaan (uraian Format Uraian pekerjaan (uraian jabatan)jabatan)

• Identifikasi• Tujuan Jabatan• Dimensi• Tanggung Jawab Utama• Ruang Lingkup Jabatan• Hubungan Kerja• Kualifikasi Minimum Jabatan• Kedudukan dalam Organisasi

IdentifikasiIdentifikasiIdentifikasi adalah bagian awal dari Uraian Jabatan yang berisi :•Sebutan Jabatan•Pemegang Jabatan •Melapor kepada•Subdit/Fungsi•Tanggal•Diperiksa•Disetujui•Dibuat oleh

Tujuan jabatanTujuan jabatan

• Berisi satu kalimat (umumnya satu kalimat kecuali yang multitask) yang menjelaskan bagian dari tujuan perusahaan yang hendak dicapai oleh jabatan, peran spesifik jabatan, akibat yang ditimbulkan jika jabatan ini ditiadakan dan mengapa jabatan ini diciptakan

Tujuan jabatan (cont’d)Tujuan jabatan (cont’d)

Kegiatan Hasil

How + What(Kata kerja objek)

Why(mengapa jabatan

tersebut perludiciptakan)

Tujuan jabatan (cont’d)Tujuan jabatan (cont’d)Tujuan jabatan mengindikasikan :• Key measures

– Indikator untuk mengukur keberhasilan pemegang jabatan

• Impact– Cakupan luasnya sasaran jabatan

• Constrain– Batasan, aturan atau standar yang

harus dipenuhi

DimensiDimensiMerupakan besaran kuantitatif yang menunjukkan

skala “besarnya” cakupan jabatan, secara langsung atau tidak langsung.

Ada dua dimensi jabatan yang dipakai dalam format Uraian Jabatan yaitu :

• Finansial :–Anggaran, pengeluaran, biaya operasional tahunan–Pendapatan, penjualan tahunan

• Non finansial :–Jumlah bawahan langsung , total karyawan dalam subdit atau unit.–Jumlah unit pembangkit–Jumlah proyek–Jumlah klien

Tanggung jawab utamaTanggung jawab utama

• Menjelaskan kontribusi utama jabatan dalam memenuhi Tujuan Jabatan. Tanggung Jawab Utama berupa kalimat singkat, jelas , berfokus pada hasil, mempunyai perbedaan yang nyata ( distinc ) antara satu dengan lain serta tidak terdapat dalam daftar Tanggung Jawab Utama Jabatan lain.

Tanggung jawab utama (cont’d)Tanggung jawab utama (cont’d)

Kegiatan Hasil Akhir

How + What(Kata kerja objek)

Why(untuk apa kegiatan

dilakukan)

Tanggung jawab utama (cont’d)Tanggung jawab utama (cont’d)

• Langkah Penulisan Tanggung Jawab Utama– Langkah 1 : Identifikasi kontribusi utama

jabatan (Umumnya 4-8 kontribusi utama )– Langkah 2 : Untuk tiap kontribusi utama,

tentukan Kegiatan dan Hasil Akhir Format

• Penulisan Tanggung Jawab Utama mengacu pada bentuk :

• How, What dan Why

Ruang lingkup jabatanRuang lingkup jabatan• Berisi narasi dari Uraian Jabatan

yang ditulis dalam paragraf prosa yang menggambarkan sifat dan ruang lingkup jabatan dalam konteks organisasi ; lingkungan kerja, posisi jabatan, hubungan kerja, tantangan pekerjaan dan sebagainya

Ruang lingkup jabatan (cont’d)Ruang lingkup jabatan (cont’d)Acuan yang dapat dipakai untuk penulisan Ruang Lingkup

Jabatan :

• Kepada siapa jabatan ini melapor• Jabatan apa saja yang melapor/bertanggung jawab kepada atasan

yang sama dan bagaimana jabatan-jabatan ini saling berkoordinasi

• Jabatan/posisi apa saja yang melapor kepada jabatan ini dan bagaimana kegiatan bawahan diatur dan dikontrol

• Aktivitas utama jabatan ini. Ini adalah bagian terpenting dari Ruang Lingkup Jabatan yang dapat diceritakan dari Tanggung Jawab Utama tentang bagaimana kerja dilaksanakan, substansi spesialis, teknis dan manajerial dan bagian tuntutan kreatif dan inovatif kerja.

• Hubungan kerja dengan pihak-pihak diluar atasan dan bawahan langsung

• Tantangan utama jabatan

Hubungan kerjaHubungan kerja• Berisi penjelasan hubungan kerja dengan pihak

lain selain atasan dan bawahan langsung yaitu hubungan kerja yang penting dengan :

• Kolega dari bagian lain di dalam perusahaan ( Internal)

• Kontak Bisnis di luar perusahaan (Eksternal)• Format penulisan :

Siapa ? Dari ? Tujuan ?

Kualifikasi minimum jabatanKualifikasi minimum jabatan

• Berisi persyaratan minimum jabatan untuk tingkat pemula bukan kualifikasi pemegang jabatan yang ada sekarang.

Kualifikasi dalam uraian jabatanKualifikasi dalam uraian jabatan

• Pendidikan formal– Dapat ditulis dalam beberapa alternatif jenis /

bidang pendidikan• Ketrampilan

– Berkaitan dengan keahlian / skill yang harus dimiliki yang diperoleh baik dari pelatihan atau otodidak

• Bahasa Asing– Kemampuan berbahasa asing yg dapat ditulis

lebih rinci misal; memahami naskah, menulis, membaca, memahami pembicaraan, berbicara atau standar test bahasa

Kualifikasi dalam uraian jabatan Kualifikasi dalam uraian jabatan (cont’d)(cont’d)

• Kompetensi– Berupa standar soft competence yang harus dimiliki

yang dapat digali dari serangkaian test psikologi (Behavioral Event Interview, dll ).

– Ada sepuluh jenis soft competence yang dimasukkan dalam format Uraian Jabatan :

• Pemikiran Konseptual ( Conseptual Thinking )• Pencarian Informasi ( Information Seeking )• Pemikiran Analitis ( Analytical Thinking )• Pelayanan Pelanggan ( Customer Service Oriented )• Motivasi Berprestasi ( Achievement )• Inisiatif ( Initiative )• Kerjasama Tim ( Team Work )• Kepemimpinan ( Leadership )

• Dampak dan Pengaruh ( Impact Influence )• Kepercayaan Diri ( Self Confidence )

Kualifikasi dalam uraian jabatan Kualifikasi dalam uraian jabatan (cont’d)(cont’d)

• Pengalaman Kerja– Berisi jenis dan lamanya pengalaman pada bidang

tertentu yang harus dimiliki sebelumnya. Dapat berupa alternatif beberapa jenis pengalaman dan lamanya pengalaman dikuasai.

• Sertifikasi– Pengakuan keahlian tertentu yang harus dimiliki dan

keahlian ini diakui oleh lembaga yang berkompeten sesuai dengan standar nasional, atau internasional.

• Training– Persyaratan Pelatihan yang harus dimiliki yang

berkaitan dengan bidang pekerjaan / tugas dan tanggung jawab utama jabatan.

Kedudukan dalam organisasiKedudukan dalam organisasi

• Berupa bagan organisasi untuk menggambarkan posisi jabatan dalam struktur organisasi.

Jenis analisis jabatanJenis analisis jabatan• Traditional Job Analysis• Results-oriented Job Description/

RODs

Traditional Job AnalysisTraditional Job Analysis• Model tradisional ini mencari informasi

sekitar tiga aspek, yaitu : – tanggungjawab (responsibilities), merinci unit

organisasi dimana suatu kedudukan harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendali pelaksanaan;

– kewajiban-kewajiban (duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan; dan

– kualifikasi-kualifikasi (qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.

• Analisis jabatan yang berorientasi hasil ini juga dinamakan output-oriented job description

• Analisis jabatan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas harapan-harapan organisasi kepada para pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar, kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi minimal.

Results-oriented Job Results-oriented Job Description/ RODsDescription/ RODs

Metode pengumpulan data dalam Metode pengumpulan data dalam analisis jabatananalisis jabatan

• Questionnaire• Checklist• Diary• Observation• Activity Sampling• Activity Matrix• Critical Incident

QuestionnaireQuestionnaire• Metode ini menggunakan suatu form standar,

jobholders atau supervisor menggambarkan pekerjaan yang dianalisis. Data bisa dikumpulkan dengan survei surat maupun dengan interview langsung.

• Adapun karakteristik dari metode ini adalah adanya variasi untuk menggabungkan kuisioner individu dengan kuisioner grup. Selain itu respon yang diperoleh mungkin tidak lengkap dan sulit untuk diinterpretasikan. Interview mungkin memakan waktu lama dan sulit melakukan wawancara pada pekerja yang berada di berbagai lokasi.

ChecklistChecklist• Disini jobholders maupun supervisor

mencek item pada task inventori yang mengaplikasikan pekerjaan khusus mereka. Ceck list bisa dibuat sendiri dan juga bisa dibeli dari luar. Pelaksanaan check list tergantung pada pengakuan. Lebih murah, mudah untuk dianalisa. Namun kita harus memastikan bahwa semua aspek yang signifikan dari suatu pekerjaan dimasukkan dalam list.

DiaryDiary• Jobholders mencatat aktivitas yang

mereka lakukan dalam suatu catatan sendiri. Keuntungan metode ini adalah dapat mengumpulkan data ketika kejadian terjadi, tapi sering ditemui kesulitan untuk memperoleh masukan yang kontinu dan konsisten. Data yang terkumpul dalam format yang tidak standar

ObservationObservation• Pada metode ini analyst mencatat

persepsi yang dibentuk dengan mengamati langsung saat pekerjaan dilakukan. Kelebihan dari metode ini adalah analyst dapat melihat sendiri cara pekerja melakukan pekerjaannya sehingga bisa memperoleh data-data yang tidak didapat dari metode lain. Namun cara ini sangat tergantung pada persepsi dari analyst yang mengamati.

Activity SamplingActivity Sampling• Pengamatan dilakukan pada rentang

waktu yang acak/random, sehingga tidak perlu mengamati seluruh pekerjaan dari awal sampai akhir. Tapi cukup diambil beberapa sampel saja.

Activity MatrixActivity Matrix• Responden mengidentifikasi waktu

yang digunakan dalam hubungannya terhadap tugas dan produk atau pelayanan. Data yang terkumpul dapat dipertanggungjawabkan pada bagian human resources yang lain

Critical IncidentCritical Incident• Analyst menentukan derajat dari

masing-masing tingkah laku pekerja termasuk kehadiran dan absensinya