1

2-1

Reni RosariFE UGM

Analisis Pekerjaan

3-2

Reni RosariFE UGM

Setelah mempelajari sesi inidiharapkan saudara bisa:

Mendiskusikan analisis pekerjaan/jabatan (job analysis), termasukapa yang dimaksud dan bagaimana menggunakannyaMenggunakan paling sedikit tiga metode mengumpulkan informasianalisis pekerjaanMenulis deskripsi pekerjaan/jabatan (job descriptions) termasukringkasan-ringkasan dan fungsi-fungsi pekerjaan denganmenggunakan menggunakan metode internet dan tradisionalMenulis sepsifikasi pekerjaan/jabatan (job specifications)menggunakan internet sekaligus keputusan (judgements) saudaraMenjelaskan analisis pekerjaan/jabatan di dunia saat sekarang(job analysis in a “jobless” world), termasuk apa yang dimaksuddengan hal tersebut dan bagaimana hal tersebut dilakukan dalamprakteknya

3-3

Reni RosariFE UGM

1. Analisis Pekerjaan

Definisi analisis pekerjaan/jabatan (job analysis)Penggunaan informasi analisispekerjaan/jabatanLangkah-langkah dalam analisispekerjaan/jabatan

3-4

Reni RosariFE UGM

Analisis Pekerjaan (Job Analysis)apa yang dimaksud dan bagaimana digunakan?

prosedur untuk menetapkantugas dan ketrampilan yang dibutuhkan sebuah pekerjaandan juga tipe orang yang tepatuntuk pekerjaan tersebut.

3-5

Reni RosariFE UGM

Hasil dari analisis pekerjaan:

Deskripsi Pekerjaanwhat is expected in the jobdaftar tugas, tanggung jawab, aliran pertanggungjawaban danpelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab kepenyeliaan ygdituntut suatu pekerjaan

Spesifikasi pekerjaanstates the qualification & experience that is required in the jobmenyatakan tentang kualifikasi dan pengalaman yang dibutuhkandalam sebuah pekerjaantuntutan pekerjaan terhadap aspek manusianya yang menyangkutsyarat pendidikan, ketrampilan, kepribadian, dan lain-lain

3-6

Reni RosariFE UGM

Pekerjaan: Dianalisis, Dideskripsikan dandisediakan Spesifikasinya

Menentukan tugas-tugas dan ketrampilan yang dibutuhkanMembuat list tugas, tanggung jawab, pelaporan, kondisi kerja, supervisi jabatan/pekerjaanSyarat-syarat manusianya (“Human requirements”)

2

3-7

Reni RosariFE UGM

Informasi apa yang dikumpulkan?

Aktivitas-aktivitas kerja (work activities)MembersihkanMenjualMengajarMelukisBagaimana, mengapa dan kapan aktivitas dikerjakan/dilakukan

Perilaku manusia (human behaviors)Berpikir/berperasaan (sensing)berkomunikasi (communicating)Memutuskan (deciding)Menulis (writing)Tuntutan pekerjaan (job demands)

Mengangkat (lifting)Berjalan (walking)Dikendalikan (jumping jacks) ?

3-8

Reni RosariFE UGM

Informasi apa yang dikumpulkan?

Mesin, alat, peralatan dan alat bantu kerjaProduk-produk dibuat (products made)Bahan-bahan diproses (materials processed)Pengetahuan (knowledge)Jasa/pelayanan (services)

Standar prestasi kerja/ kinerja (performance standards)

Konteks pekerjaan (job context)Kondisi kerja (working conditions)Jadwal (schedule)Konteks organisasional (organizational context)Konteks sosial (social context)

Persyaratan manusianya (human requirements)

3-9

Reni RosariFE UGM

Informasi apa yang dikumpulkan?

Persyaratan manusianya (human requirements)

Pengetahuan dan ketrampilan-ketrampilan yang berkaitandengan pekerjaan (job-related knowledge and skills)

Pendidikan (education)Pelatihan (training)Pengalaman kerja (work experience)

Atribut-atribut personal (personal attributes)Kecerdasan/ketangkasan (aptitudes)Karakteristik fisik (physical characteristics)Kepribadian (personality)Ketertarikan/keinginan (interests)

3-10

Reni RosariFE UGM

Penggunaan informasi analisis pekerjaan

Analisis Pekerjaan

KeputusanRekrutmendan Seleksi

PenilaianKinerja

Evaluasi Pekerjaan –Keputusan Upah

dan Gaji(Kompensasi)

KebutuhanPelatihan

Deskripsi pekerjaandan

Spesifikasi pekerjaan

Gambar 3-1

3-11

Reni RosariFE UGM

Penggunaan informasi analisis pekerjaan

Rekrutmen dan seleksiAnalisis pekerjaan menyediakan informasi tentang apa pekerjaan yang dilakukan dan karakteristik manusia yang dibutuhkan untuk melakukanpekerjaan tersebut, membantu manajemen memutuskan siapa yang dipilihuntuk direkrut dan dipekerjakan

KompensasiAnalisis pekerjaan menyediakan informasi untuk menentukan nilai setiappekerjaan – dan kelas yang tepat bagi tiap pekerkjaan tersebut

Nilai pekerjaan, Gaji, Bonus, Relative job worthPenilaian Kinerja (Performance Appraisal)

Manajer menggunakan analisis pekerjaan untuk menentukan aktivitas khususpekerjaan dan standar kinerja dari pekerjaan tersebut

Pelatihan (Training)Deskripsi pekerjaan memperlihatkan aktivitas dan ketrampilan – dan olehkarenanya juga pelatihan – yang dibutuhkan

Pemantauan pelaksanaan pekerjaanMembantu menemukan tugas yang belum ditetapkan

3-12

Reni RosariFE UGM

Langkah-langkah dalam Analisis Pekerjaan

1. Memutuskan bagaimana menggunakan informasi, ini akanmenentukan data yang akan dikumpulkan dan bagaimanamengumpulkannya

2. Meninjau informasi latar belakang yang relevan, seperti strukturorganisasi, dan deskripsi pekerjaan

3. Memilih posisi-posisi yang mewakili (representative positions)4. Melaksanakan analisis5. Memeriksa/menguji/membuktikan dengan pekerja dan supervisor6. Mengembangkan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan

3

3-13

Reni RosariFE UGM

2. Metode MengumpulkanInformasi Analisis Pekerjaan

Interview (wawancara)KuesionerObservasi (pengamatan)Diari/buku harian partisipanTeknik-teknik kuantitatif (Quantitative techniques)Berbagai sumber-sumber informasi (Multiple sources of information)

3-14

Reni RosariFE UGM

Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan

Usaha kerjasama antara AhliSDM (MSDM, analis pekerjaan, atau konsultan), pekerja, dansupervisor

“SME’s” (Subject Matter Experts)– kebanyakan yang memegangjabatan/pekerjaan denganmenggunakan kuesioner daninterview

3-15

Reni RosariFE UGM

Karyawan boleh jadi diperhatikan disebab karena

penolakan terhadap perubahan(resistance to change) kemungkinan perubahan pada tugaspekerjaannyaperubahan dalam penggajiankekurangpercayaan terhadapkonsekuensi-konsekuensipada departemen yang berbeda, judulpekerjaan yang sama mungkin berbedatanggung jawab dan tingkat gajinya

3-16

Reni RosariFE UGM

Interview (wawancara), banyakdigunakan

Wawancara individual dengantiap-tiap karyawanWawancara kelompok dengankelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang samaWawancara supervisor dengansatu atau lebih supervisor yang mengetahui pekerjaan

3-17

Reni RosariFE UGM

Contoh pertanyaan dalam wawancara

Apa pekerjaan yang dilakukan?Apa tugas utama pada posisi anda? Apa sebenarnya yang anda lakukan?Di lokasi fisik seperti apa anda bekerja?Apa syarat pendidikan, pengalaman, ketrampilan, dan (jikadiperlukan) sertifikat atau lisensi yang dibutuhkan?Pada aktivitas apa anda berpartisipasi?Apa tanggung jawab dan tugas-tugas dalam pekerjaananda?

3-18

Reni RosariFE UGM

Contoh pertanyaan dalam wawancara (lanjutan)

Apa pertanggung jawaban dasar atau standar kinerja daripekerjaan anda?Apa tanggung jawab anda? Kondisi atau lingkungan kerja apayang dibutuhkan pada pekerjaan anda?Apa tuntutan fisik pekerjaan anda? Tuntutan emosi dan mental? Kondisi kesehatan dan keamanan apa yang dibutuhkan?Apakah anda dihadapkan pada kondisi beresiko/berbahaya ataukondisi tidak seperti yang biasa/umumnya?

4

3-19

Reni RosariFE UGM

Petunjuk wawancara

• Analis pekerjaan dan supervisor perlumengidentifikasikan pekerja yang mengetahuipekerjaan dengan baik dan yang objektif

• Membangun hubungan dengan yang diwawancarai(interviewee)

• Mengikuti petunjuk atau daftar (checklist) yang terstruktur

• Meminta pekerja untuk menulis tugas-tugas sesuaidengan urutan pentingnya dan frekuensi kejadiannya

• Meninjau dan menguji data (review and verify data)

3-20

Reni RosariFE UGM

Bagaimana melaksanakan sesi wawancara

Gunakan kuesioner khususMembangun hubunganMengikuti pendekatan terstrukturMenulis tugas secara urut sesuaikepentingannya atau frekuensi terjadinyaMeninjau dan menguji data (review and verify the data)

3-21

Reni RosariFE UGM

PORTLAND STATE UNIVERSITYPOSITION DESCRIPTION

* * PLEASE READ INSTRUCTIONS BEFORE COMPLETING THIS FORM * * ( ) New ( ) Revised

SECTION 1. POSITION INFORMATIONa. Class Title:b. Class No.: c. Effective Date:d. Position No.:e. Working Title:f. Work Unit: g. Agency No.:h. Employee Name: i. Work Location (City-County): _________________________________________________________________________________j. Position: ( ) Permanent ( ) Seasonal ( ) Limited Duration ( ) Academic Year

( ) Full Time ( ) Part Time ( ) Intermittent ( ) Job Share _________________________________________________________________________________k. FLSA: ( ) Exempt ( ) Non-Exempt l. Eligible for Overtime: ( ) Yes ( ) No _________________________________________________________________________________SECTION 2. PROGRAM/POSITION INFORMATION

a. Describe the program in which this job exists. Include program purpose, who's affected, size, and scope. Include relationship to agency mission.

b. Describe the purpose of this position, and how it functions within this program, by completing this statement:The purpose of this job/position is to . . .

3-22

Reni RosariFE UGM

SECTION 3. DESCRIPTION OF DUTIES

List major duties. Note percentage of time duties are performed. If this is an existing position, mark "N" for new duties or "R" for revised duties.% ofTime N/R DUTIES_________________________________________________________________________________

SECTION 4. WORKING CONDITIONS

Describe special working conditions, if any, that are a regular part of this job. Include frequency of exposure to these conditions.________________________________________________________________________________

SECTION 5. GUIDELINES

a. List any established guidelines used to do this job, such as state or federal laws or regulations, policies, manuals ordesk procedures.

b. How are these guidelines used to perform the job?

SECTION 6. WORK CONTACTS

With whom outside of co-workers in this work unit must this position regularly come in contact?

Who Contacted How Purpose How Often?

SECTION 7. JOB-RELATED DECISION MAKING

Describe the kinds of decisions likely to be made by this position. Indicate affect of these decisions where possible.

3-23

Reni RosariFE UGM

SECTION 8. REVIEW OF WORK

Who reviews the work of this position? (List classification title and position number.) How? How often? Purpose of the review?SECTION 9. SUPERVISORY DUTIES TO BE COMPLETED ONLY FOR POSITIONS IN MANAGEMENT SERVICE

a. How many employees are directly supervised by this position? _______ Through Subordinate Supervisors? _______

b. Which of the following supervisory/management activities does this job perform?

( ) Plans Work ( ) Responds to Grievances ( ) Hires/Fires (or Effectively Recommends)( ) Assigns Work ( ) Disciplines/Rewards ( ) Prepares and Signs Performance Appraisals( ) Approves Work

SECTION 10. ADDITIONAL JOB-RELATED INFORMATION

Any other comments that would add to an understanding of this position:

SPECIAL REQUIREMENTS: List any special mandatory recruiting requirements for this position:

BUDGET AUTHORITY: If this position has authority to commit agency operating money, indicate in what area, how much (biennially) and type of funds:_________________________________________________________________________________SECTION 11. ORGANIZATIONAL CHART

Attach a current organizational chart. See instructions for detail to be included on the chart.

_________________________________________________________________________________________________Employee Signature Date Supervisor Signature Date

_________________________________________________Appointing Authority Signature Date

3-24

Reni RosariFE UGM

Pengamatan (Observasi)

Observasi mungkindikombinasikan denganwawancaraBuat catatan yang lengkap

Berbicara dengan orang yang diobservasi – jelaskan apa yang terjadi dan mengapaTanyakan pertanyaan-pertanyaan

5

3-25

Reni RosariFE UGM

Diari dan buku harian (logs)

Menghabiskanwaktu(time-consuming)Laporan diri (self-reporting)Mengingatkan apayang dikerjakanterlebih dahuluDapat menggunakanmesin dikte dan pagers

3-26

Reni RosariFE UGM

Teknik-teknik kuantitatifanalisis pekerjaan

Kuesioner Analisis Posisi (Position Analysis Questionnaire)Kuesioner digunakan untuk mengumpulkan data yang dapat dikuantifikasikanberkaitan dengan tugas-tugas dan tanggung jawab dari berbagai macampekerjaanKelebihan PAQ – menyediakan skor kuantitatif atau profil dari berbagaimacam pekerjaan dalam arti bagaimana pekerjaan tersebut dinilai dalam lima kegiatan:(1) memiliki tanggung jawab pengambilankeputusan/komunikasi/sosial, (2) melakukan kegiatan yang membutuhkanketrampilan-ketrampilan, (3) melakukan kegiatan fisik, (4) mengopersikankendaraan/peralatan, dan (5) memproses informasi

The U.S. Department of Labor (DOL)approachMetode terstandardisasi untuk menilai, mengklasifikasikan, danmembandingkan stiap jenis pekerjaan secara virttual berdasarkan pada data, orang, dan sesuatu (things)

Analisis jabatan Fungsional (Functional job analysis)Metode untuk klasifikasi pekerjaan mirip dengan metode DOL, tapiditambahkan menjadi pertimbangan tingkat dimana instruksi, alasan, petimbangan, dan kemampuan matematik dan verbal adalah penting untukmelaksanakan tugas pekerjaan

3-27

Reni RosariFE UGM

Contoh Position Analysis Questionnaire

Figure 3 - 4

3-28

Reni RosariFE UGM

Position Analysis Questionnaire Items

Information InputMental ProcessesWork OutputRelationships with Other PersonsJob ContextOther Job Characteristics

3-29

Reni RosariFE UGM

U.S. Department of Labor Procedure

Data examplesSynthesizingCopying

People examplesInstructingPersuading

Things examplesSetting upTending

3-30

Reni RosariFE UGM

Basic Department of Labor Worker Functions

7 Handling7 Serving8 Taking instructions —helping

6 Feeding—offbearing6 Speaking—signaling6 Comparing

5 Tending5 Persuading5 CopyingActivities4 Manipulating4 Diverting4 ComputingBasic3 Driving—operating3 Supervising3 Compiling2 Operating—controlling2 Instructing2 Analyzing1 Precision working1 Negotiating1 Coordinating0 Setting up0 Mentoring0 Synthesizing

THINGSPEOPLEDATA

Table 3-1

6

3-31

Reni RosariFE UGM

Functional Job Analysis

Used beginning in the 1940’sSeven scales to describe what workers do in jobs: (1) Things(2) Data(3) People(4) Worker Instructions

(5) Reasoning(6) Math(7) Language

3-32

Reni RosariFE UGM

3. Menulis Deskripsi Pekerjaan/ Jabatan

Deskripsi Pekerjaan adalah suatu pernyataan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana diamelakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjan itu dijalankan.

tidak ada format standar, tetapi kebanyakan uraian memuat bagian-bagian tentang:

1. Identifikasi pekerjaan (Job Identification)2. Ringkasan pekerjaan (Job Summary)3. Hubungan pekerjaan, tanggung jawab, dan kewajiban

(Relationships)4. Tanggungjawab (Responsibilities) dan Tugas (Duties) dari

pemegang pekerjaan5. Standar Kinerja (Standards of Performance)6. Kondisi kerja (Working Conditions) dan lingkungan fisik (Physical

Environment)

3-33

Reni RosariFE UGM

Contoh Deskripsi Pekerjaan

3-34

Reni RosariFE UGM

Identifikasi Pekerjaan/Jabatan

Judul (Title)Tanggal (Date)Disetujui (Approvals)Supervisor’s titleGaji (Salary)Grade level

3-35

Reni RosariFE UGM

Ringkasan Pekerjaan/Jabatan

General natureMajor functions or activitiesIncludes general statements

3-36

Reni RosariFE UGM

Relationships Statement for Human Resource Director

DepartmentSecretary

Human ResourceClerk

TestAdministrator

Labor RelationsManager

Human ResourceDirector

Vice PresidentEmployee Relations

Works with all department managers and executive management

Works with employment agencies, recruiters, union reps, state and federal agencies, vendors

7

3-37

Reni RosariFE UGM

Tanggung jawab dan Tugas

MisalMenetapkan tujuan pemasaran untuk mencapaipangsa pasarMemelihara keseimbangan dan mengawasipersediaan

Menentukan batas wewenang pemegangjabatan/pekerjaan

Purchasing authorityDisciplineInterviewing and hiring

3-38

Reni RosariFE UGM

Standar Kinerja - Contoh

Duty: Meeting Daily Production ScheduleWork group produces no fewer than 426 units per working dayNext workstation rejects no more than an average of 2% of unitsWeekly overtime does not exceed an average of 5%

3-39

Reni RosariFE UGM

Deskripsi Pekerjaan

Check this web site for sample job descriptions.

What do you like about them? What, if anything, is missing?

Visit:http://www.hrnext.com/content/tools.cfm?tools_id=4&source=MKD&effort=1

3-40

Reni RosariFE UGM

Menggunakan internet untuk menulisdeskripsi pekerjaan

The Dictionary of Occupational Titles

(DOT) is being replaced by the U.S. Department of Labor

by O*NETVisit: http://online.onetcenter.org

3-41

Reni RosariFE UGM

4. Menulis Spesifikasi Pekerjaan/ Jabatan

Spesifikasi Pekerjaan menunjukkan orang macam apakah yang direkrut dan dalam kualitas apakah orang tersebut hendaknyadiujiSpesifikasi untuk karyawan terlatih vs tidak terlatihSpesifikasi pekerjaan berdasar judgment

Kebanyakan spesifikasi pekerjaan datang dari perkiraan orangyang terdidik, seperti supervisor dan manajer SDMProsedur dasar adalah dengan bertanya: “apa yang harusdimiliki (dalam hal pendidikan, kemampuan intelgensi, pelatihan, dan lainnya) untuk melakukan pekerjaan ini denganbaik?”

Spesifikasi pekerjaan menggunakan analisis statistik

3-42

Reni RosariFE UGM

Perilaku yang berkaitan dengan kerja

Rajin/tekun (Industriousness)Cermat/teliti (Thoroughness)Schedule flexibilityKehadiran (Attendance)Off-task behaviorKacau/kusut (Unruliness)Pencuri (Theft)Penyalahgunaan obat (Drug misuse)

8

3-43

Reni RosariFE UGM

Statistik dan Analisis Pekerjaan

Prosedurnya memiliki lima langkah:Menganalisis pekerjaanMenyeleksi sifat-sifat personal TestMengukur prestasi kerja yang berikutnyaMenanalisis secara statistikal hubunganantara sifat dan prestasi kerja

Tujuan untuk menentukan secara statistik hubungan antara (1) beberapaprediktor atau sifat manusia, seperti tinggi, intelgensi, atau ketrampilan jari, dan (2) beberaopa indikator atau kriteria efektivitas kerja, seperti prestasikerja seperti yang dinilai oleh supervisor

3-44

Reni RosariFE UGM

5. Job Analysis in a “Jobless”World

From specialized to enlarged jobsJob enlargement: menugaskan karyawan dengantambahan kegiatan-kegiatan di tingkat yang sama, sehinggamenambah jumlah kegiatan yang dilakukanJob rotation: secara sistematik memindahkan karyawandari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lainJob enrichment: mendesain kembali pekerjaan dimanakesempatan karyawan ditingkatkan untuk mendapatkanpengalaman rasa tanggungjawab, pencapaian, berkembang, dan pengakuan

Why managers are “de-jobbing” their companiesDejobbing: meluaskan tanggungjawab pekerjaanperusahaan, dan mendorong karyawan tidak membatasi dirimereka dengan apa yang ada pada deskripsi pekerjaanmereka

3-45

Reni RosariFE UGM

Specialized to Enlarged Jobs

Job Enlargement = same-level activitiesJob Rotation = moving from one job to anotherJob Enrichment = redesigning to experience more responsibility, achievement, growth and recognition

Perbandingan Job Enlargement dan Job Enrichment

Standard Job

Number of tasks(horizontal job loading)

Lev

el o

f res

pons

ibili

ty(v

ertic

al jo

b lo

adin

g)(high)

(high)(low)

Enlarged Job

Number of tasks(horizontal job loading)

Lev

el o

f res

pons

ibili

ty(v

ertic

al jo

b lo

adin

g)

(high)

(high)(low)

Lev

el o

f res

pons

ibili

ty(v

ertic

al jo

b lo

adin

g)

Task 1

Task 1

Task 2

Task 2

Enrich Job

Number of tasks(horizontal job loading)

(high)

(high)(low)

Task 1

Task 2

Task 3

Task 4

3-47

Reni RosariFE UGM

Trends and De-Jobbing

Rapid product and technological

changes

Global Changes

Demographics

Competition

The need for firms to be responsive, flexible, and generally more competitive

3-48

Reni RosariFE UGM

Bagaimana organisasi merespon?

Flatter organizationWork team - organize tasks around teams and processes rather than around specialized functions.The boundaryless organizationIn a boundaryless organization the widespread use of teams and similar structural mechanisms reduces and makes more permeable the boundaries that typically separate departments (like sales and production) and hierarchical levels.Reengineering“The fundamental rethinking and radical redesign of business processes to achieve dramatic improvements in critical contemporary measures of performance, such as cost, quality, service, and speed.”The future of job descriptions

Performance-based job descriptionSkill matrix

9

3-49

Reni RosariFE UGM

Traditional Organization Chart

Executive Assistant

Manager

Manager

Manager

Sales Sales Sales

Manager

DirectorEast Region

Manager

Manager

Manager

Sales Sales

Manager

DirectorWest Region

Vice PresidentSales

Manager

Manager

DirectorPublic Relations

Vice PresidentMarketing

Clerk

Administrator

DirectorCompensationand Benefits

Tech. Writer

Manager

Sr. Trainer

Sr. Trainer

DirectorTraining andDevelopment

Vice PresidentHuman Resources

Logistics

Plant Manager

Plant Manager

DirectorManufacturing

Vice PresidentOperations

Tax

Finance

Clerk

Accounting

Accounting

Accounting

DriectorAudit and

Accounting

Vice PresidentFinance

PresidentChief Executive Officer

3-50

Reni RosariFE UGM

Flatter Organizations

TechnicalDevelopment

Team

ManufacturingEngineering

Team

PeopleSystems

Team

FinanceTeam

Purchasing andSuppllier Quality

Team

Sales, Service andMarketing

Team

Executive andOperations

Team

3-51

Reni RosariFE UGM

Flat and Boundaryless Organizations

I K E A

WAL MARTWAL MARTGeneral Electric

Procter & Gamble

3-52

Reni RosariFE UGM

The Skills Matrix for One Job at British Petroleum

Problem Solving

Planning & Organiza-

tionalAbility

Leadership&

Guidance

Decision Making & Initiative

Communi-cation & Interper-

sonal

Business Awareness

Technical Expertise

AAAAAAABBBBBBBCCCCCCCDDDDDDDEEEEEEEFFFFFFFGGGGGGGHHHHHHH

The highlighted boxes indicate the minimum level of skill required for the job.

3-53

Reni RosariFE UGM

Perencanaan danSistem Informasi SDM

Perencanaan SDMProses meutuskan posisi apa yang akan diisi dalam perusahaan, dan bagaimana mengisinyaProses memformulasi rencana-rencana untuk mengisi lowonganlowongan masa depan berdasarkan pada suatu analisis dariposisi yang diharapkan terbuka dan dibutuhkan dan apakahposisi ini akan diisi oleh calon dari dalam atau dari luar

Perencanaan berdasarkan pada asumsi (pengandaian) dasartentang masa depan peramalan

• Peramalan kebutuhan personil• Peramalan ketersediaan calon dari dalam perusahaan• Peramalan ketersediaan calon dari luar perusahaan

3-54

Reni RosariFE UGM

Bagaimana meramalkebutuhan personal ?

Pertama perhitungkan/proyeksikanpendapatan/penghasilan (revenues) yang diinginkan, kemudian estimasikan jumlah staf yang dibutuhkanuntuk mencapainyaPerencanaan staf juga harus merefleksikan:

Projected turnoverQuality and skills of your employeesStrategic decisions Technological and other changesFinancial resources

10

3-55

Reni RosariFE UGM

Metode untuk meramalkan kebutuhan karyawan

Cara meramalkan kebutuhan:Trend analysisRatio analysisScatter plotComputerized forecast

Peramalan ketersediaan calon dari dalam perusahaanSistem manual dan bagan penggantianSistem informasi

Peramalan ketersediaan calon dari luar perusahaanPasar tenaga kerja

3-56

Reni RosariFE UGM

Metode untuk meramalkankebutuhan karyawan

Trend analysis Ratio analysis Scatter plot

Scatter plot shows projected staff size

0200

400600

8001000

12001400

0 500 1000 1500

Hospital size (# of beds)

Num

ber

of n

urse

s

Managerial judgment plays a big role

3-57

Reni RosariFE UGM

Menggunakan komputer untukmeramal kebutuhan personil

Computerized forecastDetermination of future staff needs by projecting sales, volume of production, and personnel required to maintain this volume of output, using software packages

Definit

ion

Definit

ion3-58

Reni RosariFE UGM

Meramal Ketersediaan Kandidatdari dalam

Qualifications inventoriesManual or computerized records listing employees’ education, career and development interests, languages, special skills, and so on, to be used in selecting inside candidates for promotion

Definit

ion

Definit

ion

3-59

Reni RosariFE UGM

Manual Systems danReplacement Charts

Personnel inventory & development record help track employee qualificationsPersonnel replacement charts are often used for filling a company’s top positions

3-60

Reni RosariFE UGM

Meramal Ketersediaan Kandidatdari dalam

Personnel replacement chartsCompany records showing present performance and promotability of inside candidates for the most important positions

Position replacement cardA card prepared for each position in a company to show possible replacement candidates and their qualifications

Definit

ion

Definit

ion

11

3-61

Reni RosariFE UGM

Sistem informasi yang terkomputerisasi

Work experience codesProduct knowledgeIndustry experienceFormal educationTraining courses

Foreign language skillsRelocation limitationsCareer interestsPerformance appraisalsSkills

3-62

Reni RosariFE UGM

Management Replacement Chart

3-63

Reni RosariFE UGM

Meramal KetersediaanKandidat dari luar

Memonitor kondisi umumekonomiPasar tenaga kerjaMajalah, jurnal -Business Week,

Fortune, Economist and Wall Street Journal

Pemerintah

Merancang dan mengembangkan prosesMSDM yang efisien untuk mendukungpenciptaan “habitat” organisasionalMenciptakan infrastruktur organisasionalmelalui penilaian dan perbaikan prosesMSDM secara konstanMelakukan kegiatan yang mengarah padareengineering proses pekerjaan secarakontinyuMenganalisis dan memberikan tanggapanterhadap kebutuhan organisasional

Ahli organisasi(Administrasi)

Kriteria SuksesPeran Kunci

Fungsi SDM sebagai administrative expert