ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN ARSIP

PADA BLPT YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Cut Intan Meutia

07.12.2448

Kepada JURUSAN SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA

YOGYAKARTA 2014

2

ANALYSIS AND DESIGN OF TREATMENT SYSTEM ARCHIVE ON BLPT YOGYAKARTA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGOLAHAN ARSIP

PADA BLPT YOGYAKARTA

Cut Intan Meutia Bambang Sudaryatno

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Archiving in a company is in the process of supporting facilities of data storage or file, especially in terms of incoming and outgoing mail. Archiving is intended to store important files BLPT company. Where BLPT companies still use the old filing system or manually and not computerized. During this time the company BLPT store data or files incoming mail and outgoing mail by listing or write in a book. So that makes the recording process and the search process takes a long letter and ineffective. Then the solution in this problem is to make Archiving Software uses the Microsoft SQL Server 2000 and Visual Basic 6.0.

Based on existing problems, the authors conducted the analysis and design of systems at the company BLPT Yogyakarta. Then from the results of the analysis conducted, the authors will develop a computerized information system archiving.

Keywords: Archiving, Archiving Information System, SQL Server 2000

3

1. Pendahuluan

1.1.1. Latar Belakang Masalah

Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

khususnya teknologi informasi yang berkembang pesat di berbagai bidang

kehidupan banyak menghasilkan inovasi-inovasi baru yang senantiasa terus

berubah ke arah yang lebih baik, sehingga informasi menjadi kata kunci yang

tepat dalam berkomunikasi, di antaranya bidang pendidikan yang telah

menjadikan komputer sebagai salah satu sarana pendukung yang tepat guna.

Teknologi informasi juga di butuhkan dalam pengolahan data khususnya

pengolahan data arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik (BLPT) Yogyakarta

sebagai lembaga pelatihan bagi siswa SMK, untuk dapat membuka lapangan

kerja yang layak bagi mereka. Sehingga perlu adanya suatu sistem pengolahan

arsip yang baik bagi kelangsungan program kerja BLPT ke depan terutama untuk

surat masuk dan surat keluar.

Problem yang ada pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta ini

adalah belum adanya suatu sistem informasi pengolahan arsip yang baik.

Pencatatan arsip, pengolahan arsip, dan laporan arsip-arsip tentang surat yang

masuk dan keluar BLPT masih bersifat manual. Sehingga hal ini mengakibatkan

pengolahan data berjalan relatif lambat, data-data yang tersimpan di rak buku

kalau tidak di rawat dengan baik akan dengan mudah di makan rayap, sehingga

dengan kondisi seperti ini menghasilkan data yang tidak akurat dan relevan.

Oleh sebab itu untuk mengatasi masalah tersebut maka penulis akan

membuat suatu aplikasi sistem pengolahan arsip dengan judul ”Analisis Dan

Perancangan Sistem Pengolahan Arsip Pada Balai Latihan Pendidikan

Teknik Yogyakarta “.

1.2. Rumusan Masalah

Agar skripsi ini lebih bertujuan ke sasaran yang di harapkan penulis,

maka dibuatlah rumusan masalah yaitu: bagaimana merancang suatu sistem

informasi pengolahan arsip bagi Balai Latihan Pendidikan Teknik.

1.3. Batasan Masalah

Melihat luasnya lingkup permasalahan dalam sistem pengolahan arsip

pada Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta, maka penulis membatasi

permasalahan hanya pada :

4

a. Perancangan data arsip meliputi input data, pengolahan data dan

penyusunan laporan-laporan.

b. Bahasa Pemrograman yang di gunakan dalam pembuatan aplikasi ini

adalah menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0.

c. Database yang di gunakan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi

pengolahan arsip ini menggunakan Microsoft SQL Server 2000.

1.4. Maksud dan Tujuan

Tujuan dari penulisan skripsi ini antara lain:

1. Bagi Mahasiswa

a. Memenuhi sebagian syarat kelulusan dan mendapat gelar Sarjana

Komputer (S.Kom) Jurusan Sistem Informasi pada Sekolah Tinggi

Manajemen Informatika dan Komputer “AMIKOM” Yogyakarta.

b. Memadukan pengetahuan yang telah di dapat di bangku kuliah dengan

pengalaman yang di dapat selama pengambilan data pada Balai Latihan

Pendidikan Teknik Yogyakarta.

c. Mempermudah proses pengolahan arsip pada BLPT agar dapat

membantu menghasilkan sebuah informasi yang akurat, relevan dan

efisien.

2. Bagi Instansi

a. Dapat meningkatkan kinerja kerja

b. Mempermudah dalam proses pencatatan arsip, pengolahan arsip, dan

pelaporan arsip menjadi lebih cepat, tepat, dan akurat.

Adapun manfaat dari penulisan skripsi ini antara lain:

a) Mahasiswa dapat lebih mengerti BLPT Yogyakarta dengan langsung

turun ke lapangan , seperti apa proses kerja yang terjadi tanpa suatu

sistem informasi pengolahan arsip yang baik dalam hal pencatatan arsip-

arsip yang masuk dan keluar organisasi, pengolahan arsip-arsip, dan

laporan arsip tahunan secara keseluruhan.

5

Mahasiswa dapat mengambil solusi yang terbaik untuk memecahkan masalah

tentang sistem informasi pengolahan arsip pada Balai Latihan Pendidikan Teknik

Yogyakarta .

2. Landasan Teori

2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda,

tetapi meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada

bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem

harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara

elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus

mempunyai tujuan yang akan dicapai.

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang

mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang

bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam

sistem informasi diperlukannya klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan

keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi.

Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.

3. Gambaran Umum

Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta adalah institusi yang

bergerak dalam bidang pendidikan dan pelatihan teknik, riset dan pengembangan

teknologi, pelayanan konsultasi teknik serta pelayanan produksi, yang bernaung

di dalam lingkup Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Pemerintah Propinsi

Daerah Istimewa Yogyakarta. Di dirikan pada tahun 1980 sebagai tempat praktek

siswa SMK negeri 2 dan SMK negeri 3, yang memberikan layanan pelatihan

sesuai dengan tuntutan kurikulum yang telah ditetapkan.

Visi Misi BLPT Yogyakarta

a. Visi Misi

Visi Misi Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta adalah :

1. Menjadi lembaga pendidikan, pelatihan dan pengembangan teknologi

rekayasa yang profesional dengan standar internasional, untuk mencetak

generasi unggul dan nasionalis di era global.

2. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan teknik secara profesional dan

terstandar.

6

3. Melakukan produksi teknologi tepat guna serta pengembangan teknologi

rekayasa.

4. Menjalin kerjasama dengan dunia usaha / industri, antar lembaga dan

masyarakat umum.

4. Perancangan Sistem

4.1 Perancangan Proses

4.1.1 Konteks Diagram

Gambar. Konteks Diagram

7

4.1.2 Dataflow Diagram

A. DFD Level 1

Gambar. DFD Level 1 Olah data Admin

B. DFD Level 2

Gambar. DFD Level 2 Proses

2

4.2 Perancangan Proses

A. ERD

Gambar. Entity Relationship Diagram (ERD)

2

B. Relasi Antartabel

Gambar. Relasi Antar Tabel

3

5. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian didapatkan bahwa untuk membuat website

portalpemalang melalui tahapan-tahapan sebagai berikut: identifikasi masalah,

analisis, perancangan, implementasi, pengujian, dan perawatan. Beberapa

kesimpulan dari penelitian ini adalah:

1. Sistem manual yang masih di pakai dalam pengolahan data arsip pada

Balai Latihan Pendidikan Teknik Yogyakarta mengakibatkan proses

pengolahan data relatif lambat, di sisi lain data-data yang disimpan di

rak buku tidak menjamin keamanan data.

2. Dengan adanya aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Balai Latihan

Pendidikan Teknik Yogyakarta ini sudah memenuhi kebutuhan

penggunanya.

3. Informasi mengenai laporan pengarsipan, surat masuk, surat keluar

sudah dapat di akses dengan mudah, cepat, efisien dan aman.

4

Daftar Pustaka

Anonymous, Pemrograman Visual Basic 6.0, Andi Offset, Yogyakarta,2002.

Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi Offset.

Yogyakarta, 2007.

AL Bahra Bin Ladjamudin, Rekayasa Perangkat Lunak, Graha Ilmu, Yogyakarta,

2006.

Djuandi, Feri, SQL Server 2000 untuk Profesional. Jakarta, PT Elex Media

Komputindo Kelompok Gramedia, 2002.

Harip Santosa, Pemrograman Client-Server menggunakan SQL Server 2000 dan

Visual Basic 6.0, Jakarta, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2003.

HM, Jogiyanto, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta,

2005.

Widodo Budiharto, Aplikasi Database dengan SQL Server 2000 dan Visual Basic

6.0, Jakarta, PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, 2002.

Priyanto, Rahmat, Visual Basic.net 2008, Andi Offset, Yogyakarta, 2009.