ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJADWALAN PEGAWAI DI BPS PROVINSI DAERAH ISTIMEWA

YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

diajukan oleh

Sunu Prasetyo 07.12.2311

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA 2011

Analysis and Design of Information Systems Employees in BPS Scheduling Special Area of

Yogyakarta Province

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Pegawai di BPS Provinsi Daerah

Istimewa Yogyakarta

Sunu Prasetyo

Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

It is known that an information system plays an important role in an educational

institution, company or agency in delivering information and promotions.

As information systems must be effective and fuel-efficient in this case required a system,

as a supporting medium to deliver information and as a means of information and promotions to

enhance the image of an educational institution, company or institution.

BPS (Central Bureau of Statistics) is an educational institution that needs to interact and

socialize with the community.

In this regard the author delivered at the fundamental problem is how to build a Scheduling

Information System, so as to support the scheduling as expected. In this thesis the authors

performed an analysis of the weaknesses of the old system running so that could be equipped

with the new information-based systems. Since it is very unfortunate if the resources that already

exist are not well utilized to build the image, character and value of excellence.

Keyword; BPS (Central Bureau of Statistics), Scheduling

1. PENDAHULUAN

Karena ke akuratannya dalam menjalankan perintah, maka BPS ” Badan Pusat Statistik ”

dituntut menciptakan dan membangun sebuah sistem guna memberikan kemudahan dalam

memecahkan permasalahan yang ada.

Adapun permasalahan yang ada salah satunya yaitu tentang penjadwalan pegawai yang

dirasa masih sangat sederhana, sehingga sering terjadi kesalahan pada penempatan lokasi bagi

pegawai.

Karena itu dibutuhkan sistem untuk mengatasi masalah tersebut guna mempermudah

penjadwalan pegawai atau sekedar mencari keberadaan pegawai.

2. LANDASAN TEORI

Kata sistem mempunyai beberapa pengertian, tergantung dari sudut pandang mana kata

tersebut didefinisikan. Secara garis besar ada dua kelompok pendekatan, yaitu sistem yang lebih

menekankan pada elemen – elemen atau kelompoknya, yang dalam hal ini sistem didefinisikan

sebagai berikut ini.

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari suatu prosedur – prosedur yang saling

berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk

menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 1

Pendekatan sistem sebagai jaringan kerja dari prosedur, yang lebih menekankan urutan

operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neushl sebagai

berikut.

Suatu prosedur adalah suatu urut – urutan operasi klerikal ( tulis – menulis), yang

biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departeman, yang diterapkan untuk

menjamin penanganan yang seragam dari transaksi – transaksi bisnis yang terjadi. 2

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemem – elemen atau komponennya

mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

Sistem adalah kumpulan elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan

tertennu.

1 Jerry FiszGerand, Ardra F. FitzGerald, Warren D, Stallings, Jr., Fundamentals of System Analysis (edisi kedua; New York : John willey & Sons, 1981), hal.5 2 Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua ; New York: McGraw-Hill 1960) , hal. 10

Dengan demikian di dalam suatu sistem, komponen – komponen ini tidak dapat berdiri

sendiri – sendiri tetapi sebaliknya, saling berhubungan dengan membentuk suatu kesatuan

sehingga tujuan sistem itu dapat tercapai.

3. ANALISIS

Analis PIECES yang dilakukan pada system informasi penjadwalan pada BPS (Badan

Pusat Statistik) Yogyakarta.

a. Analisis Kinerja (Perfomance)

Adalah kemampuan menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera

tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response

time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan

waktu tanggap yang memadai untuk kebutuhan manajemen pada BPS. Keterlambatan Pemberian

informasi mengenai jumlah pegawai yang bertambah membuat operator harus melakukan

penjadwalan lagi.

b. Analisis Informasi (Information)

Informasi merupakan hal penting karena dengan informasi tersebut pihak yang

mendapatkan informasi dapat melakukan langkah selanjutnya. Pada BPS Yogyakarta

masih terdapat beberapa situasi yang membutuhkan peningkatan kualitas dan kecepatan

dalam hal pengolahan informasi. Salah satu contohnya adalah tentang pengolahan data

penjadwalan yang dimana masih mengunakan cara manual yang dirasa kurang efektif.

c. Analisis Ekonomi (Economy)

Adalah pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi.

Peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi kontrol biaya dan peningkatan

manfaat. Saat ini banyak instansi mulai menerapkan paperless system artinya

meminimalkan penggunaan kertas dalam rangka penghematan. Oleh karena itu dilihat

dari penggunaan bahan kertas yang berlebihan untuk media penjadwalan, sistem ini

dinilai kurang ekonomis. Berdasarkan penilaian secara ekonomis, maka sistem lama akan

lebih lambat menyesuaikan apabila terjadi program kegiatan yang makin bertambah,

selain itu jika dinilai dari penggunaan sumber daya, maka sistem yang lama dinilai tidak

efektif karena waktu yang dibutuhkan dalam pengolahan data cukup lama sehingga

menimbulkan peningkatan biaya operasional.

d. Analisis Pengendalian (Control)

Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada

segi ketepatan waktu, kemudahan akses, dan ketelitian data yang diproses.

Adanya data yang salah dari sumber data akan mengakibatkan informasi yang didapat

kurang tepat. Karena data dimasukkan secara manual maka kesalahan dalam pemrosesan

data tidak dapat dikendalikan dengan baik. Masih sering juga terdapat kasus duplikasi

data, karena sistem lama masih manual maka kerangkapan data tidak dapat terdeteksi

sehingga berpengaruh pada penjumlahan data dan informasi yang salah sehingga akan

berpengaruh pada keputusan manajemen.

Dengan sistem baru kesalahan dalam memproses seperti menjumlahkan angka akan

terkendali dari kesalahan karena penjumlahan sudah otomatis diprogram melalui

komputer dan kerangkapan data tidak mungkin terjadi karena sudah diprogram tidak bisa

melakukan pengisian data yang sama lebih dari 1 kali.

e. Analisis Efesiensi (Efficiency)

Efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara

optimal. Operasi pada sebuah instansi dikatakan efisien atau tidak didasarkan pada tugas

dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan.

Dengan sistem baru yang diusulkan maka pembaruan data dapat dilakukan tanpa

membuat ulang laporan tetapi hanya dengan melakukan updating yaitu menambah,

mengubah, maupun mengapus data bisa dijalankan oleh user. Proses ini dapat dilakukan

setiap saat, jadi sistem baru lebih efisien karena jika ingin memperbarui data tinggal

melakukan pengubahan data tanpa harus membuat ulang.

f. Analisis Pelayanan (Service)

Peningkatan pelayanan memperlihatkan kategori yang beragam. Proyek yang dipilih

merupakan peningkatan pelayanan yang lebih baik bagi manajemen. User dan bagian

lain yang merupakan simbol kualitas dari suatu sistem informasi.

Pada sistem yang lama untuk informasi tidak dapat diakses secara langsung dari

tempat lain dan informasi yang diberikan sangat terbatas. Pada sistem yang lama jika

ingin mengetahui lebih banyak tentang informasi yang disampaikan harus bertemu

langsung pada pihak-pihak terkait.

4. DATA FLOW DIAGRAM

Data Flow Diagram merupakan gambaran sistem logika. Gambaran ini tidak

tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi file. Dari

sistem flowchart di atas, maka dapat dibuat data diagram (DFD) yang menunjukkan arus

pengolahan data secara keseluruhan, data diagramnya adalah sebagai berikut :

Gambar 3.3 Data Flow Diagram Level 0

0 Sistem

Penjadwalan Pegawai

Data Entry

Pimpinan

Data Pegawai Data lokasi Data Penugasan

Laporan Penjadwalan

Data Entry

1

Input Data Pegawai

Pimpinan

4

Pengolahan Data Dan Laporan

2

Input Data

Penugasan

3

Input Data

Lokasi

Data Pegawai

Data Penugasan Data Lokasi

Data Pegawai

Data Lokasi

Data Entry

Data Entry

Data Penugasan

Data Pegaw

ai

Laporan

Gambar 3.4 Data Flow Diagram Level 1

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 2 Proses 1

Pegawai

Data Pegawai

1.1 Input Data Pegawai

Data Pegawai

Tb Pegawai

Data Pegawai

Data Pegawai

1.2 Simpan

Data Pegawai

Data Pegawai

1.3 Update Data

Pegawai

Data Pegawai

1.4 Hapus Data

Pegawai

Data Pegawai

Data Pegawai

Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 2 Proses 2

Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 2 Proses 3

Lokasi

Data Lokasi

3.1 Input Data

Lokasi

Data Lokasi

Tb Lokasi

Data Lokasi

Data Lokasi

3.2 Simpan

Data Lokasi

Data Lokasi

2.3 Update Data

Lokasi

Data Lokasi

3.4 Hapus Data

Lokasi

Data Lokasi

Data Lokasi

Data Penugasan

Tb Penugasan

Data Penugasan

Data Penugasan

2.2 Simpan

Data Penugasan

Data Penugasan

2.3 Update Data

Penugasan

Data Penugasan l

2.4 Hapus Data

Penugasan l

Data Penugasan

Data Penugasan

Penugasan

Data Tanggal

2.1 Input Data Penugasan

Tb Pegawai

Tb Pegawai

Gambar 3.8 Data Flow Diagram Level 2 Proses 4

4.4 Proses Data

Tgl.Penugasan

Pimpinan

4.5 Proses Data Penjadwalan

Tb Pegawai

Data Pegawai

4.2 Proses Data

Pegawai

Tb Tgl.Penugasan

Data Tgl.Penugasan

Tb Penjadwalan

Laporan Penjadwalan

Laporan Data Lokasi

Laporan Data Tgl.Penugasan

Laporan Data Pegawai

Laporan Data Pegawai

Laporan Data Lokasi

Tb Lokasi

Data Lokasi

4.3 Proses Data

Lokasi

Data Penjadwalan

5. ERD (Entity Relationship Diagram)

ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data

berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi.

ERD untuk memodelkan struktur data dan hubungan antar data, untuk

menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan simbol. Pada dasarnya ada tiga simbol yang

digunakan, yaitu :

a. Entiti

Entiti merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan dari sesuatu

yang lain (Fathansyah, 1999: 30). Simbol dari entiti ini biasanya digambarkan dengan persegi

panjang.

b. Atribut

Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut yang berfungsi untuk

mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi dari atribut mempunyai sesuatu yang

dapat mengidentifikasikan isi elemen satu dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh

simbol elips.

c. Hubungan / Relasi

Hubungan antara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Relasi dapat

digambarkan sebagai berikut :

Relasi yang terjadi diantara dua himpunan entitas (misalnya A dan B) dalam satu basis data yaitu

(Abdul Kadir, 2002: 48) :

1). Satu ke satu (One to one)

Hubungan relasi satu ke satu yaitu setiap entitas pada himpunan entitas A berhubungan

paling banyak dengan satu entitas pada himpunan entitas B.

2). Satu ke banyak (One to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada

himpunan entitas B, tetapi setiap entitas pada entitas B dapat berhubungan dengan satu entitas

pada himpunan entitas A.

3). Banyak ke banyak (Many to many)

Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan dengan banyak entitas pada

himpunan entitas B.

Gambar 3.11 ERD

A Pegawai

B Lokasi

Lokasi Pegawai/Pe

nugasan

Nip

Nama

Tgl Lahir

Alamat

Telepon

Golongan

Tgl. Penugasa

Id. Lokasi Nama Lokasi

Id. Lokasi

Nama Lokasi

Nip Nama

6. Manual Program

Manual program merupakan petunjuk bagi pemakai tentang bagaimana cara

mengoperasikan sistem billing ini sehingga nantinya dapat dicapai apa yang diinginkan.

1. Halaman Loggin User

Gambar 6.1 Halaman Login

Saat masuk ke halaman Login, administrator wajib untuk login menggunakan username

dan password. Jika tidak diisi dan tombol login di klik, maka akan menampilkan pesan kesalahan

bahwa username harus diisi dengan benar. Pesan kesalahan tersebut adalah sebagai berikut :

Gambar 6.2 Halaman validasi login

2. Admin

Pada halaman admin administrator bisa membuat Id yang akan digunakan untuk masuk ke

menu login.

Gambar 6.3 Halaman Admin

3. Menu Utama

Menu Utama adalah tampilan awal setelah login.

Gambar 6.4 Halaman Menu Utama

4. Form Pendataan Pegawai

Admin dapat mengedit maupun menghapus data-data pegawai yang dimasukkan jika

terjadi kesalahan entri data, maupun jika data tersebut sudah tidak digunakan lagi. Admin dapat

memasukkan yang baru dengan meng-update.

Gambar 6.5 Form Pendataan Pegawai

5. Form Tanggal Penugasan

Admin dapat mengedit maupun menghapus data-data tanggal yang dimasukkan jika terjadi

kesalahan entri data, maupun jika data tersebut sudah tidak digunakan lagi.

Gambar 6.6 Form Tanggal Penugasan

6. Form Pendataan Lokasi

Admin dapat memasukkan atau menambahkan mengedit dan menghapus data Pendataan

Lokasi yang telah diinputkan.

Gambar 6.7 Form Pendataan Lokasi

7. Form Penjadwalan

Data-data yang telah di masukan dari tabel Pegawai, Tugas dan Tempat.

Gambar 6.8 Form Penjadwalan

8. Form Laporan Penjadwalan

Hasil dari laporan yang siap untuk di print

Gambar 6.9 Laporan

5. KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Dari bebagai penjelasan yang telah diuraikan dalam laporan ini, maka dapat disimpulkan

beberapa hal sebagai berikut :

1. Sistem Lama

Pada sistem yang lama memiliki beberapa kelemahan antara lain :

a. Membutuhkan waktu yang lama dalam pengolahan data, karena pengolahan data

masih dilakukan secara manual.

b. Informasi yang disampaikan masih kurang akurat, relevan dan tepat waktu,

dikarenakan masih sering terjadinya gangguan dalam penyampain informasi.

c. Terlalu makan banyak biaya dalam pengolahan dan penyampain informasi.

2. Sistem Baru

Pada sistem yang baru ini memiliki beberapa tujuan antara lain :

a. Membantu kelancaran, kecepatan, ketepatan dan efesiensi mekianisme kerja dari

pengolahan data sehingga informasi dapat diperoleh dengan cepat.

b. Sistem yang baru lebih baik, karena dapat memberikan inforamsi yang cepat dan

tepat.

Saran

Mengingat tidak ada yang sempurna di dunia ini, maka penulis masih perlu banyak

masukan baik dari pembaca maupun orang yang berkepentingan. Beberapa saran yang dapat

penulis berikan untuk proses pelaksanaan dan pengembangan Sistem Informasi Penjadwalan ini

adalah:

1. Dengan sistem yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan

kelemahan sistem agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan segera dapat

diperbaiki.

2. Agar kegiatan yang dilakukan hasilnya maksimum perlu ditingkatkan ketelitian personil

dalam menginputkan data untuk menghindari kesalahan-kesalahan.

3. Pengembangan dan pelatihan sumber daya manusia dalam mengenal dan memanfaatkan

teknologi perlu ditingkatkan.

DAFTAR PUSTAKA

Kusrini, M.Kom dan Andri Koniyo, Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi

dengan Visual Basic dan Microsoft SQL Server, Penerbit Andi, 2007

Jerry FiszGerand, Ardra F. FitzGerald, Warren D, Stallings, Jr., Fundamentals of System

Analysis (edisi kedua; New York : John willey & Sons, 1981), hal.5

Richard F. Neuschel, Management by System, (edisi kedua ; New York: McGraw-Hill 1960) ,

hal. 10

Jogianto.Hm, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek

Aplikasi Bisnis (Yogyakarta, Andi Offset, 1990), hal 3-5

M. Rudyanto Arief, Pemograman Basis data Menggunakan Transact- SQL dengan Microsoft

SQL Selver 2000,Penerbit Andi, 2005

Kusrini, M.kom., Strategis Perancanggan Dan Pengelolaan Basis Data, Penerbit Andi, 2006