ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO KARUNIA SINTANG KALIMANTAN BARAT

Naskah Publikasi

Disusun oleh

Dini fabianto 08.12.3014

Kepada

JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2012

ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS SALES IN THE KARUNIA SHOP SINTANG KALIMANTAN BARAT

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PADA TOKO KARUNIA SINTANG KALIMANTAN BARAT

Dini Fabianto, Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT Development of science and technology information at the present time is more

advanced and developing countries. Many of these are the products of science and technology information that is created and used by humans at this time. Pruducts are usually used in order to help human tasks and also to improve the efficiency of a particular job.

One type pruducts of information technology today is the sale of information systems is already known by many and is usually used by the agency or business entity engaged in the sale of goods. Like Shops, Supermarkets, wholesale centers, and even cooperative.

Toko Karunia that has stood long enough in the Sintang city of west Kalimantan is still using a manual system of sales and not using a computerized system. Starting from the income calculation process, the data collection in prices, until the data inventory is calculated by manual calculation and sometimes just use the approximate formula of man. This of course makes the quality of the information obtained was not optimal, less efficient and of course the possibility of considerable misinformation.

To overcome this here I will attempt to analyze the existing problems and will design a sales information system in accordance with the Toko Karunia. Information systems to be designed will be expected to assist the Toko Karunia to get information more quickly, clearly and accurately, and can bring the Toko Karunia for a little more advanced in the face of competition existing information technology today. Keywords: Information systems, sales, inventory.

1. Pendahuluan Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi pada masa sekarang

ini sudah semakin maju dan berkembang. Dari hal tersebut Sudah banyak pula produk

dari ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang tercipta serta digunakan oleh

manusia pada saat ini. Pruduk-pruduk tersebut biasanya digunakan dengan tujuan untuk

membantu meringakan pekerjaan manusia dan juga untuk meningkatkan efisiensi suatu

pekerjaan tertentu.

Salah satu jenis pruduk dari teknologi informasi saat ini adalah sistem informasi

penjualan yang sudah diketahui oleh banyak pihak dan biasanya digunakan oleh instansi

maupun badan usaha yang bergerak pada bidang penjualan barang. Seperti, Toko,

Swalayan, pusat grosir, bahkan koperasi.

Toko karunia adalah sebuah toko yang menjual berbagai barang kebutuhan

sehari-hari masyarakat. Toko Karunia sintang telah berdiri cukup lama di kota Sintang

Provinsi Kalimantan barat dan memperkerjakan beberapa karyawan untuk bekerja.

Namun demikian, sampai saat ini masih menggunakan sistem penjualan secara manual

dan belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Mulai dari Proses transaksi

penjualan, proses perhitungan pendapatan, pendataan harga barang, hingga data

persediaan barang juga masih dihitung dengan perhitungan manual yang hanya dicatat

dikertas atau buku, dan terkadang hanya menggunakan perkiraan. Hal ini membuat

kualitas informasi yang didapatkan tidak maksimal, kurang efisien dan tentunya

kemungkinan terjadinya kesalahan informasi cukup besar.

Untuk mengatasi hal tersebut disini penulis akan mencoba menganalisis

permasalahan yang ada dan akan merancang sebuah sistem informasi penjualan yang

sesuai dengan Toko Karunia. Sistem informasi yang akan dirancang nantinya diharapkan

bisa membantu toko karunia mendapatkan informasi yang lebih cepat, jelas dan akurat,

serta dapat membawa Toko Karunia untuk sedikit lebih maju dalam menghadapi

persaingan teknologi informasi saat ini.

2. Landasan Teori 2.1. Pengertian Sistem

Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

2.2. Pengertian Informasi Didalam buku “Fundamentals of System Analysis” dijelaskan bahwa Informasi

adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi

yang menerimanya.

2.3. Pengertian Sistem Informasi Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi sebagai

suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi 1. Blok masukan (input block)

2. Blok model (model block)

3. Blok keluaran (output block)

4. Blok teknologi (technology block)

5. Blok basis data (database block)

6. Blok kendali (controls block)

2.4. Definisi Sistem Informasi Penjualan 2.4.1. Pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi

Menurut Hanif Al Fatta Sistem pemrosesan transaksi atau Transaction

Processing System (TPS) adalah sistem informasi terkomputerisasi yang dikembangkan

untuk memproses sejumlah besar data untuk transaksi bisnis rutin.

2.4.2. Sistem Informasi Penjualan Pada Toko Karunia Sintang

Sistem informasi penjualan pada toko karunia sintang Kalimantan barat ini

merupakan sebuah sistem informasi terkomputerisasi yang akan dirancang untuk

menangani hal-hal yang berhubungan dengan proses transaksi yang terjadi pada toko

karunia sintang, sehingga sistem transaksi menjadi lebih efisien, mudah dan tertata

dengan baik. Penggunaan sistem ini adalah untuk menghasilkan laporan-laporan serta

informasi yang cepat, akurat dan berkualitas.

2.5. Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cyrcle) Metode SDLC (Sistem Development Life Cycle) adalah metodologi klasik untuk

penggunaan, pengembangan, dan pemeliharaan sistem informasi yang tercakup

didalamnya sejumlah fase atau tahapan yang terstruktur menggunakan Metode Waterfall.

Adapun tahapan-tahapan dalam metode Waterfall adalah :

PENGUJIAN

ANALISIS

DESAIN

PENGKODEAN

PERENCANAAN SISTEM

PEMELIHARAAN

3. Analisis Dan Perancangan Sistem 3.1. Analisis Kelemahan Sistem

1. Analisis Kinerja (Perfomance)

No Parameter Hasil Analisis

1 Throughput Dengan sistem yang masih manual dan masih mengandalakan

kinerja karyawan dengan kemampuan terbatas, tentunya tidak

banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam satu waktu.

Contoh: Pada saat karyawan kasir melayani transaksi, tidak

dapat secara bersamaan langsung membuat laporan

penjualan atau pengurangan stok barang.

2 Respon

time

untuk output (informasi) yang dihasilkan membutuhkan waktu

yang lebih lama daripada sistem terkomputerisasi yang akan

dibuat, karena saat ini masih mengandalkan tenaga manusia.

Contoh: Untuk membuat nota penjualan kasir harus menulis

satu per satu nama barang, dan terkadang membutuhkan

kalkulator untuk menghitung jumlah harga.

2. Analisis Informasi (Information)

No Parameter Hasil Analisis

1 Akurat Keakuratan informasi rendah, karena ketersediaan informasi

tidak realtime dan tingkat ketelitian manusia yang biasanya

sering terganggu atau kurang stabil.

Contoh: saat menghitung jumlah uang pendapatan perhari,

jumlah uang pendapatan belum tentu sama dengan nilai yang

sebenarnya didapatkan. Banyak faktor yang bisa diragukan

karena sistem masih manual.

2 Relevan Informasi kurang relevan karena informasi tersebut bisa saja

diberikan kepada pihak yang tidak membutuhkan informasi

atau dilihat oleh pihak yang seharusnya tidak boleh

mengetahui informasi tersebut.

Contoh: Pembukuan yang berisi semua laporan bisa dilihat

atau diberikan kepada siapa saja, baik pemilik, karyawan

gudang dan karyawan kasir.

3

Tepat

waktu

Informasi yang dihasilkan tidak up to date.

Contoh: Ketika pemilik membutuhkan informasi disaat-saat

tertentu, waktu minimal untuk mendapatkan informasi tersebut

adalah 30menit sampai 1jam.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

No parameter Hasil analisis

1. a. Biaya Cukup banyak jenis biaya yang rutin dikeluarkan untuk

membeli perlengkapan toko seperti buku kas, pulpen, kertas

nota, kertas laporan dan yang lainnya, biasanya habis

dalam waktu singkat.

4. Analisis Keamanan (Control)

No Parameter Hasil Analisis

1 Pengendalian Tidak adanya proteksi terhadap data sehingga kehilangan

data dan manipulasi data sangat mungkin terjadi. Pemilik

cukup kesulitan mengontrol dan mengkoreksi informasi

karena terlalu banyak data namun waktu yang dimiliki

terbatas.

Contoh: Buku untuk pembukuan dan buku kas dapat dilihat

maupun diubah data didalamnya oleh siapa sapa baik

kasir, maupun karyawan gudang, bahkan keluarga pemilik

Toko (misalnya: anak)

5. Analisis Efisiensi (Eficiency)

No Parameter Hasil Analisis

1 Sumber Daya Karena sistem yang ada masih manual, sumberdaya

manusia dirasa kurang karena beberapa jenis pekerjaan

yang harus dilakukan. Mendata barang, proses transaksi,

mengumpulkan data membuat informasi. Yang bekerja

sebenarnya ada 3 orang namun bergiliran kerjanya.

2 Pemanfaatan

Waktu

Waktu yang digunakan dalam bekerja kurang efisien.

Contoh: karyawan kasir terkadang harus lembur untuk

membuat laporan, apabila kondisi hari tersebut sedang

banyak pelanggan. Jika lembur akan dikeluarkan gaji

tambahan dan selesainya laporan menjadi lebih lama.

3 Ekonomi Terlalu banyak jenis perlengkapan yang harus dibeli,

walaupun harga per item tidak besar namun jika ditotalkan

akan cukup besar dan biasanya ada perlengkapan yang

dibeli tetapi tidak terpakai habis.

4 Hasil Informasi yang dihasilkan sangat banyak, beberapa informasi

tidak relevan, dan tidak tepat waktu.

6. Layanan (Service)

No Perameter Hasil Analisis

1 Informasi Informasi untuk konsumen masih minim. Terutama

menyangkut harga barang.

2 Kemudahan Karyawan kasir dituntut untuk hafal harga barang dan dapat

menulis nota dengan cukup cepat. Sehingga terkadang

menghambat pelayanan kepada pembeli.

3.2. Analisis Kebutuhan Sistem Analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk memahami dengan sebenar-benarnya

kebutuhan dari sistem baru dan mengembangkan sebuah sistem yang mewadahi

kebutuhan tersebut atau memutuskan bahwa sebenarnya pengembangan sistem baru

tidak dibutuhkan

3.2.1. Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional pada sistem analisis dan perancangan sistem informasi penjualan

pada Toko Karunia Sintang adalah sebagai berikut :

1. Admin

a. Admin mendapat hak akses untuk mengelola data.

- Melihat, menambah, mengubah, dan menghapus data barang, data jenis,

data Pemasok, data Karyawan, data konsumen.

b. Admin memiliki hak akses pada menu transaksi

- Admin dapat melakukan transaksi pembelian, transaksi penjualan, retur

pembelian

c. Admin dapat melihat laporan melihat semua laporan.

- Laporan pendapatan, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan

karyawan, laporan pemasok, laporan stok barang, laporan retur beli.

d. Admin. dapat mengakses Informasi

- Ganti kata sandi Login

2. Kasir

a. Kasir mendapat hak akses pada menu transaksi

- Kasir melakukan transaksi penjualan.

b. Admin mendapat hak akses untuk mengelola data.

- Melihat, menambah, dan mengubah data konsumen

c. Kasir dapat melihat Laporan

- Laporan penjualan / Nota penjualan

- Laporan stok barang

d. Kasir memiliki hak untuk mengakses informasi

- Ganti kata sandi login.

3. Pemilik

a. Pemilik memiliki hak akses untuk melihat semua laporan.

- Laporan pendapatan, laporan penjualan, laporan pembelian, laporan

karyawan, laporan pemasok, laporan stok barang, laporan retur, pembelian

b. Pemilik memiliki hak untuk mengakses informasi

- Ganti kata sandi login

3.2.2. Kebutuhan Non Fungsional 1. Operasional

a. Dapat beroperasi dengan sistem operasi Microsoft Windows XP Sp2,

b. Kebutuhan processor minimum Intel Pentium IV dan AMD Sempron.

c. Membutuhkan RAM minimal 512 MB.

d. Printer untuk mencetak struk transaksi dan mencetak laporan-laporan.

2. Informasi

Digunakan untuk menginformasikan apabila terjadi kesalahan dalam

pemasukan data maupun Sebagai Konfirmasi pemberitahuan apabila telah selesai

menjalankan sebuah eksekusi pada program aplikasi tersebut.

3. Keamanan

Dilengkapi kata sandi dan pembatasan hak akses bagi tiap jenis pengguna

pada sistem aplikasinya.

3.2.3. Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat Keras

Motherboard Disesuaikan dengan processor

Processor 2 GHz Dual Core Processor

RAM DDR3 512 MB

Harddisk 80 GB

Monitor 16”

Mouse / Keyboard PS/2 / USB

UPS 700 VA

Printer Ink Jet

3.2.4. Kebutuhan Perangkat Lunak

3.3. Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1. Kelayakan Hukum Sistem baru yang akan dibuat ini tentunya menggunakan sistem operassi yang orisinil

serta menggunakan perangkat lunak yang berlisensi.

3.3.2. Kelayakan Operasional Sistem informasi yang dibuat tidak memerlukan operator ataupun pengguna dengan

keahlian khusus, karena sistem ini dirancang agar mudah dalam mengoperasikan.

3.3.3. Kelayakan Ekonomi

NO Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan

1 Payback Period 6 bulan 21 hari < 2 tahun Layak

2 Return Of Investment 20,30 % > 0 Layak

3 Net Present Value Rp 883.012,53 > 0 Layak

3.4. Perancangan Basis Data

kdpmsok*namapmsokalamatpmsoknotelppmsok

Pemasok

idkary*alamatkarynotelpkarysandikarytypekary

Karyawan

kdbrg*namabrgKdjenis**

Kdpmsok**HargabeliHargajual

stok

barangnonotabeli*

tglbeliIdkary**biaya

totalbeli

pembelian

Nonotajual**Kdbrg**jmlbrghrgjual

subhrgjual

Detail penjualan

noretur*Nonotabeli**

tglreturKdbrg**jmlhretur

Returkdjenis*

jenis

jenis

idkons*namakonsalamatkonsnotelpkons

konsumennonotajual*

tgljualIdkary**Idkons**

totalhargabayar

kembali

penjualan

Nonotabeli**Kdbrg**jmlhbeli

subhrgbeli

Detail pembelian

Perangkat Lunak

Sistem Operasi Windows Xp SP2

Basis Data SQL Server 2000

3.5. Perancangan proses 3.5.1. Flowchart

Input data karyawan

Karyawan

Olah data karyawan

Olah laporan karyawan

Laporan karyawan

Karyawan Pemasok

Input data pemasok

pemasok

Olah data pemasok

Input data jenis

jenis

Olah data jenis

Input data Barang

Barang

Olah data Barang

Input data pembelian

pembelian

Olah data pembelian

Input data penjualan

penjualan

Olah data penjualan

Input detail penjualan

Detail penjualan

Olah detail penjualan

Input data retur beli

Retur beli

Olah data retur beli

Jenis Barang Pembelian PenjualanDetail penjualanRetur beli

Olah laporan pemasok

Laporan pemasok

Olah laporan stok barang

Laporan stok barang

Olah laporan pembelian

Laporan pembelian

Olah laporan penjualan

Laporan Penjualan

Olah laporan Retur beli

Laporan Penjualan

Input data konsumen

konsumen

Olah data konsumen

konsumen

Input detail pembelian

Detail pembelian

Olah detail pembelian

Detail pembelian

Olah laporan pendapatan

Laporan Pendapatan

3.5.2. Diagram context

Data KaryawanData pemasokData JenisData BarangData PenjualanData PembelianData Detail pembelianData Retur

Laporan PenjualanLaporan pembelianLaporan PendapatanLaporan KaryawanLaporan pemasokLaporan Stok BarangLaporan Retur

Admin Pemilik

0

Sistem Informasi Penjualan Toko

Karunia

Data PenjualanData konsumen

Kasir

Data KaryawanData pemasokData JenisData BarangData penjualanData pembelianData Detail pembelianData Retur

Lap. Stok barangLap. PenjualanNota Penjualan

3.5.3. DFD level 1

Simpan data karyawan Data KaryawanAdmin Pengolahan

data karyawan

1

KaryawanD1

Simpan data pemasok Data Pemasok

Pengolahan data Pemasok

2

PemasokD2

Simpan data jenis Data Jenis

Pengolahan data Jenis

3

JenisD3

Simpan data Pembelian Data PembelianPengolahan

data Pembelian

5

PembelianD5

Simpan data Retur beliData Retur beliPengolahan

data Retur beli

7

Simpan data Penjualan Data Penjualan

Pengolahan data

Penjualan

9

penjualanD9

Data Karyawan

Data Pemasok

Data Jenis

Data Pembelian

Data Retur beli

Data Penjualan

Nota PenjualanLap. Penjualan

Lap. Stok Barang

Pengolahan Data Laporan

11

Pengolahan data detail penjualan

10

Simpan detail Penjualan Data detail penjualan

Data Penjualan

Retur beli

Kasir

Simpan Detail Pembelian

Data detailPembelianPengolahan data detail Pembelian

6Data Pembelian

Simpan data konsumen

Data konsumenkonsumenD8

Data konsumenPengolahan

data konsumen

8

Pemilik

Semua Laporan

Simpan data Barang Data Barang

Pengolahan data Barang

4

BarangD4Data Barang

D7

Detail PembelianD6

Detail penjualanD10

Data Pemasok

Data konsumen

Data Penjualan

Data detail penjualan

4. Hasil Penelitian Dan Pembahasan 4.1. Ujicoba Sistem dan Program Ujicoba sistem dan program adalah dengan menguji suatu fungsi atau modul apakah

dapat berjalan sesuai yang diharapkan atau tidak. Ujicoba ini dapat dilakukan untuk

interface perangkat lunak. Tujuan dari uji coba adalah untuk mencari kesalahan pada

interface, kinerja, dan fungsionalitas. Pengujian yang digunakan pada sistem dan

program ini adalah ujicoba kotak hitam (black box testing). Uji coba ini dikatakan berhasil

apabila fungsi-fungsi yang ada pada perangkat lunak sesuai dengan yang diharapkan

oleh pemakai. Langkah untuk mengetesnya adalah dengan menjalankan aplikasi,

menginputkan data, menyimpan data. Dalam melakukan tes tersebut, yang dites adalah

seluruh module.

Hasil dari pengujian black box menyatakan semua fungsi dan modul yang

terdapat pada sistem informasi penjualan Toko karunia ini telah berjalan dengan baik

tanpa ganggunan ataupun masalah. 4.2. Implementasi Program

1. Implementasi Form Login

2. Implementasi Form Menu Utama

3. Implementasi Form Data Pemasok

4. Implementasi Form Jenis

5. Implementasi Form Data Karyawan

6. Implementasi Form Data Barang

7. Implementasi Form Data Konsumen

8. Implementasi Form Penjualan

9. Implementasi Form Pembelian

10. Implementasi Form Retur Pembelian

11. Implementasi Form Ganti Kata Sandi

4.3. Implementasi Basis Data

5. Kesimpulan Berdasarkan atas penjelasan serta pembahasan materi pada bab I, II, III, IV dan dengan

telah dilakukannya pengumpulan data, analisis, perancangan serta implementasi pada

“analisis dan perancangan sistem informasi penjualan pada toko karunia Sintang

Kalimantan barat” penulis menyimpulkan beberapa hal, sebagai berikut:

1. Untuk membangun sistem informasi penjualan pada toko karunia sintang ini

menggunakan analasis pieces, analisis biaya dan manfaat dimana hasil perhitungan

Payback Period 1tahun 6 bulan 21 hari, Return Of Investment 20,30%, dan Net

Present Value Rp 883.012,53

2. Dalam perancangan sistem informasi penjualan pada toko karunia sintang ini

menggunakan perancangan normalisasi dan relasi yang menghasilkan 10 tabel,

yaitu tabel jenis, tabel Pemasok, tabel Karyawan, tabel barang, tabel Konsumen,

tabel pembelian, tabel detailpembelian, tabel retur pembelian, tabel penjualan, dan

tabel detail penjualan.

3. Dengan sistem informasi penjualan pada toko karunia sintang ini dapat

meningkatkan efektifitas kerja, efisiensi sumber daya dan peningkatan kualitas

informasi yang ada pada toko karunia Sintang, Kalimantan Barat.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta , Hanif . 2007 . Analisis & Perancangan Sistem Informasi . Yogyakarta: Penerbit

Andi.

Andi Sunyoto . 2007 . Pemrograman Database Dengan Visual Basic dan Microsoft SQL .

Yogyakarta: Penerbit Andi.

HM , Jogiyanto . 1990 . Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis . Yogyakarta: Penerbit Andi.

Kusrini . 2007 . Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data . Yogyakarta: Penerbit

Andi.

M . Suyanto . 2005 . Pengantar Teknologi Informasi: Untuk Bisnis . Yogyakarta: Penerbit

Andi.