analisis dan perancangan sistem informasi...
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN PAKAIAN KAOS PADA TOKO VIVO SOLO
BERBASIS DESKTOP
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Tjong Wijaya
11.12.6128
kepada
JURUSAN SISTEM INFORMASI SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA
2014
ii
iii
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEMS APPAREL T-SHIRT SALES STORE SOLO VIVO-BASED DESKTOP
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN
PAKAIAN KAOS PADA TOKO VIVO SOLO BERBASIS DESKTOP
Tjong Wijaya Bambang Sudaryatno
Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information systems have become an integral part of the business activities of a company or organization as the effects of modern developments and advances in information technology itself. The need for better information systems is also due to the problems that arise in a company or organization as a result of the use of the manual system.
One part or sub- systems of the whole information system that selling information system. The need for good selling information is not only a necessity but also the needs of the employees and managers of the business owners in because companies often have errors and experiencing delays in selling and buying processing.
Selling information system was designed and made by combining at least two major software can work well to collect the required data and then bring it to the place of destination.
Keywords: selling information systems, selling and buying data processing
1
1. Pendahuluan
Pada saat ini peranan perangkat komputer sangat membantu kita dalam
proses menjalankan kegiatan bisnis. Penggunaan perangkat komputer di bidang
teknologi sistem informasi telah banyak diterapkan dan mengalami
perkembangan yang sangat pesat di segala bidang. Perangkat komputer masa
kini telah mengalami banyak perkembangan dan memiliki banyak keunggulan,
karena perangkat komputer ini dapat diprogram serta di-upgrade sesuai dengan
kebutuhan penggunanya.
Maka dari itu sistem informasi berbasis komputer mempunyai peranan
yang sangat penting dalam kebutuhan kegiatan bisnis di dalam sebuah
perusahaan. Pada saat ini telah banyak sekali diberbagai bidang maupun
perusahaan-perusahaan yang telah memanfaatkan sistem informasi yang
berbasis komputer sebagai alat dalam mempermudah pengolahan data, karena
dapat bekerja dengan baik dan cepat sesuai dengan harapan perusahaan.
Dari pengolahan data yang masih menggunakan cara manual, di mana
pada waktu perusahaan akan melakukan pendataan atau penggecekan stok
barang dan transaksi penjualan masih saja sering mengalami kesalahan dan
terlalu menghabiskan banyak waktu dalam proses menghasilkan laporan yang
tepat dan akurat dalam sebuah perusahaan. Maka dengan adanya masalah
tersebut diatas dirancanglah sebuah sistem informasi berbasis komputer untuk
dapat menyelesaikan permasalahan yang ada, serta dapat memberikan
informasi yang akurat, tepat, dan cepat dalam persaingan bisnis sehingga bisa
meningkatkan kepuasan dalam pelayanan terhadap konsumen.
Toko Vivo Solo yang dimiliki oleh Bun Edy merupakan toko yang bergerak
dalam bidang penjualan pakaian kaos. Toko Vivo Solo terletak di Solo. Toko ini
masih menggunakan sistem manual dalam proses pengolahan data dan media
pencatatan transaksi masih menggunakan kertas sehingga memiliki resiko lebih
besar dalam kerusakan atau kehilangan data.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka untuk mempermudah dalam
mengelola data dan meningkatkan kinerja perusahaan diperlukan sebuah sistem
informasi penjualan berbasis komputer. Oleh karena itu dari latar belakang
masalah diatas penulis bermaksud untuk melakukan penelitian dengan judul
“Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Pakaian Kaos pada
Toko Vivo Solo Berbasis Desktop”.
2
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem
2.1.1 Definisi Sistem
Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.1
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefinisikan sistem sebagai berikut :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai
suatu tujuan tertentu.2
Menurut Scott (1996), sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan (input),
pengolahan (processing), serta keluaran (output).
2.1.2 Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen (Component)
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,
yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.
Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa
suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai
sifat-sifat dari sistem yang menjalankan fungsi tertentu dan
mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
2. Batasan (Boundary)
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas
sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu
kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari
sistem tersebut
3. Lingkungan luar (Environment)
Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar
batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar
sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan
sistem tersebut. Lingkungan luar sistem yang menguntungkan
1 Jogiyanto HM, Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik
Aplikasi Bisnis (edisi ketiga; Yogyakarta:ANDI, 2005), hal. 1. 2 Ibid.
3
merupakan energi sistem dan harus tetap di jaga demi kelangsungan
hidup sistem. Sedangkan lingkungan luar sistem yang merugikan harus
di tahan sehingga tidak mengganggu hidup sistem tersebut.
4. Penghubung (Interface)
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem
dengan subsistem lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber-sumber daya mengalir antara subsistem. Keluaran (output) dari
suatu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang
lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung suatu
subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem lainnya membentuk
suatu kesatuan.
5. Masukan (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan
dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan
sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan
supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang
diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Pengolah (Process)
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan
merubah masukan menjadi keluaran.
7. Keluaran (Output)
Keluaran adalah hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat
merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra
sistem.
8. Sasaran (Goal)
Suatu sistem pasti akan mempunyai tujuan (good) atau sasaran
(objective).
Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran dan tujuannya.
2.2 Konsep Dasar Informasi
2.2.1 Definisi Informasi
Menurut Gordon B. Davis, bahwa definis informasi secara pemakaian sistem
informasi adalah :
4
“Data yang telah di olah menjadi sebuah bentuk yang penting bagi si penerima
dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan
yang sekarang atau keputusan-keputusan yang akan datang3”
Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang di olah proses
sedemikian rupa, sehingga mempunyai manfaat bagi penerimanya, untuk membantu
atau mendukung dalam mengambil keputusan.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
2.3.1 Definisi Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K.Roscoe Davis sebagai
berikut :
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, pihak
luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.4
2.4 Konsep Dasar Penjualan
2.4.1 Definisi Penjualan
Menurut Mulyadi (2001, p202), Penjualan merupakan transaksi dari
pelanggan ke perusahaan, yang melibatkan sumber daya dalam suatu
perusahaan, prosedur, data serta sarana pendukung untuk mengoperasikan
sistem penjualan itu sendiri sehingga menghasilkan informasi yang bermanfaat
bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan.
2.4.2 Definisi Sistem Informasi Penjualan
Sistem informasi Penjualan didefinisikan sebagai suatu pembuatan
pernyataan penjualan, kegiatan akan dijelaskan melalui prosedur-prosedur yang
meliputi urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengecekan
barang ada atau tidak ada dan diteruskan dengan pengiriman barang yang
disertai dengan pembuatan faktur dan mengadakan pencatatan atas penjualan
yang berlaku (Niswonger, 1999).
3 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 8
4 Ibid., hal. 11.
5
2.5 Jenis – Jenis Analisis
2.5.1 Pengertian PIECES
Analisis PIECES adalah analisis yang digunakan untuk menilai sistem
yang lama dengan sistem yang baru dari enam sisi aspek yaitu yang biasa
dikenal dengan analisis PIECES : Performance, Information, Economic, Control,
Efficiency, dan Service.
2.6 Konsep Permodelan Sistem
2.6.1 Flowchart Sistem
Bagan alir (flowchart) adalah bagan-bagan yang mempunyai arus yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian suatu masalah. Flowchart merupakan
cara penyajian dari suatu algoritma. System flowchart adalah bagan yang
memperlihatkan urutan proses dalam sistem dengan menunjukkan alat media input,
output serta jenis media penyimpanan dalam proses pengolahan data.5
2.6.2 Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah Diagram Aliran Data merupakan model dari sistem untuk
menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil. Salah satu keuntungan
menggunakan.6
DFD dapat dibagi ke dalam tingkat-tingkat yang merepresentasikan aliran
informasi yang bertambah.
2.6.3 Basis Data
Basis data adalah kumpulan data yang saling berinteraksi yang bertujuan untuk
mengatur mengatur data sehingga diperoleh kemudahan, ketepatan, dan kecepatan
dalam pengembalian kembali. Data merupakan fakta mengenai objek, orang dan lain-lain.
Data dinyatakan dengan nilai berupa angka, deretan, karakter atau simbol.7
2.6.4 Sistem Basis Data
Sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan file (tabel) yang
saling berhubungan (dalam sebuah basis data si sebuah sistem komputer) dan
sekumpulan program (DBMS) yang memungkinkan beberapa pemakai dan/atau program
lain untuk mengakses dan memanipulasi file-file(tabel-tabel) tersebut.8
2.6.5 Normalisasi
5 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 263
6 Al-Bahra Bin Ladjamudin, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Graha Ilmu, 2005, hal 64
7 Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Penerbit Andi, hal 2
8 Fathansyah, Ir, Basis Data, Informatika, 1999, hal 10
6
Normaliasasi merupakan cara pendekatan dalam membangun desain logika
basis data relasional yang tidak secara langsung berkaitan dengan model data, tetapi
dengan menerapkan sejumlah aturan dan kriteria standar untuk menghasilkan struktur
tabel yang normal. Dalam perspektif normalisasi sebuah database dikatakan baik jika
setiap tabel yang membentuk basis data sudah berada dalam keadaan normal.
2.7 Perangkat Lunak yang Digunakan
Dalam membangun atau mengembangkan suatu aplikasi pasti membutuhkan
sebuah perangkat lunak. Khususnya untuk membuat aplikasi penjualan berbasis desktop
ini akan menggunakan perangkat lunak Microsoft SQL Server 2000 dan Microsoft Visual
Basic 6.0.
3. Analisis dan Perancangan
3.1 Analisis Kelemahan Sistem
3.1.1 Analisis Kinerja (Performance)
Analisis kinerja merupakan kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas
dengan cepat sehingga sasaran dapat tercapai. Kinerja diukur dengan jumlah
produksi (throughput) dan waktu tanggap (respon time) dari suatu sistem.
Jumlah Produksi = Pembuatan nota kepada pelanggan masih secara manual,
dibutuhkan waktu ± 3-5 menit dalam membuat nota dan hanya bisa dilakukan
untuk 1 pelanggan dalam 1 kali transaksi. Dalam satu hari rata-rata terjadi kurang
lebih 25 transaksi dengan 25 nota.
Waktu tanggap = Pelanggan harus menunggu sekitar 3-5 menit untuk
mendapatkan nota penjualan.
3.1.2 Analisis Informasi (Information)
a. Dari segi akurat
Penyajian informasi tidak akurat, misalnya kesalahan ketika melakukan
perhitungan yang berasal dari arsip-arsip yang ada.
Kesalahan dalam menginput data penjualan misal salah menuliskan data
barang dan jumlah yang terjual.
b. Dari segi tepat waktu
Informasi yang diperoleh kurang tepat waktu karena sering terjadi
keterlambatan dalam proses pembuatan laporan dan juga kurang maksimal
karena untuk mencari data masih menggunakan cara manual dengan
membuka arsip-arsip yang ada.
c. Dari segi relevan
7
Informasi yang dihasilkan tidak sesuai yang diinginkan. Misal informasi data
yang disajikan tidak tersusun dengan jelas karena pencarian data masih
secara manual.
3.1.3 Analisis Ekonomi (Economy)
Permasalahan ekonomi berkaitan erat dengan masalah biaya dan keuntungan.
Secara ekonomis, sistem yang ada pada saat ini membutuhkan biaya
operasional yang tidak sedikit biaya. Ini disebabkan karena dalam pemrosesan
data juga dalam pembuatan menggunakan kertas, tinta dan alat tulis lainnya
serta buku-buku untuk penyimpanan dokumen sangat boros, karena sering
mengalami kesalahan sehingga tidak digunakan lagi.
3.1.4 Analisis Keamanan (Control)
Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah dan mendeteksi
kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi, dan persyaratan. Dari
hasil pengamatan di Toko Vivo Solo yang sedang berjalan sangat tidak aman,
karena tidak adanya pembatasan hak askses terhadap informasi yang ada.
Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang ada masih diletakkan secara
terbuka dan sembarangan sehingga orang lain dengan mudah mengakses
informasi yang ada.
3.1.5 Analisis Efisiensi (Efficiency)
Analisis efesiensi berhubungan dengan sumber daya yang ada guna
meminimalkan pemborosan. Pemakaian waktu dan sumber daya yang tidak tepat
dapat menyebabkan pemborosan. Pada sistem lama, dibutuhkan waktu yang
lama untuk mengolah data-data dan membuat laporan.
3.1.6 Analisis Layanan (Service)
Dari segi analisis pelayanan untuk menilai kualitas dari sebuah sistem adalah
salah satunya bisa dilihat dari segi pelayanannya. Dalam sistem lama pelayanan
terhadap pembeli masih sangat buruk karena dalam satu pelayanan
membutuhkan waktu yang relatif lama, sehingga membuat pembeli/pengungjung
tidak puas.
8
3.2 Perancangan Sistem
3.2.1 Flowchart
Admin
Input Data Admin
Pengolahan Data Admin
Admin
Barang
Input Data Barang
Pengolahan Data Barang
Barang
Pembuatan Laporan Barang
Data Barang
Kategori
Input Data Kategori
Pengolahan Data Kategori
Pembuatan Laporan Kategori
Data Kategori
Pembelian
Input Data Pembelian
Pengolahan Data Pembelian
Pembelian
Pembuatan Laporan Pembelian
Data Pembelian
Supplier
Input Data Supplier
Pengolahan Data Supplier
Supplier
Pembuatan Laporan Supplier
Data Supplier
Penjualan
Input Data Penjualan
Pengolahan Data Penjualan
Penjualan
Pembuatan Laporan Penjualan
Data Penjualan
Kategori
Merk Barang
Input Data Merk Barang
Pengolahan Data Merk Barang
Merk Barang Detail_Pembelian
Retur Pembelian
Input Data Retur Pembelian
Pengolahan Data Retur Pembelian
Pembuatan Laporan Retur Pembelian
Data Retur Pembelian
Retur Pembelian Detail_Penjualan
Detail Retur Pembelian
Nota
Gambar 3.1 Flowchart Sistem
9
3.3 Perancangan Basis Data
3.3.1 Relasi Antar Tabel
Barang
Id_Barang *
Id_Kategori **
Nama_Barang
Id_Merk **
Harga_Beli
Harga_Jual
Stok
Kategori
Id_kategori *
Nama_Kategori
Merk
Id_Merk *
Nama_Merk
Detail_Penjualan
Id_Barang **
No_Penjualan **
Harga
Jumlah
Detail_Pembelian
Id_Barang **
No_Pembelian **
Harga
Jumlah
Detail_Retur_Beli
No_Retur **
Id_Barang **
Kode_Supplier**
Jumlah
Penjualan
No_Penjualan *
Tgl_Jual
Id_admin**
Pembelian
No_Pembelian *
Tgl_Beli
Id_Admin **Kode_Supplier **
Retur
No_Retur *
Tgl_Retur
No_Pembelian **
Admin
Id_Admin *
Passlogin
Nama_Lengkap
Status
Supplier
Kode_Supplier *
Nama_Supplier
Alamat
No_Telpon
Gambar 3.2 Relasi Antar Tabel
4. Implementasi dan Pembahasan Sistem
4.1 Uji Coba Sistem dan Program
4.1.1 Uji Coba Sistem
4.1.1.1 White Box Testing
White box testing merupakan cara pengujian dengan melihat kedalam modul
untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan mencari apakah terjadi kesalahan, jika
ada modul yang menghasilkan kesalahan output yang tidak sesuai dengan proses yang
dilakukan, maka baris-baris program, available, dan parameter yang terlibat ada unit
tersebut akan dicek satu per satu dan diperbaiki, kemudian di compile ulang.
White box testing dilakukan pada sistem login pada saat menginputkan
username, password dan status. Apabila user atau admin salah menginputkan username,
password, dan status, maka akan muncul pesan error seperti berikut :
10
Gambar 4.1 Contoh White Box Testing
4.1.1.2 Black Box Testing
Black Box Testing merupakan metode perancangan data uji yang didasarkan
pada spesifikasi perangkat lunak (software). Cara pengujiannya hanya dilakukan dengan
menjalankan atau mengeksekusi unit atau modul kemudian diamati apakah hasil dari unit
itu sesuai dengan proses bisnis yang diinginkan. Berikut adalah hasil dari black box
testing yang telah dilakukan :
Tabel 4.1 Uji Black Box
Menu Pengujian Hasil
Pengujian Login Login User atau Admin untuk masuk ke sistem Sukses
Admin Proses untuk tambah, simpan, ubah, hapus dan
keluar dari tampilan form admin Sukses
Menu Utama Menampilkan MDI Form yang isinya File, Master,
Detail, Laporan, dan About Sukses
Kategori Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar
dari tampilan form kategori Sukses
Merk Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar
dari tampilan form merk Sukses
Supplier Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar
dari tampilan form supplier Sukses
Barang Proses tambah, simpan, ubah, hapus, dan keluar
dari tampilan form barang Sukses
Pembelian Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan
form pembelian Sukses
Penjualan Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan
form penjualan Sukses
Retur Pembelian Proses tambah, simpan, dan keluar dari tampilan
form retur pembelian Sukses
Laporan Menampilkan dan proses cetak sukses
11
5. Penutup
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengujian yang telah diuraikan pada BAB IV, dapat
ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi penjualan ini telah memberikan
informasi yang akurat, cepat dan tepat kepada pihak toko Vivo Solo.
5.2 Saran
Sebuah sistem pasti memerlukan saran agar dalam implementasi dan
pengembangannya dapat berjalan dengan baik. Ada beberapa saran
sehubungan dengan sistem informasi penjualan ini antara lain :
1. Untuk pengembangan sistem sebaiknya membuat tampilan yang lebih
menarik dari sistem ini karena tampilannya dirasa masih sederhana.
2. Dengan adanya sistem yang diusulkan oleh penulis diharapkan Toko Vivo
Solo melakukan pelatihan untuk petugas yang mengelola sistem ini atau
ditempatkannya orang yang benar-benar paham dan mengerti akan sistem
ini, sehingga sistem ini pun dapat dijalankan dengan baik pula.
Demikian kesimpulan dan saran yang telah disampaikan, penulis
berharap sistem baru yang telah diusulkan tersebut dapat membantu mengatasi
masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama dan dapat memberikan
informasi yang dibutuhkan dengan cepat, tepat, dan akurat. Dengan
mempertimbangkan sran tersebut, penulis mengharapkan sistem baru yang
diusulkan dapat diterapkan pada Toko Vivo Solo dan bermanfaat bagi pihak
pemilik.
12
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keuntungan
Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta:Andi Offset.
Fathansyah. 1999. Basis Data. Bandung: Informatika.
Helmy, S.Kom dan Ridwan Sanjaya, SE, Skom. 2003. Pengolahan Database SQL Server
2000 dengan Java. Jakarta: Elex Media Komputindo.
HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain. Yogyakarta: Andi Offset.
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: Andi
Offset.
Ladjamudin, Al-Bahra Bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta:
Graha Ilmu.
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Microsoft SQL
Server. Yogyakarta: Andi Offset.