ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN

DAN INVENTORI TOKO AKHSAN YOGYAKARTA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Abdor Rahman Salim

10.12.4697

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2015

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN INVENTORI

TOKO AKHSAN YOGYAKARTA

Abdor Rahman Salim1), Armadyah Amborowati2),

1) Sistem Informasi STMIK AMIKOM Yogyakarta

2) Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta Jl Ringroad Utara, Condongcatur, Depok, Sleman, Yogyakarta Indonesia 55283

Email : abdor.s@students.amikom.ac.id1), armadyah.a@amikom.ac.id2)

Abstract - Sales Information System is part of a marketing information system, which was developed to collect, process and store sales data so that data can be retrieved to be distributed as a useful information. The realization of this Sales Information System development is the manufacture of computer application that is able to represent the information system is designed as a whole.

Application of Goods Sale Information System is able to manage selling data such as : purchasing goods data transaction, selling goods data transaction, product data, distributes data and data of customer by organization, within make full reported, accurate and always actual. The design of the system using Visual Basic, Rational Rose and database design using MySQL Server.

The result of Application of Goods Sale Information System design is very important, due to the importance of computer application in a company. By using this application, all civitas of goods sale and service can be ascended in quality.

Keywords : Transactions, Information system, store, sale.

1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang

Teknologi komputerisasi yang berkembang pesat dewasa ini sangat memberi dukungan bagi pengembangan sistem komputerisasi sebuah perusahaan, terutama dengan pemanfaatan teknologi yang berbasis komputer. Dengan adanya penggunaan teknologi berbasis komputer di dalam sistem transaksi penjualan, data akan dapat di olah dengan cepat, dengan tingkat kesalahan minimal, menghemat tenaga kerja, dan menghemat biaya.

Dalam sistem pengolahan data pada Toko Akhsan Yogyakarta masih bersifat manual, sehingga data yang dihasilkan kurang efektif dan efisien, yang mengakibatkan keterlambatan laporan keuangan dan sering terjadi kesalahan dalam pencatatan, seperti kesalahan dalam mengecek harga barang dan stok. Berdasarkan latar belakang diatas penulis bermaksud merancang satu aplikasi dengan berjudulkan “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Dan Inventori Toko Akhsan Yogyakarta”.

1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang

sudah dikemukakan diatas maka diambil rumusan masalah sebagai berikut : Bagaimana manganalisis dan merancang sistem informasi penjualan pada Toko Akhsan Yogyakarta menggunakan visual basic 6.0 ? Bagaimana membuat sistem laporan keuntungan penjualan pada Toko Akhsan Yogyakarta?

Bagaimana membuat laporan stock barang menipis pada Toko Akhsan Yogyakarta? 1.3 Batasan Masalah

Suatu penelitian memerlukan adanya batasan masalah agar lebih mudah teralat dan sesuai dengan sasaran yang dituju sehigga penelitian dapat berjalan efektif sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

Adapun batasan masalah yang telah telah dirumuskan adalah sebagai berikut : Penggunaan aplikasi ini dibatasi untuk pemilik dan pegawai Toko Akhsan. Sistem pengolahan data penjualan meliputi olah data kasir, olah data barang masuk ke gudang, pengolahan data ini meliputi input data, edit data, dan pembuatan laporan transaksi ,laporan keuntungan laporan barang menipis dan laporan stok barang, selain itu akan ditampilakn diagram batang dan laporan keuangan yang dapat mempermudah pengguna sistem informasi di Toko Akhsan Yogyakarta. 2. Landasan Teori 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan elemen – elemen yang berinteraksi dengan maksud yang sama untuk mencapai tujuan tertentu.[1] Banyak ahli yang mengajukan konsep sistem yang berbeda, tetapi pada prisipnya memiliki konsep yang hampir sama dengan konsep dasar sistem pada umunya. 2.1.2 Pengertian Informasi

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Ketiga, informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang [1].

2

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Dalam memahami pengertian sistem informasi,

dapat melihat keterkaitan antara data dan informasi sebagai entitas penting pembentuk sistem informasi. Data merupakan nilai, keadaan, atua sifat yang berdiri sendiri lepas konteks apapun[2]. 2.2 Teori Visual Basic 6.0

Visual Basic merupakan cara termudah dan tercepat untuk membuat aplikasi yang dijalankan di sistem operasi MicrosoftWindows®. Apakah Anda seorang profesional atau pemula sekalipun di bidang pemrogramanWindows, Visual Basic menyediakan kepada Anda sekumpulan perangkat untuk mempermudah dan menyederhanakan pengembangan aplikasi yang tangguh [4].

3.1. Tinjauan Umum 3.1.1. Struktur Organisasi Toko Akhsan

Yogyakarta Dalam menjalankan usaha ini memerlukan

beberapa tenaga kerja berdasarkan job.desc-nya, dan dapat dilihat dari struktur organisasi yang ada pada pada Tabel dan gambar berikut.

Tabel 3.1 Jumlah Karyawan Jabatan Jumlah

Administrasi 1

Kasir 1

Owner 1

3.2. Analisis Sistem

Didalam analisis sistem ada beberapa langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisis sistem adalah sebagai berikut : Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem dari masalah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Adapun permasalahan yang terdapat di dalam Toko Akhsan Yogyakarta adalah kesulitan dalam pembuatan laporan keuangan , pengecekan data barang yang terjual , masalah pada stok dan efisiensi juga efektifitas pelayanan yang masih menggunakan delay yang cukup lama karena masih menggunakan sistem yang manual.

Understand yaitu memahami kerja dari system yang ada dan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang beroperasi. Analyze yaitu menganalisis sistem berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. Report yaitu membuat laporan hasil analisis. 3.3 Analisis PIECES

Sebagai tolak ukur dalam mengidentifikasi masalah pada sebuah sistem, dapat dilihat dari enam aspek yaitu kinerja(perfomance),informasi (information), ekonomi(economy),pengendalian (control), efisiensi (efficiency), dan pelayanan (service). Panduan ini biasa disebut sebagai analisis PIECES. Analisis ini nantinya

akan menjadi masukkan untuk sistem yang dibuat. Berikut merupakan hasil dari analisis PIECES. A. Analisis Kinerja (Performance Analysis)

Kinerja perusahaan sangat tergantung pada sumber daya manusia dan sumber daya alat atau alat atau sarana prasarana yang ada pada perusahaan. Dalam penelitian ini yang dianalisa adalah sistem informasi pnjualan kasir dan invemtori yang manual yang belum berbasis terkomputerisasi. Kinerja dari sistem lama dapat dilihat dalam tabel berikut :

Tabel 3.1 Analisis Kinerja

B. Analisis Informasi (Information)

Analisis Informasi merupakan peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan, komoditas terpenting bagi seorang pemakai akhir pada suatu sistem dalam pengambilan keputusan adalah informasi. Informasi yang baik user dapat mendapatkan informasi yang akurat, relevan, dan up to date. Informasi yang ada pada Toko Akhsan Yogyakarta adalah masih membutuhkan peningkatan kualitas informasi dan kecepatan penyampaian informasi, analisis informasi saat ini adalah:

Tabel 3.2 Analisis Informasi

Faktor Hasil Analisis

Throughput Proses pembuatan laporan keuangan membutuhkan waktu lebih lama untuk mengedit jika terjadi kesalahan pada perhitungan laporan keuangan. Dalam pembuatan laporan biasa nya membutuhkan waktu 1 jam dikarenakan banyaknya transaksi yang perlu dicatat dalam jurnal keuangan

Respone Time

Proses pembuatan dan pendataan data jika terjadi kesalahan hanya menggunakan waktu 3 menit pada sistem yang ditawarkan.

Parameter Hasil Analisis

Keakuratan (Accurate)

Informasi kurang akurat karena banyakknya data barang yang perlu untuk diklasifikasi kan dan akan sulit dalam proses pengeditan jika terjadi kesalahan.

Ketepatan Waktu (Timelines)

Membutuhkan banyak waktu untuk memperbaiki kesalahan informasi.

Relevan (relevance)

Data tidak dapat diupdate secara otomatis sehingga menyulitkan pengguna untuk mendapatkan informasi yang relevan.

3

C. Analisis Ekonomi (Economy) Peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau

keuntungan-keuntungan atau penurunan-penurunan biaya yang terjadi:

3.3 Tabel Analisis Ekonomi

D. Analisis Pengendalian Peningkatan terhadap pengendalian untuk

mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang terjadi.

3.4 Tabel Analisis Pengendalian

D. Analisis Efisien (Efisiency) Bagaimana sumber daya manusia yang ada

dapat digunakan seminimal mungkin sehingga tidak terjadi pemborosan. Tidak dapat dipungkiri lagi kalau tingkat ketelitian manusia cukup terbatas.

3.5 Tabel Analisis Efisien

E. Analisis Pelayanan (Service) Titik fokus analisis pelayanan adalah pada

tinjauan sejauh mana system memberikan kemudahan untuk menyelesaikann pekerjaan, memperoleh data-data yang dibutuhkan untuk proses evaluasi kerja serta kemudahan bagi anggota untuk memeproleh informasi:

3.6Tabel Analisis Pelayanan

Parameter Hasil Analisis Waktu tunggu Waktu tunggu pelayanan terhadap

konsumen lama karena harus menghitung dengan manual hasil belanjaan konsumen menggunakan kalkulator sehingga membutuhkan waktu lama dan menyebabkan antrian pelanggan yang panjang

3.4 Perancangan Database Dan Sistem 3.4.1 Perancangan Database

Perancangan database disini menggunakan ERD (Entity Relation Diagram) Dalam ERD hubungan (relasi) dapat terdiri dari sejumlah entitas yang disebut dengan derajat relasi. Derajad relasi maksimum disebut dengan kardinalitas sedangkan kardinalitas minimum desebut dengan modalitas. Jadi kardinalitas relasi menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas lain [3].

1. ERD (Entity Realtion Diagram)

Gambar 3.2 ERD

2. Relasi Antar Tabel

Gambar 3.3 Relasi Antar Tabel 3.4.2 Perancangan Sistem

Parameter Hasil Analisis Pengeluaran menggunakan kertas dan kwitansi untuk laporan

Pengeluaran menggunakan Sistem Informasi Kasir Basis Destop

Kertas : 100.000 /pack

Biaya Pembuatan Aplikasi 1.900.000.

Parameter Hasil Analisis Pengendalian Informasi

Pengendalian sistem pada sistem lama masih lah sangat sulit jika terjadi kesalahan sulit untuk perbaikan data informasi yang akan diolah

Hak Akses Hak akses pada sistem lama masih manual sehingga kemungkinan besar untuk terjadi pelanggaran hukum seperti kecurangan dalam pembuatan laporan keuangan.

Parameter Hasil Analisis Sumberdaya (Resource)

Sumber daya yang dibutuhkan lebih banyak, karena beban kerja yang dibututhkan bertambah.

4

Perancangan proses atau perancangan model bertujuan untuk menggambarkan alur proses yang terjadi dalam sebuah sistem. Secara umum metode yang digunakan untuk perncangan ini dibagi menjadi dua yaitu, physical system dan logical system. Physical sistem merupakan metode yang tepat digunakan untuk menggambarkan alur suatu sistem (system flowchart). Simbol-simbol bagan alur ini menunjukkan secara tepat arti fisiknya. Sedangkan untuk menggambarkan aliran data menggunakan data flow diagram (DFD) [3].

1. Flowchart System

Gambar 3.4 Flowchart System

2. DFD Level Nol

Gambar 3.5 DFD Level Nol

3. DFD Level 1 Proses 1

Gambar 3.6 DFD Level 1 Proses 1

4. DFD Level 1 Proses 2

Gambar 3.7 DFD Level 3.7 Proses 2

4.1 Implementasi Dan Pembahasan 4.2 Implementasi Program 4.2.2 Manual Program untuk admin 1. Halaman Login Admin

Halaman login admin digunakan untuk melakukan login dan mengelolah data aplikasi.

Gambar 4.46 Login Admin

2. Halaman Utama Admin

Halaman Utama Admin adalah halaman yang digunakan untuk mengelolah data aplikasi, dihalaman utama admin ditampilkan data user, barang , jenis barang, suplier, transaksi pembelian dari suplier, pembeutan laporan grafik barang terjual dan terlaris.

Gambar 4.2 Halaman Utama Admin

5

3. Halaman Data User Halaman data user digunakan untuk mengelolah data user, yaitu menambah, mengubah, mencari dan menghapus data user.

Gambar 4.3 Halaman Login Data User

Kesimpulan Berdasarkan hasil uraian dan

pembahasan yang dilakukan pada bab-bab sebelumnya akan diperolah kesimpulan mengenai perancangan sistem informasi penjualan dan inventori Toko Akhsan Yogyakarta sebaigai berikut:

1. Untuk membuat sistem informasi penjualan dan inventori Toko Akhsan Yogyakarta diperlukan tahapan analisis, perancangan sistem, implementasi dan testing sistem.

2. Pada sistem infomasi informasi penjualan dan inventori Toko Akhsan Yogyakarta memiliki 3 hak akses pengguna yaitu pemilik, kasir dan admin. Akses pemilik dapat melakukan pengolahan laporan-laporan dari transaksi . Akses admin dapat melakukan pengolahan data yang berhubungan dengan input , edit , hapus dan cari pada data yang disediakan yaitu data jenis barang , data barang , data supplier , data user. Akses kasir dapat melakukan transaksi penjualan dan setting stok.

3. Dari hasil penelitian pada sistem informasi penjualan Toko Akhsan Yogyakarta memiliki tabel database yang terbentuk adalah 8 tabel yaitu tabel user, tabel barang , table jenis barang, table suplier, table pembelian , table detail pembelian , table penjualan, dan table detail penjualan.

4. Daftar Pustaka

[1] Jogiyanto, M H. 2005. Analisis Dan Desain. Yogyakarta : Andi.

[2] Al Fatah, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset.

[3] Kusrini. 2007. Strtategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta : Andi Offset.

[4]MADCOMS. 2006. Panduan Pemrograman dan Referensi Kamus Visual Basic 6.0. Yogyakarta : Andi Offset.

Biodata Penulis

Abdor Rahman Salim , memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Sistem Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2015.

Armadyah Amborowati , memperoleh gelar Sarjana Komputer (S.Kom), Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta, lulus tahun 2004. Memperoleh gelar Master of Engineering (M.Eng) Program Pasca Sarjana Magister Teknologi Informasi Fakultas Teknik Elektro Universitas Gajah Mada Yogyakarta, lulus tahun 2009. Saat ini menjadi Dosen di STMIK AMIKOM Yogyakarta.