1. TUTORIAL PRAKTIS PENGGUNAAN PROGRAM APLIKASI STOK GUDANG KONTROL JI-SOFTWARE.COM www.ji-software.com Email : admin@ji-software.com itankjs@yahoo.com Phone : 0852-68513314 YM : tatank_js2000@yahoo.com www.ji-software.com Page 1 Seri tutorial

2. INSTALASI PROGRAM www.ji-software.com Page 2 Seri tutorial 3. www.ji-software.com Page 3 Seri tutorial 4. Setelah selesai instalasi dan untuk Saat pertama kali membuka program jika anda menggunakan windows 7, sangat disarankan sekali untuk melakukan hal ini : Klik kanan Icon Service di Desktop Pilih Properties Compability Centang bagian Run the program in compability mode for - Lalu klik Apply - Ok Lakukan hal ini cukup satu kali saja, untuk seterusnya tidak perlu. 1. Registrasi Pada saat pertama kali program di jalankan maka akan muncul menu seprti berikut : Ini menandakan bahwa anda belum melakukan registrasi, silakan kontak kami di 0852- 68513314 (itank) untuk melakukan registrasi, agar program dapat berjalan full versi. Tapi untuk sekedar mencoba anda bisa mengklik Register Later. Mohon maaf karena versi demo mungkin masih ada beberapa bugs error. 2. Password Untuk Username dan password : ADMIN, ini adalah password standar, nantinya anda bisa merubah sendiri pada menu pengaturan password. 3. Master Data www.ji-software.com Page 4 Seri tutorial 5. a. Input Barang Untuk pertama kali jika anda menggunakan program ini, disinilah tempat anda memasukkan data-data barang yang akan dimasukkan ke dalam gudang anda. Kode Barang : ketikkan kode barang di text box ini, bisa berupa barcode ataupun kode barang yang anda buat sendiri. Nama Barang : ketikkan nama barang disini, sangat disarankan jangan terlalu panjang nama barangnya maximal 25 digit. Kode Supplier : klik tombol titik-titik (...) jika nama supplier sebelumnya telah anda buat. Jika belum ada anda bisa mengklik tombol plus ( + ), untuk menambahkan nama supplier baru. Kategori : masukkan kategori barang yang akan di input, jika belum ada kategori barang tersebut anda bisa menambahkan kategori baru dengan meng-klik tombol plus ( + ) disampingnya. Maka akan muncul seperti screen berikut : Tambah untuk Menambahkan kategori baru, ketik dan enter saja Edit untuk merubah nama kategori tersebut yang anda pilih Hapus untuk menghapus kategori yang ada Keluar jika selesai. www.ji-software.com Page 5 Seri tutorial 6. Satuan : pilih satuan barang yang anda inginkan, jika belum ada satuan anda bisa menambahnya dengan meng-klik tombol plus ( + ) Harga pokok : masukkan harga pokok pembelian barang pada kolom ini, tips : biasanya harga pokok sudah termasuk ongkir dan pajak, atau anda bisa sesuaikan sendiri. Harga lama : tidak bisa diisi, dikarenakan akan berubah dengan sendirinya, jika ada barang yang sama masuk kembali, maka harga lama akan terisi dengan sendirinya. Ini biasanya untuk mengetahui : Berapa harga stok lama berapa harga stok baru. Merk : masukkan merk barang anda disini, disarankan jika tidak di isi diberi tanda minus ( - ) Seri : Masukkan nomor seri barang anda disini, disarankan jika tidak di isi diberi tanda minus ( - ) Klik simpan jika selesai Dan begitu seterusnya jika anda meng-inputkan data barang baru. b. Data Barang Untuk melihat, mencari, mengubah, menghapus, mengetahui stok lama dan baru anda bisa lihat pada menu ini. Teks yang berwarna merah, berarti stok kosong. Yang berwarna biru Masukkan kata kunci : untuk mencari data barang, bisa mencari berdasarkan kode barang, nama barang, supplier, kategori, merk. Tips Untuk mempermudah pencarian bisa menggunakan kode % (persen). Contoh : %LEN Maka setiap nama barang yang terdapat huruf LEN akan muncul Tombol tambah : untuk menambahkan barang baru Tombol edit : Klik nama barang yang akan di edit / diubah jika ada kesalahan Tombol Hapus : klik nama barang yang akan dihapus, lalu klik tombol hapus untuk menghapus nama barang. www.ji-software.com Page 6 Seri tutorial 7. c. Koreksi Stok Koreksi stok digunakan untuk stok opname, jika ada barang yang rusak atau expired, atau terjadi kesalahan dalam penghitungan : Kode barang : masukkan kode barang disini, bisa discan barcode atau diketik manual atau bisa klik tombol titik-titik ( ... ) untuk mencari barang yang akan di koreksi. Stok Sebelum : akan diketahui secara otomatis, berapa stok sebelumnya Koreksi : klik tombol tanda panah kebawah dan pilih apakah barang tersebut berkurang atau bertambah. Masukkan jumlah berkurangnya atau bertambahnya pada kolom disampingnya Stok sesudah akan berubah berkurang atau bertambah dengan sendirinya Keterangan : masukkan keterangan kenapa barang tersebut berkurang / bertambah Klik Simpan jika selesai. d. Input Supplier Untuk meng-input data nama dan alamat-alamat supplier / agen barang anda Yang berwarna merah wajib disi, klik simpan jika selesai www.ji-software.com Page 7 Seri tutorial 8. e. Data Supplier Untuk melihat, mencari data-data supplier / agen barang, menghapus, mengubah bisa dilakukan pada menu ini Untuk cara penggunaannya sama seperti pada menu data barang, yang telah dijelaskan sebelumnya. f. Input Cabang Jika anda menerapkan sistem pergudangan yang memilik cabang menu ini bisa anda manfaatkan. Misal gudang toko dan gudang stok. Atau jika usaha anda bergerak dibidang developer perumahan, data cabang ini bisa anda anggap unit rumah-rumah yang akan dibangun. Untuk mengetahui berapa stok material dll yang dihabiskan pada satu unit rumah. Kolom yang berwarna merah wajib disi Klik simpan jika selesai g. Data Cabang www.ji-software.com Page 8 Seri tutorial 9. Untuk melihat, mencari data cabang, menghapus, mengubah bisa dilakukan pada menu ini Untuk cara penggunaannya sama seperti pada menu data barang, yang telah dijelaskan sebelumnya. 4. Transaksi Untuk melakukan transaksi-transaksi yang terjadi pada perusahaan anda a. Input Barang Masuk Jika terjadi transaksi barang masuk pada gudang anda, bisa anda lakukan pada menu ini Kode faktur akan terisi secara otomatis berdasarkankan nomor urut dan tanggal pada komputer yang aktif Nomor faktur : bisa anda input manual, sesuai dengan keinginan anda www.ji-software.com Page 9 Seri tutorial 10. Kode Supplier : input kode supplier disini, jika anda lupa kode supplier, anda bisa meng-klik tombol titik-titik ( ... ) untuk mencari supplier Kode barang : bisa anda scan barcode, ketik sendiri atau tekan F2 untuk mencari nama barang yang masuk, pilih barang masuk dan tekan enter Tekan enter : maka baris berikutnya adalah memasukkan harga beli barang tersebut, anda bisa ketik sendiri berapa harga beli barang tersebut. Tekan enter kembali maka Baris selanjutnya adalah jumlah barang, masukkan berapa jumlah barang yang masuk tersebut. Lalu enter, maka selanjutnya pada baris Diskon : masukkan berapa jumlah diskon yang diberikan oleh supplier pada barang tersebut, jika ada, jika tidak ada diskon anda bisa mengabaikannya Tekan F4. Untuk Melakukan pembatalan transaksi Tekan F5. Untuk Menghapus satu jenis barang yang batal di beli, (klik dahulu pada baris barang yang akan di batalkan) Tekan F3. Untuk melakukan pembayaran Maka cursor akan berada pada kolom Pembayaran, silakan pilih metode pembayaran kredit atau tunai. Jika kredit maka tanggal jatuh tempo akan tampil pada menu di bawahnya, silakan di ubah tanggal jatuh temponya pembelian barang tersebut. Lalu Tekan Enter, maka cursor akan berada pada kolom Pembayaran TUNAI atau DP silakan ketik berapa angka jika ada DP, jika tidak ada DP bisa di kosongkan saja. Centang checklist Print Faktur, jika faktur pembelian ingin dicetak, hilangkan centang jika tidak ingin dicetak. Faktur pembelian kredit www.ji-software.com Page 10 Seri tutorial 11. Nota Beli Tunai b. Data Barang Masuk Untuk melihat, mengedit, menghapus, mencari data barang yang telah masuk bisa dilakukan pada menu ini. Pencarian bisa berdasarkan nomor faktur atau operator dan bisa dicari juga berdasarkan tanggal, bulan dan tahun, klik refresh jika sudah memilih tanggal. Klik baris data pembelian untuk mengedit atau menghapusnya. c. Retur Barang Masuk Jika anda ingin meretur / mengembalikan barang ke supplier / agen anda. www.ji-software.com Page 11 Seri tutorial 12. Input keterangan : kenapa barang tersebut di retur lalu tekan enter Nomor faktur : masukkan nomor faktur retur, anda bisa mengetik nomor faktur sesuai dengan keinginan anda. Kode Supplier : input supplier tujuan untuk me-retur barang tersebut. Nama Supplier : secara otomatis akan terisi jika anda telah memilih kode supplier Alamat Supplier : secara otomatis akan terisi jika anda telah memilih kode supplier d. Data retur masuk Untuk melihat data barang yang diretur ke supplier e. Input Barang Keluar Untuk melakukan transaksi barang keluar dari gudang dapat dilakukan pada menu ini www.ji-software.com Page 12 Seri tutorial 13. Keterangan : isikan keterangan barang tersebut pada kolom ini Kode cabang : status barang tersebut di kirim ke cabang mana, misal toko A Isi nama barang yang dikirim dan pilih dengan menekan tombol F2 saat kursor berada pada kolom scan barcode. Beri keterangan lebih jelas lagi pada kolom berikutnya, lalu tekan enter Jika selesai tekan simpan atau tombol F3, maka akan tampil nota/surat jalan seperti berikut : f. Data Barang keluar Untuk melihat, mencari, menghapus, mencetak ulang nota barang yang telah keluar, lakukan pada menu ini : www.ji-software.com Page 13 Seri tutorial 14. Masukkan kata kunci untuk mencari barang yang telah keluar, bisa di cari berdasarkan tanggan, bulan dan tahun, Klik pada baris barang untuk melihat detail. Klik tombol edit jika ingin di rubah. Klik tombol hapus jika ingin dihapus, maka barang akan kembali ke stok. g. Input Retur Keluar Pada prinsip kerjanya sama seperti retur masuk, Cuma bedanya. Retur keluar adalah barang yang sudah dikirim ke cabang namun dikembalikan / diretur dari cabang. h. Data Retur Keluar Data retur keluar adalah untuk melihat barang-barang yang telah diretur keluar sebelumnya. Lihat pada poin G i. Data Hutang Data hutang adalah jika terjadi barang masuk dengan pembelian kredit maka pembelian kredit tersebut akan masuk pada menu ini. www.ji-software.com Page 14 Seri tutorial 15. Bisa di cari berdasarkan Nomor faktur, atau nama user yang melakukan transaksi Bisa dilihat/dicari berdasarkan periode bulan/minggu tertentu, semuanya atau berdasarkan tanggal jatuh tempo pembayaran hutang. j. Bayar Hutang Untuk melakukan pembayaran hutang pada supplier / agen bisa dilakukan pada menu ini. Klik tombol titik-titik ( ... ) untuk melihat, mencari data hutang yang akan dibayar, Lalu lansung ke kolom BAYAR. Pembayaran jika diangsur maka data data hutang tersebut masih akan tetap ada, sampai anda lunasi maka akan hilang. Klik simpan jika selesai 5. Laporan a. Laporan Stok Barang www.ji-software.com Page 15 Seri tutorial 16. Bisa di cetak ke printer atau export ke Program Microsoft Excel b. Laporan Price List Laporan daftar harga beli dari supplier c. Laporan koreksi stok Laporan jika terjadi koreksi stok / stok opname www.ji-software.com Page 16 Seri tutorial 17. d. Laporan Barang Masuk per periode Laporan barang-barang yang masuk ke gudang anda. Bisa dilihat berdasarkan tanggatl / bulan / tahun dan berdasarkan Nama supplier. e. Laporan Barang Masuk Per Faktur www.ji-software.com Page 17 Seri tutorial 18. f. Laporan Barang Masuk Per Barang Untuk melihat data barang masuk per item barang g. Laporan Barang Keluar www.ji-software.com Page 18 Seri tutorial 19. Untuk melihat laporan data barang yang telah keluar dari gudang, bisa berdasarkan periode, kode barang, nama cabang h. Laporan Data Hutang Untuk melihat data-data hutang yang belum lunas, bisa berdasarkan supplier, hutang lunas, ataupun belum lunas i. Laporan hutang jatuh tempo www.ji-software.com Page 19 Seri tutorial 20. j. Laporan Pembayaran Hutang 6. Setting a. Setting Umum Kode faktur : penambahan kode awal pada faktur maksimal 3 huruf/karakter saja Kode barang : penambahan kode awal pada barang maksimal 3 huruf/karakter saja DLL Setting Stok Barang Bisa minus Mengaktifkan reminder/pengingat Hutang Piutang b. Setting Perusahaan www.ji-software.com Page 20 Seri tutorial 21. Untuk men-setting nama perusahaan, logo yang nantinya akan tertera pada nota/faktur anda. SANGAT DISARANKAN SEKALI UNTUK TIDAK MENGUBAH NAMA PERUSAHAAN ANDA YANG SUDAH TER-REGISTER PADA KAMI. JIKA ANDA UBAH MAKA, PROGRAM ANDA AKAN TRIAL KEMBALI. KAMI HANYA MELAYANI 1X REGISTER Jika permintaan untuk mengubah nama perusahaan maka anda akan dikenakan kembali biaya seperti pembelian baru. c. Tutup Hari Jika anda ingin menutup transaksi gudang, ada baikknya anda melakukan tutup hari pada menu ini, agar besok tidak mengubah tanggal kembali. Jika YES maka, program akan otomatis menambahkan tanggal selanjutnya (besok hari) d. Ubah Tanggal Jika tanggal program dan komputer anda tidak sama maka, program tidak bisa dijalankan. Hal ini dilakukan untuk menghindari kecurangan yang terjadi biasanya pada kasir.. , jadi disarankan sekali untuk men-samakan tanggal program dan komputer pada menu ini e. Input User www.ji-software.com Page 21 Seri tutorial 22. Untuk menambahkan user baru pada pengguna program lakukan pada menu ini f. Ganti Password Untuk mengganti password user yang aktif lakukan pada menu ini. g. Hak Akses Untuk membatasi penggunaan program pada pihak-pihak yang tidak berwenang maka disarankan sekali untuk membatasi penggunaan hak akses pada program pada menu ini. Yang di checklist berarti bisa di akses / dipakai Klik update jika selesai www.ji-software.com Page 22 Seri tutorial 23. 7. Database Utility a. Backup Data Untuk mengamankan data-data yang telah ada di dalam program anda, sebaiknya sesering mungkin untuk membackup database. Setidaknya jika terjadi kerusakan komputer anda sudah ada backupnya.. Bisa disimpan di Hard Drive, Flash disk atau media penyimpanan laiinya b. Tutup Buku Lakukan tutup buku jika program anda terasa berat, hal ini biasanya dikarenakan itensitas transaksi di gudang anda banyak. Sebaiknya lakukan penghapusan transaksi jika 3 bulan sebelumnya sudah anda anggap tidak berguna lagi. Perhatikan baik-baik peringatannya. c. Restore Database www.ji-software.com Page 23 Seri tutorial 24. Perhatikan baik-baik peringatannya sebelum me-restore database d. Lokasi Data Jika program anda menggunakan sistem cliet-server (Jaringan LAN) untuk Meng- koneksikannya lakukan pada menu ini Untuk Server : tidak usah ada perubahan pada menu ini Untuk Cliet : Nama Server Cukup di ganti IP ADDRESS pada komputer server Sekian dan terima kasih Jika ada permasalahan segera hubungi kami Ke : itankjs@yahoo.com http://ji-software.com tks ----------------------------------------- semoga sukses selalu -------------------------------------------------- www.ji-software.com Page 24 Seri tutorial