ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN SMA N 11 PURWOREJO

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Tartib Wardana 09.12.4309

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

ANALYZ AND DESIGN ARCHIVE INFORMATION SYSTEM BASED TO SMA N 11 PURWOREJO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

PADA SMA N 11 PURWOREJO

Tartib Wardana Krisnawati

JurusanSistemInformasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Archival Information System is necessary for each institution full-procedural and procedural documentation to help decision-making, evaluation and others from the existing archives, particularly at educational institutions such as high schools.

With the Archival Information System (SIMARSIP) based on VB.NET 2008 and MySql database, hopefully can facilitate the management of all activities in the archives at SMA N 11 Purworejo such as collection, grouping, maintenance, depreciation, search and archive storage that will be processed in the system.

Development of a computerized information system based also can increase the level of security and integrity of data archives in particular, so as to keep awake. The development of information technology is increasingly demanded all the work quickly and accurately, therefore this system is expected to help speed up the processing and search the archives at SMA N 11 Purworejo. Keywords : Information System, Archive, Archive Database, MySql,VB.NET

1

1.1 Pendahuluan Kearsipan merupakan sarana yang digunakan setiap lembaga khususnya

lembaga pendidikan seperti Sekolah Menengah Atas untuk penyimpanan,

pengelompokan, penataan, pengendalian dan juga pemeliharaan berbagai arsip yang

ada khususnya arsip persuratan. Manfaat dari kearsipan tentu adalah memudahkan

dalam pencarian kembali informasi arsip yang ada yang dapat membantu mendukung

pengambilan keputusan maupun evaluasi yang berkaitan dengan kegiatan arsip surat

tersebut.

Pengelolaan Sistem Kearsipan pada SMA N 11 Purworejo saat ini mengolah

data surat masuk dan jenis jenis surat keluar seperti Surat Perintah Perjalanan Dinas

(SPPD) , Surat Keputusan, Surat Undangan, Surat Keterangan, Surat Pengantar, Surat

Pembertahuan Orangtua, Surat Pengantar dan Surat Tugas. Untuk dokumentasi bukti

arsip menggunakan kartu kendali sejeniskuitansi untuk mengisi form keterangan

suratmasuk dan juga surat keluar mulai dari kode surat, nomor surat, ringkasan,

tujuan/asal surat, disposisi/penyaluran surat dan juga tanggal surat.

Sedangkanpenggunaan Microsoft Excel sebagai catatan record transaksi surat

menyuratsecara detail mulaidari data nomorsurat, tanggalsurat, tujuan/asalsurat, perihal,

keterangan, kegiatan, status suratdanseterusnya. Untuk tata letak penyimpanan catatan

arsipsurat berada di sebuah rak yang terbagi menjadi 3 baris tempat atau bagian,

masing-masing baris berisi beberapa kelompok kategori surat.

Era informasi dengan dukungan teknologi berbasis komputerisasi yang kian

berkembang, membuat setiap pekerjaan dilakukan dengan mudah, cepat dan tentunya

akurat dalam pengelolaan maupun pencarian informasi. Sistem Informasi Kearsipan

pada SMA N 11 Purworejo dirancang untuk memudahkan user dalam pemeliharaan,

pengelompokan maupun pengelolaan surat seperti data surat masuk, surat keluar,

kategori surat, data anggota/pegawai, data user, pencarian tata letak surat dan juga

laporan-laporan periodik yang diperlukan dari berbagai jenis surat yang saat ini sering

digunakan pada SMA N 11 Purworejo

Oleh karena itu penulis mengambil peluang untuk melakukan analisis dan

perancangan Sistem Informasi Kearsipan sebagai aplikasi desktop yang diharapkan

dapat lebih membantu dalam pengelolaan kearsipan pada SMA N 11 Purworejo.

2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Sistem

Berikut merupakan definisi sistem dari beberapa tokoh :

“ Sistem sebagai seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya

untuk suatu tujuan bersama ” (Murdick dan Rose 1993).

2

“ Sistem terdiri dari unsur-unsur seperti masukan(input), pengolahan

(processing), serta keluaran (output)” (Scott 1996).

“ Sistem sebagai kelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud

yang sama untuk mencapai suatu tujuan” (Mc.Leod 1995). ”

2.1.2 Pengertian Informasi Informasi merupakan hasil olahan data, di mana data tersebut sudah diproses

dan diinterpretasikan menjadi sesuatu yang bermakna untuk pengambilan

keputusan.1

Informasi merupakan hal yang sangat penting dan dibutuhkan dalam

kehidupan sehari-hari, karena dengan informasi seseorang atau suatu

organisasi, lembaga, perusahaan dapat menambah pengetahuan mereka dari

berbagai jenis informasi sehingga dapat memberikan referensi atau bekal dalam

menjalankan tugas sehari-hari. Informasi sangat bermanfaat untuk mengambil

setiap langkah dalam kehidupan, misal : seseorang manajer yang ingin

mengambil keputusan, jika dia terbuka terhadap informasi, maka tidak ada

kesulitan baginya untuk mengambil keputusan karena mempunyai wawasan

yang luas dari berbagai sumber.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menarik beberapa pemahaman dari definisi sistem dan definisi informasi,

dapat diartikan bahwa sistem informasi adalah suatu perangkat yang terdiri dari

unsur-unsur atau variabel-variabel yang saling berinteraksi dalam menjalankan input

dan processuntuk menghasilkanoutput berupa informasi.

2.1.4 Pengertian Sistem Informasi Kearsipan Sistem Informasi Kearsipan merupakan perangkat-perangkat yang saling

berinteraksi dalam pengolahan data kearsipan untuk mencapai tujuan dari fungsi

kearsipan, yaitu penyimpanan, penataan, pengelompokan, pengendalian dan

pemeliharaan kearsipan.

3.1 Analisis Sistem 3.1.1 Identifikasi masalah

Sistem Informasi Kearsipan yang sedang berjalan pada SMA N 11

Purworejo menggunakan kartu agenda dan Ms.Excel untuk pengolahan dan

dokumentasi. Terdapat 2 lembar kerja berbeda dalam setiap pengolahan transaksi

dan juga dokumentasi. Sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama dan

1Kusrini, Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan, Andi Offset, 2007, hal 4

3

kemungkinan data yang tidak akurat. Berikut beberapa masalah yang terjadi pada

sistem yang sedang berjalan:

1. Pencatatan transaksi surat menggunakan tulis tangan pada kartu agenda,

informasi kode jenis surat harus mencari pada buku panduan klasifikasi.

2. Dokumentasi selebihnya menggunakan Ms.Excel tanpa keamanan hak akses.

3. Tidak ada otomatisasi nomor surat yang keluar, sehingga memungkinkan

terdapat informasi yang tidak relevan.

4. Tidak ada laporan periodik, laporan hanya mengandalkan kartu agenda yang

beresiko kehilangan maupun kerusakan data, karena hanya terdapat hard copy.

5. Tidak ada informasi detail dalam penyimpanan arsip surat, sehingga dalam

pencarian berkas membutuhkan waktu yang lama.

3.2 Perancangan 3.2.1 Context Diagram

Gambar 3.5 Context Diagram

4

3.2.2 Data Flow Diagram

Gambar 3.6 Data Flow Diagram

5

3.2.3 Relasi Antar Tabel

Gambar 3.24 Relasi Antar Tabel

6

4.1 Implementasi 4.1.1 Manual Program 4.1.1.1 Form Menu Utama

Gambar 4.5 Menu Utama Pada form ini juga terdapat tab Login, ketika username dan password

yang diinputkan kosong atau salah maka akan muncul pesan seperti berikut :

Gambar 4.6 Proses Login Gagal

Jika Login berhasil maka akan muncul pesan seperti di bawah ini :

Gambar 4.7 Login Berhasil

7

4.1.1.2 Form Kategori Form Kategori berfungsi untuk mengolah data kategori atau indek kode-

kode surat dan jenis surat beserta lokasi. Kategori ini digunakan untuk melengkapi

data surat keluar nantinya. Untuk pencarian terdapat pada text box cari data jika

kursor diarahkan atau diklik dibagian tersebut, maka akan muncul keterangan atau

tool tip untuk mencari letak surat bisa diklik dibagian combo box sebelah kanan

dari text box cari data. Jika ingin mengubah data, klik data yang akan diubah lalu

data akan muncul di group box pengolahan data bagian bawah. Untuk merefresh,

klik kanan dibagian manapun pada form kategori, maka tampilan akan normal

seperti saat load form.

Gambar 4.8 Form Kategori

8

4.1.1.3 Form Surat Masuk Menampilkan data dan disposisi surat masuk juga terdapat fitur

pencarian data untuk memudahkan pengguna dalam mendapatkan informasi.

Gambar 4.9 Form Surat Masuk

Pada form ini juga terdapat tombol perintah untuk mencetak kartu

agenda yang dibutuhkan untuk setiap transaksi surat. Berikut tampilan untuk kartu

agenda surat masuk:

Gambar 4.10 Cetak Kartu Agenda

9

Untuk mengubah data surat masuk, cukup klik data yang akan diubah

lalu tersedia tombol ubah di bagian bawah, maka akan muncul tampilan berikut:

Gambar 4.11 Form Ubah Data Surat Masuk Jika menekan tombol tambah, maka semua isi text box kosong untuk

menambahkan data baru. Untuk Form Surat Keluar, sebagian besar fitur sama

dengan Form Surat Masuk.

4.1.1.4 Form Disposisi Surat Masuk Form disposisi menyediakan informasi lebih detail data surat yang

disalurkan atau didisposisi kepada anggota. Pada form ini terdapat fitur pencarian

data dan bisa mengubah tanggal disposisi.

Gambar 4.12 Disposisi Surat Masuk

10

4.1.1.5 Form Peminjaman Surat Masuk Form Peminjaman Surat Masuk digunakan untuk mengolah transaksi

peminjaman surat masuk oleh anggota. Informasi ini juga untuk menjaga

keamanan dalam arsip, sehingga jika terjadi kehilangan, dapat ditemukan

permasalahan dengan mudah. Untuk mengubah status dipinjam menjadi kembali , cukup klik kanan lalu ada context menu strip kembali, maka status akan diubah.

Gambar 4.13 Form Peminjaman Surat Masuk 4.1.1.6 Form Cetak Laporan

Semua kegiatan pembuatan atau pencetakan laporan pada form ini.

Untuk laporan surat masuk maupun surat keluar, laporan berdasarkan periode

bulanan. Perbedaannya adalah pada surat keluar, hanya kode atau jenis surat

tertentu yang dicetak sesuai kebutuhan.Berikut tampilan form laporan:

Gambar 4.14 Form Cetak Laporan

11

Tampilan Laporan Surat Masuk :

Gambar 4.15 Laporan Surat Masuk Tampilan Laporan Surat Keluar:

Gambar 4.16 Laporan Surat Keluar

12

4.1.1.7 Sistem dengan Akses sebagai User Pada Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo, terdapat dua hak

akses yaitu admin dan user, di atas adalah fitur yang dapat diakses oleh admin.

Untuk user, perbedaannya hanya pada pengolahan data seperti menambahkan,

mengubah dan menghapus data tidak diaktifkan. User biasa hanya dapat

melihat/mencari data, mencetak kartu agenda dan mencetak laporan. Oleh

karena itu, tombol tambah, ubah dan hapus dihilangkan dari seluruh form dan

hanya terdapat tombol tutup. Berikut contoh tampilan Form Kategori jika login

sebagai user:

Gambar 4.17 Form Kategori (Login sebagai User)

5.PENUTUP 5.1 KESIMPULAN

Mengacu pada hasil penelitian penulis, perancangan sistem yang sesuai dengan

kebutuhan pengguna serta berbagai uji sistem dan uji program dalam

perancangannya, pada akhirnya penulis mengambil beberapa kesimpulan terkait

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo yang

telah dikerjakan, di antaranya yaitu:

13

1. Sistem yang berjalan saat ini menggunakan dua lembar kerja untuk

dokumentasi arsip persuratan, yaitu kartu agenda dengan tulis tangan dan

Ms.Excel untuk keterangan selengkapnya, sehingga dalam pengolahan

membutuhkan waktu yang lebih lama dan cukup rumit dalam

pengelolaannya.

2. Sistem Informasi Kearsipan SMA N 11 Purworejo siap untuk menggantikan

sistem lama secara bertahap dalam periode paralel tertentu (4-6bulan).

Selama waktu tersebut, sistem lama masih dipakai untuk menjaga keamanan

dan keutuhan data jika terjadi kesalahan pada sistem baru.

3. Sistem akan sangat membantu pengguna atau pengelola kearsipan di SMA

N 11 Purworejo dengan lebih cepat, mudah dan akurat dalam setiap aktifitas

yang berkaitan dengan arsip surat menyurat.

4. Sistem bekerja pada satu lembar kerja, untuk mencetak kartu, dokumentasi

maupun laporan bulanan.

5. Sistem sangat user friendly dan sesuai dengan kebutuhan objek. Karena

dalam perancangan desain dan lainnya, penulis tidak merancang

berdasarkan pribadi melainkan selalu berkonsultasi dengan pengguna.

5.2 SARAN Penulis sangat menyadari bahwa dalam seluruh kegiatan mulai dari identifikasi,

analisismaupun perancangan sistem tentunya jauh dari kata sempurna, maka dari

itu saran maupun kritik sangat penulis harapkan dan tentunya akan membuat

penulis menjadi lebih baik dalam pengembangan sistem kearsipan maupun

perancangan sistem yang lainnya. Mengacu kembali pada Sistem Kearsipan SMA N

11 Purworejo, berikut beberapa saran yang diusulkan dalam pengembangan sistem

agar lebih baik:

1. Untuk panduan sistem, sementara menggunakan panduan manual yang

dikemas dalam file *pdf. Diharapkan kedepannya dapat membuat menu help

pada sistem.

2. Pada pengolahan surat masuk masih mengolah secara umum, tidak seperti

surat keluar yang menyediakan form pengolahan berbagai jenis surat keluar .

3. Sistem belum menyediakan menu backup dan restore database, namun

dengan cara manual melalui eksport dan import database ,pengguna cukup

dalam pengetahuannya.

4. Sistem masih bersifatstand alone ,sehingga hanya pada satu komputer yang

dapat mengelola sistem, di harapkan dapat dikembangkan menjadi client

server.

14

5. Sistem masih bersifat offline, seiring perkembangan era informasi,

pengolahan secara online sangat dibutuhkan, karena memudahkan dalam

pengaksesan yang dapat dilakukan di manapun tidak hanya di dalam

sekolah. Dan juga sebagai solusi jika terdapat perubahan atau keperluan

data yang mendesak.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007.AnalisisdanPerancanganSistemInformasiuntukKeunggulanBersaing

Perusahaan danOrganisasi Modern. Yogyakarta: Andi Offset. Arief Rudyanto, M. 2006. Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta: Andi Offset. Kusrini. 2007. Konsep dan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan. Yogyakarta: Andi

Offset. Kusrini. 2007.Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basis Data.Yogyakarta: . Andi

Offset. Leong, Marlon. 2004.PemrogramanDasar Microsoft Visual Basic.NET. Yogyakarta: ANDI. Sadeli, Muhammad. 2012. 4 Pemrograman Database dengan Visual Basic 2010 untuk

Orang Awam.Palembang: Maxikom Sutedjo, Budi. 2006. Perencanaan dan Pembangunan sistem Informasi. Yogyakarta:

ANDI. Wahana Komputer. 2012. Aplikasi Database untuk Tugas Akhir Menggunakan Visual

Basic 2010. Yogyakarta: ANDI. Wahana Komputer. 2010. Tutorial 5 Hari Membangun GUI dengan JAVA Netbeans 6.5.

Yogyakarta: ANDI. Dwi Waskito, Andi. 2008.Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan pada SMKNegeri

2 Purworejo Menggunakan Barcode. http://repository.amikom.ac.id/index.php/add_downloader/Publikasi_08.12.3358.pdf/2514.

diakses tanggal 1 November 2012. Sudibyo. 2012. Kelebihan dan Kekurangan MySQL. http://sudibyo-dibyo.blogspot.com/2012/03/kelebihan-dan-kekurangan-mysql_07.html.

diakses tanggal 2 November 2012. Sulistya, Maya. 2013. Coding,Testing (Blackbox & Whitebox) dan Maintenance. http://maiachandz.blogspot.com/2011/01/codingtesting-blackbox-whitebox-

dan.html. diakses tanggal 3 Februari 2013.