“ANALISA PENGUKURAN KINERJA LAPORAN PERUSAHAAN PERKAYUAN DENGAN MENGGUNAKAN ERP SAP R/3 DI PT X”

Zeplin Jiwa Husada TariganDosen Fakultas Teknologi Industri, Jurusan Teknik Industri-Universitas Kristen Petra

E-mail : zeplin@peter.petra.ac.id : zepplintarigan@yahoo.com

ABSTRAKPengukuran kinerja laporan pada perusahaan dengan menggunakan ERP SAP R/3 memberikan kontribusi yang baik bagi perusahaan dan laporan yang didapatkan dari ERP merupakan hasil entry data aktual dari perusahaan. Penerapan ERP SAP R/3 pada perusahaan memberikan kondisi yang baik dari perusahaan diantaranya peningkatan pengukuran kinerja supplier terhadap kualitas material 80-85 %, ketepatan waktu pengiriman 70-75 % dan kenaikan harga material sebesar 2 %. Pada bagian produksi didapatkan kenaikan rendemen menjadi 34 %, ketepatan penyelesaian produk sebesar 60-65 % dan ketepatan waktu pengiriman 70-75 %. Dan pada bagian inventori data-data persediaan didapatkan tiap waktu bila manajemen dan staff membutuhkan data serta keakurasian data didapat sangat baik yakni 90-95 %. Sedangkan pada bagian engineering didapatkan setiap produk mempunyai BOM dan routing yang telah diakomodasikan biaya produk jadi.

1. PENDAHULUAN

Pengukuran kinerja area atau bagian pada perusahaan sulit untuk dikontrol

kebenarannya karena bentuk laporan yang selama ini digunakan dalam bentuk laporan

yang disampaikan pada saat rapat kerja tiap bulannya saat pembahasan hasil bulan

sebelumnya. Kondisi yang demikian menumbuhkan dan memberi kesempatan kepada

pimpinan setiap departemen untuk memberikan laporan-laporan yang terjadi pada

areanya. Namun ada beberapa laporan yangdisampaikan tidak sesuai dengan hasil

actual produksi, maka kepala departemen sering melakukan penambahan hasil

produksi dengan menambahkannya pada alokasi inventori atau penambahan jumlah

afkir produksi.

Pengukuran kinerja dilakukan berdasarkan laporan bulanan dari departemen

keuangan perusahaan terhadap hasil penilaian aktifitas-aktifitas departemen produksi

dan departemen lainnya. Hasil penilaian pengukuran kinerja ini sering tidak sesuai

dengan keadaan actual karena laporan yang dibuat oleh kepala departemen produksi

sudah dilakukan penambahan atau pengurangan. Disisi lain bentuk laporan yang

diberikan tidak dapat dianalisa oleh top manajemen perusahaan atau pemilik

perusahaan dengan cepat karena data yang didapatkan hanya tiap bulan saja (data

relatif sedikit). Keadaan ini dapat dipahami oleh manajemen perusahaan atau pemilik

perusahaan dan didukung oleh perkembangan teknologi informasi yang sudah

terintegrasi yakni SAP R/3. Penerapan teknologi ERP SAP R/3 dapat memberikan

potensi-potensi baru bagi keuntungan perusahaan sehingga memantapkan keunggulan

perusahaan dalam menghadapi persaingan global.

Teknologi ERP SAP R/3 dapat memberikan analisa data secara langsung

kepada manajemen perusahaan dan aktifitas-aktifitas harian setiap departemen pada

perusahaan. Disamping itu informasi yang didapatkan cepat serta memberikan laporan

kepada seluruh staff dan manajemen yang memerlukan hasil analisa data yang berasal

dari analisa data aktual yang dientry ke SAP.

2. PENGUKURAN KINERJA LAPORAN MANAJEMEN

Pengukuran kinerja laporan manajemen tiap bulannya banyak dilakukan oleh

perusahaan yakni pada saat tutup buku bulanan, namun ada juga perusahaan yang

lebih mengedepankan analisa data. Oleh karena kondisi yang demikian maka sering

sekali terdapat bentuk hasil laporan yang tidak akurat dan memerlukan tenaga

administrasi yang cukup banyak.

Pengukuran kinerja laporan manajemen perusahaan menyangkut pada area :

a. Pembelian (Purchasing)

Departemen pembelian berfungsi sebagai departemen yang menyediakan

material dan sub material perusahaan. Bagian pembelian melakukan penyediaan

material dan sub material dengan melakukan pengukuran terhadap kualitas, ketepatan

supplier dalam menguruim dan harga. Pada perusahaan PT “X” kondisi ini dilakukan

rapat setiap minggu untuk membahasnya, akan tetapi sering terjadi laporan keadaan 2

minggu yang lalu.

b. Produksi

Laporan produksi di departemen melalui pengumpulan laporan-laporan yang

dilakukan pada setiap mesin. Laporan-laporan ini umumnya di record oleh

administrasi, kemudian dianalisa dan selanjutnya baru dibuatkan laporan harian

sebagai bentuk informasi. Laporan produksi tidak terlepas dari delivery produk dan

kualitas produk. Hal ini memerlukan pengecekan dan pengendalian di lapangan

produksi, serta manajemen produksi juga melakukan pengawasan guna mengetahui

keadaan actual. Disamping itu biaya selama produksi tidak dapat diketahui dengan

cepat, dan umumnya satu bulan sekali saat dilakukan tutup buku bulanan.

c. Shipping

Penentuan waktu shipment selalu berdasarkan kesepakatan perusahaan dengan

konsumen. Penentuan waktu ini sering sekali mengalami keterlambatan pengririman.

Kondisi keterlambatan pengiriman baru diketahui oleh manajemen perusahaan

berdasarkan laporan bagian gudang atau bagian assembly perusahaan. Pengukuran

ketepatan pengiriman selama ini dilakukan berdasarkan koordinasi rapat dan data-data

yang diperlukan kurang memadai.

d. Inventory

Laporan persediaan perusahaan selama ini dilakukan tiap bulan sekali dan

dapat dilakukan tiap minggu bila dibutuhkan oleh departemen lain. Kondisi ini sering

membawa pengaruh terhadap peningkatan biaya lembur karyawan. Disisi lain laporan

inventory dilakukan berdasarkan jumlah material atau sub material, sedangkan

laporan inventory menyangkut biaya hanya dilakukan tiap bulan dan sering

mengalami keterlambatan karena harus menunggu stock akhir bulan.

e. Engineering

Rekayasa industri pada perusahaan PT “X” belum dilakukan sehingga setiap

produk belum ditentukan penyusunnya atau Bill of Material dan rute proses setiap

produk atau routingnya. Kondisi yang demikian adanya kecendrungan pemakaian

bahan baku yang berlebihan dan saling berganti antara production order di dalam

produksi. Akibat hal ini mengakibatkan pada bagian pembelian mengalami kesulitan

dalam merencanakan pembelian material dan sub material.

Disisi lain berakibat pada penentuan biaya setiap unit produk karena itu sering

sekali penentuan biaya produk umumnya dilakukan berdasarkan pengalaman yang

telah ada. Laporan terhadap biaya produk yang berasal dari BOM dan routing belum

pernah dilakukan.

3. TEKNOLOGI ERP SAP R/3

4. PENGUKURAN KINERJA LAPORAN MANAJEMEN ERP SAP R/3

Pengukuran kinerja laporan yang dilakukan perusahaan setelah menerapkan

teknologi ERP SAP R/3 mengalami peningkatan yang baik, yang mana sebelumnya

sering terjadi kesalahpahaman antara departemen dan umumnya departemen yang

mempunyai peranan strategis mempunyai kekuatan untuk mengatur departemen-

departemen lainnya. Akibat kondisi yang demikian menyebabkan terjadi

ketidakharmonisan antara departemen yang satu dengan lainnya.

Menyadari keadaan ini maka pihak manajemen perusahaan dan pengusaha

menerapkan teknologi yang terintegrasi yakni SAP R/3. Dengan adanya ERP maka

pihak top manajemen atau pengusaha dapat mengawasi dan mengendalikan setiap

departemen dalam perusahaan. Disamping itu pengukuran kinerja laporan manajemen

perusahaan dilakukan dengan cepat sehingga koordinasi antara departemen dapat

ditingkatkan dan kepentingan informasi antara departemen didapatkan dengan cepat

dan diketahui secara bersama-sama.

Pengukuran kinerja laporan manajemen perusahaan dapat dilakukan

berdasarkan area departemen diantaranya :

a. Pembelian (Purchasing)

Bagian pembelian dapat melakukan pengecekan semua purchase order yang

telah dilakukan karena semua terrecord di dalam program ERP SAP R/3. Disamping

jumlah order setiap purchase order dan pengiriman akan pemenuhan order terrecord di

ERP SAP R/3 berdasarkan hasil entry. Dengan kondisi ini diketahui pemenuhan

material dan sub material selama diterapkan ERP SAP R/3 didapatkan kualitas

material dan pemenuhan kualitasnya rata-rata 80-85 % dan ketepatan pengiriman 70-

75 % serta peningkatan biaya selama 6 bulan 2 %.

b. Produksi

Penggunaan ERP SAP R/3 pada bagian planning production yang

memberikan instruksi kerja pada bagian produksi dan menentukan record-record yang

diperlukan untuk setiap production order pada work center. Pada penerapannya

memudahkan untuk melakukan pengendalian di unit produksi serta memudahkan hasil

analisa terhadap kinerja produksi. Berdasarkan hasil laporan pada perusahaan

didapatkan rata-rata rendemen mengalami kenaikan dari 32 % menjadi 34 %, dan

waktu ketepatan penyelesaian produk terhadap planning production setiap order

sebesar 60-65 % (terlihat pada Gambar 1) yang sebelumnya tidak dapat dianalisa. Dan

analisa biaya tiap order dapat diketahui untuk setiap production order (terdapat

contoh pada Tabel 1).

10 20 30 40

10

10

20

20

30

30

40 60 70

10

10

20

Gudang Jadi

PackingAssembly

Routing 1

Routing 2

Routing 3

Routing 5

Routing 4

10 Gudang Spare partSkrup 3/4

50

Finishing

Kotak Box

Gudang Spare partTali + Label

Gambar 1. Routing untuk Produk MFI NP II Bed C King Cordovan

Gambar 2. Contoh Planning Production pada Produksi

Tabel 1. Contoh Biaya Pada Sebuah Production Order

Production Order Number :'300000006181ZFIN 80100432 MFI NP II BED C KING CORDOVAN  

 Cost Elemen Machine Hours Plan Act Plan Act

Selisih Qty

 Selisih Cost

13320/G1302 Mesin CNC Brema Panel1 0.333 0 9,464 0 -0.333 -9,46413320/F0802 Wide Belt Sander Panel 1 0.333 0 11,655 0 -0.333 -11,655

13320/F0702Double Profil Sander Panel 1 0.333 0 11,637 0 -0.333 -11,637

13320/G0902 Wide Belt Sander Panel 1 0.333 0 10,578 0 -0.333 -10,57813325/N1102 Mesin CNC Brema Panel 2 0.333 0 9,464 0 -0.333 -9,464

13320/H1302Double Run Tenoner Panel 1 0.333 0 11,675 0 -0.333 -11,675

13330/K0102 Conveyor Mouri Cabinet 0.333 0 15,612 0 -0.333 -15,61213325/N2502 Beban Bahan baku ZRCL 108,432 7028237 110,131 7,138,368 1,699 110,13113325/N2302 Round Tenoner Panel 2 0.333 0 11,675 0 -0.333 -11,67513310/A0102A Moulding 8 Spindle A Solid 0.333 2.167 4,492 29,234 1.834 24,74213310/A1502 Multi Mourtising Solid 0.333 5.083 1,948 29,730 4.75 27,78213310/A2302 Vertical Sander Solid 0.333 3.75 1,164 13,103 3.417 11,939

13310/A2402 Drum Sander Solid 0.333 4.083 1,240 15,201 3.75 13,961

    108436 7028252.083 210735 7225636 1710.087 96,795

c. Shipping

Bagian shipping di dalam perusahaan terdapat pada bagian marketing sebelum

dilakukan penerapan ERP SAP R/3 dan analisa ketepatan shipment juga tidak

dilakukan. Namun setelah diterapkan ERP SAP R/3 didapatkan hasil analisa data

dengan rata-rata ketepatan selama pengiriman 6 bulan 70-75 % . Gambar 2

merupakan contoh penentuan tanggal pengiriman oleh PPIC perusahaan

Gambar 2. Contoh Penentuan Tanggal Pengiriman

d. Inventory

Gambar 3. Contoh Data Production Order Pada Gudang Barang Jadi

Penentuan inventori barang jadi diproses produksi dapat diketahui dari planning

production untuk mengetahui komponen mana yang berada pada bagian proses

produksi, sedangkan untuk mengetahui produk barang jadi dapat diketahui dari

laporan gudang yang terdapat pada ERP SAP R/3. Gambar 3 merupakan production

order yang masih berlangsung dan sudah selesai yang terdapat pada gudang barang

jadi. Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan

ERP SAP R/3 maka setiap waktu dapat diketahui banyaknya inventori dan biaya yang

terdapat pada inventory tersebut. Setelah diterapkan pada perusahaan maka akurasi

keadaan stock di bagian perusahaan didapatkan 90-95 % selama 6 bulan terakhir.

e. Engineering

Kondisi engineering yang terkait dengan BOM dan routing serta biaya yang

terkandung di dalamnya. Saat ERP diterapkan maka dibentuk departemen R & D

(Research and Development) yang mendesain BOM dan routing untuk setiap produk

serta rencana biaya tiap produk.

Kondisi yang demikian diatas dari beberapa area departemen di dalam

perusahaan didapatkan bentuk kinerja laporan manajemen perusahaan lebih baik dan

masalah-maslah yang terjadi dapat diketahui sedini mungkin oleh setiap departemen.

Berdasarkan hasil analisa yang dilakukan terhadap pengukuran kinerja laporan

manajemen didapatkan mengalami peningkatan yang baik.

5. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil analisa didapatkan hasil kinerja laporan manajemen

perusahaan mengalami peningkatan yang baik, bila dibandingkan sebelum dan

sesudah ERP SAP R/3 diterapkan antara lain:

- Bagian pembelian yang sebelumnya tidak dilakukan pengukuran terhadap kinerja

laporan manajemen perusahaan, akan tetapi setelah menggunakan ERP SAP R/3

didapatkan pengukuran kinerja supplier terhadap kualitas material rata-rata 80-85 %,

ketepatan waktu pengiriman 70-75 % dan kenaikan harga 2 %.

- Bagian produksi mengalami kenaikan rendemen dari 32 % menjadi 34 %, ketepatan

penyelesaian produk yang sebelumnya tidak dianalisa akan tetapi setelah diterapkan

menjadi 60-65 % dari total production order.

- Bagian shipping yang sebelumnya tidak pernah dilakukan analisa akan tetapi setelah

diterapkan didapatkan ketepatan waktu pengiriman 70-75 %.

- Bagian inventory yang sebelumnya dapat dipantau hanya tiap bulan dengan

mengetahui jumlah dan biayanya akan tetapi setelah diterapkan maka dapat diketahui

tiap transaksi dari ERP SAP R/3. Kondisi ini memberikan akurasi sebesar 90-95 %.

- Bagian engineering yang sebelumnya tidak pernah dirancang, namun setelah

penerapan ERP SAP R/3 setiap produk mempunyai BOM dan routing serta disediakan

juga alternatif pembuatan BOM dan routing.

5. Daftar Pustaka

[1] Buck-Emden, R., 2000. The SAP R/3 System : An introduction to ERP and Business Software Technology. Harlow, England : Addison-Wesley, an imprint of Pearson Education Limited [2] Hamilton, S., 2002. Maximizing Your ERP System a Practical Guide Manager, Mcgraw-Hill [3] QAD 78-0502A printed in the U.S.A August 2000 MFG/Pro eB [4] SAP R/3 Mysap.com [5] Welti, S., 2003. Successful SAP R/3 Implementation Practical Management of ERP Projects