ANALISA BIAYA & MANFAAT KONSEP DASAR

Pembangunan / Pengembangan sistem informasi (BANGSISFO) merupakan suatu investasi dari seluruh sumber daya yang dikeluarkan untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang.

Dimana investasi yang dikeluarkan, sebagai hasilnya adalah, suatu sistem informasi yang nantinya, akan memberikan manfaat baru yang dapat berupa PENGHEMATAN, EFEKTIFITAS serta EFISIENSI dari segi biaya.

Akan tetapi apabila manfaat yang diharapkan lebih kecil, dari sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi tersebut, dikatakan TIDAK LAYAK untuk dibangun atau dikembangkan

Oleh karena itu, sebelum sistem informasi tersebut dibangun atau dikembangkan, maka perlu dihitung KELAYAKAN EKONOMISNYA. Untuk melakukan proses ANALISA BIAYA & MANFAAT ini diperlukan 2 (dua) komponen :1. KOMPONEN BIAYA (Cost) 2. KOMPONEN MANFAAT (Effectivitness)

KOMPONEN BIAYABiaya yang berhubungan dengan pembangunan atau pengembangan suatu sistem informasi dapat diklasifika sikan ke dalam 4 (empat) kategori utama yaitu sbb :1. Biaya Pengadaan (procurement cost)2. Biaya Persiapan Operasi (start up cost)3. Biaya Proyek (project related cost)4. Biaya Operasi (on going cost) & Biaya Pemeliharaan (maintenance cost)

BIAYA PENGADAAN (procurement cost)Biaya pengadaan merupakan semua biaya yang terjadi sehubungan dengan pengadaan PERANGKAT KERAS (hardware), yaitu sbb :1. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras 2. Biaya pembelian atau sewa beli (LEASING) perangkat keras 3. Biaya instalasi perangkat keras (install hardware, pasang modem, internet, server)4. Biaya ruangan untuk perangkat keras (renovasi ruang kerja & pemasangan AC, instalasi listrik)5. Biaya yang berhubungan dengan manajemen & staf untuk pengadaan hardware / perangkat keras

Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama sebelum sistem di operasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara LEASING.

BIAYA PERSIAPAN OPERASI (start up cost) Biaya ini berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk beroperasi. Yang termasuk biaya-biaya persiapan operasi adalah sebagai berikut :1. Biaya pembelian perangkat lunak sistem (software)2. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telpon)3. Biaya persiapan personil (recruitment)4. Biaya re-organisasi 5. Biaya manajemen & staf yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi

BIAYA PROYEK (Project Related Cost)Biaya persiapan operasi ini, juga biasanya merupakan biaya-biaya yang terjadi diawal tahun, sebelum sistem dioperasikan.

Biaya ini berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem sampai dengan penerapannya. Yang termasuk biaya proyek adalah sbb :1. Biaya dalam TAHAP INVESTIGASIa. Biaya untuk melakukan studi awal b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)c. Biaya rapat & akomodasi.d. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP INVESTIGASI

2. Biaya dalam TAHAP ANALISAa. Biaya untuk mengumpulkan datab. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)c. Biaya rapat & akomodasi.d. Biaya staf analis sistem e. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP ANALISA

3. Biaya dalam TAHAP PERANCANGAN SISTEMa. Biaya pembuatan dokumen sistem (input/output)b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)c. Biaya rapat & akomodasi.d. Biaya staf analis sistem & programmere. Biaya pembuatan & pembelian software aplikasi f. Biaya staf yang berhubungan dengan Tahap Perancangan

4. Biaya dalam TAHAP PENERAPAN SISTEMa. Biaya konversi sistem b. Biaya dokumentasi (ATK & Fotocopy)c. Biaya rapat & akomodasi.d. Biaya staf analis sistem e. Biaya pelatihan personil (training & penyuluhan)f. Biaya staf yang berhubungan dengan TAHAP Penerapan Sistem

Bila sistem yang dikembangkan / dibangun oleh sebuah konsultan TI diluar perusahaan, maka akan terjadi tambahan biaya, yaitu honor konsultan

BIAYA OPERASI & BIAYA PEMELIHARAANBiaya OPERASI (on going cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan Sistem, supaya sistem dapat berjalan dengan baik

Biaya PEMELIHARAAN (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat Sistem dalam masa operasinya Yang termasuk biaya operasi & biaya perawatan sistem adalah sbb:1. Biaya Personil (operator, admin, DBA, network admin, dll)2. Biaya overhead (listrik, telpon, asuransi, supplies)3. Biaya perawatan HARDWARE (reparasi, service)4. Biaya perawatan SOFTWARE (modifikasi modul program)5. Biaya perawatan PERIPHERAL (AC, UPS, modem, hub, kabel UTP dll)6. Biaya staf yang terlibat dalam operasional sistem 7. Biaya kontrak untuk konsultan TI selama operasi sistem 8. Biaya penyusutan (depresiasi)

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya, yang biasa terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, sedangkan biaya operasi & perawatan sistem terjadi secara rutin, selama sistem tersebut beroperasi

8.1 Pendahuluan

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi seperti halnya investasi proyek lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber-sumber daya untuk mendapatkan manfaat dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis).Analisis biaya/keuntungan disebut juga dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss analysis). Keuntungan dari pengembangan sistem informasi tidak semuanya mudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang, maka dapat menaksir efektivitasnya.

8.2 Komponen biaya

Untuk melakukan analisis biaya/efektivitas diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponan efektivitas. Biaya yang berhubungan dengan pengembangan sistem informasi dapat diklasifikasikan ke dalam 4 kategori utama, yaitu :a. Biaya pengadaan (procurement cost).b. Biaya persiapan operasi (start-up cost).c. Biaya proyek (project-related cost).d. Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost).

8.3 Biaya pengadaan (procurement cost)

Biaya pengadaan (procurement cost) termasuk semua biaya yang terjadi sehubungan dengan memperoleh perangkat keras. Yang termasuk biaya pengadaan ini adalah sebagai berikut :a. Biaya konsultasi pengadaan perangkat keras.b. Biaya pembelian atau sewa beli (leasing) perangkat keras.c. Biaya instalasi perangkat keras.d. Biaya ruangan untuk perangkat keras (perbaikan ruangan, pemasangan AC).e. Biaya modal untuk pengadaan perangkat keras.f. Biaya yang berhubungan dengan manajemen dan staff untuk pengadaan perangkat keras.Biaya pengadaan ini biasanya merupakan biaya yang harus dikeluarkan pada tahun-tahun pertama (initial cost) sebelum sistem dioperasikan, kecuali untuk pengadaan perangkat keras dengan cara leasing.

8.4 Biaya persiapan operasi (start-up cost)

Biaya persiapan operasi (start-up cost) berhubungan dengan semua biaya untuk membuat sistem siap untuk dioperasikan. Yang termasuk biaya-biaya persiapan awal, antara lain :a. Biaya pembelian perangkat lunak sistem.b. Biaya instalasi peralatan komunikasi (sambungan telepon, satelit, frekuensi).c. Biaya persiapan personil.d. Biaya reorganisasi.e. Biaya manajemen dan staff yang dibutuhkan dalam kegiatan persiapan operasi.Biaya-biaya persiapan operasi ini juga biasanya merupakan biaya-baya yang terjadi di awal-awal tahun sebelum sistem dioperasikan.

8.5 Biaya proyek (project-related cost)

Biaya proyek (project-related cost) berhubungan dengan biaya-biaya untuk mengembangkan sistem termasuk penerapannya. Yang termasuk dengan biaya-biaya proyek, antara lain :1. Biaya dalam tahap analisis sistem. a. Biaya untuk mengumpulkan data. b. Biaya dokumentasi (kertas, fotocopy,dll). c. Biaya rapat. d. Biaya staff analis. e. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap analisis sistem.2. Biaya dalam tahap disain sistem. a. Biaya dokumentasi. b. Biaya rapat. c. Biaya staff analis. d. Biaya staff programmer. e. Biaya pembelian perangkat lunak aplikasi. f. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap disain sistem.3. Biaya dalam tahap penerapan sistem. a. Biaya pembuatan formulir baru. b. Biaya konversi data. c. Biaya latihan personel. d. Biaya manajemen yang berhubungan dengan tahap penerapan sistem.

8.6 Biaya operasi (on going cost) dan biaya perawatan (maintenance cost)

Biaya operasi (ongoing cost) adalah biaya-biaya yang dikeluarkan untuk mengoperasikan sistem supaya sistem dapat beroperasi. Sedangkan biaya perawatan (maintenance cost) adalah biaya yang dikeluarkan untuk merawat sistem dalam masa operasinya. Yang termasuk biaya operasi dan biaya perawatan sistem, antara lain :a. Biaya personil (operator, bagian administrasi, pustakawan data, pengawas data).b. Biaya overhead (pemakaian telpon, listrik, asuransi, keamanan, supplies).c. Biaya perawatan perangkat keras (reparasi, service).d. Biaya perawatan perangkat lunak (modifikasi program, penambahan modul program).e. Biaya perawatan peralatan dan fasilitas.f. Biaya manajemen yang terlibat dalam operasi sistem.g. Biaya kontrak untuk konsultan selama operasi sistem.h. Biaya depresiasi (penyusutan).

Berbeda halnya dengan biaya-biaya lainnya yang biasanya terjadi sebelum operasi sistem diterapkan, biaya operasi dan perawatan biasanya terjadi secara rutin selama umur operasi sistem.

8.7 Komponen manfaat

Manfaat yang didapat dari sistem informasi yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut :a. Manfaat mengurangi biaya.b. Manfaat mengurangi kesalahan-kesalahan.c. Manfaat meningkatkan kecepatan aktivitas.d. Manfaat meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen.

Manfaat dari sistem informasi dapat juga diklasifikasikan dalam bentuk keuntungan berujud (tangible benefits) dan keuntungan tidak berujud (intangible benefits). Keuntungan berwujud merupakan keuntungan yang berupa penghematan-penghematan atau peningkatan-peningkatan di dalam perusahaan yang dapat diukur secara kuantitas dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berujud diantaranya adalah sebagai berikut :a. Pengurangan-pengurangan biaya operasi.b. Pengurangan kesalahan-kesalahan proses.c. Pengurangan biaya telekomunikasi.d. Peningkatan penjualan.e. Pengurangan biaya persediaan.f. Pengurangan kredit tak tertagih.

Keuntungan tak berujud (intangible benefits) adalah keuntungan-keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan-keuntungan ini diantaranya adalah sebagai berikut :a. Peningkatan pelayanan lebih baik kepada langganan.b. Peningkatan kepuasan kerja personil.c. Peningkatan pengambilan keputusan manajemen yang lebih baik.

Karena intangible benefits sulit untuk diukur dalam bentuk satuan nilai uang, maka cara pengukurannya dapat dilakukan dengan penaksiran. Pelayanan kepada langganan yang lebih baik merupakan contoh intangible benefits. Dapatkah kita mengukur dalam satan rupiah pelayanan yang lebih baik ini ?. Mungkin dapat kita coba untuk menganalisis dengan cara sebagai berikut :a. Apakah akibat dari pelayanan yang 'kurang baik' kepada langganan ? Jawabannya adalah : pesanan langganan akan berkurang bahkan mungkin langganan tidak akan memesan kembali kepada perusahaan.b. Seberapa banyak seorang langganan akan mengurangi pesanannya bila pelayanan kurang baik ? Mungkin kan mengalami kesulitan untuk mengukurnya dalam bentuk satuan nilai uang. Akan tetapi dapat mencobanya bersama-sama dengan pemakai sistem untuk menaksirnya. Misal dari taksiran ini didapatkan hasil sebagai berikut : Sebanyak kemungkinan 50% langganan akan mengurangi 10% pesanannya. Sebanyak kemungkinan 20% langganan akan mengurangi 50% pesanannya. Sebanyak kemungkinan 10% langganan akan mengurangi 90% pesanannya. Sebanyak kemungkinan 5% langganan akan mengurangi 100% pesanannya.c. Kemudian dapat dihitung perkiraan kehilangan pesanan langganan sebagai berikut : Kehilangan pesanan = (50% x 10% pesanan) + (20% x 15% pesanan) + (10% x 90% pesanan) + (5% x 100% pesanan) =(5% + 10% + 9% + 5%) pesanan =29% pesanand. Jika rata-rata langganan melakukan pesanan tiap tahunnya sebesar Rp. 1.000.000, maka dapat diperkirakan akan kehilangan sebesar 29% dari nilai pesanan ini, yaitu sebesar Rp. 290.000. Jika perusahaan mempunyai sebanyak 50 langganan, maka dapat diperkirakan jumlah total dari kehilangan pesanan ini adalah sebesar 50 x Rp. 290.000 = Rp. 14.500.000.e. Ajukan analisis ini kepada manajemen dan gunakanlah analisis ini sebagai titik awal untuk mengukur intangible benefits.

8.8 Metode analisis biaya/manfaat

Setelah komponen-komponen biaya dan manfaat telah dapat diidentifikasi, selanjutnya analisis biaya/manfaat ini dapat dilakukan untuk menentukan apakah proyek sistem informasi ini layak atau tidak. Di dalam analisis suata invetasi, terdapat dua aliran kas, yaitu aliran kas keluar (cash outflows) dan aliran kas masuk (cash inflow). Aliran kas keluar terjadi karena pengeluaran-pengeluran uang untuk biaya investasi. Aliran kas masuk terjadi dari manfaat yang dihasilkan oleh investasi. Aliran kas masuk ini sering dihubungkan dengan proceed, yaitu keuntungan bersih sesudah pajak ditambah dengan depresiasi (bila depresiasi dimasukkan dalam komponen biaya).Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranyasebagai berikut :

a. Metode periode pengembalian (payback period). Metode ini menilai proyek investasi dengan dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini tidak memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.

b. Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI). Metode ini digunakan untuk mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkannya. ROI dari suatu proyek inventasi dapat dihitung dengan rumus :

Total manfaat - total biaya ROI = -------------------------------- Total biaya

c. Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV). Metode payback period dan ROI tidak memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money). Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arus dari uangnya. NPV dapat dihitung dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang dinilai uang ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto. Besarnya NPV bila dinyatakan dalam rumus adalah sebagai berikut :

Proceed 1 Proceed 2 Proceed n NPV = nilai proyek + ---------- + ---------- + .... + ---------- ( 1 + i )1 ( 1 + i )2 ( 1 + i )n

i = tingkat bunga diskonto diperhitungkan n = umur proyek investasi Bila NPV bernilai lebih besar dari 0, berarti investasi menguntungkan dan dapat diterima.

d. Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR). Merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bung tersebut sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak menguntungkan dan juga tidak merugikan.

Sangsi-sangsiSangsi-sangsi yang diberikan lessor kepada pihak lesse apabila lesse ingkar janji atau tidak memenuhi kewajibannya kepada pihak lessor sesuai perjanjian yang telah disepakati adalah sebagai berikut :1. berupa teguran lisan2. Jika teguran lisan tidak digubris, maka akan diberikan teguran tertulis3. dikenakan denda sesuai perjanjian4. penyitaan barang yang dipegang oleh lesse