publikasi_09.11.3202
Post on 02-Feb-2016
217 Views
Preview:
TRANSCRIPT
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA
NASKAH PUBLIKASI
diajukan oleh
Adri Priadana
09.11.3202
kepada
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
AMIKOM
YOGYAKARTA
2012
ii
iii
ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEMS OF THE
LABORATORY OF PHYSICAL CHEMISTRY DEPARTMENT OF CHEMISTRY
FACULTY OF MATHEMATICS AND NATURAL SCIENCES
UNIVERSITY OF GADJAH MADA
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA
LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN
ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA
Adri Priadana
Jurusan Teknik Informatika
STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
Laboratory of Physical Chemistry Department of Chemistry Faculty of Mathematics and Natural Sciences, University of Gadjah Mada is a lab that has a function, one of which is used for lab activities by students majoring in Chemistry for research thesis. At this time the students are doing thesis data collection and administrative management in the chemical laboratory is still not fully computerized. So the consistency and security of data is not guaranteed.
Solutions that can be taken is how to design and create systems that perform data processing student thesis and handle the administrative process that permits and licenses to conduct thesis lab for free. Based on the above solutions, we need a system that can simplify the data processing and administrative management student doing thesis on the subject of physical chemistry laboratory chemicals.
The design of the information system is a database management system that is able to provide convenience in data processing students doing thesis and administrative management in it.
Keywords: Administration Systems, Management Systems, Chemistry Lab
Administration Information Systems.
1
1. Pendahuluan
Pertumbuhan Teknologi dan Informasi pada saat ini sangatlah pesat. Sehingga
sistem pelayanan berbasis komputer yang maksimal yang berperan penting dalam
proses bisnis sangat diperlukan. Hal ini memicu banyak kalangan seperti badan usaha
atau instansi untuk mencari alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi sistem
infomasi. Instansi seperti akademis adalah salah satu yang paling membutuhkan sebuah
teknologi sistem informasi dalam mendukung proses pendidikan.
Laboratoruim Kimia Fisika Jurusan Kimia Fakultas Matematika dan Ilmu
Pengetahuan Alam Universitas Gadjah Mada adalah sebuah laboratorium yang memiliki
fungsi, salah satunya adalah digunakan untuk praktikum oleh mahasiswa jurusan Kimia
untuk melakukan penelitian untuk menyusun skripsi. Pada saat ini, proses administrasi
pada laboratorium ini seperti pendataan mahasiswa yang melakukan penelitian, perijinan
pemakaian laboboratorium dan perijinan bebas laboratiorum masih manual, belum akurat
dan juga belum menggunakan teknologi terkomputerisasi secara maksimal dimana dalam
hal pengolahan data masih sering terjadi kesalahan. Dengan alasan inilah penulis
membuat rancangan sistem informasi dalam bentuk aplikasi database dengan judul
“ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA
LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN
ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA”. Yang nantinya akan
menghasilkan analisis dan program yang berkesinambungan dalam pengolahan data.
2. Landasan Teori
2.1 Pengertian Sistem Informasi
James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented
Accounting Information System mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu cara
tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi
dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang
menguntungkan.
Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh
manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu
tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat
manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.1
1 Wahyono, Teguh , 2004, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Implementasi, Yogyakarta Graha Ilmu, hal 17
2
ii
2.2 Pengertian Sistem Informasi Administrasi
Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama atau proses kerja
sama antara sekelompok orang-orang tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu
yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Administrasi merupakan suatu
hayat atau kekuatan yang memberi hidup atau gerak pada suatu organisasi. Tanpa
administrasi suatu organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang sehat organisasi
itu juga akan berjalan tidak sehat pula. Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik
kesimpulan unsur-unsur penting dalam administrasi:
1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dalam bentuk kerjasama.
2. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia yang
berkesinambungan.
3. Administrasi merukan usaha kerjasama sekelompok manusia dua orang atau
lebih untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati sebelumnya.
Dari uraian ditas dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi
merupakan kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling
berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu
kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana perlengkapan
dan peralatan yang ada.
2.3 Bahasa Pemrograman Java
Program adalah sekumpulan perintah-perintah (intruction) yang diatur secara
sistematis untuk menyelesaikan suatu masalah. Salah satu bahasa pemrograman
komputer adalah bahasa pemrograman Java. Bahasa pemrograman Java adalah bahasa
pemrograman berorientasi obyek (PBO) atau Object Oriented Programing (OOP).
Java bersifat netral, tidak bergantung pada suatu platform, dan mengikuti
prinsip WORA (Write Once and Run Anywhere). Beberapa bahasa pemrograman, seperti
Basic, Fortran, Pascal, COBOL, C, ProLog, dan yang lainnya harus bergantung pada
suatu platform karena mengharuskan Kita untuk mengkompilasi program tersebut pada
sistem operasi yang ditentukan jika kita ingin menggunakan hasil program tersebut.2
2 Sariadin Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan
Pemahaman, Andi Yogyakarta, hal 13
3
ii
3. Analisis
3.1 Definisi Analisis Sistem
Menurut Jogiyanto analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem
informasi yang utuh ke dalam bagan-bagan komponen dengan maksud untuk
mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-
kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dari definisi menurut
Jogiyanto diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan tahap dimana
menganalisis suatu kinerja sistem sampai betapa jauh sistem tersebut telah mencapai
sasarannya.3
3.2 Analisis Kelemahan Sistem
Sistem yang sempurna belum tentu dapat dicapai oleh sebuah instansi atau
perusahaan. Hal itu dikarenakan adanya kelemahan ataupun kekurangan pada sistem
yang diterapkan. Sebuah sistem dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem
yang bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan
semakin lama akan semakin mengalami ketertinggalan. Pada Laboratorium Kimia Fisika
Jurusan Kimia FMIPA UGM kekurangan pada sistemnya dapat dianalisis menggunakan
pendekatan ANALISIS PIECES yang terdiri dari:
1. Analisis Kinerja (Performance)
Merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis atau peningkatan
terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru diukur berdasarkan jumlah
produktifitas (throughput) dan kurun waktu (response time) sehingga sasaran
dapat tercapai. Dalam hal ini juga harus memadai dari setiap kebutuhan-
kebutuhan yang diperlukan.
Tabel 3.1 Analisis kerja
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Response time dalam proses
pembuatan surat laporan bebas
laboratorium dan laporan daftar
mahaiswa tergolong lambat. Hal ini
dikarenakan admin laboratorium
harus menuliskan ulang data
mahasiswa saat pembuatan surat
laporan bebas laboratorium dan
a. Sistem berbasis komputer, yaitu
menggunakan perangkat lunak
untuk proses pengolahan data
sehingga lebih baik dari segi
penginputan data dan
pengolahan data mahasiswa
yang melakukan penelitian.
3 Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur
Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta hal 129
4
ii
laporan daftar mahasiswa.
b. Produktifitas kerja yang dilihat sangat
kecil. Karena proses data yang
begitu banyak tidak diimbangi
dengan sistem informasi dalam
mengolah proses tersebut. Hal ini
menimbulkan waktu yang lama
dalam mengolah data mahasiswa
yang melakukan penelitian.
2. Analisis Informasi (Information)
Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam mencetak laporan-laporan yang
sudah selesai diproses dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu
dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul.
Peningkatan kualitas informasi didasarkan pada pengambilan keputusan,
informasi yang relevan, akurasi informasi serta respon terhadap informasi
dengan baik dan tepat waktu.
Tabel 3.2 Analisis informasi
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Penyampaian infomrasi daftar
mahasiswa yang melakukan
penelitian kurang akurat. Hal ini
dikarenakan tidak adanya wadah
informasi yang jelas sehingga
informasi tersebut tidak tepat
sasaran.
b. Pelaporan dari data mahasiswa
yang melakukan penelitian
setiap tahunnya kurang
memenuhi kebutuhan akademik.
Hal ini dikarenakan tidak adanya
informasi pengolahan data yang
baik. Sehingga kadang terjadi
kehilangan beberapa data.
c. Informasi yang dihasilkan dari
sistem yang lama sangat lambat.
a. Teknologi berbasis komputer
maka proses pencarian
informasi akan berlangsung
lebih cepat.
b. Dengan adanya sistem
berbasis computer, pelaporan
dan informasi yang dihasilkan
akan semakin relevan dan
tepat waktu
5
ii
Hal ini dikarenakan admin harus
mendata secara manual daftar
mahasiswa yang melakukan
penelitian. Sehingga informasi
yang diberikan tidak tepat waktu.
d. Pencetakan surat bebas
laboratorium juga sangat lambat.
Hal ini dikarenakan admin harus
menulis ulang data mahasiswa
yang telah selesai melakukan
penelitian.
3. Analisis Ekonomi (Economy)
Merupakan penilaian sistem dalam penggunaan dan keuntungan yang akan
didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan
motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan
peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi atau
perusahaan. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal
perlu adanya penghematan biaya yang dikeluarkan.
Tabel 3.3 Analisis ekonomi
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Biaya yang dikeluarkan dalam
setiap proses administrasi dan
penyampaian informasi baik
kepada mahasiswa maupun
bagian akademik setiap
tahunnya semakin banyak.
Terlebih setiap proses
administrasi menggunakan
laporan dalam bentuk cetak.
Tentunya hal ini sering terjadi
sebuah kesalahan yang
menyebabkan biaya pencetakan
laporan menjadi bertambah.
a. Teknologi berbasis komputer
membuat kemungkinan
kesalahan data akan semakin
kecil, maka kesalahan
pencetakan laporan yang
mengakibatkan biaya
tambahan menjadi lebih
berkurang.
6
ii
4. Analisis Kontrol (Control)
Sistem pengamanan dalam mengontrol data dilakukan untuk meningkatkan
kinerja sistem, mencegah penyalahgunaan data dan memproteksi informasi
terhadap orang lain yang tidak memiliki kepentingan didalamnya.
Tabel 3.4 Analisis kontrol
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Pada pendataan pembukuan
akses kontrol adalah sebagai
pengawas, karena pendataan
pembukuan masih
menggunakan sistem manual.
Karena sistem berada pada
proses pengawasan, jadi data
informasi rentan terjadi
kesalahan, kerusakan serta
hilangnya data yang ada.
a. Sistem berbasis computer
yang memiliki pembatasan
hak akses dengan
menggungakan user dan
password untuk masuk ke
dalam sistem.
5. Analisis efisien (Eficiency)
Merupakan penilaian terhadap sumber daya yang digunakan dapat
diminimalkan agar tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dari sistem yang
dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang
tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan
keterlambatan pengolahan data.
Tabel 3.5 Analisis efisien
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Pada pengolahan data
mahasiswa yang melakukan
penelitian, dan data barang-
barang pada laboratorium, bila
terjadi keterlambatan dalam
pengolahan data atau dalam
proses laporan data keseluruhan
hilang, maka dibutuhkan sumber
daya yang baru untuk
menggantikan proses yang ada,
tentunya hal ini kurang efisien.
a. Sistem berbasis komputer
sehingga lebih efisien karena
dokumentasi akan dilakukan
secara terkomputerisasi..
7
ii
6. Analisis Layanan (Services)
sMerupakan penilaian terhadap peningkatan pelayanan yang lebih baik untuk
perkembangan suatu instansi atau perusahaan. Pelayanan yang baik akan
memberikan dampak positif bagi perusahaan maupun organisasi yang ada.
Pelayanan juga memberikan solusi dalam memecahkan masalah yang ada.
Penigkatan pelayanan dalam sistem juga dikembangkan dalam meningkatkan
akurasi dalam pengolahan data, kemampuan dalam penanganan masalah,
serta pencapaian tujuan dan sasaran.
Tabel 3.6 Analisis layanan
Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan
a. Pelayanan dalam proses
administrasi untuk saat ini masih
kurang maksimal. Sering kali
mahasiswa harus menunggu
lama untuk mendapatkan surat
izin dan surat bebas
laboratorium. Hal ini dikarenakan
proses pembuatan laporan surat
tersebut masih harus
menginputkan data mahasiswa
berulang-ulang kali.
a. Pelayanan pada mahasiswa
dan akademik yang
membutuhkan akan lebih
cepat karena pemrosesan dan
pengecekan data dilakukan
dengan sistem berbasis
komputer.
4. Hasil Penelitian dan Pembahasan
4.1 Implementasi
Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru
dikembangkan agar dapat sesuai dengan harapan dan tujuan saat sistem ini
dioperasikan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah mempersiapkan semua kegiatan
penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga
kegiatan penerapan sistem dapat efektif.4
4.2 Pembahasan
Pada pembahasan ini penulis akan membahas tentang koneksi database My
SQL. Untuk dapat mengakses sebuah database My SQL terlebih dahulu dikoneksikan
antara program Java dengan database My SQL. Berikut script koneksi :
4 lbid hal 573
8
ii
package Database;
import java.sql.Connection;
import java.sql.DriverManager;
import java.sql.SQLException;
public class Database {
private Connection conn;
private String url = "jdbc:mysql://localhost:3306/labkimiamipaugm";
private String username = "root";
private String password = "";
public void setKoneksi() {
try {
Class.forName("com.mysql.jdbc.Driver");
try {
conn = DriverManager.getConnection(url, username, password);
} catch (SQLException ex) {
System.out.println("Koneksi gagal di lakukan"+ex.getMessage());
}
} catch (ClassNotFoundException ex) {
System.out.println("Driver tidak ditemukan"+ex.getMessage());
}
}
public Connection getKoneksi() {
return conn;
}
}
4.3 Pemeliharaan Sistem
Tahap pemeliharaan sistem merupakan tahap akhir dari proses penerapan
sistem. Pemeliharaan sistem terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap
dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak dan
9
ii
perangkat keras. Pemeliharaan sistem perangkat keras dilakukan dengan memiliki
duplikat dari sistem aplikasi tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan
dengan cara mengcopy file-file tersebut ke dalam CD untuk mengantisipasi terhadap
kesalahan atau eror pada aplikasi.
Adpun tahap-tahap yang harus dilakukan sebelum kegiatan pemeliharaan
sistem dilakukan agar perencanaan sesuai dengan tujuaan dilakukannya pemeliharaan.
Kegiatan pemeliharaan yang dapat dilakukan pada aplikasi pengolahan data mahasiswa
yang melakukan penelitian diantaranya :
1. Melakukan perawatan dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali terhadap
perangkat keras misalnya membersihkan debu dan pengecekan pada
hardware.
2. Pembuatan backup data sebagai cadangan.
3. Penambahan data atau informasi baru bila diperlukan.
4. Dilakukan penyesuai apabila perangkat lunak dan perangkat keras yang
digunakan tidak sesuai dengan keadaan teknologi yang berkembang.
5. Penginstalan antivirus guna mengantisipasi kerusakan sistem komputer dari
virus komputer.
5. Kesimpulan
Sesuai dengan uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi
pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ ANALISIS DAN
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA
FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS GADJAH MADA“ maka dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,
analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, berdasarkan rumusan
masalah di bab 1 penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Adanya aplikasi sistem informasi administrasi ini membuat produktifitas kerja
admin laboratorium menjadi lebih efisien dari segi penginputan data dan
pengolahan data mahasiswa yang melakukan penelitian di banding dengan
sistem sebelumnya yang memerlukan suatu tempat penyimpanan berkas
seperti lemari atau rak dan sistem sekarang cukup di dalam sebuah memory
yaitu hardisk.
2. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini, outputan seperti laporan daftar
mahasiswa yang melakukan penelitian dapat berjalan dengan lebih tepat waktu
dan tanpa membutuhkan penginputan kembali dari awal tetapi hanya
mengambil data yang telah dimasukan pada waktu mahasiswa meminta izin
10
ii
melakukan penelitian. Selain itu informasi data mahasiswa yang melakukan
penelitian skripsi dapat diketahui dengan cepat dan akurat melalui fitur
pencarian. Hal ini merupakan salah satu ketepatan, relevan dan akurat data
dari sistem informasi administrasi ini yang membuat pelayanan lebih maksimal.
11
ii
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan
Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Penerbut Andi : Yogyakarta
Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Infromasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Implementasi. Graha Ilmu.
Fowler, Martin. 2004. UML DISTILLED, 3th Ed., A Brief Guide to the Standard Object
Modeling Language. Pearson Education Inc.
Nugroho, Adi. 2008. Algoritma dan Struktur Data Dalam Bahasa Java. Penerbit Andi :
Yogyakarta.
Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta.
Kurniawan Khannedy, Eko. “Pengenalan Data Access Object di Java”
http://pandawa.ipb.ac.id/ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/10/eko-kurniawan-
khannedy-pengenalan-data-access-objectpdf.zip (diakses tanggal 9 September 2012).
Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Yogyakarta
Sariadin, Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan
Pemahaman, Andi Yogyakarta
top related