publikasi_09.11.3202

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh

Adri Priadana

09.11.3202

kepada

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM

YOGYAKARTA

2012

iii

ANALYSIS AND DESIGN OF ADMINISTRATION INFORMATION SYSTEMS OF THE

LABORATORY OF PHYSICAL CHEMISTRY DEPARTMENT OF CHEMISTRY

FACULTY OF MATHEMATICS AND NATURAL SCIENCES

UNIVERSITY OF GADJAH MADA

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA

LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN

ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA

Adri Priadana

Jurusan Teknik Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

Laboratory of Physical Chemistry Department of Chemistry Faculty of Mathematics and Natural Sciences, University of Gadjah Mada is a lab that has a function, one of which is used for lab activities by students majoring in Chemistry for research thesis. At this time the students are doing thesis data collection and administrative management in the chemical laboratory is still not fully computerized. So the consistency and security of data is not guaranteed.

Solutions that can be taken is how to design and create systems that perform data processing student thesis and handle the administrative process that permits and licenses to conduct thesis lab for free. Based on the above solutions, we need a system that can simplify the data processing and administrative management student doing thesis on the subject of physical chemistry laboratory chemicals.

The design of the information system is a database management system that is able to provide convenience in data processing students doing thesis and administrative management in it.

Keywords: Administration Systems, Management Systems, Chemistry Lab

Administration Information Systems.

1

1. Pendahuluan

Pertumbuhan Teknologi dan Informasi pada saat ini sangatlah pesat. Sehingga

sistem pelayanan berbasis komputer yang maksimal yang berperan penting dalam

proses bisnis sangat diperlukan. Hal ini memicu banyak kalangan seperti badan usaha

atau instansi untuk mencari alternatif pemecahan masalah dibidang teknologi sistem

infomasi. Instansi seperti akademis adalah salah satu yang paling membutuhkan sebuah

teknologi sistem informasi dalam mendukung proses pendidikan.

Laboratoruim Kimia Fisika Jurusan Kimia Fakultas Matematika dan Ilmu

Pengetahuan Alam Universitas Gadjah Mada adalah sebuah laboratorium yang memiliki

fungsi, salah satunya adalah digunakan untuk praktikum oleh mahasiswa jurusan Kimia

untuk melakukan penelitian untuk menyusun skripsi. Pada saat ini, proses administrasi

pada laboratorium ini seperti pendataan mahasiswa yang melakukan penelitian, perijinan

pemakaian laboboratorium dan perijinan bebas laboratiorum masih manual, belum akurat

dan juga belum menggunakan teknologi terkomputerisasi secara maksimal dimana dalam

hal pengolahan data masih sering terjadi kesalahan. Dengan alasan inilah penulis

membuat rancangan sistem informasi dalam bentuk aplikasi database dengan judul

“ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA

LABORATORIUM KIMIA FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN

ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS GADJAH MADA”. Yang nantinya akan

menghasilkan analisis dan program yang berkesinambungan dalam pengolahan data.

2. Landasan Teori

2.1 Pengertian Sistem Informasi

James B Bower dan kawan-kawan dalam bukunya Computer Oriented

Accounting Information System mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu cara

tertentu untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk beroperasi

dengan cara yang sukses dan untuk organisasi bisnis dengan cara yang

menguntungkan.

Pada dasarnya sistem informasi merupakan suatu sistem yang dibuat oleh

manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu

tujuan yaitu menyajikan informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi yang

mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat

manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.1

1 Wahyono, Teguh , 2004, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan

Implementasi, Yogyakarta Graha Ilmu, hal 17

2

ii

2.2 Pengertian Sistem Informasi Administrasi

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan bersama atau proses kerja

sama antara sekelompok orang-orang tertentu untuk mencapai suatu tujuan tertentu

yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya. Administrasi merupakan suatu

hayat atau kekuatan yang memberi hidup atau gerak pada suatu organisasi. Tanpa

administrasi suatu organisasi akan mati dan tanpa administrasi yang sehat organisasi

itu juga akan berjalan tidak sehat pula. Berdasarkan kutipan diatas dapat ditarik

kesimpulan unsur-unsur penting dalam administrasi:

1. Administrasi merupakan kegiatan manusia dalam bentuk kerjasama.

2. Administrasi merupakan usaha kerjasama sekelompok manusia yang

berkesinambungan.

3. Administrasi merukan usaha kerjasama sekelompok manusia dua orang atau

lebih untuk mencapai tujuan bersama yang telah disepakati sebelumnya.

Dari uraian ditas dapat dikatakan bahwa sistem informasi administrasi

merupakan kumpulan dari komponen-komponen atau elemen-elemen yang saling

berhubungan untuk melakukan proses pencatatan, pengaturan, pengalokasian suatu

kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan sarana perlengkapan

dan peralatan yang ada.

2.3 Bahasa Pemrograman Java

Program adalah sekumpulan perintah-perintah (intruction) yang diatur secara

sistematis untuk menyelesaikan suatu masalah. Salah satu bahasa pemrograman

komputer adalah bahasa pemrograman Java. Bahasa pemrograman Java adalah bahasa

pemrograman berorientasi obyek (PBO) atau Object Oriented Programing (OOP).

Java bersifat netral, tidak bergantung pada suatu platform, dan mengikuti

prinsip WORA (Write Once and Run Anywhere). Beberapa bahasa pemrograman, seperti

Basic, Fortran, Pascal, COBOL, C, ProLog, dan yang lainnya harus bergantung pada

suatu platform karena mengharuskan Kita untuk mengkompilasi program tersebut pada

sistem operasi yang ditentukan jika kita ingin menggunakan hasil program tersebut.2

2 Sariadin Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan

Pemahaman, Andi Yogyakarta, hal 13

3

ii

3. Analisis

3.1 Definisi Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem

informasi yang utuh ke dalam bagan-bagan komponen dengan maksud untuk

mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-

kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang

diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Dari definisi menurut

Jogiyanto diatas, dapat disimpulkan bahwa analisis sistem merupakan tahap dimana

menganalisis suatu kinerja sistem sampai betapa jauh sistem tersebut telah mencapai

sasarannya.3

3.2 Analisis Kelemahan Sistem

Sistem yang sempurna belum tentu dapat dicapai oleh sebuah instansi atau

perusahaan. Hal itu dikarenakan adanya kelemahan ataupun kekurangan pada sistem

yang diterapkan. Sebuah sistem dapat mengikuti perkembangan teknologi. Suatu sistem

yang bersifat konstan tanpa dilakukan adanya perubahan maka sudah bisa dipastikan

semakin lama akan semakin mengalami ketertinggalan. Pada Laboratorium Kimia Fisika

Jurusan Kimia FMIPA UGM kekurangan pada sistemnya dapat dianalisis menggunakan

pendekatan ANALISIS PIECES yang terdiri dari:

1. Analisis Kinerja (Performance)

Merupakan kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis atau peningkatan

terhadap kinerja (hasil kerja) sistem yang baru diukur berdasarkan jumlah

produktifitas (throughput) dan kurun waktu (response time) sehingga sasaran

dapat tercapai. Dalam hal ini juga harus memadai dari setiap kebutuhan-

kebutuhan yang diperlukan.

Tabel 3.1 Analisis kerja

Sistem yang telah ada Sistem yang diajukan

a. Response time dalam proses

pembuatan surat laporan bebas

laboratorium dan laporan daftar

mahaiswa tergolong lambat. Hal ini

dikarenakan admin laboratorium

harus menuliskan ulang data

mahasiswa saat pembuatan surat

laporan bebas laboratorium dan

a. Sistem berbasis komputer, yaitu

menggunakan perangkat lunak

untuk proses pengolahan data

sehingga lebih baik dari segi

penginputan data dan

pengolahan data mahasiswa

yang melakukan penelitian.

3 Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta hal 129

4

ii

laporan daftar mahasiswa.

b. Produktifitas kerja yang dilihat sangat

kecil. Karena proses data yang

begitu banyak tidak diimbangi

dengan sistem informasi dalam

mengolah proses tersebut. Hal ini

menimbulkan waktu yang lama

dalam mengolah data mahasiswa

yang melakukan penelitian.

2. Analisis Informasi (Information)

Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam mencetak laporan-laporan yang

sudah selesai diproses dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu

dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul.

Peningkatan kualitas informasi didasarkan pada pengambilan keputusan,

informasi yang relevan, akurasi informasi serta respon terhadap informasi

dengan baik dan tepat waktu.

Tabel 3.2 Analisis informasi


a. Penyampaian infomrasi daftar

mahasiswa yang melakukan

penelitian kurang akurat. Hal ini

dikarenakan tidak adanya wadah

informasi yang jelas sehingga

informasi tersebut tidak tepat

sasaran.

b. Pelaporan dari data mahasiswa

yang melakukan penelitian

setiap tahunnya kurang

memenuhi kebutuhan akademik.

Hal ini dikarenakan tidak adanya

informasi pengolahan data yang

baik. Sehingga kadang terjadi

kehilangan beberapa data.

c. Informasi yang dihasilkan dari

sistem yang lama sangat lambat.

a. Teknologi berbasis komputer

maka proses pencarian

informasi akan berlangsung

lebih cepat.

b. Dengan adanya sistem

berbasis computer, pelaporan

dan informasi yang dihasilkan

akan semakin relevan dan

tepat waktu

5

ii

Hal ini dikarenakan admin harus

mendata secara manual daftar


penelitian. Sehingga informasi

yang diberikan tidak tepat waktu.

d. Pencetakan surat bebas

laboratorium juga sangat lambat.

Hal ini dikarenakan admin harus

menulis ulang data mahasiswa

yang telah selesai melakukan

penelitian.

3. Analisis Ekonomi (Economy)

Merupakan penilaian sistem dalam penggunaan dan keuntungan yang akan

didapatkan dari sistem yang dikembangkan. Nilai ekonomis merupakan

motivasi paling umum bagi berjalannya suatu proyek. Persoalan ekonomi dan

peluang berkaitan erat dengan biaya yang dikeluarkan oleh instansi atau

perusahaan. Oleh karena itu untuk memperoleh keuntungan yang maksimal

perlu adanya penghematan biaya yang dikeluarkan.

Tabel 3.3 Analisis ekonomi


a. Biaya yang dikeluarkan dalam

setiap proses administrasi dan

penyampaian informasi baik

kepada mahasiswa maupun

bagian akademik setiap

tahunnya semakin banyak.

Terlebih setiap proses

administrasi menggunakan

laporan dalam bentuk cetak.

Tentunya hal ini sering terjadi

sebuah kesalahan yang

menyebabkan biaya pencetakan

laporan menjadi bertambah.

a. Teknologi berbasis komputer

membuat kemungkinan

kesalahan data akan semakin

kecil, maka kesalahan

pencetakan laporan yang

mengakibatkan biaya

tambahan menjadi lebih

berkurang.

6

ii

4. Analisis Kontrol (Control)

Sistem pengamanan dalam mengontrol data dilakukan untuk meningkatkan

kinerja sistem, mencegah penyalahgunaan data dan memproteksi informasi

terhadap orang lain yang tidak memiliki kepentingan didalamnya.

Tabel 3.4 Analisis kontrol


a. Pada pendataan pembukuan

akses kontrol adalah sebagai

pengawas, karena pendataan

pembukuan masih

menggunakan sistem manual.

Karena sistem berada pada

proses pengawasan, jadi data

informasi rentan terjadi

kesalahan, kerusakan serta

hilangnya data yang ada.

a. Sistem berbasis computer

yang memiliki pembatasan

hak akses dengan

menggungakan user dan

password untuk masuk ke

dalam sistem.

5. Analisis efisien (Eficiency)

Merupakan penilaian terhadap sumber daya yang digunakan dapat

diminimalkan agar tidak terjadi pemborosan. Efisiensi dari sistem yang

dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang

tersedia yang meliputi manusia, informasi, waktu, uang, peralatan, ruang dan

keterlambatan pengolahan data.

Tabel 3.5 Analisis efisien


a. Pada pengolahan data


penelitian, dan data barang-

barang pada laboratorium, bila

terjadi keterlambatan dalam

pengolahan data atau dalam

proses laporan data keseluruhan

hilang, maka dibutuhkan sumber

daya yang baru untuk

menggantikan proses yang ada,

tentunya hal ini kurang efisien.

a. Sistem berbasis komputer

sehingga lebih efisien karena

dokumentasi akan dilakukan

secara terkomputerisasi..

7

ii

6. Analisis Layanan (Services)

sMerupakan penilaian terhadap peningkatan pelayanan yang lebih baik untuk

perkembangan suatu instansi atau perusahaan. Pelayanan yang baik akan

memberikan dampak positif bagi perusahaan maupun organisasi yang ada.

Pelayanan juga memberikan solusi dalam memecahkan masalah yang ada.

Penigkatan pelayanan dalam sistem juga dikembangkan dalam meningkatkan

akurasi dalam pengolahan data, kemampuan dalam penanganan masalah,

serta pencapaian tujuan dan sasaran.

Tabel 3.6 Analisis layanan


a. Pelayanan dalam proses

administrasi untuk saat ini masih

kurang maksimal. Sering kali

mahasiswa harus menunggu

lama untuk mendapatkan surat

izin dan surat bebas

laboratorium. Hal ini dikarenakan

proses pembuatan laporan surat

tersebut masih harus

menginputkan data mahasiswa

berulang-ulang kali.

a. Pelayanan pada mahasiswa

dan akademik yang

membutuhkan akan lebih

cepat karena pemrosesan dan

pengecekan data dilakukan

dengan sistem berbasis

komputer.

4. Hasil Penelitian dan Pembahasan

4.1 Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem yang baru

dikembangkan agar dapat sesuai dengan harapan dan tujuan saat sistem ini

dioperasikan. Tujuan dari tahap implementasi ini adalah mempersiapkan semua kegiatan

penerapan sistem sesuai dengan rancangan yang telah ditentukan sebelumnya sehingga

kegiatan penerapan sistem dapat efektif.4

4.2 Pembahasan

Pada pembahasan ini penulis akan membahas tentang koneksi database My

SQL. Untuk dapat mengakses sebuah database My SQL terlebih dahulu dikoneksikan

antara program Java dengan database My SQL. Berikut script koneksi :

4 lbid hal 573

8

ii

package Database;

import java.sql.Connection;

import java.sql.DriverManager;

import java.sql.SQLException;

public class Database {

private Connection conn;

private String url = "jdbc:mysql://localhost:3306/labkimiamipaugm";

private String username = "root";

private String password = "";

public void setKoneksi() {

try {

Class.forName("com.mysql.jdbc.Driver");

try {

conn = DriverManager.getConnection(url, username, password);

} catch (SQLException ex) {

System.out.println("Koneksi gagal di lakukan"+ex.getMessage());

}

} catch (ClassNotFoundException ex) {

System.out.println("Driver tidak ditemukan"+ex.getMessage());

}

}

public Connection getKoneksi() {

return conn;

}

}

4.3 Pemeliharaan Sistem

Tahap pemeliharaan sistem merupakan tahap akhir dari proses penerapan

sistem. Pemeliharaan sistem terus dilakukan selama sistem masih berjalan dan tetap

dipakai. Kegiatan pemeliharaan ini adalah pemeliharaan sistem perangkat lunak dan

9

ii

perangkat keras. Pemeliharaan sistem perangkat keras dilakukan dengan memiliki

duplikat dari sistem aplikasi tersebut secara keseluruhan. Duplikat dapat dilakukan

dengan cara mengcopy file-file tersebut ke dalam CD untuk mengantisipasi terhadap

kesalahan atau eror pada aplikasi.

Adpun tahap-tahap yang harus dilakukan sebelum kegiatan pemeliharaan

sistem dilakukan agar perencanaan sesuai dengan tujuaan dilakukannya pemeliharaan.

Kegiatan pemeliharaan yang dapat dilakukan pada aplikasi pengolahan data mahasiswa

yang melakukan penelitian diantaranya :

1. Melakukan perawatan dapat dilakukan minimal 1 bulan sekali terhadap

perangkat keras misalnya membersihkan debu dan pengecekan pada

hardware.

2. Pembuatan backup data sebagai cadangan.

3. Penambahan data atau informasi baru bila diperlukan.

4. Dilakukan penyesuai apabila perangkat lunak dan perangkat keras yang

digunakan tidak sesuai dengan keadaan teknologi yang berkembang.

5. Penginstalan antivirus guna mengantisipasi kerusakan sistem komputer dari

virus komputer.

5. Kesimpulan

Sesuai dengan uraian dan penjelasan serta pembahasan keseluruhan materi

pada bab-bab sebelumnya dan dalam mengakhiri pembahasan “ ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PADA LABORATORIUM KIMIA

FISIKA JURUSAN KIMIA FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS GADJAH MADA“ maka dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,

analisis sistem, perancangan program hingga tahap implementasi, berdasarkan rumusan

masalah di bab 1 penulis mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Adanya aplikasi sistem informasi administrasi ini membuat produktifitas kerja

admin laboratorium menjadi lebih efisien dari segi penginputan data dan

pengolahan data mahasiswa yang melakukan penelitian di banding dengan

sistem sebelumnya yang memerlukan suatu tempat penyimpanan berkas

seperti lemari atau rak dan sistem sekarang cukup di dalam sebuah memory

yaitu hardisk.

2. Dengan adanya sistem terkomputerisasi ini, outputan seperti laporan daftar

mahasiswa yang melakukan penelitian dapat berjalan dengan lebih tepat waktu

dan tanpa membutuhkan penginputan kembali dari awal tetapi hanya

mengambil data yang telah dimasukan pada waktu mahasiswa meminta izin

10

ii

melakukan penelitian. Selain itu informasi data mahasiswa yang melakukan

penelitian skripsi dapat diketahui dengan cepat dan akurat melalui fitur

pencarian. Hal ini merupakan salah satu ketepatan, relevan dan akurat data

dari sistem informasi administrasi ini yang membuat pelayanan lebih maksimal.

11

ii

DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan

Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Penerbit Andi : Yogyakarta.

Arbie. 2004. Manajemen Database dengan MySQL. Penerbut Andi : Yogyakarta

Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Infromasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan

Implementasi. Graha Ilmu.

Fowler, Martin. 2004. UML DISTILLED, 3th Ed., A Brief Guide to the Standard Object

Modeling Language. Pearson Education Inc.

Nugroho, Adi. 2008. Algoritma dan Struktur Data Dalam Bahasa Java. Penerbit Andi :

Yogyakarta.

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktik Aplikasi Bisnis. Penerbit Andi : Yogyakarta.

Kurniawan Khannedy, Eko. “Pengenalan Data Access Object di Java”

http://pandawa.ipb.ac.id/ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2009/10/eko-kurniawan-

khannedy-pengenalan-data-access-objectpdf.zip (diakses tanggal 9 September 2012).

Kusrini. 2007. Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data. Andi Yogyakarta

Sariadin, Siallagan, 2009, Pemrograman Java Dasar-Dasar Pengenalan dan

Pemahaman, Andi Yogyakarta

publikasi_09.11.3202

Documents