p13 & 14 paket aplikasi : microsoft office access · pdf fileselanjutnya anda akan...
Post on 31-Jan-2018
215 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
1 Aplikom_Microsoft Office Access
P13 & 14
Paket Aplikasi : Microsoft Office Access
13.1. Tujuan
Mahasiswa memahami dan terampil menggunakan paket aplikasi pengolahan basis data.
13.2. Pembahasan
Membuka Aplikasi Microsoft Office Access
Mengenal tools Microsoft Office Access
Tabel
Relasi dan Query tabel
Form
Report
13.3. Membuka Aplikasi Microsoft Office Access
Agar dapat menjalankan Microsoft Office Power Acess, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa
aplikasi Microsoft Office sudah terinstall di komputer Anda.
Membuka dan Menyimpan Database
Untuk membuka aplikasi Micrsooft Word ikuti langkah-langkah berikut : 1. Buka start menu pada Microsoft Windows 7. 2. Kemudian klik menu : All Programs Microsoft Office Microsoft Power Access 2010. 3. Selanjutnya Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Access 2010
seperti pada gambar berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
2 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 1 Pembuatan database baru
4. Secara default Anda akan berada pada folder My Document, jika Anda ingin merubahnya Anda dapat mencari dengan klik di folder mana yang akan menjadi tujuan penyimpanan file. Kemudian ketik “Database_Latihan” pada dialog File name sebagai nama database tersebut. Kemudian klik tombol Create.
5. Terakhir Anda akan mendapati interface dari aplikasi Microsoft Office Power Access 2010 seperti pada gambar berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
3 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 2 Interface Microsoft Access
Dengan begitu, Anda telah menyimpan sebuah database baru dengan nama “Database_Latihan” dalam folder Dokumen. Dokumen presentasi tersebut akan tersimpan dengan ekstensi *.occdb. Selanjutnya tutup database tersebut dengan klik tab File Close atau tombol silang di bagian paling atas sebelah kanan jendela Microsoft Office Access.
Membuka Database
Jika sebelumnya Anda telah membuat, menyimpan dan menutup database, maka sekarang bagaimana membuka database yang telah Anda simpan tadi ? untuk menjawab pertanyaan tersebut lakukan langkah-langkah berikut :
Catatan :
Pada saat membuka aplikasi Microsoft Office Access, maka secara otomatis Anda telah membuat
dan menyimpan sebuah database baru.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
4 Aplikom_Microsoft Office Access
1. Cari tempat penyimpanan dokumen presentasi tadi (My Document). 2. Kemudian cari file Microsoft Office Access tadi, selanjutnya klik ganda pada file
Microsoft Office Access “Database_Latihan” tersebut.
Gambar 8. 3 Membuka database
8.4 Mengenal Tools Microsoft Office Access
Sebelum menggunakan aplikasi Microsoft Office Access, sebaiknya Anda mengenal terlebih dahulu berbagai fitur yang disediakan oleh Microsoft Office Access. Fasilitas-fasilitas tersebut antara lain seperti :
1. Title Bar Berfungsi menunjukkan nama dokumen dan nama program yang sedang aktif.
2. Quick Access Toolbar Menyediakan beberapa tools yang paling sering digunakakn oleh pengguna (user). Quick Access Toolbar terletak di sebelah kiri dan paling atas dari jendela Microsoft Office Access yang aktif.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
5 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 4 Quick Access Ribbon
3. Minimize, Maximixe, dan Close Tombol ini terletak di sebelah kanan dan paling atas dari jendela Microsoft Office Access yang aktif.
a. Minimize, merupakan tombol untuk mengecilkan tampilan jendela layar pada Microsoft Office Access di taskbar
b. Maximize, merupakan tombol untuk memperbesar tampilan jendela layar pada Microsoft Office Access
c. Close, merupakan tombol yang berfungsi untuk menutup jendela layar pada Microsoft Office Access
Gambar 8. 5 Tombol Minimize, Maximize dan Close
4. Ribbon Ribbon merupakan bagian yang berisi sejumlah tab yang berisi perintah-perintah (ikon/tombol kontrol) yang dibagi menjadi beberapa grub pada Microsoft Office guna melakukan pekerjaan. Untuk lebih jelasnya beberapa bagian (tab) yang terdapat pada ribbon Microsoft Office Access dijelaskan pada Tabel 8.1 berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
6 Aplikom_Microsoft Office Access
Tabel 8.1 Bagian dari ribbon
Ribbon Keterangan
File Tab yang menyediakan menu atau perintah-perintah dasar untuk
menjalankan Microsoft Office Power Access, contohnya seperti Save, Save
As, Open, close, dan lain-lain.
Home Tab yang digunakan untuk mengatur format dari tulisan, shorting data,
record.
Create Tab yang digunakan untuk mengatur template, membuat tabel, membuat
query, membuat report, mambuat form.
External Data Tab yang digunakan untuk import dan export data.
Database Tools Tab yang digunakan untuk mengatur relasi antar tabel, analisis data
5. Area kerja
Merupakan area yang digunakan untuk membuat tabel, query, report dan form. 6. Scrool Bar
Merupakan tombol yang dapat digunakan untuk menggeser dokumen yang sedang aktif, baik secara vertikal maupun horizontal.
7. Taskpane Navigasi Terletak di jendela sebelah kiri dari Microsoft Office yang secara umum menunjukkan preview dari tabel, form, query yang sedang aktif.
Gambar 8. 6 Navigation
8. Tombol View dan Tombol Zoom
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
7 Aplikom_Microsoft Office Access
Berada dibagian paling bawah sebelah kanan dari jendela Microsoft Office Access yang sedang aktif. Tombol View digunakan untuk mengatur layout tampilan dari area kerja dari Microsoft Office Access.
Gambar 8. 7 View
9. Status Bar Berada dibagian paling bawah sebelah kiri dari jendela Microsoft Office Acces yang sedang aktif. Status bar berfungsi menunjukkan informasi mengenai tabel, query, form yang sedang aktif.
Gambar 8. 8 Status bar
8.5 Tabel
Sebelum memulai membuat tabel dengan menggunakan Microsoft Office Access, terlebih
dahulu perhatikan contoh tabel berikut.
Tabel 8.2 Contoh tabel provinsi
ID_Prov Provinsi Kota
1 Banten Banten
2 DKI Jakarta Jakarta
3 Jawa Barat Bandung
4 Jawa Tengah Semarang
5 DI Yogyakarta Yogyakarta
6 Jawa Timur Surabaya
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
8 Aplikom_Microsoft Office Access
Membuat Tabel Baru
Berdasarkan Tabel 8.2, untuk membuat tabel dengan menggunakan Microsoft Office
Access dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Pada tab Create Tables klik menu Table.
Gambar 8. 9 Menu Table
2. Selanjutnya anda akan melihat tabel baru dengan nama Table1 sebagai berikut.
Gambar 8. 10 Tabel baru
3. Selanjutnya ubah nama field “ID” menjadi “ID_Provinsi” dengan cara klik kanan tepat di
field “ID”, kemudian pilih menu Rename Field.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
9 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 11 Menu Rename Field
4. Setelah selesai merubah nama “ID” menjadi “ID_Prov”, selanjutnya tekan tombol Tab
atau Enter di keyboard, hasilnya terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 12 Hasil pengeditan nama field
5. Jika ingin merubah format tipe data dari filed “ID_Prov”, klik field “ID_Prov” sehingga
menu Formats Data Type terlihat aktif. Kemudian klik combo box Data Tipe dan pilih
salah satu tipe data yang diinginkan.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
10 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 13 Menu Formating Data Type
6. Selanjutnya buat field baru dengan nama “Provinsi” dengan cara klik kanan field Click to
Add pilih tipe Text (sebagai format tipe data).
Gambar 8. 14 Pemilihan tipe data
7. Setelah field dengan nama “Field1” aktif, ubah namanya menjadi “Provinsi” kemudian
tekan tombol Enter di keyboard.
8. Selanjutnya buatlah field baru dengan nama “Kota” dengan cara yang sama pada
langkah 6 dan 7, hasilnya dapat dilihat seperti berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
11 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 15 Penambahan kolom Provinsi
Menyimpan Tabel
Tabel “Table1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen di dalam database. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Table1 Save.
Gambar 8. 16 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text field Table Name isikan dengan nama “Tb_Provinsi” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
12 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 17 Dialog Save As
Design View
Design view digunakkan untuk melihat desain tabel (table properties) yang telah dibuat
tadi dalam model desain. Di sini Anda akan lebih leluasa untuk merubah jenis tipe data maupun
nama field-nya, untuk lebih jelasnya langkah-langkahnya sebagai berikut.
1. Klik kanan tepat di jendela Tb_Provinsi Design View.
Gambar 8. 18 Menu Design View
2. Selanjutnya Anda akan melihat jendela table properties dari tabel Tb_Provinsi seperti
berikut ini.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
13 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 19 Properties tabel Tb_Provinsi
Input Data
Setelah membuat dan menyimpan tabel ke dalam database, yang harus dilakukan
terhadap tabel yang telah dibuat tadi adalah mengisi tabel tersebut dengan data. Untuk itu
lalakukan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Klik di bawah nama field ID_Prov, sehingga field ID_Prov akan terlihat aktif seperti
berikut.
Gambar 8. 20 Aktivasi penambahan data
2. Selanjutnya tekan tombol Tab atau tombol Enter di keyboard, sehingga posisi field yang
aktif akan berpindah ke field Provinsi, kemudian isikan dengan nama provinsi Banten
seperti berikut.
Gambar 8. 21 Penambahan data
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
14 Aplikom_Microsoft Office Access
3. Selanjutnya lengkapi data-data provinsi seperti berikut.
Gambar 8. 22 Hasil penambahan data
4. Langkah terakhir simpan kembali tabel “Tb_Provinsi” tersebut.
Hapus Data
Jika terdapat data-data yang tidak diperlukan di dalam tabel, Anda dapat melakukan
operasi untuk menghapus data-data yang dirasa tidak diperlukan tersebut. Untuk melakukan
penghapusan data dari tabel lakukan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Select data yang akan dihapus dari tabel, misalnya data ke enam “Jawa Timur”.
2. Selanjutnya klik kanan pada bagian kiri record dan klik Delete Record.
Gambar 8. 23 Menu Delete Record
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
15 Aplikom_Microsoft Office Access
3. Selanjutnya akan terlihat jendela konfirmasi Microsoft Access, kemudian klik tombol Yes
(jika benar-benar yakin untuk menghapus data tersebut dari tabel).
Gambar 8. 24 Konfirmasi Microsoft Access
4. Hasilnya akan terlihat data “Jawa Timur” akan hilang dari tabel seperti berikut.
Gambar 8. 25 Hasil penghapusan data
Edit Data
Selain input data, Anda juga dapat melakukan pengeditan data yang telah diinputkan di
dalam tabel. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Sebelumnya pastikan data yang akan di edit, misalnya data “Jawa Timur” akan di edit
menjadi Jatim”.
2. Klik kolom yang terdapat data “Jawa Timur” seperti berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
16 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 26 Aktivasi pengeditan data
3. Setelah kolom tersebut aktif, tekan tombol Backspace di keyboard untuk menghapus
data dan kemudian ketikkan “Jatim” untuk menggantinya. Selanjutnya tekan tombol
Enter di keyboard jika sudah selesai melakukan pengeditan.
Gambar 8. 27 Edit data
Pengurutan Data
Pengurutan data (shorting) merupakan salah satu operasi yang sering dilakukan dalam
suatu database, biasanya digunakan untuk melakukan pengurutan data dari data terkecil ke
data terbesar atau sebaliknya. Untuk melakukan pengurutan data dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut.
1. Sebelumnya pastikan field yang datanya akan diurutkkan, misalnya field “Provinsi”.
2. Klik kanan tanda panah pada field “Provinsi”.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
17 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 28 Shorting data
3. Selanjutnya pilih mode pengurutan, misalnya Sort A to Z (data akan diurutkan secara
ascending dari abjad A ke Z) atau Sort Z to A (data akan diurutkan secara descending
dari dari abjad Z ke A).
4. Hasilnya akan terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 29 Hasil penyotingan data
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
18 Aplikom_Microsoft Office Access
8.6 Relasi dan Query Tabel
Relasi tabel dalam suatu database digunakan untuk merelasikan dua buah tabel atau lebih.
Sebelum memulai membuat relasi, sebagai contoh terlebih dahulu buatlah tabel fakultas (Tb_Fakultas),
prodi (Tb_Prodi) dan mahasiswa (Tb_Mhs) dengan struktur berikut.
Gambar 8. 30 Struktur tabel Tb_Fakultas
Gambar 8. 31 Stuktur tabel Tb_Prodi
Gambar 8. 32 Struktur tabel Tb_Mhs
Membuat Relasi Tabel
Untuk membuat relasi antar tabel dalam suatu database, dapat dilakukan dengan
langkah-langkah sebagai berikut.
1. Pada tab menu Create Queries Query Design.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
19 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 33 Menu Query Design
2. Setelah jendela Show Table terlihat, select semua tabel yang akan direlasikan kemudian
klik tombol Add.
Gambar 8. 34 Jendela Show Table
3. Selanjutnya akan terlihat jendela query seperti berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
20 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 35 Relasi antar tabel
Menyimpan Relasi Tabel
Relasi “Query1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Query1 Save.
Gambar 8. 36 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Query Name isikan dengan nama “Query_1” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
21 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 37 Dialog Save As
Menghapus Relasi Tabel
Untuk menghapus relasi yang telah dibuat, dapat dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut.
1. Sebelumnya tentukan terlebih dahulu relasi yang akan dihapus, misalnya relasi antar
tabel “Tb_Mhs” dengan tabel “Tb_Provinsi”.
2. Klik kanan garis yang menghubungkan kedua tabel tersebut, kemudian pilih menu
Delete.
Gambar 8. 38 Menu Delete
Mengedit Query
Query merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Office Access (database pada
umumnya), untuk menampilkan data-data dalam suatu database yang melibatkan beberapa
tabel secara bersamaan.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
22 Aplikom_Microsoft Office Access
Setelah tabel fakultas (Tb_Fakultas), prodi (Tb_Prodi) dan mahasiswa (Tb_Mhs) dibuat,
selanjutnya isikan data untuk masing-masing tabel dengan data sebagai berikut.
Tabel 8.3 Contoh tabel fakultas
ID_Fak Fakutas
FTI Teknologi Informasi
FPSI Psikologi
FE Ekonomi
FIKOM Komunikasi
FKES Kesehatan
Tabel 8.4 Contoh tabel program studi
ID_Prodi Prodi ID_Fak
55201 Teknik Informatika FTI1
57201 Sistem Informasi FTI1
15401 Kebidanan FKES
48401 Farmasi FKES
13462 Rekam Medis & Info Kesehatan FKES
Tabel 8.5 Contoh tabel mahasiswa
NIM Nama ID_Prodi Alamat ID_Provinsi
10111024 Sunarto 55201 Gunung Kidul 5
10111071 Annisa Retno Sari 55201 Sleman 5
11122016 Alzea Arafat 57201 Kuningan 3
11111034 Nunung Nurhayati 55201 Majalengka 3
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
23 Aplikom_Microsoft Office Access
11111051 Winandini Bayu Mukti 55201 Temanggung 4
2007131060 Siti Aisyah 15401 Sleman 5
2009131008 Ika Sulistyawati 15401 Bantul 5
Untuk mengedit query yang akan digunakan untuk menampilkan data laporan misalnya,
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Di jendela bagian bawah relasi yang telah dibuat tadi, terdapat jendela konfigurasi untuk
mengatur field yang akan ditampilkan ke dalam query yang dapat dipilih dari beberapa
tabel sekaligus. Untuk itu klik dialog Field, sehingga akan terlihat combo box dengan
pilihan banyak field. Selanjutnya klik field “Tb_Mhs.NIM” (yang berarti field NIM yang
berada pada tabel Tb_Mhs).
Gambar 8. 39 Konfigurasi query
2. Selanjutnya tambahkan field-fiel lain yang dibutuhkan untuk melengkapi query, sebagai
contoh misalnya :
a. Tb_Mhs.Nama (field Nama yang berada pada tabel Tb_Mhs)
b. Tb_Prodi.Prodi (field Prodi yang berada pada tabel Tb_Prodi)
c. Tb_Fak.Fakultas (field Fakultas yang berada pada tabel Tb_Fak)
d. Tb_Provinsi.Provinsi (field Provinsi yang berada pada tabel Tb_Provinsi)
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
24 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 40 Hasil konfigurasi query
Menampilkan Data Dengan Query
Untuk melihat hasil dari pembuatan query tadi. Dapat dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut.
1. Klik ganda Query pada jendela Navigation atau klik menu Datasheet View yang terletak
di bagian bawah jendela query.
Gambar 8. 41 Menu Datashet View
2. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini.
Gambar 8. 42 Record query
8.8 Form
Form dapat digunakan untuk membuat formulir yang dapat digunakan sebagai input, delete,
edit data atau yang lainnya dengan tampilan yang lebih menarik. Di samping lebih menarikm,
penggunaan form juga ditujukan agar struktur dari database / tabel tidak diketahui oleh pengguna.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
25 Aplikom_Microsoft Office Access
Form Design
Untuk membuat form dari suatu tabel dapat dilakukan dengan langnkah-langkah
sebagai berikut.
1. Sebelum membuat form, tentukan terlebih dahulu tabel yang akan dibuat form,
misalnya tabel fakultas (Tb_Fakultas).
2. Pada tab menu Create Forms Form Design.
3. Selanjutnya setelah jendela form baru terlihat, klik menu Add Existing Field untuk
menampilkan tabel yang akan dibuatkan form.
Gambar 8. 43 Menu Form Design dan Add Existing Fields
4. Selanjutnya klik Show all tables di jendela Field List, dan klik tanda “+” pada tabel
fakultas (Tb_Fakultas), sehingga terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 44 Jendela Field List
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
26 Aplikom_Microsoft Office Access
5. Selanjutnya klik field “ID_Fak” dan drag ke arah area kerja form, lakukan hal yang sama
untuk field “Fakultas”.
Gambar 8. 45 Menggeser field
6. Hasilnya akan terlihat seperti berikut ini.
Gambar 8. 46 Hasil penggeseran field
7. Selanjutnya tambahkan komponen Label untuk memberikan judul terhadap form
tersebut. Klik menu Design Controls Klik Label dan tulis judul yang sesuai dengan
kebutuhan, misalnya “Form Fakultas”.
Gambar 8. 47 Manu Label
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
27 Aplikom_Microsoft Office Access
8. Hasil penambahan Label terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 48 Hasil penambahan Label
9. Selanjutnya tambahkan komponen Button untuk memberikan kontrol/operasi terhadap
form tersebut. Klik menu Design Controls Klik Button.
Gambar 8. 49 Menu Button
10. Setelah jendela Command Button Wizard terlihat, pilih :
a. Categories : Record Operations
b. Actions : Add New Record
Kemudian klik tombol Next.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
28 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 50 Jendela Command Button Wizard
11. Pilih radio button Text, dan klik tombol Finish.
Gambar 8. 51 Jendela Command Button Wizard
12. Hasil penambahan komponen button akan terlihat seperti berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
29 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 52 Hasil penambahan button
13. Selanjutnya tambahkan operasi-operasi yang lain seperti Save Record dan Delete Record
seperti berikut.
Gambar 8. 53 Hasil akhir penambahan button
14. Untuk melihat hasil dari pembuatan form tadi. Klik menu View yang terletak di menu
Home Views.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
30 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 54 Menu View
15. Hasil akhir dari pembuatan form tadi adalah seperti berikut.
Gambar 8. 55 Hasil akhir pembuatan form
Menyimpan Form
Form “Form1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Form1 Save.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
31 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 56 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Form Name isikan dengan nama “FormFakultas” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
Gambar 8. 57 Dialog Save As
Operasi Data Dengan Form
Setelah membuat dan menyimpan form, selanjutnya Anda dapat mengoperasikan input,
edit, maupun delete data dari form tersebut. Di tambah anda juga sudah menambahkan
beberapa button untuk operasi tersebut. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
32 Aplikom_Microsoft Office Access
1. Klik tombol Add Record, sehingga field ID_Fak dan Fakultas Kosong, atau klik jika belum
menambahkan button operasi seperti yang dicontohkan sebelumnya, anda juga dapat
menggunakan menu New (Blank) Record yang berada di bagian bawah form.
Gambar 8. 58 Penambahan record
2. Selanjutnya tambahkan sebuah record baru dan klik tombol Save Record.
8.9 Report
Report Design
Untuk membuat report dari suatu tabel atau query dapat dilakukan dengan langkah-
langkah sebagai berikut.
1. Sebelum membuat report, tentukan terlebih dahulu tabel atau query yang akan dibuat
form, misalnya tabel fakultas (Tb_Fakultas).
2. Pada tab menu Create Reports Report Design.
3. Selanjutnya setelah jendela report baru terlihat, klik menu Add Existing Field untuk
menampilkan tabel atau query yang akan dibuatkan report.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
33 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 59 Menu Report Design dan Add Existing Fields
4. Selanjutnya klik Show all tables di jendela Field List, dan klik tanda “+” pada tabel
fakultas (Tb_Fakultas), sehingga terlihat seperti berikut.
Gambar 8. 60 Jendela Field List
5. Selanjutnya klik field “ID_Fak” dan drag ke arah area kerja report, selanjutnya hapus
“ID_Fak” yang berada di sebelah kiri dengan menggunakan tombol Delete di keyoard.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
34 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 61 Menggeser field
6. Selanjutnya tambahkan field “Fakultas”, sama dengan langkah sebelumnya.
7. Selanjutnya tambahkan komponen Label pada bagian Page Header untuk memberikan
judul terhadap report tersebut. Klik menu Design Controls Klik Label dan tulis judul
yang sesuai dengan kebutuhan, misalnya “Daftar Fakultas”. Kemudian tambahkan juga
dua buah komponen Label baru untuk memberi nama pada masing-masing field.
Gambar 8. 62 Menu Label
8. Selanjutnya geser Page Footer mendekati Detail dengan menggunakan mouse. Hasil
penambahan Label terlihat seperti berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
35 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 63 Hasil penambahan label
9. Untuk melihat hasil dari pembuatan report tadi. Klik menu View yang terletak di menu
Home Views.
Gambar 8. 64 Menu View
10. Hasil akhir dari pembuatan form tadi adalah seperti berikut.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
36 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 65 Hasil akhir report
Menyimpan Report
Report “Report1” yang barusan Anda buat tersebut, sebaiknya disimpan terlebih dahulu dengan tujuan agar tersimpan secara permanen. Untuk itu lakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Klik tab File Save, atau dengan cara klik kanan tepat di jendela Report1 Save.
Gambar 8. 66 Menu Save
2. Selanjutnya Anda akan mendapati jendela konfirmasi Save As. Di text file Report Name isikan dengan nama “ReportFakultas” atau dapat diganti yang sesuai dengan kebutuhan, kemudian klik tombol OK.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
37 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 67 Jendela Save As
Mencetak Report
Bagian akhir dari penggunaan Microsoft Office Access adalah mencetak report yang telah dibuat menggunakan printer.
Untuk mencetak report dengan menggunakan Microsoft Office Access (dengan syarat report yang akan dicetak telah disiapkan), dapat dilakukan dengan langkah-langkah berikut.
1. Klik tab menu File Print klik Print.
Gambar 8. 68 Menu Print
2. Setelah jendea Print terlihat, pilih printer yang akan digunakan dan pastikan sudah dalam keadaan aktif. Kemudian klik tombol OK.
Program Studi DIII Farmasi
POLITEKNIK KESEHATAN PERMATA INDONESIA
38 Aplikom_Microsoft Office Access
Gambar 8. 69 Jendela Print
top related