manajemen arsip 2014

Dr. Hj. Neti Karnati ,MPd.HP. 081310854112

Alasan Manusia Merekam Informasi

Alasan pribadi

Alasan sosial

Alasan ekonomis

Alasan hukum

Alasan instrumental

Tujuan simbolis

Pengembangan ilmu pengetahuan

MANAJEMEN ARSIP

Dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan

Dokumen juga didefinisikan sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis

Arsip dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”.

Arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan - keterangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang tersebut

(Menurut UU No. 7 tahun 1971)arsip menurut fungsinya

Arsip dinamis

Dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaaan kehidupan kebangsaan atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas :

- Arsip aktif

- Arsip Inaktif

PERANAN ARSIP

Kearsipan mempunyai peranan penting dalam kehidupan sehari-hari, yaitu:

a) Pusat ingatan

b) Sumber informasi

c) Alat pengawasan

d) Alat untuk membuat kebijaksanaan

e) Memudahkan pembukuan kerja

f)  Pemenuhan Undang-undang

Pengklasifikasian Arsip

ARSIP

DOKUMEN(RECORD/

ARSIP DINAMIS)

ARSIP STATIS(ARCHIVES)

AKTIF

INAKTIF

Arsip Dinamis (Dokumen) dan Arsip statis

dinamis atau dokumen merupakan informasi terekam, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh organisasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai aktvitas tersebut

Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umunya maupun untuk penyelenggaraan sehari - hari administrasi Negara.

Odgers (2005) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik

Charman (1998) mendefinisikannya sebagai proses yang menitikberatkan pada efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan, dan pemusnahaan dokumen apabila tidak lagi diperlukan

Fungsi arsip bagi manajemen perkantoran

Sebagai bahan keterangan bagi segenap

anggota organisasi untuk kelancaran tugas

masing-masing

Sebagai sumber data bagi pimpinan untuk

melihat hasil pekerjaan masa lampau

Sebagai alat utnuk mengambil keputusan bagi

pimpinan dalam kebijakan organisasi

Tujuan Kearsipan

Untuk menjamin keselamatan bahan

pertanggungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan

penyelenggaraan kehidupan kebangsaan

serta untuk menyediakan bahan

pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan

Pemerintah.

Peranan kearsipanKearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya.

5 macam sistem penyimpanan arsip

1. Sistem Abjad

sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad.

Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).

2. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.

Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah :- Daftar Indeks - Pemberian kode surat- Penyimpanan surat

3. Sistem Nomor

Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi) ditetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.

Dalam daftar ini terdapat 2 pembagian yaitu :- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

4. Sistem Geografis / Wilayah

Adalah suatu sistem penyimpanan arsip

berdasarkan pembagian wilayah atau daerah

yang menjadi alamat suatu surat.

Surat disimpan dan diketemukan kembali

menurut kelompok atau tempat penyimpanan

berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat

berasal dan tujuan surat dikirim.

5. Sistem Tanggal

Adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Untuk surat masuk sering penyimpanannya didasarkan atas tanggal penerimaan surat, sedangkan untuk surat keluar arsipnya disimpan berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.

Klasifikasi ArsipAdalah pengelompokan arsip berdasarkan

masalah - masalah secara sistematis dan

logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-

tanda khusus yang berfungsi sebagai kode.

Guna daftar klasifikasi Sebagai pedoman pemberian kode surat

Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan

menyusun tempat penyimpanan surat uraian

guide, folder, dan surat dalam filling cabinet

Surat yang terbaru dalam setiap folder

ditempatkan paling depan.

Pengertian kode

Suatu tanda atau simbol yang diberikan atau

yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang

dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.

Fungsi dari kode atau simbol adalah

menunjukkan isi yang terkandung didalam

arsip yang bersangkutan.

Perlengkapan yang diperlukan untuk

pengarsipanFilling cabinet

Folder

Guide (petunjuk)

Penyekat

Kata tangkap

Alat bantu

Rak arsip

Kotak arsip

Peralatan Pengkodean Arsip

Stempel tanggal, untuk membubuhi tanggal pada surat/arsip.

Stempel nomor, untuk membubuhi nomor pada surat/arsip.

Kartu arsip yang tersusun secara alfabetis.

Peralatan Penyimpanan Arsip (Tradisional)

Kotak kartu arsipLemari kartu arsipWadah berputarMap File boxLoose life blinders (penjilid

lembar lepas)

Peralatan Penyimpanan Arsip Modern

Komputer Mikro film Mesin pembaca &

pencetak mikro film Camera Scanner CD / DVD

Penemuan Kembali ArsipSecara Manual

yaitu dilakukan dengan tangan biasa atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contoh penggunaan map dan penggunaan filling kabinet.

Secara Elektronis yaitu cara dengan dibantu tenaga listrik. Contoh penggunaan komputer dan penggunaan microfilm.

Penyusutan arsip

Adalah proses kegiatan penyiangan arsip

atau berkas untuk memisahkan arsip aktif

dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip

-arsip yang tidak berguna berdasarkan

jadwal retensi arsip.

Pemusnahan arsipProses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh Arsip Nasional.

Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara membakar, menghancurkan dengan bahan kimia, dan pencacahan arsip dengan mesin pencacah arsip.

Pemindahan arsip

Dapat terjadi dengan cara sebagai berikut:

pemindahan dari unit pengelola ke pusat

penyimpanan arsip

pemindahan statis ke arsip nasional

pemindahan arsip yang tidak terpakai ke

tempat pemusnahan

•Arsip vital, yaitu kumpulan warkat dan surat -surat yang sangat penting, yang menjadi keberlangsungan suatu instansi dan harus tetap utuh dalam bentuk aslinya, serta harus disimpan selama–lamanya.

Contoh: surat keputusan pendirian suatu instansi, daftar buku induk yang berisi nilai–nilai hasil ujian serta bukti hasil kelulusan siswa

•Arsip penting yaitu kumpulan warkat dan surat-surat yang mempunyai kegunaan besar karena membantu kelancaran instansi, sangat sulit diganti bila hilang, karena biaya pembuatan yang besar atau sulit diusahakan.

Contoh : surat bukti perjanjian sewa gedung, surat perjanjian jual beli, surat

Arsip berguna yaitu kumpulan warkat dan surat-surat yang mempunyai kegunaan sementara dan hanya kadang - kadang dapat diperlukan kembali. Arsip jenis ini apabila hilang dapat dengan mudah diganti.

Contoh : pengumuman, formulir – formulr yang telah dikutip isinya.

Arsip tidak penting yaitu kumpulan warkat dan surat -surat yang habis kegunaanya setelah selesai dibaca, sehingga dapat langsung dihapuskan atau dimusnahkan.

Contoh : nota, memo, bon dll

PenaksiranNilai guna arsip adalah nilai arsip yang

didasarkan pada kegunaannya bagi organisasi

Nilai guna merupakan dasar penentuan jadwal retensi bagi masing-masing dokumen berdasarkan nomor serinya

ALFRED

Arsip juga disimpan karena nilai khusus berikut yang disingkat dengan nama ALFRED (Santen, 1955):

1. Administratif Value

2. Legal Value

3. Fiscal Value

4. Research Value

5. Educational Value

6. Documentary Value

SISTEM PENGINDEKSAN

Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip

Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku

Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip (Gie, 2000), yaitu :

1.Sistem Kronologis2.Sistem Abjad3.Sistem Subyek4.Sistem Numerik5.Sistem Geografis

SIKLUS HIDUP ARSIP MANUAL

Dewasa ini, sistem kearsipan secara manual kurang begitu populer karena banyak organisasi yang mulai mengimplementasikan program paperless office dan arsip digital

Namun, Barber (2000) menjelaskan bahwa saat ini hampir sebagian besar organisasi masih menggunakan atau mengelola arsip secara manual, karena dokumen yang dikelola berupa kertas, CD maupun media fisik lainnya

Sistem Penyimpanan Arsip

Ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu:

1. Penyimpanan Terpusat (Sentralisasi)

2.Penyimpanan Desentralisasi

3. Kombinasi Kedua Sistems

1. Sistem Sentralisasi

Manfaat penggunaan sistem sentralisasi, adalah :

1. Mencegah duplikasi2. Layanan lebih baik3. Adanya keseragaman4. Menghemat waktu5. Menghemat ruangan, peralatan, dan alat tulis

kantor6. Jasa kepada bagian lain7. Memungkinkan pengamanan yang lebih terpadu8. Adanya keseragaman dalam penanganan

pendidikan dan pelatihan bagi manajer dokumen9. Pelayanan dokumen dibawah satu atap

Kerugian sistem sentralisasi :

1. Kesulitan fisik2. Kebocoran informasi3. Berbagai bagian mungkin mempunyai

kebutuhan yang berlainan4. Adanya ketakutan akan hilangnya

dokumen5. Pemakai tidak langsung memperoleh

dokumen bila diperlukan

2. Sistem Desentralisasi

Keuntungan dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu :

1. Dekat dengan pemakai

2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan

3. Hemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas

Kerugian dari penggunaan sistem desentralisasi, yaitu

1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan2. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang

sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien

3. Karena proposisi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan

4. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih

5. Tidak ada keseragaman dalam hal pemberkasan dan peralatan

6. Masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri sehingga dokumen yang sama tersebar di berbagai tempat

3. Sistem Kombinasi

Sistem kombinasi memiliki keuntungan, yaitu :

Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam

Menekan seminimum mungkin kesalaham pemberkasan serta dokumen yang hilang

Menekan duplikasi dokumen Memungkinkan pengadaan dokumen yang

terpusat dengan imbas efisiensi biaya yang lebih baik

Memudahkan kontrol gerakan dokumen sesuai dengan jadwal retensi dan pemusnahan

Di sisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut :

1. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud

2. Kurang luwes karena keseragaman di seluruh unit belum atau tidak ada

3. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat

PENYIMPANAN ARSIP

Hal-hal yang dipertimbangkan dalam memilih perlengkapan penyimpanan, antara lain :

1. Jenis dokumen yang akan disimpan2. Kecepatan pemanfaatan yang

diperlukan3. Kebutuhan ruangan4. Pertimbangan keamanan5. Biaya peralatan6. Biaya operasional penyimpanan7. Jumlah pemakai yang mengakses

dokumen secara teratur

PERENCANAAN RUANGAN

Salah satu faktor yang patut dipertimbangkan dalam perencanaan ruang penyimpanan adalah kemampuan ruang mengampu berat dokumen yang akan disimpan pada ruang tersebut

Kapasitas beban lantai (load capacity) merupakan berat dokumen dan peralatan yang disangga oleh lantai dengan aman

MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS

Kita selalu menggunakan kertas dalam melaksanakan pekerjaan administrasi sehari-hari, yang mengakibatkan volume dan jumlah dokumen yang dikelola oleh organisasi semakin meningkat

Walaupun sistem kearsipan manual akan memudahkan kita menemukan dokumen yang kita butuhkan, namun tingkat pertumbuhan arsip / dokumen berupa kertas akan semakin meningkat dan lambat laun menjadikan dokumen sulit untuk ditemukan

Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektronis

1. Cepat ditemukan2. Pengindeksan yang fleksibel3. Pencarian secara full-text4. Kecil kemungkinan file akan hilang5. Menghemat tempat6. Mengarsip secara digital7. Berbagi arsip secara mudah8. Meningkatkan keamanan9. Mudah melakukan recovery data

Hal-hal Negatif dari Penggunaan Sistem Pengelolaan Secara Elektrolis

1. Adanya peluang untuk memanipulasi file2. Kesulitan untuk berbagi file karena

format file maupun ketersediaan jaringan maupun akses untuk berbagi file dengan yang lain

3. Kemungkinan rusaknya file setiap saat tanpa adanya indikasi terlebih dahulu, misalnya server terserang virus atau terhapus secara permanen karena tidak sengaja

MANAJEMEN ARSIP ELEKTRONIS

Komputerisasi dokumen dibangun pada kekuatan dokumen kertas: Data di-scan atau dipindahkan secara elektronik dan kopi digital dengan resolusi tinggi disimpan dalam hard drive atau optical disk

Indeks elektronik dapat memberikan informasi tentang dokumen seperti penulis, nomor referesi, atau tanggal dibuat